Câu hỏi thường gặp

Thông thường, phần mềm giám sát nhân viên là một chương trình nhỏ (đôi khi được gọi là tác nhân) mà người sử dụng lao động cài đặt trên máy tính hoặc thiết bị của nhân viên. Tác nhân này hoạt động ở chế độ nền và thu thập dữ liệu về các hoạt động khác nhau. Dữ liệu được thu thập sau đó sẽ được truyền đến máy chủ trung tâm hoặc bảng điều khiển, nơi những người được ủy quyền, chẳng hạn như người quản lý và quản trị viên, có thể xem và phân tích dữ liệu đó.

Khi được thực hiện một cách minh bạch và có cân nhắc về mặt đạo đức, giám sát nhân viên là một công cụ mạnh mẽ để tăng năng suất. Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình làm việc, giúp phát hiện sự thiếu hiệu quả và khuyến khích các biện pháp dựa trên dữ liệu để cải thiện tình hình. Bên cạnh đó, nhận thức về việc bị giám sát có thể khuyến khích nhân viên tập trung vào nhiệm vụ.

Khi chọn phần mềm giám sát nhân viên, hãy xem xét các tính năng phù hợp với nhu cầu của bạn, chẳng hạn như theo dõi giờ làm việc, cải thiện năng suất hoặc duy trì bảo mật. Các tính năng có giá trị là:

1. theo dõi thời gian;

2. giám sát việc sử dụng trang web và ứng dụng;

3. phát hiện thời gian nhàn rỗi;

4. ảnh chụp màn hình/ghi màn hình;

5. báo cáo và phân tích;

6. cảnh báo và thông báo;

7. bảng điều khiển giám sát trực tuyến;

8. tích hợp.

Giám sát nhân viên rất quan trọng vì nó góp phần tạo ra một môi trường làm việc an toàn, hiệu quả, tuân thủ và năng suất hơn. Nó cung cấp cho nhà tuyển dụng những hiểu biết có giá trị về cách sử dụng thời gian làm việc, giúp:

1. nêu bật các quy trình làm việc không hiệu quả;

2. nâng cao năng suất;

3. tăng cường an ninh;

4. đảm bảo tuân thủ các chính sách của công ty và các yêu cầu pháp lý;

5. tối ưu hóa tài nguyên

6. hỗ trợ đánh giá hiệu suất.

Khi được thực hiện một cách chu đáo và minh bạch, việc giám sát nhân viên sẽ mang lại một số kết quả tích cực cho cả tổ chức và nhân viên. Nó là một công cụ mạnh mẽ để cải thiện hiệu quả và năng suất công việc. Nó có thể khuyến khích nhân viên chịu trách nhiệm về giờ làm việc của họ, xác định nhu cầu đào tạo và giúp người quản lý ghi nhận và khen thưởng hiệu quả công việc. Ngoài ra, giám sát nhân viên giúp bảo vệ công ty khỏi các hành vi vi phạm dữ liệu, mối đe dọa trên mạng và hành vi không phù hợp, tạo môi trường làm việc an toàn hơn cho mọi người.

Lợi ích chính của việc giám sát nhân viên là hiệu suất và năng suất tốt hơn, bảo mật dữ liệu nâng cao, giảm rủi ro hoặc mối đe dọa nội bộ, cải thiện trách nhiệm giải trình, quản lý và phân bổ nguồn lực tốt hơn cũng như đưa ra quyết định sáng suốt.

Mặt khác, việc giám sát có thể làm giảm tinh thần của nhân viên, làm suy yếu niềm tin, tạo ra căng thẳng và áp lực không mong muốn, đồng thời ảnh hưởng tiêu cực đến văn hóa công ty. Ngoài ra, nếu việc theo dõi được thực hiện mà không xem xét các quy định hiện hành, nó có thể gây ra những lo ngại về mặt pháp lý và đạo đức.

Các nhà tuyển dụng thường tuyên bố rằng họ theo dõi và giám sát hành vi của nhân viên để cải thiện năng suất, tăng cường bảo mật và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, đảm bảo tuân thủ các chính sách nội bộ và quy định bên ngoài, ngăn chặn hành vi trộm cắp thời gian và hiểu rõ hơn về mô hình công việc để quản lý tài nguyên và đánh giá hiệu suất tốt hơn.

Các lý do kinh doanh chính để giám sát nhân viên bao gồm bảo vệ tài sản và sở hữu trí tuệ của công ty, giảm thiểu trách nhiệm pháp lý thông qua việc tuân thủ và lưu trữ hồ sơ cũng như tối ưu hóa quy trình làm việc. Ngoài ra, giám sát nhân viên là nguồn dữ liệu có giá trị để hỗ trợ các quyết định nhằm cải thiện hiệu quả kinh doanh và lợi nhuận tổng thể.

Những rủi ro này bao gồm khả năng gây tổn hại đến niềm tin và tinh thần của nhân viên, làm tăng căng thẳng và lo lắng trong lực lượng lao động, đối mặt với những thách thức pháp lý liên quan đến vi phạm quyền riêng tư, hiểu sai dữ liệu có thể dẫn đến đối xử không công bằng và có khả năng cản trở sự sáng tạo và đổi mới do bị giám sát liên tục.

Các nhà phê bình lo ngại rằng các chương trình giám sát nhân viên có thể dẫn đến văn hóa làm việc nặng về giám sát, làm xói mòn sự riêng tư, giảm quyền tự chủ, tăng căng thẳng và kiệt sức liên quan đến công việc, tạo ra sự mất cân bằng quyền lực giữa người sử dụng lao động và nhân viên và có thể được sử dụng để phân biệt đối xử với một số công nhân hoặc ngăn chặn việc tổ chức nơi làm việc hợp pháp.

Tính hợp pháp của việc giám sát nhân viên phụ thuộc vào vị trí. Nói chung, nó là hợp pháp ở nhiều khu vực pháp lý, bao gồm Hoa Kỳ, Châu Âu và Ấn Độ. Tuy nhiên, phạm vi hoạt động mà người sử dụng lao động có thể giám sát có thể khác nhau tùy thuộc vào quy định hiện hành của tiểu bang và địa phương. Ngoài ra, các tổ chức thường có nghĩa vụ thông báo cho nhân viên về việc giám sát.

Nói chung, người sử dụng lao động được phép theo dõi việc sử dụng máy tính và internet trên thiết bị của công ty, giám sát thông tin liên lạc liên quan đến công việc thông qua hệ thống nhắn tin và email của công ty, đồng thời sử dụng giám sát video ở các khu vực làm việc chung. Việc giám sát các thiết bị cá nhân, thông tin liên lạc riêng tư hoặc các khu vực riêng tư như phòng vệ sinh thường bị hạn chế hoặc bị cấm.

Identifying a single "weakest" employee monitoring law is difficult. Legal frameworks differ significantly across jurisdictions: some deliver minimal employee privacy protections, while others have stricter notification and consent requirements. Generally, areas with fewer specific statutes addressing electronic monitoring and workplace privacy may offer less protection to employees.

Nhân viên có thể kiểm tra phần mềm giám sát bằng cách tìm kiếm các quy trình lạ đang chạy trong Trình quản lý tác vụ hoặc trình giám sát hệ thống trên máy tính của họ, phân tích hoạt động mạng để phát hiện các hoạt động truyền dữ liệu bất thường và sử dụng các chương trình chống phần mềm gián điệp. Tuy nhiên, phần mềm giám sát nâng cao có thể được thiết kế để chạy ở chế độ ẩn và khó bị phát hiện.

Có một số dấu hiệu cho thấy chủ nhân có thể đang giám sát máy tính: hành vi bất thường của máy tính, chẳng hạn như hiệu suất chậm, cửa sổ bật lên hoặc lỗi lạ, các quy trình đáng ngờ trong Trình quản lý tác vụ hoặc Trình giám sát hoạt động (trên macOS) hoặc hoạt động mạng tăng lên. Nếu nhân viên nhận thấy những dấu hiệu này, họ có thể kiểm tra các ứng dụng đã cài đặt để tìm những tên lạ, sử dụng phần mềm chống vi-rút hoặc chống phần mềm độc hại hoặc tham khảo ý kiến ​​​​chuyên gia CNTT hoặc nhân sự trong tổ chức của họ.

Trên macOS, nhân viên có thể mở Trình giám sát hoạt động để xem các tiến trình đang chạy và xác định các ứng dụng lạ hoặc đáng ngờ. Người ta cũng có thể kiểm tra các mục đăng nhập và khởi chạy các tác nhân khởi động tự động, xem xét tiện ích mạng để tìm các kết nối bất thường và kiểm tra Cài đặt/Tùy chọn hệ thống để biết các cấu hình đã cài đặt có thể cho biết việc quản lý hoặc giám sát thiết bị.

Nói chung, việc cố gắng chặn phần mềm giám sát nhân viên trên thiết bị thuộc sở hữu của công ty là không nên. Nó có thể vi phạm chính sách của công ty, có khả năng dẫn đến biện pháp kỷ luật, bao gồm cả việc sa thải. Các phương pháp kỹ thuật nhằm cản trở việc giám sát, chẳng hạn như sử dụng máy ảo, cố gắng vô hiệu hóa các quy trình hoặc sử dụng các công cụ để bắt chước hoạt động, có thể bị người sử dụng lao động phát hiện và có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng. Tốt nhất là bạn nên hiểu và tuân thủ các chính sách giám sát của công ty bạn.

CleverControl tương thích với Windows OS và OS X nên bạn có thể cài đặt nó trên mọi máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn chạy bất kỳ phiên bản Windows nào, kể cả phiên bản mới nhất – Microsoft Windows 10 hoặc bất kỳ OS X nào từ phiên bản 10.13 High Sierra trở lên.

Chúng tôi tin rằng sẽ thuận tiện hơn cho bạn khi đăng ký tài khoản trước khi cài đặt CleverControl Agent. Bởi vì để hoàn tất quá trình cài đặt, bạn sẽ cần nhập chi tiết tài khoản của mình để thiết lập kết nối với máy chủ đám mây. Vì vậy, nếu bạn chưa có tài khoản, bạn sẽ được nhắc tạo một tài khoản.

Vâng, nó có thể. CleverControl Agent có một chế độ ẩn mà người dùng không thể nhìn thấy nó trong Khay hệ thống hoặc các chương trình đã cài đặt. Vì vậy, nó sẽ không làm gián đoạn công việc của nhân viên và không để họ tránh bị giám sát bằng cách vô hiệu hóa chương trình.

Có, CleverControl Agent được cài đặt trên máy tính có khả năng kiểm soát và ghi lại mọi hành động của người dùng cả trực tuyến và ngoại tuyến như trò chuyện, mạng xã hội, ứng dụng và hoạt động bàn phím.

Có, CleverControl Agent giám sát và lưu tất cả các URL được người dùng truy cập. Và bạn không chỉ có thể xem trang web nào đã được truy cập mà còn có thể xem tất cả hoạt động được ghi lại trên đó, bao gồm cả thao tác gõ phím và ảnh chụp màn hình.

Có, chặn trang web là một trong những chức năng của CleverControl Agent. Bạn có thể chặn một số trang web nhất định hoặc toàn bộ danh mục, chẳng hạn như tất cả các mạng xã hội. Bạn có thể làm điều đó trong phần “Cài đặt từ xa” trong tài khoản của mình.

Để xem dữ liệu từ CleverControl Agent, bạn cần đăng nhập tài khoản từ xa của mình vào bảng điều khiển: https://dashboard.clevercontrol.com/. Bạn có thể sử dụng bất kỳ trình duyệt web nào trên bất kỳ thiết bị nào để đăng nhập.

Hiện tại, cần có quyền truy cập vào máy tính với quyền quản trị viên để cài đặt chương trình. Tuy nhiên quá trình cài đặt sẽ chỉ mất một vài phút.

Tất cả cài đặt có thể được thay đổi và áp dụng từ xa trong tài khoản bảng điều khiển của bạn. Chuyển đến tab “Cài đặt từ xa” thay đổi cài đặt và nhấp vào “Áp dụng trên máy tính này” hoặc “Áp dụng trên tất cả các máy tính”.

Các điều khoản lưu trữ khác nhau tùy thuộc vào loại dữ liệu và như sau: Sự kiện - một năm, Ảnh chụp màn hình - sáu tháng, Ghi màn hình, Ghi webcam và Ghi âm cuộc gọi - một tháng. Sau đó, dữ liệu sẽ tự động bị xóa mà không có khả năng phục hồi. Nếu muốn giữ nhật ký sự kiện và ảnh chụp màn hình ngoài thời gian đó, bạn có thể sử dụng Báo cáo để xuất dữ liệu.

CleverControl khởi động khi bạn bật máy tính theo mặc định. Đôi khi bạn có thể cần nó để chạy vào thời gian đã lên lịch trong ngày. Không thể lập lịch để CleverControl tự động khởi động thông qua cài đặt trong phiên bản hiện tại của chương trình. Tuy nhiên, bạn có thể làm điều đó với sự trợ giúp của Windows Task Scheduler.

Theo mặc định, CleverControl luôn chạy trong khi máy tính được giám sát đang bật. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng máy tính cá nhân để làm việc, bạn sẽ muốn ngừng giám sát khi ngày làm việc kết thúc. Không thể lập lịch để CleverControl tự động dừng thông qua cài đặt trong phiên bản hiện tại của chương trình. Tuy nhiên, bạn có thể làm điều đó với sự trợ giúp của Windows Task Scheduler.

Nhận dạng khuôn mặt không được bao gồm trong đăng ký cơ bản. Để bắt đầu sử dụng, bạn nên mua bổ sung Webcam Recording. Nếu đã có nó, bạn nên cập nhật chương trình trên các máy tính được giám sát lên phiên bản mới nhất.

Sau đó, hãy làm theo các bước sau để kích hoạt Nhận dạng khuôn mặt:

1) Đi tới bảng điều khiển trực tuyến > Tài khoản > Máy tính và đảm bảo rằng Ghi webcam đã được bật.

2) Nhấp vào nút Setup Computer dưới tên máy tính.

3) Chuyển đến tab Phương tiện và cuộn xuống phần Nhận dạng khuôn mặt. Bật tùy chọn Nhận dạng khuôn mặt và chọn webcam trong menu thả xuống. Đã hoàn tất!

Sau đó, bạn có thể tìm thấy báo cáo trên tab Nhận dạng khuôn mặt trên trang tổng quan.

Giấy phép trọn đời bao gồm tất cả các tính năng cơ bản của CleverControl: ảnh chụp màn hình, theo dõi các trang web đã truy cập, giám sát hoạt động của máy in, v.v. Ngoài ra, bạn có quyền truy cập vào tất cả các tính năng bổ sung: Ghi màn hình, Ghi webcam + Nhận dạng khuôn mặt và Ghi âm cuộc gọi.

Có, chúng có sẵn với giấy phép trọn đời.

Không. Giấy phép trọn đời chỉ dành cho CleverControl On-Premise.

Tất cả các bản cập nhật phiên bản do CleverControl thực hiện đều miễn phí vĩnh viễn.

Không, hỗ trợ kỹ thuật là miễn phí mãi mãi. Bạn có thể liên hệ với nhóm hỗ trợ của chúng tôi nếu có thắc mắc về sản phẩm 24/7 tại support@clevercontrol.com.