Nejlepší software pro monitorování zaměstnanců a vše, co potřebujete vědět o monitorování zaměstnanců

Software pro sledování zaměstnanců je systém, který dokáže sledovat a analyzovat činnost zaměstnanců na jejich počítačích. Od počátku roku 2000 je na vzestupu díky rozvoji počítačových technologií a pandemie Covid-19 v roce 2020 způsobila, že jeho popularita prudce vzrostla. Podle nedávné studie Instant Office sleduje své zaměstnance pomocí různých nástrojů 78 % dnešních zaměstnavatelů.

Nejlepší software pro monitorování zaměstnanců a vše, co potřebujete vědět o monitorování zaměstnanců

Software pro monitorování zaměstnanců se obvykle skládá z agenta, kterého si zaměstnanci nainstalují do svých zařízení, a monitorovacího panelu, který umožňuje manažerům přijímat protokoly a zprávy.

Software pro monitorování zaměstnanců funguje jako neviditelný vševidoucí dozor. Shromažďuje informace o téměř všem, co člověk během pracovní doby na počítači dělá, od stisků kláves až po navštívené webové stránky. Pokročilejší softwary pro monitorování zaměstnanců jdou mnohem dál než jen ke shromažďování dat. Poskytují hotové přehledy o produktivitě každého zaměstnance a výpočty mezd a v podstatě šetří čas manažera.

Nejzjevnějším účelem tohoto druhu softwaru je sledování produktivity zaměstnanců. Kolik času tráví na projektu a kolik na zábavných videích s kočkami na Youtube? Zapojují se do pracovního procesu, nebo si dělají každých 10 minut přestávku na kávu? Googlují informace týkající se práce, nebo levné letenky do Las Vegas na víkend? Aplikace pro monitorování zaměstnanců jsou navrženy tak, aby odpovídaly přesně na tyto otázky.

Kromě odhalování flákačů slouží software pro monitorování zaměstnanců k několika méně zřejmým, ale neméně důležitým účelům. Především může pomoci odhalit zaměstnance, kteří se potýkají s problémy. Ať už se potí nad přetěžující pracovní zátěží, nebo nad úkoly, se kterými nemají jako mladí specialisté dostatek zkušeností, mohou se zdráhat říci o potížích nadřízenému. Odhalení těchto problémů a pečlivá práce na jejich odstranění nejen zvýší produktivitu - zlepší klima v kanceláři i vaši image jako manažera.

Dalším nepříliš zřejmým důvodem, proč vyzkoušet software pro monitorování zaměstnanců, je kontrola firemních zdrojů. Vzrostly vám v poslední době výdaje za papír do tiskárny? Plýtváte penězi na software, který vaši zaměstnanci nepoužívají? Zjistěte to pomocí reportů. Ukáží, jak často zaměstnanci pracují v určitém programu nebo zda používají kancelářské tiskárny pro osobní potřebu.

Špičkový software pro monitorování zaměstnanců je vybaven moduly pro ochranu dat. Ty zabraňují přístupu, kopírování nebo odesílání důvěrných informací a varují správce, pokud se objeví něco podezřelého. S tímto vševědoucím strážcem po ruce se nemusíte obávat úniku dat nebo neoprávněného přístupu k firemním datům.

To je jen několik problémů, které mohou vyřešit nástroje pro monitorování zaměstnanců. Pojďme se do tématu ponořit hlouběji a seznámit se se špičkovými řešeními v této oblasti.

Typy softwaru pro monitorování zaměstnanců

Software pro monitorování zaměstnanců se dělí na tři typy: sledování času, monitorování činnosti a prevence ztráty dat (DLP).

Aplikace pro sledování času jsou nezbytné, pokud chcete automatizovat rutinní procesy, jako je docházka, sledování času a výpočet mezd. Zaznamenávají dobu přihlášení a odhlášení, období nečinnosti zaměstnance a čas strávený na jednotlivých úkolech. Můžete tak odhadnout, kolik času zaměstnanci strávili na projektu a kdo a kdy pracoval na konkrétním úkolu. Přesné údaje o sledování jsou také důležité pro fakturaci zákazníkům, pokud pracujete na základě smlouvy nebo hodinové mzdy. Nejlepší na tom je, že výkazy jsou generovány automaticky v reálném čase, čímž se eliminuje riziko podvodu nebo lidské chyby. Sledování času má i další výhody: usnadňuje zvyšování produktivity, motivuje zaměstnance a ukazuje, kde se utrácejí peníze.

Software pro sledování aktivity je podobný softwaru pro sledování času, ale je mnohem výkonnější. Lze jej oprávněně nazvat Velkým bratrem monitorování zaměstnanců, protože dokáže zaznamenat téměř vše, co zaměstnanec na kancelářském počítači dělá. Takové systémy obvykle zaznamenávají stisky kláves a události schránky, pořizují snímky obrazovky, sledují aktivitu uživatele na internetu (včetně návštěv sociálních sítí a chatů) a aktivní/neaktivní čas. Mohou také monitorovat externí zařízení, jako jsou tiskárny a USB klíče. Špičkové monitorovací programy umožňují sledovat zaměstnance v reálném čase prostřednictvím streamování videa z jejich obrazovek a webových kamer. Pokud vás během dne tlačí čas na kontrolu streamů, program nahraje videa, abyste se na ně mohli podívat později. Software nejen shromažďuje, ale také zpracovává surová data do přehledných tabulek a grafů. Na konci dne obdržíte co nejobsáhlejší zprávu o činnosti každého zaměstnance, oddělení nebo celé kanceláře.

Rozsah použití těchto zpráv je obrovský. Poskytují cenné informace o produktivitě a míře zapojení, pomáhají odhalit neefektivní pracovní postupy a nedostatečně výkonné zaměstnance, šetří firemní prostředky a další. Pokud je software pro sledování aktivit implementován pečlivě a eticky, může se stát spolehlivým partnerem při rozvoji vašeho podnikání.

Prevence ztráty dat je nejsložitějším typem softwaru pro monitorování zaměstnanců. Zjišťuje potenciální narušení dat a další hrozby sledováním, detekcí a blokováním dat v provozu, v pohybu i v klidu. Jinými slovy, program provádí kontrolu obsahu a kontextovou analýzu dat odeslaných prostřednictvím e-mailu nebo messengerů, používaných zaměstnancem v jeho zařízení nebo uložených na firemním serveru. Software DLP obsahuje několik propracovaných analytických technik, například přesné porovnávání dat, přesné nebo částečné porovnávání souborů, analýzu založenou na pravidlech a kategoriích. Přesné porovnávání dat znamená, že program vyhledává přesné shody z výpisu databáze nebo živé databáze. V případě porovnávání souborů software porovnává hashe souborů s přesnými otisky, aniž by analyzoval obsah těchto souborů. Analýza založená na pravidlech je nejběžnější technikou. Program skenuje data na základě předem nastavených pravidel, například čísla karet nebo bezpečnostních karet. Podobnou metodou je analýza předem vytvořených kategorií: systém DLP vyhledává běžné typy citlivých dat, například bankovní údaje, čísla sociálního zabezpečení atd. Výše popsané metody do značné míry spoléhají na kategorizaci, ale co když porušení nespadá do těchto kategorií? Moderní systémy DLP využívají k odhalení a prevenci takových porušení ještě složitější techniky, například analýzu lexikonu, strojové učení a statistickou analýzu.

Společnosti používají systémy DLP, aby zabránily narušení bezpečnosti dat, exfiltraci, ztrátě, úniku nebo zničení citlivých informací. DLP slouží také k zajištění toho, aby společnost dodržovala příslušné předpisy a chránila informace umožňující identifikaci osob (PII).

V tomto článku se zaměříme především na software pro sledování aktivity.

Funkce softwaru pro monitorování zaměstnanců

Navzdory velkému výběru softwaru pro sledování aktivity na trhu je pro většinu z nich typická řada funkcí. Podívejme se na funkce, které můžete od slušné aplikace pro monitorování zaměstnanců očekávat:

  • Zaznamenávání kláves. Zaznamenávání stisků kláves je jednou z nejkontroverznějších funkcí. Zprávy o zaznamenávání kláves prokážou, zda zaměstnanec pracuje na projektu, chatuje s přítelem na WhatsAppu nebo - což je horší - prozrazuje firemní tajemství konkurenci. Na druhou stranu může keylogger omylem zaznamenat citlivé informace, jako jsou hesla, bankovní údaje nebo osobní konverzace. Flexibilní monitorovací řešení mají možnost keylogging vypnout.

  • Snímky obrazovky. Aplikace pořizuje snímky obrazovky počítače v pravidelných časových intervalech nebo na základě spouště. Tato funkce je skvělá, pokud chcete vědět, co váš zaměstnanec v danou chvíli dělá, nebo mít důkaz, že se podílí na nežádoucí činnosti.

  • Monitorování webové aktivity. To znamená, že sleduje navštívené webové stránky, sociální sítě a vyhledávací dotazy a kolik času na nich uživatel stráví. Sledování webové aktivity se hodí nejen z hlediska produktivity (míra navštívených produktivních/neproduktivních stránek), ale i z hlediska školení. Pokud vidíte, že zaměstnanec navštěvuje hodně pracovních webů o určitém tématu/dovednosti, možná potřebuje školení v této dovednosti nebo oblasti. V takovém případě poskytnutí školení výrazně zvýší produktivitu.

  • Monitorování aplikací. Tato sada funkcí ukáže, jaké aplikace jsou ve sledovaném zařízení nainstalovány, které aplikace jsou spuštěny a kolik času s nimi uživatel stráví. Kromě hodnocení produktivity může sledování aplikací sloužit jako prostředek k analýze, zda váš tým nemá nadměrnou nebo nedostatečnou licenci. Kromě toho se dozvíte, zda zaměstnanec neinstaluje do zařízení vlastněného společností nějaký nežádoucí software.

  • Blokování aplikací. Stejně jako blokování stránek i blokování aplikací eliminuje rozptylování na pracovišti. Můžete blokovat aplikace pro zasílání zpráv, hry nebo jiné nežádoucí aplikace, pokud máte pocit, že ovlivňují produktivitu týmu.

  • Sledování operací se soubory poskytuje kompletní seznam operací se soubory, jako je vytváření, kopírování, odesílání e-mailem, tisk a mazání. Jedná se o účinný způsob, jak sledovat, jak jsou citlivé informace zpracovávány.

  • Sledování přenosného zařízení pro ukládání dat. Zaměstnanci často vynášejí informace tím, že je kopírují na flash disk nebo je rozesílají e-mailem mimo firemní síť. Proto je monitorování externích datových úložišť skvělým způsobem, jak zajistit, aby se důležitá data nepřenášela mimo firmu.

  • Monitorování e-mailů je dalším účinným nástrojem pro minimalizaci rizika úniku dat. Může také sloužit k hodnocení kvality, například pokud sledujete pracovníky podpory nebo jiné zaměstnance pracující se zákazníky.

  • Ovládání tiskárny slouží ke dvěma účelům. Za prvé vám pomůže vypočítat a optimalizovat výdaje na kancelářské potřeby a odhalit zaměstnance, kteří mohou používat kancelářské vybavení pro mimopracovní účely. Za druhé, tisk důvěrných informací je rozšířenou metodou úniku dat. S monitorovacími protokoly v rukou budete vždy vědět, zda k nějakému úniku došlo a kdo je viníkem.

  • Živý přenos z obrazovky umožňuje vidět obrazovku zaměstnance, jako byste seděli přímo před ním. Můžete tak zkontrolovat, co kterýkoli pracovník v kanceláři (nebo všichni najednou) právě dělá. Některé aplikace se mohou pochlubit funkcí nahrávání obrazovky, takže se můžete vrátit a znovu se podívat na kteroukoli minutu pracovního dne.

  • Monitorování prostřednictvím webové kamery a mikrofonu. Pokud jsou kancelářské počítače vybaveny webovými kamerami a mikrofony, špičková aplikace pro monitorování zaměstnanců z nich může v reálném čase přenášet obraz a zvuk nebo pořizovat záznamy. Tyto funkce mohou přispět jak k produktivitě, tak k celkovému zabezpečení kanceláře, například zabránit nevhodnému chování, krádežím nebo přístupu k důvěrným informacím.

  • Zprávy o produktivitě. Shromažďování údajů o činnosti je pouze polovina příběhu - musíte je analyzovat, abyste zjistili úroveň produktivity a kroky k jejímu zlepšení. Systém naštěstí provede výpočty za vás a vy budete mít v mžiku oka k dispozici přehledné tabulky a grafy podle zaměstnanců, oddělení nebo celého týmu.

  • Vzdálené monitorování a konfigurace. Pro získání aktuálních informací o produktivitě a činnostech zaměstnance nebo pro úpravu nastavení monitorování není třeba přistupovat k jeho počítači. Moderní systémy mohou poskytovat protokoly různými způsoby. Pravidelné automaticky generované zprávy můžete například získávat e-mailem, prostřednictvím FTP nebo platforem pro sdílení souborů (např. Google Drive nebo Dropbox). Tyto způsoby však mají určitá omezení, protože neumožňují sledování obrazovky nebo webové kamery v reálném čase. Většina moderních aplikací dodává data do online řídicích panelů, které nabízejí mnohem více než jen prohlížení surových dat. Generují statistické přehledy, streamují obrazovky nebo webové kamery v reálném čase a umožňují vzdáleně upravovat nastavení programu.

Toto je přehled nejoblíbenějších funkcí, které můžete získat v řešení pro monitorování zaměstnanců, ale tento seznam není úplný. Některé aplikace mohou mít vestavěné mzdové kalkulačky, sledování geografické polohy, moduly pro analýzu podezřelého chování, skrytý režim a další. rozsah funkcí se může u jednotlivých programů lišit podle toho, k jakým účelům slouží. Například programy zaměřené na prevenci úniku dat budou obsahovat více funkcí pro sledování aktivit uživatelů a souborů a omezení přístupu. Ty pro sledování produktivity nabídnou funkce pro sledování času a správu projektů. Při výběru řešení pro vaši společnost doporučujeme nejprve určit cíl monitorování a hledat program, který má požadované funkce k jeho dosažení.

Jak vybrat nejlepší software pro monitorování zaměstnanců

Když se rozhodnete sledovat výkonnost svých zaměstnanců, začněte hledáním softwaru pro sledování zaměstnanců. Stačí pár vyhledávání na Googlu a rázem se ocitnete uprostřed nekonečného moře nabídek, ve kterém je tak snadné se ztratit. Každé řešení se vás bude snažit přesvědčit, že je nejlepší, má nejbohatší funkce a zvýší produktivitu vašeho týmu o 10000 %. Jak se tedy v tomto moři orientovat a najít ten nejefektivnější nástroj pro vaši firmu?

Níže uvádíme několik bodů, které je třeba zvážit, než se rozhodnete pro jedno nebo druhé řešení monitorování zaměstnanců.

  1. Účel monitorování

    Položte si otázku, čeho chcete sledováním zaměstnanců dosáhnout. Chcete odhalit flákače a neefektivní pracovní procesy? Nebo je snad vaším cílem nahradit zastaralý mzdový systém moderním automatizovaným? Možná usilujete o minimalizaci rizik vnitřních hrozeb a úniku dat?

    Každý software pro monitorování zaměstnanců je určen k určitému účelu nebo kombinuje několik souvisejících účelů: ochrana před únikem dat, sledování produktivity, kontrola docházky atd. Pokud tedy definujete jasný cíl monitorování, okamžitě vyřadíte řešení, která neodpovídají vašim požadavkům.

  2. Funkce

    Dalším krokem je bližší prozkoumání funkcí, které nástroje nabízejí. Některé aplikace budou mít jen několik základních možností, jako jsou snímky obrazovky, záznam kláves a sledování internetové aktivity. Jiné špičkové systémy budou zřejmě zaznamenávat každé kliknutí myší a každý pohyb zaměstnance po počítači. Je přirozené předpokládat, že čím více - tím lépe, ale nežeňte se za nejplnohodnotnější aplikací, kterou najdete. Může se stát, že nakonec přeplatíte za funkce, které nikdy nevyužijete. Místo plýtvání penězi a časem se zamyslete nad tím, jaké funkce vám přinesou nejcennější poznatky, a vyberte si nástroj, který nabízí to, co potřebujete.

  3. Uživatelsky přívětivé prostředí a přizpůsobivost

    Ať už provozujete malý startup nebo velkou společnost, poslední, co chcete, je ztrácet čas složitým procesem instalace a nepřehlednými rozhraními. Dobrý systém monitorování zaměstnanců by měl být snadno spustitelný na všech počítačích v kanceláři - i když nejste technicky zdatní a nemáte zaměstnance IT specialisty.

    Nejlepší monitorovací programy mají navíc intuitivní rozhraní a přehlednou vizualizaci dat, například barevné grafy a tabulky. Měli byste být schopni se rychle a efektivně orientovat, aniž byste si lámali hlavu nad tím, co ten který graf znamená a kde najdete zprávu o produktivitě.

    Monitorování zaměstnanců by mělo být škálovatelné a přizpůsobitelné. Přidání nebo odebrání zaměstnance ze systému nesmí být zdlouhavé a časově náročné. Velkou výhodou jsou také flexibilní nastavení, protože je můžete upravit individuálně pro každého zaměstnance a kdykoli povolit nebo zakázat funkce monitorování.

    Dokud si monitorovací systém nevyzkoušíte, je těžké zjistit, zda je tak uživatelsky přívětivý a přizpůsobivý, jak slibuje. Naštěstí mnoho služeb nabízí bezplatné plně funkční zkušební verze, takže si můžete vyzkoušet, jak program funguje ve vašem prostředí. V případě, že nechcete ztrácet čas testováním, můžete si vždy objednat demo verzi. Zkušený zástupce vás upozorní na hlavní výhody svého řešení a umožní vám zjistit, jak může být pro vaši firmu přínosné v praxi.

  4. Vysoká úroveň zabezpečení

    Software pro sledování zaměstnanců shromažďuje a ukládá velké množství informací, včetně důvěrných údajů. Keylogger může například zachytit důležité heslo nebo uložit část citlivých informací do snímku obrazovky. Než se rozhodnete pro jakýkoli software pro monitorování zaměstnanců, ujistěte se, že je jeho hlavní prioritou bezpečné ukládání shromážděných dat. Můžete se obrátit na zástupce společnosti a zeptat se, zda jsou data přenášena a ukládána v šifrované podobě, kdo k nim má přístup a na další záležitosti, které vás zajímají.

  5. Kompatibilita s více platformami

    Jeden z vašich zaměstnanců pracuje na Macu, druhý na Windows a třetí většinu času používá k práci iPhone. Vyberte si software pro monitorování zaměstnanců, který podporuje více platforem, abyste ušetřili za licence. Mnoho systémů nabízí předplatné pro více platforem, což znamená, že jedno předplatné je vhodné pro všechny podporované platformy. Nebo se můžete podívat na nabídky balíčků. Ty jsou obvykle za nižší cenu než samostatné licence pro každý operační systém.

  6. Podpora a pomoc

    Ať už je zvolený software jakkoli spolehlivý, uživatelsky přívětivý a snadno použitelný, nikdo není na cestě chráněn před jedním nebo dvěma nárazy. Ujistěte se, že vývojářská společnost nabízí technickou pomoc a podporu po telefonu nebo e-mailem. Zkontrolujte také, zda licenční podmínky zahrnují bezplatnou technickou pomoc. V opačném případě se může stát, že budete muset v případě potřeby pomoci s programem připlatit, nebo v nejhorším případě nedostanete podporu vůbec.

    Sledování pokroku a produktivity zaměstnanců je pro růst společnosti zásadní. Moudře zvolený systém sledování zaměstnanců vám pomůže tento proces zjednodušit a zefektivnit. Doufáme, že vám výše uvedené rady pomohou vybrat nástroj, který bude pro vaši firmu nejpřínosnější.

Ceny softwaru pro monitorování zaměstnanců

Obvykle převládají variabilní cenové struktury, jejichž hlavním cílem je nabídnout špičkové funkce za potenciálně nižší cenu. Pokud jde o software, existuje široká škála cenových modelů, ze kterých si mohou společnosti vybírat. V zásadě se ceny odvíjejí od řady faktorů, jako např:

  1. Platforma: Je řešení založeno na webu, nebo musí být nainstalováno na konkrétním zařízení?

  2. Platební cyklus: Funguje software na základě předplatného, nebo organizace provádí jednorázové transakce?

  3. Operační systém: Podporuje řešení jak desktopové (Windows, MacOS, Linux), tak mobilní (Android, iOS) operační systémy?

  4. Vlastnosti: Je software dodáván s vestavěnými sadami funkcí, nebo si zákazníci musí zakoupit další doplňky/aktualizace, aby rozšířili své možnosti monitorování?

  5. Licencování uživatelů: Podporuje řešení funkci pro jednoho nebo více uživatelů?

  6. Sleva: Jakým způsobem bude organizace využívat stávající slevy v rámci balíčku nebo balíčku?

Tyto faktory obvykle určují cenovou strukturu jednotlivých softwarových balíčků. Jen pro představu, průměrná cena robustního řešení pro monitorování zaměstnanců by se mohla pohybovat kolem 90 USD ročně za licenci pro jednoho uživatele. Ale jak jsme již řekli, toto číslo může být ovlivněno nejrůznějšími faktory.

Některá řešení mohou například nabízet zabezpečení koncových bodů spolu s monitorováním. Jiná by mohla poskytovat stejně schopné funkce pro stolní počítače i mobilní zařízení. V podstatě vše ukazuje na to, čeho chce organizace monitorováním zaměstnanců dosáhnout. Příkladem může být organizace, která chce monitorovat aktivity svých zaměstnanců na sociálních sítích na konkrétních kanálech s cílem omezit kyberšikanu.

Jiná organizace může naopak potřebovat monitorovat e-mailovou aktivitu zaměstnanců ve všech sítích se specifickým zaměřením na pracovní e-maily. Z toho vyplývá, že použití a typ monitorování by také byly jedním z největších faktorů ovlivňujících cenu.

20 nejlepších monitorovacích programů pro kanceláře a vzdálené zaměstnance

1. CleverControl

Společnost CleverControl je v oblasti monitorování pracovišť bezkonkurenční. Nástroj je schopen usnadnit monitorování v reálném čase prostřednictvím zabezpečeného webového účtu, kontrolovat zaznamenávání kláves, pořizovat snímky obrazovky, spravovat tiskové aktivity, monitorovat činnosti související s IM, sledovat používání internetu a využívat kontrolu zvuku/videa k nahrávání hovorů.

Co vyniká na CleverControl je usnadnění bezproblémového nahrávání obrazovky cílových počítačů. Zaměstnavatelé mohou pohodlně nahrávat živé aktivity na obrazovce během celého dne a sledovat je kdekoli, kdykoli a jakkoli chtějí. Mohou také využít webovou kameru k pořizování audio/video záznamů a v případě potřeby zaštítit svá tvrzení konkrétními důkazy. Kromě toho mohou zaměstnavatelé díky cloudové povaze těchto služeb realizovat všechny výše uvedené výhody na dálku, aniž by museli utratit další korunu za vybavení.

Stanovení cen

Pro Windows a MacOS - od 11 USD/1PC/měsíc

2. Spyrix Employee Monitoring

Kompatibilní se systémy Windows i Mac, Spyrix je jedním z nejkomplexnějších cloudových řešení pro monitorování zaměstnanců na trhu. Nástroj je vybaven funkcemi správy času, nahrávání, skrytého provozu, ověřování a vzdáleného monitorování. Podniky mohou program používat ke sledování aktivity na obrazovce, stisků kláves, hovorů a chatů na Skypu a Slacku, aktivit na sociálních sítích a dalších.

Kromě toho Spyrix pomáhá blokovat a filtrovat adresy URL oznamující zaměstnavatele na zadaném seznamu "klíčových slov" a vizualizovat hodiny produktivity (data) pro lepší objasnění výkonu. Spyrix skutečně nabízí širokou škálu funkcí pro monitorování zaměstnanců, které výborně podporují každodenní obchodní činnosti.

Stanovení cen

Pro Windows - od 199 USD za 5 počítačů

Pro MacOS - od 179 dolarů za 5 počítačů

3. Actual Keylogger

Actual Keylogger je fantastický nástroj pro sledování zařízení. Program funguje perfektně pro širokou škálu účelů, od kontroly keyloggingu až po sledování aktivity na sociálních sítích. Patří sem sledování otevřených aplikací, navštívených webových stránek, zadaných kláves a hesel, uskutečněných internetových připojení atd.

Nástroj je vybaven zámky chráněnými heslem a urychluje skryté operace. Jeho ucelené funkce umožňují Skutečný keylogger je ideální pro správce systému, jednotlivé uživatele, ředitele a dokonce i pro rodiče.

Stanovení cen

Pro Windows - Od 69 USD za 1 počítač

Pro MacOS - od 79 dolarů za 1 počítač

4. REFOG

REFOG je široce prodáván jako ideální monitorovací software pro firmy i rodiny a představuje uživatelsky přívětivé řešení, které vyhovuje potřebám 5 milionů uživatelů ve 201 zemích. Program vyhovuje personalistům, kteří mohou regulovat automatické nebo manuální keyloggery, špehovat jednoho zaměstnance, skenovat celou síť a sledovat aktivity ostatních uživatelů.

Kromě standardních monitorovacích funkcí poskytuje REFOG také možnost prosazovat firemní zásady a kontrolovat internetové aktivity zaměstnanců. Umožňuje tak správcům, aby si byli vědomi možného narušení bezpečnosti.

Stanovení cen

Pro Windows - od 240 USD za 6 počítačů

5. Teramind

Teramind je pravděpodobně jedním z nejvýkonnějších monitorovacích softwarů na trhu, který umožňuje vynikající dohled a je velmi oblíbený v bankovnictví, fintech, státní správě, zdravotnictví, školství, maloobchodě a veřejných službách.

Její program monitorování zaměstnanců je výslovně zaměřen na zajištění bezpečnosti a dodržování předpisů. Například obohacuje telemetrii a konfiguruje detekci hrozeb, přičemž aktivně sleduje všechny změny na připojených zařízeních. Kromě toho program pomáhá konsolidovat šablony GDPR, PCI DSS a HIPAA a sledovat dodržování předpisů na cílových zařízeních.

Stanovení cen

Začíná od 50 USD za 5 míst měsíčně

6. Hubstaff

Zaměstnavatele potěší mimo jiné intuitivní ovládací panely Hubstaff, funkce pro sledování produktivity a měření výkonu. Aplikace poskytuje přehled o celkovém pracovním postupu a výkonnosti v reálném čase a umožňuje manažerům a personálnímu oddělení odpovídajícím způsobem jednat.

Společnost Hubstaff si cení duševního zdraví a pohody zaměstnanců, a proto je software navržen tak, aby se monitorovací řešení aktivovala pouze tehdy, když zaměstnanec pracuje. Dále přenechává zaměstnancům kontrolu nad daty, čímž snižuje zátěž zaměstnavatelů a udržuje zdravou rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem.

Stanovení cen

Od 5,83 USD/PC/měsíc

7. Insightful (Formerly Workpuls)

Insightful, jak už název napovídá, nabízí bezproblémové sledování prostřednictvím sledování produktivity, monitorování v reálném čase, evidence času a docházky, časové evidence, reportování atd. Tento nástroj je ostatně mnoha předními podniky považován za špičkový a na serverech GetApp a Capterra zaznamenal hodnocení 4,8.

Software Insightful je kompatibilní s operačními systémy Windows, MacOS a Linux a lze jej zakoupit jako cloudové řešení i jako lokální software. V případě cloudového řešení mohou firmy nástroj používat ke vzdálenému sledování a správě počítačů zaměstnanců, aniž by musely do zařízení cokoli instalovat. To je ideální pro malé a střední podniky, které nechtějí zahrnovat nebo investovat do technického vybavení a úložišť.

Stanovení cen

Začíná od $6,40/PC/měsíc

8. ActivTrak

ActivTrak, označovaný jako nástroj pro "analýzu pracovní síly", umožňuje řadu řešení pro monitorování pracoviště. Patří mezi ně mimo jiné řízení produktivity, identifikace pracovních vzorců, řízení shody s předpisy a rizik, prevence vyhoření, správa SaaS, sledování času, sledování a vykazování aktivit zaměstnanců na webu atd.

ActivTrak, kterému důvěřuje více než 9000 organizací, je jedním z nejžádanějších monitorovacích řešení na světě. Velkou měrou k tomu přispívá znalostní základna, do níž se dostává díky identifikaci vzorců, které "pohánějí úspěch". Díky těmto znalostem je pro nástroj poměrně snadné předvídat chování zaměstnanců a spolupracovat s vedoucími pracovníky v oblasti talent managementu na usnadnění intervencí.

Stanovení cen

Začíná od 9 USD/PC/měsíc

9. CurrentWare

Poměrně minimalistický nástroj na seznamu, CurrentWare, přichází se sadou pro monitorování zaměstnanců - každý modul má svůj cíl - která zaměstnavatelům umožňuje sledovat činnost zaměstnanců a pomáhat jim s hodnocením jejich výkonnosti.

Sadu tvoří například BrowseReporter, BrowseControl, AccessPatrol a enPowerManager. BrowseReporter sleduje historii prohlížení webu zaměstnancem a poskytuje údaje pro strukturovanější hodnocení výkonnosti. BrowseControl zase poskytuje centralizovaný systém řízení přístupu, který správcům umožňuje regulovat používání internetu. enPowerManager je zejména jedinečná funkce, která správcům systému umožňuje "vypnout" nebo "spustit" cílené zařízení ze vzdáleného místa.

Stanovení cen

Od 8,99 $/PC/měsíc

10. Veriato

"Produktivita, bezpečnost a dodržování předpisů jsou jednoduché," zní slogan společnosti Veriato. A právě to nástroj nabízí - jednoduchý, snadno použitelný a cenově dostupný monitorovací nástroj, který se zaměřuje na vyhodnocování aktivity na sociálních sítích, aktivity na IM, e-mailové aktivity, stahování a přesouvání souborů, webové aktivity, vytvořená síťová připojení, zadané stisky kláves, vzorce používání aplikací a další.

Veriato podává zprávy o tom, jak dlouho byla aplikace otevřená, umožňuje prohlížení videí, upozornění na klíčová slova a události a mnoho dalšího, a funguje tak jako centrální informační centrum, které organizuje všechna data uživatelů. Pro zaměstnavatele to znamená snížení množství zdlouhavé dokumentace a kontrol oprávnění.

Stanovení cen

Od 15 dolarů za uživatele měsíčně

11. Interguard

Interguard je software pro vzdálené monitorování, který je kompatibilní s řadou operačních systémů (Windows, MacOS, Android, iOS, Chrome atd.) a specializuje se na vyhodnocování produktivity zaměstnanců, ochranu před vnitřními hrozbami, dodržování auditů shody a filtrování/blokování webových stránek,

Nástroj tak umožňuje vytvářet komplexní zprávy, které přehledně zobrazují chování a výkonnost zaměstnanců online. Podobně jako Teramind umožňuje zaměstnavatelům konsolidovat předpisy, jako jsou HIPAA a CIPA, a sledovat jejich dodržování v reálném čase. Takto různorodé aplikace dělají z nástroje nejlepšího přítele zaměstnavatele a jistě si zaslouží ocenění, která získal od časopisů jako PCMag a Inc.

Stanovení cen

Cena verze hostované v cloudu začíná na 9,99 USD/PC/měsíc.

12. Time Doctor

Time Doctor umožňuje manažerům, zaměstnancům i organizacím co nejlépe využívat možnosti práce z domova a hybridní pracovní síly. Pomáhá manažerům sledovat a monitorovat produktivitu zaměstnanců pracujících na dálku a umožňuje jim přijímat nápravná opatření na základě viditelných vzorců produktivity.

Nástroj výslovně zahrnuje specifická analytická opatření pro scénáře vzdálené, hybridní a externí pracovní síly. Díky tomu se mimořádně hodí pro řízení projektů napříč hierarchiemi a geografickými oblastmi.

Stanovení cen

Začíná od 7 USD/PC/měsíc

13. Monday.com

Monday.com je pravděpodobně nejoblíbenějším softwarem pro správu projektů na seznamu i na trhu a nabízí uživatelům všechny potřebné funkce pro efektivní organizaci práce a spolupráci s týmem napříč týmy a odděleními - zejména ve vzdáleném prostředí.

Funguje jako CRM a umožňuje uživatelům vytvářet a spravovat projekty, přidělovat úkoly a iniciovat konverzace s ostatními týmy prostřednictvím konfiguračních funkcí. Taková kontrola nad spoluprací umožňuje zaměstnavatelům udržovat 360stupňový přehled o své organizaci, rozpoznávat vzorce produktivity, najímat špičkové talenty, zefektivňovat procesy nástupu a školení a maximálně využívat scénář práce na dálku.

Stanovení cen

Začíná od 8 USD/PC/měsíc

14. StaffCop

Společnost StaffCop se specializuje na analýzu chování uživatelů a klade důraz na odhalování anomálií ve vzorcích používání aplikací, odchylek ve vzorcích komunikace a změn ve výpočetních vzorcích. Díky tomu mohou majitelé firem získat přehled o činnosti uživatelů z ptačí perspektivy a odhalit případná rizika nebo hrozby pramenící ze "změn".

V poslední době přišla společnost StaffCop se vzdálenou správou, která nabízí vzdálené ovládání pracovní plochy, hlášení o instalaci softwaru a komplexní monitorování sítě. Díky těmto funkcím je ideální volbou v "novém normálu", kdy jsou hybridní a vzdálené pracovní síly normou.

Stanovení cen

Cena od 490 USD za 5 počítačů

15. DeskTime

DeskTime je komplexní nástroj pro sledování času a sada pro zvýšení produktivity, která pomáhá zajistit, aby zaměstnanci využívali svůj čas efektivně. Sleduje používání softwaru, plnění úkolů a činností souvisejících s aplikacemi, průběh projektů, offline aktivity a produktivitu - specifická kombinace těchto činností vytváří ucelený pohled na práci zaměstnance.

DeskTime je mimořádně produktivní a snadno se používá, protože se dobře integruje se standardními nástroji, jako jsou Google Calendar, Trello, Gitlab, Asana, Basecamp, Jira a Zapier. Taková jednotná integrace dělá z DeskTime de facto nástroj pro sledování času a produktivity pro každou organizaci, která si přeje udržet své vzdálené zaměstnance.

Stanovení cen

Začíná od 7 USD/PC/měsíc

16. WebHR

WebHR je cloudový HR software, který zajišťuje dodržování přísných zásad bezpečnosti a shody s předpisy. Konkrétně odhaluje potenciální hrozby tím, že identifikuje a reaguje na anomální chování ve vzorcích používání IT zaměstnancem, určuje riziko poklesu výkonnosti zaměstnance a pomáhá udržovat kontrolu prostřednictvím zefektivněných komunikačních kanálů.

WebHR je totiž ucelený program, který zahrnuje i další moduly, jako je správa mezd, biometrie, školení atd. To umožňuje organizaci vytvořit systematické interní řízení, které zaměstnavateli umožňuje 360stupňový pohled na celou společnost.

Stanovení cen

Již od 2 USD za zaměstnance/měsíc

17. SentryPC

Intuitivní ovládací panely SentryPC spolu s analytickými nástroji pomáhají zaměstnavatelům odhalit případná rizika a hrozby v činnosti zaměstnanců. Konkrétně SentryPC umožňuje zaměstnavatelům monitorovat aplikace, dark web, hry, e-maily, vyhledávání, relace a aktivity na sociálních sítích.

Prostřednictvím monitorování stisků kláves a webových stránek, upozornění a bezpečnostních omezení sítí pomáhá organizacím filtrovat potenciální rizika. Na nástroji dále vyniká funkce geofencing, díky níž mohou být zaměstnavatelé neustále informováni o poloze zaměstnanců a upozorňováni na jejich vstupy a výstupy.

Stanovení cen

Od 59,95 USD/PC/rok

18. BambooHR

Stejně jako WebHR obsahuje BambooHR řadu modulů HR, které zahrnují tvorbu zásad, sledování pracovní doby, správu mezd a nástroje pro spolupráci. Co se týče sledování zaměstnanců, program obsahuje speciální panel pro data a analýzu lidí, který sleduje záznamy uživatelů, pracovní postupy a schvalování, přehledy produktivity, analýzu využití atd.

Protože se jedná o program zaměřený na sledování zaměstnanců v oblasti lidských zdrojů, klade BambooHR důraz na spokojenost zaměstnanců a bezproblémové řízení výkonnosti. Velký důraz je kladen na udržení kultury důvěry a transparentnosti, kdy zaměstnanci vědí, jak je jejich práce hodnocena, jakou zpětnou vazbu dostávají a jak je jejich výkon hodnocen.

Stanovení cen

Potřebujete získat cenovou nabídku

19. Connecteam

Connecteam spojuje komunikaci, řízení a školení zaměstnanců pod jednou střechou. Program výslovně klade důraz na plánování práce zaměstnanců, sledování a řízení pracovní doby, řízení lidských zdrojů a lidí a správu úkolů zaměstnanců.

Je pochopitelně považován za jeden z nejlepších nástrojů pro hybridní a vzdálené modely práce. Zaměstnavatelům nejvíce vyhovuje možnost konfigurovat funkce nástroje podle svých potřeb, definovat přístup správce, vytvářet komplexní přehledy a vizualizovat trendy, data a analýzy.

Stanovení cen

Od 159 USD/měsíc pro 50 uživatelů

20. Monitask

Stejně jako Connecteam se Monitask prezentuje jako software "vše v jednom pro vzdálené monitorování zaměstnanců", a to díky kompletní sadě funkcí pro sledování času, monitorování činnosti, správu projektů, vytváření zpráv, filtrování webových stránek a spolupráci.

Monitask, kterému důvěřují tisíce uživatelů po celém světě, je ideální volbou pro vzdálené monitorování a správu pracovní síly. To lze přičíst skutečnosti, že umožňuje zaměstnavatelům vytvářet vlastní monitorovací zprávy, spolupracovat a spoluřídit se zaměstnanci prostřednictvím nástroje pro spolupráci, převzít odpovědnost za mapování produktivity zaměstnanců atd.

Stanovení cen

Od 5,99 USD/PC/měsíc

Název Cena Zkušební období zdarma Protokolování kláves Režim Stealth
CleverControl 4.70$ 7 dní Ano Dostupné na
Spyrix Monitorování zaměstnanců 149$ ročně 10 dní Ano Dostupné na
Skutečný Keylogger Business Online 138 dolarů za počítač 7 dní Ano Ne
DeskTime 7$ na uživatele 14 dní Ne Ne
Monitask 4,99 $ za měsíc 10 dní Ano Dostupné na
Hubstuff 7$ 14 dní Ano Ne
Teramind 10$ 7-14 dní Ano Dostupné na
ActivTrak 10$ 7 dní Ne Ne
Lékař času 7$ 14 dní Ne Ne
Včas 29.99$ 14 dní Ne Ne

Monitorování zaměstnanců mimo práci

Pokud jde o sledování mimo pracovní dobu, musíme oddělit sledování zaměstnanců mimo budovu úřadu v pracovní době (např. terénních pracovníků) a jejich sledování v mimopracovní době. První z nich je zcela přijatelné - s některými nuancemi, které si vysvětlíme v následujících částech tohoto článku. Zaměstnavatel může sledovat pracovníky v terénu různými metodami, mezi které patří mj:

  • sledování polohy.

  • kontrolní činnost zařízení ve vlastnictví společnosti

  • systémy řízení projektů

  • software pro sledování času

Pokud zaměstnanec používá firemní zařízení, máte právo nainstalovat jakýkoli monitorovací software, který považujete za nezbytný. Díky sledování polohy budete vždy vědět, zda pracovník v terénu navštěvuje místo, kde pracuje, nebo zda jde za svými záležitostmi do jiné části města. Nemusíte ani sedět a bedlivě sledovat, kde se zaměstnanec v danou chvíli nachází. Mnoho aplikací pro sledování polohy obsahuje funkci geofencing, což znamená, že vám aplikace zašle oznámení, pokud pracovník navštíví nežádoucí oblast.

Když zaměstnanec pracuje mimo kancelář, je těžké určit, kolik času stráví prací a kolik zahálkou. Různé aplikace pro správu projektů, sledování času a monitorování činnosti vám pomohou zjistit, zda zaměstnanec dodržuje svůj pracovní plán, kolik času stráví nad úkolem a zda skutečně pracuje, kdy má.

Sledování zaměstnanců mimo jejich pracovní dobu je něco zcela jiného. Zákony na ochranu soukromí ve většině zemí omezují zaměstnavatele v zasahování do mimopracovního života zaměstnanců. Tato omezení se týkají všech aspektů - od politického a náboženského přesvědčení pracovníka až po jeho rodinný stav a práci načerno. Jinými slovy, je nezákonné, aby vedoucí pracovník sledoval zaměstnance a podnikal vůči němu jakékoli kroky související s prací na základě jeho mimopracovního chování nebo osobního přesvědčení.

Problém je v tom, že hranice mezi pracovním a soukromým životem se v posledních letech znepokojivě ztenčila a rozostřila. Není snadné určit, kdy pracovní den končí, protože mnoho zaměstnanců pokračuje v práci nebo diskutuje s kolegy o pracovních záležitostech i po večerním odchodu z kanceláře. Zaměstnanci pracující na dálku, jejichž počet v průběhu let Covid-19 výrazně vzrostl, často využívají výsady pružné pracovní doby. Nejasné rozvržení pracovní doby téměř znemožňuje manažerovi stanovit přísné časové rámce pro sledování výkonnosti týmu bez rizika náhodného špehování jejich života.

Dalším problémem jsou zařízení. V ideálním případě by zaměstnanci měli k pracovním činnostem používat počítač nebo telefon ve vlastnictví společnosti. Zákony ve většině oblastí neomezují zaměstnavatele v monitorování přístrojů, které patří firmě. Stačilo by tedy tato zařízení sledovat, abyste získali přehled o produktivitě zaměstnanců nebo zabránili úniku dat. Voila, problém je vyřešen. Ve skutečnosti si však zaměstnanci mohou brát domů zařízení patřící firmě nebo je používat k osobním účelům v práci. Mohou si nainstalovat soukromě registrované aplikace pro zasílání zpráv, jako je Whatsapp nebo Facebook, a zapojit se do pracovní i mimopracovní komunikace na stejném účtu. Kromě toho je stále populárnější nosit si do kanceláře vlastní elektronická zařízení a používat je k připojení k podnikovým sítím, řešení pracovních úkolů a vyřizování osobních záležitostí.

Pokud je software pro monitorování zaměstnanců vybaven funkcí nahrávání videa nebo zvuku z webové kamery, je tato záležitost ještě choulostivější. Nebo pokud může shromažďovat další citlivé informace, jako jsou bankovní údaje nebo hesla, které by se mohly dostat do nesprávných rukou a být použity pro kriminální účely.

Kde tedy stanovit hranici monitorování? Jak sledovat produktivitu a docházku zaměstnanců, aniž bychom zasahovali do jejich soukromého života? Pro začátek byste se měli seznámit se všemi zákrutami zákonů upravujících monitorování zaměstnanců ve vaší oblasti. Ujasněte si se svým týmem, jaké informace shromažďujete a k jakým účelům. Měli byste respektovat ústavní, zákonná a smluvní práva zaměstnanců. Nastavte svůj monitorovací systém tak, aby shromažďoval pouze informace, které jsou nezbytné pro přístup k zaměstnancům.

Pokud vaši zaměstnanci používají k práci osobní zařízení, musíte nejprve získat povolení k instalaci jakékoli sledovací aplikace. Za druhé nezapomeňte vybrat monitorovací software, který jim umožní ruční spuštění a zastavení sledování, aby mohli oddělit svůj pracovní a soukromý život. A nezapomeňte, že nic z toho, co se prostřednictvím sledování můžete dozvědět o mimopracovním životě svých zaměstnanců, vám nemůže sloužit jako záminka k tomu, abyste proti nim podnikli jakékoli kroky související s prací, s výjimkou extrémních případů.

Výhody monitorování sociálních médií zaměstnanců

Studie z roku 2021 zjistila, že "sociální rozptýlení" a "rozptýlení související s úkoly" jsou dva hlavní důvody, proč lidé tráví tolik času na sociálních sítích. Algoritmy sociálních médií tomu neprospívají a mění jinak smysluplné činnosti, jako je prohlížení stránek nebo dokonce čtení, v kvazi pracovní rozptýlení. To pochopitelně narušuje pracovní výkonnost zaměstnanců. Z tohoto důvodu je pro podniky nezbytné, aby sledovaly aktivitu svých zaměstnanců na sociálních sítích a monitorovaly jejich přítomnost prostřednictvím jiných platforem.

Zde jsou hlavní výhody monitorování sociálních médií zaměstnanců:

  1. Omezování kyberšikany

    Vzhledem k tomu, že se v dnešní době rozmáhá kyberšikana, je pro zaměstnavatele zásadní, aby sledovali chování svých zaměstnanců na internetu, zejména těch, kteří pracují online. Tímto způsobem lze zabránit tomu, aby se dopouštěli kyberšikany nebo se sami stali obětí šikany.

  2. Zvyšování výkonu

    Základem monitorování sociálních médií je monitorování stisků kláves, monitorování IM atd. Vzdáleným sledováním online aktivit pracovníků mohou zaměstnavatelé sledovat jejich výkonnost a odhalit potenciální zlepšení. Navíc mohou tytéž údaje využít k lepšímu posouzení celkového zapojení zaměstnanců do cílů společnosti.

  3. Udržení důvěryhodnosti

    Zaměstnanci jsou tváří společnosti. Proto jsou to oni, kdo ji reprezentují, když vystupují v sociální sféře. Proto by organizace měly zajistit, aby si tito zaměstnanci budovali pozitivní pověst i jinde a vědomě či nevědomě nešpinili značku společnosti.

  4. Posílení bezpečnosti

    Podniky nakonec nechtějí, aby jim hrozby zevnitř hrozily. Zaměstnavatelé mohou těmto hrozbám předcházet tím, že budou pečlivě sledovat chování svých zaměstnanců na internetu. Měli by proto neustále sledovat účty zaměstnanců na sociálních sítích, aby i v případě narušení bezpečnosti byli včas upozorněni.

Klady a zápory monitorování zaměstnanců

Vzhledem k převládajícímu problému kybernetických útoků a rostoucí potřebě odpovědnosti na pracovišti zvažují organizace výhody, které přinášejí nástroje pro monitorování zaměstnanců. Za tímto účelem přinášíme důkladný přehled výhod a nevýhod monitorování zaměstnanců.

Zde jsou hlavní výhody monitorování sociálních médií zaměstnanců:

Klady

  1. Zlepšení produktivity

    Řešení pro monitorování zaměstnanců umožňuje organizacím získat v reálném čase přehled o pracovních návycích zaměstnanců. Tyto poznatky jsou ve skutečnosti kvantifikovatelnými ukazateli, které lze použít k měření produktivity. Díky tomu mohou zaměstnavatelé vytvořit specializované kanály zpětné vazby a měřit výkonnost jednotlivců i týmů.

  2. Zjednodušený pracovní postup

    Mnohé vnitropodnikové procesy se často zastaví kvůli potřebám na poslední chvíli. Někdy mohou být zdroje na jejich dokončení nedostatečné. Velká část z toho souvisí s tím, jak je ovlivněn každodenní pracovní proces zaměstnanců. Pokud by byli dotyční zaměstnanci pečlivě sledováni, dalo by se tomu všemu předejít, protože by byli schopni zůstat nad svými úkoly a dokončit je včas.

  3. Nákladová efektivita

    Staré přísloví "Prevence je lepší než léčba" platí vždy. Pokud jde o monitorování zaměstnanců, náklady na ztrátu podniku v důsledku kybernetické hrozby jsou nejméně desetinásobné oproti prevenci. Posílení pravomocí zaměstnanců pomocí špionážního softwaru a monitorovacích zařízení může v první řadě zabránit vzniku jakýchkoli hrozeb. Tato řešení navíc sledují efektivní využití času a zdrojů, čímž organizaci z dlouhodobého hlediska hodně ušetří.

Nevýhody

  1. Faktor nedůvěry

    Občas se organizace přiklánějí k přísným opatřením, která mají vést zaměstnance k odpovědnosti za jejich činy. Tato opatření se však často setkávají s nedůvěrou ze strany zaměstnanců, zejména v případě obav o soukromí. V důsledku toho mohou někteří zaměstnanci odmítat nebo zpochybňovat dodržování sepsaných zásad a postupů. To následně brzdí produktivitu, způsobuje zpoždění a působí nepříznivě na pověst organizace.

  2. Právní faktor

    V některých zemích a příslušných státech platí přísné zákony a předpisy, které upravují sledování zaměstnanců. Proto může mít organizace při jakémkoli nezákonném sledování problémy. To znamená, že organizace musí sledovat nejnovější pravidla a předpisy země, ve které působí, a případně vyhledat právního poradce.

Etika monitorování zaměstnanců

V době před pandemií bylo monitorování zaměstnanců většinou považováno za rušivou a převážně neetickou praxi. To se však v novém normálu rychle změnilo, protože se tato praxe stala nezbytným a neškodným bezpečnostním opatřením na ochranu majetku organizace. Jak se však dostáváme z tohoto strastiplného období, zůstávají otázky, jak daleko by měl podnik zajít ve snaze o úplný dohled nad svými zaměstnanci a jaké morální hranice je třeba při tom dodržovat. Zde je jejich přehled:

  1. Dodržování konsensuálního sledování

    Nenápadné sledování zaměstnanců může být logickým způsobem, jak nenarušit pracovní prostředí, ale může se také jevit jako extrémní zásah do soukromí zaměstnanců. Pokud tedy chce společnost dohlížet na své zaměstnance, musí dát najevo, že má zájem o jejich blaho, a to prostřednictvím přísnějšího dohledu nad tím, co a jak dělají. Zaměstnanci si musí být vědomi, že jejich počítače, mobilní telefony a síť jsou monitorovány pomocí nástroje pro monitorování zaměstnanců.

  2. Hodnocení motivace k monitorování

    Ještě před zavedením monitorování zaměstnanců by společnost měla vyhodnotit své důvody a motivace. Důraz by měl být kladen na hmatatelné přínosy, nikoli na vlezlost. Nejčastěji se monitorování provádí proto, aby se přistihli zaměstnanci, kteří v práci záměrně ztrácejí čas nebo se dopouštějí porušování autorských práv či prohlížení nevhodného materiálu.

    V poslední době však motivace ke sledování přesahují tyto hranice a týkají se například kyberšikany, krádeží identity, a dokonce i obchodování s důvěrnými informacemi. Než se tedy podniky zaváží k řešení pro sledování zaměstnanců, musí si nastínit, proč, jak a co chtějí sledovat. To zahrnuje vyhodnocení hranic metod sběru dat, možných důsledků pro zaměstnance a přijatelného využití dat.

    Například by nechtěli investovat do skenování IM chatů na sociálních sítích, pokud se to netýká jejich odvětví. Nakonec by takové motivace měly být zaměstnancům vyloženy, aby se podpořila provozní transparentnost.

  3. Zohlednění ochrany soukromí

    Při zavádění monitorování zaměstnanců musí mít společnosti na paměti, že je důležité zachovat soukromé a bezpečné pracovní prostředí pro své zaměstnance. Například monitorování po pracovní době může být pro některé zaměstnance zdrojem stresu a může je vést k odchodu ze zaměstnání. Rovněž by zaměstnancům mělo být umožněno pracovat bez obav, že je narušeno jejich soukromí a že vedení neoprávněně přistupuje k jejich osobním údajům.

  4. Volba ideálního nástroje

    Ze všech výše uvedených úvah vyplývá ideální nástroj pro implementaci. Je třeba dbát na to, aby řešení bylo v souladu s cíli organizace a splňovalo její bezpečnostní standardy. Zde by se mohla hodit rada právního poradce, který zajistí soulad se zákony a předpisy specifickými pro daný stát.

Monitorování zaměstnanců a právo

Každá země nebo stát má vlastní zákony upravující sledování zaměstnanců. Některé státy mají na monitorování zaměstnanců přísný pohled, zatímco jiné mají liberálnější přístup. Vezměte si toto: indické zákony o zaměstnanosti a práci umožňují pojem sledování a monitorování zaměstnanců na pracovišti. Ano, § 21 zdůrazňuje právo na soukromí, ale není zde výslovně objasněna zákonnost/zákonnost praktik monitorování zaměstnanců. je zde jejich přehled:

Naproti tomu některé americké zákony jsou konkrétnější. Například zákon o ochraně soukromí v oblasti elektronických komunikací z roku 1986 umožňuje sledování na pracovišti, pokud k tomu mají podniky legitimní důvod. Dále má každý stát USA svůj vlastní podíl předpisů týkajících se nahrávání telefonních hovorů. Dále je zde zákon o ochraně soukromí v oblasti videozáznamů a další předpisy týkající se zveřejňování "videozáznamů", které mají zabránit jejich neoprávněnému zveřejnění.

Co se týče Spojeného království, je pro sledování se souhlasem často uváděn zákon o regulaci vyšetřovacích pravomocí z roku 2000 (RIPA). Své slovo má také obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR), které upravuje přístup k osobním údajům a způsob jejich zpracování. V Austrálii umožňují sledování, ale v omezenější podobě, zákon o ochraně soukromí z roku 1988, zákon o sledování na pracovišti z roku 2005, zákon o sledovacích zařízeních z roku 1999 atd.

Celkově vzato má každá země a příslušné státy své vlastní zákony, které upravují používání sledování zaměstnanců. Zastřešujícím pojmem však je, že zaměstnavatel může sledovat svého zaměstnance na pracovišti, pokud je to v mezích zákonů příslušného státu.

Monitorování zaměstnanců GDPR

Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) se výslovně zaměřuje na zásady ochrany osobních údajů osob s bydlištěm v Evropské unii (EU). Článek 6 nařízení zdůrazňuje zákonnost zpracování a v témže duchu udává směr pro osvědčené postupy monitorování zaměstnanců v celé Evropě. Článek 6 například nastiňuje, že zpracování údajů je "zákonné":

  • Pokud zaměstnanec udělil souhlas se shromažďováním a zpracováním svých údajů pro konkrétní účel.

  • Pokud je cílem zpracování údajů dodržení souladu s právními předpisy.

  • Pokud je zpracování údajů prováděno ve veřejném zájmu.

  • Pokud je zpracování údajů prováděno v zájmu zaměstnance.

Stejně tak GDPR umožňuje členským státům v rámci EU postupovat podle bodů 2 a 3 na základě práva Unie a členského státu. Celkově působí GDPR jako zdroj důvěry pro zaměstnavatele v celé Evropské unii, pokud jde o jejich zásady a postupy monitorování zaměstnanců.

Poskytuje jim totiž konkrétní návod, jak postupovat v případě nejistoty, zda jsou shromážděná data využívána k účelu, ke kterému byla původně určena. Taková nejistota může vzniknout, pokud existuje riziko, že shromážděné osobní údaje jsou zneužívány.

GDPR proto v podstatě pomáhá zaměstnavatelům zachovávat integritu, důvěrnost, odpovědnost, přesnost, spravedlnost a zákonnost při zpracování údajů.

Co očekávat v roce 2022?

Téměř 60 % zaměstnavatelů využívalo na začátku roku 2022 software pro monitorování zaměstnanců za účelem hodnocení jejich produktivity. Vzhledem k tomu, že změna paradigmatu pracovních modelů pokračuje, očekává se, že toto číslo se bude dále výrazně zvyšovat. Jak již bylo řečeno, tyto čtyři trendy změní v roce 2022 podobu monitorování zaměstnanců.

Co očekávat v roce 2022?
  1. Monitorování zaměstnanců jako nástroj řízení

    Ve snaze zvýšit produktivitu svých zaměstnanců se zaměstnavatelé stále častěji obracejí k řešením pro monitorování zaměstnanců namísto nadměrného přijímání a propouštění. Důvodem je skutečnost, že monitorování zaměstnanců pomáhá identifikovat pracovní návyky a vzorce produktivity zaměstnanců, a tím usnadňuje zaměstnavatelům přijímat rozhodnutí založená na datech pro zlepšení celkové výkonnosti.

  2. "Hybridní" povaha práce

    Více než 70 % amerických společností přijalo (nebo právě přijímá) hybridní pracovní model, který se stále častěji objevuje po celém světě. Vzhledem k tomu, že společnosti potřebují poskytnout kombinaci podpory, flexibility a svobody a zároveň zachovat určitou úroveň odpovědnosti, která se od zaměstnanců očekává, stává se řešením monitorování zaměstnanců.

  3. Automatizace monitorování a umělá inteligence v centru dění

    Cloudová řešení pro monitorování zaměstnanců se ve světě firem stále více prosazují. Díky pokročilým funkcím sledování času, analýzy chování, identifikace a detekce rizik tato řešení snižují potřebu manuálních zásahů, a tím i pracovní zátěž personálních oddělení.

  4. Priorita dobrých životních podmínek zaměstnanců

    Jedním z největších důvodů, proč se monitorování zaměstnanců stává stále populárnějším, je pravděpodobně to, že zaměstnavatelům poskytuje lepší přehled o jejich pracovnících. To jim také pomáhá zmírňovat a odhalovat nebezpečí, která mohou mít vliv na pohodu zaměstnanců. To je obzvláště důležité, protože zdravotní problémy na pracovišti mohou odčerpávat zdroje a produktivitu, zejména pokud je pracovní síla vzdálená a rozmístěná po celém světě.

Nejčastější dotazy

  1. Jak zaměstnavatelé sledují své zaměstnance?

    Zaměstnavatelé většinou sledují celkový pracovní výkon nebo docházku zaměstnanců prostřednictvím softwaru pro sledování zaměstnanců. V dnešní době se zaměstnavatelé stále častěji obracejí na tato řešení jako na zdroj motivace a odměňování svých zaměstnanců, zvyšování produktivity a řízení rozhodování.

  2. Co umí software pro monitorování zaměstnanců?

    Software pro sledování zaměstnanců se značně vyvinul a nyní se používá k mnohem více účelům než jen ke sledování pracovní doby. Tyto nástroje mohou podnikům pomoci sledovat zaměstnance na sociálních sítích a na webu, poskytovat zprávy o hodnocení výkonnosti, odhalovat rizika a podvody atd. - to vše při umožnění vzdáleného sledování.

  3. Zvyšuje monitorování zaměstnanců produktivitu?

    Software pro monitorování zaměstnanců poskytuje přehled o pracovních návycích a produktivitě zaměstnanců a pomáhá podnikům zjistit, co je třeba udělat pro zvýšení produktivity. Správný software pro monitorování zaměstnanců může pomoci identifikovat a kvantifikovat faktory ovlivňující produktivitu zaměstnanců, jako je pracovní prostředí, pracovní zátěž, úroveň zapojení atd.

  4. Jak se zaměstnanci cítí, když jsou monitorováni?

    To je subjektivní otázka. Zatímco některým zaměstnancům nemusí sledování vadit, jiní se mohou cítit ohrazeni. To závisí na několika faktorech, například na míře jejich důvěry v zaměstnavatele a vedení, na odvětví, ve kterém pracují, atd. Proto musí podniky přijmout nezbytná opatření (souhlas zaměstnanců) a zajistit, aby při dosahování svých cílů nenarušovaly soukromí svých zaměstnanců.

  5. Do jaké míry je vhodné sledovat činnosti zaměstnanců v práci?

    Neexistuje všeobecná shoda na tom, kdy a kolik činností by mělo být monitorováno. Způsob jejich řízení závisí na firemní kultuře, oboru podnikání a dalších faktorech. Většina odvětví, která zahrnují intenzivní zpracování a analýzu dat, jako je bankovnictví, finanční služby a zdravotnictví, se však obvykle poměrně výrazně zaměřuje na komplexní monitorování zaměstnanců.

  6. Je sledování zaměstnanců legální?

    Obecně ano. Organizace ve veřejném sektoru a v sociálních službách však mají často určitá omezení týkající se používání softwaru pro monitorování zaměstnanců. Kromě toho mohou mít státy různé zákony a předpisy, které upravují zaměstnance, řekněme, kamerového sledování, sběru dat atd. Zaměstnavatelé proto musí zavést odpovídající ochranná opatření na ochranu před možným narušením dat a zneužitím informací tím, že dodrží zákony o ochraně osobních údajů svého státu.

  7. Musí zaměstnavatelé informovat zaměstnance o monitorování?

    Nejlepším postupem je informovat zaměstnance, jakmile je (nebo má být) řešení pro monitorování zaměstnanců nasazeno. Zaměstnanci tak budou vědět, co jejich zaměstnavatel monitoruje a v jakém rozsahu. Umožní jim to také vyjádřit případné obavy.

  8. Je sledování zaměstnanců bez jejich vědomí legální?

    Legálnost tohoto postupu závisí na státních zákonech o ochraně osobních údajů. Některé státy to umožňují, pokud jsou splněny určité požadavky. I v takovém případě musí zaměstnanci souhlasit s tím, aby zaměstnavatel sledoval jejich aktivity, a zaměstnavatel musí ve svých zásadách ochrany osobních údajů uvést, co bude sledováno, jak to bude použito atd., aby se zabránilo případnému zneužití údajů.

  9. Lze monitorování zaměstnanců provádět eticky?

    Etické používání softwaru pro monitorování zaměstnanců závisí na tom, zda jsou příslušné digitální prostředky považovány za soukromé a důvěrné. Zaměstnavatelé se musí řídit platnými zákony pro případ porušení ochrany osobních údajů a právních důsledků. Je také nezbytné, aby zaměstnavatelé ve svých zásadách ochrany osobních údajů jasně uvedli, které části digitálních aktiv jejich zaměstnanců budou monitorovány, a umožnili zaměstnancům dát před zahájením monitorování souhlas. Pro vyjasnění této problematiky je vhodné, aby se zaměstnavatelé předtím, než se zaváží k softwaru pro monitorování zaměstnanců, poradili s právním poradcem.

  10. Je sledování e-mailů zaměstnanců legální?

    E-maily jsou nedílnou součástí každodenního pracovního procesu, a proto jsou často sledovány. Mnoho zaměstnavatelů používá software pro monitorování zaměstnanců, aby zkontrolovali zprávy, které porušují jejich firemní zásady, nebo ty, které jsou pro jejich podnikání kritické. Je však nezbytné, aby zaměstnavatel přijal nezbytná právní opatření a ujistil se, že je v rámci svých práv monitorovat e-maily zaměstnanců, zejména s ohledem na nesčetné množství zákonů a předpisů, které dnes upravují soukromí e-mailů.

  11. Proč je monitorování zaměstnanců důležité?

    Monitorování zaměstnanců je pro podniky nezbytné, aby si v dnešním digitálním světě udržely konkurenceschopnost. Pomáhá zaměstnavatelům a zaměstnancům sledovat jejich výkon a zlepšovat jej tím, že identifikuje faktory přispívající ke zvýšení produktivity, snížení fluktuace a absencí atd. Zaměstnavatelům také umožňuje pečovat o své podnikání a rozvíjet je díky shromažďování a analýze údajů o zaměstnancích, což jim pomáhá lépe porozumět jejich potřebám a přizpůsobit se měnícímu se prostředí.

  12. Proč je důležité používat monitorovací software pro celou kancelář?

    Software pro monitorování zaměstnanců lze použít ke sledování a pochopení vzorců chování zaměstnanců, které jsou pro každou firmu zásadní. Tyto vzorce mohou být podkladem pro budoucí personální politiku, změnu pracovní doby, potřeby školení atd. Pokud například podnik zaznamenává rostoucí počet zaměstnanců, kteří během pracovní doby kontrolují své osobní e-mailové účty nebo stránky elektronických obchodů, a mohl by chtít omezit jejich používání s cílem zvýšit produktivitu, mohou se vizualizace umožněné softwarem pro monitorování zaměstnanců ukázat jako mimořádně cenné.