Jak mohou pravidelné schůzky ovlivnit produktivitu

Motivace a smysl pro odpovědnost nejsou jedinými faktory, které určují produktivitu vašich zaměstnanců. Organizace práce, jakkoli strukturovaná a logická, může být na škodu, pokud nezohledňuje osobnost zaměstnance.

Webdesignérská společnost z našeho dnešního případu je naším dlouholetým zákazníkem. CleverControl začala používat v roce 2017, kdy její tým tvořilo pouze pět lidí včetně ředitele. Od té doby se jejich startup rozrostl na malou firmu, stejně jako se rozrostla jejich klientská základna, složitost zakázek a následně i počet zaměstnanců. Jestliže dříve mohl zaměstnanec rychle probrat probíhající projekt s ředitelem nebo kolegou u automatu na vodu či během přestávky, větší tým vyžadoval jiné formy organizace. Ředitel rozhodl o povinných denních poradách a měsíčních schůzkách; kromě toho si zaměstnanci sami organizovali schůzky, když potřebovali probrat aktuální úkol. Nakonec mohl mít zaměstnanec dvě až tři porady denně. Pro některé zaměstnance byla možnost prezentovat výsledky své práce, účastnit se živých diskusí a cítit se součástí týmu velkou motivací a inspirací. Jiní naopak nový pracovní postup nevítali.

Ředitel si všiml, že jeden z vedoucích pracovníků, který tam byl od prvního dne, vykazuje nižší produktivitu než obvykle. Ředitel zkontroloval záznamy shromážděné v počítači tohoto zaměstnance pomocí softwaru CleverControl a zjistil frustrující vzorec. Po každé schůzce, které se zaměstnanec musel zúčastnit, následovala významná období nečinnosti nebo neproduktivní činnosti. Zaměstnanec si prohlížel zpravodajské webové stránky a fóra nebo hrál drobné hry, než se zhruba hodinu po schůzce vrátil k práci.

Zaměstnanec byl introvertní, málo komunikoval s kolegy na jiná než pracovní témata a raději pracoval sám. Přiznal, že každá schůzka, zejména spontánní, ho vyčerpává a vykolejí a zaměstnanec potřebuje čas, aby se znovu soustředil. Tento případ přiměl ředitele přehodnotit pracovní postupy tak, aby zohledňovaly osobnost zaměstnanců. Introvertnímu zaměstnanci bylo umožněno navštěvovat pouze povinné schůzky, kde byla jeho přítomnost a odborné znalosti nezbytně nutné. Ředitel se také snažil o snížení počtu referátů.

Základní funkce:

  • Sledování činnosti
    Dlouhá období nečinnosti upozornila ředitele na nesoustředěnost zaměstnance během pracovního dne.
  • Sledování navštívených webových stránek
    Neproduktivní webové stránky byly dalším znepokojivým znakem nedostatečného zapojení zaměstnanců.
  • Protokol událostí
    Analýza činnosti zaměstnance na počítači pomohla odhalit příčinu jeho neproduktivity.