Controlul inteligent al productivității angajaților

Un program pentru monitorizarea completă a personalului în spațiul de lucru. Un raport complet al activităților echipei, al timpului de lucru, al utilizării internetului și multe altele este întotdeauna la îndemâna dumneavoastră.
Compatibil cu sistemele de operare Windows de la XP în sus și Mac OS de la 10.12 în sus.
image

Monitorizarea angajaților

CleverControl urmărește să colecteze rapoarte cuprinzătoare despre rutina zilnică de lucru a echipei dumneavoastră. Analiza acestor informații vă permite să analizați fluxul de lucru obișnuit din birou, să detectați modelele de succes și ineficiente și să găsiți modalități de îmbunătățire a acestora. În plus, caracteristici precum controlul imprimantelor sunt instrumente utile pentru a ține evidența resurselor companiei. Un alt beneficiu al monitorizării personalului la locul de muncă este că puteți descoperi membrii ineficienți ai echipei care își pierd timpul de lucru în activități neproductive. Angajații extrem de harnici merită, de asemenea, o atenție deosebită, deoarece sarcinile de lucru mari și constante duc la un risc ridicat de epuizare. Cu CleverControl, vă puteți ajuta echipa să mențină echilibrul între viața profesională și cea privată și să vă conduceți echipa spre succes.

Keylogging

Cea mai mare parte a muncii de birou necesită dactilografiere, cum ar fi completarea tabelelor financiare, trimiterea de e-mailuri sau discutarea noului proiect cu echipa în cadrul chat-ului de grup. CleverControl înregistrează toate apăsările de taste, chiar și cele șterse. Depistați-i pe cei care stau toată ziua pe chat fără să facă nicio muncă. Programul poate ajuta, de asemenea, la prevenirea amenințărilor din interior sau a scurgerilor de informații.

Capturi de ecran

Dacă preferați rapoartele vizuale, funcția de capturi de ecran prezintă rezumatul complet al zilei în imagini. Programul face capturi ale ecranului atunci când angajatul schimbă ferestrele active, intră pe un site web sau copiază ceva în clipboard. Cu ajutorul acestor capturi de ecran, vă puteți asigura că personalul dumneavoastră este întotdeauna implicat în procesul de lucru și puteți examina modul în care fiecare membru al echipei își folosește timpul de lucru.

Urmărirea utilizării internetului

Monitorizarea modului în care angajații utilizează internetul poate fi cea mai valoroasă sursă de informații despre ziua de lucru a acestora. Vedeți cât de mult folosesc site-urile legate de muncă, ce informații caută și cât de des sunt distrași de rețelele de socializare, de site-uri de divertisment sau de cumpărături. Controlați distragerile prin blocarea site-urilor web neproductive în funcție de categorii, URL-uri sau cuvinte cheie sau permițând doar un număr limitat de site-uri web aprobate. Aflați dacă echipa dvs. are nevoie de formare suplimentară în funcție de informațiile pe care le caută.

image

Mediile sociale și mesagerii

Social media și chat-urile pot fura mai mult de 30% din timpul de lucru. Deși sunt un semn clar de neproductivitate, ele pot fi, de asemenea, un semn neobservat de stres sau epuizare. Obțineți înregistrări detaliate și capturi de ecran ale mesajelor primite și trimise, ale postărilor, ale paginilor și comunităților vizitate. Limitați activitățile neproductive pentru a economisi timp pentru sarcinile importante și pentru a crea un mediu de lucru mai implicat și mai sănătos.

Activitatea aplicațiilor

Există o aplicație la care echipa dumneavoastră ar trebui să petreacă cel mai mult timp? Cu CleverControl, puteți verifica dacă acest lucru este într-adevăr adevărat. Vedeți toate programele instalate pe calculatoare și cât timp rulează în timpul programului de lucru. Economisiți pe licențele pentru programele pe care echipa dvs. nu le utilizează. Monitorizați aplicațiile nou instalate pentru a evita activitățile nedorite.

Urmărirea sarcinilor imprimantei

Utilizarea resurselor companiei pentru nevoi personale este destul de tipică în rândul angajaților. În timp ce unii tipăresc documente personale pentru a economisi pe serviciile de tipărire plătite, alții ar putea face ceva mai rău, cum ar fi tipărirea de informații confidențiale fără aprobare. Primiți o listă completă a cazurilor de utilizare a imprimantei, cu ora și numele operațiunii de imprimare. Preîntâmpinați scurgerile de date corporative și controlați utilizarea resurselor companiei.

image

Monitorizarea dispozitivelor de stocare externe

Monitorizarea dispozitivelor de stocare externe este o altă modalitate de a contracara scurgerile de informații sau utilizarea abuzivă a resurselor corporative. Clever Сontrol înregistrează ce dispozitive se conectează la computer și momentul conexiunii. Combinate cu capturi de ecran, aceste informații vă permit să știți cine copiază fișiere de pe computerul corporativ sau îl folosește pentru nevoi personale.

Transmisiune live pe ecran și prin webcam

Monitorizarea în timp real este perfectă dacă aveți nevoie să verificați ce face echipa dvs. în acest moment. Evitați să creați tensiuni inutile stând în spatele lor și vizualizați-le în schimb ecranele în direct din confortul propriului birou. Vedeți cât de bine și de rapid își îndeplinesc sarcinile angajații dvs. și sprijiniți orice angajat nou care ar putea avea nevoie de ajutor și îndrumare la început. De asemenea, CleverControl oferă o transmisiune în direct a camerelor web conectate la computerele companiei. Această funcție poate ajuta la economisirea cheltuielilor de supraveghere video pentru birourile mici.

Înregistrarea ecranului, a camerei web și a sunetului

Urmărirea transmisiunii în direct poate necesita mult timp și poate fi incomodă, mai ales dacă sunteți departe de birou. Înregistrați ecranele calculatoarelor pe parcursul întregii zile și urmăriți înregistrările ori de câte ori vă convine. Selectați perioadele pentru care aveți nevoie să vedeți înregistrările și accelerați redarea pentru a economisi timp. Efectuați înregistrări video și audio de la camerele web conectate la computerele echipei pentru a vedea ce se întâmplă în birou. Obțineți dovezile în cazurile de investigare a incidentelor interne.

image

Urmărirea timpului de lucru

CleverControl poate servi ca un sistem ușor și convenabil de monitorizare a prezenței angajaților. Acesta colectează în mod automat rapoarte privind momentul în care membrii echipei își încep și își termină ziua de lucru, cât timp petrec la serviciu sau cât timp stau degeaba la birou la o cafea. Controlați prezența și înțelegeți obiceiurile de lucru ale angajaților dvs. pentru a crea un spațiu de lucru mai productiv și mai fericit.

Urmărirea orei

pontajele de intrare și de ieșire manuale pot fi inexacte și nesigure. În schimb, CleverControl urmărește orele de lucru ale angajaților prin înregistrarea momentului în care persoana respectivă pornește și oprește calculatorul. Aflați cine întârzie mereu sau cine se furișează de la birou înainte de terminarea zilei de lucru. Aveți grijă de sănătatea echipei dumneavoastră - descoperiți-i pe cei care muncesc în mod constant peste program și optimizați-le sarcinile.

Înregistrări ale timpului de inactivitate

Pauzele sunt esențiale, deoarece permit echipei dvs. să se reîmprospăteze și, eventual, să vină cu idei noi. Vedeți cine își folosește prea mult privilegiul și ia prea multe pauze de cafea sau de fumat. Programul servește drept urmăritor al timpului de productivitate, înregistrând perioadele de inactivitate care depășesc limita permisă stabilită. Obțineți rapoarte cu privire la timpul total de inactivitate din timpul zilei pentru fiecare membru al echipei.

Controlul prezenței

S-ar putea să nu știți niciodată că angajații dvs. încalcă în mod repetat disciplina la birou. Pe de altă parte, este posibil ca un lucrător excesiv de responsabil să nu vă spună niciodată că volumul său de muncă este prea mare. Datorită funcțiilor de urmărire a orelor, de înregistrare și de monitorizare în direct, puteți vedea întotdeauna cine întârzie sau lipsește de la serviciu sau cine lucrează în weekend pentru a respecta termene prea strânse. Dezvăluiți leneșii obișnuiți și membrii echipei care pot avea un volum de muncă copleșitor, echilibrați sarcinile și mențineți un flux de lucru stabil și sănătos.

image

Acces de la distanță la statisticile privind activitatea angajaților

Monitorizarea angajaților în cloud vă permite să urmăriți performanța indiferent unde vă aflați. Atâta timp cât aveți la îndemână un dispozitiv mobil sau un computer, puteți controla și evalua fluxul de lucru dintr-o privire cu ajutorul graficelor statistice informative.

1

Evaluarea globală a timpului activ

CleverControl analizează automat informațiile colectate și creează reprezentări grafice ale timpului total activ și inactiv pentru fiecare membru și pentru întreaga echipă, pe zile, săptămâni, luni sau orice perioadă personalizată. De asemenea, evidențiază scăderile și creșterile în timpul de activitate pentru echipă. Urmăriți productivitatea angajaților, evaluați disciplina de lucru dintr-o privire și luați măsuri pentru a o îmbunătăți.

2

Înregistrări ale celor mai utilizate aplicații și site-uri web

Dacă nu aveți timp să examinați datele brute colectate, diagramele statistice convenabile o vor face pentru dumneavoastră. Vedeți ce aplicații și categorii de site-uri web folosesc cel mai des angajații, cât timp petrec pe ele și cum se modifică această valoare în diferite perioade. Obțineți o perspectivă imediată asupra procesului de lucru și identificați nevoia de instruire judecând după statistici.

3

Atenție la utilizarea rețelelor sociale și a mesagerilor

Observați imediat distragerile și luați măsuri pentru a le reduce la minimum. Statistica arată cât timp petrece echipa pe rețelele de socializare și pe messenger și cum se modifică această rată. Limitarea utilizării acestora poate îmbunătăți nu doar productivitatea, ci și atmosfera din birou. Discutarea față în față a detaliilor proiectului face ca echipa să fie mai unită. De asemenea, contribuie la crearea unui loc de muncă mai implicat și mai inspirat.

image

Ghid pentru monitorizarea angajaților

Ce este monitorizarea angajaților?

Monitorizarea angajaților înseamnă colectarea de informații despre activitățile personalului de la locul de muncă prin diverse metode: de la monitorizarea computerizată la supravegherea video. Obiectivele principale ale unei astfel de monitorizări sunt îmbunătățirea productivității, controlul resurselor corporative și prevenirea pierderilor de date și a comportamentelor inacceptabile.

image

Cercetările efectuate de International Data Corp (IDC) arată că angajații petrec până la 40% din timpul de acces la internet la locul de muncă în scopuri personale. Cei mai mari consumatori de timp sunt rețelele sociale și site-urile de cumpărături. Aproximativ 60% dintre achizițiile online au loc în timpul orelor de lucru. Potrivit unui studiu realizat de Bambu by Sprout Social, aproximativ 70% dintre lucrători mărturisesc că își verifică în mod regulat rețelele sociale la serviciu. În total, pierderea anuală de productivitate poate ajunge la 40%. Un alt motiv de îngrijorare este reprezentat de scurgerile de date corporative. Potrivit IDC, 20-30% dintre angajați au trimis e-mailuri care conțin secrete comerciale, proprietate intelectuală sau alte informații sensibile în afara companiei lor.

Monitorizarea angajaților este o modalitate excelentă de a controla și de a reorganiza utilizarea resurselor corporative. Este obișnuit ca angajații să tipărească documente personale pe imprimantele de la birou pentru a economisi serviciile de imprimare plătite. Un alt aspect care trebuie luat în considerare este utilizarea software-ului corporativ. Anual, companiile britanice și americane irosesc 34 de miliarde de dolari pe software pe care personalul lor nu îl folosește. Monitorizarea utilizării aplicațiilor vă permite să vedeți dacă angajații dvs. au prea multe sau prea puține licențe.

Problemele descrise fac ca importanța monitorizării personalului să fie greu de subestimat.

Care sunt tipurile de monitorizare a angajaților?

  • Urmărirea activității web

    Internetul este o sursă imensă de informații valoroase în orice domeniu - dar este și o mare sursă de distragere a atenției. Urmărind modul în care echipa dvs. utilizează internetul, puteți limita aceste distrageri. În plus, puteți identifica nevoia de instruire și puteți economisi la furnizorii de servicii prin îmbunătățirea eficienței lățimii de bandă.

    Monitorizarea e-mailurilor angajaților este una dintre modalitățile de a verifica și de a preveni eventualele scurgeri de date.

  • Monitorizarea activității computerului

    Monitorizarea activității informatice este un termen larg care acoperă urmărirea acțiunilor utilizatorului pe computerul companiei. Aceasta include înregistrarea tastelor, utilizarea aplicațiilor și a site-urilor web, capturi de ecran, utilizarea imprimantei, timpul activ și inactiv, înregistrarea interogărilor de căutare și multe altele. Programul de monitorizare prezintă datele acumulate în rapoarte detaliate și în diagrame și grafice statistice. Acestea oferă o perspectivă asupra procesului de lucru, servesc drept urmăritori ai productivității, ajută la menținerea disciplinei și dezvăluie dacă personalul utilizează resursele corporative în mod corespunzător și înțelept.

  • Urmărirea locației

    Deși nu este utilizată la fel de mult ca alte forme de monitorizare a angajaților, urmărirea locației este o modalitate valoroasă de monitorizare a personalului. Este esențial pentru persoanele care lucrează pe teren sau care pleacă frecvent în călătorii de afaceri. Urmărirea prin GPS ajută la găsirea dispozitivelor deținute de companie în cazul în care acestea sunt furate sau pierdute. De asemenea, puteți monitoriza și găsi cele mai eficiente rute și puteți îmbunătăți siguranța angajaților care lucrează în locații îndepărtate.

  • Monitorizarea apelurilor

    Monitorizarea apelurilor este obișnuită pentru managerii de vânzări sau pentru agenții de asistență pentru clienți. Programe speciale înregistrează apelurile, iar aceste înregistrări le permit ulterior managerilor să se asigure că angajații respectă standardele de comunicare, să investigheze plângerile clienților și să instruiască noii membri ai echipei.

  • Supraveghere video

    Sistemele de supraveghere video sunt cele mai eficiente în locurile care ridică probleme de securitate pentru angajați și pentru proprietatea companiei. Aici, ele ajută la prevenirea furturilor sau sabotajelor și asigură faptul că condițiile de lucru corespund cerințelor de securitate. Deși supravegherea video nu este cea mai bună modalitate de măsurare a productivității, datele de supraveghere pot fi valoroase pentru urmărirea prezenței și investigarea incidentelor interne.

Cum să monitorizați productivitatea la locul de muncă?

  • Stabiliți așteptări și termene clare

    Echipa dumneavoastră nu va fi niciodată eficientă dacă nu știe ce și când așteptați de la ea. Stabiliți obiective clare și măsurabile nu numai pentru afacere în ansamblu, ci și pentru fiecare echipă și membru al acesteia.

  • Utilizați un software de gestionare a proiectelor

    Există o mulțime de aplicații pe piață care fac ca gestionarea proiectelor să fie eficientă și fără efort. Acestea vă permit să urmăriți cine este responsabil pentru ce lucrare și cât de mult timp petrec pentru aceasta. Puteți să atribuiți sarcini angajaților, să stabiliți termene limită și să discutați despre proiect - toate într-un singur program. Economisiți timp pentru management și păstrați coordonarea eforturilor echipei dvs.

  • Măsurați rezultatele, nu timpul de lucru

    Echipa dumneavoastră poate fi cea mai punctuală din lume, venind și plecând de la birou la fix. Cu toate acestea, s-ar putea să își petreacă cea mai mare parte a timpului de lucru urmărind videoclipuri amuzante cu pisici pe Youtube sau discutând ocazional cu colegii la o cafea. Dimpotrivă, o persoană poate întârzia întotdeauna cu o jumătate de oră - și totuși să aducă cele mai multe beneficii companiei. Luați în considerare rezultatul muncii, nu cât timp petrec lucrătorii la birou.

  • Calitate peste cantitate

    Cinci sarcini bine făcute aduc mai mult profit decât o duzină de sarcini prost făcute. Atunci când evaluați productivitatea, acordați mai multă atenție calității muncii, nu cantității. Acest lucru este deosebit de important pentru întreprinderile de producție.

  • Oferiți feedback

    Dacă observați un lucrător puțin productiv, nu vă grăbiți să îl numiți leneș și să-i spuneți "la revedere". Este posibil ca aceștia să se chinuie din cauza lipsei de pregătire sau a unor sarcini neclare. În acest caz, sfaturile și feedback-ul dvs. le vor îmbunătăți performanța la locul de muncă. Interacționați cu echipa și creați o cultură eficientă a feedback-ului în compania dumneavoastră.

  • Urmăriți activitatea computerului

    Utilizarea unui software de monitorizare a angajaților, cum ar fi CleverControl, vă va permite să vă uitați în fluxul de lucru și să vedeți cum echipa dvs. își îndeplinește sarcinile. Depistați activitățile neproductive, monitorizați prezența și timpul de lucru și controlați utilizarea resurselor companiei.

Ce face software-ul de monitorizare a angajaților?

În prezent, software-ul de monitorizare a angajaților este cea mai răspândită metodă de monitorizare a productivității în majoritatea companiilor, fie ele mari sau mici. Este ușor și eficient: administratorul de sistem instalează programul de monitorizare pe calculatoarele companiei. După aceea, programul face toată treaba, urmărind automat activitatea de pe aceste calculatoare și interpretând-o. În funcție de funcționalitatea programului ales, acesta poate înregistra apăsările de taste, timpul activ și inactiv, prezența, finalizarea sarcinilor, realizarea de capturi de ecran și multe altele. Cele mai avansate programe au caracteristici suplimentare precum difuzarea în direct a ecranelor calculatoarelor monitorizate, realizarea de înregistrări video, audio sau de apeluri, calcularea salariilor și altele.

Puteți primi datele colectate prin e-mail, prin stocare în cloud sau prin tabloul de bord online și puteți fi la curent cu procesul de lucru atât la birou, cât și în timpul unei călătorii de afaceri.

Care sunt avantajele și dezavantajele monitorizării angajaților?

Principalul avantaj al monitorizării personalului este îmbunătățirea productivității. Atunci când membrii personalului știu că sunt supravegheați, aceștia depun mai mult efort în sarcinile de lucru și devin mai implicați. Cu toate acestea, urmărirea angajaților are mai multe beneficii decât atât. Aceasta ajută la:

  • să descopere modelele de lucru ineficiente sau dificultățile neprevăzute, de exemplu, atunci când angajații petrec mai mult timp decât se așteptau pentru o anumită sarcină

  • analizează procesele de lucru și le optimizează

  • dezvăluie nevoia de redistribuire a volumului de muncă

  • să identifice nevoia de formare

  • urmărirea timpului de lucru și a prezenței

  • să se asigure că personalul utilizează resursele companiei în mod înțelept

  • economisiți pe software sau resurse nefolosite și pe păstrarea angajaților

  • să controleze ca membrii echipei să respecte întotdeauna codul de conduită corporativă atât în interacțiunile cu colegii, cât și cu clienții

  • prevenirea scurgerilor de date sensibile

  • să furnizeze dovezile necesare în cadrul anchetelor interne

  • îmbunătățirea condițiilor de muncă

Sună excelent? Monitorizarea angajaților prezintă într-adevăr multe oportunități pentru angajator de a-și optimiza activitatea și de a obține rezultate mai bune. Cu toate acestea, perspectiva de a fi monitorizat nu pare, de obicei, atât de însorită pentru lucrători. Iată câteva dintre probleme:

  • Angajații pot considera că monitorizarea le încalcă intimitatea

  • Ei o pot percepe ca pe o lipsă de încredere.

  • Știind despre software-ul de urmărire a productivității, o persoană poate munci prea mult și își poate face griji cu privire la performanța lor, ceea ce duce la un nivel mai ridicat de stres și la riscul de epuizare.

  • Mulți oameni folosesc aceleași dispozitive la serviciu și acasă. Aceștia pot vedea monitorizarea ca pe o intruziune în viața lor personală.

  • Datele colectate pot fi utilizate în mod abuziv dacă persoanele nepotrivite au acces la ele.

  • Angajatorul trebuie să studieze și să respecte cerințele legale privind monitorizarea angajaților. În calitate de angajator, trebuie să fiți transparent cu angajații dvs. cu privire la datele pe care le colectați și în ce scopuri. Precizați clar că scopul dvs. nu este de a spiona, ci de a crea un loc de muncă în care fiecare să își poată îndeplini cât mai bine sarcinile și să lucreze în echipă

Este legală monitorizarea angajaților?

Așadar, știți cum vă poate ajuta monitorizarea să vă atingeți mai sus obiectivele de afaceri. Ați cântărit argumentele pro și contra și ați ales cel mai bun instrument pentru scopurile dumneavoastră. Cu toate acestea, mai există un aspect crucial de luat în considerare - legea care acoperă monitorizarea angajaților.

Deși angajatorii își urmăresc personalul de ani de zile, legile privind monitorizarea angajaților sunt încă vagi și depind foarte mult de țară, de stat sau chiar de județ. Vorbind despre SUA, majoritatea metodelor de monitorizare sunt legale aici. Angajatorul este liber să monitorizeze utilizarea calculatorului și a internetului, mesajele private, e-mailurile, apelurile telefonice de pe dispozitivele deținute de companie. Acesta poate pune în aplicare supravegherea video și audio (cu excepția spațiilor private) și poate chiar monitoriza dispozitivele personale (cu câteva limitări) dacă lucrătorul le folosește la serviciu. În plus, în unele state, angajatorul nu este obligat să notifice personalul cu privire la majoritatea activităților de supraveghere.

Cu toate acestea, vă recomandăm să fiți transparenți în ceea ce privește politica companiei și motivele supravegherii. În acest fel, ușurați stresul de a fi urmărit pentru personalul dumneavoastră și evitați orice posibile dispute în viitor.

În Europa, majoritatea metodelor de monitorizare a angajaților sunt legale dacă respectă legile GDPR. Introdus la 25 mai 2018, Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) are ca scop să ofere persoanelor fizice controlul asupra datelor lor. Acesta se aplică oricărei organizații și reglementează modul în care acestea trebuie să proceseze și să păstreze datele personale ale persoanelor fizice. Conform GDPR, tu, ca angajator, trebuie să informezi personalul despre metodele de monitorizare și să primești consimțământul acestuia pentru colectarea datelor. De asemenea, sunteți responsabil pentru protejarea datelor colectate.

GDPR se aplică tuturor organizațiilor din UE. Acesta include, de asemenea, întreprinderile care au sediul în afara acesteia, dar care au angajați în UE.

GDPR nu abordează în mod direct multe aspecte ale supravegherii la locul de muncă, cum ar fi urmărirea calculatoarelor, a utilizării internetului, a e-mailurilor și a rețelelor sociale. În acest caz, regula de bază este de a notifica în prealabil personalul cu privire la monitorizare printr-o politică internă clară și de a obține consimțământul acestuia. Metodele de urmărire pe care le folosiți nu trebuie să încalce sau să restricționeze dreptul fundamental al persoanei la viața privată. GDPR interzice cu strictețe înregistrarea apăsărilor de taste și a activității de pe ecran pe dispozitivele deținute de companie și pe cele personale pe care persoana le-ar putea folosi la serviciu.

Există legi similare în India, Canada, Nigeria, Malaezia și în alte câteva țări. Angajatorul trebuie să aibă un motiv valabil pentru a urmări personalul, să informeze angajații cu privire la datele pe care le colectează și prin ce mijloace și să obțină permisiunea acestora pentru monitorizare. Cu toate acestea, există destul de multe nuanțe aici, în funcție de țară. De exemplu, în Rusia, angajatorii pot monitoriza doar durata convorbirilor telefonice și numărul de participanți, dar nu și convorbirile telefonice propriu-zise. În Finlanda, care are cele mai stricte legi privind protecția datelor, angajatorii au foarte puține drepturi pentru monitorizarea utilizării calculatorului.

Pentru a vă asigura că supravegherea în cadrul companiei dvs. nu încalcă nicio lege, vă recomandăm să consultați întotdeauna legile locale și de stat. De asemenea, este recomandabil să fiți transparenți cu personalul dvs. în ceea ce privește motivele supravegherii, datele pe care le colectați și modul în care le veți utiliza.