Najlepsze oprogramowanie do monitorowania pracowników i wszystko, co musisz wiedzieć o monitorowaniu pracowników

Oprogramowanie do monitorowania pracowników to system, który może śledzić i analizować aktywność pracowników na ich komputerach. Wzrasta od początku lat 2000 ze względu na rozwój technologii komputerowych, a pandemia Covid-19 z 2020 roku wysłała jego popularność w górę. Według ostatniego badania Instant Office, 78% dzisiejszych pracodawców śledzi swoich pracowników za pomocą różnych narzędzi.

Zazwyczaj oprogramowanie do monitorowania pracowników składa się z agenta, który pracownicy instalują na swoich urządzeniach oraz pulpitu nawigacyjnego do monitorowania, który pozwala menedżerom otrzymywać logi i raporty.

Oprogramowanie monitorujące pracowników działa jak niewidzialny, wszechwidzący nadzorca. Od naciśnięć klawiszy do odwiedzanych stron internetowych, zbiera informacje o prawie wszystkim, co dana osoba robi na komputerze w godzinach pracy. Bardziej zaawansowane programy do monitorowania pracowników wykraczają daleko poza zwykłe zbieranie danych. Dostarczają gotowe raporty na temat produktywności każdego pracownika i obliczeń płacowych, a w zasadzie oszczędzają czas menedżera.

Najbardziej jawnym celem tego typu oprogramowania jest monitorowanie produktywności pracowników. Ile czasu poświęcają na projekt, a ile - na śmieszne filmiki o kotach na Youtube? Czy są zaangażowani w proces pracy, czy robią przerwy na kawę co 10 minut? Czy googlują informacje związane z pracą, czy tanie bilety do Las Vegas na weekend? Aplikacje monitorujące pracowników mają za zadanie odpowiedzieć właśnie na tego typu pytania.

Oprócz wyszukiwania obiboków, oprogramowanie do monitorowania pracowników służy kilku mniej oczywistym, ale nie mniej krytycznym celom. Po pierwsze, może pomóc ujawnić zmagających się z problemami pracowników. Niezależnie od tego, czy pocą się oni z powodu przytłaczającego obciążenia pracą, czy też zadań, z którymi nie mają wystarczającego doświadczenia jako młodzi specjaliści, mogą wahać się przed powiedzeniem kierownikowi o trudnościach. Ujawnienie tych problemów i staranna praca nad ich wyeliminowaniem zrobi więcej niż tylko zwiększy produktywność - poprawi klimat w biurze i Twój wizerunek jako menedżera.

Kolejnym niezbyt oczywistym powodem, dla którego warto wypróbować program do monitorowania pracowników, jest kontrola zasobów firmy. Czy w ostatnim czasie wzrosły Twoje wydatki na papier do drukarki? Czy marnujesz pieniądze na oprogramowanie, z którego nie korzystają Twoi pracownicy? Dowiedz się tego z pomocą raportów. Pokażą one, jak często pracownicy pracują w danym programie lub czy wykorzystują drukarki biurowe do osobistych potrzeb.

Najwyższej klasy oprogramowanie do monitorowania pracowników wyposażone jest w moduły ochrony danych. Zapobiegają one dostępowi, kopiowaniu lub wysyłaniu poufnych informacji i ostrzegają administratora, jeśli pojawi się coś podejrzanego. Mając pod ręką tego wszechwiedzącego strażnika, nie trzeba się martwić o wyciek danych czy nieautoryzowany dostęp do danych firmowych.

To tylko kilka problemów, które mogą rozwiązać narzędzia do monitorowania pracowników. Zanurzmy się głębiej w temat i poznajmy topowe rozwiązania w tej dziedzinie.

Oprogramowanie do monitorowania pracowników dzieli się na trzy rodzaje: śledzenie czasu pracy, monitorowanie aktywności i zapobieganie utracie danych (lub DLP).

Aplikacje do śledzenia czasu pracy są niezbędne, jeśli chcesz zautomatyzować rutynowe procesy, takie jak frekwencja, śledzenie czasu pracy i naliczanie płac. Rejestrują one czas logowania i wylogowania, okresy bezczynności pracownika oraz czas spędzony nad każdym zadaniem. Można oszacować, ile czasu pracownicy spędzają nad projektem oraz kto i kiedy pracował nad konkretnym zadaniem. Dokładne dane śledzenia są również niezbędne do rozliczania klientów, jeśli pracujesz na umowę lub na podstawie wynagrodzenia godzinowego. Najlepsze jest to, że raporty są generowane w czasie rzeczywistym automatycznie, eliminując ryzyko oszustwa lub błędu ludzkiego. Time trackery mają też inne zalety: ułatwiają poprawę produktywności, motywują pracowników i pokazują, gdzie wydawane są pieniądze.

Oprogramowanie do monitorowania aktywności jest podobne do trackerów czasu, ale jest znacznie potężniejsze. Można je słusznie nazwać Wielkim Bratem monitoringu pracowników, ponieważ może nagrywać prawie wszystko, co pracownik robi na komputerze biurowym. Zazwyczaj takie systemy rejestrują naciśnięcia klawiszy i zdarzenia w schowku, robią zrzuty ekranu, śledzą aktywność internetową użytkownika (w tym wizyty w sieciach społecznościowych i czaty) oraz czas aktywności/spokoju. Mogą również monitorować urządzenia zewnętrzne, takie jak drukarki i pamięci USB. Najwyższej klasy programy monitorujące pozwalają obserwować pracowników w czasie rzeczywistym poprzez strumieniowe przesyłanie wideo z ich ekranów i kamer internetowych. Jeśli masz mało czasu, aby sprawdzić strumienie w ciągu dnia, program nagra filmy do obejrzenia później. Oprogramowanie nie tylko zbierze, ale także przetworzy surowe dane w przejrzyste wykresy i diagramy. Na koniec dnia otrzymasz najbardziej wszechstronny raport o aktywności każdego pracownika, działu lub całego biura.

Zakres zastosowań tych raportów jest ogromny. Zapewniają one cenny wgląd w poziom produktywności i zaangażowania, pomagają odkryć nieefektywne wzorce pracy i nieefektywnych pracowników, oszczędzają zasoby firmy i wiele innych. Jeżeli oprogramowanie do śledzenia aktywności zostanie wdrożone starannie i etycznie, może stać się niezawodnym partnerem w rozwoju firmy.

Zapobieganie utracie danych to najbardziej złożony rodzaj oprogramowania do monitorowania pracowników. Wykrywa potencjalne naruszenia danych i inne zagrożenia poprzez monitorowanie, wykrywanie i blokowanie danych w użyciu, w ruchu i w spoczynku. Innymi słowy, program dokonuje inspekcji treści i analizy kontekstowej danych wysyłanych za pośrednictwem poczty elektronicznej lub komunikatorów, używanych przez pracownika na jego urządzeniu lub przechowywanych na firmowym serwerze. Oprogramowanie DLP zawiera kilka rozbudowanych technik analitycznych, na przykład dokładne dopasowanie danych, dokładne lub częściowe dopasowanie plików, analizę opartą na regułach i kategoriach. Dokładne dopasowanie danych oznacza, że program wyszukuje dokładne dopasowania ze zrzutu bazy danych lub żywej bazy danych. W przypadku dopasowania plików, program porównuje hashe plików z dokładnymi odciskami palców bez analizowania zawartości tych plików. Analiza oparta na regułach jest najczęściej stosowaną techniką. Program skanuje dane na podstawie wstępnie skonfigurowanych reguł, takich jak numery kart lub zabezpieczeń. Analiza wstępnie skonfigurowanych kategorii to podobna metoda: system DLP wyszukuje wspólne typy wrażliwych danych, na przykład dane bankowe, numery ubezpieczenia społecznego itp. Powyżej opisane metody w dużym stopniu opierają się na kategoryzacji, ale co jeśli naruszenie nie mieści się w tych kategoriach? Nowoczesne systemy DLP wykorzystują jeszcze bardziej skomplikowane techniki do wykrywania i zapobiegania takim naruszeniom, na przykład analizę leksykonu, uczenie maszynowe i analizę statystyczną.

Firmy wykorzystują systemy DLP do zapobiegania naruszeniom danych, eksfiltracji, utraty, wycieku lub zniszczenia wrażliwych informacji. DLP służy również zapewnieniu, że firma przestrzega odpowiednich przepisów i chroni informacje umożliwiające identyfikację osób (PII).

W tym artykule skupimy się głównie na oprogramowaniu do śledzenia aktywności.

Pomimo dużego wyboru oprogramowania do monitorowania aktywności na rynku, wiele cech jest typowych dla większości z nich. Przyjrzyjmy się funkcjonalności, której można oczekiwać od porządnej aplikacji do monitorowania pracowników:

• Keylogging. Nagrywanie uderzeń klawiszy to jedna z najbardziej kontrowersyjnych funkcji. Raporty z keyloggera wykażą, czy pracownik pracuje nad projektem, czatuje ze znajomym na WhatsApp lub - co gorsza - oddaje tajemnice korporacyjne konkurencji. Z drugiej strony keylogger może przypadkowo zarejestrować wrażliwe informacje, takie jak hasła, dane bankowe czy osobiste rozmowy. Elastyczne rozwiązania monitorujące posiadają opcję wyłączenia keyloggingu.

• Screenshoty. Aplikacja wykonuje snapy ekranu komputera w regularnych odstępach czasu lub przez spust. Ta funkcja jest świetna, jeśli chcesz wiedzieć, co twój pracownik robi w danym momencie lub mieć dowód, że jest zaangażowany w niepożądaną aktywność.

• Monitorowanie aktywności w sieci. Oznacza to śledzenie odwiedzanych stron internetowych, sieci społecznościowych i zapytań do wyszukiwarki oraz czasu, jaki spędza tam użytkownik. Monitorowanie aktywności internetowej przydaje się nie tylko w kontekście produktywności (wskaźnik odwiedzanych stron produktywnych/nieproduktywnych), ale także w kontekście szkoleń. Jeśli widzisz, że pracownik odwiedza dużo stron związanych z pracą na określony temat/umiejętność, może potrzebować szkolenia w tej umiejętności lub dziedzinie. W takim przypadku zapewnienie szkolenia drastycznie zwiększy produktywność.

• Monitoring aplikacji. Ten zestaw funkcji pokaże, jakie aplikacje są zainstalowane na monitorowanym urządzeniu, jakie aplikacje są uruchomione i ile czasu użytkownik spędza korzystając z nich. Oprócz oceny produktywności, śledzenie aplikacji może służyć jako środek do analizy, czy Twój zespół ma zbyt dużo lub zbyt mało licencji. Poza tym, będziesz wiedział, czy pracownik instaluje na urządzeniu należącym do firmy jakieś niechciane oprogramowanie.

• Blokada aplikacji. Podobnie jak blokada stron, blokada aplikacji eliminuje rozproszenie uwagi w miejscu pracy. Możesz zablokować aplikacje do przesyłania wiadomości, gry lub inne niepożądane aplikacje, jeśli uważasz, że wpływają one na produktywność zespołu.

• Śledzenie operacji na plikach daje pełną listę operacji z plikami, takich jak tworzenie, kopiowanie, wysyłanie za pomocą poczty elektronicznej, drukowanie i usuwanie. Jest to skuteczny sposób na monitorowanie sposobu przetwarzania wrażliwych informacji.

• Śledzenie przenośnych urządzeń do przechowywania danych. Pracownicy często wyciekają informacje, kopiując je na pendrive'a lub wysyłając pocztą elektroniczną poza sieć firmową. Dlatego monitorowanie zewnętrznych urządzeń do przechowywania danych jest doskonałym sposobem na zapewnienie, że ważne dane nie są przekazywane poza firmę.

• Monitorowanie poczty elektronicznej to kolejne skuteczne narzędzie do minimalizowania ryzyka wycieku danych. Może również służyć do oceny jakości, na przykład w przypadku monitorowania agentów wsparcia lub innych pracowników pracujących z klientami.

• Sterowanie drukarką służy dwóm celom. Po pierwsze, pomaga obliczyć i zoptymalizować wydatki na materiały biurowe oraz wykryć pracowników, którzy mogą używać sprzętu biurowego do celów pozazawodowych. Po drugie, drukowanie poufnych informacji jest powszechną metodą wycieku danych. Mając w rękach dzienniki monitoringu, zawsze będziesz wiedział, czy doszło do wycieku i kto jest sprawcą.

• Transmisja na żywo z ekranu pozwala Ci widzieć ekran pracownika tak, jakbyś siedział przed nim. Dzięki temu możesz sprawdzić, co w danej chwili robi każdy pracownik w Twoim biurze (lub wszyscy naraz). Niektóre aplikacje mogą pochwalić się funkcjami nagrywania ekranu, dzięki czemu możesz wrócić i ponownie obejrzeć dowolną minutę z dnia pracy.

• Monitoring za pomocą kamery internetowej i mikrofonu. Jeśli komputery biurowe posiadają kamery internetowe i mikrofony, najwyższej klasy aplikacja do monitorowania pracowników może przesyłać z nich obraz i dźwięk w czasie rzeczywistym lub dokonywać nagrań. Funkcje te mogą przyczynić się zarówno do zwiększenia produktywności, jak i ogólnego bezpieczeństwa biura, np. zapobiegając niewłaściwemu zachowaniu, kradzieży lub dostępowi do poufnych informacji.

• Raporty dotyczące produktywności. Zbieranie danych o aktywności to dopiero połowa sukcesu - musisz je przeanalizować, aby określić poziom produktywności i kroki do jego poprawy. Na szczęście system wykona obliczenia za Ciebie, a Ty w mgnieniu oka będziesz miał na rękach schludne wykresy i grafy w podziale na pracowników, działy lub cały zespół.

• Zdalne monitorowanie i konfiguracja. Nie musisz mieć dostępu do komputera pracownika, aby uzyskać aktualizacje dotyczące jego wydajności i działań lub dostosować ustawienia monitorowania. Nowoczesne systemy mogą dostarczać logi na różne sposoby. Na przykład, możesz otrzymywać regularne, automatycznie generowane raporty przez e-mail, FTP lub platformy udostępniania plików (np. Google Drive lub Dropbox). Te sposoby mają jednak pewne ograniczenia, ponieważ nie pozwalają na monitorowanie ekranu lub kamery internetowej w czasie rzeczywistym. Większość nowoczesnych aplikacji dostarcza dane do dashboardów online, które oferują znacznie więcej niż przeglądanie surowych danych. Generują one raporty statystyczne, strumieniują ekrany lub kamery internetowe w czasie rzeczywistym i pozwalają na zdalne dostosowanie ustawień programu.

Jest to przegląd najbardziej popularnych funkcji, które można uzyskać w rozwiązaniu do monitorowania pracowników, ale lista nie jest kompletna. Niektóre aplikacje mogą mieć wbudowane kalkulatory płac, śledzenie geolokalizacji, moduły analizy podejrzanych zachowań, tryb ukryty i inne.Zakres funkcji może się różnić w zależności od programu, w zależności od tego, jakie cele służy. Na przykład programy skupiające się na zapobieganiu wyciekom danych będą zawierać więcej funkcji śledzenia aktywności użytkowników i plików oraz ograniczeń dostępu. Te do monitorowania produktywności będą oferować funkcje śledzenia czasu i zarządzania projektami. Wybierając rozwiązanie dla swojej firmy, zalecamy najpierw określić cel monitorowania i poszukać programu, który ma wymagane funkcje do jego osiągnięcia.

Kiedy zdecydujesz się śledzić wyniki pracy swoich pracowników, zaczniesz od poszukiwania oprogramowania do monitorowania pracowników. Kilka wyszukiwań w Google i nagle znajdujesz się wśród nieskończonego morza ofert, w którym tak łatwo się zgubić. Każde rozwiązanie będzie próbowało przekonać Cię, że jest najlepsze, ma najbogatszą funkcjonalność i zwiększa wydajność Twojego zespołu o 10000%. Jak więc poruszać się po tym morzu i znaleźć najbardziej efektywne narzędzie dla swojego biznesu?

Poniżej znajduje się kilka punktów do rozważenia przed zobowiązaniem się do jednego lub innego rozwiązania monitorowania pracowników.

1. Cel monitorowania

   Zadaj sobie pytanie, co chcesz osiągnąć poprzez monitorowanie swoich pracowników. Czy chcesz odkryć obiboków i nieefektywne procesy pracy? A może chcesz wymienić przestarzały system płacowy na nowoczesny, zautomatyzowany? Może dążysz do zminimalizowania ryzyka zagrożeń wewnętrznych i wycieku danych?

   Każde oprogramowanie do monitorowania pracowników jest przeznaczone do stałego celu lub łączy w sobie kilka powiązanych: ochronę przed wyciekiem danych, śledzenie produktywności, kontrolę obecności itp. Kiedy więc określisz jasno cel monitoringu, natychmiast odrzucisz rozwiązania, które nie odpowiadają Twoim wymaganiom.

2. Cechy

   Kolejnym krokiem jest bliższe przyjrzenie się funkcjom, jakie oferują narzędzia. Niektóre aplikacje będą miały tylko kilka podstawowych opcji, takich jak zrzuty ekranu, keylogging i monitorowanie aktywności internetowej. Inne systemy z najwyższej półki będą zdawały się rejestrować każde kliknięcie myszką i każdy ruch pracownika przy komputerze. Naturalne jest założenie, że im więcej - tym lepiej, ale nie spiesz się po najbardziej w pełni funkcjonalną aplikację, którą możesz znaleźć. Możesz skończyć przepłacając za funkcjonalność, której nigdy nie użyjesz. Zamiast tracić pieniądze i czas, pomyśl, jakie funkcje przyniosą Ci najbardziej wartościowy wgląd i przejdź do narzędzia, które oferuje to, czego potrzebujesz.

3. Przyjazne dla użytkownika doświadczenie i możliwość dostosowania

   Niezależnie od tego, czy prowadzisz mały startup, czy dużą firmę, ostatnią rzeczą, której chcesz, jest tracenie czasu na skomplikowany proces instalacji i niezrozumiałe interfejsy. Dobry system monitorowania pracowników powinien być łatwy do wdrożenia na wszystkich komputerach w biurze - nawet jeśli nie jesteś obeznany z technologią i nie masz informatyka.

   Dodatkowo najlepsze programy do monitoringu mają intuicyjny interfejs i przejrzystą wizualizację danych, na przykład kolorowe wykresy i grafy. Nawigacja powinna przebiegać szybko i sprawnie, bez zastanawiania się, co oznacza ten wykres i gdzie znajdziesz raport o wydajności.

   Wreszcie, monitoring pracowników powinien być skalowalny i adaptowalny. Dodanie lub usunięcie pracownika z systemu nie może być żmudne i czasochłonne. Dużą zaletą są również elastyczne ustawienia, ponieważ można je dostosować indywidualnie dla każdego pracownika, włączając i wyłączając funkcje monitorowania w dowolnym momencie.

   Trudno jest zrozumieć, czy system monitorowania jest tak przyjazny dla użytkownika i adaptowalny, jak obiecuje, dopóki go nie wypróbujesz. Na szczęście wiele usług oferuje bezpłatne, w pełni funkcjonalne próby, dzięki czemu możesz sprawdzić, jak program działa w Twoim środowisku. W przypadku, gdy nie chcesz tracić czasu na testowanie, zawsze możesz zarezerwować demo. Doświadczony przedstawiciel podkreśli główne zalety ich rozwiązania i pozwoli Ci zobaczyć, jak w praktyce może ono przynieść korzyści Twojej firmie.

4. Wysoki poziom bezpieczeństwa

   Oprogramowanie do monitorowania pracowników zbiera i przechowuje duże ilości informacji, w tym dane poufne. Na przykład, keylogger może przechwycić ważne hasło, lub kawałek wrażliwych informacji może być zapisany w zrzucie ekranu. Zanim zdecydujesz się na jakiekolwiek oprogramowanie do monitorowania pracowników, upewnij się, że jego priorytetem jest bezpieczne przechowywanie zebranych danych. Możesz skontaktować się z przedstawicielem firmy i zapytać, czy dane są przekazywane i przechowywane w zaszyfrowanej formie, kto ma do nich dostęp i inne niepokojące Cię kwestie.

5. Zgodność z wieloma platformami

   Jeden z Twoich pracowników pracuje na Macu, drugi - na Windowsie, a trzeci przez większość czasu używa do pracy swojego iPhone'a. Wybierz oprogramowanie do monitorowania pracowników, które obsługuje wiele platform, aby zaoszczędzić na licencjach. Wiele systemów oferuje subskrypcje wieloplatformowe, co oznacza, że jedna subskrypcja jest odpowiednia dla wszystkich obsługiwanych platform. Możesz też sprawdzić oferty pakietowe. Zazwyczaj są one w niższej cenie niż osobne licencje dla każdego systemu operacyjnego.

6. Wsparcie i pomoc

   Niezależnie od tego, jak niezawodne, przyjazne i łatwe w użyciu jest wybrane oprogramowanie, nikt nie jest bezpieczny od wpadki lub dwóch po drodze. Upewnij się, że firma deweloperska oferuje pomoc techniczną i wsparcie przez telefon lub e-mail. Sprawdź również, czy warunki licencji obejmują bezpłatną pomoc techniczną. W przeciwnym razie może się okazać, że będziesz musiał zapłacić dodatkowo, jeśli będziesz potrzebował pomocy z programem lub, w najgorszym wypadku, nie otrzymasz żadnego wsparcia w ogóle.

   Monitorowanie postępów i wydajności Twoich pracowników jest niezbędne dla rozwoju firmy. Mądrze wybrany system monitoringu pracowników pomoże Ci uczynić ten proces prostym i efektywnym. Mamy nadzieję, że powyższe porady pomogą Ci wybrać narzędzie, które przyniesie największe korzyści Twojej firmie.

Zmienne struktury cenowe są zazwyczaj dominujące, a ich głównym celem jest oferowanie wysokiej klasy funkcji za potencjalnie niższą cenę. W zakresie oprogramowania, istnieje szeroki zakres modeli cenowych dla firm do wyboru. Zasadniczo, ceny są oparte na wielu czynnikach, takich jak:

1. Platforma: Czy rozwiązanie jest webowe, czy wymaga instalacji na konkretnym urządzeniu?

2. Cykl płatności: Czy oprogramowanie działa na zasadzie subskrypcji, czy organizacja przeprowadza jednorazową transakcję?

3. System operacyjny: Czy rozwiązanie wspiera zarówno desktopowe (Windows, MacOS, Linux) jak i mobilne (Android, iOS) systemy operacyjne?

4. Cechy: Czy oprogramowanie posiada wbudowane zestawy funkcji, czy też klienci muszą kupować dodatkowe dodatki/ulepszenia, aby rozszerzyć możliwości monitorowania?

5. Licencjonowanie użytkowników: Czy rozwiązanie wspiera funkcjonalność dla jednego lub wielu użytkowników?

6. Rabat: W jaki sposób organizacja skorzysta z istniejących zniżek w ramach pakietu lub wiązki?

Czynniki takie jak te zazwyczaj określają strukturę cenową każdego pakietu oprogramowania. Po prostu, aby umieścić liczbę do niego, średni koszt solidnego rozwiązania monitorowania pracowników może być gdzieś około 90 USD rocznie dla licencji jednego użytkownika. Ale, jak powiedzieliśmy, ta liczba może być pod wpływem wszelkiego rodzaju czynników.

Na przykład, niektóre rozwiązania mogą oferować bezpieczeństwo punktów końcowych wraz z monitorowaniem. Inne mogą zapewniać w równym stopniu funkcjonalność desktopową i mobilną. W istocie, wszystko wskazuje na to, co organizacja chce osiągnąć poprzez monitorowanie pracowników. Przykładem może być organizacja, która chce monitorować aktywność swoich pracowników w mediach społecznościowych na określonych kanałach w celu ograniczenia cyberprzemocy.

Z kolei inna organizacja może potrzebować monitorowania aktywności e-mailowej pracowników na wszystkich sieciach ze szczególnym uwzględnieniem e-maili biznesowych. W związku z tym, wykorzystanie i rodzaj monitorowania będzie również jednym z największych czynników wpływających na ceny.

Skuteczność CleverControl w monitorowaniu miejsca pracy jest niezrównana. Narzędzie jest w stanie ułatwić monitorowanie w czasie rzeczywistym za pośrednictwem bezpiecznego konta internetowego, kontrolowanie keyloggingu, robienie zrzutów ekranu, zarządzanie działaniami związanymi z drukowaniem, monitorowanie działań związanych z komunikatorami internetowymi, obserwowanie korzystania z Internetu oraz wykorzystywanie kontroli audio/wideo do nagrywania rozmów.

Co wyróżnia się w CleverControl to ułatwienie bezproblemowego nagrywania ekranu komputerów docelowych. Pracodawcy mogą wygodnie nagrywać działania na ekranie w ciągu dnia i oglądać je gdziekolwiek, kiedykolwiek i jakkolwiek chcą. Mogą również wykorzystać kamerę internetową do nagrywania audio/video i w razie potrzeby zabezpieczyć swoje roszczenia w oparciu o konkretne dowody. Ponadto, dzięki chmurze obliczeniowej tych usług, pracodawcy mogą realizować wszystkie powyższe korzyści zdalnie, bez konieczności wydawania dodatkowych pieniędzy na sprzęt.

Cennik

Dla Windows i MacOS - od 11$/1PC/miesiąc

Kompatybilny zarówno z systemem Windows jak i Mac, Spyrix to jedno z najbardziej kompleksowych na rynku rozwiązań do monitorowania pracowników w chmurze. Narzędzie wyposażone jest w funkcje zarządzania czasem, nagrywania, działania w ukryciu, uwierzytelniania i zdalnego monitorowania. Firmy mogą wykorzystać program do monitorowania aktywności na ekranie, naciśnięć klawiszy, rozmów i czatów na Skype i Slack, aktywności w mediach społecznościowych i nie tylko.

Oprócz tego Spyrix pomaga blokować i filtrować adresy URL powiadamiające pracodawców o określonej liście "słów kluczowych" oraz wizualizować godziny produktywności (dane), aby lepiej zrozumieć wydajność. W rzeczywistości Spyrix oferuje szeroki zakres funkcji monitorowania pracowników, doskonale wspierając codzienne działania biznesowe.

Cennik

Dla systemu Windows - od 199 USD za 5 komputerów.

Dla MacOS - od 179 USD za 5 komputerów.

Actual Keylogger to fantastyczne narzędzie do inwigilacji urządzeń. Program doskonale sprawdza się w wielu celach, od kontrolowania keyloggingu po monitorowanie aktywności w mediach społecznościowych. Obejmuje to monitorowanie otwieranych aplikacji, odwiedzanych stron internetowych, wpisywanych klawiszy i haseł, wykonywanych połączeń internetowych itp.

Narzędzie jest wyposażone w blokady chronione hasłem i przyspiesza operacje stealth. Jego całościowe cechy sprawiają, że Faktyczny Keylogger idealne rozwiązanie dla administratorów systemów, użytkowników indywidualnych, prezesów, a nawet rodziców.

Cennik

Dla Windows - od 69 dolarów za 1 komputer.

Dla MacOS - od 79 USD za 1 komputer.

REFOG, szeroko reklamowany jako idealne oprogramowanie monitorujące dla firm i rodzin, jest przyjaznym dla użytkownika rozwiązaniem, które zaspokaja potrzeby 5 milionów użytkowników w 201 krajach. Program jest przeznaczony dla pracowników działów HR, którzy mogą regulować automatyczne lub ręczne keyloggery, szpiegować pojedynczego pracownika, skanować całą sieć i monitorować aktywność innych użytkowników.

Oprócz standardowych funkcji monitorowania, REFOG zapewnia również możliwość egzekwowania zasad korporacyjnych i sprawdzania pod ich kątem aktywności internetowej pracowników. W związku z tym, daje administratorom uprawnienia do bycia świadomym ewentualnych naruszeń bezpieczeństwa.

Cennik

Dla systemu Windows - od 240 USD za 6 komputerów.

Być może jeden z najpotężniejszych programów monitorujących dostępnych na rynku, Teramind ułatwia doskonały nadzór i jest wysoce preferowany w bankowości, fintech, rządzie, opiece zdrowotnej, edukacji, handlu detalicznym i przemyśle użytkowym.

Jego program monitorowania pracowników jest wyraźnie poświęcony zapewnieniu bezpieczeństwa i zgodności z przepisami. Na przykład, wzbogaca telemetrię i konfiguruje wykrywanie zagrożeń, aktywnie śledząc wszystkie zmiany na podłączonych urządzeniach. Ponadto program pomaga skonsolidować szablony GDPR, PCI DSS i HIPAA w celu monitorowania zgodności z przepisami na docelowych urządzeniach.

Cennik

Zaczyna się od 50 dolarów za 5 miejsc miesięcznie

Intuicyjne pulpity, funkcje monitorowania produktywności i funkcje pomiaru wydajności, jakie oferuje Hubstaff, to między innymi zachwyt pracodawcy. Aplikacja zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym w ogólny przebieg pracy i wydajność, umożliwiając menedżerom i działom kadr podjęcie odpowiednich działań.

Hubstaff ceni sobie zdrowie psychiczne i dobre samopoczucie pracowników, dlatego oprogramowanie zostało tak zaprojektowane, że rozwiązania monitorujące aktywują się tylko wtedy, gdy pracownik pracuje. Ponadto stawia pracowników w roli odpowiedzialnych za kontrolę danych, tym samym zmniejszając obciążenie pracodawców i podtrzymując zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.

Cennik

Zaczyna się od $5.83/PC/miesiąc

Insightful, jak sama nazwa wskazuje, oferuje bezproblemowe doświadczenie monitorowania poprzez śledzenie produktywności, monitorowanie w czasie rzeczywistym, czas i obecność, ewidencję czasu pracy, raportowanie itp. W rzeczywistości narzędzie jest uważane za najwyższej klasy przez wiele wiodących przedsiębiorstw, rejestrując ocenę 4,8 na GetApp i Capterra.

Kompatybilny z Windows, MacOS i Linux, Insightful można kupić zarówno jako rozwiązanie w chmurze, jak i oprogramowanie on-premise. Dzięki rozwiązaniu w chmurze, firmy mogą używać narzędzia do zdalnego monitorowania i zarządzania komputerami pracowników bez konieczności instalowania czegokolwiek na urządzeniu. Jest to idealne rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw, które nie chcą wprowadzać lub inwestować w sprzęt techniczny i magazyny.

Cennik

Zaczyna się od $6.40/PC/miesiąc

ActivTrak, określany jako narzędzie do "analizy siły roboczej", ułatwia wiele rozwiązań w zakresie monitorowania miejsca pracy. Należą do nich między innymi: zarządzanie produktywnością, identyfikacja wzorców pracy, zarządzanie zgodnością i ryzykiem, zapobieganie wypaleniu zawodowemu, zarządzanie SaaS, śledzenie czasu pracy, śledzenie aktywności internetowej pracowników i raportowanie, itp.

Zaufany przez ponad 9000 organizacji, ActivTrak jest jednym z najbardziej pożądanych rozwiązań monitorujących na świecie. W dużej mierze można to przypisać bazie wiedzy, do której się przyczynia poprzez identyfikację wzorców, które "napędzają sukces". Dzięki tej wiedzy, stosunkowo łatwo jest przewidzieć zachowanie pracownika i współpracować z liderami zarządzania talentami w celu ułatwienia interwencji.

Cennik

Zaczyna się od $9/PC/miesiąc

Stosunkowo minimalistyczne narzędzie na liście, CurrentWare pochodzi z pakietem monitorowania pracowników - z każdym modułem noszącym cel - który umożliwia pracodawcom monitorowanie aktywności pracowników i pomaga im w ocenie wydajności.

W skład pakietu wchodzą na przykład BrowseReporter, BrowseControl, AccessPatrol i enPowerManager. BrowseReporter śledzi historię przeglądania stron przez pracownika i dostarcza danych do bardziej ustrukturyzowanej oceny wydajności. BrowseControl, z drugiej strony, zapewnia scentralizowany system kontroli dostępu, który pozwala administratorom regulować korzystanie z Internetu. enPowerManager, w szczególności, jest unikalną funkcją, która pozwala administratorom systemu "wyłączyć" lub "uruchomić" docelowe urządzenie ze zdalnej lokalizacji.

Cennik

Zaczyna się od $8.99/PC/miesiąc

"Productivity, Security, & Compliance Made Simple" - czytamy w sloganie Veriato. I to właśnie zapewnia to narzędzie - proste, łatwe w użyciu i niedrogie narzędzie do monitorowania, które skupia się na ocenie aktywności w mediach społecznościowych, aktywności w komunikatorach, aktywności w poczcie elektronicznej, pobieraniu i przenoszeniu plików, aktywności w sieci, budowanych połączeniach sieciowych, wpisywanych naciśnięciach klawiszy, wzorcach korzystania z aplikacji i innych.

Poprzez raportowanie, jak długo aplikacja była otwarta, ułatwienie przeglądów ekranów wideo, umożliwienie alertów słów kluczowych i zdarzeń i wiele więcej, Veriato działa jako centralny hub informacji, który organizuje wszystkie dane użytkowników. Dla pracodawców oznacza to zmniejszenie ilości żmudnej dokumentacji i kontroli uprawnień.

Cennik

Zaczyna się od 15 dolarów za użytkownika miesięcznie

Kompatybilny z wieloma systemami operacyjnymi (Windows, MacOS, Android, iOS, Chrome itp.), Interguard to oprogramowanie do zdalnego monitorowania, które specjalizuje się w ocenie produktywności pracowników, ochronie przed zagrożeniami wewnętrznymi, przestrzeganiu audytów zgodności i filtrowaniu/blokowaniu stron internetowych,

Dzięki temu narzędzie umożliwia generowanie kompleksowych raportów, które w spójny sposób przedstawiają zachowania i wyniki pracownika w sieci. Podobnie jak Teramind, pozwala pracodawcom konsolidować regulacje takie jak HIPAA i CIPA oraz monitorować ich przestrzeganie w czasie rzeczywistym. Tak różnorodne zastosowania sprawiają, że narzędzie to jest najlepszym przyjacielem pracodawcy i z pewnością zasługuje na nagrody, które otrzymało od takich firm jak PCMag i Inc.

Cennik

Zaczyna się od $9.99/PC/miesiąc dla jego wersji w chmurze.

Time Doctor umożliwia menedżerom, pracownikom i organizacjom jak najlepsze wykorzystanie scenariuszy pracy z domu i hybrydowej siły roboczej. Pomaga menedżerom śledzić i monitorować produktywność pracowników pracujących zdalnie, umożliwiając im podejmowanie działań naprawczych w oparciu o widoczne wzorce produktywności.

W rzeczywistości, narzędzie to obejmuje specyficzne środki analityczne dla scenariuszy zdalnych, hybrydowych i outsourcowanych pracowników. W rezultacie, narzędzie to jest wyjątkowo przydatne w zarządzaniu projektami ponad podziałami hierarchicznymi i geograficznymi.

Cennik

Zaczyna się od $7/PC/miesiąc

Być może najpopularniejsze oprogramowanie do zarządzania projektami na liście i na rynku, Monday.com oferuje użytkownikom wszystkie niezbędne funkcje, aby skutecznie organizować swoją pracę i współpracować z zespołem w różnych zespołach i działach - zwłaszcza w zdalnym otoczeniu.

Działa jak CRM, pozwalając użytkownikom tworzyć i zarządzać projektami, przydzielać zadania i inicjować rozmowy z innymi zespołami poprzez konfigurowanie funkcji. Taka kontrola nad współpracą pozwala pracodawcom utrzymać 360-stopniowy widok swojej organizacji, rozpoznać wzorce produktywności, zatrudnić największe talenty, usprawnić procesy onboardingu i szkolenia oraz w pełni wykorzystać scenariusz pracy zdalnej.

Cennik

Zaczyna się od $8/PC/miesiąc

StaffCop specjalizuje się w analityce zachowań użytkowników, dzięki temu, że kładzie nacisk na wykrywanie anomalii we wzorcach użytkowania aplikacji, odchyleń we wzorcach komunikacji i zmian we wzorcach obliczeniowych. Dzięki temu właściciele firm mogą mieć widok z lotu ptaka na aktywność użytkowników i wykryć wszelkie potencjalne ryzyka lub zagrożenia wynikające ze "zmian".

W ostatnim czasie StaffCop wprowadził zdalną administrację, która obejmuje zdalną kontrolę pulpitu, raporty z instalacji oprogramowania oraz kompleksowe monitorowanie sieci. Te cechy sprawiają, że jest to idealny wybór w "nowej normie", gdzie hybrydowe i zdalne siły robocze są normą.

Cennik

Od 490 USD za 5 komputerów

Wszechstronny tracker czasu pracy, a także pakiet produktywności, DeskTime pomaga zapewnić, że pracownicy efektywnie wykorzystują swój czas. Monitoruje użycie oprogramowania, realizację zadań i czynności związane z aplikacjami, postępy w projektach, aktywność w trybie offline i produktywność - specyficzna kombinacja stwarza całościowy obraz pracy pracownika.

DeskTime jest wyjątkowo produktywny i łatwy do przyjęcia, biorąc pod uwagę, że dobrze integruje się ze standardowymi narzędziami, takimi jak Google Calendar, Trello, Gitlab, Asana, Basecamp, Jira i Zapier. Taka jednolita integracja sprawia, że DeskTime jest de facto trackerem czasu i produktywności dla każdej organizacji, która chce utrzymać swoich zdalnych pracowników.

Cennik

Zaczyna się od $7/PC/miesiąc

WebHR to oparte na chmurze oprogramowanie HR, które działa w celu zapewnienia przestrzegania ścisłych zasad bezpieczeństwa i zgodności. W szczególności, wykrywa potencjalne zagrożenia poprzez identyfikację i działanie na podstawie anomalii we wzorcach użytkowania IT przez pracownika, określa ryzyko spadku wydajności pracownika i pomaga utrzymać kontrolę poprzez usprawnione kanały komunikacji.

WebHR jest bowiem programem holistycznym, obejmującym również inne moduły, takie jak zarządzanie listą płac, biometrię, szkolenia itp. Dzięki temu organizacja może stworzyć systematyczne zarządzanie wewnętrzne, które pozwala pracodawcy mieć 360 stopniowy obraz całej firmy.

Cennik

Już od 2 dolarów na pracownika miesięcznie

Intuicyjne pulpity SentryPC wraz z narzędziami analitycznymi w znacznym stopniu pomagają pracodawcom dostrzec potencjalne ryzyko i zagrożenia w aktywności pracowników. W szczególności SentryPC umożliwia pracodawcom monitorowanie aplikacji, ciemnej strony internetowej, gier, poczty elektronicznej, wyszukiwania, sesji i aktywności w sieciach społecznościowych.

Poprzez monitorowanie klawiszy i stron internetowych, powiadomienia i ograniczenia bezpieczeństwa sieci, pomaga on organizacjom odfiltrować wszelkie potencjalne zagrożenia. To, co jeszcze wyróżnia to narzędzie, to funkcja geofencing, dzięki której pracodawcy mogą być stale informowani o lokalizacji pracowników i otrzymywać powiadomienia o ich wejściu i wyjściu.

Cennik

Zaczyna się od $59.95/PC/rok

Podobnie jak WebHR, BambooHR zawiera wiele modułów HR, takich jak tworzenie polityki, śledzenie czasu pracy, zarządzanie listą płac czy narzędzia do współpracy. Jeśli chodzi o monitorowanie pracowników, program posiada dedykowany pulpit menadżerski People Data & Analytics, który monitoruje rekordy użytkowników, przepływy pracy i zatwierdzenia, raporty produktywności, analizy użytkowania itp.

Ponieważ jest to program do monitorowania pracowników, BambooHR kładzie nacisk na satysfakcję pracowników i bezproblemowe zarządzanie wydajnością. Duży nacisk kładziony jest na podtrzymanie kultury zaufania i przejrzystości, w której pracownicy są świadomi, jak oceniana jest ich praca, jakie otrzymują informacje zwrotne i jak mierzona jest ich wydajność.

Cennik

Potrzeba uzyskania oferty cenowej

Connecteam łączy komunikację, zarządzanie i szkolenie pracowników pod jednym dachem. Program kładzie nacisk na planowanie pracy pracowników, śledzenie i zarządzanie czasem, zarządzanie kadrami i ludźmi oraz zarządzanie zadaniami pracowników.

Uznawane jest za jedno z najlepszych narzędzi dla modeli pracy hybrydowej i zdalnej, co jest zrozumiałe. To, co najbardziej odpowiada pracodawcom, to możliwość konfigurowania funkcji narzędzia w oparciu o ich potrzeby, definiowanie dostępu dla administratorów, tworzenie kompleksowych raportów oraz wizualizacja trendów, danych i analiz.

Cennik

Zaczyna się od $159/miesiąc dla 50 użytkowników

Podobnie jak Connecteam, Monitask reklamuje się jako oprogramowanie do zdalnego monitorowania pracowników "wszystko w jednym" dzięki pełnemu pakietowi funkcji śledzenia czasu pracy, monitorowania aktywności, zarządzania projektami, raportowania, filtrowania stron internetowych i współpracy.

Zaufany przez 1000s użytkowników na całym świecie, Monitask jest idealnym wyborem dla zdalnego monitorowania i zarządzania pracownikami. Wynika to z faktu, że pozwala pracodawcom tworzyć niestandardowe raporty z monitorowania, współpracować i współzarządzać z pracownikami za pomocą narzędzia do współpracy, przejąć odpowiedzialność za mapowanie produktywności pracowników itp.

Cennik

Zaczyna się od $5.99/PC/miesiąc

Omawiając monitoring poza pracą, musimy rozdzielić śledzenie pracowników poza budynkiem biurowym w godzinach pracy (np. pracowników terenowych) oraz monitorowanie ich w czasie wolnym od pracy. To pierwsze jest jak najbardziej dopuszczalne - z pewnymi niuansami, które wyjaśnimy w dalszych częściach artykułu. Pracodawca może monitorować pracowników terenowych za pomocą różnych metod, do których należą między innymi:

• śledzenie lokalizacji.

• kontrolowanie działalności urządzeń będących własnością firmy

• systemy zarządzania projektami

• oprogramowanie do śledzenia czasu pracy

Jeśli pracownik korzysta z urządzeń należących do firmy, masz prawo zainstalować oprogramowanie monitorujące, które uważasz za konieczne. Dzięki śledzeniu lokalizacji zawsze będą Państwo wiedzieć, czy pracownik terenowy udaje się do miejsca pracy, czy też załatwia swoje sprawy w innej części miasta. Nie musisz nawet siedzieć i uważnie obserwować, gdzie pracownik znajduje się w danym momencie. Wiele aplikacji do śledzenia lokalizacji zawiera funkcję geofencing, co oznacza, że aplikacja wyśle Ci powiadomienie, jeśli dana osoba odwiedzi niepożądany obszar.

Kiedy pracownik pracuje poza biurem, trudno jest określić, ile czasu spędza na pracy, a ile na bezczynności. Różne aplikacje do zarządzania projektami, śledzenia czasu i monitorowania aktywności pomogą Ci sprawdzić, czy pracownik trzyma się swojego harmonogramu pracy, ile czasu spędza na danym zadaniu i czy rzeczywiście pracuje wtedy, kiedy powinien.

Monitorowanie pracowników poza godzinami pracy to zupełnie inna sprawa. Przepisy dotyczące prywatności w większości krajów ograniczają pracodawcom możliwość ingerowania w życie pracowników poza pracą. Ograniczenia te obejmują wszystkie aspekty - od przekonań politycznych i religijnych pracownika po jego stan cywilny i pracę na czarno. Innymi słowy, nielegalne jest śledzenie przez kierownika i podejmowanie jakichkolwiek działań związanych z pracą przeciwko pracownikowi na podstawie jego zachowania poza pracą lub osobistych przekonań.

Problem polega na tym, że w ostatnich latach granica między pracą a życiem prywatnym stała się niepokojąco cienka i niewyraźna. Nie jest łatwo stwierdzić, kiedy kończy się dzień pracy, ponieważ wielu pracowników kontynuuje pracę lub omawia sprawy zawodowe ze współpracownikami nawet po wyjściu z biura wieczorem. Pracownicy zdalni, których liczba znacznie wzrosła w latach Covid-19, często korzystają z przywileju flextime. Niejasne harmonogramy pracy niemal uniemożliwiają menedżerowi ustalenie ścisłych ram czasowych dla monitorowania wydajności zespołu bez ryzyka przypadkowego szpiegowania ich życia.

Kolejną kwestią są urządzenia. Najlepiej byłoby, gdyby pracownicy używali firmowego komputera lub telefonu do czynności związanych z pracą. Prawo w większości obszarów nie ogranicza pracodawcom możliwości monitorowania gadżetów należących do firmy. Wystarczyłoby więc śledzić te urządzenia, aby zorientować się w produktywności pracowników lub zapobiec wyciekom danych. Voila, problem rozwiązany. W rzeczywistości jednak pracownicy mogą zabierać do domu urządzenia należące do firmy lub używać ich do celów osobistych w pracy. Mogą zainstalować prywatnie zarejestrowane aplikacje do przesyłania wiadomości, takie jak Whatsapp czy Facebook, i angażować się w komunikację zawodową i pozazawodową na tym samym koncie. Ponadto coraz bardziej popularne staje się przynoszenie do biura własnych urządzeń elektronicznych i wykorzystywanie ich do łączenia się z sieciami firmowymi, rozwiązywania zadań służbowych i prowadzenia spraw osobistych.

Sprawa staje się jeszcze bardziej delikatna, jeśli oprogramowanie do monitorowania pracowników jest wyposażone w funkcje nagrywania obrazu z kamery internetowej lub dźwięku. Lub jeśli może zbierać inne wrażliwe informacje, takie jak dane bankowe lub hasła, które mogą trafić w niepowołane ręce i zostać wykorzystane do celów przestępczych.

Gdzie zatem wyznaczyć granicę w monitoringu? Jak śledzić wydajność i frekwencję pracowników bez naruszania ich życia prywatnego? Na początek powinieneś poznać wszystkie zakręty prawa regulującego monitoring pracowników w Twojej okolicy. Jasno określ ze swoim zespołem, jakie informacje zbierasz i w jakim celu. Szanuj prawa konstytucyjne, ustawowe i umowne pracowników. Skonfiguruj swój system monitoringu w taki sposób, aby zbierał tylko te informacje, które są niezbędne do uzyskania dostępu do pracowników.

Jeśli Twoi pracownicy używają osobistych urządzeń do pracy, musisz najpierw uzyskać zgodę na zainstalowanie jakiejkolwiek aplikacji śledzącej. Po drugie, pamiętaj, aby wybrać oprogramowanie monitorujące, które pozwala im na ręczne uruchamianie i zatrzymywanie monitorowania, aby mogli rozgraniczyć swoje życie zawodowe i prywatne. Pamiętaj też, że nic, czego dowiesz się dzięki monitoringowi o życiu pozazawodowym swoich pracowników, nie może służyć jako pretekst do podjęcia wobec nich jakichkolwiek działań związanych z pracą, z wyjątkiem skrajnych przypadków.

Badanie z 2021 roku ustala, jak "rozproszenie społeczne" i "rozproszenie związane z zadaniem" są dwoma głównymi powodami, dla których ludzie spędzają tak dużo czasu na kanałach mediów społecznościowych. Algorytmy mediów społecznościowych nie robią tego dobrze, zamieniając inaczej sensowne czynności, takie jak przeglądanie, a nawet czytanie, w quasi-pracowe rozproszenia. Co zrozumiałe, zaburza to efektywność pracy pracowników. Z tego powodu firmy muszą mieć oko na aktywność swoich pracowników w mediach społecznościowych i monitorować ich obecność za pośrednictwem innych platform.

Oto główne korzyści z monitorowania mediów społecznościowych pracowników:

1. Ograniczanie cyberprzemocy

   Biorąc pod uwagę rozpowszechnienie cyberprzemocy w dzisiejszych czasach, ważne jest, aby pracodawcy monitorowali zachowanie online swoich pracowników, zwłaszcza tych, którzy niezmiennie pracują online. W ten sposób można zapobiec popełnianiu przez nich cyberprzemocy lub samemu stać się ofiarą mobbingu.

2. Zwiększanie wydajności

   Monitorowanie klawiszy, monitorowanie komunikatorów itp. to podstawy monitorowania mediów społecznościowych. Poprzez zdalne monitorowanie aktywności online pracowników, pracodawcy mogą monitorować ich wydajność i dostrzec potencjalne ulepszenia. Ponadto, mogą wykorzystać te same dane, aby lepiej ocenić ogólne zaangażowanie pracowników w realizację celów firmy.

3. Utrzymanie wiarygodności

   Pracownicy są twarzą firmy. W związku z tym to oni reprezentują ją, gdy są obecni w sferze społecznej. Dlatego też organizacje powinny upewnić się, że pracownicy budują pozytywną reputację w innych miejscach, a nie świadomie lub nieświadomie zanieczyszczają markę firmy.

4. Wzmocnienie bezpieczeństwa

   W ostatecznym rozrachunku firmy nie chcą mieć na głowie zagrożeń ze strony osób trzecich. Uważnie obserwując zachowanie swoich pracowników w sieci, pracodawcy mogą zapobiegać takim zagrożeniom. W związku z tym powinni stale monitorować konta pracowników w mediach społecznościowych, aby mieć pewność, że nawet jeśli dojdzie do naruszenia bezpieczeństwa, zostaną o tym w porę powiadomieni.

W związku z dominującym problemem cyberataków i rosnącą potrzebą odpowiedzialności w miejscu pracy, organizacje zastanawiają się nad zaletami narzędzi do monitorowania pracowników. W tym celu, poniżej przedstawiamy szczegółowy wykaz zalet i wad monitoringu pracowników.

Oto główne korzyści z monitorowania mediów społecznościowych pracowników:

1. Poprawa produktywności

   Rozwiązanie do monitorowania pracowników umożliwia organizacjom uzyskanie wglądu w czasie rzeczywistym w schematy pracy pracowników. Te spostrzeżenia są w rzeczywistości wymiernymi środkami, które mogą być wykorzystane do pomiaru wydajności. Dzięki temu pracodawcy mogą tworzyć dedykowane kanały informacji zwrotnej i mierzyć wydajność indywidualną i zespołową.

2. Usprawniony przepływ pracy

   Często zdarza się, że wiele procesów wewnątrz firmy zostaje wstrzymanych z powodu potrzeb zgłaszanych w ostatniej chwili. Czasami zasoby potrzebne do ich realizacji mogą być ograniczone. W dużej mierze ma to związek z tym, jak wpływa na codzienną pracę pracowników. Gdyby pracownicy ci byli ściśle monitorowani, można by tego wszystkiego uniknąć, ponieważ byliby w stanie utrzymać się na szczycie swoich zadań i wykonać je w odpowiednim czasie.

3. Efektywność kosztowa

   Stare porzekadło mówi, że "Lepiej zapobiegać niż leczyć" jest prawdziwe przez cały czas. Jeśli chodzi o monitorowanie pracowników, koszt utraty firmy z powodu zagrożenia cybernetycznego jest co najmniej dziesięciokrotnie wyższy niż koszt zapobiegania temu zagrożeniu. Upełnomocnienie pracowników za pomocą oprogramowania szpiegowskiego i urządzeń monitorujących może zapobiec wszelkim zagrożeniom w pierwszej kolejności. Ponadto rozwiązania te pozwalają na efektywne wykorzystanie czasu i zasobów, co w dłuższej perspektywie pozwala na znaczne oszczędności dla organizacji.

1. Czynnik nieufności

   Czasami organizacje skłaniają się ku rygorystycznym środkom mającym na celu pociąganie pracowników do odpowiedzialności za ich działania. Jednak środki te często spotykają się z podejrzliwością ze strony pracowników, zwłaszcza w przypadku obaw związanych z prywatnością. W rezultacie niektórzy pracownicy mogą odmawiać lub kwestionować stosowanie się do zapisanych polityk i procedur. To z kolei obniża produktywność, powoduje opóźnienia i szkodzi reputacji organizacji.

2. Czynnik prawny

   W niektórych krajach i państwach obowiązują surowe prawa i przepisy regulujące monitorowanie pracowników. W tym celu, każdy akt bezprawnego nadzoru może wylądować organizacji w kłopoty. To pociąga za sobą organizacje, aby być na bieżąco z najnowszymi zasadami i przepisami ziemi, w której działają i ewentualnie szukać porady prawnej.

W okresie przed pandemią, monitoring pracowników był w dużej mierze postrzegany jako inwazyjna i przeważnie nieetyczna praktyka. Ale to szybko zmieniło się w nowej normie, gdy praktyka ta stała się koniecznym i niewinnym środkiem ostrożności w celu ochrony aktywów organizacji. Jednakże, gdy wychodzimy z tego niepokojącego okresu, pozostają pytania o to, jak daleko firma powinna się posunąć w swoim dążeniu do pełnej inwigilacji swoich pracowników i jakie moralne granice muszą być przestrzegane w tym procesie. Oto przegląd tych kwestii:

1. Przestrzeganie zasad monitoringu konsensualnego

   Dyskretne monitorowanie pracowników może być logicznym sposobem na uniknięcie zakłóceń w miejscu pracy, ale może też zostać uznane za skrajne naruszenie prywatności pracowników. Dlatego, jeśli firma chce mieć oko na swoich pracowników, musi pokazać, że jest zainteresowana ich dobrem poprzez ściślejszy nadzór nad tym, co i jak robią. Pracownicy muszą być świadomi, że ich komputery, telefony komórkowe i sieć są monitorowane za pomocą narzędzia do monitorowania pracowników.

2. Ocena motywacji do monitorowania

   Jeszcze przed wdrożeniem monitoringu pracowników, firma powinna ocenić swoje powody i motywacje. Należy skupić się na wymiernych korzyściach, a nie na byciu wścibskim. Najczęściej monitoring jest prowadzony w celu wyłapania pracowników, którzy celowo tracą czas w pracy lub są winni naruszenia praw autorskich lub oglądania nieodpowiednich materiałów.

   Ostatnio jednak motywy nadzoru wykraczają poza to i obejmują takie kwestie jak cyberprzemoc, kradzież tożsamości, a nawet insider trading. Dlatego też, zanim firmy zobowiążą się do zastosowania rozwiązania do monitorowania pracowników, muszą określić, dlaczego (dlaczego), jak (jak) i co (co) ich inicjatywy w zakresie nadzoru. Obejmuje to ocenę granic metod zbierania danych, możliwych konsekwencji dla pracowników oraz dopuszczalnych sposobów wykorzystania danych.

   Na przykład, nie chcieliby inwestować w skanowanie czatów IM na mediach społecznościowych, jeśli nie jest to tym, czym zajmuje się ich branża. Ostatecznie takie motywacje powinny być wyłożone przed pracownikami, aby sprzyjać przejrzystości operacyjnej.

3. Uwzględnienie prywatności

   Wdrażając monitoring pracowników, firmy muszą mieć na uwadze znaczenie utrzymania prywatnego i bezpiecznego środowiska pracy dla swoich pracowników. Na przykład, monitoring po godzinach może być źródłem stresu dla niektórych pracowników i może doprowadzić ich do rezygnacji z pracy. Ponadto, pracownicy powinni mieć możliwość pracy bez obaw, że ich prywatność jest naruszana, a kierownictwo nielegalnie uzyskuje dostęp do ich danych osobowych.

4. Wybór idealnego narzędzia

   Wszystkie powyższe rozważania wiążą się z wyborem idealnego narzędzia do wdrożenia. Należy zadbać o to, aby rozwiązanie było zgodne z celami organizacyjnymi i spełniało ich standardy bezpieczeństwa. To jest, gdzie porady radcy prawnego może się przydać, aby zapewnić zgodność z prawem i regulacjami specyficznymi dla danego stanu.

Każdy kraj lub stan ma swoje własne prawa regulujące monitoring pracowników. Niektóre państwa przyjęły surowy pogląd na monitorowanie pracowników, podczas gdy inne mają bardziej liberalne podejście. Rozważ to; indyjskie prawo pracy dopuszcza pojęcie nadzoru i monitorowania pracowników w miejscu pracy. Tak, sekcja 21 podkreśla prawo do prywatności, ale nie ma wyraźnego wyjaśnienia legalności/nielegalności praktyk monitorowania pracowników:

Z drugiej strony, niektóre z amerykańskich przepisów są bardziej konkretne. Na przykład, ustawa o prywatności w komunikacji elektronicznej z 1986 r. umożliwia monitorowanie miejsca pracy, jeśli firmy mają uzasadniony powód, aby to robić. Ponadto, każdy stan USA ma swoje własne przepisy dotyczące nagrywania rozmów telefonicznych. Jest jeszcze ustawa o ochronie prywatności nagrań wideo i dodatkowe regulacje dotyczące ujawniania "taśm wideo", aby zapobiec ich bezprawnemu ujawnieniu.

Jeśli chodzi o Wielką Brytanię, to często cytuje się ustawę Regulatory of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA) w celu śledzenia konsensualnego nadzoru. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (GDPR) również ma coś do powiedzenia w kwestii regulacji dostępu do danych osobowych i sposobu ich przetwarzania. W Australii Privacy Act 1988, Workplace Surveillance Act 2005, Surveillance Devices Act 1999 itd. pozwalają na monitoring, ale w bardziej ograniczonej formie.

W sumie, każdy kraj i odpowiadające mu stany mają swoje własne unikalne prawa regulujące wykorzystanie nadzoru nad pracownikami. Nadrzędną zasadą jest jednak to, że pracodawca może monitorować swoich pracowników w miejscu pracy, o ile jest to zgodne z prawem danego stanu.

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (GDPR) wyraźnie koncentruje się na polityce prywatności danych dla osób przebywających w Unii Europejskiej (UE). Artykuł 6 rozporządzenia podkreśla legalność przetwarzania danych i w tym samym duchu wyznacza kierunek dla najlepszych praktyk monitorowania pracowników w całej Europie. Na przykład, artykuł 6 nakreśla, że przetwarzanie danych jest "zgodne z prawem":

• Gdy pracownik wyraził zgodę na gromadzenie i przetwarzanie jego danych w określonym celu

• Gdy przetwarzanie danych ma na celu przestrzeganie przepisów prawa

• Gdy przetwarzanie danych odbywa się w interesie publicznym

• Gdy przetwarzanie danych odbywa się w interesie pracownika

Podobnie, GDPR pozwala państwom członkowskim UE na rozszerzenie punktów (2) i (3) w oparciu o prawo Unii i państwa członkowskiego. Podsumowując, GDPR działa jako źródło zaufania dla pracodawców w całej Unii Europejskiej w odniesieniu do ich polityki i praktyk monitorowania pracowników.

W rzeczywistości daje im konkretne kierunki działania w przypadku niepewności, czy zgromadzone dane są wykorzystywane do celów, do których były pierwotnie przeznaczone. Taka niepewność może pojawić się, jeśli istnieje ryzyko, że zgromadzone dane osobowe są wykorzystywane niezgodnie z przeznaczeniem.

Dlatego GDPR w efekcie pomaga pracodawcom zachować integralność, poufność, odpowiedzialność, dokładność, uczciwość i zgodność z prawem w całym procesie przetwarzania danych.

Prawie 60% pracodawców wykorzystywało oprogramowanie do monitorowania pracowników na początku 2022 roku w celu oceny produktywności pracowników. Ponieważ zmiana paradygmatu w modelach pracy trwa, oczekuje się, że liczba ta znacznie wzrośnie w dół linii. To powiedziawszy, te cztery trendy zmieniają krajobraz monitorowania pracowników w 2022 roku.

1. Monitoring pracowników jako narzędzie zarządzania

   W celu zwiększenia produktywności swoich pracowników, pracodawcy coraz częściej sięgają po rozwiązania z zakresu monitoringu pracowników, które zastępują nadmierne praktyki zatrudniania i zwalniania. Uzasadnieniem tego jest fakt, że monitoring pracowników pomaga zidentyfikować ich nawyki pracy i wzorce produktywności, ułatwiając pracodawcom podejmowanie decyzji opartych na danych w celu poprawy ogólnej wydajności.

2. Hybrydowy" charakter pracy

   Ponad 70% firm w USA przyjęło (lub jest w trakcie przyjmowania) hybrydowy model pracy, który coraz częściej pojawia się na całym świecie. Ponieważ firmy muszą zapewnić kombinację wsparcia, elastyczności i wolności, a jednocześnie utrzymać pewien poziom odpowiedzialności, której oczekuje się od pracowników, monitoring pracowników staje się rozwiązaniem.

3. Automatyzacja monitoringu i AI w centrum uwagi

   Oparte na chmurze rozwiązania do monitorowania pracowników coraz bardziej zyskują na popularności w świecie biznesu. Dzięki zaawansowanym funkcjom śledzenia czasu pracy, analizy zachowań, identyfikacji i wykrywania ryzyka, rozwiązania te zmniejszają potrzebę ręcznej interwencji, a w konsekwencji obciążenie działów HR.

4. Priorytetowe znaczenie dobrego samopoczucia pracowników

   Być może jednym z największych powodów, dla których monitoring pracowników zyskuje na popularności, jest fakt, że daje on pracodawcom lepszy wgląd w ich pracowników. Pomaga to również w łagodzeniu i wykrywaniu zagrożeń, które mogą mieć wpływ na dobre samopoczucie pracowników. Jest to szczególnie ważne, ponieważ problemy zdrowotne w miejscu pracy mogą uszczuplić zasoby i wydajność, zwłaszcza gdy pracownicy są zdalni i rozproszeni po całym świecie.

1. Jak pracodawcy monitorują swoich pracowników?

   Pracodawcy najczęściej monitorują ogólną wydajność pracy lub frekwencję pracowników poprzez oprogramowanie do monitorowania pracowników. W dzisiejszych czasach, pracodawcy coraz częściej zwracają się do tych rozwiązań jako zasobów do motywowania i nagradzania swoich pracowników, zwiększenia wydajności i napędzania podejmowania decyzji.

2. Co może zrobić oprogramowanie do monitorowania pracowników?

   Oprogramowanie do monitorowania pracowników przeszło znaczną ewolucję i jest obecnie wykorzystywane do czegoś więcej niż tylko śledzenia godzin pracy. Narzędzia te mogą pomóc firmom w śledzeniu pracowników w mediach społecznościowych i sieci, dostarczaniu raportów z oceny wydajności, wykrywaniu zagrożeń i oszustw itp.

3. Czy monitoring pracowników zwiększa wydajność pracy?

   Zapewniając wgląd w nawyki pracy i produktywność pracowników, oprogramowanie do monitorowania pracowników pomaga firmom dowiedzieć się, co należy zrobić, aby zwiększyć produktywność. Właściwe oprogramowanie do monitorowania pracowników może pomóc w identyfikacji i kwantyfikacji czynników wpływających na produktywność pracownika, takich jak środowisko pracy, obciążenie pracą, poziom zaangażowania itp.

4. Jak pracownicy czują się z tym, że są monitorowani?

   To subiektywne pytanie. Podczas gdy niektórzy pracownicy mogą nie mieć nic przeciwko byciu monitorowanym, inni mogą czuć się ogrodzeni. Zależy to od kilku czynników, takich jak ich poziom zaufania do pracodawcy i kierownictwa, branża, w której pracują itp. Dlatego firmy muszą podjąć niezbędne środki ostrożności (zgoda pracowników) i upewnić się, że nie naruszają prywatności swoich pracowników, jednocześnie realizując swoje cele.

5. Jak duży zakres monitorowania działań pracowników jest właściwy w pracy?

   Nie ma uniwersalnej zgody co do tego, kiedy i ile działań powinno być monitorowanych. Sposób zarządzania nim zależy od kultury firmy, branży, w której działa, i innych czynników. Jednak większość branż, które wiążą się z ciężkim przetwarzaniem i analizą danych, takich jak bankowość, usługi finansowe i opieka zdrowotna, ma tendencję do dość wysokiego skupienia się na holistycznym monitorowaniu pracowników.

6. Czy monitoring pracowników jest legalny?

   Ogólnie rzecz biorąc, tak. Jednak organizacje sektora publicznego i usług społecznych często mają pewne ograniczenia dotyczące korzystania z oprogramowania do monitorowania pracowników. Poza tym, państwa mogą mieć różne prawa i przepisy, które regulują pracownika, powiedzmy, nadzoru wideo, zbierania danych itp. Dlatego pracodawcy muszą wprowadzić odpowiednie zabezpieczenia, aby chronić się przed potencjalnym naruszeniem danych i niewłaściwym wykorzystaniem informacji, przestrzegając prawa prywatności swojego stanu.

7. Czy pracodawcy muszą informować pracowników o monitoringu?

   Najlepszą praktyką jest powiadomienie pracowników, gdy tylko rozwiązanie do monitorowania pracowników zostało (lub ma zostać) wdrożone. W ten sposób pracownicy będą świadomi tego, co ich pracodawcy monitorują i w jakim charakterze. Pozwala to również na wyrażenie wszelkich obaw, jakie mogą mieć.

8. Czy monitorowanie pracowników bez ich wiedzy jest legalne?

   Legalność tego zależy od prawa prywatności danego stanu. Niektóre stany na to pozwalają, pod warunkiem, że spełnione są określone wymagania. Nawet wtedy, pracownicy muszą wyrazić zgodę na monitorowanie ich działań przez pracodawcę, a pracodawca musi określić w swojej polityce prywatności, co będzie monitorowane, jak będzie wykorzystywane, itp.

9. Czy monitoring pracowników może być prowadzony etycznie?

   Etyczne korzystanie z oprogramowania do monitorowania pracowników zależy od tego, czy odpowiednie zasoby cyfrowe są traktowane jako prywatne i poufne. Pracodawcy muszą przestrzegać obowiązujących przepisów w przypadku naruszenia danych i konsekwencji prawnych. Istotne jest również, aby pracodawcy wyraźnie określili, jakie części aktywów cyfrowych pracowników będą monitorowane w swojej polityce prywatności i pozwolili pracownikom wyrazić zgodę przed monitorowaniem. Aby uzyskać jasność w tym temacie, zaleca się, aby pracodawcy skonsultowali się z radcą prawnym przed zobowiązaniem się do oprogramowania do monitorowania pracowników.

10. Czy monitorowanie maili pracowników jest zgodne z prawem?

    Wiadomości e-mail są integralną częścią codziennej pracy i jako takie są często monitorowane. Wielu pracodawców używa oprogramowania do monitorowania pracowników, aby sprawdzić wiadomości, które naruszają politykę firmy lub te, które są krytyczne dla ich działalności. Jednak ważne jest, aby pracodawca podjął niezbędne środki ostrożności i upewnił się, że jest w granicach prawa do monitorowania e-maili pracowników, zwłaszcza biorąc pod uwagę mnóstwo praw i przepisów, które regulują prywatność e-maili dzisiaj.

11. Dlaczego monitoring pracowników jest ważny?

    Monitorowanie pracowników jest niezbędne dla firm, aby pozostać konkurencyjnym w dzisiejszym cyfrowym świecie. Pomaga pracodawcom i pracownikom monitorować ich wydajność i poprawiać ją poprzez identyfikację czynników przyczyniających się do zwiększenia wydajności, zmniejszenia rotacji i absencji itp. Pozwala również pracodawcom pielęgnować i rozwijać swoją działalność poprzez gromadzenie i analizowanie danych pracowników, co pomaga im lepiej zrozumieć ich potrzeby i dostosować się do zmieniającego się otoczenia.

12. Dlaczego ważne jest korzystanie z oprogramowania do monitoringu całego biura?

    Oprogramowanie do monitorowania pracowników może być używane do śledzenia i zrozumienia wzorców zachowań pracowników, które są krytyczne dla każdej firmy. Wzorce te mogą informować o przyszłej polityce kadrowej, zmianie godzin pracy, potrzebach szkoleniowych itp. Na przykład, jeśli firma widzi rosnącą liczbę pracowników sprawdzających swoje osobiste konta e-mail lub strony eCommerce w godzinach pracy i może chcieć ograniczyć korzystanie z nich w celu zwiększenia produktywności, wizualizacje ułatwione przez oprogramowanie do monitorowania pracowników mogą okazać się wyjątkowo cenne.