Cel mai bun software de monitorizare a angajaților și tot ce trebuie să știți despre monitorizarea angajaților

Software-ul de monitorizare a angajaților este un sistem care poate urmări și analiza activitatea angajaților pe computerele lor. Acesta este în creștere de la începutul anilor 2000, datorită dezvoltării tehnologiilor informatice, iar pandemia Covid-19 din 2020 a făcut ca popularitatea sa să crească vertiginos. Potrivit studiului recent Instant Office, 78% dintre angajatorii din prezent își urmăresc personalul cu ajutorul diferitelor instrumente.

Cel mai bun software de monitorizare a angajaților și tot ce trebuie să știți despre monitorizarea angajaților

De obicei, software-ul de monitorizare a angajaților este format din agentul pe care angajații îl instalează pe dispozitivele lor și din tabloul de bord de monitorizare care permite managerilor să primească jurnale și rapoarte.

Software-ul de monitorizare a angajaților acționează ca un supraveghetor invizibil care vede tot. De la apăsările de taste la site-urile web vizitate, acesta adună informații despre aproape tot ceea ce face o persoană pe calculator în timpul orelor de lucru. Softurile mai avansate de monitorizare a angajaților merg mult mai departe de simpla colectare a datelor. Ele oferă rapoarte gata pregătite privind productivitatea fiecărui angajat și calculele de salarizare și, practic, economisesc timpul managerului.

Scopul cel mai evident al acestui tip de software este de a monitoriza productivitatea angajaților. Cât timp petrec aceștia pentru proiect și cât timp - pentru videoclipuri amuzante cu pisici pe Youtube? Sunt implicați în procesul de lucru sau își iau pauze de cafea la fiecare 10 minute? Căutau pe Google informații legate de muncă sau bilete ieftine la Las Vegas pentru weekend? Aplicațiile de monitorizare a angajaților sunt concepute pentru a răspunde exact la acest tip de întrebări.

În afară de a descoperi leneșii, software-ul de monitorizare a angajaților are câteva scopuri mai puțin evidente, dar nu mai puțin importante. În primul rând, poate ajuta la descoperirea angajaților cu probleme. Fie că aceștia transpiră din cauza volumului de muncă copleșitor sau a sarcinilor cu care nu au suficientă experiență ca tineri specialiști, ei pot ezita să îi spună managerului despre dificultăți. Dezvăluirea acestor probleme și lucrul atent pentru a le elimina va face mai mult decât să stimuleze productivitatea - va îmbunătăți climatul din birou și imaginea dumneavoastră ca manager.

Un alt motiv nu atât de evident pentru a încerca un software de monitorizare a angajaților este controlul resurselor companiei. Au crescut recent cheltuielile cu hârtia pentru imprimantă? Risipiți bani pe softurile pe care angajații dvs. nu le folosesc? Aflați acest lucru cu ajutorul rapoartelor. Acestea vor arăta cât de des lucrează angajații într-un anumit program sau dacă folosesc imprimantele de birou pentru nevoi personale.

Software-ul de top de monitorizare a angajaților este echipat cu module de protecție a datelor. Acestea împiedică accesul, copierea sau trimiterea de informații confidențiale și avertizează administratorul dacă apare ceva suspect. Având la îndemână acest paznic atotștiutor, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la scurgerile de date sau la accesul neautorizat la datele corporative.

Acestea sunt doar câteva dintre problemele pe care instrumentele de monitorizare a angajaților le pot rezolva. Haideți să aprofundăm subiectul și să aflăm care sunt soluțiile de top din acest domeniu.

Tipuri de software de monitorizare a angajaților

Software-ul de monitorizare a angajaților se împarte în trei tipuri: urmărirea timpului, monitorizarea activității și prevenirea pierderilor de date (sau DLP).

Aplicațiile de urmărire a timpului sunt esențiale dacă doriți să automatizați procesele de rutină, cum ar fi prezența, urmărirea timpului și calcularea salariilor. Acestea înregistrează timpul de conectare și deconectare, perioadele de inactivitate ale angajatului și timpul petrecut pentru fiecare sarcină. Puteți estima cât timp petrec angajații pe un proiect și cine și când a lucrat la o anumită sarcină. Datele exacte de urmărire sunt, de asemenea, vitale pentru facturarea clienților dacă lucrați pe bază de contract sau pe bază de plată pe oră. Cea mai bună parte este că rapoartele sunt generate în timp real în mod automat, eliminând riscul de înșelăciune sau de eroare umană. Sistemele de urmărire a timpului au și alte beneficii: facilitează îmbunătățirea productivității, motivează angajații și vă arată unde sunt cheltuiți banii.

Software-ul de monitorizare a activității este similar cu sistemele de urmărire a timpului, dar este mult mai puternic. Se poate numi în mod legitim Big Brother al monitorizării angajaților, deoarece poate înregistra aproape tot ceea ce face angajatul pe computerul de la birou. De obicei, astfel de sisteme înregistrează apăsările de taste și evenimentele din clipboard, fac capturi de ecran, urmăresc activitatea pe internet a utilizatorului (inclusiv vizitele pe rețelele sociale și chat-urile) și timpul activ/inactiv. De asemenea, acestea pot monitoriza dispozitive externe, cum ar fi imprimantele și stick-urile USB. Programele de monitorizare de cel mai înalt nivel vă permit să urmăriți angajații în timp real prin streaming video de pe ecranele și camerele web ale acestora. Dacă sunteți presat de timp pentru a verifica fluxurile în timpul zilei, programul va înregistra videoclipurile pentru a le viziona mai târziu. Software-ul nu numai că va aduna, dar va și procesa datele brute în diagrame și grafice clare. La sfârșitul zilei, veți primi cel mai cuprinzător raport de activitate pentru fiecare angajat, departament sau pentru întregul birou.

Gama de aplicații a acestor rapoarte este imensă. Acestea oferă informații valoroase despre nivelurile de productivitate și implicare, ajută la descoperirea modelelor de lucru ineficiente și a angajaților cu performanțe scăzute, economisesc resursele companiei și multe altele. Dacă este implementat cu atenție și în mod etic, software-ul de urmărire a activităților poate deveni un partener de încredere în creșterea afacerii dumneavoastră.

Prevenirea pierderilor de date este cel mai complex tip de software de monitorizare a angajaților. Acesta detectează eventualele încălcări ale datelor și alte amenințări prin monitorizarea, detectarea și blocarea datelor în utilizare, în mișcare și în repaus. Cu alte cuvinte, programul efectuează inspecția conținutului și analiza contextuală a datelor trimise prin e-mail sau messenger, în curs de utilizare de către angajat pe dispozitivul său sau stocate pe un server al companiei. Software-ul DLP încorporează mai multe tehnici analitice elaborate, de exemplu, potrivirea exactă a datelor, potrivirea exactă sau parțială a fișierelor, analiza bazată pe reguli și pe categorii. Potrivirea exactă a datelor înseamnă că programul caută potriviri exacte din baza de date vidată sau din baza de date live. În cazul potrivirii fișierelor, software-ul compară hașurile fișierelor cu amprente exacte, fără a analiza conținutul acestor fișiere. Analiza bazată pe reguli este cea mai comună tehnică. Programul scanează datele pe baza unor reguli preconfigurate, cum ar fi numerele de card sau de securitate. Analiza categoriilor preconfigurate este o metodă similară: sistemul DLP caută tipuri comune de date sensibile, de exemplu, detalii bancare, numere de securitate socială etc. Metodele descrise mai sus se bazează în mare măsură pe clasificare, dar ce se întâmplă dacă încălcarea nu se încadrează în aceste categorii? Sistemele DLP moderne utilizează tehnici și mai complexe pentru a detecta și preveni astfel de încălcări, de exemplu, analiza lexicului, învățarea automată și analiza statistică.

Companiile utilizează sistemele DLP pentru a preveni încălcarea securității datelor, exfiltrarea, pierderea, scurgerea sau distrugerea informațiilor sensibile. DLP servește, de asemenea, pentru a se asigura că societatea respectă reglementările relevante și protejează informațiile de identificare personală (PII).

În acest articol, ne vom concentra mai ales pe software-ul de urmărire a activității.

Caracteristici ale software-ului de monitorizare a angajaților

În ciuda selecției mari de programe de monitorizare a activității de pe piață, multe caracteristici sunt tipice pentru majoritatea acestora. Să aruncăm o privire asupra funcționalității la care vă puteți aștepta de la o aplicație decentă de monitorizare a angajaților:

  • Keylogging. Înregistrarea apăsărilor de taste este una dintre cele mai controversate caracteristici. Rapoartele de înregistrare a tastelor vor demonstra dacă angajatul lucrează la proiect, dacă discută cu un prieten pe WhatsApp sau - mai rău - dacă divulgă secrete corporative concurenților. Pe de altă parte, keyloggerul poate înregistra accidental informații sensibile, cum ar fi parolele, detaliile bancare sau conversațiile personale. Soluțiile flexibile de monitorizare au opțiunea de a dezactiva keylogging-ul.

  • Capturi de ecran. Aplicația realizează instantanee ale ecranului calculatorului la intervale regulate de timp sau în funcție de declanșator. Această funcție este excelentă dacă doriți să știți ce face angajatul dvs. la un moment dat sau dacă aveți dovada că acesta este implicat în activități nedorite.

  • Monitorizarea activității web. Aceasta presupune urmărirea site-urilor web vizitate, a rețelelor sociale și a interogărilor de căutare, precum și a timpului petrecut de utilizator. Monitorizarea activității web este utilă nu numai în ceea ce privește productivitatea (rata site-urilor productive/neproductive vizitate), ci și în ceea ce privește formarea. Dacă observați că un angajat vizitează multe site-uri legate de muncă pe un anumit subiect/competență, este posibil ca acesta să aibă nevoie de formare în acea competență sau domeniu. În acest caz, furnizarea de formare va crește drastic productivitatea.

  • Monitorizarea aplicațiilor. Acest kit de funcții va arăta ce aplicații sunt instalate pe dispozitivul monitorizat, ce aplicații rulează și cât timp petrece utilizatorul folosindu-le. Pe lângă evaluarea productivității, urmărirea aplicațiilor poate servi ca mijloc de a analiza dacă echipa dvs. are o licență excesivă sau insuficientă. În plus, veți ști dacă angajatul instalează vreun software nedorit pe dispozitivul deținut de companie.

  • Blocarea aplicațiilor. La fel ca și blocajul de site-uri, blocajul de aplicații elimină distragerile la locul de muncă. Puteți bloca aplicațiile de mesagerie, jocurile sau alte aplicații nedorite, dacă considerați că acestea afectează productivitatea echipei.

  • Urmărirea operațiunilor cu fișiere vă oferă o listă completă de operațiuni cu fișiere, cum ar fi crearea, copierea, trimiterea prin e-mail, imprimarea și ștergerea. Este o modalitate eficientă de a monitoriza modul în care sunt procesate informațiile sensibile.

  • Urmărirea dispozitivelor portabile de stocare a datelor. Angajații scurg informații în mod frecvent copiindu-le pe o unitate flash sau trimițându-le prin e-mail în afara rețelei corporative. De aceea, monitorizarea dispozitivelor externe de stocare a datelor este o modalitate excelentă de a vă asigura că datele importante nu sunt transferate în afara companiei.

  • Monitorizarea e-mailurilor este un alt instrument eficient pentru a minimiza riscul de scurgere a datelor. Poate servi, de asemenea, pentru evaluarea calității, de exemplu, dacă monitorizați agenții de asistență sau alți angajați care lucrează cu clienții.

  • Controlul imprimantei are două scopuri. În primul rând, vă ajută să calculați și să optimizați cheltuielile cu consumabilele de birou și să descoperiți angajații care pot folosi echipamentele de birou în afara serviciului. În al doilea rând, imprimarea informațiilor confidențiale este o metodă foarte răspândită de scurgere a datelor. Cu jurnalele de monitorizare la îndemână, veți ști întotdeauna dacă au loc scurgeri de informații și cine este vinovatul.

  • Transmiterea în direct a ecranului vă permite să vedeți ecranul angajatului ca și cum ați sta în fața acestuia. În acest fel, puteți verifica ce face în acest moment orice lucrător din birou (sau toți deodată). Unele aplicații se pot lăuda cu funcții de înregistrare a ecranului, astfel încât puteți reveni și revedea orice minut din ziua de lucru.

  • Monitorizare prin intermediul camerei web și al microfonului. În cazul în care calculatoarele de la birou au camere web și microfoane, o aplicație de monitorizare a angajaților de top poate transmite imagini video și sunet de la acestea în timp real sau poate face înregistrări. Aceste funcții pot contribui atât la productivitate, cât și la securitatea generală a biroului, cum ar fi prevenirea comportamentelor inadecvate, a furturilor sau a accesului la informații confidențiale.

  • Rapoarte de productivitate. Colectarea datelor de activitate reprezintă doar jumătate din poveste - trebuie să le analizați pentru a determina nivelul de productivitate și măsurile de îmbunătățire a acestuia. Din fericire, sistemul va face calculele în locul dvs. și veți avea la îndemână diagrame și grafice îngrijite pe angajat, departament sau întreaga echipă într-o clipită.

  • Monitorizare și configurare la distanță. Nu este nevoie să accesați computerul angajatului pentru a obține actualizări privind productivitatea și acțiunile acestuia sau pentru a ajusta setările de monitorizare. Sistemele moderne pot furniza jurnalele în diverse moduri. De exemplu, puteți obține rapoarte periodice generate automat prin e-mail, FTP sau platforme de partajare a fișierelor (de exemplu, Google Drive sau Dropbox). Totuși, aceste modalități au unele limitări, deoarece nu permit monitorizarea în timp real a ecranului sau a camerei web. Majoritatea aplicațiilor moderne livrează date către tablouri de bord online care oferă mult mai mult decât vizualizarea datelor brute. Acestea generează rapoarte statistice, transmit ecranele sau camerele web în timp real și permit ajustarea setărilor programului de la distanță.

Aceasta este o prezentare generală a celor mai populare caracteristici pe care le puteți obține într-o soluție de monitorizare a angajaților, dar lista nu este completă. Unele aplicații pot avea încorporate calculatoare de salarizare, urmărire a geolocalizării, module de analiză a comportamentelor suspecte, mod ascuns și multe altele. gama de caracteristici poate varia de la un program la altul, în funcție de scopurile pe care le servește. De exemplu, programele care se concentrează pe prevenirea scurgerilor de date vor include mai multe funcții de urmărire a activității utilizatorilor și a fișierelor și a restricțiilor de acces. Cele destinate monitorizării productivității vor oferi funcționalități de urmărire a timpului și de gestionare a proiectelor. Atunci când alegeți o soluție pentru compania dumneavoastră, vă recomandăm să stabiliți mai întâi scopul monitorizării și să căutați un program care să aibă caracteristicile necesare pentru a-l atinge.

Cum să alegeți cel mai bun software de monitorizare a angajaților

Atunci când vă decideți să urmăriți performanța personalului dumneavoastră, veți începe prin a căuta un software de monitorizare a angajaților. Câteva căutări pe Google și, dintr-o dată, vă veți găsi în mijlocul unei mări nesfârșite de oferte în care este atât de ușor să vă pierdeți. Fiecare soluție va încerca să vă convingă că este cea mai bună, că are cele mai bogate funcționalități și că stimulează productivitatea echipei dvs. cu 10000%. Așadar, cum navigați prin această mare și cum găsiți cel mai eficient instrument pentru afacerea dumneavoastră?

Mai jos sunt câteva puncte de luat în considerare înainte de a vă angaja la una sau alta dintre soluțiile de monitorizare a angajaților.

  1. Scopul monitorizării

    Întrebați-vă ce doriți să obțineți prin monitorizarea angajaților dumneavoastră. Doriți să descoperiți leneși și procese de lucru ineficiente? Sau poate că obiectivul dvs. este să înlocuiți un sistem de salarizare învechit cu unul modern și automatizat? Poate, vă străduiți să reduceți la minimum riscurile de amenințări din interior și de scurgeri de date?

    Fiecare software de monitorizare a angajaților este conceput pentru un scop fix sau combină mai multe scopuri conexe: protecția împotriva scurgerilor de date, urmărirea productivității, controlul prezenței etc. Așadar, atunci când definiți un scop clar al monitorizării, veți renunța imediat la soluțiile care nu corespund cerințelor dumneavoastră.

  2. Caracteristici

    Următorul pas este să analizăm mai îndeaproape caracteristicile oferite de aceste instrumente. Unele aplicații vor avea doar câteva opțiuni de bază, cum ar fi capturi de ecran, keylogging și monitorizarea activității pe internet. Alte sisteme de top vor părea să înregistreze fiecare click de mouse și fiecare mișcare pe care angajatul o face în jurul calculatorului. Este firesc să presupunem că cu cât mai mult - cu atât mai bine, dar nu vă grăbiți să alegeți cea mai completă aplicație pe care o puteți găsi. S-ar putea să sfârșiți prin a plăti prea mult pentru o funcționalitate pe care nu o veți folosi niciodată. În loc să irosiți bani și timp, gândiți-vă la funcțiile care vă vor aduce cele mai valoroase informații și optați pentru instrumentul care oferă ceea ce aveți nevoie.

  3. Experiență și adaptabilitate ușor de utilizat

    Indiferent dacă conduceți un mic start-up sau o companie mare, ultimul lucru pe care vi-l doriți este să pierdeți timp cu un proces de instalare complicat și interfețe derutante. Un sistem bun de monitorizare a angajaților ar trebui să fie ușor de implementat pe toate computerele de la birou - chiar dacă nu sunteți pricepuți la tehnologie și nu aveți un specialist IT în cadrul personalului.

    În plus, cele mai bune programe de monitorizare au o interfață intuitivă și o vizualizare clară a datelor, de exemplu, diagrame și grafice colorate. Ar trebui să puteți naviga rapid și eficient, fără să vă întrebați ce înseamnă acel grafic și unde găsiți un raport de productivitate.

    În cele din urmă, monitorizarea angajaților ar trebui să fie scalabilă și adaptabilă. Adăugarea sau eliminarea unui angajat din sistem nu trebuie să fie anevoioasă și să necesite mult timp. Setările flexibile reprezintă, de asemenea, un mare avantaj, deoarece le puteți ajusta individual pentru fiecare angajat, activând și dezactivând oricând funcțiile de monitorizare.

    Este greu de înțeles dacă sistemul de monitorizare este atât de ușor de utilizat și adaptabil pe cât promite, până când nu îl încercați. Din fericire, multe servicii oferă teste gratuite complet funcționale, astfel încât să puteți testa modul în care programul funcționează în mediul dumneavoastră. În cazul în care nu doriți să pierdeți timp cu testarea, puteți oricând să rezervați o demonstrație. Un reprezentant cu experiență va evidenția principalele avantaje ale soluției lor și vă va permite să vedeți cum poate fi benefică pentru afacerea dvs. în practică.

  4. Nivel ridicat de securitate

    Programele de monitorizare a angajaților colectează și stochează cantități mari de informații, inclusiv date confidențiale. De exemplu, keyloggerul poate capta o parolă importantă sau o informație sensibilă poate fi salvată într-o captură de ecran. Înainte de a vă angaja la un software de monitorizare a angajaților, asigurați-vă că acesta face din stocarea sigură a datelor colectate o prioritate absolută. Puteți contacta un reprezentant al companiei și întreba dacă datele sunt transferate și stocate într-o formă criptată, cine are acces la ele și alte aspecte care vă preocupă.

  5. Compatibilitate multi-platformă

    Unul dintre angajații dvs. lucrează pe Mac, altul - pe Windows, iar al treilea își folosește iPhone-ul la serviciu în cea mai mare parte a timpului. Alegeți un software de monitorizare a angajaților care acceptă mai multe platforme pentru a economisi pe licențe. Multe sisteme oferă abonamente multi-platformă, ceea ce înseamnă că un singur abonament este potrivit pentru toate platformele suportate. Sau puteți verifica ofertele la pachet. Acestea vin de obicei la un preț mai mic decât licențele separate pentru fiecare sistem de operare.

  6. Sprijin și asistență

    Oricât de fiabil, prietenos și ușor de utilizat ar fi software-ul pe care îl alegeți, nimeni nu este la adăpost de un obstacol sau două pe parcurs. Asigurați-vă că firma dezvoltatoare oferă asistență tehnică și suport prin telefon sau e-mail. De asemenea, verificați dacă termenii licenței includ asistență tehnică gratuită. În caz contrar, s-ar putea să trebuiască să plătiți suplimentar dacă aveți nevoie de ajutor cu programul sau, în cel mai rău caz, s-ar putea să nu beneficiați de niciun fel de asistență.

    Monitorizarea progresului și a productivității angajaților dumneavoastră este esențială pentru creșterea companiei. Un sistem de monitorizare a angajaților ales cu înțelepciune vă va ajuta să faceți acest proces simplu și eficient. Sperăm că sfaturile de mai sus vă vor ajuta să selectați instrumentul care va aduce cele mai multe beneficii afacerii dumneavoastră.

Software de monitorizare a angajaților Prețuri

Structurile de prețuri variabile sunt, de obicei, predominante, cu scopul principal de a oferi caracteristici de vârf la un preț potențial mai mic. În ceea ce privește software-ul, există o gamă largă de modele de prețuri din care companiile pot alege. În esență, stabilirea prețurilor se bazează pe o serie de factori precum:

  1. Platforma: Este soluția bazată pe web sau trebuie instalată pe un anumit dispozitiv?

  2. Ciclul de plată: Software-ul funcționează pe bază de abonamente sau organizația efectuează o tranzacție unică?

  3. Sistem de operare: Soluția suportă atât sisteme de operare desktop (Windows, MacOS, Linux), cât și mobile (Android, iOS)?

  4. Caracteristici: Software-ul vine cu seturi de funcții încorporate sau clienții trebuie să achiziționeze add-on-uri/actualizări suplimentare pentru a-și extinde capacitățile de monitorizare?

  5. Licențierea utilizatorilor: Soluția suportă funcționalitatea pentru un singur utilizator sau pentru mai mulți utilizatori?

  6. Reducere: Cum va beneficia organizația de reducerile existente ca parte a unui pachet sau a unui pachet de servicii?

Astfel de factori determină de obicei structura de preț a fiecărui pachet software. Doar pentru a pune o cifră, costul mediu al unei soluții robuste de monitorizare a angajaților ar putea fi undeva în jur de 90 USD pe an pentru o licență pentru un singur utilizator. Dar, așa cum am spus, acest număr poate fi influențat de tot felul de factori.

De exemplu, unele soluții ar putea oferi securitate pentru punctele finale împreună cu monitorizare. Altele ar putea oferi funcționalitate desktop și mobilă la fel de capabilă. În esență, totul se referă la ceea ce dorește organizația să obțină prin monitorizarea angajaților. Un exemplu în acest sens ar fi o organizație care dorește să monitorizeze activitățile de socializare ale angajaților săi pe anumite canale, cu scopul de a reduce hărțuirea cibernetică.

În schimb, o altă organizație ar putea avea nevoie să monitorizeze activitatea de e-mailing a angajaților pe toate rețelele, cu accent pe e-mailurile de afaceri. Prin urmare, utilizarea și tipul de monitorizare ar fi, de asemenea, unul dintre cei mai mari factori de influență pentru stabilirea prețurilor.

Top 20 Software de monitorizare pentru birouri și angajați la distanță

1. CleverControl

Competențele CleverControl în monitorizarea locului de muncă sunt de neegalat. Instrumentul este capabil să faciliteze monitorizarea în timp real prin intermediul unui cont web securizat, să controleze keylogging-ul, să facă capturi de ecran, să administreze activitățile de imprimare, să monitorizeze activitățile legate de IM, să observe utilizarea internetului și să utilizeze controlul audio/video pentru a înregistra apelurile.

Ce iese în evidență la CleverControl este facilitarea înregistrării fără întreruperi a ecranului calculatoarelor țintă. Angajatorii pot înregistra în mod convenabil activitățile de pe ecran în direct pe tot parcursul zilei și le pot urmări oriunde, oricând și oricum doresc. De asemenea, aceștia pot profita de camera web pentru înregistrarea audio/video și își pot proteja pretențiile pe baza unor dovezi concrete, dacă situația se prezintă. În plus, datorită naturii on-cloud a acestor servicii, angajatorii pot realiza toate beneficiile menționate mai sus de la distanță, fără a cheltui un ban în plus pe echipamente.

Stabilirea prețurilor

Pentru Windows & MacOS - Începând de la $11/1PC/lună

2. Spyrix Employee Monitoring

Compatibil atât cu Windows, cât și cu Mac, Spyrix este una dintre cele mai cuprinzătoare soluții de monitorizare a angajaților bazate pe cloud de pe piață. Instrumentul vine echipat cu funcții de gestionare a timpului, înregistrare, operare invizibilă, autentificare și monitorizare de la distanță. Companiile pot folosi programul pentru a monitoriza activitatea de pe ecran, apăsările de taste, apelurile și discuțiile pe Skype și Slack, activitatea din social media și multe altele.

Pe lângă acestea, Spyrix ajută la blocarea și filtrarea URL-urilor care notifică angajatorii pe o listă specifică de "cuvinte cheie" și vizualizează orele de productivitate (date) pentru a elucida mai bine performanța. Într-adevăr, Spyrix oferă o gamă largă de funcții de monitorizare a angajaților, sprijinind excelent activitățile de afaceri zilnice.

Stabilirea prețurilor

Pentru Windows - Începând de la 199 $ pentru 5 PC-uri

Pentru MacOS - Începând de la 179 $ pentru 5 PC-uri

3. Actual Keylogger

Actual Keylogger este un instrument fantastic pentru supravegherea dispozitivelor. Programul funcționează perfect pentru o gamă largă de scopuri, de la controlul keylogging-ului la monitorizarea activității pe rețelele sociale. Aceasta include monitorizarea aplicațiilor care sunt deschise, a site-urilor web vizitate, a tastelor și parolelor tastate, a conexiunilor la internet efectuate etc.

Instrumentul este dotat cu încuietori protejate prin parolă și accelerează operațiunile invizibile. Caracteristicile sale holistice fac ca Keylogger real o soluție perfectă pentru administratorii de sistem, utilizatorii individuali, directorii executivi și chiar pentru părinți.

Stabilirea prețurilor

Pentru Windows - Începând de la $69 pentru 1 PC

Pentru MacOS - Începând de la $79 pentru 1 PC

4. REFOG

Comercializat pe scară largă ca fiind un software de monitorizare ideal atât pentru întreprinderi, cât și pentru familii, REFOG este o soluție ușor de utilizat care satisface nevoile a 5 milioane de utilizatori din 201 țări. Programul se potrivește profesioniștilor din domeniul resurselor umane, care pot reglementa keyloggeri automați sau manuali, pot spiona un singur angajat, pot scana întreaga rețea și pot monitoriza activitățile altor utilizatori.

Pe lângă facilitarea funcțiilor standard de monitorizare, REFOG oferă, de asemenea, posibilitatea de a aplica politicile corporative și de a verifica activitatea pe internet a angajaților în raport cu acestea. Ca atare, le permite administratorilor să fie conștienți de posibilele breșe de securitate.

Stabilirea prețurilor

Pentru Windows - Începând de la 240 $ pentru 6 PC-uri

5. Teramind

Poate unul dintre cele mai puternice programe de monitorizare disponibile pe piață, Teramind facilitează o supraveghere excelentă și este foarte preferat în sectorul bancar, fintech, guvernamental, al sănătății, al educației, al comerțului cu amănuntul și al utilităților.

Programul său de monitorizare a angajaților este dedicat în mod explicit asigurării securității și conformității. De exemplu, acesta îmbogățește telemetria și configurează detectarea amenințărilor, urmărind în mod activ toate modificările de pe dispozitivele conectate. În plus, programul ajută la consolidarea șabloanelor GDPR, PCI DSS și HIPAA pentru a monitoriza respectarea conformității pe dispozitivele vizate.

Stabilirea prețurilor

Începe de la 50 $ pentru 5 locuri pe lună

6. Hubstaff

Tablourile de bord intuitive, funcțiile de monitorizare a productivității și facilitățile de măsurare a performanțelor, printre altele, sunt o încântare pentru angajatori. Aplicația oferă informații în timp real despre fluxul de lucru și performanța generală, permițând managerilor și resurselor umane să acționeze în consecință.

Hubstaff apreciază sănătatea mentală și bunăstarea angajaților, motiv pentru care software-ul a fost conceput astfel încât soluțiile de monitorizare să se activeze doar atunci când angajatul lucrează. În plus, acesta îi pune pe angajați să se ocupe de controlul datelor, reducând astfel povara asupra angajatorilor și susținând un echilibru sănătos între viața profesională și cea privată.

Stabilirea prețurilor

Începe de la $5.83/PC/lună

7. Insightful (Formerly Workpuls)

Insightful, după cum sugerează și numele, oferă o experiență de monitorizare fără cusur prin intermediul urmăririi productivității, monitorizării în timp real, a timpului și a prezenței, a evidenței timpului, a raportării etc. De fapt, instrumentul este considerat de top de multe întreprinderi de top, înregistrând un rating de 4,8 pe GetApp și Capterra.

Compatibil cu Windows, MacOS și Linux, Insightful poate fi achiziționat atât ca soluție cloud, cât și ca software la sediu. Cu soluția cloud, întreprinderile pot utiliza instrumentul pentru a monitoriza și gestiona de la distanță PC-urile angajaților, fără a fi nevoie să instaleze nimic pe dispozitiv. Acest lucru este ideal pentru IMM-urile care nu doresc să încorporeze sau să investească în echipamente tehnice și facilități de stocare.

Stabilirea prețurilor

Începe de la $6.40/PC/lună

8. ActivTrak

Prezentat ca un instrument de "analiză a forței de muncă", ActivTrak facilitează o multitudine de soluții de monitorizare a locului de muncă. Acestea includ, dar nu se limitează la: gestionarea productivității, identificarea modelelor de lucru, gestionarea conformității și a riscurilor, prevenirea epuizării, gestionarea SaaS, urmărirea timpului, urmărirea și raportarea activităților web ale angajaților etc.

De încredere pentru peste 9000 de organizații, ActivTrak este una dintre cele mai solicitate soluții de monitorizare din lume. O mare parte din acest lucru poate fi atribuită bazei de cunoștințe la care contribuie prin identificarea modelelor care "alimentează succesul". Cu aceste cunoștințe, este relativ simplu pentru instrument să prezică comportamentul angajaților și să colaboreze cu liderii de management al talentelor pentru a facilita intervențiile.

Stabilirea prețurilor

Începe de la $9/PC/lună

9. CurrentWare

Un instrument relativ minimalist de pe listă, CurrentWare vine cu o suită de monitorizare a angajaților - fiecare modul având un obiectiv - care le permite angajatorilor să monitorizeze activitatea angajaților și să îi asiste în evaluarea performanțelor lor.

De exemplu, suita cuprinde BrowseReporter, BrowseControl, AccessPatrol și enPowerManager. BrowseReporter urmărește istoricul de navigare al angajatului și furnizează date pentru o evaluare mai structurată a performanțelor. BrowseControl, pe de altă parte, oferă un sistem centralizat de control al accesului care permite administratorilor să reglementeze utilizarea internetului. enPowerManager, în special, este o caracteristică unică care permite administratorilor de sistem să "închidă" sau să "pornească" dispozitivul vizat de la distanță.

Stabilirea prețurilor

Începe de la $8.99/PC/lună

10. Veriato

"Productivitate, securitate și conformitate simplificate", spune sloganul Veriato. Și exact asta este ceea ce oferă acest instrument - un instrument de monitorizare simplu, ușor de utilizat și accesibil, care se concentrează pe evaluarea activității din rețelele sociale, a activității de mesagerie instantanee, a activității de e-mail, a descărcărilor și mișcărilor de fișiere, a activității web, a conexiunilor de rețea create, a tastelor tastate, a modelelor de utilizare a aplicațiilor și multe altele.

Raportând cât timp a fost deschisă aplicația, facilitând revizuirea video a ecranului, permițând alertarea cuvintelor cheie și a evenimentelor și multe altele, Veriato acționează ca un hub central de informații care organizează toate datele utilizatorilor. Pentru angajatori, acest lucru înseamnă o reducere a cantității de documentație plictisitoare și a verificărilor de autorizare.

Stabilirea prețurilor

Începe de la 15 $ pe utilizator pe lună

11. Interguard

Compatibil cu o multitudine de sisteme de operare (Windows, MacOS, Android, iOS, Chrome etc.), Interguard este un software de monitorizare de la distanță specializat în evaluarea productivității angajaților, protecția împotriva amenințărilor din interior, respectarea auditului de conformitate și filtrarea/blocajul web,

Ca atare, instrumentul permite generarea de rapoarte cuprinzătoare care prezintă în mod coerent comportamentul și performanța online a angajaților. La fel ca Teramind, permite angajatorilor să consolideze reglementări precum HIPAA și CIPA și să monitorizeze respectarea acestora în timp real. Aplicațiile atât de diverse fac din acest instrument cel mai bun prieten al angajatorului și, cu siguranță, merită premiile pe care le-a primit de la publicații precum PCMag și Inc.

Stabilirea prețurilor

Pornește de la 9,99 $/PC/lună pentru versiunea sa găzduită în cloud.

12. Time Doctor

Time Doctor permite managerilor, angajaților și organizațiilor să profite la maximum de scenariile de lucru de acasă și de forță de muncă hibridă. Acesta îi ajută pe manageri să urmărească și să monitorizeze productivitatea angajaților care lucrează de la distanță, permițându-le să ia măsuri corective pe baza modelelor vizibile de productivitate.

De fapt, instrumentul acoperă în mod explicit măsuri analitice specifice pentru scenarii de forță de muncă la distanță, hibridă și externalizată. Prin urmare, este extrem de util pentru gestionarea proiectelor la nivel ierarhic și geografic.

Stabilirea prețurilor

Începe de la $7/PC/lună

13. Monday.com

Poate cel mai popular software de management de proiect de pe listă și de pe piață, Monday.com oferă utilizatorilor toate funcțiile necesare pentru a-și organiza eficient munca și a colabora cu echipa între echipe și departamente - în special într-un cadru la distanță.

Funcționează ca un CRM, permițând utilizatorilor să creeze și să gestioneze proiecte, să atribuie sarcini și să inițieze conversații cu alte echipe prin intermediul unor funcții de configurare. Un astfel de control asupra colaborării le permite angajatorilor să mențină o viziune de 360 de grade asupra organizației lor, să recunoască tiparele de productivitate, să angajeze talente de top, să simplifice procesele de integrare și de formare și să profite la maximum de scenariul de lucru la distanță.

Stabilirea prețurilor

Începe de la $8/PC/lună

14. StaffCop

StaffCop este specializată în analiza comportamentului utilizatorilor, datorită accentului pus pe detectarea anomaliilor în tiparele de utilizare a aplicațiilor, a abaterilor în tiparele de comunicare și a schimbărilor în tiparele de calcul. Astfel, proprietarii de afaceri pot avea o imagine de ansamblu a activității utilizatorilor și pot detecta orice riscuri sau amenințări potențiale care emană din "schimbare".

În ultima vreme, StaffCop a venit cu o administrare de la distanță care oferă control de la distanță asupra desktop-ului, rapoarte de instalare a software-ului și monitorizare completă a rețelei. Aceste caracteristici îl fac să fie o alegere ideală în "noua normalitate", în care forțele de muncă hibride și la distanță reprezintă norma.

Stabilirea prețurilor

Începând de la 490 $ pentru 5 PC-uri

15. DeskTime

DeskTime este un sistem complet de urmărire a timpului și o suită de productivitate, DeskTime vă ajută să vă asigurați că angajații își folosesc timpul în mod eficient. Acesta monitorizează utilizarea software-ului, finalizarea sarcinilor și activitățile legate de aplicații, progresul proiectului, activitatea offline și productivitatea - o combinație specifică care creează o imagine holistică a activității angajatului.

DeskTime este extrem de productiv și ușor de adoptat, având în vedere că se integrează bine cu instrumente standard precum Google Calendar, Trello, Gitlab, Asana, Basecamp, Jira și Zapier. O astfel de integrare uniformă face din DeskTime trackerul de facto al timpului și productivității pentru fiecare organizație care dorește să își susțină forța de muncă la distanță.

Stabilirea prețurilor

Începe de la $7/PC/lună

16. WebHR

WebHR este un software de resurse umane bazat pe cloud care asigură respectarea unor politici stricte de securitate și conformitate. Mai exact, acesta detectează potențialele amenințări prin identificarea și acționarea în funcție de comportamente anormale în modelele de utilizare IT ale angajatului, determină riscul de scădere a performanțelor angajatului și ajută la menținerea controlului prin canale de comunicare simplificate.

WebHR este, de fapt, un program holistic care acoperă și alte module, cum ar fi gestionarea salarizării, biometrie, formare etc. Acest lucru permite organizației să creeze un management intern sistematic care permite angajatorului să aibă o viziune de 360 de grade asupra întregii companii.

Stabilirea prețurilor

Începe de la doar 2 dolari/angajat/lună

17. SentryPC

Tablourile de bord intuitive ale SentryPC, alături de instrumentele de analiză, ajută foarte mult angajatorii să detecteze orice riscuri și amenințări potențiale în activitatea angajaților. Mai exact, SentryPC permite angajatorilor să monitorizeze aplicațiile, dark web, jocurile, e-mailul, căutările, sesiunile și activitățile din rețelele de socializare.

Prin intermediul monitorizării tastelor și a site-urilor web, al alertelor de notificare și al restricțiilor de securitate pentru rețele, ajută organizațiile să filtreze orice risc potențial. Ceea ce iese în plus în evidență la acest instrument este funcția de geofencing, prin care angajatorii pot fi în permanență informați despre locația angajaților și pot fi alertați cu privire la intrările și ieșirile acestora.

Stabilirea prețurilor

Începe de la $59.95/PC/an

18. BambooHR

La fel ca WebHR, BambooHR încorporează o multitudine de module de resurse umane care includ elaborarea de politici, urmărirea timpului, gestionarea salariilor și instrumente de colaborare. În ceea ce privește monitorizarea angajaților, programul dispune de un tablou de bord dedicat datelor și analizelor despre oameni, care monitorizează înregistrările utilizatorilor, fluxurile de lucru și aprobările, rapoartele de productivitate, analizele de utilizare etc.

Deoarece este un program de monitorizare a angajaților axat pe resurse umane, BambooHR pune accentul pe satisfacția angajaților și pe gestionarea perfectă a performanțelor. O mare parte din accent este pus pe susținerea unei culturi de încredere și transparență, în care angajații sunt conștienți de modul în care este evaluată munca lor, de feedback-ul pe care îl primesc și de modul în care este măsurată performanța lor.

Stabilirea prețurilor

Trebuie să obțineți o ofertă de preț

19. Connecteam

Connecteam aduce comunicarea, managementul și formarea angajaților sub un singur acoperiș. Programul pune accentul în mod explicit pe programarea muncii angajaților, pe urmărirea și gestionarea timpului, pe gestionarea resurselor umane și a personalului și pe gestionarea sarcinilor angajaților.

Este considerat unul dintre cele mai bune instrumente pentru modelele de lucru hibride și la distanță, și este de înțeles. Ceea ce se potrivește cel mai bine pentru angajatori este capacitatea de a configura caracteristicile instrumentului în funcție de nevoile lor, de a defini accesul administratorilor, de a crea rapoarte cuprinzătoare și de a vizualiza tendințele, datele și analizele.

Stabilirea prețurilor

Începând de la 159 $/lună pentru 50 de utilizatori

20. Monitask

La fel ca și Connecteam, Monitask se comercializează ca fiind un software de monitorizare a angajaților de la distanță "all-in-one", datorită suitei sale complete de funcții de urmărire a timpului, monitorizare a activității, gestionare a proiectelor, raportare, filtrare web și colaborare.

De încredere pentru mii de utilizatori din întreaga lume, Monitask este alegerea ideală pentru monitorizarea și gestionarea forței de muncă la distanță. Acest lucru poate fi atribuit faptului că permite angajatorilor să creeze rapoarte de monitorizare personalizate, să colaboreze și să co-gestioneze cu angajații printr-un instrument de colaborare, să se ocupe de cartografierea productivității angajaților etc.

Stabilirea prețurilor

Începe de la $5.99/PC/lună

Nume Preț Perioada de încercare gratuită Keylogging Modul Stealth
CleverControl 4.70$ 7 zile Da Disponibil
Spyrix Monitorizarea angajaților 149$ pe an 10 zile Da Disponibil
Actual Keylogger de afaceri online 138$ per PC 7 zile Da Nu
DeskTime 7$ per utilizator 14 zile Nu Nu
Monitask 4.99$ pe lună 10 zile Da Disponibil
Hubstuff 7$ 14 zile Da Nu
Teramind 10$ 7-14 zile Da Disponibil
ActivTrak 10$ 7 zile Nu Nu
Doctorul Timpului 7$ 14 zile Nu Nu
În timp util 29.99$ 14 zile Nu Nu

Monitorizarea angajaților în afara muncii

În ceea ce privește monitorizarea în afara programului de lucru, trebuie să facem o distincție între urmărirea angajaților în afara clădirii de birouri în timpul orelor de lucru (cum ar fi lucrătorii de pe teren) și monitorizarea acestora în afara programului de lucru. Prima este perfect acceptabilă - cu unele nuanțe pe care le vom explica în următoarele părți ale acestui articol. Angajatorul poate monitoriza lucrătorii de pe teren folosind o varietate de metode care includ, dar nu se limitează la acestea:

  • urmărirea locației.

  • controlul activității de control al dispozitivelor deținute de companie

  • sisteme de gestionare a proiectelor

  • software de urmărire a timpului

În cazul în care angajatul utilizează dispozitive deținute de companie, aveți dreptul de a instala orice software de monitorizare pe care îl considerați necesar. Cu urmărirea locației, veți ști întotdeauna dacă lucrătorul de pe teren se prezintă la locul de muncă sau își desfășoară activitatea în altă parte a orașului. Nici măcar nu trebuie să stați și să urmăriți cu atenție unde se află angajatul în orice moment. Multe aplicații de urmărire a locației includ funcția de geofencing, ceea ce înseamnă că aplicația vă va trimite o notificare în cazul în care persoana vizitează o zonă nedorită.

Atunci când un angajat lucrează în afara biroului, este greu de spus cât timp petrece la lucru și cât timp pierde timpul. Diverse aplicații de gestionare a proiectelor, de urmărire a timpului și de monitorizare a activității vă vor ajuta să vedeți dacă angajatul își respectă programul de lucru, cât timp petrece pe o sarcină și dacă lucrează efectiv atunci când ar trebui să lucreze.

Monitorizarea personalului în afara orelor de lucru este o cu totul altă problemă. În majoritatea țărilor, legile privind protecția vieții private interzic angajatorilor să se amestece în viața angajaților în afara locului de muncă. Aceste restricții acoperă toate aspectele - de la convingerile politice și religioase ale lucrătorului până la statutul lor marital și munca la negru. Cu alte cuvinte, este ilegal ca managerul să urmărească și să ia măsuri legate de muncă împotriva angajatului pe baza comportamentului său în afara muncii sau a convingerilor personale.

Problema este că, în ultimii ani, linia de demarcație dintre viața profesională și cea privată a devenit îngrijorător de subțire și neclară. Nu este ușor de spus când se termină ziua de lucru, deoarece mulți angajați continuă să lucreze sau să discute probleme de serviciu cu colegii chiar și după ce pleacă seara de la birou. Angajații la distanță, al căror număr a crescut semnificativ de-a lungul anilor Covid-19, se bucură adesea de privilegiul de a beneficia de un orar flexibil. Programele de lucru vagi fac aproape imposibilă pentru manager stabilirea unor intervale de timp stricte pentru monitorizarea performanțelor echipei fără riscul de a le spiona accidental viața.

O altă problemă este reprezentată de dispozitive. În mod ideal, angajații ar trebui să folosească un computer sau un telefon deținut de companie pentru activitățile legate de muncă. Legile din majoritatea zonelor nu restricționează angajatorii să monitorizeze gadgeturile care aparțin companiei. Așadar, ar fi suficient să urmăriți aceste dispozitive pentru a vă face o idee despre productivitatea personalului sau pentru a preveni scurgerile de date. Voila, problema este rezolvată. În realitate, însă, angajații pot lua acasă dispozitive care aparțin companiei sau le pot folosi în scopuri personale la locul de muncă. Aceștia pot instala aplicații de mesagerie înregistrate în mod privat, cum ar fi Whatsapp sau Facebook, și se pot angaja în comunicări profesionale și în afara serviciului pe același cont. În plus, aducerea la birou a propriilor dispozitive electronice și utilizarea acestora pentru a se conecta la rețelele corporative, pentru a rezolva sarcini de lucru și pentru a desfășura activități personale devine din ce în ce mai populară.

Problema devine și mai delicată dacă software-ul de monitorizare a angajaților este echipat cu funcții de înregistrare video sau audio prin intermediul camerei web. Sau dacă acesta poate colecta alte informații sensibile, cum ar fi detaliile bancare sau parolele, care ar putea ajunge în mâini greșite și ar putea fi folosite în scopuri criminale.

Așadar, unde să tragem linie în monitorizare? Cum să urmăriți productivitatea și prezența personalului fără a încălca viața privată a acestuia? Pentru început, ar trebui să învățați toate peripețiile legilor care reglementează monitorizarea angajaților în zona dumneavoastră. Fiți foarte clar cu echipa dvs. cu privire la informațiile pe care le colectați și în ce scopuri. Ar trebui să respectați drepturile constituționale, legale și contractuale ale angajaților. Configurați-vă sistemul de monitorizare în așa fel încât să colecteze doar informațiile esențiale pentru a avea acces la personal.

Dacă angajații dvs. folosesc dispozitive personale la serviciu, trebuie mai întâi să obțineți permisiunea de a instala orice aplicație de urmărire. În al doilea rând, asigurați-vă că alegeți un software de monitorizare care să le permită să pornească și să oprească manual monitorizarea, astfel încât să își poată delimita munca de viața privată. Și nu uitați că nimic din ceea ce ați putea afla prin monitorizare despre viața extraprofesională a angajaților dvs. nu vă poate servi drept scuză pentru a lua măsuri legate de muncă împotriva lor, cu excepția cazurilor extreme.

Avantajele monitorizării rețelelor sociale ale angajaților

Un studiu din 2021 stabilește cum "distragerea atenției sociale" și "distragerea atenției legate de sarcini" sunt cele două motive principale pentru care oamenii petrec atât de mult timp pe canalele de socializare. Algoritmii social media nu fac nimic bun în acest sens, transformând activități altfel semnificative, cum ar fi navigarea și chiar cititul, în distrageri cvasi-operative. Este de înțeles că acest lucru perturbă eficiența muncii angajaților. Din acest motiv, este vital pentru întreprinderi să supravegheze activitatea angajaților lor pe rețelele de socializare și să monitorizeze prezența acestora prin intermediul altor platforme.

Iată care sunt principalele beneficii ale monitorizării rețelelor sociale ale angajaților:

  1. Reducerea hărțuirii cibernetice

    Având în vedere proliferarea hărțuirii cibernetice în zilele noastre, este vital pentru angajatori să monitorizeze comportamentul online al angajaților lor, în special al celor care lucrează invariabil online. În acest fel, aceștia ar putea fi împiedicați să se complacă în hărțuirea cibernetică sau să fie ei înșiși hărțuiți.

  2. Creșterea performanței

    Monitorizarea apăsării tastelor, monitorizarea IM, etc., sunt pietrele de temelie ale monitorizării social media. Prin monitorizarea de la distanță a activității online a lucrătorilor, angajatorii pot monitoriza performanțele acestora și pot identifica potențiale îmbunătățiri. În plus, aceștia pot folosi aceleași date pentru a evalua mai bine angajamentul general al angajaților față de obiectivele companiei.

  3. Menținerea credibilității

    Angajații sunt imaginea companiei. Ca atare, ei sunt cei care o reprezintă atunci când se află în sfera socială. De aceea, organizațiile ar trebui să se asigure că acești angajați își construiesc o reputație pozitivă în altă parte și că nu pătează, cu bună știință sau fără să știe, brandul companiei.

  4. Consolidarea securității

    În cele din urmă, întreprinderile nu doresc să se confrunte cu amenințări din interior. Urmărind îndeaproape comportamentul online al angajaților lor, angajatorii pot preveni apariția acestor amenințări. Ca atare, aceștia ar trebui să monitorizeze în mod constant conturile de social media ale angajaților pentru a se asigura că, chiar dacă există o breșă de securitate, sunt alertați la timp.

Pro și contra monitorizării angajaților

Având în vedere problema predominantă a atacurilor cibernetice și nevoia tot mai mare de responsabilitate la locul de muncă, organizațiile se pronunță asupra avantajelor pe care le aduc instrumentele de monitorizare a angajaților. În acest scop, iată o trecere în revistă profundă a argumentelor pro și contra ale monitorizării angajaților.

Iată care sunt principalele beneficii ale monitorizării rețelelor sociale ale angajaților:

Pro

  1. Îmbunătățirea productivității

    O soluție de monitorizare a angajaților permite organizațiilor să obțină informații în timp real despre modelele de lucru ale angajaților. Aceste informații sunt, de fapt, măsuri cuantificabile care pot fi utilizate pentru a măsura productivitatea. Astfel, angajatorii pot crea canale de feedback dedicate și pot măsura performanța individuală și a echipei.

  2. Flux de lucru simplificat

    Adesea, multe procese interne sunt oprite din cauza unor nevoi de ultim moment. Uneori, resursele pentru a le finaliza pot fi puține. O mare parte din acest lucru are legătură cu modul în care este afectat fluxul de lucru zilnic al angajaților. Dacă angajații în cauză ar fi monitorizați îndeaproape, toate acestea ar putea fi evitate, deoarece aceștia ar fi capabili să se ocupe de sarcinile pe care le au la îndemână și să le finalizeze în timp util.

  3. Eficiența costurilor

    Vechiul proverb care spune că "Prevenirea este mai bună decât vindecarea" este valabil în orice moment. În ceea ce privește monitorizarea angajaților, costul pierderii unei afaceri din cauza unei amenințări cibernetice este de cel puțin zece ori mai mare decât cel al prevenirii unei astfel de amenințări. Împuternicirea angajaților cu software de spionaj și dispozitive de monitorizare poate preveni orice amenințare de la bun început. În plus, aceste soluții țin evidența utilizării eficiente a timpului și a resurselor, economisind astfel foarte mult pentru o organizație pe termen lung.

Contra

  1. Factorul de neîncredere

    Uneori, organizațiile înclină spre măsuri stricte pentru a-i trage la răspundere pe angajați pentru acțiunile lor. Cu toate acestea, aceste măsuri sunt adesea întâmpinate cu suspiciune de către forța de muncă, în special în cazul problemelor legate de confidențialitate. Ca urmare, unii angajați pot refuza sau contesta să dea curs politicilor și procedurilor scrise. Acest lucru, la rândul său, împiedică productivitatea, provoacă întârzieri și acționează în detrimentul reputației organizației.

  2. Factorul juridic

    Unele țări și statele respective au legi și reglementări stricte care reglementează monitorizarea angajaților. În acest scop, orice act de supraveghere ilegală poate aduce o organizație în dificultate. Acest lucru presupune ca organizațiile să fie la curent cu cele mai recente norme și reglementări ale țării în care își desfășoară activitatea și, eventual, să solicite consiliere juridică.

Etica monitorizării angajaților

În perioada de dinaintea pandemiei, monitorizarea angajaților era considerată în mare măsură o practică intruzivă și predominant neetică. Dar acest lucru s-a schimbat rapid în noua normalitate, deoarece practica a devenit o măsură de siguranță necesară și inofensivă pentru a proteja activele unei organizații. Cu toate acestea, pe măsură ce ieșim din această perioadă dificilă, rămân întrebări cu privire la cât de departe ar trebui să meargă o întreprindere în căutarea supravegherii complete a angajaților săi și ce limite morale trebuie respectate în acest proces. Iată o trecere în revistă a acestora:

  1. Aderarea la monitorizarea consensuală

    Monitorizarea discretă a angajaților ar putea fi o modalitate logică de a nu perturba locul de muncă, dar poate părea, de asemenea, o încălcare extremă a intimității angajaților. Prin urmare, dacă o companie dorește să își supravegheze forța de muncă, atunci trebuie să arate că este interesată de bunăstarea angajaților printr-o supraveghere mai atentă a ceea ce fac și a modului în care o fac. Angajații trebuie să fie conștienți de faptul că le sunt monitorizate calculatoarele, telefoanele mobile și rețeaua cu ajutorul unui instrument de monitorizare a angajaților.

  2. Evaluarea motivațiilor de monitorizare

    Chiar înainte de a pune în aplicare monitorizarea angajaților, o companie ar trebui să își evalueze motivele și motivațiile. Accentul ar trebui să fie pus pe beneficiile tangibile și nu pe băgare de seamă. De cele mai multe ori, monitorizarea se face pentru a prinde angajații care pierd în mod deliberat timpul la locul de muncă sau care se fac vinovați de încălcarea drepturilor de autor sau de vizualizarea de materiale necorespunzătoare.

    Cu toate acestea, în ultima vreme, motivațiile de supraveghere au depășit acest aspect și au implicat probleme precum hărțuirea cibernetică, furtul de identitate și chiar tranzacțiile cu informații privilegiate. Prin urmare, înainte ca întreprinderile să se angajeze într-o soluție de monitorizare a angajaților, trebuie să definească de ce, cum și de ce ale inițiativelor lor de supraveghere. Acest lucru implică evaluarea limitelor pentru metodele de colectare a datelor, a posibilelor consecințe pentru angajați și a utilizărilor acceptabile ale datelor.

    De exemplu, nu ar dori să investească în scanarea chat-urilor de tip IM pe rețelele de socializare, dacă acest lucru nu reprezintă o preocupare a industriei lor. În cele din urmă, astfel de motivații ar trebui să fie expuse în fața angajaților pentru a promova transparența operațională.

  3. Luarea în considerare a confidențialității

    Atunci când implementează monitorizarea angajaților, companiile trebuie să țină cont de importanța menținerii unui mediu de lucru privat și sigur pentru angajații lor. De exemplu, monitorizarea după orele de program poate fi o sursă de stres pentru unii angajați și îi poate determina să renunțe la locul de muncă. De asemenea, angajaților ar trebui să li se permită să lucreze fără teama că intimitatea lor este compromisă și că managementul le accesează ilegal informațiile personale.

  4. Optarea pentru instrumentul ideal

    Toate considerațiile de mai sus implică instrumentul ideal pentru punerea în aplicare. Trebuie avut grijă să se asigure că soluția este compatibilă cu obiectivele organizației și că îndeplinește standardele de securitate ale acesteia. Aici ar putea fi utilă consilierea unui consilier juridic pentru a asigura conformitatea cu legile și reglementările specifice statului.

Monitorizarea angajaților și legea

Fiecare țară sau stat are propriile legi care reglementează monitorizarea angajaților. Unele state au adoptat o viziune strictă asupra monitorizării angajaților, în timp ce altele au o abordare mai liberală. Luați în considerare acest lucru; legile indiene privind ocuparea forței de muncă și munca permit noțiunea de supraveghere și monitorizare a angajaților la locul de muncă. Da, secțiunea 21 subliniază dreptul la intimitate, dar nu există o elucidare explicită a legalității/ilegalității practicilor de monitorizare a angajaților. e o prezentare generală a acestora:

În schimb, unele dintre legile americane sunt mai concrete. De exemplu, Electronic Communications Privacy Act din 1986 permite monitorizarea la locul de muncă, considerând că întreprinderile au un motiv legitim pentru a face acest lucru. Mai mult, fiecare stat american are propria sa parte de reglementări privind înregistrarea apelurilor telefonice. Apoi, există Legea privind protecția confidențialității video și reglementări suplimentare în ceea ce privește divulgarea "înregistrărilor video" pentru a preveni dezvăluirea greșită.

În ceea ce privește Regatul Unit, Regulatory of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA) este adesea citat pentru a urmări supravegherea consensuală. Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) are, de asemenea, un cuvânt de spus în reglementarea accesului la datele cu caracter personal și a modului în care acestea sunt prelucrate. În Australia, Legea privind viața privată din 1988, Legea privind supravegherea la locul de muncă din 2005, Legea privind dispozitivele de supraveghere din 1999 etc. permit monitorizarea, dar într-o formă mai restrânsă.

În concluzie, fiecare țară și statele corespunzătoare au propriile legi unice care reglementează utilizarea supravegherii angajaților. Totuși, noțiunea generală este că un angajator își poate supraveghea angajatul la locul de muncă, atât timp cât acest lucru se încadrează în limitele legilor statului respectiv.

Monitorizarea angajaților GDPR

Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) se concentrează în mod explicit asupra politicilor de confidențialitate a datelor pentru persoanele care locuiesc în Uniunea Europeană (UE). Articolul 6 din regulament subliniază legalitatea prelucrării și, în aceeași ordine de idei, oferă o direcție pentru cele mai bune practici de monitorizare a angajaților în întreaga Europă. De exemplu, articolul 6 subliniază că prelucrarea datelor este "legală":

  • Atunci când angajatul și-a dat consimțământul pentru ca datele sale să fie colectate și prelucrate într-un scop specific

  • Atunci când prelucrarea datelor are ca scop respectarea conformității legale

  • Atunci când prelucrarea datelor este efectuată în interes public

  • Atunci când prelucrarea datelor este efectuată în interesul angajatului

În aceeași ordine de idei, GDPR permite statelor membre din cadrul UE să avanseze punctele (2) și (3) pe baza legislației Uniunii și a statelor membre. În ansamblu, GDPR acționează ca o sursă de încredere pentru angajatorii din întreaga Uniune Europeană în ceea ce privește politicile și practicile lor de monitorizare a angajaților.

De fapt, le oferă direcții concrete pe care să le urmeze atunci când există incertitudini cu privire la faptul că datele colectate sunt utilizate în scopul pentru care au fost inițial destinate. O astfel de incertitudine poate apărea dacă există riscul ca datele cu caracter personal colectate să fie utilizate în mod abuziv.

Prin urmare, GDPR îi ajută pe angajatori să mențină integritatea, confidențialitatea, responsabilitatea, acuratețea, corectitudinea și legalitatea în toate activitățile lor de prelucrare a datelor.

La ce să ne așteptăm în 2022?

Aproape 60% dintre angajatori utilizau la începutul anului 2022 un software de monitorizare a angajaților pentru a evalua productivitatea acestora. Pe măsură ce schimbarea de paradigmă a modelelor de lucru continuă, se așteaptă ca acest număr să crească semnificativ pe parcurs. Acestea fiind spuse, aceste patru tendințe schimbă peisajul monitorizării angajaților în 2022.

La ce să ne așteptăm în 2022?
  1. Monitorizarea angajaților ca instrument de management

    În efortul de a moderniza productivitatea forței de muncă, angajatorii apelează din ce în ce mai des la soluții de monitorizare a angajaților în locul practicilor excesive de angajare și concediere. Motivația din spatele acestui lucru este că monitorizarea angajaților ajută la identificarea obiceiurilor de lucru și a modelelor de productivitate ale angajaților, facilitând astfel angajatorilor să ia decizii bazate pe date pentru a îmbunătăți performanța generală.

  2. Natura "hibridă" a muncii

    Mai mult de 70% dintre companiile americane au adoptat (sau sunt în curs de adoptare) modelul de lucru hibrid, care este din ce în ce mai răspândit în întreaga lume. Deoarece companiile trebuie să ofere o combinație de sprijin, flexibilitate și libertate, menținând în același timp un anumit nivel de responsabilitate care se așteaptă de la angajații lor, monitorizarea angajaților devine soluția preferată.

  3. Automatizarea și inteligența artificială de monitorizare la mijloc

    Soluțiile de monitorizare a angajaților bazate pe cloud câștigă din ce în ce mai mult teren în lumea afacerilor. Cu funcții avansate de urmărire a timpului, de analiză a comportamentului, de identificare și de detectare a riscurilor, aceste soluții reduc nevoia de intervenție manuală și, în consecință, volumul de muncă al departamentelor de resurse umane.

  4. Prioritatea acordată bunăstării angajaților

    Poate că unul dintre cele mai importante motive pentru care monitorizarea angajaților câștigă teren este faptul că le oferă angajatorilor o mai mare vizibilitate asupra forței de muncă. Acest lucru îi ajută, de asemenea, să atenueze și să detecteze pericolele care pot avea un impact asupra bunăstării angajaților. Acest lucru este deosebit de important, deoarece problemele de sănătate la locul de muncă pot epuiza resursele și productivitatea, mai ales atunci când forța de muncă este la distanță și distribuită în întreaga lume.

Întrebări frecvente

  1. Cum își monitorizează angajatorii angajații?

    Angajatorii monitorizează mai ales performanța generală a muncii sau prezența angajaților prin intermediul unui software de monitorizare a angajaților. În zilele noastre, angajatorii apelează din ce în ce mai mult la aceste soluții ca resursă pentru a-și motiva și recompensa angajații, pentru a crește productivitatea și pentru a conduce procesul decizional.

  2. Ce poate face software-ul de monitorizare a angajaților?

    Software-ul de monitorizare a angajaților a evoluat destul de mult și acum este folosit pentru mult mai mult decât pentru a urmări orele de lucru. Aceste instrumente pot ajuta întreprinderile să urmărească angajații pe rețelele de socializare și pe internet, să furnizeze rapoarte de evaluare a performanțelor, să detecteze riscurile și fraudele etc. - toate acestea permițând în același timp monitorizarea de la distanță.

  3. Monitorizarea angajaților crește productivitatea?

    Prin faptul că oferă o perspectivă asupra obiceiurilor de lucru și a productivității angajaților, software-ul de monitorizare a angajaților ajută companiile să își dea seama ce trebuie făcut pentru a crește productivitatea. Un software de monitorizare a angajaților potrivit poate ajuta la identificarea și cuantificarea factorilor care influențează productivitatea unui angajat, cum ar fi mediul de lucru, volumul de muncă, nivelul de implicare etc.

  4. Ce părere au angajații despre faptul că sunt monitorizați?

    Aceasta este o întrebare subiectivă. În timp ce pe unii angajați nu-i deranjează să fie monitorizați, alții se pot simți îngrădiți. Acest lucru depinde de mai mulți factori, cum ar fi nivelul lor de încredere în angajator și în conducere, industria în care lucrează etc. Acesta este motivul pentru care întreprinderile trebuie să ia măsurile de precauție necesare (consimțământul angajaților) și să se asigure că nu încalcă intimitatea angajaților lor în timp ce își ating obiectivele.

  5. Cât de multă monitorizare a activităților angajaților este adecvată la locul de muncă?

    Nu există un acord universal cu privire la momentul și numărul de activități care trebuie monitorizate. Modul în care este gestionată depinde de cultura companiei, de sectorul de activitate al întreprinderii și de alți factori. Cu toate acestea, majoritatea industriilor care implică o prelucrare și o analiză intensă a datelor, cum ar fi sectorul bancar, serviciile financiare și cel al asistenței medicale, tind să se concentreze destul de mult pe monitorizarea holistică a angajaților.

  6. Este legală monitorizarea angajaților?

    În general, da. Cu toate acestea, organizațiile din sectorul public și din domeniul serviciilor sociale au adesea anumite restricții în ceea ce privește utilizarea software-ului de monitorizare a angajaților. În plus, statele pot avea diferite legi și reglementări care reglementează angajatul, să spunem, supravegherea video, colectarea de date etc. Prin urmare, angajatorii trebuie să pună în aplicare măsuri de protecție adecvate pentru a se proteja împotriva unor potențiale încălcări ale datelor și a utilizării abuzive a informațiilor, respectând legile de confidențialitate ale statului lor.

  7. Trebuie angajatorii să notifice angajații cu privire la monitorizare?

    Cea mai bună practică este de a notifica angajații imediat ce soluția de monitorizare a angajaților a fost (sau urmează să fie) implementată. În acest fel, angajații vor fi conștienți de ceea ce monitorizează angajatorii lor și în ce calitate. De asemenea, le permite acestora să își exprime orice îngrijorare pe care ar putea să o aibă.

  8. Este legal să monitorizezi angajații fără știrea lor?

    Legalitatea acestui lucru depinde de legile statului respectiv privind confidențialitatea. Unele state permit acest lucru, cu condiția să fie îndeplinite anumite cerințe specifice. Chiar și în acest caz, angajații trebuie să fie de acord ca angajatorii să le monitorizeze activitățile, iar angajatorul trebuie să precizeze în politicile sale de confidențialitate ce va fi monitorizat, cum va fi folosit etc., pentru a preveni orice utilizare abuzivă a datelor.

  9. Se poate face monitorizarea angajaților în mod etic?

    Utilizarea etică a software-ului de monitorizare a angajaților depinde de faptul că activele digitale relevante sunt tratate ca fiind private și confidențiale. Angajatorii trebuie să respecte legile aplicabile în caz de încălcare a datelor și de ramificații juridice. De asemenea, este esențial ca angajatorii să precizeze în mod clar în politica lor de confidențialitate ce părți din activele digitale ale angajaților vor fi monitorizate și să permită angajaților să își dea consimțământul înainte de monitorizare. Pentru claritate pe această temă, este recomandabil ca angajatorii să consulte un consilier juridic înainte de a se angaja să utilizeze un software de monitorizare a angajaților.

  10. Este legal să monitorizați e-mailurile angajaților?

    Mesajele de e-mail fac parte integrantă din fluxul de lucru zilnic și, ca atare, sunt adesea monitorizate. Mulți angajatori folosesc software-ul de monitorizare a angajaților pentru a verifica mesajele care încalcă politicile corporative sau cele care sunt esențiale pentru activitatea lor. Cu toate acestea, este vital ca angajatorul să ia măsurile legale de precauție necesare și să se asigure că este în drept să monitorizeze e-mailurile angajaților, mai ales având în vedere multitudinea de legi și reglementări care guvernează confidențialitatea e-mailurilor în prezent.

  11. De ce este importantă monitorizarea angajaților?

    Monitorizarea angajaților este necesară pentru ca întreprinderile să rămână competitive în lumea digitală de astăzi. Aceasta ajută angajatorii și angajații să își monitorizeze performanțele și să le îmbunătățească prin identificarea factorilor care contribuie la creșterea productivității, reducerea cifrei de afaceri și a absenteismului etc. De asemenea, le permite angajatorilor să își cultive și să își dezvolte afacerea prin colectarea și analiza datelor angajaților pentru a-i ajuta să înțeleagă mai bine nevoile acestora și să se adapteze la mediul în schimbare.

  12. De ce este important să folosiți un software de monitorizare pentru întregul birou?

    Software-ul de monitorizare a angajaților poate fi utilizat pentru a urmări și înțelege modelele de comportament ale angajaților, care sunt esențiale pentru orice afacere. Aceste tipare ar putea informa viitoarele politici de resurse umane, modificarea programului de lucru, nevoile de formare etc. De exemplu, în cazul în care o întreprindere observă un număr tot mai mare de angajați care își verifică conturile personale de e-mail sau site-urile de comerț electronic în timpul orelor de lucru și ar putea dori să restricționeze utilizarea acestora pentru a crește productivitatea, vizualizările facilitate de software-ul de monitorizare a angajaților se pot dovedi extrem de valoroase.