ملازم کی پیداوری کا ہوشیار کنٹرول
ملازمین کی نگرانی
CleverControl کا مقصد آپ کی ٹیم کے روزمرہ کے کام کے معمولات کے بارے میں مکمل رپورٹس اکٹھا کرنا ہے۔ اس معلومات کا تجزیہ آپ کو دفتر میں معمول کے کام کے بہاؤ کو دیکھنے، کامیاب اور غیر موثر نمونوں کا پتہ لگانے اور انہیں بہتر بنانے کے طریقے تلاش کرنے دیتا ہے۔ اس کے علاوہ، پرنٹر کنٹرول جیسی خصوصیات کمپنی کے وسائل پر نظر رکھنے کے لیے مددگار ٹولز ہیں۔ کام کی جگہ پر عملے کی نگرانی کا ایک اور فائدہ یہ ہے کہ آپ ٹیم کے ناکارہ ارکان کو ظاہر کر سکتے ہیں جو اپنا کام کا وقت غیر پیداواری سرگرمیوں میں ضائع کرتے ہیں۔ انتہائی محنتی ملازمین بھی خاص توجہ کے مستحق ہیں کیونکہ کام کا مسلسل بڑا بوجھ جل جانے کے زیادہ خطرے کا باعث بنتا ہے۔ CleverControl کے ساتھ، آپ اپنی ٹیم کو کام اور زندگی کا توازن برقرار رکھنے میں مدد کر سکتے ہیں اور اپنی ٹیم کو کامیابی کی طرف لے جا سکتے ہیں۔
Lawful Use Notice: CleverControl is intended only for lawful employee monitoring by organizations on company-owned or otherwise authorized devices. Customers must notify monitored employees in advance, obtain consent where required, and comply with all applicable laws. Covert surveillance, monitoring of personal devices without authorization, and any other unlawful use are prohibited.
چہرے کی شناخت
The program uses the computer's webcam to recognize and make a report of all the employees in front of the computer. Thanks to Face Recognition, you can easily control each employee's attendance and reveal workers who may cover up their missing colleagues by imitating activity on their devices. Another benefit of face recognition is that it helps strengthen security - you always know who accesses the computer that stores sensitive information. Track the staff's presence in the workplace and reveal employees who have unauthorized access to the computer.Use Face Recognition only for legitimate business purposes, with prior notice, consent where required, and compliance with applicable biometric-data and workplace privacy laws.
اے آئی اسکورنگ
ملازمین کی کارکردگی کا جائزہ لینے کے لیے اپنے مصروف شیڈول میں وقت نکالنے کی جدوجہد؟ ڈر ہے کہ آپ کا اندازہ متعصب اور متضاد ہو سکتا ہے؟ AI اسکورنگ آپ کے لیے ایک بہترین حل ہے۔ طاقتور AI ایپس اور آن لائن میں سرگرمی کا جائزہ لیتا ہے، اس سرگرمی کو نتیجہ خیز یا غیر پیداواری کے طور پر نشان زد کرتا ہے اور ہر ملازم کو پیداواری سکور دیتا ہے۔ دستی ڈیٹا کے تجزیہ اور انسانی تعصب کو ختم کریں اور صارف دوست انٹرفیس کے ذریعے ملازمین کی کارکردگی کی منصفانہ اور درست تصویر تک فوری رسائی حاصل کریں۔ ایپلیکیشن کے استعمال کے نمونوں کا تجزیہ کرکے اور ملازمین کو زیادہ سے زیادہ توجہ مرکوز کرنے میں مدد کرکے بہتری کے ممکنہ شعبوں کی نشاندہی کریں۔ نگرانی پر خرچ ہونے والے قیمتی وقت کا دوبارہ دعوی کریں اور اسے کوچنگ اور ترقی جیسے اسٹریٹجک کاموں کے لیے وقف کریں۔
اسکرین شاٹس
If you prefer visual reports, the screenshots feature presents the full summary of the day in images. The program takes snaps of the screen when the employee changes active windows, enters a website or copies something to the clipboard. Using these screenshots, authorized managers can review work-related activity and understand how team members use work time.Screenshots should be configured only for legitimate business purposes on authorized company devices, with prior notice and consent where required.
انٹرنیٹ کے استعمال سے باخبر رہنا
Monitoring how employees use the Internet may be the most valuable source of information about their workday. See how much they use work-related websites, what information they search for, and how often they get distracted by social media, entertainment, or shopping websites. Control distractions by blocking unproductive websites by categories, URLs, or keywords, or by allowing only a limited number of approved websites. Learn if your team needs additional training based on the information they search.Search query monitoring should be limited to legitimate business purposes and configured according to the organization's monitoring policy, with prior notice and consent where required.
سوشل میڈیا اور چیٹس کام کا 30% سے زیادہ وقت چوری کر سکتے ہیں۔ اگرچہ یہ غیر پیداواری ہونے کی واضح علامت ہیں، لیکن یہ تناؤ یا برن آؤٹ کی غیر واضح علامت بھی ہو سکتی ہیں۔ آنے والے اور جانے والے پیغامات، پوسٹس، ملاحظہ کیے گئے صفحات اور کمیونٹیز کے تفصیلی ریکارڈ اور اسکرین شاٹس حاصل کریں۔ غیر پیداواری سرگرمیوں کو محدود کریں تاکہ اہم کاموں کے لیے وقت بچایا جا سکے اور کام کا زیادہ شامل اور صحت مند ماحول پیدا کیا جا سکے۔
ایپلی کیشنز کی سرگرمی
کیا کوئی ایسی درخواست ہے جس پر آپ کی ٹیم کو سب سے زیادہ وقت صرف کرنا ہے؟ CleverControl کے ساتھ، آپ چیک کر سکتے ہیں کہ آیا یہ واقعی سچ ہے۔ کمپیوٹر پر نصب تمام پروگرام دیکھیں اور کام کے وقت کے دوران وہ کتنا وقت چلاتے ہیں۔ ایسے سافٹ ویئر کے لائسنس پر محفوظ کریں جو آپ کی ٹیم استعمال نہیں کرتی ہے۔ ناپسندیدہ سرگرمیوں سے بچنے کے لیے نئی انسٹال کردہ ایپلیکیشنز کی نگرانی کریں۔
پرنٹر کے کاموں سے باخبر رہنا
ذاتی ضروریات کے لیے کمپنی کے وسائل کا استعمال ملازمین میں کافی عام ہے۔ جب کہ کچھ ادا شدہ پرنٹنگ سروسز پر بچت کرنے کے لیے ذاتی دستاویزات کو پرنٹ کرتے ہیں، دوسرے کچھ بدتر کر سکتے ہیں، جیسے کہ خفیہ معلومات کو منظوری کے بغیر پرنٹ کرنا۔ وقت اور پرنٹر آپریشن کے نام کے ساتھ پرنٹر کے استعمال کی مثالوں کی مکمل فہرست حاصل کریں۔ کارپوریٹ ڈیٹا کو لیک ہونے سے روکیں اور کمپنی کے وسائل کے استعمال کو کنٹرول کریں۔Printer activity monitoring should be used only for legitimate business purposes, such as resource management, security, or data-loss prevention, with prior notice and consent where required.
بیرونی اسٹوریج ڈیوائسز کی نگرانی
بیرونی اسٹوریج ڈیوائسز کی نگرانی کارپوریٹ معلومات کے رساو یا وسائل کے غلط استعمال کا مقابلہ کرنے کا ایک اور طریقہ ہے۔ کلیور کنٹرول ریکارڈ کرتا ہے کہ کون سے آلات کمپیوٹر سے جڑتے ہیں اور کنکشن کا وقت۔ اسکرین شاٹس کے ساتھ مل کر، یہ معلومات آپ کو بتاتی ہے کہ کون کارپوریٹ کمپیوٹر سے فائلوں کو کاپی کرتا ہے یا اسے ذاتی ضروریات کے لیے استعمال کرتا ہے۔
لائیو اسکرین اور ویب کیم براڈکاسٹ
ریئل ٹائم مانیٹرنگ بہترین ہے اگر آپ کو یہ چیک کرنے کی ضرورت ہے کہ آپ کی ٹیم اس وقت کیا کر رہی ہے۔ پیٹھ کے پیچھے کھڑے ہو کر غیر ضروری تناؤ پیدا کرنے سے گریز کریں اور اس کی بجائے اپنے دفتر کے آرام سے ان کی سکرینوں کو لائیو دیکھیں۔ دیکھیں کہ آپ کا عملہ اپنے کاموں کو کتنی اچھی طرح اور تیزی سے انجام دیتا ہے اور کسی ایسے نئے ملازمین کی مدد کرتا ہے جنہیں شروع میں مدد اور رہنمائی کی ضرورت ہو سکتی ہے۔نیز، CleverControl کارپوریٹ کمپیوٹرز سے منسلک ویب کیمز کا لائیو براڈکاسٹ پیش کرتا ہے۔ یہ خصوصیت چھوٹے دفاتر کے لیے ویڈیو نگرانی پر بچت کرنے میں مدد کر سکتی ہے۔
اسکرین اور ویب کیم ریکارڈنگ
To watch the live feed may be time-consuming and inconvenient, especially if you are away from the office. Record the computer screens during working hours, and watch the recordings whenever it is convenient for you. Select the periods for which you need to see the records and speed up the playback to save time. Make video recordings from webcams connected to the team's computers to see what is happening in your office. Get the evidence in cases of internal incident investigations.اسکرین اور ویب کیم کی ریکارڈنگ کو صرف اس جگہ فعال کیا جانا چاہیے جہاں قانونی طور پر اجازت ہو، پیشگی اطلاع کے ساتھ، جہاں ضرورت ہو رضامندی، محدود رسائی، اور دستاویزی کاروباری مقصد کے ساتھ۔
کام کے وقت سے باخبر رہنا
CleverControl ملازمین کی حاضری کی نگرانی کے ایک آسان اور آسان نظام کے طور پر کام کر سکتا ہے۔ یہ خود بخود رپورٹس اکٹھا کرتا ہے کہ ٹیم کے ارکان کب اپنے کام کا دن شروع کرتے ہیں اور ختم کرتے ہیں، وہ ایک کپ کافی کے ساتھ دفتر میں کام کرنے یا کام کرنے میں کتنا وقت گزارتے ہیں۔ حاضری کو کنٹرول کریں اور اپنے عملے کی کام کی عادات کو سمجھیں تاکہ ایک زیادہ نتیجہ خیز اور خوشگوار کام کی جگہ بن سکے۔
گھنٹے کی ٹریکنگ
دستی کلاک ان اور کلاک آؤٹ غلط اور ناقابل اعتبار ہو سکتے ہیں۔ اس کے بجائے، CleverControl ملازم کے اوقات کو ریکارڈ کرکے ٹریک کرتا ہے جب وہ شخص کمپیوٹر کو آن اور آف کرتا ہے۔ کام کا دن ختم ہونے سے پہلے معلوم کریں کہ کون ہمیشہ دیر سے ہوتا ہے یا چپکے سے دفتر سے نکلتا ہے۔ اپنی ٹیم کی صحت کا خیال رکھیں - ان لوگوں کو ظاہر کریں جو مسلسل زیادہ کام کرتے ہیں اور اپنے کاموں کو بہتر بناتے ہیں۔
غیرفعالیت کے وقت کے ریکارڈ
وقفے ضروری ہیں کیونکہ وہ آپ کی ٹیم کو تازہ دم ہونے دیتے ہیں اور ممکنہ طور پر نئے آئیڈیاز لے کر آتے ہیں۔ دیکھیں کہ کون اپنے استحقاق کا زیادہ استعمال کرتے ہیں اور بہت زیادہ کافی یا سگریٹ نوشی کے وقفے لیتے ہیں۔ یہ پروگرام پروڈکٹیویٹی ٹائم ٹریکر کے طور پر کام کرتا ہے، غیرفعالیت کے ادوار کو ریکارڈ کرتا ہے جو مقررہ حد سے زیادہ ہے۔ ٹیم کے ہر رکن کے لیے دن کے دوران مجموعی طور پر بیکار وقت کی رپورٹس حاصل کریں۔
حاضری کنٹرول
آپ کو کبھی معلوم نہیں ہوگا کہ آپ کے ملازمین بار بار دفتری نظم و ضبط کو توڑتے ہیں۔ دوسری طرف، زیادہ ذمہ دار کارکن آپ کو کبھی نہیں بتا سکتا کہ ان کے کام کا بوجھ بہت زیادہ ہے۔ گھنٹے کی ٹریکنگ، ریکارڈنگ اور لائیو مانیٹرنگ کی خصوصیات کی بدولت، آپ ہمیشہ دیکھ سکتے ہیں کہ کون دیر سے ہے یا کام سے غیر حاضر ہے یا کون ویک اینڈ پر کام کرتا ہے تاکہ بہت سخت ڈیڈ لائن کو پورا کیا جا سکے۔ عادتاً سستی کرنے والوں اور ٹیم کے ارکان کو ظاہر کریں جو کام کے زیادہ بوجھ کا تجربہ کر سکتے ہیں، کاموں میں توازن رکھ سکتے ہیں اور ایک مستحکم اور صحت مند ورک فلو کو برقرار رکھ سکتے ہیں۔
خود نگرانی کرنا
CleverControl کی سیلف مانیٹرنگ فیچر کے ساتھ اپنے ملازمین کو ان کے کام کے دن پر ملکیت دیں۔ اب ملازمین ذاتی نوعیت کے ڈیش بورڈ تک رسائی حاصل کر سکتے ہیں جس میں ان کی اپنی نگرانی شدہ سرگرمی کا ڈیٹا ظاہر ہوتا ہے۔ یہ ڈیش بورڈ ان کے کام کی عادات، بشمول ایپلیکیشن کے استعمال، ویب سائٹ کے وزٹ، اور کاموں میں صرف کیے گئے وقت اور عام خلفشار کی نشاندہی کرنے میں بصیرت حاصل کرنے میں مدد کرتا ہے۔ اس طرح کی شفافیت نہ صرف بہتری کے ذاتی شعبوں کی نشاندہی کرنے میں مدد کرتی ہے بلکہ اعتماد پر مبنی ماحول کو بھی فروغ دیتی ہے۔ وہ سب کچھ مکمل سیکورٹی اور رازداری کے ساتھ: ڈیٹا تک رسائی انفرادی ملازم تک محدود ہے۔
ملازمین کی سرگرمیوں کے اعدادوشمار تک ریموٹ رسائی
کلاؤڈ ملازم کی نگرانی آپ کو کارکردگی کو ٹریک کرنے کی اجازت دیتی ہے چاہے آپ کہیں بھی ہوں۔ جب تک آپ کے پاس موبائل ڈیوائس یا کمپیوٹر ہے، آپ معلوماتی اعداد و شمار کے چارٹس کا استعمال کرتے ہوئے ایک نظر میں ورک فلو کو کنٹرول اور اس کا اندازہ لگا سکتے ہیں۔
- 1
مجموعی طور پر فعال وقت کی تشخیص
CleverControl جمع شدہ معلومات کا خود بخود تجزیہ کرتا ہے اور ہر رکن اور پوری ٹیم کے لیے دن، ہفتے، مہینے یا کسی بھی حسب ضرورت مدت کے لحاظ سے مجموعی طور پر فعال اور غیر فعال وقت کی گرافک نمائندگی کرتا ہے۔ یہ ٹیم کے لیے سرگرمی کے وقت میں ڈراپ اور عروج کو بھی نمایاں کرتا ہے۔ ملازمین کی پیداواری صلاحیت کو ٹریک کریں، کام کے نظم و ضبط کا ایک نظر میں جائزہ لیں اور اسے بہتر بنانے کے لیے اقدامات کریں۔
- 2
سب سے زیادہ استعمال شدہ ایپلیکیشنز اور ویب سائٹس کے ریکارڈ
اگر آپ کے پاس جمع شدہ خام ڈیٹا کو جانچنے کے لیے وقت نہیں ہے، تو آسان اعداد و شمار کے چارٹ آپ کے لیے یہ کام کریں گے۔ دیکھیں کہ ملازمین کن ایپس اور ویب سائٹس کے زمرے اکثر استعمال کرتے ہیں، وہ ان پر کتنا وقت گزارتے ہیں اور مختلف ادوار میں یہ قدر کیسے بدلتی ہے۔ کام کے عمل کے بارے میں فوری بصیرت حاصل کریں اور اعداد و شمار کے مطابق تربیت کی ضرورت کی نشاندہی کریں۔
- 3
سوشل نیٹ ورکس اور میسنجر کے استعمال پر اسپاٹ لائٹ
خلفشار کا فوری نوٹس لیں اور ان کو کم کرنے کے لیے اقدامات کریں۔ اعداد و شمار سے پتہ چلتا ہے کہ ٹیم سوشل نیٹ ورکس اور میسنجرز پر کتنا وقت صرف کرتی ہے اور یہ شرح کیسے بدلتی ہے۔ ان کے استعمال کو محدود کرنے سے نہ صرف پیداواری صلاحیت بلکہ دفتر کا ماحول بھی بہتر ہو سکتا ہے۔ پروجیکٹ کی تفصیلات پر آمنے سامنے گفتگو کرنا ٹیم کو مزید متحد بناتا ہے۔ یہ کام کی ایک زیادہ شمولیت اور متاثر کن جگہ بنانے میں بھی معاون ہے۔
ملازم کی نگرانی کے لیے گائیڈ
ملازم کی نگرانی کیا ہے؟
ملازمین کی نگرانی کا مطلب مختلف طریقوں کا استعمال کرتے ہوئے کام کی جگہ پر عملے کی سرگرمیوں کے بارے میں معلومات اکٹھا کرنا ہے: کمپیوٹر کی نگرانی سے لے کر ویڈیو نگرانی تک۔ اس طرح کی نگرانی کے اہم اہداف پیداواری صلاحیت کو بہتر بنانا، کارپوریٹ وسائل کو کنٹرول کرنا اور ڈیٹا کے نقصان اور ناقابل قبول رویے کو روکنا ہیں۔
انٹرنیشنل ڈیٹا کارپوریشن (IDC) کی طرف سے کی گئی تحقیق سے پتہ چلتا ہے کہ ملازمین ذاتی مقاصد کے لیے کام پر انٹرنیٹ تک رسائی کے وقت کا 40% تک خرچ کرتے ہیں۔ سب سے زیادہ وقت صارفین سوشل نیٹ ورکس اور شاپنگ ویب سائٹس ہیں۔ تقریباً 60% آن لائن خریداری کام کے اوقات میں ہوتی ہے۔ اسپروٹ سوشل کی بامبو کی تحقیق کے مطابق، تقریباً 70 فیصد کارکن اعتراف کرتے ہیں کہ وہ کام کی جگہ پر اپنا سوشل میڈیا باقاعدگی سے چیک کرتے ہیں۔ مجموعی طور پر، پیداواری صلاحیت کا سالانہ نقصان 40 فیصد تک ہو سکتا ہے ایک اور تشویش کارپوریٹ ڈیٹا کا رساو ہے۔ IDC کے مطابق، 20-30% ملازمین نے اپنی کمپنی کے باہر تجارتی راز، املاک دانش یا دیگر حساس معلومات پر مشتمل ای میلز بھیجی ہیں۔
ملازمین کی نگرانی کارپوریٹ وسائل کے استعمال کو کنٹرول کرنے اور دوبارہ منظم کرنے کا ایک بہترین طریقہ ہے۔ ملازمین کے لیے دفتری پرنٹرز پر ذاتی دستاویزات کو پرنٹ کرنا عام بات ہے تاکہ ادائیگی شدہ پرنٹنگ خدمات پر بچت کی جا سکے۔ غور کرنے کے لیے ایک اور نکتہ کارپوریٹ سافٹ ویئر کا استعمال ہے۔ برطانوی اور امریکی کمپنیاں سالانہ 34 بلین ڈالر ایسے سافٹ ویئر پر ضائع کرتی ہیں جو ان کا عملہ استعمال نہیں کرتا۔ ایپ کے استعمال کی نگرانی آپ کو یہ دیکھنے دیتی ہے کہ آیا آپ کے ملازمین زیادہ لائسنس یافتہ ہیں یا کم لائسنس یافتہ ہیں۔
بیان کردہ مسائل عملے کی نگرانی کی اہمیت کو کم کرنا مشکل بنا دیتے ہیں۔
ملازمین کی نگرانی کی اقسام کیا ہیں؟
ویب ایکٹیویٹی ٹریکنگ
انٹرنیٹ کسی بھی علاقے میں قیمتی معلومات کا ایک بہت بڑا ذریعہ ہے - لیکن یہ خلفشار کا ایک بہت بڑا ذریعہ بھی ہے۔ آپ کی ٹیم انٹرنیٹ کو کس طرح استعمال کرتی ہے اس کا سراغ لگانا ان خلفشار کو محدود کر سکتا ہے۔ اس کے علاوہ، آپ بینڈوڈتھ کی کارکردگی کو بہتر بنا کر تربیت کی ضرورت کی نشاندہی کر سکتے ہیں اور سروس فراہم کرنے والوں پر بچت کر سکتے ہیں۔
ملازمین کی ای میلز کی نگرانی کرنا ممکنہ ڈیٹا لیکیج کو چیک کرنے اور روکنے کے طریقوں میں سے ایک ہے۔
کمپیوٹر ایکٹیویٹی مانیٹرنگ
Computer activity monitoring covers monitoring configured work-related activity on company-owned or otherwise authorized devices. It may include application and website usage, screenshots, printer activity, active and idle time, search query reports, and other configured features, where legally permitted and properly disclosed. The monitoring program presents the accumulated data in detailed reports, statistical charts, and graphs. They provide insights into the work process, serve as productivity trackers, help to maintain discipline, and reveal if the staff uses corporate resources appropriately and wisely.
مقام سے باخبر رہنا
اگرچہ ملازمین کی نگرانی کی دیگر اقسام کی طرح وسیع پیمانے پر استعمال نہیں کیا جاتا ہے، لیکن مقام سے باخبر رہنا عملے کی نگرانی کا ایک قابل قدر طریقہ ہے۔ یہ ان لوگوں کے لیے ضروری ہے جو میدان میں کام کرتے ہیں یا اکثر کاروباری دوروں پر جاتے ہیں۔ GPS ٹریکنگ کمپنی کی ملکیت والے آلات کو تلاش کرنے میں مدد کرتی ہے اگر وہ چوری یا گم ہو جائیں۔ آپ انتہائی موثر راستوں کی نگرانی اور تلاش بھی کر سکتے ہیں اور دور دراز مقامات پر کام کرنے والے ملازمین کی حفاظت کو بہتر بنا سکتے ہیں۔
کال مانیٹرنگ
سیلز مینیجرز یا کسٹمر سپورٹ ایجنٹس کے لیے کال کی نگرانی معمول کی بات ہے۔ خصوصی پروگرام کالز کو ریکارڈ کرتے ہیں، اور یہ ریکارڈنگ بعد میں مینیجرز کو اس بات کو یقینی بنانے کی اجازت دیتی ہے کہ ملازمین مواصلاتی معیارات پر عمل کریں، صارفین کی شکایات کی چھان بین کریں اور ٹیم کے نئے اراکین کو تربیت دیں۔
ویڈیو کی نگرانی
ویڈیو نگرانی کے نظام ان جگہوں پر سب سے زیادہ مؤثر ہیں جو ملازمین اور کمپنی کی املاک کی حفاظت کے لیے خدشات پیدا کرتے ہیں۔ یہاں وہ چوری یا تخریب کاری کو روکنے میں مدد کرتے ہیں اور اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ کام کے حالات سیکورٹی کے تقاضوں کو پورا کرتے ہیں۔ اگرچہ ویڈیو کی نگرانی پیداواری صلاحیت کی پیمائش کرنے کا بہترین طریقہ نہیں ہے، لیکن نگرانی کا ڈیٹا حاضری سے باخبر رہنے اور اندرونی واقعات کی تفتیش میں قیمتی ہو سکتا ہے۔
کام کی جگہ پر پیداوری کی نگرانی کیسے کریں؟
واضح توقعات اور آخری تاریخ طے کریں۔
آپ کی ٹیم کبھی بھی موثر نہیں ہوگی اگر وہ نہیں جانتے کہ آپ ان سے کیا اور کب توقع کرتے ہیں۔ واضح اور قابل پیمائش اہداف نہ صرف پورے کاروبار کے لیے بلکہ ہر ٹیم اور ٹیم ممبر کے لیے بھی طے کریں۔
پروجیکٹ مینجمنٹ سوفٹ ویئر استعمال کریں۔
مارکیٹ میں بہت ساری ایپس ہیں جو پروجیکٹ مینجمنٹ کو آسان اور موثر بناتی ہیں۔ وہ آپ کو ٹریک کرنے دیتے ہیں کہ کون کس کام کا ذمہ دار ہے اور وہ اس پر کتنا وقت صرف کرتے ہیں۔ آپ ملازمین کو کام تفویض کر سکتے ہیں، آخری تاریخ مقرر کر سکتے ہیں اور پروجیکٹ پر بحث کر سکتے ہیں - یہ سب ایک پروگرام میں ہے۔ مینجمنٹ پر وقت بچائیں اور اپنی ٹیم کی کوششوں کو مربوط رکھیں۔
نتائج کی پیمائش کریں، کام کا وقت نہیں۔
آپ کی ٹیم دنیا کی سب سے زیادہ وقت کی پابند ہو سکتی ہے، وقت پر آ کر دفتر سے نکل جاتی ہے۔ اس کے باوجود، وہ اپنے کام کا زیادہ تر وقت یوٹیوب پر بلی کی مضحکہ خیز ویڈیوز دیکھنے میں یا اتفاقاً ایک کپ کافی پر ساتھیوں کے ساتھ گپ شپ کرنے میں گزار سکتے ہیں۔ اس کے برعکس، ایک شخص ہمیشہ آدھا گھنٹہ لیٹ ہو سکتا ہے - اور پھر بھی کمپنی کو سب سے زیادہ فائدہ پہنچاتا ہے۔ کام کے نتیجے پر غور کریں، یہ نہیں کہ کارکن دفتر میں کتنا وقت گزارتے ہیں۔
مقدار سے زیادہ معیار
پانچ اچھی طرح سے کیے گئے کام ایک درجن سے زیادہ ناقص کاموں سے زیادہ منافع لاتے ہیں۔ پیداواری صلاحیت کا اندازہ کرتے وقت، کام کے معیار پر زیادہ توجہ دیں، مقدار پر نہیں۔ یہ خاص طور پر مینوفیکچرنگ کاروبار کے لیے اہم ہے۔
رائے دیں۔
If you notice a low-productive worker, do not rush to call them lazy and say "goodbye". They may be struggling due to the lack of training or unclear tasks. In this case, your advice and feedback will improve their work performance. Interact with the team and create an efficient feedback culture in your company.
کمپیوٹر کی سرگرمیوں کو ٹریک کریں۔
CleverControl جیسے ملازم کی نگرانی کے سافٹ ویئر کا استعمال آپ کو ورک فلو کو دیکھنے اور یہ دیکھنے دے گا کہ آپ کی ٹیم اپنے فرائض کیسے انجام دیتی ہے۔ غیر پیداواری سرگرمیوں کا پتہ لگائیں، حاضری اور کام کے وقت کی نگرانی کریں اور کمپنی کے وسائل کے استعمال کو کنٹرول کریں۔
ملازم نگرانی سافٹ ویئر کیا کرتا ہے؟
آج کل، ملازمین کی نگرانی کا سافٹ ویئر زیادہ تر کمپنیوں، بڑی یا چھوٹی میں پیداواری صلاحیت سے باخبر رہنے کا سب سے وسیع طریقہ ہے۔ یہ آسان اور موثر ہے: سسٹم ایڈمنسٹریٹر کمپنی کے کمپیوٹرز پر مانیٹرنگ پروگرام انسٹال کرتا ہے۔ اس کے بعد، پروگرام تمام کام کرتا ہے، خود بخود ان کمپیوٹرز پر ہونے والی سرگرمی کو ٹریک کرتا ہے اور اس کی تشریح کرتا ہے۔ منتخب کردہ سافٹ ویئر کی فعالیت پر منحصر ہے، یہ کی اسٹروکس، فعال اور غیر فعال وقت، حاضری، کاموں کی تکمیل، اسکرین شاٹس اور بہت کچھ ریکارڈ کرسکتا ہے۔ جدید ترین پروگراموں میں اس طرح کی اضافی خصوصیات ہیں جیسے مانیٹر کیے گئے کمپیوٹرز کی براہ راست نشریات، ویڈیو، آڈیو یا کال ریکارڈنگ، پے رول کا حساب لگانا اور دیگر۔
آپ جمع کردہ ڈیٹا کو ای میل، کلاؤڈ اسٹوریج یا اپنے آن لائن ڈیش بورڈ کے ذریعے حاصل کر سکتے ہیں اور دفتر میں اور کاروباری سفر دونوں پر کام کے عمل سے آگاہ رہ سکتے ہیں۔
ملازمین کی نگرانی کے فوائد اور نقصانات کیا ہیں؟
عملے کی نگرانی کا بنیادی فائدہ پیداواری صلاحیت میں بہتری ہے۔ جب عملے کے ارکان کو معلوم ہوتا ہے کہ وہ زیر نگرانی ہیں، تو وہ کام کے فرائض میں زیادہ محنت کرتے ہیں اور زیادہ مصروف ہوجاتے ہیں۔ تاہم، ملازمین سے باخبر رہنے کے اس سے زیادہ فوائد ہیں۔ اس سے مدد ملتی ہے:
کام کے غیر موثر نمونوں یا غیر متوقع مشکلات کا پتہ لگائیں، مثال کے طور پر، جب ملازمین کام پر توقع سے زیادہ وقت صرف کرتے ہیں۔
کام کے عمل کا تجزیہ کریں اور ان کو بہتر بنائیں
کام کے بوجھ کو دوبارہ تقسیم کرنے کی ضرورت کو ظاہر کریں۔
تربیت کی ضرورت کی نشاندہی کریں۔
کام کے وقت اور حاضری کو ٹریک کریں۔
اس بات کو یقینی بنائیں کہ عملہ کمپنی کے وسائل کو سمجھداری سے استعمال کرے۔
غیر استعمال شدہ سافٹ ویئر یا وسائل اور ملازمین کو برقرار رکھنے پر بچت کریں۔
اس بات کو کنٹرول کریں کہ ٹیم کے ممبران ساتھیوں اور گاہکوں کے ساتھ بات چیت میں ہمیشہ کارپوریٹ طرز عمل کے ضابطہ کی پیروی کریں
حساس ڈیٹا کے لیکیج کو روکیں۔
اندرونی تحقیقات میں ضروری ثبوت فراہم کریں۔
کام کے حالات کو بہتر بنائیں
شاندار لگتا ہے؟ ملازمین کی نگرانی درحقیقت آجر کے لیے کاروبار کو بہتر بنانے اور بہتر نتائج حاصل کرنے کے بہت سے مواقع فراہم کرتی ہے۔ تاہم، نگرانی کیے جانے کا نقطہ نظر عام طور پر کارکنوں کے لیے اتنا دھوپ نہیں لگتا۔ یہاں کچھ مسائل ہیں:
ملازمین محسوس کر سکتے ہیں کہ نگرانی ان کی رازداری کی خلاف ورزی کرتی ہے۔
وہ اسے اعتماد کی کمی کے طور پر سمجھ سکتے ہیں۔
پیداواری صلاحیت سے باخبر رہنے والے سافٹ ویئر کے بارے میں جان کر، ایک شخص زیادہ کام کر سکتا ہے اور اپنی کارکردگی کے بارے میں فکر مند ہو سکتا ہے جس کی وجہ سے تناؤ کی سطح بلند ہو جاتی ہے اور جل جانے کا خطرہ ہوتا ہے۔
بہت سے لوگ کام اور گھر پر ایک جیسے آلات استعمال کرتے ہیں۔ وہ نگرانی کو اپنی ذاتی زندگی میں مداخلت کے طور پر دیکھ سکتے ہیں۔
جمع کردہ ڈیٹا کا غلط استعمال ہو سکتا ہے اگر غلط لوگ اس تک رسائی حاصل کرتے ہیں۔
آجر کو ملازم کی نگرانی کے لیے قانونی تقاضوں کا مطالعہ کرنا اور ان کی تعمیل کرنا چاہیے۔ ایک آجر کے طور پر، آپ کو اپنے عملے کے ساتھ شفاف ہونا چاہیے کہ آپ کون سا ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں اور کن مقاصد کے لیے۔ یہ واضح کریں کہ آپ کا مقصد جاسوسی کرنا نہیں ہے بلکہ ایک کام کی جگہ بنانا ہے جہاں ہر کوئی اپنے فرائض بہترین طریقے سے انجام دے سکے اور ایک ٹیم کے طور پر مل کر کام کر سکے۔
کیا ملازم کی نگرانی قانونی ہے؟
لہذا، آپ جانتے ہیں کہ کس طرح نگرانی آپ کو اپنے کاروباری اہداف کے ساتھ بلندی تک پہنچنے میں مدد دے سکتی ہے۔ آپ نے فوائد اور نقصانات کا وزن کیا ہے اور اپنے مقاصد کے لیے بہترین ٹول کا انتخاب کیا ہے۔ تاہم، غور کرنے کے لیے ایک اور اہم معاملہ ہے - ملازمین کی نگرانی کا احاطہ کرنے والا قانون۔
اگرچہ آجر برسوں سے اپنے عملے کا سراغ لگا رہے ہیں، لیکن ملازمین کی نگرانی سے متعلق قوانین اب بھی مبہم ہیں اور ملک، ریاست یا یہاں تک کہ کاؤنٹی پر بہت زیادہ انحصار کرتے ہیں۔ امریکہ کے بارے میں بات کرتے ہوئے، زیادہ تر نگرانی کے طریقے یہاں قانونی ہیں۔ آجر کمپنی کے زیر ملکیت آلات پر کمپیوٹر اور انٹرنیٹ کے استعمال، نجی پیغامات، ای میلز، فون کالز کی نگرانی کے لیے آزاد ہے۔ وہ ویڈیو اور آڈیو نگرانی کو نافذ کر سکتے ہیں (نجی جگہوں کو چھوڑ کر) اور یہاں تک کہ اگر کارکن انہیں کام کے لیے استعمال کرتا ہے تو ذاتی آلات (کچھ حدود کے ساتھ) کی نگرانی بھی کر سکتے ہیں۔ مزید یہ کہ، کچھ ریاستوں میں، آجر عملے کو زیادہ تر نگرانی کی سرگرمیوں کے بارے میں مطلع کرنے کا پابند نہیں ہے۔
تاہم، ہم اب بھی کمپنی کی پالیسی اور نگرانی کی وجوہات کے ساتھ شفاف رہنے کی تجویز کرتے ہیں۔ اس طرح، آپ اپنے عملے کے لیے ٹریک کیے جانے کے دباؤ کو کم کرتے ہیں اور مستقبل میں کسی بھی ممکنہ تنازعات سے بچتے ہیں۔
یورپ میں، ملازمین کی نگرانی کے زیادہ تر طریقے قانونی ہیں اگر وہ GDPR قوانین کی پابندی کرتے ہیں۔ 25 مئی 2018 کو متعارف کرایا گیا، جنرل ڈیٹا پروٹیکشن ریگولیشن (GDPR) کا مقصد افراد کو ان کے ڈیٹا پر کنٹرول دینا ہے۔ یہ کسی بھی تنظیم پر لاگو ہوتا ہے اور یہ ریگولیٹ کرتا ہے کہ انہیں کس طرح افراد کے ذاتی ڈیٹا پر کارروائی اور اسے رکھنا چاہیے۔ GDPR کے مطابق، آپ کو، ایک آجر کے طور پر، عملے کو نگرانی کے طریقوں کے بارے میں مطلع کرنا چاہیے اور ڈیٹا اکٹھا کرنے کے لیے ان کی رضامندی حاصل کرنی چاہیے۔ آپ جمع کیے گئے ڈیٹا کی حفاظت کے لیے بھی ذمہ دار ہیں۔
GDPR EU میں تمام تنظیموں پر لاگو ہوتا ہے۔ اس میں وہ کاروباری ادارے بھی شامل ہیں جو اس سے باہر ہیں لیکن ان کے ملازمین EU میں ہیں۔
جی ڈی پی آر کام کی جگہ پر نگرانی کے بہت سے پہلوؤں جیسے کمپیوٹر، انٹرنیٹ کا استعمال، ای میل اور سوشل میڈیا ٹریکنگ پر براہ راست توجہ نہیں دیتا۔ یہاں انگوٹھے کا اصول یہ ہے کہ ایک واضح داخلی پالیسی کے ذریعے عملے کو نگرانی کے بارے میں پیشگی اطلاع دیں اور ان کی رضامندی حاصل کریں۔ ٹریکنگ کے جو طریقے آپ استعمال کرتے ہیں ان میں فرد کے بنیادی حق کی رازداری کی خلاف ورزی یا پابندی نہیں ہونی چاہیے۔ GDPR کمپنی کی ملکیت والے اور ذاتی آلات پر کی اسٹروکس اور اسکرین کی سرگرمی کو ریکارڈ کرنے سے سختی سے منع کرتا ہے جنہیں وہ شخص کام کے لیے استعمال کرسکتا ہے۔
ہندوستان، کینیڈا، نائیجیریا، ملائیشیا اور کئی دوسرے ممالک میں اسی طرح کے قوانین ہیں۔ آجر کے پاس عملے کو ٹریک کرنے کے لیے ایک درست وجہ ہونا چاہیے، ملازمین کو مطلع کرنا چاہیے کہ وہ کون سا ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں اور کس طریقے سے اور نگرانی کے لیے ان کی اجازت حاصل کرتے ہیں۔ تاہم، ملک کے لحاظ سے، یہاں کچھ باریکیاں ہیں۔ مثال کے طور پر، روس میں، آجر صرف فون کالز کے دورانیے اور شرکاء کے نمبروں کی نگرانی کر سکتے ہیں، لیکن اصل فون کالز کی نہیں۔ فن لینڈ میں، جہاں ڈیٹا کے تحفظ کے سخت ترین قوانین ہیں، آجروں کے پاس کمپیوٹر کے استعمال کی نگرانی کے بہت کم حقوق ہیں۔
اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کہ آپ کی کمپنی میں نگرانی کسی بھی قانون کی خلاف ورزی نہیں کرتی ہے، ہم ہمیشہ اپنے مقامی اور ریاستی قوانین سے مشورہ کرنے کی تجویز کرتے ہیں۔ یہ بھی مشورہ دیا جاتا ہے کہ اپنے عملے کے ساتھ نگرانی کی وجوہات، آپ کون سا ڈیٹا اکٹھا کرتے ہیں اور آپ اسے کیسے استعمال کریں گے۔
سوشل میڈیا اور میسنجر