Chytrá kontrola produktivity zaměstnanců

Jeden program pro kompletní monitorování zaměstnanců na pracovišti. Kompletní přehled o činnostech týmu, pracovní době, využívání internetu a další informace máte vždy po ruce.
Kompatibilní s operačními systémy Windows od verze XP a Mac OS od verze 10.12 a vyšší.
image

Monitorování zaměstnanců

CleverControl se zaměřuje na shromažďování komplexních zpráv o každodenní pracovní rutině vašeho týmu. Analýza těchto informací vám umožní nahlédnout do obvyklých pracovních postupů v kanceláři, odhalit úspěšné a neefektivní vzorce a najít způsoby jejich zlepšení. Kromě toho jsou funkce, jako je kontrola tiskáren, užitečným nástrojem pro sledování firemních zdrojů. Další výhodou monitorování zaměstnanců na pracovišti je, že můžete odhalit neefektivní členy týmu, kteří plýtvají svým pracovním časem na neproduktivní činnosti. Zvláštní pozornost si zaslouží také mimořádně pracovití zaměstnanci, protože neustálé velké pracovní vytížení vede k vysokému riziku vyhoření. S nástrojem CleverControl můžete svému týmu pomoci udržet rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem a vést jej k úspěchu.

Protokolování kláves

Většina kancelářské práce vyžaduje psaní na klávesnici, například vyplňování finančních tabulek, posílání e-mailů nebo diskuse o novém projektu s týmem ve skupinovém chatu. Funkce CleverControl zaznamenává všechny stisky kláves, dokonce i ty smazané. Odhalí ty, kteří celý den chatují, aniž by vykonávali nějakou práci. Program může také pomoci zabránit vnitřním hrozbám nebo únikům informací.

Snímky obrazovky

Pokud dáváte přednost vizuálním přehledům, funkce snímků obrazovky zobrazuje kompletní shrnutí dne v podobě obrázků. Program pořizuje snímky obrazovky, když zaměstnanec změní aktivní okna, vstoupí na webovou stránku nebo něco zkopíruje do schránky. Pomocí těchto snímků obrazovky můžete zajistit, aby se vaši zaměstnanci vždy zapojili do pracovního procesu, a prozkoumat, jak každý člen týmu využívá svůj pracovní čas.

Sledování používání internetu

Sledování toho, jak zaměstnanci používají internet, může být nejcennějším zdrojem informací o jejich pracovním dni. Zjistěte, jak často používají webové stránky související s prací, jaké informace vyhledávají a jak často se nechávají rozptylovat sociálními médii, zábavou nebo nákupními stránkami. Rozptylování kontrolujte blokováním neproduktivních webových stránek podle kategorií, adres URL nebo klíčových slov nebo povolením pouze omezeného počtu schválených webových stránek. Zjistěte, zda váš tým potřebuje další školení podle informací, které vyhledává.

image

Sociální média a messengery

Sociální sítě a chaty mohou ukrást více než 30 % pracovní doby. Přestože jsou jasným příznakem neproduktivity, mohou být také nezjevným příznakem stresu nebo vyhoření. Pořiďte si podrobné záznamy a snímky obrazovky příchozích a odchozích zpráv, příspěvků, navštívených stránek a komunit. Omezte neproduktivní činnosti, abyste ušetřili čas na důležité úkoly a vytvořili angažovanější a zdravější pracovní prostředí.

Činnost v oblasti aplikací

Existuje aplikace, které by měl váš tým věnovat nejvíce času? Pomocí nástroje CleverControl můžete zkontrolovat, zda je to skutečně pravda. Podívejte se na všechny nainstalované programy v počítačích a na to, kolik času jsou během pracovní doby spuštěny. Ušetřete za licence na software, který váš tým nepoužívá. Sledujte nově instalované aplikace, abyste se vyhnuli nežádoucím činnostem.

Sledování úloh tiskárny

Využívání firemních zdrojů pro osobní potřeby je pro zaměstnance zcela typické. Zatímco někteří tisknou osobní dokumenty, aby ušetřili za placené tiskové služby, jiní mohou udělat něco horšího, například vytisknout důvěrné informace bez schválení. Získejte úplný seznam případů použití tiskárny s časem a názvem operace tiskárny. Zabraňte úniku firemních dat a kontrolujte využívání firemních zdrojů.

image

Monitorování externích úložných zařízení

Sledování externích úložných zařízení je dalším způsobem, jak zabránit úniku firemních informací nebo zneužití zdrojů. Funkce Clever Sontrol zaznamenává, jaká zařízení se k počítači připojují, a čas připojení. V kombinaci se snímky obrazovky vám tyto informace umožní zjistit, kdo kopíruje soubory z firemního počítače nebo jej používá pro osobní potřeby.

Živé vysílání na obrazovce a přes webovou kameru

Monitorování v reálném čase je ideální, pokud potřebujete zkontrolovat, co váš tým právě dělá. Vyhněte se vytváření zbytečného napětí tím, že budete stát za jejich zády, a místo toho si jejich obrazovky prohlédněte živě z pohodlí vlastní kanceláře. Zjistěte, jak dobře a rychle vaši zaměstnanci plní své úkoly, a podpořte případné nové zaměstnance, kteří mohou na začátku potřebovat pomoc a vedení. Služba CleverControl také nabízí živé vysílání webových kamer připojených k firemním počítačům. Tato funkce může pomoci ušetřit na videodohledu v malých kancelářích.

Záznam obrazovky, webové kamery a zvuku

Sledování přímého přenosu může být časově náročné a nepohodlné, zejména pokud jste mimo kancelář. Nahrávejte obrazovky počítačů během celého dne a sledujte záznamy, kdykoli se vám to hodí. Vyberte období, pro která potřebujete záznamy zobrazit, a zrychlete přehrávání, abyste ušetřili čas. Pořizujte obrazové a zvukové záznamy z webových kamer připojených k počítačům týmu, abyste viděli, co se děje v kanceláři. Získejte důkazy v případech vyšetřování interních incidentů.

image

Sledování pracovní doby

CleverControl může sloužit jako snadný a pohodlný systém sledování docházky zaměstnanců. Automaticky shromažďuje hlášení o tom, kdy členové týmu začínají a končí pracovní den, kolik času stráví prací nebo zahálením v kanceláři s šálkem kávy. Kontrolujte docházku a pochopte pracovní návyky svých zaměstnanců, abyste vytvořili produktivnější a spokojenější pracoviště.

Sledování hodin

Ruční příchody a odchody hodin mohou být nepřesné a nespolehlivé. CleverControl místo toho sleduje pracovní dobu zaměstnance tak, že zaznamenává, kdy osoba zapíná a vypíná počítač. Zjistěte, kdo se vždy opozdí nebo se vytratí z kanceláře před koncem pracovního dne. Postarejte se o zdraví svého týmu - odhalte ty, kteří se neustále přepracovávají, a optimalizujte jejich úkoly.

Záznamy o době nečinnosti

Přestávky jsou nezbytné, protože umožňují týmu osvěžit se a případně přijít s novými nápady. Podívejte se, kdo nadměrně využívá svých privilegií a dělá si příliš mnoho přestávek na kávu nebo kouření. Program slouží jako sledovač času produktivity a zaznamenává doby nečinnosti, které překročily stanovený povolený limit. Získejte přehledy o celkové době nečinnosti během dne pro každého člena týmu.

Kontrola docházky

Možná se nikdy nedozvíte, že vaši zaměstnanci opakovaně porušují pracovní kázeň. Na druhou stranu, příliš zodpovědný pracovník vám možná nikdy neřekne, že je jeho pracovní zátěž příliš vysoká. Díky funkcím sledování hodin, nahrávání a živého sledování vždy uvidíte, kdo chodí pozdě do práce, kdo chybí nebo kdo pracuje o víkendech, aby splnil příliš krátké termíny. Odhalte obvyklé flákače a členy týmu, kteří mohou pociťovat nadměrnou pracovní zátěž, vyvažujte úkoly a udržujte stabilní a zdravý pracovní proces.

image

Vzdálený přístup ke statistikám činnosti zaměstnanců

Cloudové monitorování zaměstnanců umožňuje sledovat výkon bez ohledu na to, kde se nacházíte. Pokud máte po ruce mobilní zařízení nebo počítač, můžete kontrolovat a vyhodnocovat pracovní postupy na první pohled pomocí informativních statistických grafů.

1

Celkové hodnocení aktivního času

CleverControl automaticky analyzuje shromážděné informace a vytváří grafické znázornění celkového aktivního a neaktivního času každého člena a celého týmu podle dnů, týdnů, měsíců nebo libovolných vlastních období. Upozorňuje také na poklesy a nárůsty času aktivity týmu. Sledujte produktivitu zaměstnanců, na první pohled vyhodnoťte pracovní kázeň a přijměte opatření k jejímu zlepšení.

2

Záznamy o nejpoužívanějších aplikacích a webových stránkách

Pokud nemáte čas zkoumat shromážděná nezpracovaná data, udělají to za vás praktické statistické grafy. Podívejte se, jaké aplikace a kategorie webových stránek zaměstnanci nejčastěji používají, kolik času na nich tráví a jak se tato hodnota mění v různých obdobích. Získejte okamžitý přehled o pracovním procesu a podle statistik zjistěte potřebu školení.

3

Upozornění na používání sociálních sítí a messengerů

Okamžitě si všimněte rušivých vlivů a přijměte opatření k jejich minimalizaci. Statistika ukazuje, kolik času tráví tým na sociálních sítích a messengerech a jak se tato míra mění. Omezení jejich používání může zlepšit nejen produktivitu, ale i atmosféru v kanceláři. Diskuse o detailech projektu tváří v tvář tým více stmelí. Přispívá také k vytvoření angažovanějšího a inspirativnějšího pracoviště.

image

Průvodce sledováním zaměstnanců

Co je monitorování zaměstnanců?

Monitorování zaměstnanců znamená shromažďování informací o činnostech zaměstnanců na pracovišti pomocí různých metod: od počítačového monitorování až po kamerový dohled. Hlavními cíli takového monitorování jsou zvýšení produktivity, kontrola podnikových zdrojů a prevence ztráty dat a nepřijatelného chování.

image

Z výzkumu společnosti International Data Corp (IDC) vyplývá, že zaměstnanci tráví až 40 % času přístupu na internet v práci pro osobní účely. Největšími spotřebiteli času jsou sociální sítě a nákupní webové stránky. Přibližně 60 % online nákupů se uskuteční v pracovní době. Podle průzkumu společnosti Bambu by Sprout Social přibližně 70 % zaměstnanců přiznává, že v práci pravidelně kontrolují sociální sítě. Celkově může roční ztráta produktivity činit až 40 %. Dalším problémem je únik firemních dat. Podle IDC 20-30 % zaměstnanců odeslalo e-maily obsahující obchodní tajemství, duševní vlastnictví nebo jiné citlivé informace mimo firmu.

Monitorování zaměstnanců je skvělý způsob, jak kontrolovat a reorganizovat využívání firemních zdrojů. Je běžné, že zaměstnanci tisknou osobní dokumenty na kancelářských tiskárnách, aby ušetřili za placené tiskové služby. Dalším bodem, který je třeba zvážit, je používání firemního softwaru. Britské a americké společnosti ročně vyplýtvají 34 miliard dolarů na software, který jejich zaměstnanci nepoužívají. Sledování používání aplikací vám umožní zjistit, zda zaměstnanci nemají nadměrné nebo nedostatečné množství licencí.

Vzhledem k popsaným problémům je těžké podceňovat význam kontroly zaměstnanců.

Jaké jsou typy monitorování zaměstnanců?

  • Sledování webové aktivity

    Internet je obrovským zdrojem cenných informací z jakékoli oblasti - ale také velkým zdrojem rozptýlení. Sledování způsobu, jakým váš tým používá internet, může toto rozptylování omezit. Kromě toho můžete zjistit potřebu školení a ušetřit za poskytovatele služeb díky zvýšení efektivity šířky pásma.

    Sledování e-mailů zaměstnanců je jedním ze způsobů kontroly a prevence možného úniku dat.

  • Sledování činnosti počítače

    Sledování počítačové aktivity je široký pojem, který zahrnuje sledování činností uživatele na firemním počítači. Zahrnuje zaznamenávání kláves, používání aplikací a webových stránek, snímky obrazovky, používání tiskáren, aktivní a nečinný čas, zaznamenávání vyhledávacích dotazů a další. Program pro monitorování prezentuje nashromážděná data v podrobných zprávách a statistických grafech a tabulkách. Ty umožňují nahlédnout do pracovního procesu, slouží ke sledování produktivity, pomáhají udržovat disciplínu a odhalují, zda zaměstnanci využívají firemní zdroje vhodně a rozumně.

  • Sledování polohy

    Ačkoli sledování polohy není tak rozšířené jako jiné formy monitorování zaměstnanců, je cenným způsobem monitorování zaměstnanců. Je nezbytné pro lidi, kteří pracují v terénu nebo často jezdí na služební cesty. Sledování GPS pomáhá najít zařízení vlastněná společností v případě jejich odcizení nebo ztráty. Můžete také sledovat a vyhledávat nejefektivnější trasy a zvyšovat bezpečnost zaměstnanců pracujících na vzdálených místech.

  • Sledování hovorů

    Monitorování hovorů je obvyklé pro manažery prodeje nebo pracovníky zákaznické podpory. Speciální programy nahrávají hovory a tyto záznamy později umožňují manažerům zajistit, aby zaměstnanci dodržovali komunikační standardy, vyšetřovali stížnosti zákazníků a školili nové členy týmu.

  • Videodohled

    Kamerové systémy jsou nejúčinnější v místech, která vzbuzují obavy o bezpečnost zaměstnanců a majetku společnosti. Zde pomáhají předcházet krádežím nebo sabotážím a zajišťují, aby pracovní podmínky splňovaly bezpečnostní požadavky. Přestože kamerový systém není nejlepším způsobem měření produktivity, mohou být údaje z něj cenné při sledování docházky a vyšetřování interních incidentů.

Jak sledovat produktivitu na pracovišti?

  • Stanovte jasná očekávání a termíny

    Váš tým nikdy nebude efektivní, pokud nebude vědět, co a kdy od něj očekáváte. Stanovte si jasné a měřitelné cíle nejen pro firmu jako celek, ale také pro každý tým a jeho člena.

  • Používejte software pro řízení projektů

    Na trhu je spousta aplikací, které usnadňují a zefektivňují řízení projektů. Umožňují sledovat, kdo je za jakou práci zodpovědný a kolik času jí věnuje. Můžete zadávat úkoly zaměstnancům, stanovovat termíny a diskutovat o projektu - to vše v jednom programu. Ušetřete čas na řízení a udržujte úsilí svého týmu koordinované.

  • Měření výsledků, ne pracovní doby

    Váš tým může být ten nejpřesnější na světě, chodí do kanceláře a odchází z ní přesně na čas. Přesto mohou většinu pracovní doby trávit sledováním zábavných kočičích videí na Youtube nebo nezávazným povídáním s kolegy u šálku kávy. Naopak někdo může mít vždy půlhodinové zpoždění - a přesto může být pro firmu největším přínosem. Berte v úvahu výsledek práce, ne to, kolik času pracovníci tráví v kanceláři.

  • Kvalita nad kvantitou

    Pět dobře provedených úkolů přináší větší zisk než tucet špatně provedených. Při hodnocení produktivity věnujte větší pozornost kvalitě práce, nikoli kvantitě. To má význam zejména pro výrobní podniky.

  • Poskytněte zpětnou vazbu

    Pokud si všimnete málo produktivního pracovníka, nespěchejte ho označit za lenocha a rozloučit se s ním. Je možné, že se potýkají s problémy kvůli nedostatečnému zaškolení nebo nejasným úkolům. V takovém případě vaše rady a zpětná vazba zlepší jejich pracovní výkon. Komunikujte s týmem a vytvořte ve firmě efektivní kulturu zpětné vazby.

  • Sledování činnosti počítače

    Pomocí softwaru pro monitorování zaměstnanců, jako je CleverControl, můžete nahlédnout do pracovního procesu a zjistit, jak váš tým plní své povinnosti. Odhalte neproduktivní činnosti, sledujte docházku a pracovní dobu a kontrolujte využívání zdrojů společnosti.

K čemu slouží software pro monitorování zaměstnanců?

V současné době je software pro sledování zaměstnanců nejrozšířenější metodou sledování produktivity ve většině velkých i malých firem. Je to snadné a účinné: správce systému nainstaluje monitorovací program na firemní počítače. Poté program vykoná veškerou práci, automaticky sleduje činnost na těchto počítačích a interpretuje ji. V závislosti na funkčnosti zvoleného softwaru může zaznamenávat stisky kláves, aktivní a neaktivní čas, docházku, plnění úkolů, pořizovat snímky obrazovky a mnoho dalšího. Nejpokročilejší programy mají takové doplňkové funkce, jako je živé vysílání obrazovek sledovaných počítačů, pořizování videozáznamů, zvukových záznamů nebo hovorů, výpočet mezd a další.

Shromážděná data můžete dostávat e-mailem, do cloudového úložiště nebo na svůj online řídicí panel a mít přehled o pracovním procesu v kanceláři i na služební cestě.

Jaké jsou výhody a nevýhody monitorování zaměstnanců?

Hlavní výhodou monitorování zaměstnanců je vyšší produktivita. Když zaměstnanci vědí, že jsou pod dohledem, věnují více úsilí pracovním povinnostem a více se zapojují do práce. Sledování zaměstnanců má však i další výhody. Pomáhá např:

  • zjistit neefektivní pracovní postupy nebo nepředvídané potíže, například když zaměstnanci stráví nad úkolem více času, než se očekávalo.

  • analyzovat pracovní procesy a optimalizovat je.

  • odhalit potřebu přerozdělení pracovní zátěže.

  • identifikovat potřebu školení

  • sledování pracovní doby a docházky

  • zajistit, aby zaměstnanci rozumně využívali zdroje společnosti.

  • ušetřit za nevyužitý software nebo zdroje a udržet si zaměstnance.

  • kontrolovat, aby členové týmu vždy dodržovali kodex firemního chování jak ve styku s kolegy, tak se zákazníky.

  • zabránit úniku citlivých dat

  • poskytovat potřebné důkazy při interních vyšetřováních.

  • zlepšení pracovních podmínek

Zní to skvěle? Monitorování zaměstnanců skutečně představuje pro zaměstnavatele mnoho příležitostí, jak optimalizovat podnikání a dosáhnout lepších výsledků. Perspektiva toho, že jsou monitorováni, se však pracovníkům obvykle nezdá tak slunečná. Zde jsou některé z problémů:

  • Zaměstnanci mohou mít pocit, že sledování narušuje jejich soukromí.

  • Mohou to vnímat jako nedostatek důvěry.

  • Při znalosti softwaru pro sledování produktivity se člověk může přepracovat a obávat se o svůj výkon, což vede k vyšší úrovni stresu a riziku vyhoření.

  • Mnoho lidí používá stejná zařízení v práci i doma. Mohou sledování považovat za zásah do svého osobního života.

  • Shromážděné údaje mohou být zneužity, pokud se k nim dostanou nesprávné osoby.

  • Zaměstnavatel musí prostudovat a dodržovat zákonné požadavky na monitorování zaměstnanců. Jako zaměstnavatel musíte svým zaměstnancům transparentně sdělit, jaké údaje shromažďujete a pro jaké účely. Dejte jasně najevo, že vaším cílem není špehovat, ale vytvořit pracoviště, kde každý může co nejlépe plnit své povinnosti a spolupracovat jako tým.

Je sledování zaměstnanců legální?

Víte tedy, jak vám monitorování může pomoci dosáhnout vyšších obchodních cílů. Zvážili jste všechna pro a proti a vybrali jste si nejlepší nástroj pro své účely. Je tu však ještě jedna zásadní věc, kterou je třeba vzít v úvahu - zákony vztahující se na monitorování zaměstnanců.

Přestože zaměstnavatelé sledují své zaměstnance již řadu let, zákony týkající se sledování zaměstnanců jsou stále nejasné a do značné míry závisí na zemi, státu nebo dokonce okresu. Pokud jde o USA, většina metod sledování je zde legální. Zaměstnavatel může svobodně sledovat používání počítače a internetu, soukromé zprávy, e-maily a telefonní hovory na zařízeních ve vlastnictví společnosti. Může zavést sledování obrazu a zvuku (s výjimkou soukromých prostor) a dokonce sledovat osobní zařízení (s několika omezeními), pokud je pracovník používá k práci. V některých státech navíc zaměstnavatel nemá povinnost informovat zaměstnance o většině sledovacích aktivit.

Přesto doporučujeme transparentně informovat o zásadách společnosti a důvodech sledování. Tímto způsobem zmírníte stres svých zaměstnanců ze sledování a předejdete případným sporům v budoucnu.

V Evropě je většina metod monitorování zaměstnanců legální, pokud jsou v souladu se zákony GDPR. Cílem obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které bylo zavedeno 25. května 2018, je poskytnout jednotlivcům kontrolu nad jejich údaji. Vztahuje se na všechny organizace a upravuje, jak musí zpracovávat a uchovávat osobní údaje jednotlivců. Podle GDPR musíte jako zaměstnavatel informovat zaměstnance o způsobech monitorování a získat jejich souhlas se shromažďováním údajů. Jste také zodpovědní za ochranu shromážděných údajů.

GDPR se vztahuje na všechny organizace v EU. Vztahuje se i na podniky, které sídlí mimo EU, ale mají zaměstnance v EU.

GDPR se přímo nezabývá mnoha aspekty sledování na pracovišti, jako je sledování počítačů, používání internetu, e-mailů a sociálních sítí. Zde platí pravidlo, že je třeba zaměstnance o sledování předem informovat prostřednictvím jasných interních zásad a získat jejich souhlas. Používané metody sledování nesmí porušovat nebo omezovat základní právo osoby na soukromí. GDPR striktně zakazuje zaznamenávat stisky kláves a aktivitu na obrazovce na firemních i osobních zařízeních, která by daná osoba mohla používat k práci.

Podobné zákony platí v Indii, Kanadě, Nigérii, Malajsii a několika dalších zemích. Zaměstnavatel musí mít pro sledování zaměstnanců pádný důvod, informovat zaměstnance o tom, jaké údaje a jakými prostředky shromažďuje, a získat jejich souhlas se sledováním. V závislosti na zemi zde však existuje poměrně mnoho nuancí. Například v Rusku mohou zaměstnavatelé sledovat pouze délku telefonních hovorů a počty účastníků, nikoli však samotné telefonáty. Ve Finsku, které má nejpřísnější zákony na ochranu osobních údajů, mají zaměstnavatelé jen velmi malá práva na sledování používání počítače.

Abyste se ujistili, že sledování ve vaší společnosti neporušuje žádné zákony, doporučujeme vždy konzultovat místní a státní zákony. Doporučujeme také transparentně informovat zaměstnance o důvodech sledování, o tom, jaké údaje shromažďujete a jak je budete používat.