Sprytna kontrola produktywności pracowników

Na czym polega monitoring pracowników?

Monitorowanie pracowników oznacza zbieranie informacji o działaniach personelu w miejscu pracy przy użyciu różnych metod: od monitorowania komputerów po nadzór wideo. Główne cele to poprawa wydajności, kontrola zasobów firmy oraz zapobieganie utracie danych.

Badania przeprowadzone przez International Data Corp (IDC) pokazują, że pracownicy spędzają do 40% czasu dostępu do Internetu w pracy na cele prywatne. Największymi pochłaniaczami czasu są sieci społecznościowe i strony zakupowe. Łącznie roczna utrata produktywności może sięgać nawet 40%.

Jakie są rodzaje monitoringu pracowników?

• Śledzenie aktywności internetowej

  Śledzenie, w jaki sposób Twój zespół korzysta z Internetu, może ograniczyć rozproszenia. Poza tym możesz zidentyfikować potrzebę szkoleń i zaoszczędzić na dostawcach usług, poprawiając efektywność przepustowości.

• Monitorowanie aktywności komputera

  Obejmuje monitorowanie skonfigurowanej aktywności związanej z pracą na urządzeniach należących do firmy. Może obejmować korzystanie z aplikacji i stron internetowych, zrzuty ekranu, aktywność drukarki, czas aktywności i bezczynności oraz inne skonfigurowane funkcje.

• Śledzenie lokalizacji

  Niezbędne dla osób pracujących w terenie lub często wyjeżdżających w podróże służbowe. Śledzenie GPS pomaga znaleźć urządzenia należące do firmy, jeśli zostaną skradzione lub zgubione.

• Monitoring połączeń

  Zwykle dla kierowników sprzedaży lub przedstawicieli obsługi klienta. Nagrania pozwalają menedżerom upewnić się, że pracownicy przestrzegają standardów komunikacji i szkolić nowych członków zespołu.

• Monitoring wizyjny

  Najskuteczniejsze w miejscach, które wzbudzają obawy o bezpieczeństwo pracowników i mienia firmy. Pomaga zapobiegać kradzieży lub sabotażowi oraz zapewniać, że warunki pracy spełniają wymagania bezpieczeństwa.

Jak monitorować produktywność w miejscu pracy?

• Ustalić jasne oczekiwania i terminy

  Ustal jasne i mierzalne cele nie tylko dla całego biznesu, ale także dla każdego zespołu i członka zespołu.

• Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami

  Te aplikacje pozwalają śledzić, kto jest odpowiedzialny za jaką pracę i ile czasu na nią poświęca. Przypisuj zadania, ustalaj terminy i omawiaj projekt — wszystko w jednym programie.

• Mierz wyniki, a nie czas pracy

  Skup się na wyniku pracy, a nie na tym, ile czasu pracownicy spędzają w biurze. Punktualność nie równa się wydajności.

• Przekaż informację zwrotną

  Jeśli zauważysz pracownika o niskiej wydajności, może on mieć trudności z powodu braku szkolenia lub niejasnych zadań. Stwórz w swojej firmie efektywną kulturę udzielania informacji zwrotnej.

• Śledzenie aktywności komputera

  Oprogramowanie do monitorowania pracowników, takie jak CleverControl, pozwala zaglądać w proces pracy i zobaczyć, jak Twój zespół wykonuje swoje obowiązki.

Czym zajmuje się oprogramowanie do monitorowania pracowników?

Obecnie oprogramowanie do monitorowania pracowników jest najbardziej rozpowszechnioną metodą śledzenia produktywności. Administrator systemu instaluje program monitorujący na komputerach firmowych. Następnie program automatycznie śledzi aktywność i ją interpretuje.

Możesz otrzymywać zebrane dane za pośrednictwem poczty elektronicznej, magazynu w chmurze lub swojego pulpitu online i być świadomym procesu pracy zarówno w biurze, jak i w podróży służbowej.

Jakie są wady i zalety monitoringu pracowników?

Główną zaletą monitorowania pracowników jest zwiększona wydajność. Pomaga ono także w:

• wykryć nieefektywne wzorce pracy lub nieprzewidziane trudności
• analizować procesy pracy i optymalizować je
• ujawniają potrzebę redystrybucji obciążenia pracą
• określenie zapotrzebowania na szkolenie
• śledzenie czasu pracy i obecności
• zapewnić rozsądne wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa przez pracowników
• zapobieganie wyciekom danych wrażliwych
• dostarczanie niezbędnych dowodów w dochodzeniach wewnętrznych

Jednak pracownicy mogą odczuwać, że monitorowanie narusza ich prywatność, postrzegać je jako brak zaufania lub martwić się o swoją wydajność. Pracodawca musi być przejrzysty w kwestii polityki firmy i powodów prowadzenia nadzoru.

Czy monitoring pracowników jest legalny?

W USA większość metod monitorowania jest legalna. Pracodawca może swobodnie monitorować korzystanie z komputera i Internetu, prywatne wiadomości, e-maile oraz rozmowy telefoniczne na urządzeniach należących do firmy.

W Europie większość metod monitorowania pracowników jest legalna, jeśli przestrzegają one przepisów RODO. Należy powiadomić pracowników o metodach monitorowania, uzyskać ich zgodę na zbieranie danych oraz chronić zebrane dane.

Aby zapewnić, że nadzór w Twojej firmie nie narusza żadnych przepisów, zalecamy zawsze konsultowanie się z lokalnymi i stanowymi przepisami prawa. Wskazane jest również bycie przejrzystym wobec pracowników w kwestii powodów monitorowania.