Jak regularne spotkania mogą wpłynąć na produktywność

Motywacja i poczucie odpowiedzialności nie są jedynymi czynnikami decydującymi o wydajności pracowników. Organizacja pracy, jakkolwiek uporządkowana i logiczna, może być szkodliwa, jeśli nie uwzględnia osobowości pracownika.

Firma projektująca strony internetowe z naszego dzisiejszego przypadku jest naszym wieloletnim klientem. Zaczęli korzystać z CleverControl w 2017 roku, kiedy ich zespół składał się z zaledwie pięciu osób, w tym dyrektora. Od tego czasu ich startup rozrósł się do niewielkiej firmy, podobnie jak wzrosła baza klientów, złożoność zleceń, a co za tym idzie - personel. O ile wcześniej pracownik mógł szybko omówić trwający projekt z dyrektorem lub kolegą przy dystrybutorze wody lub podczas przerwy, to większy zespół wymagał innych form organizacji. Dyrektor zdecydował się na obowiązkowe codzienne briefy i comiesięczne spotkania, poza tym pracownicy sami organizowali sobie spotkania, gdy potrzebowali omówić bieżące zadanie. Ostatecznie pracownik mógł odbyć dwa-trzy spotkania dziennie. Dla niektórych pracowników możliwość zaprezentowania wyników swojej pracy, uczestniczenia w dyskusjach na żywo i poczucia się częścią zespołu była ogromną motywacją i inspiracją. Inni, wręcz przeciwnie, nie przyjęli z zadowoleniem nowej organizacji pracy.

Dyrektor zauważył, że jeden ze starszych pracowników, który był tam od pierwszego dnia pracy, wykazywał niższą niż zwykle produktywność. Dyrektor sprawdził logi zgromadzone na komputerze pracownika przez CleverControl i znalazł frustrujący wzór. Znaczne okresy bezczynności lub bezproduktywnej aktywności następowały po każdym spotkaniu, w którym pracownik musiał uczestniczyć. Pracownik przeglądał witryny informacyjne i fora lub grał w małe gry, zanim wrócił do pracy około godziny po spotkaniu.

Pracownik był introwertykiem, mało komunikował się ze współpracownikami na tematy inne niż praca i wolał pracować w samotności. Wyznał, że każde spotkanie, zwłaszcza spontaniczne, drenuje go i wykoleja, a pracownik potrzebował czasu na odzyskanie koncentracji. Ten przypadek skłonił dyrektora do ponownego przemyślenia organizacji pracy, aby uwzględnić osobowości pracowników. Introwertyczny pracownik mógł przychodzić tylko na spotkania obowiązkowe, na których jego obecność i wiedza były absolutnie niezbędne. Ponadto dyrektor pracował nad zmniejszeniem liczby briefów.

Cechy istotne:

  • Monitorowanie działalności
    Długie okresy bezczynności zwróciły uwagę dyrektora na brak koncentracji pracownika w ciągu dnia pracy.
  • Śledzenie odwiedzanych stron internetowych
    Bezproduktywne strony internetowe były kolejnym niepokojącym objawem braku zaangażowania pracownika.
  • Dziennik zdarzeń
    Analiza aktywności pracownika na komputerze pozwoliła ujawnić przyczynę jego bezproduktywności.