Come implementare CleverControl in conformità con il GDPR

Si noti che questo articolo è una raccomandazione e non intende sostituire la consulenza legale. La conformità al GDPR è un'area complessa della legge e le informazioni fornite qui sono solo a scopo di orientamento generale. Per garantire la piena conformità della vostra organizzazione al GDPR, è essenziale consultare un avvocato qualificato della vostra zona, specializzato in leggi sulla protezione dei dati e sulla privacy. Questo articolo deve essere considerato un punto di partenza per la vostra ricerca, non un sostituto della consulenza legale professionale.

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è una legge completa sulla privacy e sulla protezione dei dati emanata dall'Unione Europea (UE) nel 2018. Il suo obiettivo principale è quello di dare alle persone un maggiore controllo sui dati personali raccolti dai "responsabili del trattamento" e di armonizzare le normative sulla protezione dei dati negli Stati membri dell'UE. I "responsabili del trattamento" sono individui, aziende, organizzazioni o altri enti che raccolgono informazioni.

Il GDPR si basa su diversi principi fondamentali:

• limitazioni dello scopo: i dati devono essere raccolti ed elaborati solo per lo scopo per cui sono stati concepiti;
• trasparenza e informazione sul trattamento dei dati;
• trattamento dei dati lecito e corretto: il responsabile del trattamento deve avere una base giuridica e operare nel miglior interesse della persona;
• la minimizzazione della raccolta dei dati: solo la quantità strettamente necessaria di dati deve essere raccolta ed elaborata;
• accuratezza dei dati raccolti: il responsabile del trattamento deve adottare misure ragionevoli per avere dati il più possibile accurati;
• durata di conservazione limitata: il responsabile del trattamento deve cancellare i dati personali che non sono più necessari;
• garanzie di sicurezza e riservatezza dei dati: solo il personale autorizzato del responsabile del trattamento deve accedere ai dati raccolti;
• responsabilità: il responsabile del trattamento è responsabile del rispetto del GDPR.

Inoltre, il GDPR garantisce alle persone diritti quali il diritto di accesso, rettifica e cancellazione dei propri dati, nonché il diritto alla portabilità dei dati. Le organizzazioni devono aderire a questi principi e proteggere i diritti alla privacy degli individui se raccolgono dati da persone nell'Unione Europea.

Studiate il GDPR per comprenderne i principi chiave, i requisiti e gli obblighi, in particolare come si applicano al monitoraggio e all'elaborazione dei dati dei dipendenti. In caso di dubbi, rivolgetevi a esperti che conoscano bene il GDPR e le leggi sulla privacy per assicurarvi che le vostre pratiche di monitoraggio siano in linea con i requisiti legali.

L'onestà è sempre la migliore politica e quando si tratta di raccogliere dati personali è di estrema importanza. Secondo il GDPR, le persone hanno il diritto di sapere che raccogliete i loro dati personali, quindi dovete implementare il monitoraggio dei dipendenti in modo aperto. Prima di installare CleverControl, informate i vostri dipendenti che volete monitorare la loro attività sui computer di lavoro e, di conseguenza, raccogliere i loro dati.

Spiegate quali dati raccoglierete esattamente e come li elaborerete e utilizzerete.

Il GDPR richiede di raccogliere i dati personali solo per scopi specifici, espliciti e legittimi e di non trattarli in modo incompatibile con tali scopi. Definite ragioni e obiettivi chiari per l'utilizzo di CleverControl e spiegateli ai dipendenti. Se questi obiettivi dovessero cambiare, assicuratevi di informare il personale di tali cambiamenti.

Assicuratevi che i vostri dipendenti abbiano fornito il consenso informato al monitoraggio. Si consiglia di farlo in forma scritta. Il documento deve essere molto chiaro su ciò che i dipendenti accettano. I dipendenti hanno il diritto di ritirare il proprio consenso in qualsiasi momento.

Il GDPR vi incoraggia a raccogliere solo i dati strettamente necessari per scopi aziendali legittimi e per i vostri obiettivi di monitoraggio. Evitate di raccogliere informazioni eccessive o irrilevanti sui vostri dipendenti.

A seconda dei vostri obiettivi, potreste voler raccogliere diverse informazioni, che possono variare da un team all'altro o addirittura da un dipendente all'altro. CleverControl è dotato di impostazioni di monitoraggio flessibili, che consentono di configurare facilmente le informazioni raccolte dal programma su ciascun dipendente.

Ai sensi del GDPR, le persone hanno il diritto di accedere ai propri dati, di opporsi, di rettificare le inesattezze e di richiedere la cancellazione dei dati. Predisponete un processo per rispondere tempestivamente a queste richieste.

Ecco come CleverControl può aiutarvi a rispettare i diritti dei dipendenti:

• è possibile fornire ai dipendenti l'accesso ai dati raccolti con la funzione Rapporti. I rapporti contengono tutti i dati raccolti per qualsiasi periodo e utente in un comodo formato. È possibile scaricarli e inviarli ai dipendenti in qualsiasi momento.
• I dipendenti possono installare CleverControl sui loro computer seguendo un link speciale o utilizzando il file di installazione da voi fornito. Questo è uno dei modi in cui possono esprimere esplicitamente il loro consenso al monitoraggio.
• CleverControl memorizza tutti i dati raccolti sul computer monitorato prima di trasmetterli al dashboard di monitoraggio. È possibile cancellare immediatamente tutti i dati o un tipo specifico di dati da quel computer utilizzando il dashboard.
• CleverControl Cloud memorizza i dati raccolti sul cruscotto online per un periodo che va da 1 a 12 mesi, a seconda del tipo di dati. Dopodiché, vengono automaticamente cancellati in modo permanente, senza possibilità di recupero. Al momento, non esiste un'opzione per cancellare i dati manualmente. Tuttavia, è possibile rimuovere il computer dalla dashboard e tutti i dati ad esso associati verranno rimossi.
• CleverControl On-Premise e CleverControl Local for Small Business vi permettono di avere il pieno controllo sui dati raccolti, in quanto i dati rimangono all'interno della vostra azienda. Definite e rispettate periodi di conservazione specifici per i dati di monitoraggio dei dipendenti. Una volta che i dati non sono più necessari per lo scopo previsto, devono essere eliminati in modo sicuro.

Il GDPR richiede che solo il personale che elabora i dati abbia accesso ad essi.

Noi di CleverControl non abbiamo accesso ai registri di monitoraggio raccolti: tutti i dati vengono elaborati automaticamente e archiviati in modo criptato. Solo il proprietario dell'account CleverControl ha accesso alle informazioni raccolte. Per essere conformi al GDPR, condividete questo accesso solo con i manager che conducono le valutazioni dei dipendenti sulla base dei dati raccolti. Assicuratevi che solo il personale autorizzato possa visualizzare i registri di monitoraggio.

CleverControl On-Premise e CleverControl Local for Small Business sono stati progettati specificamente per dare all'azienda il pieno controllo su come i dati vengono archiviati ed elaborati e su chi può accedervi.

Formate i vostri dipendenti sulla conformità al GDPR e sulle politiche aziendali di protezione dei dati, in particolare quelli coinvolti nel monitoraggio e nell'elaborazione dei dati.

Implementare CleverControl mantenendo la conformità al GDPR è essenziale per le organizzazioni che intendono monitorare le attività dei dipendenti nell'UE rispettando i loro diritti alla privacy. Seguendo le linee guida descritte in questo articolo, come la minimizzazione dei dati, la trasparenza, il consenso e le solide misure di sicurezza, è possibile trovare un equilibrio tra il monitoraggio efficace dei dipendenti e la conformità al GDPR.

Ricordate che il GDPR è una normativa dinamica e che è fondamentale rimanere aggiornati sulle modifiche apportate alla legge. Verifiche periodiche, formazione dei dipendenti e consulenza legale, se necessaria, fanno parte del processo continuo per garantire che l'implementazione di CleverControl sia in linea con i principi del GDPR.

Incorporare queste pratiche nell'approccio della vostra organizzazione a CleverControl non solo vi aiuterà a mantenere la privacy dei dati, ma favorirà anche la fiducia e la trasparenza dei vostri dipendenti. Trovare questo equilibrio non è solo un requisito legale; è una testimonianza del vostro impegno a rispettare i diritti delle persone e a salvaguardare i loro dati personali. Ricordate che la protezione dei dati e la conformità sono responsabilità costanti ed elementi essenziali di pratiche aziendali responsabili ed etiche nell'odierno mondo guidato dai dati.