Controllo intelligente della produttività dei dipendenti
Un programma per la supervisione completa del personale nell'area di lavoro. Un report completo delle attività del team, del tempo di lavoro, dell'utilizzo di Internet e molto altro è sempre a portata di mano.
Compatibile con i sistemi operativi Windows da XP e Mac OS da 10.12.
Controllo dei dipendenti
Registratore di tasti
*su richiesta
La maggior parte del lavoro d'ufficio richiede la digitazione, ad esempio la compilazione di grafici finanziari, l'invio di e-mail o la discussione del nuovo progetto con il team nella chat di gruppo. Clever Control registra tutte le sequenze di tasti, anche quelle cancellate. Rileva chi chatta tutto il giorno senza fare alcun lavoro. Il programma può anche aiutare a prevenire minacce interne o fughe di informazioni.
Schermate
Se preferisci i report visivi, la funzione screenshot presenta il riepilogo completo della giornata in immagini. Il programma scatta istantanee dello schermo quando il dipendente cambia la finestra attiva, entra in un sito Web o copia qualcosa negli appunti. Grazie a questi screenshot, puoi assicurarti che il tuo personale sia sempre coinvolto nel processo di lavoro ed esaminare come ogni membro del team utilizza il proprio tempo di lavoro.
Monitoraggio dell'utilizzo di Internet
Tenere traccia di come i dipendenti utilizzano Internet può essere la fonte di informazioni più preziosa sulla loro giornata lavorativa. Scopri quanto utilizzano i siti Web relativi al lavoro, quali informazioni cercano e quanto spesso vengono distratti dai social media, dai siti Web di intrattenimento o di acquisto. Controlla le distrazioni bloccando i siti Web improduttivi per categorie, collegamenti o parole chiave o consentendo solo un numero limitato di siti Web approvati. Scopri se il tuo team ha bisogno di ulteriore formazione in base alle informazioni che sta cercando.
Social media e messenger
I social media e le chat possono rubare più del 30% del tempo di lavoro. Sebbene siano un chiaro segno di improduttività, possono anche essere un segno non ovvio di stress o esaurimento. Ottieni registri dettagliati e schermate di messaggi in entrata e in uscita, post, pagine visitate e community. Limita le attività improduttive per risparmiare tempo per compiti importanti e creare un ambiente di lavoro più sano e coinvolgente.
Attività applicativa
C'è un'app su cui il tuo team ha bisogno di dedicare più tempo? Con Clever Control, puoi vedere se è davvero così. Visualizza tutti i programmi installati sui computer e per quanto tempo vengono eseguiti durante l'orario di lavoro. Risparmia sulle licenze software che il tuo team non utilizza. Monitora le applicazioni appena installate per evitare attività indesiderate.
Tieni traccia dei lavori di stampa
L'utilizzo delle risorse aziendali per esigenze personali è abbastanza tipico tra i dipendenti. Mentre alcuni stampano documenti personali per risparmiare sui servizi di stampa a pagamento, altri potrebbero fare di peggio, come stampare informazioni riservate senza approvazione. Ricevi un elenco completo dei casi d'uso della stampante con l'ora e il nome dell'operazione di stampa. Evita la fuga di dati aziendali e controlla l'utilizzo delle risorse aziendali.
Monitoraggio di dispositivi di archiviazione esterni
Il monitoraggio dei dispositivi di archiviazione esterni è un altro modo per contrastare la perdita di informazioni aziendali o l'uso improprio delle risorse. Clever Сontrol registra quali dispositivi si connettono al computer e l'ora della connessione. Combinate con gli screenshot, queste informazioni ti consentono di sapere chi sta copiando i file dal tuo computer aziendale o lo utilizza per esigenze personali.
Schermo in diretta e streaming della webcam
Il monitoraggio in tempo reale è perfetto se hai bisogno di controllare cosa sta facendo il tuo team in questo momento. Evita di creare tensioni inutili mettendoti alle tue spalle e guarda invece i loro schermi dal vivo comodamente dal tuo ufficio. Guarda quanto bene e velocemente il tuo personale svolge i propri compiti e supporta i nuovi assunti che potrebbero aver bisogno di aiuto e guida in anticipo.
Inoltre, Clever Control offre una trasmissione in diretta delle web cam collegate ai computer dell'azienda. Questa funzione può aiutare a risparmiare sulla videosorveglianza dei piccoli uffici.
Schermo, webcam e registrazione del suono
Guardare il live streaming può richiedere molto tempo e risultare scomodo, soprattutto se sei fuori ufficio. Registra gli schermi del computer durante il giorno e visualizza le registrazioni a tuo piacimento. Seleziona i periodi in cui devi guardare le registrazioni e velocizza la riproduzione per risparmiare tempo. Registra video e audio dalle webcam collegate ai computer del tuo team per vedere cosa sta succedendo nel tuo ufficio. Ottenere le prove nei casi di indagine interna sugli incidenti.
Tieni traccia dell'orario di lavoro
Tracciamento delle ore
Gli ingressi e le uscite manuali possono essere imprecisi e inaffidabili. Invece, Clever Control tiene traccia delle ore dei dipendenti registrando quando la persona accende e spegne il computer. Scopri chi è sempre in ritardo o scappa dall'ufficio prima della fine della giornata lavorativa. Prenditi cura della salute della tua squadra: rivela chi lavora costantemente in modo eccessivo e ottimizza i propri compiti.
Registri dei tempi di inattività
Le pause sono essenziali in quanto consentono al tuo team di rinfrescarsi e possibilmente trovare nuove idee. Guarda chi sta abusando dei propri privilegi e prendendo troppi caffè o fumando pause. Il programma funge da tracker del tempo di produttività, registrando i periodi di inattività che superano il limite consentito stabilito. Ottieni rapporti sui tempi di inattività totali durante il giorno per ogni membro del team.
Controllo assistenza
Potresti non sapere mai che i tuoi dipendenti violano ripetutamente la disciplina dell'ufficio. D'altra parte, un lavoratore eccessivamente responsabile potrebbe non dirti mai che il suo carico di lavoro è troppo alto. Grazie alle funzioni di monitoraggio del tempo, registrazione e controllo in tempo reale, puoi sempre vedere chi è in ritardo o assente dal lavoro o chi lavora nei fine settimana per rispettare scadenze troppo strette. Scopri i fannulloni comuni e i membri del team che possono sperimentare carichi di lavoro travolgenti, bilanciare le attività e mantenere un flusso di lavoro stabile e sano.
Accesso remoto alle statistiche sull'attività dei dipendenti
Valutazione globale del tempo attivo
Clever Control analizza automaticamente le informazioni raccolte e crea rappresentazioni grafiche del tempo globale attivo e inattivo di ciascun membro e dell'intero team per giorno, settimana, mese o qualsiasi periodo personalizzato. Evidenzia anche le diminuzioni e gli aumenti del tempo di attività del team. Tieni traccia della produttività dei dipendenti, valuta la disciplina del lavoro a colpo d'occhio e prendi provvedimenti per migliorarla.
Registrazione delle applicazioni e dei siti Web più utilizzati
Se non hai tempo per esaminare i dati grezzi raccolti, alcuni utili grafici statistici lo faranno per te. Scopri quali app e categorie di siti Web utilizzano più spesso i tuoi dipendenti, quanto tempo vi trascorrono e come questo valore cambia nei diversi periodi. Ottieni una visione immediata del processo di lavoro e identifica la necessità di formazione a giudicare dalle statistiche.
Rileva l'uso di social network e messenger
Nota immediatamente le distrazioni e prendi provvedimenti per ridurle al minimo. La statistica mostra quanto tempo il team trascorre sui social media e sui messenger e come cambia questo indice. Limitarne l'utilizzo può migliorare non solo la produttività, ma anche l'ambiente dell'ufficio. Discutere i dettagli del progetto faccia a faccia avvicina il team. Contribuisce inoltre a creare un ambiente di lavoro più coinvolgente e stimolante.
Guida alla supervisione dei dipendenti
Che cos'è la supervisione dei dipendenti?
Il monitoraggio dei dipendenti consiste nella raccolta di informazioni sulle attività del personale nei luoghi di lavoro con varie modalità: dal monitoraggio informatico alla videosorveglianza. Gli obiettivi principali di questo monitoraggio sono migliorare la produttività, controllare le risorse aziendali e prevenire la perdita di dati e comportamenti inaccettabili.
Una ricerca di International Data Corp (IDC) mostra che i dipendenti trascorrono fino al 40% del tempo di accesso a Internet al lavoro per scopi personali. I consumatori più grandi sono i social media e i siti web di shopping. Circa il 60% degli acquisti online viene effettuato durante l'orario lavorativo. Secondo una ricerca di Bambu di Sprout Social, circa il 70% dei lavoratori ammette di controllare regolarmente i propri social network al lavoro. In totale, la perdita annuale di produttività può raggiungere il 40%.
Un'altra preoccupazione sono le fughe di dati aziendali. Secondo IDC, tra il 20% e il 30% dei dipendenti ha inviato e-mail contenenti segreti commerciali, proprietà intellettuale o altre informazioni sensibili al di fuori della propria azienda.
Il monitoraggio dei dipendenti è un buon modo per controllare e riorganizzare l'uso delle risorse aziendali. È normale che i dipendenti stampino documenti personali su stampanti per ufficio per risparmiare sui servizi di stampa a pagamento. Un altro punto da tenere in considerazione è l'uso del software aziendale. Ogni anno, le aziende britanniche e americane sprecano 34 miliardi di dollari in software che il loro personale non utilizza. Il monitoraggio dell'utilizzo delle applicazioni ti consente di vedere se i tuoi dipendenti hanno troppe o troppo poche licenze.
I problemi descritti rendono difficile sottovalutare l'importanza della supervisione del personale.
Quali sono i tipi di controllo dei dipendenti?
Tieni traccia dell'attività sul web
Internet è un'enorme fonte di informazioni preziose in qualsiasi area, ma è anche una grande fonte di distrazioni. Tenere traccia di come il tuo team utilizza Internet può limitare queste distrazioni. Inoltre, puoi identificare le esigenze di formazione e risparmiare sui fornitori di servizi migliorando l'efficienza della larghezza di banda.
Il monitoraggio delle e-mail dei dipendenti è uno dei modi per controllare e prevenire potenziali perdite di dati.
Monitoraggio dell'attività del computer
Il monitoraggio dell'attività del computer è un termine ampio che comprende il monitoraggio delle azioni dell'utente sul computer aziendale. Include keylogging, utilizzo di siti Web e applicazioni, screenshot, utilizzo della stampante, tempo di attività e tempo di inattività, registrazione delle query di ricerca e molto altro. Il programma di monitoraggio presenta i dati accumulati in rapporti dettagliati, tabelle e grafici statistici. Forniscono informazioni dettagliate sul processo di lavoro, fungono da tracker della produttività, aiutano a mantenere la disciplina e rivelano se il personale utilizza le risorse aziendali in modo appropriato e saggio.
Tracciamento della posizione
Sebbene non sia utilizzato tanto quanto altre forme di monitoraggio dei dipendenti, il monitoraggio della posizione è un modo prezioso per tenere traccia del personale. È essenziale per le persone che lavorano sul campo o che viaggiano spesso per viaggi di lavoro. Il tracciamento GPS aiuta a trovare i dispositivi aziendali in caso di smarrimento o furto. Puoi anche monitorare e trovare i percorsi più efficienti e migliorare la sicurezza dei dipendenti che lavorano in sedi remote.
Monitoraggio delle chiamate
Il monitoraggio delle chiamate è comune per i responsabili delle vendite o gli agenti del servizio clienti. Programmi speciali registrano le chiamate e queste registrazioni in seguito consentono ai manager di garantire che i dipendenti seguano gli standard di comunicazione, indagare sui reclami dei clienti e formare i nuovi membri del team.
Video sorveglianza
I sistemi di videosorveglianza sono più efficaci nei luoghi che sollevano preoccupazioni per la sicurezza dei dipendenti e dei beni aziendali. Qui aiutano a prevenire furti o sabotaggi e garantiscono che le condizioni di lavoro soddisfino i requisiti di sicurezza. Sebbene la videosorveglianza non sia il modo migliore per misurare la produttività, i dati di sorveglianza possono essere preziosi per il monitoraggio delle presenze e l'indagine interna sugli incidenti.
Come controllare la produttività sul lavoro?
Stabilisci aspettative e scadenze chiare
La tua squadra non sarà mai efficiente se non sai cosa e quando aspettarti da loro. Stabilisci obiettivi chiari e misurabili non solo per l'azienda nel suo insieme, ma anche per ogni team e membro del team.
Utilizzare il software di gestione dei progetti
Esistono molte applicazioni sul mercato che rendono la gestione dei progetti semplice ed efficiente. Ti permettono di tenere traccia di chi è responsabile di quale lavoro e quanto tempo ci dedica. Puoi assegnare compiti ai dipendenti, impostare scadenze e discutere il progetto, tutto in un'unica pianificazione. Risparmia tempo nella gestione e mantieni coordinati gli sforzi del tuo team.
Misura i risultati, non il tempo di lavoro
Il tuo team può essere il più puntuale al mondo, arrivando e lasciando l'ufficio in orario. Tuttavia, possono trascorrere la maggior parte del loro tempo di lavoro guardando video divertenti di gatti su YouTube o chiacchierando casualmente con i loro colleghi davanti a una tazza di caffè. Al contrario, una persona può arrivare sempre con mezz'ora di ritardo e, tuttavia, portare il massimo beneficio all'azienda. Considera il risultato del lavoro, non il tempo che i dipendenti trascorrono in ufficio.
Qualità più che quantità
Cinque compiti ben fatti portano più benefici di una dozzina di loro fatti male. Quando si valuta la produttività, prestare maggiore attenzione alla qualità del lavoro, non alla quantità. È particolarmente significativo per le aziende manifatturiere.
Dare un feedback
Se vedi un lavoratore improduttivo, non essere troppo veloce nel chiamarlo pigro e dire "arrivederci". Possono avere problemi a causa della mancanza di formazione o della mancanza di chiarezza nei compiti. In questo caso, i tuoi consigli e feedback miglioreranno le loro prestazioni lavorative. Interagisci con il team e crea una cultura del feedback efficiente nella tua azienda.
Monitorare l'attività del computer
L'utilizzo di software di monitoraggio dei dipendenti come Clever Control ti consentirà di osservare il flusso di lavoro e vedere come il tuo team svolge i suoi compiti. Rileva le attività improduttive, monitora le presenze e l'orario di lavoro e controlla l'utilizzo delle risorse aziendali.
Cosa fa il programma di monitoraggio dei dipendenti?
Oggi, il programma di monitoraggio dei dipendenti è il metodo più diffuso per monitorare la produttività nella maggior parte delle aziende, grandi o piccole che siano. È facile ed efficiente: l'amministratore di sistema installa il programma di monitoraggio sui computer aziendali. Il programma quindi fa tutto il lavoro, tracciando automaticamente l'attività su questi computer e interpretandola. A seconda della funzionalità del software scelto, è possibile registrare sequenze di tasti, tempo attivo e inattivo, presenze, completamento delle attività, acquisire schermate e molto altro. I programmi più avanzati hanno funzioni aggiuntive come la trasmissione degli schermi dei computer monitorati in diretta, la realizzazione di registrazioni video, audio o chiamate, il calcolo delle buste paga e altro.
Puoi ricevere i dati raccolti tramite e-mail, cloud storage o dashboard online e rimanere aggiornato sul processo di lavoro sia in ufficio che in viaggio d'affari.
Quali sono i vantaggi e gli svantaggi della supervisione dei dipendenti?
scoprire modelli di lavoro inefficaci o difficoltà impreviste, ad esempio, quando i dipendenti dedicano più tempo al compito del previsto
analizzare i processi di lavoro e ottimizzarli
rivelare la necessità di ridistribuire il carico di lavoro
identificare la necessità di formazione
tenere traccia dell'orario di lavoro e delle presenze
garantire che il personale utilizzi le risorse aziendali in modo oculato
risparmiare su programmi o risorse inutilizzati e trattenere i dipendenti
verificare che i membri del team seguano sempre il codice di condotta aziendale sia nelle interazioni con i colleghi che con i clienti
prevenire la fuga di dati sensibili
fornire le prove necessarie nelle indagini interne
migliorare le condizioni di lavoro
I dipendenti possono ritenere che la supervisione violi la loro privacy
Possono percepirlo come una mancanza di fiducia
Conoscendo il software di monitoraggio della produttività, una persona può lavorare troppo e preoccuparsi delle proprie prestazioni, portando ad un aumento del livello di stress e al rischio di esaurimento
Molte persone usano gli stessi dispositivi al lavoro ea casa. Possono vedere il follow-up come un'intrusione nella loro vita personale
I dati raccolti possono essere utilizzati in modo improprio se le persone sbagliate vi hanno accesso
Il datore di lavoro deve studiare e rispettare i requisiti legali per il monitoraggio dei dipendenti. In qualità di datore di lavoro, devi essere trasparente con il tuo personale su quali dati raccogli e per quali scopi. Metti in chiaro che il tuo obiettivo non è spiare, ma creare un luogo di lavoro in cui tutti possano svolgere i propri compiti al meglio delle proprie capacità e lavorare insieme come una squadra.
Il controllo dei dipendenti è legale?
Quindi sai come il monitoraggio può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di business. Hai soppesato i pro ei contro e hai scelto lo strumento migliore per i tuoi scopi. Tuttavia, c'è una questione più cruciale da considerare: la legge che copre il monitoraggio dei dipendenti.
Sebbene i datori di lavoro tengano traccia del proprio personale da anni, le leggi relative alla supervisione dei dipendenti rimangono vaghe e dipendono in gran parte dal paese, dallo stato o persino dalla contea. Parlando degli Stati Uniti, la maggior parte dei metodi di sorveglianza è legale qui. L'imprenditore è libero di monitorare l'uso del computer e di Internet, i messaggi privati, le e-mail e le telefonate sui dispositivi di proprietà dell'azienda. Puoi applicare la videosorveglianza e l'audio (esclusi gli spazi privati) e persino monitorare i dispositivi personali (con alcune limitazioni) se il lavoratore li utilizza per lavoro. Inoltre, in alcuni stati, il datore di lavoro non è tenuto a informare il personale della maggior parte delle attività di sorveglianza.
Tuttavia, continuiamo a raccomandare di essere trasparenti sulla politica aziendale e sui motivi della sorveglianza. Ciò allevia lo stress di essere rintracciati per il personale e si evitano potenziali controversie in futuro.
In Europa, la maggior parte dei metodi di sorveglianza dei dipendenti è legale se è conforme alle leggi GDPR. Introdotto il 25 maggio 2018, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) mira a dare alle persone il controllo sui propri dati. Si applica a qualsiasi organizzazione e regola il modo in cui devono elaborare e conservare i dati personali degli individui. Ai sensi del GDPR, tu, in qualità di datore di lavoro, devi informare il personale sui metodi di controllo e ricevere il loro consenso alla raccolta dei dati. Sei anche responsabile della protezione dei dati raccolti.
Il GDPR si applica a tutte le organizzazioni nell'UE. Comprende anche società con sede al di fuori di essa ma con dipendenti nell'UE.
Il GDPR non affronta direttamente molti aspetti della sorveglianza sul posto di lavoro, come il monitoraggio dei computer, l'uso di Internet, la posta elettronica e i social media. La regola generale qui è quella di informare in anticipo il personale della sorveglianza utilizzando una chiara politica interna e di ottenere il loro consenso. I metodi di tracciamento utilizzati non devono violare o limitare il diritto fondamentale alla privacy di una persona. Il GDPR vieta severamente la registrazione delle sequenze di tasti e dell'attività dello schermo sui dispositivi personali e di proprietà dell'azienda che la persona può utilizzare per lavoro.
Leggi simili esistono in India, Canada, Nigeria, Malesia e altri paesi. Il datore di lavoro deve avere un motivo valido per tracciare il personale, informare i dipendenti dei dati raccolti e con quali mezzi e ottenere il loro permesso per il monitoraggio. Tuttavia, ci sono alcune sfumature al riguardo, a seconda del paese. Ad esempio, in Russia, i datori di lavoro possono controllare solo la durata delle telefonate e il numero di partecipanti, ma non le chiamate effettive. In Finlandia, che ha la legislazione più severa sulla protezione dei dati, i datori di lavoro hanno pochissimi diritti per controllare l'uso dei computer.
Per garantire che la sorveglianza della tua attività non violi alcuna legge, ti consigliamo di controllare sempre le leggi statali e locali. Si consiglia inoltre di essere trasparenti con il proprio personale circa i motivi della sorveglianza, quali dati vengono raccolti e come verranno utilizzati.