Jak wdrożyć CleverControl zgodnie z RODO?

Oświadczenie

Należy pamiętać, że niniejszy artykuł stanowi rekomendację i nie ma na celu zastąpienia porady prawnej. Zgodność z RODO jest złożoną dziedziną prawa, a podane tutaj informacje mają jedynie charakter ogólnych wskazówek. Konieczne jest skonsultowanie się z wykwalifikowanym prawnikiem w Twojej okolicy, który specjalizuje się w przepisach dotyczących ochrony danych i prywatności, aby zapewnić pełną zgodność Twojej organizacji z RODO. Niniejszy artykuł należy traktować jako punkt wyjścia do badań, a nie jako substytut profesjonalnej porady prawnej.

Czym jest RODO?

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) to kompleksowe prawo dotyczące prywatności i ochrony danych uchwalone przez Unię Europejską (UE) w 2018 roku. Jego głównym celem jest zapewnienie osobom fizycznym większej kontroli nad danymi osobowymi gromadzonymi przez "administratorów" oraz harmonizacja przepisów o ochronie danych w państwach członkowskich UE. "Administratorzy" to osoby fizyczne, firmy, organizacje lub inne organy, które gromadzą informacje.

RODO opiera się na kilku podstawowych zasadach:

  • ograniczenia celu: dane powinny być gromadzone i przetwarzane wyłącznie w celu, dla którego zostały przeznaczone;
  • przejrzystość i informacje o przetwarzaniu danych;
  • zgodne z prawem i rzetelne przetwarzanie danych: administrator powinien mieć podstawę prawną i działać w najlepszym interesie danej osoby;
  • minimalizacja gromadzenia danych: należy gromadzić i przetwarzać tylko niezbędną ilość danych;
  • dokładność gromadzonych danych: administrator powinien podjąć uzasadnione środki w celu uzyskania możliwie najdokładniejszych danych;
  • ograniczony czas przechowywania: administrator powinien usunąć dane osobowe, które nie są już potrzebne;
  • gwarancje bezpieczeństwa i poufności danych: tylko upoważniony personel administratora powinien mieć dostęp do zebranych danych;
  • odpowiedzialność: administrator danych jest odpowiedzialny za przestrzeganie RODO.

Ponadto RODO przyznaje osobom fizycznym takie prawa, jak prawo dostępu do swoich danych, ich poprawiania i usuwania, a także prawo do przenoszenia danych. Organizacje muszą przestrzegać tych zasad i chronić prawa osób fizycznych do prywatności, jeśli zbierają dane od osób fizycznych w Unii Europejskiej.

Jak wdrożyć CleverControl zgodnie z RODO?

Zrozumienie wymogów RODO

Zapoznaj się z RODO, aby zrozumieć jego kluczowe zasady, wymagania i obowiązki, w szczególności to, w jaki sposób odnoszą się one do monitorowania i przetwarzania danych pracowników. W razie wątpliwości zasięgnij porady prawnej ekspertów dobrze zorientowanych w RODO i przepisach dotyczących prywatności danych, aby upewnić się, że Twoje praktyki monitorowania są zgodne z wymogami prawnymi.

Be transparent

Uczciwość jest zawsze najlepszą polityką, a jeśli chodzi o gromadzenie danych osobowych, ma ona ogromne znaczenie. Zgodnie z RODO dana osoba ma prawo wiedzieć, że gromadzisz jej dane osobowe, więc musisz otwarcie wdrożyć monitorowanie pracowników. Przed zainstalowaniem CleverControl poinformuj swoich pracowników, że chcesz monitorować ich aktywność na komputerach służbowych, a tym samym gromadzić ich dane.

Wyjaśnij, jakie dokładnie dane zamierzasz gromadzić oraz w jaki sposób zamierzasz je przetwarzać i wykorzystywać.

Wyjaśnij cel

RODO wymaga gromadzenia danych osobowych wyłącznie w określonych, jednoznacznych i zgodnych z prawem celach oraz nieprzetwarzania ich w sposób niezgodny z tymi celami. Zdefiniuj powody i jasne cele korzystania z CleverControl i wyjaśnij je pracownikom. Jeśli cele te ulegną zmianie, należy poinformować o tym pracowników.

Uzyskanie zgody na gromadzenie danych

Upewnij się, że pracownicy wyrazili świadomą zgodę na monitorowanie. Zalecamy zrobienie tego w formie pisemnej. Dokument powinien jasno określać, na co pracownicy wyrażają zgodę. Pracownicy mają prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie.

Minimalizacja danych

RODO zachęca do gromadzenia wyłącznie danych ściśle niezbędnych do uzasadnionych celów biznesowych i celów monitorowania. Należy unikać gromadzenia nadmiernych lub nieistotnych informacji o pracownikach.

W zależności od celów, możesz chcieć zbierać różne informacje, które mogą się różnić w zależności od zespołu, a nawet pracownika. CleverControl posiada elastyczne ustawienia monitorowania, pozwalające na łatwą konfigurację informacji zbieranych przez program o każdym pracowniku.

Przestrzeganie praw dostępu do danych

Zgodnie z RODO osoby fizyczne mają prawo dostępu do swoich danych, sprzeciwu, sprostowania nieścisłości i żądania usunięcia danych. Należy wdrożyć proces szybkiego reagowania na te żądania.

Oto jak CleverControl może pomóc w przestrzeganiu praw pracowników:

  • Możesz zapewnić pracownikom dostęp do zebranych danych za pomocą funkcji Raporty. Raporty zawierają wszystkie zebrane dane dla dowolnego okresu i użytkownika w wygodnym formacie. Można je pobrać i wysłać pracownikom w dowolnym momencie.
  • Pracownicy mogą zainstalować CleverControl na swoich komputerach, klikając specjalny link lub korzystając z dostarczonego pliku instalacyjnego. Jest to jeden ze sposobów wyraźnego wyrażenia zgody na monitorowanie.
  • CleverControl przechowuje wszystkie zebrane dane na monitorowanym komputerze przed dostarczeniem ich do pulpitu monitorowania. Możesz natychmiast usunąć wszystkie lub określony typ danych z tego komputera za pomocą pulpitu nawigacyjnego.
  • CleverControl Cloud przechowuje zebrane dane na pulpicie nawigacyjnym online przez okres od 1 do 12 miesięcy, w zależności od typu danych. Po tym czasie są one automatycznie trwale usuwane bez możliwości ich odzyskania. Obecnie nie ma możliwości ręcznego usunięcia danych. Można jednak usunąć komputer z pulpitu nawigacyjnego, a wszystkie powiązane z nim dane również zostaną usunięte.
  • CleverControl On-Premise i CleverControl Local dla małych firm zapewniają pełną kontrolę nad zebranymi danymi, ponieważ dane pozostają w siedzibie firmy. Zdefiniuj i przestrzegaj określonych okresów przechowywania danych dotyczących monitorowania pracowników. Gdy dane nie są już potrzebne do zamierzonego celu, należy je bezpiecznie usunąć.

Zachowanie poufności

RODO wymaga, aby dostęp do danych mieli wyłącznie pracownicy, którzy je przetwarzają.

W CleverControl nie mamy dostępu do zebranych dzienników monitorowania - wszystkie dane są przetwarzane automatycznie i przechowywane w zaszyfrowany sposób. Tylko właściciel konta CleverControl ma dostęp do zebranych informacji. Aby zachować zgodność z RODO, udostępniaj ten dostęp tylko menedżerom, którzy przeprowadzają oceny pracowników na podstawie zebranych danych. Upewnij się, że tylko upoważniony personel może przeglądać dzienniki monitorowania.

CleverControl On-Premise i CleverControl Local dla małych firm zostały specjalnie zaprojektowane, aby zapewnić firmie pełną kontrolę nad tym, w jaki sposób dane są przechowywane i przetwarzane - oraz kto może uzyskać do nich dostęp.

Przeszkol swoich pracowników w zakresie zgodności z RODO i polityk ochrony danych firmy, zwłaszcza tych zaangażowanych w monitorowanie i przetwarzanie danych.

Wnioski

Wdrożenie CleverControl przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z RODO jest niezbędne dla organizacji, których celem jest monitorowanie działań pracowników w UE przy jednoczesnym poszanowaniu ich praw do prywatności danych. Postępując zgodnie z wytycznymi przedstawionymi w tym artykule, takimi jak minimalizacja danych, przejrzystość, zgoda i solidne środki bezpieczeństwa, można zachować równowagę między skutecznym monitorowaniem pracowników a zgodnością z RODO.

Należy pamiętać, że RODO jest dynamicznym rozporządzeniem, a bycie na bieżąco z wszelkimi zmianami w prawie ma kluczowe znaczenie. Regularne audyty, szkolenia pracowników i konsultacje prawne w razie potrzeby są częścią trwającego procesu, aby zapewnić zgodność wdrożenia CleverControl z zasadami RODO.

Włączenie tych praktyk do podejścia organizacji do CleverControl nie tylko pomoże zachować prywatność danych, ale także zwiększy zaufanie i przejrzystość wśród pracowników. Osiągnięcie tej równowagi to nie tylko wymóg prawny; to świadectwo zaangażowania w poszanowanie praw osób fizycznych i ochronę ich danych osobowych. Pamiętaj, że ochrona danych i zgodność z przepisami to stałe obowiązki i podstawowe elementy odpowiedzialnych i etycznych praktyk biznesowych w dzisiejszym świecie opartym na danych.