Wymagania RODO dotyczące monitorowania pracowników

Obowiązkowe powiadomienie pracownika

Francja egzekwuje surowe standardy przejrzystości. Pracodawcy mają obowiązek poinformować pracowników przed rozpoczęciem jakiegokolwiek monitorowania, podając:

• celem monitorowania
• kategorie zbieranych danych
• podstawa prawna
• czas przechowywania danych
• prawa pracowników
• dostępu i odbiorców danych

Nieujawnione lub ciche monitorowanie jest niedozwolone, z wyjątkiem rzadkich, prawnie uzasadnionych przypadków obejmujących poważne niewłaściwe postępowanie.

Konsultacje z Radą Zakładową (CSE)

Przed wdrożeniem jakiegokolwiek rozwiązania monitorującego, w tym usług takich jak CleverControl, pracodawcy muszą skonsultować się z Komitetem Społeczno-Ekonomicznym (CSE), zgodnie z wymogami francuskiego Kodeksu pracy (art. L2312-38). Konsultacja ta jest obowiązkowa i musi nastąpić przed wdrożeniem.

Wymogi proporcjonalności i konieczności

Prawo francuskie wymaga, aby monitorowanie:

• niezbędne dla określonego celu
• proporcjonalne do tego celu
• wyłącznie do użytku profesjonalnego
• ograniczone do godzin pracy
• nieinwazyjne i nie ciągłe, chyba że jest to absolutnie konieczne

Metody monitorowania, które są zbyt inwazyjne (np. całodobowy nadzór, masowe przechwytywanie ekranu lub nagrywanie dźwięku), są zwykle uważane przez CNIL za nadmierne.

Wymóg dotyczący oceny skutków dla ochrony danych

Zgodnie z art. RODO 35 i wytyczne CNIL monitorowanie pracowników zawsze wymaga oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) przed wdrożeniem. DPIA musi ocenić:

• potencjalne ryzyko dla pracowników
• proporcjonalność monitorowania
• środki łagodzące
• zasady przechowywania
• rozwiązania alternatywne

Szczególne ograniczenia dotyczące monitorowania na mocy prawa francuskiego

Niektóre działania monitorujące są mocno ograniczone:

• Nagrywanie dźwięku jest ogólnie zabronione, z wyjątkiem wąsko określonych wyjątków
• Zabrania się monitorowania w pomieszczeniach prywatnych (pokoje socjalne, toalety, pomieszczenia osobiste)
• Monitoring nie może wykraczać poza godziny pracy
• Pracodawcy nie mogą gromadzić osobistych haseł ani prywatnych wiadomości
• Wykorzystywanie danych biometrycznych jest ściśle regulowane i dozwolone wyłącznie pod rygorystycznymi warunkami

Limity przechowywania danych

CNIL wymaga, aby okresy przechowywania były:

• minimalny
• procentowy
• wyraźnie określone
• zgodne z określonym celem monitorowania

Długoterminowe lub nieokreślone przechowywanie jest niedozwolone.

Transgraniczne przesyłanie danych

Jeśli monitorowane dane opuszczają UE, pracodawcy muszą skorzystać z:

• decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, lub
• Standardowe klauzule umowne (SCC) plus
• dodatkowe zabezpieczenia wymagane przez Schrems II

W przypadku eksportu danych poza EOG zaleca się szyfrowanie i ograniczenia dostępu.

Prawa pracownicze zgodnie z RODO

Pracownicy monitorowani za pomocą zgodnych z prawem narzędzi mają prawo do:

• uzyskać dostęp do ich danych
• zażądać poprawienia lub usunięcia (w stosownych przypadkach)
• ograniczyć lub sprzeciwić się przetwarzaniu
• otrzymać informację o zautomatyzowanym przetwarzaniu
• złożyć skargę do CNIL

Pracodawcy muszą odpowiedzieć na wnioski w ciągu jednego miesiąca.

Dodatkowe obowiązki w zakresie przejrzystości i informacji o pracownikach

Hiszpania wymaga szczególnie szczegółowego i wyraźnego powiadamiania pracowników o korzystaniu z narzędzi monitorowania. Zgodnie z hiszpańskim Statutem Pracowników (Estatuto de los Trabajadores, art. 20.3) i Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD):

• Pracodawca musi jasno wyjaśnić zakres, metody i intensywność monitorowania.
• Pracownicy muszą być informowani nie tylko o monitorowaniu, ale także o tym, jak działa system monitorowania (np. rodzaje logów, częstotliwość, zautomatyzowane decyzje).

Hiszpania kładzie większy nacisk na specyfikę i szczegółowość powiadomień w porównaniu ze standardową przejrzystością RODO.

Ograniczenia dotyczące monitoringu CCTV i wideo

Hiszpański LOPDGDD art. 89 dodaje surowe zasady dla każdego systemu zdolnego do przechwytywania obrazów lub wideo:

• Nadzór wideo musi być proporcjonalny i ściśle ograniczony do obszarów pracy.
• Kamery nie mogą być instalowane w miejscach odpoczynku, pokojach socjalnych, stołówkach ani szatniach.
• W przypadku przechwycenia dźwięku monitorowanie jest uważane za jeszcze bardziej inwazyjne i ogólnie zabronione, chyba że jest uzasadnione poważnym zagrożeniem bezpieczeństwa.

Chociaż dotyczy to przede wszystkim telewizji przemysłowej, zasady te dotyczą również wszelkich narzędzi do monitorowania pracowników, które umożliwiają przechwytywanie obrazu i dźwięku.

Wymogi dotyczące przejrzystości w zakresie zautomatyzowanego podejmowania decyzji

LOPDGDD wzmacnia art. 22, wymagając od pracodawców:

• Poinformuj pracowników o stosowaniu automatycznych ocen, algorytmów czy scoringu.
• Wyjaśnij, jak zautomatyzowana logika decyzji wpływa na ocenę wyników pracowników lub proces dyscyplinarny.

Jeżeli oprogramowanie monitorujące przyczynia się do oceny wyników, Hiszpania wymaga dodatkowych ujawnień, wykraczających poza standardowe RODO.

Konsultacje Rady Pracowniczej

W zakładach pracy posiadających radę zakładową („representación legal de los trabajadores”) pracodawcy mają obowiązek:

• Przed wdrożeniem systemów monitorowania informuj radę i konsultuj się z nią.
• Przekaż radzie szczegółowe informacje na temat technologii, zakresu monitorowania i przechowywania.

Obowiązek ten odzwierciedla system francuski, ale ma nieco mniej nakazowy charakter.

Specjalne zabezpieczenia nagrań audio

Hiszpania uważa nagrywanie dźwięku za szczególnie inwazyjne:

• Monitorowanie dźwięku jest zabronione w prawie wszystkich przypadkach.
• Dozwolone tylko w przypadku wyjątkowych potrzeb bezpieczeństwa lub dochodzeń karnych.

Jeżeli oprogramowanie posiada opcjonalne funkcje audio, pracodawcy w Hiszpanii muszą upewnić się, że są one wyłączone, chyba że ma zastosowanie zgodny z prawem wyjątek.

Wymagana uprzednia zgoda lub zgoda (najważniejsza włoska zasada)

Włochy mają jedne z najsurowszych w Europie przepisów dotyczących monitorowania pracowników.

Zgodnie ze Statuto dei Lavoratori, art. 4:

Narzędzia monitorujące można instalować wyłącznie po spełnieniu jednego z następujących warunków:

a) Formalne porozumienie z Radą Zakładową (RSU/RSA)

LUB

b) Zezwolenie Inspekcji Pracy (Ispettorato Nazionale del Lavoro), jeżeli nie istnieje Rada Zakładowa.

Dotyczy to każdego systemu monitorowania, który może pośrednio lub bezpośrednio nadzorować pracowników, w tym oprogramowania takiego jak CleverControl.

Surowy zakaz nieuprawnionego monitorowania

Włochy całkowicie zakazują nieuprawnionego monitorowania na mocy art. 4.

Nawet tymczasowy lub dochodzeniowy monitoring wymaga:

• uprzedniego zezwolenia, lub
• zaangażowanie wymiaru sprawiedliwości (w sprawach dochodzeń karnych).

Włochy są w tej kwestii bardziej rygorystyczne niż większość krajów UE.

Gromadzenie danych musi być pośrednie (jeśli to możliwe)

Polityka prywatności Garante zachęca pracodawców, aby unikali identyfikowania poszczególnych pracowników, jeśli nie jest to konieczne.

W idealnym przypadku monitorowanie powinno gromadzić:

• dane zagregowane lub
• informacje zanonimizowane/pseudonimizowane

gdy indywidualna identyfikacja nie jest konieczna.

Dodatkowe wymagania dotyczące powiadomień

Poza wymogami przejrzystości RODO Włochy wymagają:

• specjalne pisemne powiadomienie dla pracowników
• opublikowane w miejscu pracy lub dostępne cyfrowo
• opis narzędzia monitorującego, jego zakresu, przechowywania i celu
• napisane jasno i precyzyjnie (stwierdzenia ogólne są niewystarczające)

To powiadomienie jest obowiązkowe nawet po uzyskaniu zgody Rady Zakładowej lub upoważnienia inspektora.

Ograniczenie celu: Monitoringu nie można stosować w przypadku niektórych działań dyscyplinarnych

Włoskie orzecznictwo zabrania pracodawcom wykorzystywania danych zebranych w jednym celu (np. bezpieczeństwo) do innego (np. dyscyplina), chyba że wyraźnie określono w:

• umowa/upoważnienie,
• zawiadomienie pracownika.

Zmiana celu jest niedozwolona.

Nagrywanie audio i wideo podlega surowym ograniczeniom

Zgodnie z art. 4:

• Nagrywanie dźwięku w miejscach pracy jest prawie całkowicie zabronione.
• Monitoring wideo musi być wyraźnie uwzględniony w umowie rady zakładowej lub autoryzacji inspektora.
• Kamery nie mogą celować indywidualnie w pracowników, chyba że jest to uzasadnione i autoryzowane.

Każde narzędzie posiadające możliwości audiowizualne podlega wzmożonej kontroli.

Zatrzymywanie danych musi być wyraźne i minimalne

Zezwolenie wydane przez Inspekcję Pracy zazwyczaj obejmuje:

• maksymalne okresy przechowywania
• obowiązkowe harmonogramy usuwania
• ograniczenia dotyczące przechowywania logów lub zrzutów ekranu

Egzekwowanie praw pracowników jest bardzo silne

Włoski Garante agresywnie egzekwuje:

• dostęp do danych z monitoringu
• prawo do usuwania i poprawiania
• ścisłe oddzielenie danych prywatnych od zawodowych
• zakazy nadmiernego lub natrętnego śledzenia (np. ciągłe zrzuty ekranu)

Współdecydowanie przez Radę Zakładową jest obowiązkowe

Niemcy mają jeden z najsurowszych w Europie systemów współdecydowania.

Zgodnie z BetrVG §87(1) wdrożenie dowolnego narzędzia do monitorowania pracowników (w tym CleverControl) wymaga:

• współdecydowanie i zatwierdzanie Rady Zakładowej (Betriebsrat)
• Rada Pracownicza ma prawo weta
• monitorowanie nie może się zgodnie z prawem rozpocząć do czasu osiągnięcia porozumienia („Betriebsvereinbarung”)

Wysoki próg „proporcjonalności” i „konieczności”

Niemieckie sądy i organy ochrony danych stosują bardziej rygorystyczne testy proporcjonalności niż wartość bazowa RODO.

Kluczowe interpretacje:

• Ciągłe monitorowanie jest zwykle uważane za nadmierne
• Monitoring poza godzinami pracy jest surowo zabroniony

Niemcy traktują prywatność w miejscu pracy jako prawo konstytucyjne (art. 2 i 10), więc poprzeczka jest wysoko.

Niezwykle rygorystyczne zasady monitorowania

Zgodnie z niemieckim orzecznictwem i BDSG:

• Monitoring bez odpowiedniej podstawy prawnej jest prawie zawsze niezgodny z prawem
• Dozwolone tylko w bardzo wąskich przypadkach, gdy istnieje silne podejrzenie działalności przestępczej, oraz
• Tylko jeśli nie ma łagodniejszych środków
• Nawet wtedy należy natychmiast zaprzestać stosowania środków po wyjaśnieniu podejrzeń

Szczegółowe postanowienia BDSG dotyczące danych pracowników

BDSG §26 dodaje wymagania oprócz RODO, w tym:

• Monitoring można stosować tylko wtedy, gdy jest „niezbędny do realizacji stosunku pracy”
• Interesy pracodawcy muszą być zrównoważone z prawami pracownika
• Przed rozpoczęciem monitorowania pracodawcy muszą rozważyć alternatywy
• Wrażliwe dane wymagają wyraźnie zwiększonej ochrony

Przepis ten znacznie zawęża to, co pracodawcy mogą zgodnie z prawem robić.

Wymagania dotyczące dokumentacji są większe

Niemcy oczekują szczegółowej dokumentacji wewnętrznej, obejmującej:

• dedykowana ocena skutków monitorowania (poza DPIA)
• szczegółowe porozumienia Rady Zakładowej
• dokumentacja techniczna dotycząca działania monitorowania
• jasne zasady dostępu oparte na rolach
• rygorystyczne praktyki minimalizacji danych

Niemieckie organy ochrony danych często żądają tych dokumentów podczas audytów.

Regionalne organy ochrony danych mogą nakładać bardziej rygorystyczne interpretacje

W Niemczech istnieje 16 organów ochrony danych na szczeblu państwowym. Każdy może inaczej interpretować monitorowanie miejsca pracy.

Wiele organów ochrony danych wymaga:

• silniejsze uzasadnienie telemetrii
• krótkie okresy przechowywania
• dodatkowe oceny ryzyka
• wcześniejsze konsultacje w przypadku systemów wysokiego ryzyka

Wyraźne uregulowanie monitoringu w Kodeksie pracy

Polska posiada bezpośrednie, jednoznaczne zapisy w Kodeksie pracy dotyczące monitorowania, które wykraczają poza ogólne RODO.

Kodeks pracy szczegółowo reguluje:

• Monitoring wideo (CCTV)
• Monitorowanie poczty elektronicznej/IT
• Inne formy monitoringu wpływające na prywatność pracowników (np. kontrola dostępu, w niektórych przypadkach GPS)

Pracodawcy korzystający z narzędzi muszą zadbać o to, aby ich konfiguracja była zgodna z konkretnymi przepisami Kodeksu pracy, a nie tylko RODO.

Ściśle określone uzasadnione cele

Aby monitoring był legalny, polskie prawo wyraźnie wiąże go z określonymi celami, takimi jak:

• zapewnienie organizacji pracy i bezpieczeństwa
• ochrona mienia
• kontrolowanie produkcji
• zabezpieczanie poufnych informacji

Monitoringu nie można wykorzystywać do nieograniczonego, ogólnego nadzoru ani do celów niezwiązanych z tymi prawnie uzasadnionymi celami.

Surowe obowiązki w zakresie informowania pracowników o przepisach wewnętrznych

Poza ogólną przejrzystością RODO, polskie prawo wymaga, aby:

• monitorowanie musi być opisane w przepisach wewnętrznych (np. regulaminie pracy/polityce zakładu pracy), oraz
• pracownicy muszą zostać poinformowani na piśmie przed rozpoczęciem monitorowania.

Informacje muszą obejmować co najmniej:

• rodzaj monitoringu (np. CCTV, e-mail/logi)
• objęte obszary/urządzenia
• celem monitorowania
• jego zakres i metody
• czas retencji

Ograniczenia dotyczące obszarów, które można monitorować

Kodeks pracy przyznaje niektórym przestrzeniom szczególną ochronę, podobnie jak w innych rygorystycznych krajach UE:

• monitoring nie jest dozwolony w obszarach takich jak przebieralnie, pomieszczenia sanitarne, stołówki czy palarnie
• wyjątki są możliwe tylko pod bardzo rygorystycznymi warunkami i przy zastosowaniu dodatkowych zabezpieczeń (takich jak maskowanie, zamazanie, ograniczenia techniczne)

Wszelkie funkcje oprogramowania monitorującego pracowników, które można wykorzystać do nadzoru wizualnego, muszą przestrzegać tych zakazów terytorialnych.

Monitorowanie poczty elektronicznej i IT – dodatkowe zabezpieczenia

Polska wyraźnie reguluje monitorowanie poczty elektronicznej i komunikacji elektronicznej pracowników:

• Niezbędne musi być zapewnienie organizacji pracy, właściwego wykorzystania narzędzi pracy, czy też ochrona informacji
• Nie może naruszać tajemnicy korespondencji w zakresie wykraczającym poza niezbędny dla wskazanego celu
• Prywatna korespondencja nie powinna być systematycznie przeglądana ani przetwarzana

Konsultacje / Informacje Przedstawicieli Pracowników

Jeżeli istnieją przedstawiciele pracowników lub związki zawodowe, od pracodawców oczekuje się zazwyczaj:

• informować je i konsultować z nimi w sprawie wprowadzenia systemów monitorowania
• przedstawić regulamin wewnętrzny i uzasadnienie

Jest to mniej sztywne niż współdecydowanie w stylu niemieckim, ale nadal stanowi ważny wymóg praktyczny w Polsce.

Silny nacisk na proporcjonalność i konieczność w miejscu pracy

ÚOOÚ podkreśla, że monitorowanie musi mieć charakter wyjątkowy, a nie rutynowy. Pracodawcy muszą uzasadnić, dlaczego potrzebne są narzędzia monitorujące i dlaczego mniej inwazyjne alternatywy nie mogą osiągnąć tego samego celu.

Monitoring dozwolony tylko z poważnych i uzasadnionych powodów

Zgodnie z czeskim Kodeksem pracy i wytycznymi ÚOOÚ dopuszczalne powody obejmują:

• ochrona mienia
• zapobieganie incydentom związanym z bezpieczeństwem
• zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom
• ochrona wrażliwych lub poufnych informacji

Monitorowania nie można używać do systematycznego śledzenia wyników, jeśli istnieją mniej inwazyjne metody.

Dodatkowe wymagania dotyczące przejrzystości

Oprócz RODO czeskie prawo wymaga:

• jasne, jasne i zrozumiałe informacje dla pracowników
• określenie, jakich narzędzi się używa, jakie dane są gromadzone i jak długo są przechowywane
• zamieszczanie lub udostępnianie pisemnych zasad monitorowania

Pracodawcy muszą także określić, jakie rodzaje zachowań lub czynności podlegają nadzorowi.

Niedopuszczalne są szerokie lub niejasne stwierdzenia dotyczące monitorowania.

Zakaz monitorowania komunikacji prywatnej

ÚOOÚ wyraźnie zabrania pracodawcom:

• dostęp do prywatnych e-maili
• monitorowanie wiadomości osobistych
• zbieranie danych, które wyraźnie należą do użytku prywatnego (nawet na urządzeniach firmowych)

Jeśli narzędzia takie jak CleverControl rejestrują kanały komunikacji, pracodawcy w Czechach muszą zapewnić, że monitorowanie będzie ściśle związane z pracą.

Ograniczenia w zakresie nadzoru audio i wideo

Czeski Kodeks pracy przewiduje rygorystyczne ograniczenia:

• Nagrywanie dźwięku jest prawie zawsze nielegalne w miejscu pracy
• Nadzór wideo musi być konieczny i proporcjonalny
• Zabrania się używania kamer w pomieszczeniach takich jak: przebieralnie, strefy odpoczynku, pomieszczenia socjalne (łazienki, prysznice), pomieszczenia socjalne

Monitorowanie musi unikać rejestrowania zachowań prywatnych.

Surowe zasady monitorowania w dochodzeniach karnych

Podobnie jak w wielu krajach UE, Czechy zakazują nieuprawnionego monitorowania.

Jest to dozwolone tylko wtedy, gdy:

• istnieje uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa
• monitorowanie ma charakter tymczasowy
• nie ma mniej inwazyjnej metody
• jest to zgodne z przepisami postępowania karnego

Konsultacje z przedstawicielami pracowników

Jeśli firma posiada przedstawicieli pracowników lub związek zawodowy, czeskie prawo wymaga:

• informacja
• dyskusja
• konsultacja

przed wprowadzeniem systemów monitorowania miejsca pracy.

Silny nacisk na „uczciwość” zgodnie z wytycznymi ICO

Brytyjskie Biuro Komisarza ds. Informacji (ICO) dodaje dodatkową warstwę interpretacyjną, której nie ma w unijnym RODO:

Monitoring musi być sprawiedliwy, co jest oceniane poprzez:

• równowaga interesów
• rozsądek
• przezroczystość
• unikanie nieuzasadnionej ingerencji w życie prywatne

W Wielkiej Brytanii szczególny nacisk kładzie się na „test uczciwości”.

Wymóg udokumentowanej „oceny uzasadnionych interesów” (LIA)

Chociaż RODO zachęca do stosowania LIA, Wielka Brytania skutecznie traktuje je jako obowiązkowe w celu monitorowania pracowników.

Pracodawcy wdrażający narzędzia powinni posiadać:

• pisemnego LIA
• w tym cel, konieczność, alternatywy, proporcjonalność
• i środki łagodzące

ICO rutynowo prosi o LIA podczas audytów.

Zwiększone oczekiwania w zakresie konsultacji z pracownikami

W przeciwieństwie do Niemiec czy Hiszpanii, Wielka Brytania nie wymaga prawnie zgody rady zakładowej, ale wytyczne ICO przewidują, że:

• otwarte konsultacje z pracownikami lub ich przedstawicielami
• omówienie powodów, dla których monitorowanie jest potrzebne
• wyjaśnienie zagrożeń i zabezpieczeń

Surowe ograniczenia dotyczące monitorowania „do użytku prywatnego”.

Wielka Brytania zapewnia szczególną ochronę prywatnej komunikacji pracowników i korzystania z urządzeń osobistych.

Pracodawcy muszą zapewnić:

• prywatne e-maile lub wiadomości nie są dostępne ani czytane
• wszelkie monitorowanie korzystania z Internetu wyklucza treści wyraźnie prywatne
• Monitorowanie BYOD (urządzenia osobistego) jest bardzo ograniczone

ICO traktuje priorytetowo poszanowanie uzasadnionych oczekiwań pracowników w zakresie prywatności.

Specjalne wymagania dotyczące monitorowania

Pewne monitorowanie wysokiego ryzyka w Wielkiej Brytanii jest dozwolone tylko w wyjątkowych okolicznościach, zgodnie ze ścisłymi zasadami ICO:

• gdy istnieje uzasadnione podejrzenie działalności przestępczej
• monitorowanie musi być ukierunkowane i ograniczone w czasie
• nie można używać do ogólnej oceny wyników
• muszą zostać zatwierdzone na wyższym szczeblu kierowniczym
• należy zakończyć po zakończeniu dochodzenia

Dodatkowe wymagania dotyczące monitorowania audio i wideo

Nagrywanie dźwięku w miejscu pracy jest traktowane zgodnie z brytyjskim prawem jako wysoce inwazyjne:

• ogólnie zniechęcony
• dozwolone tylko z bardzo mocnym uzasadnieniem
• nagrywanie dźwięku bez odpowiedniej zgody jest prawie zawsze niezgodne z prawem

Monitoring wideo wymaga:

• widoczne powiadomienia
• określone okresy przechowywania
• uzasadnienie ujęcia możliwych do zidentyfikowania pracowników

Ocena skutków dla ochrony danych (DPIA) jest bardzo oczekiwana

Chociaż RODO Wielkiej Brytanii odzwierciedla RODO UE, ICO szczególnie rygorystycznie podchodzi do ocen skutków dla ochrony danych w przypadku:

• monitorowanie ekranu
• śledzenie lokalizacji

Wielka Brytania domyślnie traktuje je jako obarczone wysokim ryzykiem i oczekuje się przeprowadzenia ocen skutków dla ochrony danych, nawet jeśli nie jest to wyraźnie wymagane przez prawo.

Dodatkowa uwaga dotycząca monitorowania automatycznego/algorytmicznego

ICO wymaga szczególnej przejrzystości, gdy narzędzia monitorujące wpływają na:

• ocena wydajności
• punktacja zachowania
• zautomatyzowane decyzje zarządcze

Wyraźne wymagania zgodnie z ustawą 190/2018 dotyczące monitorowania pracowników

Rumunia jest jednym z niewielu krajów UE, w którym istnieje specjalne prawo bezpośrednio regulujące monitorowanie pracowników.

Artykuł 5 ustawy 190/2018 dodaje warunki bardziej rygorystyczne niż RODO, w tym:

• Monitorowanie musi być bezwzględnie konieczne ze względu na uzasadniony interes pracodawcy
• Nie ma innej, mniej inwazyjnej metody
• Monitorowanie musi być ograniczone pod względem czasu trwania, zakresu i dostępu
• Monitoring nie może „przekraczać tego, co konieczne” dla określonego celu

Obowiązkowa DPIA w celu monitorowania pracowników

Zgodnie z ustawą 190/2018 Rumunia wyraźnie wymaga przeprowadzenia oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) przed wdrożeniem jakiegokolwiek systemu monitorowania pracowników.

DPIA musi obejmować:

• uzasadnienie konieczności
• ocena proporcjonalności
• zagrożenia dla praw pracowników
• zabezpieczeń mających na celu zmniejszenie tego ryzyka
• rozważane alternatywy

Wymóg ten jest zapisany bezpośrednio w prawie rumuńskim.

Surowe wymogi dotyczące przejrzystości i wcześniejszych informacji

Prawo rumuńskie wymaga, aby pracownicy byli informowani:

• z góry
• jasno i wyraźnie
• o charakterze, celu, czasie trwania, metodach i zakresie monitoringu

Pracodawca musi uzasadnić:

• dlaczego potrzebny jest monitoring
• jak długo będzie trwał monitoring
• w jaki sposób zebrane dane będą wykorzystywane
• kto będzie miał do niego dostęp

Monitorowanie musi być ograniczone do maksymalnego niezbędnego czasu trwania

Ustawa 190/2018 wymaga, aby monitorowanie:

• być ograniczone w czasie
• nie być stałe ani nieokreślone
• zatrzymać po osiągnięciu celu monitorowania

Ograniczenia dotyczące monitorowania przestrzeni prywatnych i komunikacji prywatnej

Podobnie jak w innych krajach UE, ale z silniejszymi interpretacjami zgodnie z wytycznymi ANSPDCP:

• Brak monitoringu w obszarach prywatnych (pokoje socjalne, toalety, pomieszczenia socjalne)
• Monitorując należy unikać zbierania prywatnych wiadomości
• Pracodawcy muszą wdrożyć kontrole techniczne, aby zapobiec przypadkowemu przechwyceniu treści osobistych

Silny nacisk na alternatywy

Prawo rumuńskie wyjątkowo wymaga od pracodawcy udowodnienia, że „nie ma innych, mniej inwazyjnych środków” pozwalających osiągnąć ten sam cel.

Wiele krajów UE to sugeruje, Rumunia wyraźnie tego wymaga. To jest wysoki próg.

Względy zbiorowych praw pracowniczych

Jeżeli istnieją związki zawodowe lub przedstawiciele pracowników, pracodawcy powinni:

• poinformuj ich
• omówić plany monitorowania
• zapewnić przestrzeganie układów zbiorowych pracy

„Monitorowanie zachowań” dozwolone tylko z mocnym uzasadnieniem

Węgierska praktyka jest dość rygorystyczna w zakresie monitorowania zachowań i wyników pracowników.

• Narzędzia monitorujące (w tym oprogramowanie takie jak CleverControl) mogą być używane tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne w celu ochrony uzasadnionego interesu (mienia, bezpieczeństwa, tajemnic handlowych itp.).
• Czysta produktywność lub „ogólna kontrola” bez konkretnego ryzyka jest często postrzegana jako nieproporcjonalna.
• Pracodawcy muszą być w stanie udowodnić, dlaczego potrzebny jest każdy konkretny rodzaj monitorowania (np. korzystanie z witryny internetowej, zrzuty ekranu, śledzenie aplikacji).

NAIH bardzo rygorystycznie stosuje test konieczności/proporcjonalności.

Pisemna polityka wewnętrzna + indywidualne obowiązki informacyjne

Poza standardową przejrzystością RODO węgierska praktyka oczekuje:

pisemną politykę wewnętrzną (np. politykę IT/monitorowania), która jasno reguluje:

• co jest monitorowane
• na jakich urządzeniach
• w jakim okresie
• za pomocą jakich środków technicznych
• w jakim dokładnie celu

indywidualne informacje dla każdego pracownika, a nie tylko ogólna klauzula w umowie.

Monitorowanie użytku prywatnego jest mocno ograniczone

Władze węgierskie zajmują rygorystyczne stanowisko w sprawie prywatnego wykorzystania narzędzi firmy:

• Pracodawcy mogą ograniczyć lub zabronić prywatnego korzystania z urządzeń firmowych, ale
• jeśli w ogóle dozwolony jest użytek prywatny, systematyczny dostęp do treści prywatnych (e-maili, wiadomości, stron internetowych wyraźnie oznaczonych jako prywatne) jest zabroniony.
• Nawet jeśli użytek prywatny jest zabroniony, pracownicy nadal oczekują prywatności, więc wgląd w głęboką treść jest ryzykowny.

Surowe wymagania dotyczące powiadamiania o monitorowaniu

Chociaż RODO zasadniczo nakłada ścisłe ograniczenia na monitorowanie wyjątkowe, interpretacja węgierska jest niezwykle wąska:

• Monitorowanie pracowników bez odpowiedniej podstawy prawnej jest prawie zawsze uważane za niezgodne z prawem.
• Może być ona dopuszczalna jedynie w bardzo rzadkich przypadkach dotyczących przestępstw, a nawet wtedy jest ona zwykle przeprowadzana przez organy ścigania, a nie przez pracodawców.

Lokalizacja i śledzenie GPS postrzegane jako wysoce inwazyjne

NAIH uważa monitorowanie lokalizacji (GPS) za szczególnie wrażliwe:

• Ciągłe śledzenie pracowników na żywo jest postrzegane jako nadmierne, z wyjątkiem bardzo specyficznych zawodów (np. niektóre usługi transportowe, ochrona, usługi terenowe).
• Nawet wtedy śledzenie należy ograniczyć do czasu pracy i zminimalizować.

Bardzo silny standard proporcjonalności (praktyka APD/GBA)

Belgia stosuje bardziej rygorystyczny niż przeciętny test proporcjonalności:

• Monitorowanie musi być wyraźnie najmniej inwazyjną dostępną metodą.
• Pracodawcy muszą wykazać konkretną, konkretną potrzebę, a nie ogólne uzasadnienie produktywności.
• Całkowite lub ciągłe monitorowanie (np. ciągłe przechwytywanie ekranu) jest często uważane za nadmierne.

APD/GBA uznaje godność i autonomię pracowników za podstawowe wartości, co sprawia, że Belgia jest bardziej rygorystyczna niż większość krajów UE.

Surowe limity monitorowania pracowników

• Monitoring bez odpowiedniej podstawy prawnej praktycznie nigdy nie jest zgodny z prawem, nawet w przypadku niewłaściwego postępowania.
• W decyzjach APD/GBA konsekwentnie odrzuca się narzędzia inwazyjne, chyba że chodzi o natychmiastową, bardzo poważną działalność przestępczą i nawet wtedy mającą charakter tymczasowy.

Wymagana konsultacja z Radą Zakładową/Związkiem Zawodowym, jeśli jest obecna

Belgijskie prawo pracy wymaga, aby:

Jeżeli istnieje Rada Zakładowa, Delegatura Związków Zawodowych lub Komisja ds. Zapobiegania i Ochrony w Pracy, pracodawcy mają obowiązek zasięgnąć z nimi opinii przed wdrożeniem systemów monitorowania.

Obejmuje to:

• zasady monitorowania
• środki techniczne
• celów
• okresy przechowywania
• zasady użytkowania

Belgia nie jest tak sztywna jak Niemcy, ale konsultacje są prawnie obowiązkowe w organizacjach posiadających organy przedstawicielskie.

Ograniczenia dotyczące monitorowania poczty elektronicznej i Internetu

Belgia stosuje szczegółowe zasady podobne do najsurowszych krajów UE:

• Pracodawcy muszą unikać czytania treści korespondencji osobistej.
• Nawet do komunikacji biznesowej można uzyskać dostęp wyłącznie z uzasadnionych i niezbędnych powodów.
• Jeśli w ogóle dozwolone jest użycie prywatne, należy skonfigurować narzędzia monitorujące, aby uniknąć gromadzenia treści prywatnych.

Monitorowanie audio i wideo jest mocno ograniczone

Prawo belgijskie wymaga:

• Bardzo wysoki poziom uzasadnienia przechwytywania audio lub wideo
• Brak monitoringu w przestrzeniach prywatnych lub półprywatnych (pokoje socjalne, toalety itp.)
• Wyraźne i widoczne oznakowanie kamer
• Ścisły harmonogram przechowywania (często tylko dni lub tygodnie)

Szczególnie monitorowanie dźwięku jest zdecydowanie nieprzychylne i prawie zawsze niezgodne z prawem w środowiskach biurowych.

Zwiększone oczekiwania dotyczące DPIA

Belgia traktuje wiele scenariuszy monitorowania pracowników jako obarczone wysokim ryzykiem i wymagające:

• pełna DPIA
• szczegółowa dokumentacja zakresu monitoringu
• precyzyjna identyfikacja alternatyw
• silne środki łagodzące

Belgijski organ ochrony danych często zwraca się w ramach audytów o dokumentację dotyczącą oceny skutków dla ochrony danych.

Obowiązkowe zezwolenie rady zakładowej na monitorowanie (WOR)

Holandia surowo wymaga zgody Rady Zakładowej przed wdrożeniem jakiegokolwiek systemu monitorowania pracowników.

Zgodnie z artykułem 27 WOR:

• Bez zgody Rady Zakładowej nie można wprowadzać systemów monitoringu mających wpływ na prywatność pracowników
• To nie są tylko konsultacje – Rada Zakładowa ma prawdziwe prawo do współdecyzji
• Bez zgody monitorowanie jest nielegalne

Holenderski organ ochrony danych (AP) stosuje bardzo rygorystyczny test proporcjonalności

AP jest jednym z najsurowszych organów ochrony danych w Europie.

Jego standard wymaga:

• Monitorowanie musi być ostatecznością, po ocenie wszystkich mniej inwazyjnych alternatyw.
• Nawet uzasadnione monitorowanie musi być skonfigurowane tak, aby było jak najmniejsze.

Pracodawcy muszą szczegółowo udokumentować, dlaczego konieczne jest monitorowanie i w jaki sposób rozważono rozwiązania alternatywne.

Surowe ograniczenia w bardzo rzadkich okolicznościach przestępczych

Holenderskie przepisy są niezwykle rygorystyczne:

Monitoring bez odpowiedniej podstawy prawnej jest zabroniony niemal we wszystkich sytuacjach.

Jest to dozwolone tylko wtedy, gdy:

• istnieje poważne podejrzenie popełnienia przestępstwa
• monitorowanie ma charakter tymczasowy
• pracodawca nie może osiągnąć tego samego rezultatu innymi środkami
• i dopiero po powiadomieniu AP, jeśli wiąże się to z wysokim ryzykiem.

Silna ochrona prywatnej komunikacji i użytku osobistego

Holandia zdecydowanie chroni prywatność pracowników nawet w przypadku majątku służbowego:

• Jeśli dozwolone jest prywatne korzystanie z urządzeń służbowych (formalnie lub nieformalnie), należy skonfigurować narzędzia monitorujące tak, aby wykluczały treści prywatne.
• Czytanie prywatnych e-maili, czatów lub prywatnych wiadomości jest prawie zawsze nielegalne.
• Monitorowanie korzystania z Internetu musi koncentrować się na kategoriach i wzorcach, a nie na treściach prywatnych.

Oczekuje się ścisłego oddzielenia danych prywatnych i służbowych.

Monitorowanie audio i wideo podlega ścisłym ograniczeniom

AP uważa monitorowanie audio i wideo za bardzo inwazyjne:

• Nagrywanie dźwięku jest prawie zawsze niedopuszczalne.
• Monitoring wideo musi być ściśle uzasadniony i nigdy ciągły.
• Kamery nie mogą filmować pracowników w miejscu pracy, chyba że jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa.
• Monitoring nie może w żadnym wypadku obejmować obszarów przerw, toalet ani przestrzeni osobistych.

Wysokie oczekiwania w stosunku do dokumentacji dotyczącej oceny skutków dla ochrony danych

AP oczekuje pełnej oceny skutków dla ochrony danych w odniesieniu do:

• monitorowanie ekranu
• śledzenie lokalizacji
• jakiekolwiek monitorowanie ciągłe lub oparte na zachowaniu

Ocena skutków dla ochrony środowiska musi być szczegółowa i uwzględniać rozważone rozwiązania alternatywne oraz środki łagodzące.

Rada Pracownicza Współdecyduje o Systemach Monitorowania

W firmach posiadających radę zakładową (Betriebsrat) w Austrii wymagana jest umowa zakładowa (Betriebsvereinbarung) dotycząca każdego systemu monitorującego zachowanie i wydajność pracowników.

• Rada zakładowa ma prawo do współdecydowania, a nie tylko do konsultacji.
• Bez ważnej umowy sklepowej wprowadzenie systemu monitoringu może być niezgodne z prawem i jednocześnie stanowić naruszenie prawa pracy.

„Trwała kontrola” zachowania jest zdecydowanie nieprzychylna

Austriacka praktyka uważa stałe, szczegółowe monitorowanie wyników/zachowań za wysoce problematyczne:

• Ciągłe śledzenie (np. szczegółowe dzienniki aktywności, ciągłe przechwytywanie ekranu) jest zwykle postrzegane jako nieproporcjonalne.
• Monitoring musi być ukierunkowany, ograniczony pod względem zakresu i czasu oraz jasno uzasadniony.

DSB ma tendencję do stosowania obiektywu ścisłej proporcjonalności w odniesieniu do narzędzi w miejscu pracy.

Wysoka czułość podczas nagrywania dźwięku i obrazu

Austria traktuje nagrywanie dźwięku i obrazu/wideo w miejscu pracy jako szczególnie uciążliwe:

• Nagrywanie dźwięku prawie nigdy nie jest akceptowane w normalnym środowisku biurowym.
• Przechwytywanie wideo/ekranu musi być mocno uzasadnione (np. środowiska krytyczne dla bezpieczeństwa) i skonfigurowane w niezbędnym minimalnym zakresie.
• Szczególnie rygorystycznej kontroli podlegają wszelkie monitoringi, które pozwalają na obserwację pracowników na stanowiskach pracy przez dłuższy czas.

Ochrona sfery prywatnej nawet na urządzeniach służbowych

Nawet jeśli urządzenia są własnością firmy, austriackie prawo i praktyka DSB kładą nacisk na:

• Poszanowanie sfery prywatnej pracownika, zwłaszcza tam, gdzie tolerowany jest użytek prywatny.
• Narzędzia monitorujące muszą być skonfigurowane tak, aby unikać czytania treści wyraźnie prywatnych (osobiste e-maile, prywatne czaty itp.).

Dogłębna kontrola treści komunikacji jest ryzykowna i zwykle nadmierna, jeśli istnieją mniej inwazyjne opcje (metadane, kategorie).

Potrzeba jasnych polityk wewnętrznych i przejrzystości

Oprócz ogólnej przejrzystości RODO, austriacka praktyka oczekuje:

jasne polityki wewnętrzne / Betriebsvereinbarungen, które precyzyjnie opisują:

• co jest monitorowane
• jakich narzędzi się używa
• celów i podstawy prawnej
• okresy przechowywania
• kto ma dostęp

pisemną informację dla pracowników, a nie tylko ogólne odniesienie w umowie.

Te pisemne ramy są niezbędne podczas wdrażania narzędzi monitorowania.

Monitorowanie nie może „przeciążać” ani „systematycznie obserwować” pracowników

Szwajcarskie prawo pracy zabrania monitorowania:

• zachowanie pracownika
• ruch/aktywność
• ciągła obserwacja
• szczegółowe śledzenie wydajności

jeżeli prowadzi to do zagrożenia zdrowia, stresu, presji lub narusza godność pracownika.

Wyraźny obowiązek unikania monitorowania życia prywatnego

Zgodnie z FADP i szwajcarskimi zasadami pracy:

• Narzędzia nie mogą wkraczać w sferę prywatną, nawet na urządzeniach firmowych.
• Jeśli dozwolony jest użytek prywatny (nawet okazjonalnie), pracodawcy muszą skonfigurować narzędzia monitorujące, aby uniknąć przechwytywania treści prywatnych.

Oczekiwanie to jest bardziej wyraźne i ochronne w porównaniu z wieloma państwami UE.

Surowy wymóg przejrzystości (jasne powiadomienie z wyprzedzeniem)

Szwajcarskie prawo wymaga, aby pracownicy otrzymywali jasne, wcześniejsze informacje na temat:

• co jest monitorowane
• w jaki sposób jest to monitorowane
• cel
• rodzaj zbieranych danych
• czas przechowywania
• zasady dostępu

Ogólne lub niejasne powiadomienia są niewystarczające.

Monitorowanie kontroli wydajności wymaga dodatkowego uzasadnienia

Według FDPIC:

• Monitoring oceniający produktywność lub zachowanie jest dopuszczalny tylko wtedy, gdy jest to bezwzględnie konieczne.
• Nawet wtedy dane muszą być agregowane lub anonimizowane, jeśli to możliwe.
• Należy unikać bezpośredniej identyfikacji pracowników, chyba że nie ma alternatywy.

Wykracza to poza RODO, nakładając więcej ograniczeń na ocenę wyników.

Surowy zakaz monitorowania

• silne podejrzenie działalności przestępczej
• tymczasowe, ukierunkowane środki
• ocena proporcjonalności
• zwykle pod nadzorem prawa karnego

Transgraniczne przesyłanie danych podlega innym przepisom niż RODO

Szwajcaria ma własną listę „odpowiednich krajów”.

Transfery poza Szwajcarię wymagają:

• decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, LUB
• Szwajcarskie SCC (nie wersje UE), LUB
• równoważne zabezpieczenia

Szwajcarskie SCC różnią się nieco od unijnych SCC, dlatego pracodawcy muszą używać prawidłowej wersji.

Obecność rady zakładowej jest rzadka, ale tam, gdzie ma to miejsce, należy spodziewać się konsultacji

Szwajcaria domyślnie nie wymaga rad zakładowych, ale:

• tam, gdzie istnieją organy reprezentujące pracowników
• przed wprowadzeniem monitoringu przewiduje się konsultacje.

Ścisła proporcjonalność i podejście „ostateczności”.

Grecki organ ochrony danych bardzo rygorystycznie interpretuje zasadę proporcjonalności:

• Narzędzia do monitorowania pracowników należy stosować tylko wtedy, gdy nie istnieje mniej inwazyjna alternatywa.
• Pracodawcy muszą uzasadnić, dlaczego monitorowanie jest konieczne i dlaczego łagodniejsze rozwiązania są niewystarczające.
• Ogólna produktywność lub rutynowe śledzenie wydajności są często uważane za nieproporcjonalne.

Pisemna polityka wewnętrzna jest obowiązkowa

Prawo greckie przewiduje:

• pisemną wewnętrzną politykę firmy opisującą monitorowanie
• szczegółowe informacje na temat celu, zakresu, metody i dostępu
• wyraźne rozróżnienie pomiędzy dozwolonymi i zabronionymi zastosowaniami
• bezpośrednia komunikacja z pracownikami przed rozpoczęciem monitorowania

Ogólna informacja o ochronie prywatności RODO nie wystarczy.

Wyraźny zakaz monitorowania komunikacji prywatnej

Grecja zdecydowanie chroni życie prywatne pracowników:

• Nie można uzyskać dostępu, monitorować ani przeglądać prywatnych wiadomości e-mail, czatów i komunikacji osobistej.
• Nawet na urządzeniach firmowych pracodawcy muszą dopilnować, aby narzędzia monitorujące nie przechwytywały treści prywatnych.
• Jeśli w ogóle dozwolony jest użytek osobisty, głębsze monitorowanie jest skutecznie zabronione.

Monitorowanie musi być zgodne z wymaganiami dotyczącymi informacji prawnych

Grecki organ ochrony danych kieruje się niezwykle rygorystycznym stanowiskiem:

Monitoring bez odpowiedniej podstawy prawnej jest prawie zawsze niezgodny z prawem.

Dozwolone tylko w rzadkich przypadkach poważnych podejrzeń karnych, gdy:

• ścisła konieczność
• krótki czas trwania
• mocna dokumentacja
• ograniczony zakres

Zasady CCTV są bardzo rygorystyczne (dotyczą również monitoringu cyfrowego)

Chociaż grecki organ DPA został zaprojektowany z myślą o telewizji przemysłowej, stosuje podobne standardy do każdego systemu umożliwiającego obserwowanie lub nagrywanie pracowników:

• Nie wolno stale monitorować stacji roboczych.
• Nie wolno kierować działań indywidualnie do pracowników, chyba że jest to absolutnie konieczne.
• Nie może obejmować pokojów socjalnych, kawiarni, miejsc odpoczynku ani stref prywatnych.
• Nagrania muszą mieć krótki okres przechowywania.

Oczekiwany efekt DPIA w przypadku większości monitoringów pracowników

Ustawa nr 4624/2019 i wytyczne HDPA traktują monitorowanie pracowników jako ryzykowne:

• W przypadku większości wdrożeń wymagana jest DPIA
• Należy udokumentować alternatywy, ryzyko i środki łagodzące
• HDPA może zażądać dowodów w przypadku kontroli

Konsultacje z przedstawicielami pracowników

Jeżeli istnieją związki zawodowe, komitety pracownicze lub przedstawiciele pracowników:

• pracodawcy muszą się z nimi skonsultować przed wprowadzeniem monitoringu
• i omówić pisemną politykę wewnętrzną

Ścisła interpretacja proporcjonalności i konieczności

Cypryjski organ ochrony danych stosuje rygorystyczny test proporcjonalności, podobnie jak w Grecji:

• Monitorowanie musi być wyraźnie konieczne w konkretnym, zgodnym z prawem celu.
• W pierwszej kolejności należy rozważyć mniej inwazyjne alternatywy.
• Ciągłe lub bardzo inwazyjne monitorowanie (ciągłe śledzenie, zrzuty ekranu) jest zazwyczaj niekorzystne.

Pracodawcy muszą być w stanie uzasadnić, dlaczego wymagana jest zastosowana metoda monitorowania.

Obowiązkowe, szczegółowe informacje o pracownikach

Cypr wymaga bardziej wyraźnego i szczegółowego powiadomienia niż standardowa przejrzystość RODO:

Pracownicy muszą zostać poinformowani o:

• cel i konieczność monitorowania
• użyte konkretne narzędzia
• metody i częstotliwość gromadzenia danych
• kto ma dostęp
• okresy przechowywania
• prawa i mechanizmy składania skarg

Ogólna informacja o ochronie prywatności nie jest uważana za wystarczającą.

Zakaz monitorowania obszarów prywatnych i danych osobowych

Cypryjski organ ochrony danych wyraźnie zabrania monitorowania:

• pokoje przerw
• toalety
• jadalnie
• dowolną przestrzeń „prywatną” lub półprywatną
• prywatne czaty, wiadomości osobiste lub osobiste konta e-mail
• wyraźnie prywatne treści przeglądania

Jeżeli pracodawcy zezwalają na ograniczone korzystanie z urządzeń do celów prywatnych, monitorowanie musi wykluczać przechwytywanie treści prywatnych.

Monitorowanie musi być zgodne z wymogami informacji prawnej, z wyjątkiem podejrzeń karnych

• Wyjątkowy monitoring jest niezgodny z prawem, z wyjątkiem poważnych przypadków podejrzeń karnych.
• Nawet wtedy musi ono być ukierunkowane, ograniczone w czasie i proporcjonalne.
• Nadzór produktywności, wydajności lub rutynowy nadzór jest całkowicie zabroniony, jeśli brakuje mu wymaganej podstawy prawnej i powiadomienia.

DPIA oczekiwana w przypadku większości systemów monitorowania pracowników

Chociaż RODO wymaga oceny skutków dla narzędzi wysokiego ryzyka, cypryjski DPA traktuje monitorowanie pracowników ogólnie jako kategorię wysokiego ryzyka, co oznacza, że pracodawcy powinni:

• przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony środowiska przed wdrożeniem
• dokumentuj ryzyko i środki łagodzące
• uzasadnić konieczność
• ocenić alternatywne rozwiązania
• przedstawić dowody na żądanie DPA

Konsultacje z przedstawicielami pracowników

Jeżeli istnieją komitety lub związki pracownicze:

• pracodawcy muszą się z nimi skonsultować przed wdrożeniem systemów monitorowania
• musi przedstawić politykę monitorowania i uzasadnienie

Jest to oczekiwanie prawne wynikające z cypryjskich praktyk pracy.

Bardzo rygorystyczny wymóg przejrzystości (poza RODO)

Dania jest jednym z najbardziej rygorystycznych krajów UE pod względem przejrzystości:

Pracownicy muszą być informowani w sposób jasny, konkretny i indywidualny o wszelkich działaniach monitorujących.

Pracodawca musi wyraźnie opisać:

• jakie narzędzia monitorujące są stosowane
• jakie dane są gromadzone
• jak często zbierane są dane
• kto ma dostęp
• okresy przechowywania

Duński organ ochrony danych nałożył sankcje na firmy za niewystarczającą szczegółowość powiadomień dotyczących monitorowania pracowników.

Monitorowanie musi być bezwzględnie konieczne (test wzmocnionej proporcjonalności)

Duńskie prawo i wytyczne Datatilsynet wymagają, aby monitorowanie było:

• niezbędny
• procentowy
• istotne dla zadania służbowego

Organ ochrony danych rutynowo stwierdza naruszenia, gdy pracodawcy stosują:

• ciągłe monitorowanie ekranu
• nadmierne śledzenie w Internecie

Wyraźny zakaz nieautoryzowanego monitorowania

Dania zabrania nieuprawnionego monitorowania, z wyjątkiem bardzo specyficznych kontekstów dochodzeń karnych, a nawet wtedy:

• pracodawca musi mieć bardzo ważne powody
• monitorowanie musi mieć charakter tymczasowy
• tylko w przypadku jasno określonego podejrzenia

Przedstawiciele pracowników muszą zostać poinformowani

Jeżeli w miejscu pracy działają przedstawiciele pracowników lub komisja ds. współpracy:

• muszą być poinformowani i zaangażowani w dyskusje na temat monitorowania
• choć nie tak rygorystyczna jak Niemcy czy Holandia, Dania oczekuje udokumentowanego dialogu wewnętrznego
• reprezentacja pracowników musi otrzymać wszystkie istotne informacje przed oddelegowaniem

Datatilsynet gorąco zachęca do takich konsultacji.

Surowe zasady dotyczące monitorowania poczty elektronicznej i Internetu

Duńska praktyka narzuca wyższe standardy monitorowania komunikacji cyfrowej:

• Odczytywanie treści e-maili pracowniczych dozwolone jest jedynie w wyjątkowych sytuacjach.
• Pracodawcy muszą unikać przechwytywania lub odczytywania wiadomości osobistych, nawet jeśli są wysyłane z urządzeń służbowych.
• Śledzenie w Internecie musi skupiać się na kategoriach lub wzorcach, a nie na konkretnej zawartości strony.

Nagrywanie ekranu

Datatilsynet traktuje:

• ciągłe przechwytywanie ekranu

jako wysoce inwazyjne i rzadko zgodne z prawem, chyba że jest to ściśle wymagane ze względów bezpieczeństwa lub zgodności.

W przypadku takich funkcji zdecydowanie zaleca się (i faktycznie oczekuje się) przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych.

Krótkie i jasne okresy przechowywania

Duński organ ochrony danych wymaga:

• krótkie, dobrze określone okresy przechowywania danych dotyczących monitorowania
• regularne usuwanie
• zasady zatrzymywania pracowników są łatwo dostępne dla pracowników

Niezwykle wysoki standard przejrzystości i przewidywalności

Szwecja ma jedne z najsurowszych oczekiwań w zakresie przejrzystości w UE.

IMY wymaga od pracodawców jasnego informowania pracowników o:

• powody monitorowania
• dokładnie użyte narzędzia
• gromadzone dane i „jak często”
• okresy przechowywania
• kto ma dostęp do informacji
• czy monitoring wpływa na ocenę pracy

Informacje ogólne nie wystarczą, zawiadomienie musi być konkretne, konkretne i przewidywalne.

Monitoring nie może wpływać na „godność pracownika”

Zgodnie ze szwedzkimi zasadami pracy i praktyką IMY:

• Monitorowanie nie może podważać godności, autonomii ani zaufania pracowników.
• Systemy wywołujące presję, stres lub poczucie ciągłego nadzoru mogą zostać uznane za niezgodne z prawem.

Surowe ograniczenia dotyczące monitorowania poczty elektronicznej, Internetu i komunikacji

Szwedzkie wytyczne traktują monitorowanie komunikacji cyfrowej jako wysoce inwazyjne:

• Dostęp do treści wiadomości e-mail jest dozwolony tylko w określonych, wyjątkowych przypadkach (np. obsługa nieobecności, incydenty związane z bezpieczeństwem).
• Monitorowanie komunikacji prywatnej jest surowo zabronione.
• Nawet gromadzenie metadanych musi ograniczać się do tego, co jest potrzebne.

Narzędzia monitorujące muszą być skonfigurowane tak, aby unikać przechwytywania wiadomości osobistych lub materiałów wyraźnie prywatnych.

Monitorowanie ekranu

IMY uważa:

• częste zrzuty ekranu
• monitorowanie ekranu na żywo

za bardzo inwazyjne formy nadzoru.

Krótkie okresy przechowywania i ścisła minimalizacja danych

Szwecja wymaga od pracodawców:

• określić krótkie okresy przechowywania
• regularnie usuwaj dane monitorowania
• zastosuj ścisłą kontrolę dostępu
• przechowuj tylko minimum niezbędnych informacji.

Obowiązki dotyczące konsultacji poprzez reprezentację pracowników

Jeśli w miejscu pracy istnieje reprezentacja związkowa lub lokalny komitet pracowniczy:

• pracodawcy mają obowiązek poinformować ich lub skonsultować się z nimi przed wprowadzeniem systemów monitorowania
• przedstawić dokumentację i uzasadnienie
• umożliwić dialog na temat proporcjonalności i konieczności.

Silny nacisk na „uczciwość” i oczekiwania pracowników dotyczące prywatności

Irlandia przestrzega RODO, ale kładzie szczególny nacisk na uczciwość:

• Monitoring musi być wyraźnie przewidywalny dla pracowników.
• Pracodawcy muszą ocenić uzasadnione oczekiwania pracowników dotyczące prywatności w danej sytuacji.
• Monitorowanie z zaskoczenia lub monitorowanie wykraczające poza racjonalne przewidywania pracowników może być niezgodne z prawem, nawet jeśli jest przejrzyste na papierze.

Szczegółowe i szczegółowe wymagania dotyczące przejrzystości

DPC oczekuje bardzo wyraźnych i szczegółowych powiadomień dla pracowników, obejmujących:

• opis techniczny tego, co faktycznie rejestruje narzędzie monitorujące
• częstotliwość monitorowania
• czy stosowane są automatyczne analizy
• kto w organizacji dokonuje przeglądu danych
• czy monitorowanie może mieć wpływ na decyzje dyscyplinarne lub dotyczące wyników

Zakaz nieproporcjonalnego lub ciągłego monitorowania

Wytyczne DPC rygorystycznie odnoszą się do nadmiernego monitorowania:

• śledzenie ciągłe lub w czasie rzeczywistym (ekrany, metody przypominające inwigilację) jest zwykle nadmierne
• monitorowanie musi być minimalne, konieczne i uzasadnione
• czynność, która wydaje się „obserwować wszystko, co robi pracownik”, jest uważana za naruszenie irlandzkich praw pracowniczych

Surowe zasady dotyczące podejrzeń karnych

• istnieje poważne podejrzenie działalności przestępczej
• monitorowanie ma charakter ukierunkowany i krótkoterminowy
• nie ma rozsądnej alternatywy
• wyższa kadra kierownicza na to zezwala
• cel jest ściśle dochodzeniowy

Monitorowanie prywatnej komunikacji jest surowo zabronione

Nawet na urządzeniach firmowych pracodawcom nie wolno:

• uzyskać dostęp do prywatnych e-maili
• czytaj wiadomości prywatne
• zbieraj wyraźnie prywatne treści przeglądania

DPIA jest wymagana w przypadku większości monitorowania pracowników

DPC domyślnie uważa monitorowanie pracowników za obarczone wysokim ryzykiem, co oznacza:

• Przed wdrożeniem należy przeprowadzić DPIA
• Należy w pełni ocenić ryzyko i alternatywy
• Podczas inspekcji można zażądać dokumentacji dotyczącej oceny skutków dla ochrony środowiska

Konsultacje z przedstawicielami pracowników, jeśli są obecni

Irlandzka praktyka w miejscu pracy przewiduje, choć nie jest tak rygorystyczny jak niemiecki system współdecydowania:

• konsultacji ze związkami zawodowymi lub komitetami pracowniczymi
• ujawnianie planów monitorowania i wyników DPIA
• dialog wewnętrzny na temat konieczności, proporcjonalności i zabezpieczeń

Oczekiwanie to wynika raczej z zasad stosunków pracy niż ze ścisłego mandatu ustawowego.

Całkowity zakaz nieautoryzowanego nadzoru wideo

Portugalia surowo zabrania:

• nieautoryzowane kamery
• nieuprawniony monitoring wideo
• nieuprawniona obserwacja pracowników

Wszelki monitoring wizualny musi być widoczny, zadeklarowany i uzasadniony. Nieautoryzowany monitoring wizualny nigdy nie jest dozwolony.

Surowe ograniczenia dotyczące monitorowania poczty elektronicznej i IT

Portugalia stosuje bardziej rygorystyczne standardy niż RODO w zakresie monitorowania komunikacji cyfrowej:

• Stałe lub systematyczne monitorowanie poczty elektronicznej pracowników jest niedozwolone.
• Monitorowanie musi mieć charakter okazjonalny, ukierunkowany i powiązany z uzasadnionymi, konkretnymi zagrożeniami.
• Pracodawcy muszą posiadać jasne zasady wewnętrzne opisujące użytek prywatny, granice i praktyki monitorowania.
• Monitorowanie musi zawsze przebiegać zgodnie z podejściem najmniej inwazyjnym.

Obowiązkowe zasady monitorowania i użytkowania

Praktyka portugalska wymaga szczegółowej polityki wewnętrznej wyjaśniającej:

• jaki monitoring ma miejsce
• jakich narzędzi się używa
• zakres i cel
• w jaki sposób dane są gromadzone i przechowywane
• czy dozwolone jest prywatne korzystanie z urządzeń
• zabezpieczenia chroniące prywatność pracowników

Ograniczenia w pracy zdalnej (bardzo ważne w Portugalii)

Portugalia wprowadziła jedne z najsurowszych w UE przepisów dotyczących monitorowania pracy zdalnej:

• Pracodawcy nie mogą monitorować pracowników pracujących w domu za pomocą narzędzi do nadzoru, śledzenia zachowań lub natrętnego monitorowania.
• Pracodawcy nie mogą kontaktować się z pracownikami poza godzinami pracy („prawo do odłączenia się”).
• Monitoring pracy zdalnej musi być minimalny, uzasadniony i nie może ingerować w prywatne środowisko domowe.

Ścisła interpretacja konieczności i proporcjonalności

Władze portugalskie stosują:

• ścisła konieczność (monitorowanie tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne)
• ścisła proporcjonalność (minimalna ilość danych, minimalny czas trwania)
• ścisłe znaczenie (brak nadzoru ogólnego).

Monitorowanie musi być wyraźnie powiązane z bezpieczeństwem, zgodnością lub ochroną zasobów, a nie z ogólną kontrolą produktywności.

Bardzo rygorystyczne wymagania dotyczące przejrzystości

Słowacja wykracza poza RODO, wymagając:

jasne, pisemne i szczegółowe informacje przed rozpoczęciem monitorowania

informacje muszą wyraźnie stwierdzać:

• użytego narzędzia
• dokładny cel
• zebrane dane
• czas przechowywania
• częstotliwość monitorowania
• stosowane metody i technologie

Słowacki organ ochrony danych często karze pracodawców za niejasne lub niekompletne powiadomienia dotyczące monitorowania.

Monitorowanie musi być ściśle konieczne i proporcjonalne

Słowacja ściśle interpretuje konieczność i proporcjonalność:

• monitoring musi być powiązany z konkretnym, uzasadnionym celem (np. bezpieczeństwo, ochrona, ochrona mienia)
• ogólne monitorowanie produktywności jest postrzegane jako nadmierne
• ciągłe lub wszechstronne monitorowanie (zrzuty ekranu, ciągłe nagrywanie) jest prawdopodobnie nieproporcjonalne

Słowacka praktyka regulacyjna zasadniczo faworyzuje interes pracownika w zakresie prywatności w przypadkach granicznych.

Rygorystyczne limity monitorowania w sprawach karnych

Prawo słowackie dopuszcza wyjątkowe monitorowanie miejsca pracy tylko wtedy, gdy:

• istnieje poważne podejrzenie popełnienia przestępstwa
• monitorowanie jest ograniczone w czasie i ukierunkowane
• nie ma alternatywy
• i jest zgodny z procedurami prawa karnego.

Surowe ograniczenia dotyczące monitorowania wizualnego i dźwiękowego

Słowacja nakłada ścisłą kontrolę wszelkich form monitorowania wizualnego lub dźwiękowego:

• Brak monitoringu w przestrzeniach prywatnych i półprywatnych
• Nagrywanie dźwięku jest prawie zawsze nielegalne
• Przechwytywanie ekranu lub wideo musi mieć bardzo ograniczony zakres i czas trwania
• Rejestrowanie przepływów pracy lub pulpitów w celu ciągłego nadzoru jest zwykle uważane za nadmierne

Mocno ograniczone monitorowanie komunikacji

Zgodnie ze słowacką praktyką:

• pracodawcom nie wolno uzyskiwać dostępu do prywatnych e-maili ani wiadomości osobistych
• nawet monitorowanie treści biznesowych wiadomości e-mail musi spełniać rygorystyczną konieczność
• jeśli na urządzeniach firmowych dozwolone jest użytkowanie prywatne, nie można stosować bardziej inwazyjnych form monitoringu

Monitorowanie musi koncentrować się na metadanych i wzorcach, a nie na treści prywatnej komunikacji.

Konsultacje z przedstawicielami pracowników

Jeżeli istnieją organy związkowe lub rady pracowników:

• pracodawcy muszą się z nimi skonsultować przed wprowadzeniem monitoringu
• musi wyjaśniać konieczność, zakres i procesy
• musi dostarczyć dokumentację i zasady wewnętrzne

DPIA oczekiwana w przypadku monitorowania pracowników

Chociaż nie zawsze jest to wyraźnie wymagane, słowacki organ ochrony danych oczekuje oceny skutków dla ochrony danych (DPIA) w przypadku:

• monitorowanie ekranu
• śledzenie zachowań
• monitoring kamerowy lub dźwiękowy
• jakiegokolwiek stałego lub zautomatyzowanego nadzoru

Duży nacisk na przejrzystość i pisemne powiadomienia

Malta przestrzega RODO, ale kładzie duży nacisk na pisemną, wyraźną komunikację z pracownikami.

Przed jakimkolwiek monitorowaniem pracodawcy muszą przedstawić:

• jasne pisemne wyjaśnienie tego, co jest monitorowane
• dlaczego monitorowanie jest konieczne
• jakich narzędzi się używa
• w jaki sposób dane są gromadzone i przechowywane
• kto będzie miał do niego dostęp
• określone okresy przechowywania

Ściśle egzekwowane konieczność i proporcjonalność

Zgodnie z praktyką IDPC:

• monitorowanie musi być bezwzględnie konieczne w uzasadnionym, konkretnym celu
• pracodawcy muszą uzasadnić, dlaczego mniej inwazyjne alternatywy nie mogą osiągnąć tego samego celu
• ciągły lub zbyt szeroki monitoring (ekrany, kamera, mikrofon) jest często uważany za nadmierny

Zakaz monitorowania komunikacji prywatnej

Malta zdecydowanie chroni prywatność pracowników nawet na urządzeniach będących własnością firmy:

• uzyskiwanie dostępu do prywatnych e-maili lub wiadomości jest niezgodne z prawem
• monitorowanie należy skonfigurować w taki sposób, aby nie przechwytywały wyraźnie prywatnych treści
• pracodawcy muszą zapewnić oddzielenie danych służbowych od danych osobowych na urządzeniach, na których dozwolony jest użytek prywatny

Rygorystyczne limity monitorowania w poważnych sprawach karnych

Monitoring wyjątkowy jest zabroniony, chyba że:

• istnieje poważne podejrzenie działalności przestępczej
• monitorowanie ma charakter tymczasowy i ukierunkowany
• nie ma alternatywy
• porada prawna lub zaangażowanie organów ścigania wspierają ten środek

Ograniczenia dotyczące monitorowania obrazu, ekranu i dźwięku

Malta stosuje wzmocnioną ochronę monitorowania, które może uchwycić zachowanie pracowników wizualnie lub dźwiękowo:

• nagrywanie dźwięku jest prawie zawsze nielegalne
• przechwytywanie wideo lub ekranu musi być bardzo ograniczone, konieczne i uzasadnione
• monitoring nie może odbywać się w: strefach wypoczynkowych, jadalniach, łazienkach, w żadnej przestrzeni uważanej za prywatną

Oczekiwany efekt DPIA w przypadku większości monitoringów pracowników

Chociaż nie zawsze jest to obowiązkowe na mocy RODO, na Malcie IDPC zdecydowanie oczekuje oceny skutków dla ochrony danych w przypadku:

• monitorowanie ekranu
• rejestrowanie działań pracowników
• śledzenie lokalizacji
• systematyczne lub zautomatyzowane monitorowanie

Ocena skutków dla ochrony danych pomaga wykazać zgodność i często jest wymagana przez IDPC w przypadku audytów lub skarg.

Konsultacje z przedstawicielami pracowników

W przypadku istnienia komitetów lub związków pracowniczych:

• pracodawcy muszą ich informować i konsultować
• wyjaśnić cel, konieczność i zabezpieczenia
• omówić wewnętrzne zasady monitorowania

Konstytucyjna ochrona obrazu, dźwięku i obrazu

Zgodnie z bułgarską konstytucją nikt nie może być filmowany, nagrywany ani poddawany podobnym działaniom bez jego wiedzy lub wbrew jego wyraźnemu sprzeciwowi, z wyjątkiem przypadków przewidzianych przez prawo.

To oznacza:

• jakikolwiek monitoring wizualny lub dźwiękowy pracowników (CCTV, nagrywanie ekranu, dźwięk) jest traktowany jako wysoce inwazyjny
• monitorowanie musi być jasno komunikowane i uzasadnione
• wymuszone lub „ciche” przechwytywanie obrazu/dźwięku jest szczególnie problematyczne.

Nadzór wideo nie może być ponownie wykorzystywany do oceny wyników lub premii

Bułgarska CPDP wyraźnie stwierdziła, że:

• dalsze przetwarzanie nagrań CCTV lub wideo (z dźwiękiem lub bez) w celu oceny indywidualnych osiągnięć lub ustalenia premii jest niedopuszczalne
• takie użycie jest uważane za niezgodne z pierwotnym celem bezpieczeństwa/ochrony i narusza ograniczenie celu RODO.

Silna ochrona godności pracownika w świetle Kodeksu Pracy

Kodeks pracy nakłada na pracodawców obowiązek ochrony godności i podstawowych praw pracowników przez cały czas trwania stosunku pracy.

W praktyce oznacza to:

• monitorowanie nie może mieć charakteru opresyjnego, stałego ani upokarzającego
• „Nadmierne monitorowanie”, które powoduje presję psychologiczną, jest prawdopodobnie niezgodne z prawem

Wysoka poprzeczka proporcjonalności i konieczności

CPDP i bułgarska praktyka wymagają, aby:

• monitoring jest niezbędny dla konkretnego, prawnie uzasadnionego celu (bezpieczeństwo, ochrona mienia, compliance)
• w pierwszej kolejności należy rozważyć mniej inwazyjne alternatywy
• ciągłe lub szeroko zakrojone monitorowanie zachowań jest ogólnie nieprzychylne.

Szczególnie ryzykowne jest monitorowanie audio + wideo z dźwiękiem

Organ szczególnie skrytykował wykorzystanie obrazu i dźwięku do oceny pracy personelu, uznając je za niezgodne z RODO.

Dlatego przy wdrażaniu oprogramowania monitorującego pracowników w Bułgarii należy unikać:

• nagrywanie dźwięku w całości
• nagranie ekranu lub wideo wykorzystywane jako narzędzie ciągłej oceny.

Informacje pracownicze i dokumentacja wewnętrzna

Oprócz ogólnej przejrzystości RODO bułgarska praktyka oczekuje:

• jasne polityki wewnętrzne opisujące monitorowanie
• konkretne powiadomienie pracowników (narzędzia, cele, zakres, retencja)
• udokumentowane okresy przechowywania i zasady usuwania danych monitorowanych.

Wyjątkowo surowe zasady prywatności w miejscu pracy

Norwegia posiada jedne z najsilniejszych w Europie systemów ochrony prywatności pracowników.

Ustawa o środowisku pracy wymaga, aby wszystkie formy monitorowania:

• musi mieć jasny i konieczny cel
• musi być proporcjonalne
• musi mieć ograniczony zakres
• nie może wywierać na pracownika nadmiernej presji ani stresu
• musi uwzględniać godność i autonomię pracownika

Obowiązkowe konsultacje z przedstawicielami pracowników

Jeżeli w zakładzie pracy istnieje reprezentacja związkowa lub komisja ds. środowiska pracy, pracodawca ma obowiązek:

• skonsultować się z nimi przed wprowadzeniem jakiegokolwiek monitoringu
• dostarczyć dokumentację dotyczącą celu, zakresu, narzędzi i przechowywania
• omówić rozwiązania alternatywne i proporcjonalność

Surowy zakaz monitorowania

Norweskie prawo dopuszcza wyjątkowe monitorowanie pracowników jedynie w bardzo rzadkich, poważnych sytuacjach przestępczych.

Monitoring wyjątkowy może mieć miejsce tylko wtedy, gdy:

• istnieje wyraźne podejrzenie działalności przestępczej
• jest ściśle ukierunkowany i ograniczony czasowo
• wyczerpano wszystkie mniej inwazyjne opcje

Specjalne zasady dotyczące monitorowania poczty elektronicznej, Internetu i IT

W Norwegii obowiązują szczegółowe wymagania dotyczące monitorowania komunikacji elektronicznej:

• pracodawcy mogą uzyskiwać dostęp do służbowych kont e-mail tylko pod określonymi, udokumentowanymi warunkami
• nigdy nie wolno uzyskiwać dostępu do prywatnej komunikacji
• nawet biznesowe e-maile można otwierać tylko z ograniczonych, niezbędnych powodów
• monitorowanie musi unikać przechwytywania treści prywatnych
• monitorowanie Internetu musi skupiać się na kategoriach, a nie na treściach czy danych osobowych

Monitorowanie audio i wideo podlega ścisłym ograniczeniom

Datatilsynet traktuje monitoring audiowizualny jako wysoce inwazyjny:

• nagrywanie dźwięku w miejscach pracy prawie nigdy nie jest dozwolone
• kamer nie można używać do ciągłej obserwacji pracowników
• monitoring wideo musi być ograniczony, ukierunkowany i w pełni przejrzysty

DPIA wymagana w przypadku większości systemów monitorowania pracowników

W Norwegii monitorowanie pracowników jest działaniem obarczonym wysokim ryzykiem.

Ocenę skutków dla ochrony danych należy przeprowadzić, jeżeli monitorowanie obejmuje:

• ekrany
• rejestrowanie zachowań
• audio/wideo
• śledzenie lokalizacji
• automatyczna ocena

Bardzo rygorystyczne zasady przechowywania i dostępu do danych

Norweskie organy regulacyjne wymagają:

• minimalne okresy przechowywania
• udokumentowane procedury usuwania
• ścisła kontrola dostępu (bardzo niewiele osób może przeglądać dane)
• jasne uzasadnienie dla każdej kategorii przechowywanych danych

Współdecydowanie i konsultacje z pracownikami

W Serbii pracodawcy muszą skonsultować się z:

• przedstawicieli pracowników lub związków zawodowych, jeśli istnieją, przed wprowadzeniem jakiegokolwiek systemu monitorowania, w tym systemów takich jak CleverControl.
• Proces konsultacji musi uwzględniać szczegółowe informacje o celu, zakresie i metodach monitorowania.
• Nie można narzucać monitorowania jednostronnie bez uprzedniego dialogu.

Większe ograniczenia dotyczące monitorowania audio i wideo

Serbia traktuje nadzór audio i wideo jako wysoce wrażliwy:

• Monitorowanie dźwięku jest prawie zawsze zabronione, chyba że jest konieczne do bardzo konkretnego, uzasadnionego celu (np. dochodzenia karnego).
• Monitoring wideo jest dozwolony, ale musi być proporcjonalny i nie może być wykorzystywany do oceny wyników.

Monitoring musi być uzasadniony konkretnym, zgodnym z prawem celem

Serbska PDP kładzie duży nacisk na konieczność i proporcjonalność:

• Monitoring jest dozwolony tylko wtedy, gdy jest to niezbędne dla prawnie uzasadnionego celu (np. ochrona mienia, zapewnienie bezpieczeństwa).
• Monitorowanie musi być proporcjonalne do uzasadnionego celu.
• Pracodawcy muszą wykazać, że nie istnieją mniej inwazyjne środki umożliwiające osiągnięcie tego samego celu.

Oznacza to, że ogólne monitorowanie (np. śledzenie produktywności pracowników) bez jasnego i istotnego celu byłoby uznane w Serbii za niezgodne z prawem.

Ograniczenia dotyczące przechowywania danych

Prawo serbskie ściśle przestrzega zasady przechowywania określonej w RODO, ale zawiera bardziej wyraźne ograniczenia dotyczące okresów przechowywania:

• Dane zebrane w drodze monitoringu nie mogą być przechowywane dłużej, niż jest to konieczne do celu, dla którego zostały zebrane.
• Pracodawcy muszą ustanowić jasne zasady przechowywania danych i wdrożyć automatyczne usuwanie lub anonimizację po określonym czasie.

DPIA (ocena skutków dla ochrony danych) wymagana w przypadku większości monitoringów

W Serbii monitorowanie pracowników uznawane jest za przetwarzanie wysokiego ryzyka:

• Ocena skutków dla ochrony danych jest obowiązkowa w przypadku narzędzi obejmujących monitorowanie zachowań, wyników, lokalizacji lub komunikacji pracowników.
• Pracodawcy muszą ocenić wpływ monitorowania, zidentyfikować potencjalne zagrożenia dla prywatności pracowników i je złagodzić.

Większy nacisk na prywatność pracowników w miejscu pracy

Serbskie prawo pracy kładzie duży nacisk na prywatność i godność pracownika, wymagając:

• stosowanie systemów monitoringu w sposób nie umniejszający godności pracownika i nie ingerujący w jego prywatność.
• Pracodawcy muszą zapewnić poszanowanie uzasadnionych oczekiwań pracowników w zakresie prywatności, szczególnie w obszarach niezwiązanych z pracą.

Duży nacisk na zgodę pracownika na monitorowanie

Łotwa interpretuje postanowienia RODO dotyczące zgody bardziej rygorystycznie niż inne kraje UE:

• Zgoda musi być wyraźna i dobrowolna, jeśli stanowi podstawę do monitorowania pracowników (np. w celu uzyskania dostępu do prywatnych danych lub śledzenia wyników).
• Pracodawcy nie mogą w stosunkach pracy polegać wyłącznie na zgodzie ze względu na brak równowagi sił. Na Łotwie wyraźna zgoda zwykle nie jest postrzegana jako ważna podstawa prawna rutynowego monitorowania, chyba że dotyczy ona osobistych wyborów, takich jak monitorowanie majątku firmy (np. pojazdów, sprzętu).

Zakaz monitorowania

Łotwa przestrzega rygorystycznych limitów RODO w zakresie monitorowania pracowników:

• Monitoring powinien być otwarty i przejrzysty, a pracownicy powinni być w pełni informowani przed jego rozpoczęciem.
• Monitoring wyjątkowy jest zabroniony, z wyjątkiem bardzo wąskich przypadków dotyczących dochodzeń karnych lub poważnych naruszeń, i nawet wtedy wymaga odpowiedniego uzasadnienia prawnego.

Test ścisłej konieczności i proporcjonalności

Łotwa stosuje rygorystyczny test konieczności i proporcjonalności w zakresie monitorowania:

• Pracodawcy muszą uzasadnić, dlaczego monitorowanie jest konieczne w konkretnym, uzasadnionym celu biznesowym (np. bezpieczeństwo, zapobieganie oszustwom).
• Monitorowanie musi być proporcjonalne do celu i nie może wykraczać poza to, co jest ściśle konieczne.
• Ciągłe monitorowanie lub nadmierny nadzór nad pracownikami (np. śledzenie produktywności lub indywidualnych zachowań) można uznać za nieproporcjonalne.

Ograniczenia dotyczące monitorowania komunikacji prywatnej

Na Łotwie obowiązują surowe ograniczenia dotyczące monitorowania komunikacji prywatnej:

• Pracodawcom nie wolno monitorować prywatnych wiadomości e-mail ani komunikacji osobistej, chyba że istnieje wyraźna i uzasadniona potrzeba biznesowa (np. zapobieganie oszustwom lub zapewnienie bezpieczeństwa w pracy).
• Monitorowanie urządzeń osobistych jest ściśle regulowane, a pracodawcy muszą dopilnować, aby prywatna komunikacja nie została przechwycona.

Silna ochrona praw pracowniczych

Łotewskie prawo pracy zawiera szczegółowe przepisy chroniące prawa pracowników związane z monitorowaniem, m.in.:

• Prawo pracowników do dostępu do zgromadzonych na ich temat danych poprzez monitoring.
• Pracownicy mogą żądać poprawienia lub usunięcia wszelkich danych osobowych, które są nieprawidłowe lub nieistotne.
• Pracownicy muszą być informowani o tym, jak długo ich dane będą przechowywane i kto ma do nich dostęp.