Nắm rõ thời gian làm việc của cả nhóm
Xem chính xác thời gian dành cho các dự án, với dữ liệu hoạt động để hỗ trợ mọi mục nhập. Không phỏng đoán hoặc tranh chấp về bảng chấm công.
- Dự án
Mỗi giờ được theo dõi đều được gán cho một dự án, giúp sắp xếp các báo cáo ngay từ đầu.
- Hoạt động
Mỗi dự án được chia thành các hoạt động cụ thể mà nhân viên thực sự thực hiện.
- Dữ liệu hỗ trợ
Mỗi mục nhập thời gian bao gồm các ứng dụng, trang web cũng như hoạt động bàn phím và chuột được ghi lại trong khoảng thời gian đó.
- XLSX & PDF
Sắp xếp bất kỳ loại báo cáo nào trong số 11 loại báo cáo từ một trang tổng quan duy nhất, trên bất kỳ thiết bị nào.
Phần mềm theo dõi thời gian là gì?
Theo dõi thời gian làm việc là ghi lại nhân viên làm việc bao lâu và làm những gì. Các bản ghi thường được gắn với dự án và hoạt động để có thể cộng số giờ theo dự án, hoạt động hoặc loại công việc, thay vì chỉ theo ngày.
Hầu hết các công cụ chỉ ghi lại thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc và nhãn. Điều này đủ để tính tổng số giờ trả lương, nhưng không trả lời các câu hỏi về hóa đơn bị tranh chấp, dự án vượt dự án hoặc tại sao hai nhân viên lại mô tả cùng một ngày làm việc 8 giờ một cách rất khác nhau.
CleverControl ghi lại giờ làm việc cùng với thông tin về nội dung trên màn hình trong thời gian đó. Mỗi khoảng thời gian được theo dõi bao gồm các ứng dụng đã sử dụng, các trang web đã truy cập và thời gian hoạt động hay không hoạt động. Do đó, các mục trong bảng chấm công có thể được kiểm tra dựa trên hoạt động thực tế.
Cách thức hoạt động của tính năng theo dõi thời gian của CleverControl
Nhân viên theo dõi ngày làm việc của mình chỉ bằng một cú nhấp chuột. Người quản lý xem ai đang làm việc gì, làm gì và liệu số giờ đã ghi có được dữ liệu hoạt động hỗ trợ hay không.
Nhân viên làm gì
- Lựa chọn dự án:
- Chọn dự án và hoạt động cụ thể mà bạn đang thực hiện. Bạn có thể tìm thấy chúng trong nháy mắt mà không cần tìm kiếm trong một danh sách dài.
- Điều khiển hẹn giờ:
- Nhấp vào Bắt đầu để bắt đầu theo dõi và Dừng khi bạn chuyển sang nội dung khác. Không có bước hoặc biểu mẫu bổ sung được yêu cầu.
- Nhắc nhở về thời gian chưa được ghi nhận:
- Nếu bạn bắt đầu làm việc trước khi bắt đầu hẹn giờ, lời nhắc sẽ giúp bạn chỉ định thời gian đó cho một dự án để nó không bị mất.
Điều người quản lý nhìn thấy
- Hiện trạng:
- Xem ai hiện đang làm việc, với thẻ trạng thái trực tiếp cho mỗi người và bộ đếm thời gian chạy cho toàn nhóm.
- Thời gian đã được sử dụng như thế nào:
- Xem dự án và hoạt động có thời gian được theo dõi nhiều nhất trong khoảng thời gian đã chọn. Nhấp vào một trong hai để lọc toàn bộ trang cho phù hợp.
- Dữ liệu hoạt động hỗ trợ:
- Xem các ứng dụng và trang web được sử dụng nhiều nhất trong số giờ được theo dõi: dữ liệu hỗ trợ tổng số, thay vì chỉ riêng tổng số.
- Khoảng thời gian cần xem xét:
- Khoảng thời gian được gắn cờ để xem xét sẽ xuất hiện trong một danh sách. Mở một hàng để kiểm tra ngữ cảnh và trực tiếp chỉnh sửa.
Công cụ theo dõi thời gian bên trong CleverControl
- Theo dõi thời gian bằng ảnh chụp màn hình
Ảnh chụp màn hình và dữ liệu trên các ứng dụng và trang web được sử dụng trong khoảng thời gian được theo dõi được tổng hợp thành báo cáo Bằng chứng có thể đính kèm với hóa đơn. Việc chụp này chỉ diễn ra trong khi khoảng thời gian theo dõi đang hoạt động.
- Theo dõi thời gian và chấm công
Xem thời gian bắt đầu, kết thúc và tổng thời gian làm việc của mỗi người trong ngày. Chế độ xem điểm danh cho biết người đó có đang làm việc hay không; Chế độ xem dự án cho thấy những gì họ đã làm.
- Theo dõi thời gian nhàn rỗi
Mỗi khoảng thời gian được theo dõi sẽ phân biệt thời gian hoạt động với thời gian có ít hoặc không có đầu vào bàn phím hoặc chuột. Một báo cáo Hoạt động thấp riêng biệt giúp bạn xem lại bối cảnh; riêng hoạt động thấp không chứng tỏ được rằng ai đó không làm việc.
- Theo dõi thời gian dự án
Công việc được ghi lại theo các hoạt động trong dự án. Tổng thời gian được tính theo cả dự án và hoạt động, đồng thời số giờ dự kiến sẽ được so sánh với số giờ thực tế để bạn có thể phát hiện tình trạng vượt mức trong khi vẫn còn thời gian để hành động.
- Tự động theo dõi thời gian
Tác nhân liên tục thu thập hoạt động của ứng dụng và trang web. Do đó, các khoảng thời gian không được gắn nhãn có thể được xây dựng lại và chỉ định sau thay vì bị mất khỏi bản ghi.
- Báo cáo
Đặt hàng 11 loại báo cáo trực tiếp từ trang tổng quan ở định dạng XLSX hoặc PDF. Các báo cáo bao gồm mọi thứ từ một khoảng thời gian được theo dõi đến bản tóm tắt cho toàn bộ nhóm.
Mười một loại báo cáo có thể yêu cầu ngay trên bảng điều khiển
Mọi báo cáo đều xuất phát từ cùng một dữ liệu được theo dõi — theo người, theo dự án hoặc theo toàn bộ nhóm, tổng số đều khớp.
| Báo cáo | Báo cáo thể hiện điều gì |
|---|---|
| Bảng chấm công | Công việc được thực hiện trong khoảng thời gian đã chọn, được chia nhỏ theo ngày, máy tính, dự án, hoạt động, thời gian được giao, thời gian hoạt động, thời gian nhàn rỗi và tỷ lệ phần trăm hoạt động. |
| Dự án | Thời gian thực tế dành cho một dự án, người thực hiện dự án, hoạt động nào chiếm thời gian đó cũng như dữ liệu trang web và ứng dụng hỗ trợ. |
| Nhân viên | Một ngày làm việc của nhân viên: phân bổ thời gian theo dự án, dòng thời gian, thời gian hoạt động và nhàn rỗi cũng như các ứng dụng và trang web được sử dụng nhiều nhất. |
| Hoạt động | Các loại công việc, chẳng hạn như hỗ trợ, họp, phát triển và nghiên cứu, trong các dự án. |
| Hoạt động thấp | Khoảng thời gian có ít hoạt động bàn phím hoặc chuột. Những điều này đòi hỏi phải xem xét bối cảnh chứ không phải là kết luận về hiệu suất của nhân viên. |
| Tóm tắt hàng tuần | Các dự án và nhân viên có thời gian được theo dõi nhiều nhất, khoảng thời gian hoạt động thấp và các dự án vượt quá số giờ dự kiến của họ. |
Theo dõi thời gian theo ngành và vai trò
Quy trình cơ bản là giống nhau giữa các ngành. Những thay đổi nào là cấu trúc dự án, số giờ dự kiến được so sánh với số giờ thực tế như thế nào và những báo cáo nào văn phòng cần gửi.
- Người làm nghề tự do
Một người, nhiều khách hàng, hóa đơn được hỗ trợ bởi hồ sơ công việc
- Đội từ xa
Công việc từ xa được hỗ trợ bởi bản ghi hoạt động
- Nhà tư vấn
Số giờ đã dùng trong gói tư vấn trả trước và công việc đã hoàn thành
- Kế toán viên
Thời gian dành cho mỗi khách hàng trong suốt quá trình tương tác, không chỉ gần thời hạn
Dành cho nhiều ngành nghề và vai trò
Cấu trúc tương tự áp dụng cho các ngành nghề mà chúng tôi chưa tạo trang dành riêng. Các kỹ sư và nhà phát triển thường theo dõi thời gian dựa trên vé và kho lưu trữ, vì vậy trang nhóm từ xa là trang phù hợp nhất. Các nhà thiết kế, kiến trúc sư và trợ lý ảo thường lập hóa đơn cho khách hàng, vì vậy trang tư vấn là điểm khởi đầu tốt hơn. Các cơ quan, nhà thầu và nhóm sản xuất sử dụng ba yếu tố giống nhau: dự án cho từng khách hàng hoặc công việc, hoạt động cho từng loại công việc và số giờ dự kiến khi có ngân sách thời gian.
Đội xây dựng và kỹ thuật viên hiện trường không được bảo hiểm: tác nhân chạy trên máy tính Windows, không phải điện thoại và không có đồng hồ dựa trên GPS. Công việc văn phòng và dự án trong các doanh nghiệp đó, bao gồm dự toán, thiết kế, quản lý và điều hành dự án, được bảo hiểm; công việc của phi hành đoàn tại chỗ thì không.
Số giờ dự kiến so với thời gian sử dụng thực tế
Đặt số giờ dự kiến cho một dự án. Bảng tổng số so sánh số giờ theo kế hoạch và số giờ thực tế, đồng thời hiển thị tỷ lệ phần trăm của quỹ thời gian đã sử dụng: 20 giờ theo kế hoạch, 16 giờ được theo dõi, 80% đã sử dụng.
Không liên quan đến mức tính lương theo giờ hoặc bảng lương. Mục đích là để xem liệu dự án có còn nằm trong phạm vi ngân sách thời gian dự kiến hay không trước khi quá muộn. Bản tóm tắt hàng tuần tự động nêu bật các dự án đã vượt quá số giờ dự kiến.
Ba bước từ thiết lập đến báo cáo đầu tiên của bạn
Tạo một dự án
Đặt tên và mô tả cho dự án, sau đó thêm các hoạt động của dự án. Các dự án đã hoàn thành sẽ được lưu trữ, lưu giữ lịch sử của chúng trong khi vẫn giữ danh sách lựa chọn ngắn gọn.
Chọn dự án và bắt đầu theo dõi
Dự án ngay lập tức xuất hiện trong menu khay hệ thống. Màn hình giới thiệu hiển thị ai chưa bắt đầu và ai đã làm việc.
Xem và báo cáo đơn hàng
Dữ liệu xuất hiện trong trang tổng quan khi thời gian theo dõi kết thúc. Đặt hàng bảng chấm công hoặc báo cáo Dự án đầu tiên của bạn trực tiếp từ bảng điều khiển.
Công cụ miễn phí, không cần tài khoản
- Bộ chuyển đổi thời gian 24 giờ
- Máy tính thẻ chấm công
- Máy tính giờ
- Máy tính làm thêm giờ
- Mẫu bảng chấm công
- Hẹn giờ trực tuyến
Câu hỏi thường gặp
Theo dõi thời gian của nhân viên là gì?
Theo dõi thời gian làm việc là ghi lại nhân viên làm việc bao lâu và làm những gì. Các bản ghi thường được gắn với dự án và hoạt động để có thể cộng số giờ theo dự án, hoạt động hoặc loại công việc, thay vì chỉ theo ngày.
Nhân viên có phải khởi động hẹn giờ theo cách thủ công không?
Có. Nhân viên chọn một dự án và hoạt động, sau đó nhấp vào Bắt đầu. Nếu công việc bắt đầu trước khi bộ hẹn giờ bắt đầu, lời nhắc sẽ đề xuất bắt đầu theo dõi và phân công dự án để thời gian không bị bỏ sót.
Điều gì sẽ xảy ra với thời gian không được giao dự án?
Thời gian vẫn được ghi lại và xuất hiện trong một báo cáo thời gian Chưa được phân loại riêng biệt, thay vì chỉ trong tổng thể. Sau đó nó có thể được xem xét và giao cho một dự án.
Hệ điều hành nào được hỗ trợ?
Ứng dụng chạy trên máy tính Windows. Phần mềm không bao gồm công việc thực hiện ngoài máy tính, chẳng hạn như thi công xây dựng, lái xe hoặc làm việc trên dây chuyền sản xuất.
Báo cáo có thể được xuất sang những định dạng nào?
XLSX hoặc PDF, được đặt hàng trực tiếp từ trang tổng quan.
Người quản lý có thể sửa thời gian đã theo dõi của ai đó không?
Có. Mỗi chỉnh sửa được ghi lại tự động, bao gồm ai thực hiện, khi nào và khoảng thời gian được thay đổi. Điều này bảo tồn một hồ sơ chính xác và có thể theo dõi.
Cần kiểm tra gì trước khi chọn phần mềm theo dõi thời gian?
- Không dùng phần mềm để kiểm soát từng hành động của nhân viên. Dữ liệu chi tiết đến từng phút không đủ để kết luận ai đó đang né tránh công việc; cách đánh giá như vậy sẽ làm mất lòng tin.
- Không thực hiện giám sát mà không thông báo cho nhân viên. Trước khi kích hoạt nó, hãy giải thích dữ liệu nào được thu thập, lý do và cách dữ liệu đó sẽ và sẽ không được sử dụng.
- Kiểm tra xem phần mềm có phù hợp với cách làm việc của nhóm bạn không. Đại lý chỉ dành cho Windows không bao gồm đội xây dựng, tài xế hoặc công nhân sản xuất không làm việc trên máy tính.
- Tập trung vào các dự án: công việc nào tốn nhiều thời gian hơn là đánh giá xem ai đang làm việc hay không.
- Kiểm tra các yêu cầu cục bộ trước khi triển khai. Luật giám sát nhân viên khác nhau tùy theo khu vực pháp lý và GDPR sẽ được áp dụng nếu bạn có nhân viên ở EU.
Hãy tự mình thử hoặc xem nó hoạt động
Bắt đầu dùng thử miễn phí và theo dõi số giờ của riêng bạn hoặc mở bản demo trực tiếp để khám phá dữ liệu hiện có của nhóm. Không cần thẻ tín dụng trong cả hai trường hợp.