Monitorowanie aktywności komunikatora

Komunikacja biznesowa często odbywa się za pośrednictwem wielu kanałów: czatów zespołowych, aplikacji do przesyłania wiadomości, platform społecznościowych i rozmów wideokonferencyjnych. CleverControl pomaga firmom przeglądać komunikację związaną z pracą w ramach szerszego monitorowania pracowników na urządzeniach będących własnością firmy. Obsługuje najpopularniejsze komunikatory, w tym WhatsApp, Viber, Telegram, Facebook Messenger, Discord i inne.

Pracownicy mogą używać komunikatorów do omawiania projektów, wysyłania plików, udostępniania linków lub komunikowania się z klientami i współpracownikami. W niektórych przypadkach wrażliwe informacje firmowe mogą zostać przesłane do nieautoryzowanych kontaktów, kont osobistych lub stron trzecich.

CleverControl pomaga Ci przeglądać aktywność komunikatorów związanych z pracą i badać możliwe przypadki wycieku danych, w których monitorowanie jest zgodne z prawem, ujawnione i konieczne ze względu na bezpieczeństwo, zgodność lub operacje biznesowe.

Wiele firm posiada wewnętrzne zasady określające, jakich narzędzi komunikacyjnych można używać w pracy, jakie informacje można udostępniać i w jaki sposób pracownicy powinni komunikować się z klientami lub partnerami.

Monitorowanie komunikatorów może pomóc Ci sprawdzić, czy na urządzeniach należących do firmy przestrzegane są zasady komunikacji w miejscu pracy. Może także pomóc w określeniu potrzeb szkoleniowych, powtarzającego się niewłaściwego użycia narzędzi komunikacji lub ryzykownych zachowań, które mogą wymagać wewnętrznej oceny. Jeśli Twoja organizacja potrzebuje również wglądu w korzystanie z mediów społecznościowych w godzinach pracy, CleverControl wspiera monitorowanie aktywności społecznościowej.

Komunikatory mogą być przydatne w pracy zespołowej, ale mogą też stać się źródłem odwrócenia uwagi w godzinach pracy. CleverControl pomaga sprawdzić, jak narzędzia komunikacyjne są wykorzystywane w ciągu dnia pracy i czy nadmierna aktywność na czacie poza pracą wpływa na produktywność.

Raporty te powinny być wykorzystywane w ramach zrównoważonego przeglądu produktywności, wraz z wykorzystaniem aplikacji, aktywnością na stronie internetowej, czasem aktywności i bezczynności oraz innymi skonfigurowanymi raportami związanymi z pracą.

W niektórych przypadkach aktywność na czacie może mieć znaczenie w przypadku dochodzeń wewnętrznych dotyczących molestowania, konfliktów, wycieków informacji, naruszeń zasad lub innych incydentów w miejscu pracy.

CleverControl może wspierać takie dochodzenia. Zapewnia pisaną aktywność na czacie i zrzuty ekranu z autoryzowanych urządzeń firmowych. Dostęp do tych rejestrów powinien mieć wyłącznie upoważniony personel i wykorzystywać je wyłącznie do udokumentowanych celów biznesowych.

Monitorowanie komunikatorów i czatów może obejmować poufną komunikację. Organizacje powinny włączać tę funkcję tylko wtedy, gdy jest to zgodne z prawem, konieczne i proporcjonalne.

Przed skorzystaniem z monitoringu za pomocą komunikatorów pracodawcy powinni:

• informować monitorowanych pracowników z wyprzedzeniem;

• uzyskać zgodę, jeżeli wymaga tego prawo;

• ograniczyć monitorowanie do urządzeń będących własnością firmy lub w inny sposób autoryzowanych;

• skonfigurować monitoring zgodnie z godzinami pracy i polityką wewnętrzną;

• ograniczyć dostęp do raportów z monitoringu do upoważnionego personelu;

• unikać gromadzenia prywatnych wiadomości lub wrażliwych danych osobowych, jeśli jest to zabronione;

• określić okresy przechowywania zgromadzonych zapisów.

CleverControl is intended only for lawful employee monitoring by organizations on company-owned or otherwise authorized devices. Customers must notify monitored employees in advance, obtain consent where required, and comply with all applicable laws. Covert surveillance, monitoring of personal devices without authorization, and any other unlawful use are prohibited.