Il miglior software di monitoraggio dei dipendenti e tutto quello che c'è da sapere sul monitoraggio dei dipendenti

Il software di monitoraggio dei dipendenti è un sistema in grado di tracciare e analizzare l'attività dei dipendenti sui loro computer. È in aumento dall'inizio degli anni 2000, grazie allo sviluppo delle tecnologie informatiche, e la pandemia di Covid-19 del 2020 ne ha fatto aumentare la popolarità. Secondo un recente studio di Instant Office, il 78% dei datori di lavoro odierni tiene sotto controllo il proprio personale utilizzando vari strumenti.

Il miglior software di monitoraggio dei dipendenti e tutto quello che c'è da sapere sul monitoraggio dei dipendenti

Di solito, il software di monitoraggio dei dipendenti consiste nell'agente che i dipendenti installano sui loro dispositivi e nel dashboard di monitoraggio che consente ai manager di ricevere registri e rapporti.

Il software di monitoraggio dei dipendenti agisce come un invisibile supervisore onniveggente. Dalla pressione dei tasti ai siti web visitati, raccoglie informazioni su praticamente tutto ciò che una persona fa al computer durante l'orario di lavoro. I software di monitoraggio dei dipendenti più avanzati vanno ben oltre la semplice raccolta dei dati. Forniscono rapporti pronti per l'uso sulla produttività di ciascun dipendente e sui calcoli delle buste paga, facendo risparmiare tempo al manager.

Lo scopo più evidente di questo tipo di software è il monitoraggio della produttività dei dipendenti. Quanto tempo dedicano al progetto e quanto ai video di gatti divertenti su Youtube? Sono coinvolti nel processo di lavoro o fanno pause caffè ogni 10 minuti? Cercano su Google informazioni relative al lavoro o biglietti economici per Las Vegas per il fine settimana? Le app di monitoraggio dei dipendenti sono progettate per rispondere esattamente a questo tipo di domande.

Oltre a scoprire i fannulloni, il software di monitoraggio dei dipendenti serve a diversi scopi meno ovvi, ma non per questo meno critici. Per cominciare, può aiutare a scoprire i dipendenti in difficoltà. Sia che stiano sudando per l'eccessivo carico di lavoro o per i compiti con cui non hanno abbastanza esperienza in quanto giovani specialisti, potrebbero esitare a comunicare al manager le loro difficoltà. Rivelare questi problemi e lavorare attentamente per eliminarli farà molto di più che aumentare la produttività: migliorerà il clima in ufficio e la vostra immagine come manager.

Un altro motivo non così evidente per provare un software di monitoraggio dei dipendenti è il controllo delle risorse aziendali. Le spese per la carta delle stampanti sono aumentate di recente? State sprecando denaro per il software che i vostri dipendenti non usano? Scopritelo con l'aiuto dei rapporti. Mostreranno la frequenza con cui i dipendenti lavorano su un particolare programma o se utilizzano le stampanti dell'ufficio per esigenze personali.

Il software di monitoraggio dei dipendenti è dotato di moduli di protezione dei dati. Essi impediscono l'accesso, la copia o l'invio di informazioni riservate e avvertono l'amministratore se emerge qualcosa di sospetto. Avendo a disposizione questa guardia onnisciente, non dovrete preoccuparvi di fughe di dati o accessi non autorizzati ai dati aziendali.

Questi sono solo alcuni dei problemi che gli strumenti di monitoraggio dei dipendenti possono risolvere. Approfondiamo l'argomento e scopriamo le soluzioni migliori in questo campo.

Tipi di software di monitoraggio dei dipendenti

I software per il monitoraggio dei dipendenti si dividono in tre tipologie: tracciamento del tempo, monitoraggio delle attività e prevenzione della perdita di dati (o DLP).

Le app di tracciamento del tempo sono essenziali se si vuole automatizzare i processi di routine come la rilevazione delle presenze, il monitoraggio del tempo e il calcolo delle buste paga. Registrano i tempi di login e logout, i periodi di inattività dei dipendenti e il tempo dedicato a ogni attività. È possibile stimare quanto tempo i dipendenti dedicano a un progetto e chi e quando ha lavorato a un incarico specifico. L'accuratezza dei dati di tracciamento è fondamentale anche per la fatturazione ai clienti se si lavora su base contrattuale o oraria. La cosa migliore è che i rapporti vengono generati automaticamente in tempo reale, eliminando il rischio di imbrogli o errori umani. I rilevatori di tempo hanno altri vantaggi: facilitano il miglioramento della produttività, motivano i dipendenti e mostrano dove viene speso il denaro.

Il software di monitoraggio delle attività è simile ai rilevatori di tempo, ma è molto più potente. Si può legittimamente definire il Grande Fratello del monitoraggio dei dipendenti, perché può registrare quasi tutto ciò che il dipendente fa sul computer dell'ufficio. Di solito, questi sistemi registrano le battute dei tasti e gli eventi della clipboard, scattano screenshot, tracciano l'attività Internet dell'utente (comprese le visite ai social network e le chat) e il tempo di inattività. Possono anche monitorare dispositivi esterni come stampanti e chiavette USB. I programmi di monitoraggio di alto livello consentono di osservare i dipendenti in tempo reale grazie allo streaming video dei loro schermi e delle loro webcam. Se avete poco tempo per controllare gli streaming durante il giorno, il programma registra i video per poterli guardare in seguito. Il software non solo raccoglie, ma elabora anche i dati grezzi in grafici e diagrammi chiari. Alla fine della giornata, si riceve un rapporto di attività completo per ogni dipendente, reparto o ufficio.

Il campo di applicazione di questi report è immenso. Forniscono informazioni preziose sui livelli di produttività e coinvolgimento, aiutano a scoprire modelli di lavoro inefficaci e dipendenti con prestazioni insufficienti, risparmiano risorse aziendali e molto altro ancora. Se implementato in modo attento ed etico, il software di monitoraggio delle attività può diventare un partner affidabile per la crescita della vostra azienda.

La prevenzione della perdita di dati è il tipo più complesso di software di monitoraggio dei dipendenti. Rileva potenziali violazioni dei dati e altre minacce monitorando, rilevando e bloccando i dati in uso, in movimento e a riposo. In altre parole, il programma esegue l'ispezione dei contenuti e l'analisi contestuale dei dati inviati tramite e-mail o messenger, utilizzati dal dipendente sul proprio dispositivo o archiviati su un server aziendale. Il software DLP incorpora diverse tecniche di analisi elaborate, ad esempio la corrispondenza esatta dei dati, la corrispondenza esatta o parziale dei file, l'analisi basata su regole e categorie. La corrispondenza esatta dei dati significa che il programma cerca le corrispondenze esatte dal dump del database o dal database live. Nel caso della corrispondenza dei file, il software confronta gli hash dei file con le impronte digitali esatte, senza analizzare il contenuto dei file. L'analisi basata su regole è la tecnica più comune. Il programma esegue la scansione dei dati in base a regole preconfigurate, come i numeri di carta o di sicurezza. L'analisi delle categorie precostituite è un metodo simile: il sistema DLP cerca i tipi comuni di dati sensibili, ad esempio i dati bancari, i numeri di previdenza sociale, ecc. I metodi sopra descritti si basano molto sulla categorizzazione, ma cosa succede se la violazione non rientra in queste categorie? I moderni sistemi DLP utilizzano tecniche ancora più complesse per rilevare e prevenire tali violazioni, ad esempio l'analisi del lessico, l'apprendimento automatico e l'analisi statistica.

Le aziende utilizzano i sistemi DLP per prevenire le violazioni dei dati, l'esfiltrazione, la perdita, la dispersione o la distruzione di informazioni sensibili. I sistemi DLP servono anche a garantire la conformità dell'azienda alle normative vigenti e a proteggere le informazioni di identificazione personale (PII).

In questo articolo ci concentreremo soprattutto sui software di tracciamento delle attività.

Caratteristiche del software di monitoraggio dei dipendenti

Nonostante l'ampia scelta di software di monitoraggio delle attività presenti sul mercato, molte caratteristiche sono tipiche della maggior parte di essi. Diamo un'occhiata alle funzionalità che ci si può aspettare da un'applicazione di monitoraggio dei dipendenti che si rispetti:

  • Keylogging. La registrazione dei tasti premuti è una delle funzioni più controverse. I rapporti sul keylogging dimostreranno se il dipendente lavora al progetto, chatta con un amico su WhatsApp o - peggio - rivela i segreti aziendali ai concorrenti. D'altro canto, il keylogger può registrare accidentalmente informazioni sensibili come password, dati bancari o conversazioni personali. Le soluzioni di monitoraggio flessibili hanno la possibilità di disabilitare il keylogging.

  • Screenshot. L'applicazione scatta foto dello schermo del computer a intervalli di tempo regolari o in base all'attivazione. Questa funzione è ideale se volete sapere cosa fa il vostro dipendente in un dato momento o avere la prova che è coinvolto in attività indesiderate.

  • Monitoraggio dell'attività web. Implica il monitoraggio dei siti web, dei social network e delle query di ricerca visitati e del tempo che l'utente vi trascorre. Il monitoraggio dell'attività web è utile non solo in termini di produttività (tasso di siti produttivi/disproduttivi visitati), ma anche in termini di formazione. Se si nota che un dipendente visita molti siti relativi al lavoro su un argomento o una competenza specifica, è possibile che abbia bisogno di una formazione in quell'ambito. In questo caso, la formazione aumenterà drasticamente la produttività.

  • Monitoraggio delle applicazioni. Questo kit di funzioni mostra quali applicazioni sono installate sul dispositivo monitorato, quali sono in esecuzione e quanto tempo l'utente trascorre utilizzandole. Oltre alla valutazione della produttività, il monitoraggio delle applicazioni può servire ad analizzare se il vostro team ha una licenza eccessiva o insufficiente. Inoltre, saprete se il dipendente installa software indesiderato sul dispositivo di proprietà dell'azienda.

  • Blocco delle applicazioni. Come il blocco dei siti, il blocco delle applicazioni elimina le distrazioni sul posto di lavoro. È possibile bloccare le app di messaggistica, i giochi o altre applicazioni indesiderate se si ritiene che influiscano sulla produttività del team.

  • Tracciamento delle operazioni sui file fornisce l'elenco completo delle operazioni con i file, come la creazione, la copia, l'invio via e-mail, la stampa e l'eliminazione. È un modo efficace per monitorare il trattamento delle informazioni sensibili.

  • Tracciabilità del dispositivo di archiviazione dati portatile. I dipendenti spesso perdono informazioni copiandole su un'unità flash o inviandole via e-mail al di fuori della rete aziendale. Per questo motivo, il monitoraggio dei dispositivi di archiviazione dati esterni è un ottimo modo per garantire che i dati importanti non vengano trasferiti all'esterno dell'azienda.

  • Monitoraggio delle e-mail è un altro strumento efficace per ridurre al minimo il rischio di perdite di dati. Può servire anche per la valutazione della qualità, ad esempio per monitorare gli agenti di supporto o altri dipendenti che lavorano con i clienti.

  • Controllo della stampante serve a due scopi. In primo luogo, aiuta a calcolare e ottimizzare le spese per le forniture d'ufficio e a scoprire i dipendenti che potrebbero utilizzare le attrezzature d'ufficio per scopi extralavorativi. In secondo luogo, la stampa di informazioni riservate è un metodo diffuso di fuga di dati. Con i registri di monitoraggio a portata di mano, saprete sempre se si verificano perdite e chi è il colpevole.

  • Streaming in diretta dello schermo vi permette di vedere lo schermo del dipendente come se foste seduti di fronte ad esso. In questo modo, è possibile controllare ciò che ogni lavoratore del vostro ufficio (o tutti insieme) fa in quel momento. Alcune applicazioni possono vantare funzioni di registrazione dello schermo, in modo da poter tornare indietro e rivedere qualsiasi minuto della giornata lavorativa.

  • Monitoraggio tramite webcam e microfono. Se i computer dell'ufficio sono dotati di webcam e microfoni, un'applicazione di monitoraggio dei dipendenti di alto livello può trasmettere video e suoni in tempo reale o effettuare registrazioni. Queste funzioni possono contribuire sia alla produttività che alla sicurezza generale dell'ufficio, ad esempio impedendo comportamenti inappropriati, furti o accesso a informazioni riservate.

  • Rapporti sulla produttività. La raccolta dei dati sulle attività è solo una parte della storia: bisogna analizzarli per determinare il livello di produttività e le misure per migliorarlo. Fortunatamente, il sistema farà i calcoli per voi e in un batter d'occhio avrete a disposizione grafici e diagrammi ordinati per dipendente, reparto o per l'intero team.

  • Monitoraggio e configurazione a distanza. Non è necessario accedere al computer del dipendente per ottenere aggiornamenti sulla sua produttività e sulle sue azioni o per regolare le impostazioni di monitoraggio. I sistemi moderni possono fornire i log in vari modi. Ad esempio, è possibile ricevere regolarmente rapporti generati automaticamente tramite e-mail, FTP o piattaforme di condivisione di file (ad esempio, Google Drive o Dropbox). Queste modalità presentano tuttavia alcune limitazioni, in quanto non consentono il monitoraggio in tempo reale dello schermo o della webcam. La maggior parte delle app moderne fornisce i dati a dashboard online che offrono molto di più della visualizzazione dei dati grezzi. Generano rapporti statistici, trasmettono lo streaming dello schermo o della webcam in tempo reale e consentono di regolare le impostazioni del programma in remoto.

Questa è una panoramica delle funzioni più diffuse di una soluzione di monitoraggio dei dipendenti, ma l'elenco non è completo. Alcune applicazioni possono avere calcolatori di stipendi incorporati, tracciamento della geolocalizzazione, moduli di analisi dei comportamenti sospetti, modalità nascosta e molto altro ancora. Ad esempio, i programmi che si concentrano sulla prevenzione delle fughe di dati includeranno un maggior numero di funzioni per il monitoraggio delle attività degli utenti e dei file e delle restrizioni di accesso. Quelli per il monitoraggio della produttività offriranno funzionalità di tracciamento del tempo e di gestione dei progetti. Quando si sceglie una soluzione per la propria azienda, si consiglia di determinare innanzitutto l'obiettivo del monitoraggio e di cercare un programma che abbia le caratteristiche necessarie per raggiungerlo.

Come scegliere il miglior software di monitoraggio dei dipendenti

Quando decidete di monitorare le prestazioni del vostro personale, iniziate a cercare un software di monitoraggio dei dipendenti. Un paio di ricerche su Google e vi troverete improvvisamente in mezzo a un mare infinito di offerte in cui è facile perdersi. Ogni soluzione cercherà di convincervi che è la migliore, che ha le funzionalità più ricche e che aumenta la produttività del vostro team del 10000%. Quindi, come si fa a navigare in questo mare e a trovare lo strumento più efficiente per la vostra azienda?

Di seguito sono riportati alcuni punti da considerare prima di scegliere una o l'altra soluzione di monitoraggio dei dipendenti.

  1. Scopo del monitoraggio

    Chiedetevi cosa volete ottenere monitorando i vostri dipendenti. Volete scoprire i fannulloni e i processi di lavoro inefficienti? O forse il vostro obiettivo è quello di sostituire un sistema di buste paga obsoleto con uno moderno e automatizzato? Forse volete ridurre al minimo i rischi di minacce interne e di fuga di dati?

    Ogni software di monitoraggio dei dipendenti è progettato per uno scopo fisso o combina diversi scopi correlati: protezione dalla fuga di dati, monitoraggio della produttività, controllo delle presenze, ecc. Pertanto, quando si definisce un chiaro obiettivo di monitoraggio, si scartano immediatamente le soluzioni che non corrispondono alle proprie esigenze.

  2. Caratteristiche

    Il passo successivo consiste nell'esaminare più da vicino le funzioni offerte dagli strumenti. Alcune applicazioni offrono solo una manciata di opzioni di base, come screenshot, keylogging e monitoraggio dell'attività internet. Altri sistemi di alto livello sembrano registrare ogni clic del mouse e ogni movimento del dipendente sul computer. È naturale pensare che più è, meglio è, ma non correte a cercare l'applicazione più completa che trovate. Potreste finire per pagare un prezzo eccessivo per funzionalità che non userete mai. Invece di sprecare soldi e tempo, pensate a quali sono le funzioni che vi daranno maggiori informazioni e scegliete lo strumento che vi offre ciò che vi serve.

  3. Esperienza e adattabilità di facile utilizzo

    Che siate a capo di una piccola startup o di una grande azienda, l'ultima cosa che volete è perdere tempo in complicati processi di installazione e interfacce sconcertanti. Un buon sistema di monitoraggio dei dipendenti deve essere facile da implementare su tutti i computer dell'ufficio, anche se non siete esperti di tecnologia e non disponete di uno specialista IT.

    Inoltre, i migliori programmi di monitoraggio hanno un'interfaccia intuitiva e una chiara visualizzazione dei dati, ad esempio grafici e diagrammi colorati. Dovreste essere in grado di navigare in modo rapido ed efficiente senza dovervi chiedere cosa significhi quel grafico o dove si trovi un rapporto sulla produttività.

    Infine, il monitoraggio dei dipendenti deve essere scalabile e adattabile. L'aggiunta o la rimozione di un dipendente dal sistema non deve essere faticosa e dispendiosa. Anche la flessibilità delle impostazioni è un grande vantaggio, poiché è possibile regolarle individualmente per ogni dipendente, attivando e disattivando le funzioni di monitoraggio in qualsiasi momento.

    È difficile capire se il sistema di monitoraggio è così facile da usare e adattabile come promette finché non lo si prova. Fortunatamente, molti servizi offrono prove gratuite e completamente funzionali, in modo da poter testare il funzionamento del programma nel proprio ambiente. Se non volete perdere tempo con i test, potete sempre prenotare una demo. Un rappresentante esperto vi illustrerà i principali vantaggi della soluzione e vi farà vedere come può essere utile alla vostra azienda.

  4. Alto livello di sicurezza

    I software di monitoraggio dei dipendenti raccolgono e memorizzano grandi quantità di informazioni, compresi i dati riservati. Ad esempio, il keylogger può catturare una password importante o salvare una parte di informazioni sensibili in uno screenshot. Prima di acquistare un software per il monitoraggio dei dipendenti, assicuratevi che l'archiviazione sicura dei dati raccolti sia una priorità assoluta. Potete contattare un rappresentante dell'azienda e chiedere se i dati vengono trasferiti e archiviati in forma criptata, chi ha accesso ad essi e altre questioni che vi preoccupano.

  5. Compatibilità multipiattaforma

    Uno dei vostri dipendenti lavora su Mac, un altro su Windows e il terzo usa il suo iPhone per la maggior parte del tempo. Scegliete un software di monitoraggio dei dipendenti che supporti più piattaforme per risparmiare sulle licenze. Molti sistemi offrono abbonamenti multipiattaforma, il che significa che un abbonamento è adatto a tutte le piattaforme supportate. Oppure potete controllare le offerte in bundle. Di solito hanno un prezzo inferiore rispetto alle licenze separate per ogni sistema operativo.

  6. Supporto e assistenza

    Per quanto il software scelto sia affidabile, semplice e facile da usare, nessuno è al sicuro da qualche intoppo lungo il percorso. Assicuratevi che la società sviluppatrice offra assistenza tecnica e supporto per telefono o via e-mail. Inoltre, verificate se i termini della licenza includono l'assistenza tecnica gratuita. In caso contrario, potreste dover pagare un extra se avete bisogno di aiuto con il programma o, nel peggiore dei casi, potreste non ricevere alcun supporto.

    Il monitoraggio dei progressi e della produttività dei dipendenti è essenziale per la crescita dell'azienda. Un sistema di monitoraggio dei dipendenti scelto con saggezza vi aiuterà a rendere questo processo semplice ed efficiente. Ci auguriamo che i consigli di cui sopra vi aiutino a scegliere lo strumento più vantaggioso per la vostra azienda.

Prezzi del software di monitoraggio dei dipendenti

Le strutture di prezzo variabili sono di solito prevalenti con l'obiettivo principale di offrire funzionalità di alto livello a un prezzo potenzialmente più basso. In termini di software, le aziende possono scegliere tra un'ampia gamma di modelli di prezzo. Essenzialmente, i prezzi si basano su una serie di fattori quali:

  1. Piattaforma: La soluzione è basata sul web o deve essere installata su un particolare dispositivo?

  2. Ciclo di pagamento: Il software funziona in abbonamento o l'organizzazione effettua una transazione unica?

  3. Sistema operativo: La soluzione supporta sia i sistemi operativi desktop (Windows, MacOS, Linux) che quelli mobili (Android, iOS)?

  4. Caratteristiche: Il software è dotato di funzioni integrate o i clienti devono acquistare ulteriori componenti aggiuntivi/aggiornamenti per espandere le proprie capacità di monitoraggio?

  5. Licenze d'uso: La soluzione supporta la funzionalità singola o multiutente?

  6. Sconto: In che modo l'organizzazione beneficerà di eventuali sconti esistenti come parte di un pacchetto o di un bundle?

Fattori come questi determinano in genere la struttura dei prezzi di ciascun pacchetto software. Per dare un numero, il costo medio di una solida soluzione di monitoraggio dei dipendenti potrebbe aggirarsi intorno ai 90 dollari all'anno per una licenza per singolo utente. Ma, come abbiamo detto, questo numero può essere influenzato da ogni sorta di fattori.

Ad esempio, alcune soluzioni possono offrire la sicurezza degli endpoint insieme al monitoraggio. Altre potrebbero fornire funzionalità desktop e mobili di pari livello. In sostanza, tutto si basa su ciò che l'organizzazione vuole ottenere con il monitoraggio dei dipendenti. Un esempio potrebbe essere quello di un'organizzazione che desidera monitorare le attività dei propri dipendenti sui social media su canali specifici, con l'obiettivo di arginare il cyberbullismo.

Al contrario, un'altra organizzazione potrebbe aver bisogno di monitorare l'attività di posta elettronica dei dipendenti su tutte le reti, con un focus specifico sulle e-mail aziendali. Di conseguenza, anche l'utilizzo e il tipo di monitoraggio saranno uno dei fattori che influenzeranno maggiormente i prezzi.

I 20 migliori software di monitoraggio per uffici e dipendenti remoti

1. CleverControl

L'abilità di CleverControl nel monitoraggio del posto di lavoro è impareggiabile. Lo strumento è in grado di facilitare il monitoraggio in tempo reale tramite un account web sicuro, di controllare il keylogging, di fare screenshot, di amministrare le attività di stampa, di monitorare le attività di messaggistica istantanea, di osservare l'uso di Internet e di utilizzare il controllo audio/video per registrare le chiamate.

Cosa si nota di CleverControl è l'agevolazione della registrazione continua dello schermo dei computer di destinazione. I datori di lavoro possono registrare comodamente le attività dello schermo in diretta durante la giornata e guardarle dove, quando e come vogliono. Inoltre, possono sfruttare la webcam per la registrazione audio/video e, in caso di necessità, possono tutelare le loro rivendicazioni sulla base di prove concrete. Inoltre, grazie alla natura on-cloud di questi servizi, i datori di lavoro possono realizzare tutti i vantaggi sopra citati da remoto, senza spendere un centesimo in più per le apparecchiature.

Prezzi

Per Windows e MacOS - A partire da $11/1PC/mese

2. Spyrix Employee Monitoring

Compatibile con Windows e Mac, Spyrix è una delle soluzioni di monitoraggio dei dipendenti basate su cloud più complete del mercato. Lo strumento è dotato di funzionalità di gestione del tempo, registrazione, funzionamento stealth, autenticazione e monitoraggio remoto. Le aziende possono utilizzare il programma per monitorare l'attività dello schermo, la pressione dei tasti, le chiamate e le chat su Skype e Slack, l'attività sui social media e altro ancora.

Oltre a queste funzioni, Spyrix aiuta a bloccare e filtrare gli URL notificati ai datori di lavoro in base a un elenco specifico di "parole chiave" e a visualizzare le ore di produttività (dati) per comprendere meglio le prestazioni. In effetti, Spyrix offre un'ampia gamma di funzioni di monitoraggio dei dipendenti che supportano in modo eccellente le attività aziendali quotidiane.

Prezzi

Per Windows - A partire da 199 dollari per 5 PC

Per MacOS - A partire da $179 per 5 PC

3. Actual Keylogger

Actual Keylogger è un fantastico strumento per la sorveglianza dei dispositivi. Il programma funziona perfettamente per un'ampia gamma di scopi, dal controllo del keylogging al monitoraggio delle attività sui social media. Ciò include il monitoraggio delle applicazioni aperte, dei siti web visitati, delle sequenze di tasti e delle password digitate, delle connessioni Internet effettuate, ecc.

Lo strumento è dotato di serrature protette da password e accelera le operazioni di tipo stealth. Le sue caratteristiche olistiche rendono Keylogger effettivo è perfetto per gli amministratori di sistema, i singoli utenti, gli amministratori delegati e persino i genitori.

Prezzi

Per Windows - A partire da 69 dollari per 1 PC

Per MacOS - A partire da $79 per 1 PC

4. REFOG

Ampiamente commercializzato come software di monitoraggio ideale per le aziende e le famiglie, REFOG è una soluzione facile da usare che soddisfa le esigenze di 5 milioni di utenti in 201 Paesi. Il programma è adatto ai professionisti delle risorse umane, che possono regolare keylogger automatici o manuali, spiare un singolo dipendente, scansionare l'intera rete e monitorare le attività degli altri utenti.

Oltre a facilitare le funzioni di monitoraggio standard, REFOG offre anche la possibilità di applicare le policy aziendali e di verificare l'attività internet dei dipendenti rispetto ad esse. In questo modo, consente agli amministratori di essere consapevoli di eventuali violazioni della sicurezza.

Prezzi

Per Windows - A partire da 240 dollari per 6 PC

5. Teramind

Forse uno dei più potenti software di monitoraggio disponibili sul mercato, Teramind facilita un'eccellente sorveglianza ed è molto apprezzato nei settori bancario, fintech, governativo, sanitario, educativo, retail e utility.

Il suo programma di monitoraggio dei dipendenti è esplicitamente dedicato a garantire la sicurezza e la conformità. Ad esempio, arricchisce la telemetria e configura il rilevamento delle minacce, seguendo attivamente tutte le modifiche sui dispositivi collegati. Inoltre, il programma aiuta a consolidare i modelli GDPR, PCI DSS e HIPAA per monitorare la conformità sui dispositivi interessati.

Prezzi

A partire da $50 per 5 posti al mese

6. Hubstaff

I cruscotti intuitivi di Hubstaff, le funzioni di monitoraggio della produttività e di misurazione delle prestazioni, tra le altre cose, sono la gioia dei datori di lavoro. L'applicazione fornisce informazioni in tempo reale sul flusso di lavoro complessivo e sulle prestazioni, consentendo ai manager e alle risorse umane di agire di conseguenza.

Hubstaff attribuisce grande importanza alla salute mentale e al benessere dei dipendenti, per questo il software è stato progettato in modo che le soluzioni di monitoraggio si attivino solo quando il dipendente è al lavoro. Inoltre, i dipendenti sono responsabili del controllo dei dati, riducendo così l'onere per i datori di lavoro e sostenendo un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Prezzi

A partire da $5,83/PC/mese

7. Insightful (Formerly Workpuls)

Insightful, come suggerisce il nome, offre un'esperienza di monitoraggio continua attraverso il tracciamento della produttività, il monitoraggio in tempo reale, la rilevazione delle presenze, il timekeeping, il reporting, ecc. In effetti, lo strumento è considerato di prim'ordine da molte aziende leader, registrando una valutazione di 4,8 su GetApp e Capterra.

Compatibile con Windows, MacOS e Linux, Insightful può essere acquistato sia come soluzione cloud che come software on-premise. Con la soluzione cloud, le aziende possono utilizzare lo strumento per monitorare e gestire in remoto i PC dei dipendenti senza dover installare nulla sul dispositivo. È l'ideale per le PMI che non vogliono incorporare o investire in attrezzature tecniche e strutture di archiviazione.

Prezzi

A partire da $6,40/PC/mese

8. ActivTrak

Denominato strumento di "analisi della forza lavoro", ActivTrak facilita una pletora di soluzioni di monitoraggio del luogo di lavoro. Queste includono, ma non solo, la gestione della produttività, l'identificazione dei modelli di lavoro, la gestione della conformità e dei rischi, la prevenzione del burnout, la gestione SaaS, il monitoraggio del tempo, il monitoraggio e la segnalazione delle attività web dei dipendenti, ecc.

Affidato da oltre 9000 organizzazioni, ActivTrak è una delle soluzioni di monitoraggio più richieste al mondo. Gran parte di ciò può essere attribuito alla base di conoscenze a cui contribuisce identificando i modelli che "alimentano il successo". Grazie a questa conoscenza, è relativamente semplice per lo strumento prevedere il comportamento dei dipendenti e collaborare con i responsabili della gestione dei talenti per facilitare gli interventi.

Prezzi

A partire da $9/PC/mese

9. CurrentWare

Strumento relativamente minimalista dell'elenco, CurrentWare è dotato di una suite di monitoraggio dei dipendenti - ogni modulo ha un obiettivo - che consente ai datori di lavoro di monitorare l'attività dei dipendenti e di assisterli nella revisione delle prestazioni.

Ad esempio, la suite comprende BrowseReporter, BrowseControl, AccessPatrol e enPowerManager. BrowseReporter tiene traccia della cronologia di navigazione dei dipendenti e fornisce dati per una valutazione più strutturata delle prestazioni. BrowseControl, invece, fornisce un sistema di controllo degli accessi centralizzato che consente agli amministratori di regolare l'utilizzo di Internet. enPowerManager, in particolare, è una funzione unica che consente agli amministratori di sistema di "spegnere" o "avviare" il dispositivo in questione da una postazione remota.

Prezzi

A partire da $8,99/PC/mese

10. Veriato

"Produttività, sicurezza e conformità semplificate", recita lo slogan di Veriato. Ed è proprio questo che offre: uno strumento di monitoraggio semplice, facile da usare e conveniente che si concentra sulla valutazione dell'attività dei social media, dell'attività di messaggistica istantanea, dell'attività di posta elettronica, del download e dello spostamento di file, dell'attività web, delle connessioni di rete create, delle battute digitate, dei modelli di utilizzo delle applicazioni e altro ancora.

Grazie alla segnalazione del tempo di apertura dell'applicazione, alla possibilità di esaminare le schermate video, all'attivazione di avvisi per parole chiave ed eventi e molto altro ancora, Veriato agisce come un hub centrale di informazioni che organizza tutti i dati degli utenti. Per i datori di lavoro, ciò si traduce in una riduzione della quantità di noiosi controlli di documentazione e autorizzazione.

Prezzi

A partire da 15 dollari per utente al mese

11. Interguard

Compatibile con una serie di sistemi operativi (Windows, MacOS, Android, iOS, Chrome, ecc.), Interguard è un software di monitoraggio remoto specializzato nella valutazione della produttività dei dipendenti, nella protezione dalle minacce interne, nel rispetto delle verifiche di conformità e nel filtraggio/blocco del web,

In quanto tale, lo strumento consente di generare rapporti completi che illustrano in modo coerente il comportamento e le prestazioni online dei dipendenti. Come Teramind, consente ai datori di lavoro di consolidare normative come HIPAA e CIPA e di monitorarne l'osservanza in tempo reale. Applicazioni così diverse fanno di questo strumento il migliore amico dei datori di lavoro e lo rendono certamente degno dei riconoscimenti ricevuti da riviste come PCMag e Inc.

Prezzi

A partire da 9,99 $/PC/mese per la versione cloud-hosted

12. Time Doctor

Time Doctor consente a manager, dipendenti e organizzazioni di sfruttare al meglio gli scenari di lavoro da casa e di forza lavoro ibrida. Aiuta i manager a tracciare e monitorare la produttività dei dipendenti che lavorano in remoto, consentendo loro di intraprendere azioni correttive basate sui modelli visibili di produttività.

Infatti, lo strumento copre esplicitamente misure di analisi specifiche per scenari di forza lavoro remota, ibrida e in outsourcing. Di conseguenza, è eccezionalmente utile per la gestione dei progetti attraverso le gerarchie e le aree geografiche.

Prezzi

A partire da $7/PC/mese

13. Monday.com

Forse il software di gestione dei progetti più popolare dell'elenco e del mercato, Monday.com offre agli utenti tutte le funzionalità necessarie per organizzare efficacemente il proprio lavoro e collaborare con il team tra i vari team e reparti, soprattutto in un ambiente remoto.

Funziona come un CRM, consentendo agli utenti di creare e gestire progetti, assegnare compiti e avviare conversazioni con altri team attraverso la configurazione delle funzioni. Questo controllo sulla collaborazione consente ai datori di lavoro di mantenere una visione a 360 gradi della propria organizzazione, di riconoscere i modelli di produttività, di assumere i migliori talenti, di snellire i processi di onboarding e formazione e di sfruttare al meglio lo scenario del lavoro a distanza.

Prezzi

A partire da $8/PC/mese

14. StaffCop

StaffCop è specializzato nell'analisi del comportamento degli utenti, grazie all'enfasi posta sul rilevamento di anomalie nei modelli di utilizzo delle applicazioni, deviazioni nei modelli di comunicazione e cambiamenti nei modelli di elaborazione. In questo modo, i proprietari delle aziende possono avere una visione a volo d'uccello dell'attività degli utenti e rilevare qualsiasi potenziale rischio o minaccia derivante dal "cambiamento".

Ultimamente, StaffCop ha proposto un sistema di amministrazione remota che offre controllo del desktop remoto, rapporti sull'installazione del software e monitoraggio completo della rete. Queste caratteristiche ne fanno una scelta ideale nella "nuova normalità", in cui la forza lavoro ibrida e remota è la norma.

Prezzi

A partire da 490 dollari per 5 PC

15. DeskTime

DeskTime è un rilevatore di tempo e una suite per la produttività che aiuta a garantire che i dipendenti utilizzino il loro tempo in modo efficace. Monitora l'utilizzo del software, il completamento dei compiti e le attività legate alle app, l'avanzamento dei progetti, l'attività offline e la produttività: una combinazione specifica che crea una visione olistica del lavoro del dipendente.

DeskTime è eccezionalmente produttivo e facile da adottare, visto che si integra bene con strumenti standard come Google Calendar, Trello, Gitlab, Asana, Basecamp, Jira e Zapier. Questa integrazione uniforme fa di DeskTime il tracker del tempo e della produttività di fatto per tutte le organizzazioni che desiderano sostenere la propria forza lavoro remota.

Prezzi

A partire da $7/PC/mese

16. WebHR

WebHR è un software per le risorse umane basato su cloud che lavora per garantire l'aderenza a rigorosi criteri di sicurezza e conformità. In particolare, rileva potenziali minacce identificando e agendo su comportamenti anomali nei modelli di utilizzo dell'IT dei dipendenti, determina il rischio di un calo delle prestazioni dei dipendenti e aiuta a mantenere il controllo attraverso canali di comunicazione semplificati.

WebHR, infatti, è un programma olistico che comprende anche altri moduli, come la gestione delle paghe, la biometria, la formazione, ecc. Ciò consente all'organizzazione di creare una gestione interna sistematica che permette al datore di lavoro di avere una visione a 360 gradi dell'intera azienda.

Prezzi

A partire da soli $2/dipendente/mese

17. SentryPC

Le dashboard intuitive di SentryPC e gli strumenti di analisi aiutano molto i datori di lavoro a individuare eventuali rischi e minacce potenziali nell'attività dei dipendenti. In particolare, SentryPC consente ai datori di lavoro di monitorare applicazioni, dark web, giochi, e-mail, ricerche, sessioni e attività di social network.

Attraverso il monitoraggio dei tasti e dei siti web, gli avvisi di notifica e le restrizioni di sicurezza alle reti, aiuta le organizzazioni a filtrare qualsiasi rischio potenziale. Lo strumento si distingue inoltre per la sua funzione di geofencing, grazie alla quale i datori di lavoro possono essere costantemente aggiornati sulla posizione dei dipendenti ed essere avvisati delle loro entrate e uscite.

Prezzi

A partire da $59,95/PC/anno

18. BambooHR

Come WebHR, BambooHR incorpora una moltitudine di moduli HR che includono la stesura di politiche, il monitoraggio delle ore, la gestione delle buste paga e gli strumenti di collaborazione. Per quanto riguarda il monitoraggio dei dipendenti, il programma dispone di una dashboard dedicata ai dati e all'analisi delle persone che monitora i record degli utenti, i flussi di lavoro e le approvazioni, i rapporti di produttività, le analisi di utilizzo, ecc.

Trattandosi di un programma di monitoraggio dei dipendenti incentrato sulle risorse umane, BambooHR pone l'accento sulla soddisfazione dei dipendenti e sulla gestione continua delle prestazioni. Gran parte dell'attenzione è rivolta a sostenere una cultura di fiducia e trasparenza, in cui i dipendenti sono consapevoli di come viene valutato il loro lavoro, di quali feedback ricevono e di come vengono misurate le loro prestazioni.

Prezzi

Necessità di ottenere un preventivo

19. Connecteam

Connecteam riunisce sotto un unico tetto la comunicazione, la gestione e la formazione dei dipendenti. Il programma pone esplicitamente l'accento sulla programmazione del lavoro dei dipendenti, sul monitoraggio e sulla gestione del tempo, sulla gestione delle risorse umane e delle persone e sulla gestione dei compiti dei dipendenti.

È considerato uno dei migliori strumenti per i modelli di lavoro ibrido e a distanza, ed è comprensibile che sia così. Ciò che più si addice ai datori di lavoro è la possibilità di configurare le funzionalità dello strumento in base alle proprie esigenze, definire l'accesso degli amministratori, creare report completi e visualizzare tendenze, dati e analisi.

Prezzi

A partire da $159/mese per 50 utenti

20. Monitask

Come Connecteam, Monitask si presenta come un software "all-in-one per il monitoraggio dei dipendenti a distanza", grazie alla sua suite completa di funzioni di tracciamento del tempo, monitoraggio delle attività, gestione dei progetti, reporting, filtraggio del web e collaborazione.

Affidato da migliaia di utenti in tutto il mondo, Monitask è la scelta ideale per il monitoraggio e la gestione della forza lavoro a distanza. Ciò è dovuto al fatto che consente ai datori di lavoro di creare rapporti di monitoraggio personalizzati, collaborare e cogestire con i dipendenti attraverso uno strumento collaborativo, occuparsi della mappatura della produttività dei dipendenti, ecc.

Prezzi

A partire da $5,99/PC/mese

Nome Prezzo Periodo di prova gratuito Keylogging Modalità Stealth
CleverControl 4.70$ 7 giorni Disponibile
Monitoraggio dei dipendenti Spyrix 149$ all'anno 10 giorni Disponibile
Keylogger Business Online 138 dollari per PC 7 giorni No
DeskTime 7$ per utente 14 giorni No No
Monitask 4,99$ al mese 10 giorni Disponibile
Hubstuff 7$ 14 giorni No
Teramind 10$ 7-14 giorni Disponibile
ActivTrak 10$ 7 giorni No No
Medico del tempo 7$ 14 giorni No No
Tempestivo 29.99$ 14 giorni No No

Monitoraggio dei dipendenti al di fuori del lavoro

Per quanto riguarda il monitoraggio al di fuori del lavoro, dobbiamo separare il monitoraggio dei dipendenti al di fuori dell'edificio dell'ufficio durante l'orario di lavoro (ad esempio, i lavoratori sul campo) dal monitoraggio durante l'orario non lavorativo. Il primo è perfettamente accettabile, con alcune sfumature che spiegheremo nelle parti successive di questo articolo. Il datore di lavoro può monitorare i lavoratori sul campo utilizzando una serie di metodi che includono, ma non si limitano a:

  • tracciamento della posizione.

  • attività di controllo dei dispositivi di proprietà dell'azienda

  • sistemi di gestione dei progetti

  • software di tracciamento del tempo

Se il dipendente utilizza dispositivi di proprietà dell'azienda, avete il diritto di installare qualsiasi software di monitoraggio che ritenete necessario. Con la localizzazione, saprete sempre se l'operatore sul campo frequenta il luogo di lavoro o se si reca in un'altra zona della città. Non dovrete nemmeno stare a guardare da vicino dove si trova il dipendente in qualsiasi momento. Molte app di localizzazione includono la funzione di geofencing, ovvero l'applicazione invia una notifica se la persona visita un'area non desiderata.

Quando un dipendente lavora fuori dall'ufficio, è difficile capire quanto tempo passa a lavorare e quanto a oziare. Diverse applicazioni per la gestione dei progetti, il monitoraggio del tempo e delle attività vi aiuteranno a capire se il dipendente rispetta il suo programma di lavoro, quanto tempo dedica a un'attività e se sta effettivamente lavorando quando dovrebbe.

Il monitoraggio del personale al di fuori dell'orario di lavoro è una questione completamente diversa. Nella maggior parte dei Paesi le leggi sulla privacy impediscono ai datori di lavoro di intromettersi nella vita extra-lavorativa dei dipendenti. Queste restrizioni riguardano tutti gli aspetti, dalle convinzioni politiche e religiose del lavoratore allo stato civile e al lavoro nero. In altre parole, è illegale per il manager tracciare e intraprendere azioni legate al lavoro contro il dipendente sulla base della sua condotta fuori dal lavoro o delle sue convinzioni personali.

Il problema è che negli ultimi anni il confine tra lavoro e vita privata è diventato preoccupantemente sottile e sfocato. Non è facile capire quando la giornata lavorativa è finita, perché molti dipendenti continuano a lavorare o a discutere di questioni lavorative con i colleghi anche dopo aver lasciato l'ufficio la sera. I dipendenti a distanza, il cui numero è cresciuto significativamente negli anni di Covid-19, spesso godono del privilegio dell'orario flessibile. Gli orari di lavoro vaghi rendono quasi impossibile per il manager stabilire tempi rigidi per il monitoraggio delle prestazioni del team senza il rischio di spiare accidentalmente le loro vite.

Un'altra questione è quella dei dispositivi. Idealmente, i dipendenti dovrebbero utilizzare un computer o un telefono di proprietà dell'azienda per le attività legate al lavoro. Nella maggior parte dei settori le leggi non impediscono ai datori di lavoro di monitorare i gadget che appartengono all'azienda. Quindi, sarebbe sufficiente tracciare questi dispositivi per avere un'idea della produttività del personale o per evitare fughe di dati. Voilà, problema risolto. In realtà, però, i dipendenti possono portarsi a casa i dispositivi di proprietà dell'azienda o utilizzarli per scopi personali durante il lavoro. Potrebbero installare applicazioni di messaggistica registrate privatamente, come Whatsapp o Facebook, e comunicare con lo stesso account sia in ambito professionale che extra-lavorativo. Inoltre, è sempre più diffuso portare in ufficio i propri dispositivi elettronici e utilizzarli per connettersi alle reti aziendali, risolvere compiti di lavoro e condurre affari personali.

La questione diventa ancora più delicata se il software di monitoraggio dei dipendenti è dotato di funzioni di registrazione video o audio tramite webcam. Oppure se è in grado di raccogliere altre informazioni sensibili, come dati bancari o password, che potrebbero finire nelle mani sbagliate ed essere utilizzate per scopi criminali.

Quindi, dove tracciare il confine del monitoraggio? Come monitorare la produttività e la presenza dei dipendenti senza violare la loro vita privata? Per cominciare, dovreste conoscere tutte le leggi che regolano il monitoraggio dei dipendenti nella vostra zona. Siate molto chiari con il vostro team su quali informazioni raccogliete e per quali scopi. Dovete rispettare i diritti costituzionali, statutari e contrattuali dei dipendenti. Configurate il vostro sistema di monitoraggio in modo che raccolga solo le informazioni essenziali per accedere al personale.

Se i vostri dipendenti utilizzano dispositivi personali per lavoro, dovete innanzitutto ottenere il permesso di installare qualsiasi app di monitoraggio. In secondo luogo, assicuratevi di scegliere un software di monitoraggio che permetta loro di avviare e interrompere manualmente il monitoraggio, in modo da poter distinguere la vita lavorativa da quella privata. E ricordate che nulla di ciò che si può apprendere attraverso il monitoraggio della vita extra-lavorativa dei vostri dipendenti può servire da scusa per intraprendere azioni legate al lavoro contro di loro, tranne in casi estremi.

Vantaggi del monitoraggio dei social media dei dipendenti

Uno studio del 2021 stabilisce come la "distrazione sociale" e la "distrazione legata al compito" siano le due ragioni principali per cui le persone trascorrono così tanto tempo sui canali dei social media. Gli algoritmi dei social media non fanno altro che trasformare attività altrimenti significative come la navigazione e persino la lettura in distrazioni quasi lavorative. Comprensibilmente, questo disturba l'efficienza lavorativa dei dipendenti. Per questo motivo, è fondamentale per le aziende tenere d'occhio l'attività dei propri dipendenti sui social media e monitorare la loro presenza su altre piattaforme.

Ecco i principali vantaggi del monitoraggio dei social media dei dipendenti:

  1. Arginare il cyberbullismo

    Considerando la proliferazione del cyberbullismo al giorno d'oggi, è fondamentale per i datori di lavoro monitorare il comportamento online dei propri dipendenti, soprattutto di quelli che lavorano sempre online. In questo modo, si può evitare che si lascino andare al cyberbullismo o che ne siano vittime loro stessi.

  2. Aumentare le prestazioni

    Il monitoraggio dei tasti, il monitoraggio della messaggistica istantanea e così via sono i capisaldi del monitoraggio dei social media. Monitorando a distanza l'attività online dei lavoratori, i datori di lavoro possono controllare le loro prestazioni e individuare potenziali miglioramenti. Inoltre, possono utilizzare gli stessi dati per valutare meglio l'impegno complessivo dei dipendenti nei confronti degli obiettivi aziendali.

  3. Mantenere la credibilità

    I dipendenti sono il volto dell'azienda. In quanto tali, sono coloro che la rappresentano quando sono in giro per la sfera sociale. Per questo motivo, le organizzazioni devono assicurarsi che questi dipendenti si costruiscano una reputazione positiva altrove e non macchino, consapevolmente o meno, il marchio dell'azienda.

  4. Rafforzare la sicurezza

    In fin dei conti, le aziende non vogliono avere a che fare con minacce interne. Tenendo sotto controllo il comportamento online dei propri dipendenti, i datori di lavoro possono prevenire l'insorgere di queste minacce. Per questo motivo, dovrebbero monitorare costantemente gli account dei dipendenti sui social media, per garantire che, anche in caso di violazione della sicurezza, vengano avvisati in tempo.

Pro e contro del monitoraggio dei dipendenti

Con il prevalere del problema dei cyberattacchi e la crescente necessità di responsabilizzazione sul posto di lavoro, le organizzazioni si interrogano sui vantaggi offerti dagli strumenti di monitoraggio dei dipendenti. A tal fine, ecco un'approfondita rassegna dei pro e dei contro del monitoraggio dei dipendenti.

Ecco i principali vantaggi del monitoraggio dei social media dei dipendenti:

Pro

  1. Miglioramento della produttività

    Una soluzione di monitoraggio dei dipendenti consente alle organizzazioni di ottenere informazioni in tempo reale sui modelli di lavoro dei dipendenti. Queste informazioni sono in realtà misure quantificabili che possono essere utilizzate per misurare la produttività. In questo modo, i datori di lavoro possono creare canali di feedback dedicati e misurare le prestazioni individuali e di gruppo.

  2. Flusso di lavoro ottimizzato

    Spesso molti processi interni vengono bloccati da esigenze dell'ultimo minuto. A volte, le risorse per completarli possono essere scarse. Gran parte di ciò ha a che fare con il modo in cui il flusso di lavoro quotidiano dei dipendenti viene influenzato. Se i dipendenti interessati venissero monitorati da vicino, tutto ciò potrebbe essere evitato, in quanto sarebbero in grado di seguire i loro compiti e di portarli a termine in modo tempestivo.

  3. Efficienza dei costi

    Il vecchio adagio "prevenire è meglio che curare" è sempre valido. Quando si parla di monitoraggio dei dipendenti, il costo della perdita di un'azienda a causa di una minaccia informatica è almeno dieci volte superiore a quello della prevenzione. Se si dotano i dipendenti di software spia e dispositivi di monitoraggio, si può evitare che le minacce si verifichino in primo luogo. Inoltre, queste soluzioni tengono sotto controllo l'utilizzo efficiente del tempo e delle risorse, consentendo all'organizzazione di risparmiare molto nel lungo periodo.

Contro

  1. Il fattore sfiducia

    A volte, le organizzazioni si orientano verso misure rigorose per responsabilizzare i dipendenti per le loro azioni. Tuttavia, queste misure sono spesso accolte con sospetto dai dipendenti, soprattutto nel caso di problemi di privacy. Di conseguenza, alcuni dipendenti possono rifiutarsi di seguire le politiche e le procedure scritte. Questo, a sua volta, ostacola la produttività, causa ritardi e nuoce alla reputazione dell'organizzazione.

  2. Il fattore legale

    Alcuni Paesi e rispettivi Stati hanno leggi e regolamenti severi che disciplinano il monitoraggio dei dipendenti. A tal fine, qualsiasi atto di sorveglianza illegale può mettere nei guai un'organizzazione. Per questo motivo, le organizzazioni devono tenersi aggiornate sulle ultime norme e regolamenti del paese in cui operano e, potenzialmente, rivolgersi a un consulente legale.

Monitoraggio dei dipendenti Etica

Nel periodo precedente alla pandemia, il monitoraggio dei dipendenti era considerato una pratica intrusiva e prevalentemente non etica. Ma la situazione è cambiata rapidamente con la nuova normalità, quando questa pratica è diventata una precauzione di sicurezza necessaria e innocua per proteggere i beni di un'organizzazione. Tuttavia, mentre stiamo uscendo da questo periodo angosciante, rimangono ancora delle domande su fino a che punto un'azienda debba spingersi nella ricerca di una sorveglianza completa dei propri dipendenti e su quali confini morali debbano essere rispettati in questo processo. Ecco un riepilogo degli stessi:

  1. Rispetto del monitoraggio consensuale

    Il monitoraggio non invasivo dei dipendenti potrebbe essere un modo logico per non disturbare il posto di lavoro, ma può anche risultare un'estrema invasione della privacy dei dipendenti. Pertanto, se un'azienda vuole tenere sotto controllo la propria forza lavoro, deve dimostrare di essere interessata al benessere dei dipendenti attraverso una più stretta supervisione di ciò che fanno e di come lo fanno. I dipendenti devono essere consapevoli del fatto che i loro computer, i loro telefoni cellulari e la rete vengono monitorati con uno strumento di monitoraggio dei dipendenti.

  2. Valutare le motivazioni del monitoraggio

    Anche prima di implementare il monitoraggio dei dipendenti, un'azienda dovrebbe valutare le proprie ragioni e motivazioni. L'attenzione deve essere focalizzata sui vantaggi tangibili e non sull'essere ficcanaso. Il più delle volte, il monitoraggio viene effettuato per individuare i dipendenti che perdono deliberatamente tempo al lavoro o che sono colpevoli di violazione del copyright o di visione di materiale inappropriato.

    Ultimamente, tuttavia, le motivazioni della sorveglianza sono andate oltre e hanno coinvolto questioni come il cyberbullismo, il furto di identità e persino l'insider trading. Pertanto, prima di impegnarsi in una soluzione di monitoraggio dei dipendenti, le aziende devono definire il perché, il come e il cosa delle loro iniziative di sorveglianza. Ciò comporta la valutazione dei limiti dei metodi di raccolta dei dati, delle possibili conseguenze per i dipendenti e degli usi accettabili dei dati.

    Ad esempio, non vorrebbero investire nella scansione delle chat di messaggistica istantanea sui social media se non è questo l'aspetto che interessa il loro settore. Alla fine, tali motivazioni dovrebbero essere esposte ai dipendenti per favorire la trasparenza operativa.

  3. Tenere conto della privacy

    Quando implementano il monitoraggio dei dipendenti, le aziende devono tenere presente l'importanza di mantenere un ambiente di lavoro privato e sicuro per i loro dipendenti. Ad esempio, il monitoraggio dopo l'orario di lavoro può essere fonte di stress per alcuni dipendenti e può indurli ad abbandonare il lavoro. Inoltre, i dipendenti devono poter lavorare senza temere che la loro privacy venga compromessa e che la direzione acceda illegalmente alle loro informazioni personali.

  4. Scegliere lo strumento ideale

    Tutte le considerazioni di cui sopra comportano la scelta dello strumento ideale per l'implementazione. È necessario assicurarsi che la soluzione sia compatibile con gli obiettivi dell'organizzazione e che soddisfi i suoi standard di sicurezza. In questo caso, la consulenza di un consulente legale può essere utile per garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti specifici dello Stato.

Monitoraggio dei dipendenti e legge

Ogni Paese o Stato ha le proprie leggi che regolano il monitoraggio dei dipendenti. Alcuni Stati hanno adottato una visione rigorosa del monitoraggio dei dipendenti, mentre altri hanno un approccio più liberale. Considerate questo: le leggi indiane sull'occupazione e sul lavoro consentono la sorveglianza e il monitoraggio dei dipendenti sul posto di lavoro. È vero che la sezione 21 sottolinea il diritto alla privacy, ma non c'è un'esplicita delucidazione sulla legalità/illegalità delle pratiche di monitoraggio dei dipendenti:

Al contrario, alcune leggi statunitensi sono più concrete. Ad esempio, l'Electronic Communications Privacy Act del 1986 consente il monitoraggio del luogo di lavoro, considerando che le aziende hanno un motivo legittimo per farlo. Inoltre, ogni Stato americano ha la sua parte di normative sulla registrazione delle telefonate. C'è poi il Video Privacy Protection Act e ulteriori norme sulla divulgazione delle "videocassette" per evitare la divulgazione indebita.

Per quanto riguarda il Regno Unito, il Regulatory of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA) è spesso citato per seguire la sorveglianza consensuale. Anche il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) ha voce in capitolo nel regolare l'accesso ai dati personali e le modalità di trattamento degli stessi. In Australia, la legge sulla privacy del 1988, la legge sulla sorveglianza del luogo di lavoro del 2005, la legge sui dispositivi di sorveglianza del 1999, ecc. consentono il monitoraggio, ma in forma più limitata.

Nel complesso, ogni Paese e gli Stati corrispondenti hanno leggi specifiche che regolano l'uso della sorveglianza dei dipendenti. Il concetto generale, tuttavia, è che un datore di lavoro può monitorare i propri dipendenti sul posto di lavoro, purché ciò avvenga entro i confini delle rispettive leggi statali.

Monitoraggio dei dipendenti GDPR

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) si concentra esplicitamente sulle politiche di riservatezza dei dati per le persone residenti nell'Unione europea (UE). L'articolo 6 del regolamento sottolinea la liceità del trattamento e, allo stesso modo, fornisce una direzione per le migliori pratiche di monitoraggio dei dipendenti in tutta Europa. Ad esempio, l'articolo 6 stabilisce che il trattamento dei dati è "lecito":

  • Quando il dipendente ha dato il consenso alla raccolta e al trattamento dei propri dati per uno scopo specifico

  • Quando il trattamento dei dati è finalizzato al rispetto della conformità legale

  • Quando il trattamento dei dati viene effettuato nel pubblico interesse

  • Quando il trattamento dei dati viene eseguito nell'interesse del dipendente

Allo stesso modo, il GDPR consente agli Stati membri dell'UE di avanzare i punti (2) e (3) in base alle leggi dell'Unione e degli Stati membri. Complessivamente, il GDPR rappresenta una fonte di fiducia per i datori di lavoro dell'Unione Europea per quanto riguarda le politiche e le pratiche di monitoraggio dei dipendenti.

Infatti, fornisce loro indicazioni concrete da seguire quando c'è incertezza sul fatto che i dati raccolti vengano utilizzati per lo scopo per cui sono stati originariamente concepiti. Tale incertezza può sorgere se c'è il rischio che i dati personali raccolti vengano utilizzati in modo improprio.

Pertanto, il GDPR aiuta i datori di lavoro a mantenere l'integrità, la riservatezza, la responsabilità, l'accuratezza, l'equità e la legalità in tutte le loro attività di trattamento dei dati.

Cosa aspettarsi nel 2022?

All'inizio del 2022 quasi il 60% dei datori di lavoro utilizzava software di monitoraggio dei dipendenti per valutarne la produttività. Dato che il cambiamento di paradigma nei modelli di lavoro continua, si prevede che questo numero aumenterà in modo significativo. Detto questo, queste quattro tendenze stanno cambiando il panorama del monitoraggio dei dipendenti nel 2022.

Cosa aspettarsi nel 2022?
  1. Il monitoraggio dei dipendenti come strumento di gestione

    Nel tentativo di migliorare la produttività della propria forza lavoro, i datori di lavoro si rivolgono sempre più spesso a soluzioni di monitoraggio dei dipendenti al posto di pratiche di assunzione e licenziamento eccessive. La motivazione è che il monitoraggio dei dipendenti aiuta a identificare le abitudini di lavoro e i modelli di produttività dei dipendenti, facilitando così i datori di lavoro a prendere decisioni basate sui dati per migliorare le prestazioni complessive.

  2. La natura "ibrida" del lavoro

    Oltre il 70% delle aziende statunitensi ha adottato (o sta adottando) il modello di lavoro ibrido, che si sta diffondendo sempre più in tutto il mondo. Poiché le aziende devono fornire una combinazione di supporto, flessibilità e libertà, pur mantenendo un certo livello di responsabilità che ci si aspetta dai propri dipendenti, il monitoraggio dei dipendenti sta diventando la soluzione ideale.

  3. Monitoraggio dell'automazione e dell'intelligenza artificiale al centro di tutto

    Le soluzioni di monitoraggio dei dipendenti basate sul cloud stanno guadagnando sempre più terreno nel mondo delle imprese. Grazie a funzioni avanzate di tracciamento dei tempi, analisi dei comportamenti, identificazione e rilevamento dei rischi, queste soluzioni riducono la necessità di interventi manuali e, di conseguenza, il carico di lavoro dei reparti risorse umane.

  4. La priorità del benessere dei dipendenti

    Forse uno dei motivi principali per cui il monitoraggio dei dipendenti sta guadagnando terreno è che offre ai datori di lavoro una maggiore visibilità sulla loro forza lavoro. Questo li aiuta anche a mitigare e rilevare i pericoli che possono avere un impatto sul benessere dei dipendenti. Questo aspetto è particolarmente importante perché i problemi di salute sul posto di lavoro possono prosciugare le risorse e la produttività, soprattutto quando la forza lavoro è remota e distribuita in tutto il mondo.

Domande frequenti

  1. In che modo i datori di lavoro controllano i propri dipendenti?

    I datori di lavoro controllano per lo più le prestazioni lavorative o le presenze dei dipendenti attraverso un software di monitoraggio dei dipendenti. Al giorno d'oggi, i datori di lavoro si rivolgono sempre più a queste soluzioni come risorsa per motivare e premiare i propri dipendenti, aumentare la produttività e guidare il processo decisionale.

  2. Cosa può fare il software di monitoraggio dei dipendenti?

    I software di monitoraggio dei dipendenti si sono evoluti molto e oggi vengono utilizzati per molto più che per il semplice monitoraggio delle ore di lavoro. Questi strumenti possono aiutare le aziende a monitorare i dipendenti sui social media e sul web, a fornire rapporti di valutazione delle prestazioni, a rilevare rischi e frodi e così via, il tutto consentendo il monitoraggio a distanza.

  3. Il monitoraggio dei dipendenti aumenta la produttività?

    Fornendo informazioni sulle abitudini di lavoro e sulla produttività dei dipendenti, il software di monitoraggio dei dipendenti aiuta le aziende a capire cosa è necessario fare per aumentare la produttività. Il giusto software di monitoraggio dei dipendenti può aiutare a identificare e quantificare i fattori che influenzano la produttività di un dipendente, come l'ambiente di lavoro, il carico di lavoro, i livelli di impegno, ecc.

  4. Come si sentono i dipendenti quando vengono monitorati?

    È una domanda soggettiva. Mentre ad alcuni dipendenti può non dispiacere essere monitorati, altri possono sentirsi recintati. Ciò dipende da diversi fattori, come il livello di fiducia nel datore di lavoro e nella dirigenza, il settore in cui lavorano, ecc. Per questo motivo le aziende devono prendere le precauzioni necessarie (consenso dei dipendenti) e assicurarsi di non violare la privacy dei propri dipendenti pur raggiungendo i propri obiettivi.

  5. Quanto è opportuno monitorare le attività dei dipendenti sul posto di lavoro?

    Non esiste un accordo universale su quando e quante attività debbano essere monitorate. Il modo in cui viene gestito dipende dalla cultura aziendale, dal settore di attività e da altri fattori. Tuttavia, la maggior parte dei settori che comportano una forte elaborazione e analisi dei dati, come le banche, i servizi finanziari e l'assistenza sanitaria, tendono a concentrarsi molto sul monitoraggio olistico dei dipendenti.

  6. Il monitoraggio dei dipendenti è legale?

    In generale, sì. Tuttavia, le organizzazioni del settore pubblico e dei servizi sociali hanno spesso alcune restrizioni sull'uso del software di monitoraggio dei dipendenti. Inoltre, gli Stati possono avere leggi e regolamenti diversi che disciplinano l'impiego, ad esempio, della videosorveglianza, della raccolta di dati, ecc. Pertanto, i datori di lavoro devono mettere in atto misure di salvaguardia adeguate per proteggere da potenziali violazioni dei dati e dall'uso improprio delle informazioni, aderendo alle leggi sulla privacy del proprio Stato.

  7. I datori di lavoro devono notificare ai dipendenti il monitoraggio?

    La prassi migliore è quella di informare i dipendenti non appena la soluzione di monitoraggio dei dipendenti è stata (o deve essere) implementata. In questo modo, i dipendenti saranno consapevoli di ciò che i loro datori di lavoro stanno monitorando e a quale titolo. Inoltre, potranno esprimere eventuali dubbi.

  8. È legale monitorare i dipendenti a loro insaputa?

    La legalità di questa operazione dipende dalle leggi sulla privacy dello Stato. Alcuni Stati lo consentono, a condizione che siano soddisfatti specifici requisiti. Anche in questo caso, i dipendenti devono acconsentire al monitoraggio delle loro attività da parte del datore di lavoro, il quale deve indicare nelle proprie politiche sulla privacy cosa verrà monitorato, come verrà utilizzato e così via, per evitare qualsiasi abuso dei dati.

  9. Il monitoraggio dei dipendenti può essere fatto in modo etico?

    L'uso etico del software di monitoraggio dei dipendenti dipende dal fatto che le risorse digitali rilevanti siano trattate come private e riservate. I datori di lavoro devono attenersi alle leggi vigenti in caso di violazione dei dati e di conseguenze legali. È inoltre essenziale che i datori di lavoro indichino chiaramente quali parti delle risorse digitali dei loro dipendenti saranno monitorate nella loro politica sulla privacy e consentano ai dipendenti di dare il loro consenso prima del monitoraggio. Per fare chiarezza su questo argomento, è consigliabile che i datori di lavoro consultino un consulente legale prima di impegnarsi in un software di monitoraggio dei dipendenti.

  10. È legale monitorare le e-mail dei dipendenti?

    Le e-mail sono parte integrante del flusso di lavoro quotidiano e, come tali, vengono spesso monitorate. Molti datori di lavoro utilizzano un software di monitoraggio dei dipendenti per verificare la presenza di messaggi che violano le politiche aziendali o che sono critici per la loro attività. Tuttavia, è fondamentale che il datore di lavoro prenda le necessarie precauzioni legali e si assicuri di avere il diritto di monitorare le e-mail dei dipendenti, soprattutto in considerazione della miriade di leggi e regolamenti che oggi disciplinano la privacy delle e-mail.

  11. Perché è importante il monitoraggio dei dipendenti?

    Il monitoraggio dei dipendenti è necessario alle aziende per rimanere competitive nel mondo digitale di oggi. Aiuta i datori di lavoro e i dipendenti a monitorare le loro prestazioni e a migliorarle, identificando i fattori che contribuiscono ad aumentare la produttività, a ridurre il turnover e l'assenteismo, ecc. Inoltre, consente ai datori di lavoro di coltivare e far crescere la propria attività raccogliendo e analizzando i dati dei dipendenti per aiutarli a comprendere meglio le loro esigenze e ad adattarsi ai cambiamenti dell'ambiente.

  12. Perché è importante utilizzare un software di monitoraggio per l'intero ufficio?

    Il software di monitoraggio dei dipendenti può essere utilizzato per tracciare e comprendere i modelli di comportamento dei dipendenti, che sono fondamentali per qualsiasi azienda. Questi modelli possono essere utilizzati per definire le politiche future in materia di risorse umane, modificare gli orari di lavoro, le esigenze di formazione, ecc. Ad esempio, se un'azienda vede un numero crescente di dipendenti che controllano le loro caselle di posta elettronica personali o i siti di e-commerce durante l'orario di lavoro e vuole limitarne l'uso per aumentare la produttività, le visualizzazioni facilitate dal software di monitoraggio dei dipendenti possono rivelarsi estremamente preziose.