Câu hỏi thường gặp

Employee monitoring software allows organizations to track work hours and analyze how employees use their work time and company devices. Such software usually monitors the start and end of the work day, idle time, computer activity, application and website usage, communication, and in some cases, location. Companies use employee monitoring software to evaluate productivity, enhance security, protect data, and ensure compliance with company policies.

Typically, employee monitoring software is a small program (sometimes called an agent) that employers install on employees' computers or devices. The agent collects data on various activities and transmits it to a central server or dashboard, where authorized personnel, such as managers and administrators, can view and analyze it.

When implemented transparently and with ethical considerations, employee monitoring is a powerful tool for increasing productivity. It provides insights into work processes, helps detect inefficiencies, and encourages data-driven measures to improve the situation. Besides, the awareness of being monitored can encourage employees to stay focused and on task.

When choosing employee monitoring software, consider features that align with your needs, such as tracking work hours, improving productivity, or maintaining security. Valuable features are:

1. time tracking;
2. website and application usage monitoring;
3. idle time detection;
4. screenshots/screen recording;
5. reporting and analytics;
6. alerts and notifications;
7. online monitoring dashboard;
8. integrations.

Employee monitoring is important because it contributes to a more secure, efficient, compliant, and productive work environment. It provides employers with valuable insights into how work time is spent, helping to:

1. highlighting inefficient work processes;
2. improving productivity;
3. increasing security;
4. ensuring compliance with company policies and legal requirements;
5. optimizing resources
6. supporting performance evaluations.

When implemented thoughtfully and transparently, employee monitoring leads to several positive outcomes for both the organization and the employees. It is a powerful tool to improve workflow efficiency and productivity. It can encourage employees to be responsible for their work hours, identify training needs, and help managers recognize and reward performance. Besides, employee monitoring helps protect the company against data breaches, cyber threats, and inappropriate behavior, creating a safer work environment for everyone.

The main benefits of employee monitoring are better performance and productivity, enhanced data security, lower risks or insider threats, improved accountability, better resource management and allocation, and informed decision-making.

On the other hand, monitoring can potentially decrease employee morale, undermine trust, create unwanted stress and pressure, and negatively affect the company culture. Besides, if tracking is implemented without considering applicable regulations, it can raise legal and ethical concerns.

Employers typically state they track and monitor employee behaviors to improve productivity, enhance security and protect sensitive data, ensure compliance with internal policies and external regulations, prevent time theft, and gain insights into work patterns for better resource management and performance evaluation.

The primary business reasons for employee monitoring include safeguarding company assets and intellectual property, minimizing legal liabilities through compliance and record-keeping, and optimizing workflows. Besides, employee monitoring is a valuable data source to back decisions aimed at improving overall business performance and profitability.

These risks include potentially damaging employee trust and morale, increasing stress and anxiety among the workforce, facing legal challenges related to privacy violations, misinterpreting data which could lead to unfair treatment, and potentially stifling creativity and innovation due to constant surveillance.

Critics fear that employee monitoring programs can lead to a surveillance-heavy work culture that erodes privacy, reduces autonomy, increases job-related stress and burnout, creates an imbalanced power dynamic between employers and employees, and could be used to discriminate against certain workers or suppress legitimate workplace organizing.

The legality of employee monitoring depends on the location. Generally, it is legal in many jurisdictions, including the USA, Europe, and India. However, the scope of activities the employer can monitor may vary depending on the applicable state and local regulations. Besides, organizations are often obliged to notify the staff about the monitoring.

Generally, employers are allowed to track computer and internet usage on company equipment, monitor work-related communications through company email and messaging systems, and use video surveillance in common work areas. Monitoring of personal devices, private communications, or private areas like restrooms is typically restricted or prohibited.

Identifying a single "weakest" employee monitoring law is difficult. Legal frameworks differ significantly across jurisdictions: some deliver minimal employee privacy protections, while others have stricter notification and consent requirements. Generally, areas with fewer specific statutes addressing electronic monitoring and workplace privacy may offer less protection to employees.

Employees can check for monitoring software by looking for unfamiliar processes running in their computer's Task Manager or system monitor, analyzing network activity for unusual data transfers, and using security programs.

There are several signs that the employer may be monitoring the computer: unusual computer behavior, such as slow performance, strange pop-ups or errors, suspicious processes in the Task Manager or Activity Monitor (on macOS), or increased network activity. If employees notice these signs, they can check installed apps for unfamiliar names, use antivirus or security software, or consult the IT or HR specialist in their organization.

On macOS, employees can open Activity Monitor to view running processes and identify unfamiliar or suspicious applications. One can also examine login items and launch agents that start automatically, review network utility for unusual connections, and check System Settings/Preferences for installed profiles that might indicate device management or monitoring.

Attempting to block employee monitoring software on a company-owned device is generally not advisable. It may violate company policy, potentially leading to disciplinary action, including termination. Technical methods to impede monitoring, such as using virtual machines, attempting to disable processes, or using tools to mimic activity, may be detectable by the employer and could have serious consequences. It is best to understand and comply with your company's monitoring policies.

CleverControl là một phần mềm dựa trên đám mây nên tất cả dữ liệu được CleverControl Agent cài đặt trên máy tính của nhân viên ghi lại sẽ được lưu trên một máy chủ bảo mật từ xa. Và để truy cập dữ liệu bạn cần đăng ký tài khoản để có thể xem lại thông tin của mình một cách an toàn trên máy chủ từ xa.

CleverControl tương thích với Windows OS và OS X nên bạn có thể cài đặt nó trên bất kỳ máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn nào chạy bất kỳ phiên bản Windows nào, kể cả phiên bản mới nhất – Microsoft Windows 10 hoặc bất kỳ OS X nào từ phiên bản 10.13 High Sierra trở lên.

Chúng tôi tin rằng sẽ thuận tiện hơn cho bạn khi đăng ký tài khoản trước khi cài đặt CleverControl Agent. Bởi vì để hoàn tất quá trình cài đặt, bạn sẽ cần nhập chi tiết tài khoản của mình để thiết lập kết nối với máy chủ đám mây. Vì vậy, nếu bạn chưa có tài khoản, bạn sẽ được nhắc tạo một tài khoản.

CleverControl is intended for lawful employee monitoring on company-owned devices and should be used with proper authorization, employee notification, and internal policies. Employers are responsible for informing employees about monitoring and configuring the software according to applicable laws and workplace privacy requirements. Employees can get access to the collected data via the Self-Monitoring feature.

Yes. CleverControl Agent can record configured work-related activity on authorized company devices, according to the organization's monitoring policy and applicable law. Reports may include application usage, website activity, screenshots, and other enabled features, where legally permitted and properly disclosed.

Yes. CleverControl can record configured website activity on authorized company devices. Depending on the settings, applicable laws, and the company's internal policies, authorized managers may review visited websites and related screenshots.

Có, chặn trang web là một trong những chức năng của CleverControl Agent. Bạn có thể chặn một số trang web nhất định hoặc toàn bộ danh mục, chẳng hạn như tất cả các mạng xã hội. Bạn có thể làm điều đó trong phần “Cài đặt từ xa” trong tài khoản của mình.

Để xem dữ liệu từ CleverControl Agent, bạn cần đăng nhập tài khoản từ xa của mình vào bảng điều khiển: https://dashboard.clevercontrol.com/. Bạn có thể sử dụng bất kỳ trình duyệt web nào trên bất kỳ thiết bị nào để đăng nhập.

Hiện tại, cần có quyền truy cập vào máy tính với quyền quản trị viên để cài đặt chương trình. Tuy nhiên quá trình cài đặt sẽ chỉ mất một vài phút.

Tất cả cài đặt có thể được thay đổi và áp dụng từ xa trong tài khoản bảng điều khiển của bạn. Chuyển đến tab “Cài đặt từ xa” thay đổi cài đặt và nhấp vào “Áp dụng trên máy tính này” hoặc “Áp dụng trên tất cả các máy tính”.

The terms of storage are different depending on the type of data and are the following: Events - one year, Screenshots - six months, Screen Recording and Call Recording - one month. After that, the data is deleted automatically without the possibility of recovery. If you would like to keep the event log and screenshots beyond that time, you can use Reports to export the data.

Important: Automatic start scheduling should be configured only on authorized company devices and according to the organization's written monitoring policy, working-hours rules, and applicable law. Monitored users must be informed in advance, and consent must be obtained where required.

CleverControl khởi động khi bạn bật máy tính theo mặc định. Đôi khi bạn có thể cần nó để chạy vào thời gian đã lên lịch trong ngày. Không thể lập lịch để CleverControl tự động khởi động thông qua cài đặt trong phiên bản hiện tại của chương trình. Tuy nhiên, bạn có thể làm điều đó với sự trợ giúp của Windows Task Scheduler.

1. Nhấp vào biểu tượng Windows trên thanh tác vụ. Cuộn xuống danh sách các chương trình và tìm Công cụ quản trị Windows. Bấm vào thư mục để mở rộng nó và bấm vào Trình lập lịch tác vụ để chạy nó.

   

2. Nhấp vào Tạo tác vụ cơ bản.

   

3. Enter the name of the task, for example, "Run CleverControl". Add a description (optional). After that, click Next.

   

4. Chọn Hàng ngày và nhấp vào Tiếp theo.

   

5. Đặt thời gian khi CleverControl sẽ chạy, ví dụ: 8:00:00 sáng. Nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.

   

6. Copy and paste the path: C:\ProgramData\FO16FA1A-AA91-C56A-654F-E3865DA10DAT\clvhost.exe to the Program/Script field. Click Next.

   

7. Nhấp vào Hoàn tất.

   

Important: Automatic stop scheduling can help align monitoring with working hours and internal policy requirements. Organizations should configure monitoring schedules according to their written monitoring policy, notify monitored users in advance, and obtain consent where required by law.

Theo mặc định, CleverControl luôn chạy trong khi máy tính được giám sát đang bật. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng máy tính cá nhân để làm việc, bạn sẽ muốn ngừng giám sát khi ngày làm việc kết thúc. Không thể lập lịch để CleverControl tự động dừng thông qua cài đặt trong phiên bản hiện tại của chương trình. Tuy nhiên, bạn có thể làm điều đó với sự trợ giúp của Windows Task Scheduler.

1. Trước tiên, bạn nên tạo một tập lệnh batch để chạy và đóng chương trình. Mở Notepad và gõ vào dòng sau: TASKKILL /F /IM clvhost.exe

   

2. Save the file with the .bat extension, for example, "Stop CleverControl.bat".

   

3. Sau đó, bạn nên lên lịch thực hiện tác vụ để dừng CleverControl. Nhấp vào biểu tượng Windows trên thanh tác vụ. Cuộn xuống danh sách các chương trình và tìm Công cụ quản trị Windows. Bấm vào thư mục để mở rộng nó và bấm vào Trình lập lịch tác vụ để chạy nó.

   

4. Nhấp vào Tạo tác vụ cơ bản.

   

5. Enter the name of the task, for example, "Stop CleverControl". Add a description (optional). After that, click Next.

   

6. Chọn Hàng ngày và nhấp vào Tiếp theo.

   

7. Chọn thời gian CleverControl sẽ chạy, ví dụ: 5:00:00 chiều. Nhấp vào Tiếp theo để tiếp tục.

   

8. Chọn Bắt đầu chương trình và nhấp vào Tiếp theo.

   

9. Click Browse and find the file "Stop CleverControl.bat" that you have just created and saved. Click Next.

   

10. Nhấp vào Hoàn tất.

    

The lifetime license includes all the basic features of CleverControl: screenshots, tracking visited websites, printer activity monitoring, etc. Also, you get access to additional features such as Screen Recording and Call Recording.

Có, chúng có sẵn với giấy phép trọn đời.

Không. Giấy phép trọn đời chỉ dành cho CleverControl On-Premise.

Tất cả các bản cập nhật phiên bản do CleverControl thực hiện đều miễn phí vĩnh viễn.

No, technical support is free forever. You can contact our support team regarding any questions about the product 24/7 at support [at] clevercontrol.com.