Usprawnienie procesów pracy w rozwijającym się zespole

Dziś rozmawiamy z Danielem, jednym z top menedżerów agencji nieruchomości w USA. Jego agencja szukała możliwości wdrożenia systemu monitorowania pracowników, aby ocenić pracę swojego rosnącego personelu. "Nie widzieliśmy żadnych poważnych problemów z dyscypliną czy produktywnością, gdy mieliśmy mały zespół" - mówi Daniel, jeden z menedżerów. "Ale w miarę jak nasz zespół się rozrastał, coraz trudniej było zapewnić zaangażowanie każdego pracownika. Szukaliśmy skutecznego narzędzia, które pozwoliłoby zapobiec ewentualnym problemom dyscyplinarnym w przyszłości."

Firma wybrała trzymiesięczny plan, aby sprawdzić, jak będzie pasował do jej środowiska pracy. Na początku system monitoringu wywołał obawy wśród pracowników, ale kierownik przedstawił im sedno sprawy. "Wyjaśniliśmy, że CleverControl służy poprawie klimatu w biurze, a nie szpiegowaniu czy tworzeniu niepotrzebnych napięć" - mówi Daniel. "Na przykład oszczędziłoby im to irytujących obowiązków, takich jak taktowanie wejść i wyjść oraz śledzenie czasu pracy". Monitoring pomógł również sprawiedliwie rozłożyć obciążenie pracą. Niektórzy z bardziej doświadczonych pracowników byli niezadowoleni, że musieli wykonywać część pracy za swoich nowych kolegów, którzy nie byli wystarczająco doświadczeni. Analizując logi czatów roboczych zebrane przez CleverControl, kierownictwo znalazło główne wąskie gardła, z którymi borykali się nowi pracownicy. Pozwoliło im to dostosować program wprowadzający dla nowych pracowników, aby rozwiązać te wąskie gardła zanim się pojawią.

Największym wyzwaniem było jednak monitorowanie agentów poza biurem, na przykład gdy pokazywali mieszkania klientom. Co prawda CleverControl nie oferuje jeszcze wielu funkcji do monitorowania pracowników terenowych, ale niektóre z istniejących opcji, takie jak geolokalizacja na komputerach z systemem macOS, przydały się. Dzięki niej manager dowiedział się, że jeden z agentów miał zwyczaj spędzać 1-1,5 godziny w kawiarni bezczynnie surfując po Internecie po spotkaniu z klientem. Agent zawsze mówił managerowi, że cały ten czas poświęcił na pokazanie domu klientom.

Trzy miesiące korzystania z CleverControl pokazały nam pewne obszary, które można poprawić" - mówi Daniel. "Przedłużymy naszą licencję i zobaczymy, jak te ulepszenia sprawdzą się w praktyce.

Cechy istotne:

  • Śledzenie aktywności użytkownika
    Funkcja ta automatycznie śledzi początek i koniec pracy oraz czas aktywny. Oszczędza to pracownikom wpuszczania i wypuszczania zegarów oraz ręcznego śledzenia czasu.
  • Monitoring IM
    Czaty robocze mogą służyć jako cenne źródło informacji o przebiegu pracy w biurze, a w szczególności o tym, z jakimi trudnościami borykają się pracownicy.
  • Geolokalizacja
    Kierownik może zobaczyć lokalizację urządzenia na pulpicie monitorującym i upewnić się, że pracownik terenowy pozostaje na swoim miejscu.