Jak zaoszczędzić pieniądze dzięki automatyzacji śledzenia czasu pracy?

Jak zaoszczędzić pieniądze dzięki automatyzacji śledzenia czasu pracy?

Około 5-15% czasu pracy jest marnowane. Ale wiedza o tym, kto i jak marnuje cenne minuty, może zmniejszyć straty. Oprogramowanie monitorujące może pomóc w osiągnięciu tego celu.

W tych trudnych ekonomicznie czasach pytanie o zachęty materialne zmienia się w bardziej zrozumiałe: ile komuś zapłacić? Dawanie przywilejów bardziej zasłużonym osobom jest ważne z punktu widzenia odpowiedzialności społecznej i równie ważne dla biznesu, ponieważ w przeciwnym razie wzrasta cena błędów ludzkich i administracyjnych. Niebezpieczne jest niedopłacanie kluczowych specjalistów, ponieważ mogą oni odejść z firmy. I, oczywiście, niecelowe jest przepłacanie pracowników, którzy pracują bez zaangażowania w pełnym wymiarze godzin.

Jak obliczyć, na co pracownicy poświęcają swój czas?

Problem efektywnej dystrybucji funduszu płac jest ściśle związany z kilkoma innymi, które wykraczają poza zarządzanie zasobami ludzkimi. Przed wyciągnięciem daleko idących wniosków konieczne jest jednak uzyskanie kompleksowych danych benchmarkowych.

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

Dzięki szczegółowemu obrazowi, jak przebiegają dni pracy każdego pracownika we wszystkich działach i w całej firmie, można wyciągnąć wnioski, kto przetwarza i wykonuje cudze zadania, kto nie jest zajęty pracą, a kto sabotuje procesy biznesowe.

Narzędziami księgowych są zazwyczaj takie jak "FreshBooks" lub "QuickBooks" oraz arkusze kalkulacyjne jak Excel. Łatwo jest więc obliczyć produktywny czas pracy księgowego. Jest to najprostsza mechaniczna analiza, ale nawet na tym etapie można znaleźć wiele ciekawych rzeczy. Na przykład jedna z firm znalazła pracownika, który spędzał pięć lub sześć godzin dziennie (75% czasu) grając w gry online lub oglądając filmy.

Jak zaoszczędzić pieniądze dzięki automatyzacji śledzenia czasu pracy?

Zmarnowany czas pracy obejmuje zwykle 5-15% całego czasu pracy. Szczegóły muszą być oceniane w każdym przypadku osobno, ponieważ ludzie nie są robotami i w niektórych przypadkach niewielkie przerwy są niezbędne do utrzymania uwagi i wydajności na określonym poziomie. Jeśli jednak tylko 60% czasu pracy jest produktywne (a takie dane rzeczywiście otrzymaliśmy od naszych użytkowników), oznacza to, że w rzeczywistości 40% funduszu płac można uznać za bezpośrednie straty z powodu niewykonywania zadań przez pracowników.

Z naszych danych wynika, że w co trzeciej firmie zatrudniającej 40 lub więcej osób będzie przynajmniej jeden lub dwóch pracowników, którzy fizycznie są obecni w miejscu pracy, ale praktycznie nie wykonują żadnych użytecznych zadań.

Dział logistyki może wydawać się wzorcowy, gdy bezbłędnie i na czas wprowadza nowe pozycje do bazy danych. Ale co jeśli system śledzenia czasu pracy pokazuje, że 70% zadań w bazie danych jest wykonywanych przez jedną osobę? Być może trzeba będzie zrewidować wytyczne dla pracowników lub pomyśleć o redukcji działu.

Jeśli zakupiłeś 10 licencji programu Adobe Photoshop dla działu reklamy, ale jest on używany tylko na siedmiu komputerach, będziesz mógł zaoszczędzić setki dolarów na nieprzedłużaniu trzech nadmiarowych licencji. Takie różnice pomiędzy planami zakupowymi a faktycznie używanym sprzętem i oprogramowaniem mogą sumować się do zaskakującej liczby. O wiele łatwiej i logiczniej jest optymalizować zasoby materialne na podstawie produktywnego obciążenia pracowników, a nie prostego "head count".

Co i jak optymalizować?

Wiele naruszeń dyscypliny pracy nie może być zarejestrowanych w inny sposób niż poprzez automatyczne śledzenie. Powiedzmy, że pracownik przyszedł do biura o 9:00 rano, co może wydawać się dobre, ponieważ nie spóźnił się. Ale jeśli pierwsza aktywność na komputerze nastąpiła dopiero o 9:35, oznacza to, że pracownik ten nie rozpoczął pracy od razu.

Przestoje nie powinny być również rejestrowane wybiórczo. Być może w niefortunnym momencie kontroli miał miejsce, gdy pracownik miał niezbędną przerwę po zakończeniu nerwowego zadania awaryjnego i przed rozpoczęciem nowego. Albo przeciwnie, pracownik został przypadkowo złapany w rzadkim momencie robienia czegoś produktywnego.

Program śledzi w sposób ciągły. Zapewnia wiarygodne oszacowanie liczbowe bez żadnych spekulacji i założeń. Powiedzmy więc, że masz pełny obraz efektywnego wykorzystania i strat czasu pracy. Co dalej?

Wiele firm po dłuższym czasie stosowania systemu monitoringu (ponad rok) na podstawie sumarycznego pomiaru czasu wszystkich procesów tworzy własny system zarządzania czasem, który zawiera system kluczowych wskaźników efektywności. Następnie w oparciu o te normy i KPI podejmowane są wszystkie decyzje dotyczące podziału zadań, oceny wyników, a ostatecznie decyzje dotyczące podziału funduszu płac, rekrutacji i rotacji lub redukcji personelu.

Pierwszym rezultatem automatyzacji śledzenia czasu pracy w każdej firmie jest zwykle zatwierdzenie dopuszczalnego procentu czasu nieproduktywnego. Większość menedżerów uważa 10% za maksymalną wartość tego wskaźnika, choć niektórzy starają się zredukować straty czasu do absolutnego zera.

"Nadgodziny", dni wolne, urlopy, spóźnienia i absencje pracowników mogą być teraz przeglądane poprzez proste naciśnięcie przycisku: Prezesi widzą rzeczywiste godziny pracy pracowników. Płacenie za bezczynność nie jest już potrzebne.

Ponadto niektóre systemy śledzenia czasu pracy dają pracownikom możliwości samostrojenia. W tym celu tworzona jest lista typowych zadań każdego pracownika i każdy z nich może powiadomić system o tym, jakie procesy są uruchamiane na jego komputerze. Informacje te można łatwo nałożyć na statystyki wykorzystania komputera przez pracownika, aby sprawdzić, czy prawidłowo wymienił zadania w systemie. Takie zbiorcze raporty dają pojęcie nie tylko o obciążeniu pracowników, ale także o tym, kiedy, jakie i czyje działania przynoszą firmie największy zysk. W ten sposób proste ewidencjonowanie czasu korzystania z oprogramowania w biurze staje się narzędziem polityki kadrowej, a przy odpowiednim podejściu może również pomóc w polityce marketingowej i finansowej.

Jakie wyniki można uzyskać?

Jak zaoszczędzić pieniądze dzięki automatyzacji śledzenia czasu pracy?

Po wprowadzeniu automatycznego systemu śledzenia czasu pracy straty finansowe wynikające z niewłaściwego wykorzystania czasu pracy można zmniejszyć średnio o połowę. W ciągu roku możliwe jest uzyskanie dodatkowego zysku dzięki zmniejszeniu kosztów personelu i infrastruktury biurowej (na przykład dzięki przestawieniu części pracowników na pracę zdalną), optymalizacji podatków i zmniejszeniu utraty zysków.

Okres zwrotu inwestycji w taki system, na podstawie mojego doświadczenia, wynosi około sześciu miesięcy. Istnieją dwie główne zmienne:

  1. Cena systemu. Najtańszymi rozwiązaniami są obecnie systemy darmowe, jak CleverControl Employee Monitoring, który pozwala na monitorowanie do 9 pracowników bez żadnych wydatków. Jest to w zupełności wystarczające dla małej firmy lub średniej firmy z kilkoma kluczowymi osobami. Dla firm z większą liczbą pracowników są opcje płatne, ale nadal z rozsądnymi cenami, jak Spyrix Employee Monitoring i takie. Te najdroższe mogą dochodzić do 90-100$ za użytkownika. Chociaż zarówno tanie, jak i drogie mają mniej więcej te same funkcje.

  2. Metodologia zastosowania. Jeśli ograniczymy monitoring do prostego śledzenia czasu pracy, to okres zwrotu inwestycji wydłuża się. W przypadku kompleksowej analizy i wielopłaszczyznowego wykorzystania uzyskanych danych proces zwrotu inwestycji może ulec znacznemu przyspieszeniu i trafniej jest mówić o optymalizacji procesów biznesowych niż o prostych oszczędnościach.

Algorytm przejścia od zagadki "zastanawiam się, co moi pracownicy robią w pracy" do pełnej informacji o szczegółowych postępach każdego z pracowników wygląda tak:

  1. Wybierz system śledzenia czasu pracy o wystarczająco elastycznej funkcjonalności.

  2. Zainstaluj go, pamiętaj o poinformowaniu pracowników o nowych zasadach gry (brak tajnej inwigilacji, to bezpośrednia droga do konfrontacji zamiast wzrostu wydajności).

  3. Przestańcie płacić za marnowanie czasu pracy.

  4. Przestań płacić za nieobecności i spóźnienia.

  5. Zmniejszenie wydatków na oprogramowanie.

  6. Wykluczyć zbędne wydatki na zbędnych pracowników.

  7. Wyłączenie kosztów wykonania prostych zadań przez "drogich" pracowników.

  8. Ustanowienie korporacyjnych konkursów KPI wśród działów i pracowników.

  9. Pogratulować i nagrodzić zwycięzców.