Câu hỏi thường gặp

Phần mềm giám sát nhân viên cho phép các tổ chức theo dõi giờ làm việc và phân tích cách nhân viên sử dụng thời gian làm việc và thiết bị của công ty. Phần mềm như vậy thường giám sát thời điểm bắt đầu và kết thúc ngày làm việc, thời gian nhàn rỗi, hoạt động của máy tính, việc sử dụng ứng dụng và trang web, hoạt động giao tiếp và trong một số trường hợp, cả vị trí. Các công ty sử dụng phần mềm giám sát nhân viên để đánh giá năng suất, tăng cường bảo mật, bảo vệ dữ liệu và đảm bảo tuân thủ chính sách của công ty.

Thông thường, phần mềm giám sát nhân viên là một chương trình nhỏ (đôi khi được gọi là tác nhân) mà người sử dụng lao động cài đặt trên máy tính hoặc thiết bị của nhân viên. Tác nhân thu thập dữ liệu về các hoạt động khác nhau và truyền dữ liệu đó đến máy chủ trung tâm hoặc bảng điều khiển, nơi nhân viên được ủy quyền, chẳng hạn như người quản lý và quản trị viên, có thể xem và phân tích dữ liệu đó.

Khi được thực hiện một cách minh bạch và có cân nhắc về mặt đạo đức, giám sát nhân viên là một công cụ mạnh mẽ để tăng năng suất. Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình làm việc, giúp phát hiện sự thiếu hiệu quả và khuyến khích các biện pháp dựa trên dữ liệu để cải thiện tình hình. Bên cạnh đó, nhận thức về việc bị giám sát có thể khuyến khích nhân viên tập trung vào nhiệm vụ.

Khi chọn phần mềm giám sát nhân viên, hãy xem xét các tính năng phù hợp với nhu cầu của bạn, chẳng hạn như theo dõi giờ làm việc, cải thiện năng suất hoặc duy trì bảo mật. Các tính năng có giá trị là:

1. time tracking;
2. giám sát việc sử dụng trang web và ứng dụng;
3. phát hiện thời gian nhàn rỗi;
4. ảnh chụp màn hình/ghi màn hình;
5. báo cáo và phân tích;
6. cảnh báo và thông báo;
7. bảng điều khiển giám sát trực tuyến;
8. integrations.

Giám sát nhân viên rất quan trọng vì nó góp phần tạo nên một môi trường làm việc an toàn, hiệu quả, tuân thủ và năng suất hơn. Nó cung cấp cho nhà tuyển dụng những hiểu biết có giá trị về cách sử dụng thời gian làm việc, giúp:

1. nêu bật các quy trình làm việc không hiệu quả;
2. nâng cao năng suất;
3. tăng cường an ninh;
4. đảm bảo tuân thủ các chính sách của công ty và các yêu cầu pháp lý;
5. tối ưu hóa tài nguyên
6. hỗ trợ đánh giá hiệu suất.

Khi được thực hiện một cách chu đáo và minh bạch, việc giám sát nhân viên sẽ mang lại một số kết quả tích cực cho cả tổ chức và nhân viên. Nó là một công cụ mạnh mẽ để cải thiện hiệu quả và năng suất công việc. Nó có thể khuyến khích nhân viên chịu trách nhiệm về giờ làm việc của họ, xác định nhu cầu đào tạo và giúp người quản lý ghi nhận và khen thưởng hiệu quả công việc. Ngoài ra, giám sát nhân viên giúp bảo vệ công ty khỏi các hành vi vi phạm dữ liệu, mối đe dọa trên mạng và hành vi không phù hợp, tạo môi trường làm việc an toàn hơn cho mọi người.

Lợi ích chính của việc giám sát nhân viên là hiệu suất và năng suất tốt hơn, bảo mật dữ liệu nâng cao, giảm rủi ro hoặc mối đe dọa nội bộ, cải thiện trách nhiệm giải trình, quản lý và phân bổ nguồn lực tốt hơn cũng như đưa ra quyết định sáng suốt.

Mặt khác, việc giám sát có thể làm giảm tinh thần của nhân viên, làm suy yếu niềm tin, tạo ra căng thẳng và áp lực không mong muốn, đồng thời ảnh hưởng tiêu cực đến văn hóa công ty. Ngoài ra, nếu việc theo dõi được thực hiện mà không xem xét các quy định hiện hành, nó có thể gây ra những lo ngại về mặt pháp lý và đạo đức.

Các nhà tuyển dụng thường tuyên bố rằng họ theo dõi và giám sát hành vi của nhân viên để cải thiện năng suất, tăng cường bảo mật và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, đảm bảo tuân thủ các chính sách nội bộ và quy định bên ngoài, ngăn chặn hành vi trộm cắp thời gian và hiểu rõ hơn về mô hình công việc để quản lý tài nguyên và đánh giá hiệu suất tốt hơn.

Các lý do kinh doanh chính để giám sát nhân viên bao gồm bảo vệ tài sản và sở hữu trí tuệ của công ty, giảm thiểu trách nhiệm pháp lý thông qua việc tuân thủ và lưu trữ hồ sơ cũng như tối ưu hóa quy trình làm việc. Ngoài ra, giám sát nhân viên là nguồn dữ liệu có giá trị để hỗ trợ các quyết định nhằm cải thiện hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận tổng thể.

Những rủi ro này bao gồm khả năng gây tổn hại đến niềm tin và tinh thần của nhân viên, làm tăng căng thẳng và lo lắng trong lực lượng lao động, đối mặt với những thách thức pháp lý liên quan đến vi phạm quyền riêng tư, hiểu sai dữ liệu có thể dẫn đến đối xử không công bằng và có khả năng cản trở sự sáng tạo và đổi mới do bị giám sát liên tục.

Các nhà phê bình lo ngại rằng các chương trình giám sát nhân viên có thể dẫn đến văn hóa làm việc nặng về giám sát, làm xói mòn sự riêng tư, giảm quyền tự chủ, tăng căng thẳng và kiệt sức liên quan đến công việc, tạo ra sự mất cân bằng quyền lực giữa người sử dụng lao động và nhân viên và có thể được sử dụng để phân biệt đối xử với một số công nhân hoặc ngăn chặn việc tổ chức nơi làm việc hợp pháp.

Tính hợp pháp của việc giám sát nhân viên phụ thuộc vào vị trí. Nói chung, nó là hợp pháp ở nhiều khu vực pháp lý, bao gồm Hoa Kỳ, Châu Âu và Ấn Độ. Tuy nhiên, phạm vi hoạt động mà người sử dụng lao động có thể giám sát có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định hiện hành của tiểu bang và địa phương. Ngoài ra, các tổ chức thường có nghĩa vụ thông báo cho nhân viên về việc giám sát.

Nói chung, người sử dụng lao động được phép theo dõi việc sử dụng máy tính và internet trên thiết bị của công ty, giám sát thông tin liên lạc liên quan đến công việc thông qua hệ thống nhắn tin và email của công ty, đồng thời sử dụng giám sát video ở các khu vực làm việc chung. Việc giám sát các thiết bị cá nhân, thông tin liên lạc riêng tư hoặc các khu vực riêng tư như phòng vệ sinh thường bị hạn chế hoặc bị cấm.

Việc xác định một đạo luật giám sát nhân viên “yếu nhất” là rất khó. Các khung pháp lý khác nhau đáng kể giữa các khu vực pháp lý: một số cung cấp các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên ở mức tối thiểu, trong khi các khung pháp lý khác có yêu cầu chặt chẽ hơn về thông báo và sự đồng ý. Nói chung, các khu vực có ít quy chế cụ thể hơn về giám sát điện tử và quyền riêng tư tại nơi làm việc có thể cung cấp ít sự bảo vệ hơn cho nhân viên.

Nhân viên có thể kiểm tra phần mềm giám sát bằng cách tìm kiếm các quy trình lạ đang chạy trong Trình quản lý tác vụ hoặc trình giám sát hệ thống trên máy tính của họ, phân tích hoạt động mạng để phát hiện hoạt động truyền dữ liệu bất thường và sử dụng các chương trình bảo mật.

Có một số dấu hiệu cho thấy chủ nhân có thể đang giám sát máy tính: hành vi bất thường của máy tính, chẳng hạn như hiệu suất chậm, cửa sổ bật lên hoặc lỗi lạ, các quy trình đáng ngờ trong Trình quản lý tác vụ hoặc Trình giám sát hoạt động (trên macOS) hoặc hoạt động mạng tăng lên. Nếu nhân viên nhận thấy những dấu hiệu này, họ có thể kiểm tra các ứng dụng đã cài đặt để tìm những tên lạ, sử dụng phần mềm bảo mật hoặc chống vi-rút hoặc tham khảo ý kiến ​​​​chuyên gia CNTT hoặc nhân sự trong tổ chức của họ.

Trên macOS, nhân viên có thể mở Trình giám sát hoạt động để xem các tiến trình đang chạy và xác định các ứng dụng lạ hoặc đáng ngờ. Người ta cũng có thể kiểm tra các mục đăng nhập và khởi chạy các tác nhân khởi động tự động, xem xét tiện ích mạng để tìm các kết nối bất thường và kiểm tra Cài đặt/Tùy chọn hệ thống để biết các cấu hình đã cài đặt có thể cho biết việc quản lý hoặc giám sát thiết bị.

Nói chung, việc cố gắng chặn phần mềm giám sát nhân viên trên thiết bị thuộc sở hữu của công ty là không nên. Nó có thể vi phạm chính sách của công ty, có khả năng dẫn đến biện pháp kỷ luật, bao gồm cả việc sa thải. Các phương pháp kỹ thuật nhằm cản trở việc giám sát, chẳng hạn như sử dụng máy ảo, cố gắng vô hiệu hóa các quy trình hoặc sử dụng các công cụ để bắt chước hoạt động, có thể bị người sử dụng lao động phát hiện và có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Tốt nhất là bạn nên hiểu và tuân thủ các chính sách giám sát của công ty bạn.

CleverControl là một phần mềm dựa trên đám mây nên tất cả dữ liệu được CleverControl Agent cài đặt trên máy tính của nhân viên ghi lại sẽ được lưu trên một máy chủ bảo mật từ xa. Và để truy cập dữ liệu bạn cần đăng ký tài khoản để có thể xem lại thông tin của mình một cách an toàn trên máy chủ từ xa.

CleverControl tương thích với Windows OS và OS X nên bạn có thể cài đặt nó trên bất kỳ máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn nào chạy bất kỳ phiên bản Windows nào, kể cả phiên bản mới nhất – Microsoft Windows 10 hoặc bất kỳ OS X nào từ phiên bản 10.13 High Sierra trở lên.

Chúng tôi tin rằng sẽ thuận tiện hơn cho bạn khi đăng ký tài khoản trước khi cài đặt CleverControl Agent. Bởi vì để hoàn tất quá trình cài đặt, bạn sẽ cần nhập chi tiết tài khoản của mình để thiết lập kết nối với máy chủ đám mây. Vì vậy, nếu bạn chưa có tài khoản, bạn sẽ được nhắc tạo một tài khoản.

CleverControl nhằm mục đích giám sát nhân viên hợp pháp trên các thiết bị thuộc sở hữu của công ty và phải được sử dụng với sự cho phép phù hợp, thông báo cho nhân viên và chính sách nội bộ. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo cho nhân viên về việc giám sát và định cấu hình phần mềm theo luật hiện hành và các yêu cầu về quyền riêng tư tại nơi làm việc. Nhân viên có thể truy cập vào dữ liệu được thu thập thông qua tính năng Tự giám sát.

Không. CleverControl không còn hỗ trợ giám sát ẩn hoặc bí mật. Phần mềm được thiết kế dành riêng cho việc giám sát nơi làm việc một cách minh bạch. Tìm hiểu thêm trên trang Cập nhật phần mềm của chúng tôi.

Đúng. CleverControl Agent có thể ghi lại hoạt động liên quan đến công việc đã được định cấu hình trên các thiết bị được công ty ủy quyền, theo chính sách giám sát của tổ chức và luật hiện hành. Các báo cáo có thể bao gồm việc sử dụng ứng dụng, hoạt động trang web, ảnh chụp màn hình và các tính năng được kích hoạt khác, nếu được pháp luật cho phép và tiết lộ hợp lý.

Đúng. CleverControl có thể ghi lại hoạt động trang web đã định cấu hình trên các thiết bị được công ty ủy quyền. Tùy thuộc vào cài đặt, luật hiện hành và chính sách nội bộ của công ty, người quản lý được ủy quyền có thể xem xét các trang web đã truy cập và ảnh chụp màn hình liên quan.

Có, chặn trang web là một trong những chức năng của CleverControl Agent. Bạn có thể chặn một số trang web nhất định hoặc toàn bộ danh mục, chẳng hạn như tất cả các mạng xã hội. Bạn có thể làm điều đó trong phần “Cài đặt từ xa” trong tài khoản của mình.

Để xem dữ liệu từ CleverControl Agent, bạn cần đăng nhập tài khoản từ xa của mình vào bảng điều khiển: https://dashboard.clevercontrol.com/. Bạn có thể sử dụng bất kỳ trình duyệt web nào trên bất kỳ thiết bị nào để đăng nhập.

Hiện tại, cần có quyền truy cập vào máy tính với quyền quản trị viên để cài đặt chương trình. Tuy nhiên quá trình cài đặt sẽ chỉ mất một vài phút.

Tất cả cài đặt có thể được thay đổi và áp dụng từ xa trong tài khoản bảng điều khiển của bạn. Chuyển đến tab “Cài đặt từ xa” thay đổi cài đặt và nhấp vào “Áp dụng trên máy tính này” hoặc “Áp dụng trên tất cả các máy tính”.

Thời hạn lưu trữ khác nhau tùy thuộc vào loại dữ liệu và như sau: Sự kiện - một năm, Ảnh chụp màn hình - sáu tháng, Ghi màn hình và Ghi âm cuộc gọi - một tháng. Sau đó, dữ liệu sẽ tự động bị xóa mà không có khả năng phục hồi. Nếu muốn giữ nhật ký sự kiện và ảnh chụp màn hình ngoài thời gian đó, bạn có thể sử dụng Báo cáo để xuất dữ liệu.

Giấy phép trọn đời bao gồm tất cả các tính năng cơ bản của CleverControl: ảnh chụp màn hình, theo dõi các trang web đã truy cập, giám sát hoạt động của máy in, v.v. Ngoài ra, bạn còn có quyền truy cập vào các tính năng bổ sung như Ghi màn hình và Ghi âm cuộc gọi.

Có, chúng có sẵn với giấy phép trọn đời.

Không. Giấy phép trọn đời chỉ dành cho CleverControl On-Premise.

Tất cả các bản cập nhật phiên bản do CleverControl thực hiện đều miễn phí vĩnh viễn.

Không, hỗ trợ kỹ thuật là miễn phí mãi mãi. Bạn có thể liên hệ với nhóm hỗ trợ của chúng tôi nếu có bất kỳ câu hỏi nào về sản phẩm 24/7 tại bộ phận hỗ trợ [at]smartcontrol.com.