Zlepšení pracovních procesů v rostoucím týmu

Dnes hovoříme s Danielem, jedním z nejvyšších manažerů realitní kanceláře v USA. Jeho agentura chtěla zavést systém monitorování zaměstnanců, aby mohla hodnotit práci svých rostoucích zaměstnanců. "Když jsme měli malý tým, nezaznamenali jsme žádné vážné problémy s disciplínou nebo produktivitou," říká Daniel, jeden z manažerů. "Ale jak se náš tým rozrůstal, bylo stále těžší zajistit zapojení každého zaměstnance. Hledali jsme účinný nástroj, který by v budoucnu zabránil případným disciplinárním problémům."

Společnost si vybrala tříměsíční plán, aby si vyzkoušela, jak bude zapadat do jejího pracovního prostředí. Zpočátku vyvolal monitorovací systém mezi zaměstnanci obavy, ale manažer jim představil výsledek. "Vysvětlili jsme mu, že CleverControl je tu proto, aby zlepšil klima v kanceláři, ne proto, aby špehoval nebo vytvářel zbytečné napětí," říká Daniel. "Například by je ušetřil otravných povinností, jako je odměřování příchodů a odchodů a sledování jejich pracovní doby." Monitorování také pomohlo spravedlivě rozložit pracovní zátěž. Někteří zkušenější zaměstnanci byli nespokojeni s tím, že museli dělat část práce za své nové kolegy, kteří nebyli dostatečně zkušení. Analýzou záznamů z pracovních rozhovorů shromážděných systémem CleverControl vedení zjistilo hlavní překážky, kterým noví zaměstnanci čelili. To jim umožnilo upravit úvodní program pro nové zaměstnance tak, aby tato úzká místa vyřešil dříve, než se objeví.

Nejnáročnějším úkolem však bylo sledování agentů mimo kancelář, například když ukazovali byty klientům. Přestože CleverControl zatím nenabízí mnoho funkcí pro monitorování pracovníků v terénu, některé z existujících možností, jako je například geolokace na počítačích se systémem MacOS, se hodily. Díky ní manažer zjistil, že jeden z agentů má ve zvyku po schůzce s klientem trávit 1-1,5 hodiny v kavárně nečinným surfováním po internetu. Agent vždy manažerovi tvrdil, že celou tu dobu strávil tím, že klientům ukazoval dům.

Tři měsíce používání CleverControl nám ukázaly některé oblasti, které by se daly zlepšit," říká Daniel. "Prodloužíme naši licenci a uvidíme, jak tato vylepšení fungují.

Základní funkce:

  • Sledování aktivity uživatele
    Tato funkce automaticky sleduje začátek a konec pracovní a aktivní doby. Zaměstnancům ušetří práci s hodinami a ruční sledování pracovní doby.
  • Monitorování IM
    Pracovní chaty mohou sloužit jako cenný zdroj informací o pracovním procesu v kanceláři, zejména o tom, s jakými obtížemi se zaměstnanci potýkají.
  • Geolokace
    Manažer může na monitorovacím panelu sledovat polohu zařízení a zajistit, aby pracovník v terénu dodržoval pokyny.