Controllo intelligente della produttività dei dipendenti
Monitoraggio dei dipendenti
CleverControl mira a raccogliere rapporti completi sulla routine di lavoro quotidiana del vostro team. L'analisi di queste informazioni consente di esaminare il flusso di lavoro abituale in ufficio, di individuare modelli efficaci e inefficaci e di trovare modi per migliorarli. Inoltre, funzioni come il controllo delle stampanti sono strumenti utili per tenere sotto controllo le risorse aziendali. Un altro vantaggio del monitoraggio del personale sul posto di lavoro è la possibilità di individuare i membri inefficienti del team che sprecano il loro tempo di lavoro in attività improduttive. Anche i dipendenti estremamente impegnati meritano un'attenzione particolare, poiché un carico di lavoro elevato e costante comporta un elevato rischio di burnout. Con CleverControl, potete aiutare il vostro team a mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata e portarlo al successo.
Keylogging
La maggior parte del lavoro d'ufficio richiede la digitazione, come la compilazione di tabelle finanziarie, l'invio di e-mail o la discussione di un nuovo progetto con il team nella chat di gruppo. CleverControl registra tutte le battute, anche quelle cancellate. Rileva coloro che chattano tutto il giorno senza svolgere alcun lavoro. Il programma può anche aiutare a prevenire minacce interne o fughe di informazioni.
Screenshot
Se preferite i rapporti visivi, la funzione screenshot presenta il riepilogo completo della giornata sotto forma di immagini. Il programma scatta foto dello schermo quando il dipendente cambia la finestra attiva, entra in un sito web o copia qualcosa negli appunti. Grazie a questi screenshot, è possibile assicurarsi che il personale sia sempre coinvolto nel processo di lavoro ed esaminare come ogni membro del team utilizza il proprio tempo di lavoro.
Tracciamento dell'uso di Internet
Il monitoraggio dell'utilizzo di Internet da parte dei dipendenti può essere la fonte più preziosa di informazioni sulla loro giornata lavorativa. Verificate quanto utilizzano i siti web legati al lavoro, quali informazioni cercano e quanto spesso si lasciano distrarre dai social media, dai siti web di intrattenimento o di shopping. Controllate le distrazioni bloccando i siti web improduttivi per categorie, URL o parole chiave o consentendo solo un numero limitato di siti web approvati. Scoprite se il vostro team ha bisogno di ulteriore formazione in base alle informazioni che cerca.
Social media e messenger
I social media e le chat possono rubare più del 30% del tempo di lavoro. Sebbene siano un chiaro segno di improduttività, potrebbero anche essere un segno non evidente di stress o burnout. Registrate dettagliatamente e fate screenshot dei messaggi in entrata e in uscita, dei post, delle pagine visitate e delle community. Limitate le attività improduttive per risparmiare tempo per le attività importanti e creare un ambiente di lavoro più coinvolgente e sano.
Attività di applicazione
C'è un'applicazione a cui il vostro team dovrebbe dedicare più tempo? Con CleverControl, potete verificare se è effettivamente così. Visualizzate tutti i programmi installati sui computer e quanto tempo vengono eseguiti durante l'orario di lavoro. Risparmiate sulle licenze per i software che il vostro team non utilizza. Monitorare le nuove applicazioni installate per evitare attività indesiderate.
Tracciamento delle attività della stampante
L'uso delle risorse aziendali per esigenze personali è piuttosto tipico tra i dipendenti. Mentre alcuni stampano documenti personali per risparmiare sui servizi di stampa a pagamento, altri potrebbero fare qualcosa di peggio, come stampare informazioni riservate senza autorizzazione. Ricevete un elenco completo dei casi di utilizzo della stampante, con l'ora e il nome dell'operazione. Impedire la fuga di dati aziendali e controllare l'uso delle risorse aziendali.
Monitoraggio dei dispositivi di archiviazione esterni
Il monitoraggio dei dispositivi di archiviazione esterni è un altro modo per contrastare la fuga di informazioni aziendali o l'uso improprio delle risorse. Clever Сontrol registra quali dispositivi si connettono al computer e l'ora della connessione. In combinazione con gli screenshot, queste informazioni consentono di sapere chi copia i file dal computer aziendale o lo utilizza per esigenze personali.
Trasmissione su schermo e webcam in diretta
Il monitoraggio in tempo reale è perfetto se avete bisogno di controllare cosa sta facendo il vostro team al momento. Evitate di creare inutili tensioni stando dietro le spalle e guardate invece i loro schermi in diretta dal comfort del vostro ufficio. Verificate l'efficienza e la rapidità con cui il vostro personale svolge i propri compiti e supportate i nuovi dipendenti che potrebbero aver bisogno di aiuto e guida all'inizio. Inoltre, CleverControl offre una trasmissione in diretta delle webcam collegate ai computer aziendali. Questa funzione può aiutare a risparmiare sulla videosorveglianza per i piccoli uffici.
Registrazione dello schermo, della webcam e del suono
Guardare la diretta può essere dispendioso in termini di tempo e scomodo, soprattutto se si è lontani dall'ufficio. Registrate le schermate dei computer durante l'intera giornata e guardate le registrazioni quando vi è più comodo. Selezionate i periodi per i quali avete bisogno di vedere le registrazioni e velocizzate la riproduzione per risparmiare tempo. Effettuare registrazioni video e audio dalle webcam collegate ai computer del team per vedere cosa succede in ufficio. Ottenere le prove in caso di indagini su incidenti interni.
Tracciamento dei tempi di lavoro
CleverControl può essere un sistema di monitoraggio delle presenze dei dipendenti facile e conveniente. Raccoglie automaticamente i rapporti su quando i membri del team iniziano e finiscono la loro giornata lavorativa, su quanto tempo trascorrono lavorando o oziando in ufficio con una tazza di caffè. Controllate le presenze e comprendete le abitudini lavorative del vostro personale per creare un ambiente di lavoro più produttivo e felice.
Tracciamento delle ore
Le timbrature manuali in entrata e in uscita possono essere imprecise e inaffidabili. Invece, CleverControl tiene traccia delle ore dei dipendenti registrando quando la persona accende e spegne il computer. Scoprite chi è sempre in ritardo o esce di nascosto dall'ufficio prima della fine della giornata lavorativa. Prendetevi cura della salute del vostro team, individuando coloro che lavorano costantemente in eccesso e ottimizzando i loro compiti.
Registrazione del tempo di inattività
Le pause sono essenziali perché consentono al team di rinfrescarsi e di elaborare nuove idee. Scoprite chi sfrutta eccessivamente il proprio privilegio e si prende troppe pause caffè o fumo. Il programma funge da rilevatore dei tempi di produttività, registrando i periodi di inattività che superano il limite stabilito. Ottenete rapporti sul tempo complessivo di inattività durante il giorno per ciascun membro del team.
Controllo delle presenze
Potreste non accorgervi mai che i vostri dipendenti infrangono ripetutamente la disciplina d'ufficio. D'altra parte, un lavoratore troppo responsabile potrebbe non dirvi mai che il suo carico di lavoro è eccessivo. Grazie alle funzioni di tracciamento delle ore, di registrazione e di monitoraggio in tempo reale, potete sempre vedere chi è in ritardo o assente dal lavoro o chi lavora nei fine settimana per rispettare scadenze troppo strette. Rivelate i fannulloni abituali e i membri del team che possono avere un carico di lavoro eccessivo, bilanciate i compiti e mantenete un flusso di lavoro stabile e sano.
Accesso remoto alle statistiche sull'attività dei dipendenti
Il monitoraggio dei dipendenti nel cloud consente di monitorare le prestazioni indipendentemente da dove ci si trovi. Se avete un dispositivo mobile o un computer a portata di mano, potete controllare e valutare il flusso di lavoro a colpo d'occhio grazie a grafici statistici informativi.
Valutazione del tempo attivo complessivo
CleverControl analizza automaticamente le informazioni raccolte e crea rappresentazioni grafiche del tempo complessivo di attività e inattività di ciascun membro e dell'intero team per giorno, settimana, mese o qualsiasi periodo personalizzato. Inoltre, evidenzia i cali e gli aumenti del tempo di attività del team. Traccia la produttività dei dipendenti, valuta a colpo d'occhio la disciplina di lavoro e adotta misure per migliorarla.
Registri delle applicazioni e dei siti web più utilizzati
Se non avete tempo di esaminare i dati grezzi raccolti, i comodi grafici statistici lo faranno per voi. Scoprite quali sono le applicazioni e le categorie di siti web che i dipendenti utilizzano più spesso, quanto tempo vi dedicano e come questo valore cambia in periodi diversi. Ottenete una visione immediata del processo di lavoro e identificate la necessità di formazione in base alle statistiche.
Riflettori puntati sull'uso dei social network e dei messenger
Notate immediatamente le distrazioni e adottate misure per ridurle al minimo. La statistica mostra quanto tempo il team trascorre sui social network e sui messenger e come cambia questo tasso. Limitare l'uso di questi strumenti può migliorare non solo la produttività, ma anche l'atmosfera in ufficio. Discutere faccia a faccia i dettagli del progetto rende il team più unito. Inoltre, contribuisce a creare un ambiente di lavoro più coinvolgente e stimolante.
Guida al monitoraggio dei dipendenti
Che cos'è il monitoraggio dei dipendenti?
Monitoraggio dei dipendenti significa raccogliere informazioni sulle attività del personale sul posto di lavoro utilizzando vari metodi: dal monitoraggio del computer alla videosorveglianza. Gli obiettivi principali di questo tipo di monitoraggio sono il miglioramento della produttività, il controllo delle risorse aziendali e la prevenzione di perdite di dati e comportamenti inaccettabili.
Una ricerca condotta da International Data Corp (IDC) mostra che i dipendenti spendono fino al 40% del tempo di accesso a Internet sul posto di lavoro per scopi personali. I maggiori consumatori di tempo sono i social network e i siti di shopping. Circa il 60% degli acquisti online avviene durante l'orario di lavoro. Secondo una ricerca di Bambu by Sprout Social, circa il 70% dei lavoratori confessa di controllare regolarmente i social media al lavoro. In totale, la perdita annuale di produttività può raggiungere il 40%. Un'altra preoccupazione è la fuga di dati aziendali. Secondo IDC, il 20-30% dei dipendenti ha inviato all'esterno della propria azienda e-mail contenenti segreti commerciali, proprietà intellettuale o altre informazioni sensibili.
Il monitoraggio dei dipendenti è un ottimo modo per controllare e riorganizzare l'uso delle risorse aziendali. È frequente che i dipendenti stampino i documenti personali sulle stampanti dell'ufficio per risparmiare sui servizi di stampa a pagamento. Un altro punto da considerare è l'uso del software aziendale. Ogni anno, le aziende britanniche e americane sprecano 34 miliardi di dollari in software che il personale non utilizza. Il monitoraggio dell'utilizzo delle app consente di capire se i dipendenti hanno una licenza eccessiva o insufficiente.
I problemi descritti rendono difficile sottovalutare l'importanza del monitoraggio del personale.
Quali sono i tipi di monitoraggio dei dipendenti?
Tracciamento dell'attività web
Internet è un'immensa fonte di informazioni preziose in qualsiasi settore, ma anche una grande fonte di distrazioni. Tracciando il modo in cui il vostro team utilizza Internet potete limitare queste distrazioni. Inoltre, è possibile identificare la necessità di formazione e risparmiare sui fornitori di servizi migliorando l'efficienza della larghezza di banda.
Il monitoraggio delle e-mail dei dipendenti è uno dei modi per verificare e prevenire potenziali fughe di dati.
Monitoraggio dell'attività del computer
Il monitoraggio dell'attività del computer è un termine ampio che comprende il tracciamento delle azioni dell'utente sul computer aziendale. Include il keylogging, l'uso di applicazioni e siti web, gli screenshot, l'uso della stampante, il tempo attivo e inattivo, la registrazione delle query di ricerca e altro ancora. Il programma di monitoraggio presenta i dati accumulati in rapporti dettagliati, grafici e diagrammi statistici. Questi forniscono una visione del processo di lavoro, servono come indicatori di produttività, aiutano a mantenere la disciplina e rivelano se il personale utilizza le risorse aziendali in modo appropriato e saggio.
Tracciamento della posizione
Anche se non è così diffusa come altre forme di monitoraggio dei dipendenti, la localizzazione è un modo prezioso per monitorare il personale. È essenziale per chi lavora sul campo o si reca spesso in viaggio per lavoro. La localizzazione GPS aiuta a ritrovare i dispositivi di proprietà dell'azienda in caso di furto o smarrimento. È inoltre possibile monitorare e individuare i percorsi più efficienti e migliorare la sicurezza dei dipendenti che lavorano in luoghi remoti.
Monitoraggio delle chiamate
Il monitoraggio delle chiamate è un'attività abituale per i responsabili delle vendite o per gli agenti dell'assistenza clienti. Programmi speciali registrano le chiamate, e queste registrazioni permettono in seguito ai manager di assicurarsi che i dipendenti seguano gli standard di comunicazione, di indagare sui reclami dei clienti e di formare i nuovi membri del team.
Sorveglianza video
I sistemi di videosorveglianza sono più efficaci nei luoghi che destano preoccupazioni per la sicurezza dei dipendenti e dei beni dell'azienda. In questo caso aiutano a prevenire furti o sabotaggi e a garantire che le condizioni di lavoro soddisfino i requisiti di sicurezza. Anche se la videosorveglianza non è il modo migliore per misurare la produttività, i dati di sorveglianza possono essere preziosi per il monitoraggio delle presenze e per le indagini sugli incidenti interni.
Come monitorare la produttività sul posto di lavoro?
Stabilire aspettative e scadenze chiare
Il vostro team non sarà mai efficiente se non sa cosa e quando vi aspettate da loro. Stabilite obiettivi chiari e misurabili non solo per l'azienda nel suo complesso, ma anche per ciascun team e membro del team.
Utilizzare un software di gestione dei progetti
Ci sono molte applicazioni sul mercato che rendono la gestione dei progetti semplice ed efficiente. Consentono di tenere traccia di chi è responsabile di un determinato lavoro e di quanto tempo vi dedica. È possibile assegnare compiti ai dipendenti, fissare scadenze e discutere del progetto, il tutto in un unico programma. Risparmiate tempo nella gestione e mantenete coordinati gli sforzi del vostro team.
Misurare i risultati, non il tempo di lavoro
Il vostro team potrebbe essere il più puntuale del mondo, arrivando e uscendo dall'ufficio in perfetto orario. Eppure, potrebbero trascorrere la maggior parte del loro tempo di lavoro guardando divertenti video di gatti su Youtube o chiacchierando casualmente con i colleghi davanti a una tazza di caffè. Al contrario, una persona può essere sempre in ritardo di mezz'ora, eppure apporta i maggiori benefici all'azienda. Considerate il risultato del lavoro, non il tempo che i lavoratori trascorrono in ufficio.
Qualità più che quantità
Cinque compiti ben fatti portano più profitto di una dozzina di compiti mal fatti. Nel valutare la produttività, prestate maggiore attenzione alla qualità del lavoro, non alla quantità. Questo aspetto è particolarmente significativo per le aziende manifatturiere.
Dare un feedback
Se notate un lavoratore poco produttivo, non affrettatevi a definirlo pigro e a dirgli "addio". Potrebbe essere in difficoltà a causa della mancanza di formazione o di compiti poco chiari. In questo caso, i vostri consigli e feedback miglioreranno le loro prestazioni lavorative. Interagite con il team e create una cultura del feedback efficiente nella vostra azienda.
Tracciare l'attività del computer
L'utilizzo di un software di monitoraggio dei dipendenti come CleverControl vi consentirà di esaminare il flusso di lavoro e di vedere come il vostro team svolge le proprie mansioni. Rilevate le attività improduttive, monitorate le presenze e i tempi di lavoro e controllate l'uso delle risorse dell'azienda.
Cosa fa il software di monitoraggio dei dipendenti?
Al giorno d'oggi, il software di monitoraggio dei dipendenti è il metodo più diffuso per tracciare la produttività nella maggior parte delle aziende, grandi o piccole che siano. È facile ed efficace: l'amministratore di sistema installa il programma di monitoraggio sui computer aziendali. In seguito, il programma fa tutto il lavoro, tracciando automaticamente l'attività su questi computer e interpretandola. A seconda delle funzionalità del software scelto, può registrare le battute dei tasti, il tempo attivo e inattivo, le presenze, il completamento delle attività, scattare screenshot e molto altro ancora. I programmi più avanzati dispongono di funzioni aggiuntive come la trasmissione in diretta delle schermate dei computer monitorati, la registrazione di video, audio o chiamate, il calcolo delle buste paga e altro ancora.
È possibile ricevere i dati raccolti tramite e-mail, cloud storage o dashboard online e rimanere al corrente del processo di lavoro sia in ufficio che durante un viaggio di lavoro.
Quali sono i pro e i contro del monitoraggio dei dipendenti?
Il principale vantaggio del monitoraggio del personale è il miglioramento della produttività. Quando i membri del personale sanno di essere sorvegliati, si impegnano maggiormente nelle mansioni lavorative e si impegnano di più. Tuttavia, i vantaggi del monitoraggio dei dipendenti sono molti di più. Aiuta a:
scoprire modelli di lavoro inefficaci o difficoltà impreviste, ad esempio quando i dipendenti trascorrono più tempo del previsto su un'attività
analizzare i processi di lavoro e ottimizzarli
rivelano la necessità di ridistribuire il carico di lavoro
identificare la necessità di formazione
tracciare i tempi di lavoro e le presenze
garantire che il personale utilizzi le risorse aziendali in modo oculato
risparmiare su software o risorse inutilizzate e sulla fidelizzazione dei dipendenti
controllare che i membri del team seguano sempre il codice di condotta aziendale sia nelle interazioni con i colleghi che con i clienti
prevenire la fuga di dati sensibili
fornire le prove necessarie nelle indagini interne
migliorare le condizioni di lavoro
Sembra eccellente? Il monitoraggio dei dipendenti offre effettivamente molte opportunità al datore di lavoro per ottimizzare l'attività e ottenere risultati migliori. Tuttavia, la prospettiva di essere monitorati di solito non sembra così solare per i lavoratori. Ecco alcuni dei problemi:
I dipendenti possono ritenere che il monitoraggio violi la loro privacy.
Possono percepirlo come una mancanza di fiducia.
Conoscendo il software di monitoraggio della produttività, una persona potrebbe lavorare troppo e preoccuparsi delle proprie prestazioni, con conseguente aumento del livello di stress e del rischio di burnout.
Molte persone utilizzano gli stessi dispositivi al lavoro e a casa. Potrebbero vedere il monitoraggio come un'intrusione nella loro vita privata.
I dati raccolti possono essere utilizzati in modo improprio se le persone sbagliate vi hanno accesso.
Il datore di lavoro deve studiare e rispettare i requisiti legali per il monitoraggio dei dipendenti. Come datore di lavoro, dovete essere trasparenti con il vostro personale riguardo ai dati che raccogliete e per quali scopi. Chiarite che il vostro obiettivo non è spiare, ma creare un ambiente di lavoro in cui ognuno possa svolgere al meglio le proprie mansioni e lavorare in squadra.
Il monitoraggio dei dipendenti è legale?
Sapete quindi che il monitoraggio può aiutarvi a raggiungere i vostri obiettivi aziendali. Avete valutato i pro e i contro e scelto lo strumento migliore per i vostri scopi. Tuttavia, c'è un'altra questione cruciale da considerare: la legge sul monitoraggio dei dipendenti.
Sebbene i datori di lavoro abbiano iniziato a monitorare il proprio personale da anni, le leggi sul monitoraggio dei dipendenti sono ancora vaghe e dipendono fortemente dal Paese, dallo Stato o addirittura dalla contea. Per quanto riguarda gli Stati Uniti, la maggior parte dei metodi di monitoraggio sono legali. Il datore di lavoro è libero di monitorare l'uso del computer e di Internet, i messaggi privati, le e-mail e le telefonate sui dispositivi di proprietà dell'azienda. Può implementare la sorveglianza video e audio (esclusi gli spazi privati) e persino monitorare i dispositivi personali (con alcune limitazioni) se il lavoratore li usa per lavoro. Inoltre, in alcuni Stati, il datore di lavoro non è obbligato a notificare al personale la maggior parte delle attività di sorveglianza.
Tuttavia, raccomandiamo comunque di essere trasparenti riguardo alla politica aziendale e alle ragioni della sorveglianza. In questo modo, alleggerite lo stress di essere seguiti per il vostro personale ed eviterete possibili controversie in futuro.
In Europa, la maggior parte dei metodi di monitoraggio dei dipendenti sono legali se rispettano le leggi del GDPR. Introdotto il 25 maggio 2018, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) mira a fornire agli individui il controllo sui propri dati. Si applica a qualsiasi organizzazione e regola le modalità di trattamento e conservazione dei dati personali dei singoli. Secondo il GDPR, il datore di lavoro deve informare il personale sui metodi di monitoraggio e ricevere il consenso per la raccolta dei dati. Siete inoltre responsabili della protezione dei dati raccolti.
Il GDPR si applica a tutte le organizzazioni dell'UE. Include anche le imprese che hanno sede al di fuori di essa ma che hanno dipendenti nell'UE.
Il GDPR non affronta direttamente molti aspetti della sorveglianza sul posto di lavoro, come il monitoraggio del computer, dell'uso di Internet, delle e-mail e dei social media. In questo caso, la regola generale è quella di informare in anticipo il personale del monitoraggio attraverso una chiara politica interna e di ottenere il suo consenso. I metodi di monitoraggio utilizzati non devono violare o limitare il diritto fondamentale alla privacy delle persone. Il GDPR vieta rigorosamente di registrare la pressione dei tasti e l'attività dello schermo sui dispositivi personali e di proprietà dell'azienda che la persona potrebbe utilizzare per lavoro.
Esistono leggi simili in India, Canada, Nigeria, Malesia e molti altri Paesi. Il datore di lavoro deve avere un motivo valido per monitorare il personale, informare i dipendenti su quali dati raccogliere e con quali mezzi e ottenere il loro permesso per il monitoraggio. Tuttavia, ci sono diverse sfumature a seconda del Paese. Ad esempio, in Russia i datori di lavoro possono monitorare solo la durata delle telefonate e il numero dei partecipanti, ma non le telefonate vere e proprie. In Finlandia, che ha le leggi più severe in materia di protezione dei dati, i datori di lavoro hanno pochissimi diritti per monitorare l'uso del computer.
Per garantire che la sorveglianza nella vostra azienda non violi alcuna legge, vi consigliamo di consultare sempre le leggi locali e statali. È inoltre consigliabile essere trasparenti con il personale sulle ragioni del monitoraggio, sui dati raccolti e sul loro utilizzo.