Kiểm soát thông minh năng suất của nhân viên

Giám sát nhân viên là gì?

Giám sát nhân viên là việc thu thập thông tin về hoạt động của nhân viên tại nơi làm việc bằng nhiều phương pháp khác nhau: từ giám sát máy tính đến giám sát video. Mục tiêu chính là cải thiện năng suất, kiểm soát tài nguyên công ty và ngăn ngừa mất dữ liệu.

Nghiên cứu của International Data Corp (IDC) cho thấy nhân viên dành tới 40% thời gian truy cập Internet tại nơi làm việc cho mục đích cá nhân. Các yếu tố tiêu tốn nhiều thời gian nhất là mạng xã hội và trang mua sắm. Tổng cộng, mức thất thoát năng suất hằng năm có thể lên tới 40%.

Các loại giám sát nhân viên là gì?

• Theo dõi hoạt động web

  Theo dõi cách nhóm của bạn sử dụng Internet có thể hạn chế sự phân tâm. Ngoài ra, bạn có thể xác định nhu cầu đào tạo và tiết kiệm chi phí nhà cung cấp dịch vụ bằng cách cải thiện hiệu quả băng thông.

• Giám sát hoạt động máy tính

  Bao gồm việc giám sát các hoạt động liên quan đến công việc đã được cấu hình trên thiết bị thuộc sở hữu công ty. Hoạt động này có thể gồm sử dụng ứng dụng và trang web, ảnh chụp màn hình, hoạt động máy in, thời gian hoạt động và nhàn rỗi cùng các tính năng đã cấu hình khác.

• Theo dõi vị trí

  Thiết yếu cho những người làm việc ngoài hiện trường hoặc thường xuyên đi công tác. Theo dõi GPS giúp tìm thiết bị thuộc sở hữu công ty nếu bị đánh cắp hoặc thất lạc.

• Giám sát cuộc gọi

  Phổ biến đối với quản lý bán hàng hoặc nhân viên hỗ trợ khách hàng. Bản ghi âm cho phép quản lý đảm bảo nhân viên tuân thủ tiêu chuẩn giao tiếp và đào tạo thành viên mới.

• Giám sát video

  Hiệu quả nhất ở những nơi có mối lo ngại về an ninh của nhân viên và tài sản công ty. Giúp ngăn chặn trộm cắp hoặc phá hoại và đảm bảo điều kiện làm việc đáp ứng yêu cầu an ninh.

Làm thế nào để theo dõi năng suất tại nơi làm việc?

• Đặt kỳ vọng và thời hạn rõ ràng

  Đặt mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường không chỉ cho toàn doanh nghiệp mà còn cho từng nhóm và từng thành viên.

• Sử dụng phần mềm quản lý dự án

  Các ứng dụng này cho phép bạn theo dõi ai chịu trách nhiệm công việc nào và họ dành bao nhiêu thời gian cho công việc đó. Giao nhiệm vụ, đặt thời hạn và thảo luận dự án — tất cả trong một chương trình.

• Đo lường kết quả chứ không phải thời gian làm việc

  Hãy xem xét kết quả công việc, không chỉ thời gian nhân viên ở văn phòng. Đúng giờ không đồng nghĩa với năng suất.

• Đưa ra phản hồi

  Nếu bạn nhận thấy một nhân viên có năng suất thấp, họ có thể đang gặp khó khăn do thiếu đào tạo hoặc nhiệm vụ chưa rõ ràng. Hãy xây dựng văn hóa phản hồi hiệu quả trong công ty.

• Theo dõi hoạt động máy tính

  Phần mềm giám sát nhân viên như CleverControl giúp bạn nhìn vào quy trình làm việc và xem nhóm của bạn thực hiện nhiệm vụ như thế nào.

Phần mềm giám sát nhân viên làm gì?

Ngày nay, phần mềm giám sát nhân viên là phương pháp theo dõi năng suất phổ biến nhất. Quản trị viên hệ thống cài đặt chương trình giám sát trên máy tính của công ty. Sau đó, chương trình tự động theo dõi và diễn giải hoạt động.

Bạn có thể nhận dữ liệu được thu thập qua email, bộ nhớ đám mây hoặc bảng điều khiển trực tuyến của mình và luôn nắm rõ quy trình làm việc cả ở văn phòng và khi đi công tác.

Ưu và nhược điểm của việc giám sát nhân viên là gì?

Ưu điểm chính của việc giám sát nhân viên là cải thiện năng suất. Nó cũng giúp:

• phát hiện các mô hình làm việc kém hiệu quả hoặc khó khăn không lường trước
• phân tích quy trình làm việc và tối ưu hóa chúng
• tiết lộ sự cần thiết phải phân phối lại khối lượng công việc
• xác định nhu cầu đào tạo
• theo dõi thời gian làm việc và tham dự
• đảm bảo rằng nhân viên sử dụng tài nguyên của công ty một cách khôn ngoan
• ngăn chặn rò rỉ dữ liệu nhạy cảm
• cung cấp bằng chứng cần thiết trong điều tra nội bộ

Tuy nhiên, nhân viên có thể cảm thấy việc giám sát xâm phạm quyền riêng tư, xem đó là sự thiếu tin tưởng hoặc lo lắng về hiệu suất của mình. Người sử dụng lao động phải minh bạch về chính sách công ty và lý do giám sát.

Giám sát nhân viên có hợp pháp không?

Tại Hoa Kỳ, hầu hết các phương pháp giám sát đều hợp pháp. Người sử dụng lao động có thể giám sát việc sử dụng máy tính và Internet, tin nhắn riêng, email và cuộc gọi điện thoại trên các thiết bị thuộc sở hữu công ty.

Ở châu Âu, hầu hết các phương pháp giám sát nhân viên đều hợp pháp nếu tuân thủ GDPR. Bạn phải thông báo cho nhân viên về các phương pháp giám sát, nhận sự đồng ý của họ cho việc thu thập dữ liệu và bảo vệ dữ liệu đã thu thập.

Để đảm bảo việc giám sát trong công ty không vi phạm pháp luật, chúng tôi khuyến nghị luôn tham khảo luật địa phương và luật cấp bang của bạn. Bạn cũng nên minh bạch với nhân viên về lý do giám sát.