Pandai Mengontrol Produktivitas Karyawan

Apa itu pemantauan karyawan?

Pemantauan karyawan berarti mengumpulkan informasi tentang aktivitas staf di tempat kerja menggunakan berbagai metode: mulai dari pemantauan komputer hingga pengawasan video. Tujuan utamanya adalah meningkatkan produktivitas, mengendalikan sumber daya perusahaan, dan mencegah kehilangan data.

Penelitian yang dilakukan oleh International Data Corp (IDC) menunjukkan bahwa karyawan menghabiskan hingga 40% waktu mengakses Internet di tempat kerja untuk tujuan pribadi. Pengguna waktu terbesar adalah jejaring sosial dan situs belanja. Secara total, kerugian produktivitas tahunan dapat mencapai 40%.

Apa saja jenis pemantauan karyawan?

• Pelacakan Aktivitas Web

  Melacak bagaimana tim Anda menggunakan Internet dapat membatasi gangguan. Selain itu, Anda dapat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan menghemat biaya penyedia layanan dengan meningkatkan efisiensi bandwidth.

• Pemantauan Aktivitas Komputer

  Mencakup pemantauan aktivitas terkait pekerjaan yang dikonfigurasi pada perangkat milik perusahaan. Ini dapat mencakup penggunaan aplikasi dan situs web, tangkapan layar, aktivitas printer, waktu aktif dan tidak aktif, serta fitur lain yang dikonfigurasi.

• Pelacakan lokasi

  Esensial bagi orang yang bekerja di lapangan atau sering melakukan perjalanan dinas. Pelacakan GPS membantu menemukan perangkat milik perusahaan jika dicuri atau hilang.

• Pemantauan Panggilan

  Biasanya untuk manajer penjualan atau agen dukungan pelanggan. Rekaman memungkinkan manajer memastikan karyawan mengikuti standar komunikasi dan melatih anggota tim baru.

• Pengawasan video

  Paling efektif di tempat-tempat yang menimbulkan kekhawatiran terhadap keamanan karyawan dan properti perusahaan. Membantu mencegah pencurian atau sabotase dan memastikan kondisi kerja memenuhi persyaratan keamanan.

Bagaimana cara memantau produktivitas di tempat kerja?

• Tetapkan ekspektasi dan tenggat waktu yang jelas

  Tetapkan tujuan yang jelas dan terukur tidak hanya untuk bisnis secara keseluruhan tetapi juga untuk setiap tim dan anggota tim.

• Gunakan perangkat lunak manajemen proyek

  Aplikasi ini memungkinkan Anda melacak siapa yang bertanggung jawab atas pekerjaan tertentu dan berapa banyak waktu yang mereka habiskan untuk itu. Menetapkan tugas, menentukan tenggat waktu, dan mendiskusikan proyek — semua dalam satu program.

• Ukur hasil, bukan waktu kerja

  Pertimbangkan hasil dari pekerjaan, bukan seberapa banyak waktu yang dihabiskan pekerja di kantor. Ketepatan waktu tidak sama dengan produktivitas.

• Berikan umpan balik

  Jika Anda memperhatikan seorang pekerja yang kurang produktif, mereka mungkin mengalami kesulitan karena kurangnya pelatihan atau tugas yang tidak jelas. Ciptakan budaya umpan balik yang efisien di perusahaan Anda.

• Lacak aktivitas komputer

  Perangkat lunak pemantauan karyawan seperti CleverControl memungkinkan Anda melihat alur kerja dan melihat bagaimana tim Anda melaksanakan tugas mereka.

Apa yang dilakukan perangkat lunak pemantauan karyawan?

Saat ini, perangkat lunak pemantauan karyawan adalah metode pelacakan produktivitas yang paling luas digunakan. Administrator sistem menginstal program pemantauan di komputer perusahaan. Setelah itu, program secara otomatis melacak aktivitas dan menafsirkannya.

Anda dapat menerima data yang dikumpulkan melalui email, penyimpanan cloud, atau dasbor online Anda dan tetap mengetahui proses kerja baik di kantor maupun dalam perjalanan bisnis.

Apa pro dan kontra dari pemantauan karyawan?

Keuntungan utama dari pemantauan staf adalah peningkatan produktivitas. Ini juga membantu untuk:

• menemukan pola kerja yang tidak efektif atau kesulitan yang tidak terduga
• menganalisis proses kerja dan mengoptimalkannya
• mengungkapkan perlunya mendistribusikan kembali beban kerja
• mengidentifikasi kebutuhan pelatihan
• melacak waktu kerja dan kehadiran
• memastikan bahwa staf menggunakan sumber daya perusahaan dengan bijak
• mencegah kebocoran data sensitif
• memberikan bukti yang diperlukan dalam penyelidikan internal

Namun, karyawan mungkin merasa bahwa pemantauan melanggar privasi mereka, menganggapnya sebagai kurangnya kepercayaan, atau khawatir tentang kinerja mereka. Pemberi kerja harus transparan dengan kebijakan perusahaan dan alasan untuk pengawasan.

Apakah pemantauan karyawan legal?

Di AS, sebagian besar metode pemantauan adalah legal. Pemberi kerja bebas memantau penggunaan komputer dan Internet, pesan pribadi, email, serta panggilan telepon pada perangkat milik perusahaan.

Di Eropa, sebagian besar metode pemantauan karyawan legal jika mematuhi undang-undang GDPR. Anda harus memberitahu staf tentang metode pemantauan, mendapatkan persetujuan mereka untuk pengumpulan data, dan melindungi data yang dikumpulkan.

Untuk memastikan bahwa pengawasan di perusahaan Anda tidak melanggar hukum apapun, kami menyarankan agar selalu berkonsultasi dengan hukum lokal dan negara bagian Anda. Juga disarankan untuk bersikap transparan dengan staf Anda mengenai alasan melakukan pemantauan.