De beste software voor werknemerscontrole en alles wat u moet weten over werknemerscontrole

Software voor toezicht op werknemers is een systeem dat de activiteiten van werknemers op hun computers kan volgen en analyseren. Het is sinds het begin van de jaren 2000 in opkomst als gevolg van de ontwikkeling van computertechnologieën. Volgens de recente studie van Instant Office volgt 78% van de huidige werkgevers hun personeel met behulp van verschillende tools.

De beste software voor werknemerscontrole en alles wat u moet weten over werknemerscontrole

Meestal bestaat werknemersbewakingssoftware uit de agent die werknemers op hun apparaten installeren en het bewakingsdashboard waarmee managers logboeken en rapporten kunnen ontvangen.

Software voor werknemerscontrole fungeert als een onzichtbare alziende toezichthouder. Van toetsaanslagen tot bezochte websites, het verzamelt informatie over vrijwel alles wat iemand tijdens werktijd op de computer doet. Meer geavanceerde software voor werknemerscontrole gaat veel verder dan alleen het verzamelen van gegevens. Ze bieden kant-en-klare rapporten over de productiviteit en loonberekeningen van elke werknemer en besparen de manager in feite tijd.

Het meest openlijke doel van dit soort software is het controleren van de productiviteit van werknemers. Hoeveel tijd besteden ze aan het project, en hoeveel - aan grappige kattenvideo's op Youtube? Zijn ze betrokken bij het werkproces of nemen ze om de 10 minuten koffiepauze? Googelen ze werkgerelateerde informatie of goedkope tickets naar Las Vegas voor het weekend? Employee monitoring apps zijn ontworpen om precies dit soort vragen te beantwoorden.

Naast het opsporen van slackers dient software voor het monitoren van werknemers verschillende minder voor de hand liggende maar niet minder belangrijke doelen. Om te beginnen kan het helpen om werknemers met problemen op te sporen. Of ze nu zweten bij de overweldigende werkdruk of bij taken waar ze als jonge specialisten te weinig ervaring mee hebben, ze kunnen aarzelen om de manager te vertellen over de moeilijkheden. Deze problemen aan het licht brengen en er zorgvuldig aan werken om ze weg te werken zal niet alleen de productiviteit verhogen - het zal het klimaat op kantoor en uw imago als manager verbeteren.

Een andere niet zo voor de hand liggende reden om een software voor werknemerscontrole te proberen is het beheer van de bedrijfsmiddelen. Zijn uw uitgaven voor printerpapier onlangs gestegen? Verspilt u geld aan software die uw werknemers niet gebruiken? Zoek het uit met behulp van de rapporten. Ze laten zien hoe vaak werknemers in een bepaald programma werken of dat ze kantoorprinters gebruiken voor persoonlijke behoeften.

De eersteklas software voor toezicht op werknemers is uitgerust met modules voor gegevensbescherming. Ze voorkomen dat vertrouwelijke informatie wordt geopend, gekopieerd of verzonden en waarschuwen de beheerder als er iets verdachts opduikt. Met deze alwetende bewaker bij de hand hoeft u zich geen zorgen te maken over datalekken of ongeoorloofde toegang tot bedrijfsgegevens.

Dit zijn slechts enkele problemen die tools voor het monitoren van werknemers kunnen oplossen. Laten we dieper in het onderwerp duiken en kennismaken met topoplossingen op dit gebied.

Soorten software voor toezicht op werknemers

Software voor toezicht op werknemers valt uiteen in drie soorten: tijdregistratie, activiteitenbewaking en preventie van gegevensverlies (of DLP).

Tijdregistratie-apps zijn essentieel als u routineprocessen zoals aanwezigheid, tijdregistratie en loonberekeningen wilt automatiseren. Ze registreren in- en uitlogtijden, perioden van inactiviteit van de werknemer en de tijd die aan elke taak is besteed. U kunt inschatten hoeveel tijd werknemers aan een project besteden en wie en wanneer aan een specifieke opdracht heeft gewerkt. Nauwkeurige trackinggegevens zijn ook essentieel voor het factureren van klanten als u op contractbasis of op basis van uurloon werkt. Het beste deel is dat rapporten automatisch in real-time worden gegenereerd, waardoor het risico van valsspelen of menselijke fouten wordt geëlimineerd. Time trackers hebben nog andere voordelen: ze vergemakkelijken productiviteitsverbeteringen, motiveren werknemers en laten zien waar het geld wordt uitgegeven.

Software voor activiteitencontrole lijkt op tijdregistratie, maar is veel krachtiger. Men kan het met recht de Big Brother van de werknemerscontrole noemen, omdat het bijna alles kan registreren wat de werknemer op de kantoorcomputer doet. Gewoonlijk leggen dergelijke systemen toetsaanslagen en klembordgebeurtenissen vast, maken ze schermafbeeldingen, volgen ze de internetactiviteit van de gebruiker (inclusief bezoeken aan sociale netwerken en chats) en de actieve/niet-actieve tijd. Ze kunnen ook externe apparaten zoals printers en USB-sticks controleren. Met bewakingsprogramma's van het hoogste niveau kunt u werknemers in realtime bekijken door videobeelden van hun schermen en webcams te streamen. Als u overdag weinig tijd hebt om streams te bekijken, neemt het programma video's op die u later kunt bekijken. De software verzamelt niet alleen de ruwe gegevens, maar verwerkt ze ook tot duidelijke grafieken en diagrammen. Aan het einde van de dag ontvangt u het meest uitgebreide activiteitenrapport voor elke medewerker, afdeling of het hele kantoor.

Het toepassingsgebied van deze rapporten is enorm. Ze geven waardevolle inzichten in de productiviteit en de mate van betrokkenheid, helpen ineffectieve werkpatronen en slecht presterende werknemers te ontdekken, besparen bedrijfsmiddelen en meer. Indien zorgvuldig en ethisch geïmplementeerd, kan activity tracking software een betrouwbare partner worden in de groei van uw bedrijf.

Data Loss Prevention is de meest complexe vorm van bewakingssoftware voor werknemers. Het detecteert potentiële inbreuken op gegevens en andere bedreigingen door gegevens in gebruik, in beweging en in rust te bewaken, te detecteren en te blokkeren. Met andere woorden, het programma voert inhoudelijke inspectie en contextuele analyse uit van gegevens die via e-mail of messengers worden verzonden, door de werknemer op zijn apparaat worden gebruikt of op een bedrijfsserver worden opgeslagen. DLP-software bevat verschillende uitgebreide analysetechnieken, bijvoorbeeld exacte gegevensmatching, exacte of gedeeltelijke bestandsmatching, regelgebaseerde en categorieanalyse. Exacte datamatching betekent dat het programma zoekt naar exacte overeenkomsten uit de database dump of de live database. Bij bestandsmatching vergelijkt de software de hashes van bestanden met exacte vingerafdrukken zonder de inhoud van deze bestanden te analyseren. De op regels gebaseerde analyse is de meest voorkomende techniek. Het programma scant gegevens op basis van vooraf geconfigureerde regels, zoals kaart- of beveiligingsnummers. Analyse op basis van vooraf ingestelde categorieën is een soortgelijke methode: het DLP-systeem zoekt naar veel voorkomende soorten gevoelige gegevens, bijvoorbeeld bankgegevens, sofinummers, enz. De hierboven beschreven methoden berusten sterk op categorisering, maar wat als de schending niet in deze categorieën valt? Moderne DLP-systemen maken gebruik van nog ingewikkeldere technieken om dergelijke schendingen op te sporen en te voorkomen, bijvoorbeeld lexiconanalyse, machine learning en statistische analyse.

Bedrijven gebruiken DLP-systemen om inbreuken op gegevens, exfiltratie, verlies, lekkage of vernietiging van gevoelige informatie te voorkomen. DLP dient ook om ervoor te zorgen dat het bedrijf de relevante regelgeving naleeft en persoonlijk identificeerbare informatie (PII) beschermt.

In dit artikel zullen we ons vooral richten op software voor het bijhouden van activiteiten.

Kenmerken van software voor werknemerscontrole

Ondanks de grote keuze aan software voor activiteitenbewaking op de markt, zijn veel functies typisch voor de meeste van hen. Laten we eens kijken naar de functionaliteit die u kunt verwachten van een fatsoenlijke werknemer monitoring app:

  • Keylogging. Het registreren van toetsaanslagen is een van de meest controversiële functies. Keyloggingverslagen zullen aantonen of de werknemer aan het project werkt, met een vriend chat op WhatsApp of - erger nog - bedrijfsgeheimen weggeeft aan concurrenten. Aan de andere kant kan de keylogger per ongeluk gevoelige informatie zoals wachtwoorden, bankgegevens of persoonlijke gesprekken vastleggen. Flexibele bewakingsoplossingen hebben de optie om keylogging uit te schakelen.

  • Screenshots. De app maakt snaps van het computerscherm op regelmatige tijdstippen of per trigger. Deze functie is geweldig als u wilt weten wat uw werknemer op een bepaald moment doet of als u bewijs wilt hebben dat hij betrokken is bij ongewenste activiteiten.

  • Bewaking van webactiviteiten. Het houdt in dat bezochte websites, sociale netwerken en zoekopdrachten worden bijgehouden en hoeveel tijd de gebruiker daar doorbrengt. Monitoring van webactiviteiten is niet alleen handig in termen van productiviteit (percentage bezochte productieve/onproductieve sites), maar ook in termen van opleiding. Als u ziet dat een werknemer veel werkgerelateerde sites over een bepaald onderwerp/vaardigheid bezoekt, heeft hij/zij misschien behoefte aan opleiding op dat gebied. In dat geval zal het aanbieden van opleiding de productiviteit drastisch verhogen.

  • Applicatiebewaking. Deze functieset laat zien welke apps op het bewaakte apparaat zijn geïnstalleerd, welke apps worden uitgevoerd en hoeveel tijd de gebruiker eraan besteedt. Naast de beoordeling van de productiviteit kan het volgen van toepassingen dienen als middel om te analyseren of uw team over- of onderlicenties heeft. Bovendien weet u of de werknemer ongewenste software installeert op het apparaat van het bedrijf.

  • Applicatie blokker. Net als de site blocker, elimineert de applicatie blocker afleiding op de werkplek. U kunt messaging-apps, games of andere ongewenste apps blokkeren als u denkt dat ze de productiviteit van het team beïnvloeden.

  • Bijhouden van bestandsoperaties geeft u de volledige lijst van bewerkingen met bestanden, zoals aanmaken, kopiëren, verzenden via e-mail, afdrukken en verwijderen. Het is een effectieve manier om te controleren hoe gevoelige informatie wordt verwerkt.

  • Portable data storage device tracking. Werknemers lekken vaak informatie door deze naar een flashstation te kopiëren of per e-mail naar buiten het bedrijfsnetwerk te sturen. Daarom is het bewaken van externe gegevensopslagapparaten een uitstekende manier om ervoor te zorgen dat belangrijke gegevens niet buiten het bedrijf worden gebracht.

  • E-mail monitoring is een ander efficiënt hulpmiddel om het risico van datalekken te minimaliseren. Het kan ook dienen voor kwaliteitsbeoordeling, bijvoorbeeld als u support agents of andere medewerkers die met klanten werken, controleert.

  • Printerbesturing dient twee doelen. Ten eerste helpt het u bij het berekenen en optimaliseren van de uitgaven voor kantoorbenodigdheden en het opsporen van werknemers die kantoorapparatuur buiten het werk om gebruiken. Ten tweede is het afdrukken van vertrouwelijke informatie een wijdverbreide methode voor het lekken van gegevens. Met monitoring logs in handen weet u altijd of er lekken zijn en wie de dader is.

  • Live streaming van het scherm kunt u het scherm van de werknemer zien alsof u ervoor zit. Zo kunt u controleren wat elke werknemer in uw kantoor (of iedereen tegelijk) op dat moment doet. Sommige apps kunnen bogen op schermopnamefuncties, zodat u elke minuut van de werkdag opnieuw kunt bekijken.

  • Toezicht via webcam en microfoon. Als kantoorcomputers webcams en microfoons hebben, kan een top-notch werknemer monitoring app video en geluid van hen in real-time streamen of opnames maken. Deze functies kunnen zowel bijdragen aan de productiviteit als aan de algemene veiligheid op kantoor, zoals het voorkomen van ongepast gedrag, diefstallen of toegang tot vertrouwelijke informatie.

  • Productiviteitsrapporten. Het verzamelen van activiteitsgegevens is slechts de helft van het verhaal - u moet ze analyseren om het productiviteitsniveau te bepalen en stappen te ondernemen om het te verbeteren. Gelukkig doet het systeem de berekeningen voor u, en heeft u in een oogwenk keurige grafieken en diagrammen per medewerker, afdeling of het hele team in handen.

  • Controle en configuratie op afstand. U hoeft de computer van de werknemer niet te betreden om updates over zijn productiviteit en acties te krijgen of de controle-instellingen aan te passen. Moderne systemen kunnen logs op verschillende manieren aanleveren. U kunt bijvoorbeeld regelmatig automatisch gegenereerde rapporten krijgen via e-mail, FTP of platforms voor het delen van bestanden (bijvoorbeeld Google Drive of Dropbox). Deze manieren hebben echter enkele beperkingen, omdat ze geen real-time monitoring van het scherm of de webcam mogelijk maken. De meeste moderne apps leveren gegevens aan online dashboards die veel meer bieden dan het bekijken van ruwe gegevens. Ze genereren statistische rapporten, streamen schermen of webcams in real-time en maken het mogelijk om instellingen van het programma op afstand aan te passen.

Dit is een overzicht van de meest populaire functies die u kunt krijgen in een oplossing voor het monitoren van werknemers, maar de lijst is niet compleet. Sommige apps kunnen ingebouwde loonberekenaars hebben, geolocatie tracking, analysemodules voor verdacht gedrag, verborgen modus en meer.Feature bereik kan variëren van het ene programma naar het andere, afhankelijk van welke doeleinden het dient. Bijvoorbeeld, programma's gericht op het voorkomen van datalekken zullen meer functies bevatten voor het bijhouden van gebruikers- en bestandsactiviteiten en toegangsbeperkingen. Programma's voor productiviteitsbewaking bieden functies voor tijdregistratie en projectbeheer. Bij het kiezen van een oplossing voor uw bedrijf raden wij u aan eerst het doel van de bewaking te bepalen en een programma te zoeken dat de vereiste functies heeft om dat doel te bereiken.

Hoe kiest u de beste software voor werknemerscontrole?

Wanneer u besluit de prestaties van uw personeel te volgen, begint u met het zoeken naar software voor het monitoren van werknemers. Een paar Google-zoekopdrachten, en u bevindt zich plots in een eindeloze zee van aanbiedingen waarin u gemakkelijk kunt verdwalen. Elke oplossing zal u proberen te overtuigen dat het de beste is, de rijkste functionaliteit heeft en de productiviteit van uw team met 10000% verhoogt. Dus, hoe navigeert u door deze zee en vindt u de meest efficiënte tool voor uw bedrijf?

Hieronder staan enkele punten die u in overweging moet nemen voordat u zich vastlegt op een of andere oplossing voor het monitoren van werknemers.

  1. Doel van de controle

    Vraag uzelf af wat u wilt bereiken met het monitoren van uw werknemers. Wilt u luilakken en inefficiënte werkprocessen ontdekken? Of wilt u misschien een verouderd loonlijstsysteem vervangen door een modern geautomatiseerd systeem? Misschien streeft u ernaar de risico's van insider threats en datalekken te minimaliseren?

    Elke software voor werknemersbewaking is ontworpen voor een vast doel of combineert verschillende verwante doelen: bescherming tegen lekken van gegevens, volgen van productiviteit, aanwezigheidscontrole, enz. Als u dus een duidelijk doel van monitoring definieert, zult u oplossingen die niet aan uw eisen voldoen onmiddellijk terzijde schuiven.

  2. Kenmerken

    De volgende stap is het nader bekijken van de functies die de tools bieden. Sommige apps hebben slechts een handvol basisopties, zoals screenshots, keylogging en toezicht op internetactiviteiten. Andere topsystemen lijken elke muisklik en elke beweging van de werknemer op de computer te registreren. Het ligt voor de hand te denken dat hoe meer, hoe beter, maar ga niet te snel voor de meest complete app die u kunt vinden. U zou wel eens te veel kunnen betalen voor functionaliteit die u nooit zult gebruiken. In plaats van geld en tijd te verspillen, bedenk welke functies u het meest waardevolle inzicht geven en ga voor de tool die biedt wat u nodig hebt.

  3. Gebruiksvriendelijke ervaring en aanpassingsvermogen

    Of u nu een kleine startup of een groot bedrijf runt, het laatste wat u wilt is tijd verspillen aan een ingewikkeld installatieproces en verbijsterende interfaces. Een goed werknemersmonitoringsysteem moet gemakkelijk uit te rollen zijn over alle kantoorcomputers - zelfs als u niet technisch onderlegd bent en geen IT-specialist in dienst heeft.

    Bovendien hebben de beste monitoringprogramma's een intuïtieve interface en duidelijke gegevensvisualisatie, bijvoorbeeld kleurrijke grafieken en diagrammen. U moet snel en efficiënt kunnen navigeren zonder te moeten puzzelen wat die grafiek betekent en waar u een productiviteitsrapport vindt.

    Ten slotte moet de monitoring van werknemers schaalbaar en aanpasbaar zijn. Het toevoegen of verwijderen van een werknemer uit het systeem mag niet omslachtig en tijdrovend zijn. Flexibele instellingen zijn ook een groot voordeel, omdat u ze voor elke werknemer afzonderlijk kunt aanpassen en bewakingsfuncties op elk moment kunt in- en uitschakelen.

    Het is moeilijk te begrijpen of het bewakingssysteem zo gebruiksvriendelijk en aanpasbaar is als het belooft, totdat u het uitprobeert. Gelukkig bieden veel diensten gratis volledig functionele tests aan, zodat u kunt testen hoe het programma in uw omgeving werkt. Als u geen tijd wilt verspillen aan testen, kunt u altijd een demo boeken. Een ervaren vertegenwoordiger zal de belangrijkste voordelen van hun oplossing belichten en u laten zien hoe het uw bedrijf in de praktijk ten goede kan komen.

  4. Hoge mate van veiligheid

    Software voor het monitoren van werknemers verzamelt en bewaart grote hoeveelheden informatie, waaronder vertrouwelijke gegevens. De keylogger kan bijvoorbeeld een belangrijk wachtwoord vastleggen, of een stukje gevoelige informatie kan worden opgeslagen in een schermafbeelding. Voordat u kiest voor software voor het monitoren van werknemers, moet u ervoor zorgen dat veilige opslag van de verzamelde gegevens de hoogste prioriteit heeft. U kunt contact opnemen met een vertegenwoordiger van het bedrijf en vragen of de gegevens gecodeerd worden overgedragen en opgeslagen, wie er toegang toe heeft en andere zaken waarover u zich zorgen maakt.

  5. Multi-platform compatibiliteit

    Een van uw werknemers werkt op een Mac, een ander - op Windows, en de derde gebruikt zijn iPhone meestal voor zijn werk. Kies een software voor werknemerscontrole die meerdere platforms ondersteunt om te besparen op licenties. Veel systemen bieden multiplatformabonnementen, wat betekent dat één abonnement geschikt is voor alle ondersteunde platforms. Of u kunt bundelaanbiedingen bekijken. Die zijn meestal goedkoper dan afzonderlijke licenties voor elk besturingssysteem.

  6. Ondersteuning en bijstand

    Hoe betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en makkelijk te gebruiken de software die u kiest ook is, niemand is veilig voor een hobbel of twee onderweg. Zorg ervoor dat de ontwikkelaar technische bijstand en ondersteuning per telefoon of e-mail biedt. Controleer ook of de licentievoorwaarden gratis technische bijstand omvatten. Anders moet u misschien extra betalen als u hulp nodig hebt met het programma of, in het ergste geval, krijgt u helemaal geen ondersteuning.

    Het monitoren van de voortgang en productiviteit van uw werknemers is essentieel voor de groei van het bedrijf. Een verstandig gekozen systeem voor het monitoren van werknemers zal u helpen dit proces eenvoudig en efficiënt te maken. Wij hopen dat het bovenstaande advies u zal helpen de tool te kiezen waar uw bedrijf het meest bij gebaat is.

Prijzen van werknemersmonitoring software

Variabele prijsstructuren zijn meestal gangbaar met als voornaamste doel hoogwaardige functies aan te bieden tegen een potentieel lager prijspunt. Op het gebied van software is er een breed scala aan prijsmodellen waaruit bedrijven kunnen kiezen. In wezen is de prijsstelling gebaseerd op een groot aantal factoren zoals:

  1. Platform: Is de oplossing web-based, of moet deze op een bepaald apparaat worden geïnstalleerd?

  2. Betalingscyclus: Werkt de software op abonnementen of voert de organisatie een eenmalige transactie uit?

  3. Besturingssysteem: Ondersteunt de oplossing zowel desktop (Windows, MacOS, Linux) als mobiele (Android, iOS) besturingssystemen?

  4. Kenmerken: Wordt de software geleverd met ingebouwde functiesets, of moeten klanten extra add-ons/upgrades kopen om hun bewakingsmogelijkheden uit te breiden?

  5. Gebruikerslicenties: Ondersteunt de oplossing functionaliteit voor één of meerdere gebruikers?

  6. Korting: Hoe zal de organisatie profiteren van bestaande kortingen als onderdeel van een pakket of bundel?

Dergelijke factoren bepalen doorgaans de prijsstructuur van elk softwarepakket. Om een getal te noemen: de gemiddelde kosten van een robuuste oplossing voor het monitoren van werknemers kunnen ergens rond de 90 dollar per jaar liggen voor een licentie voor één gebruiker. Maar zoals gezegd kan dit getal door allerlei factoren worden beïnvloed.

Sommige oplossingen kunnen bijvoorbeeld endpointbeveiliging en bewaking bieden. Andere kunnen evengoed desktop- als mobiele functionaliteit bieden. In wezen gaat het erom wat de organisatie wil bereiken met de monitoring van werknemers. Een voorbeeld hiervan is een organisatie die de sociale media-activiteiten van haar werknemers op specifieke kanalen wil monitoren om cyberpesten tegen te gaan.

Een andere organisatie zou daarentegen e-mailactiviteiten van werknemers op alle netwerken moeten bewaken, met specifieke aandacht voor zakelijke e-mails. Vandaar dat het gebruik en het type bewaking ook een van de grootste prijsbepalers is.

Top 20 bewakingssoftware voor kantoren en werknemers op afstand

1. CleverControl

De bekwaamheid van CleverControl op het gebied van werkplekbewaking is ongeëvenaard. De tool is in staat om real-time toezicht te houden via een beveiligde web account, keylogging te controleren, screenshots te maken, printactiviteiten te beheren, IM-gerelateerde activiteiten te controleren, internetgebruik te observeren en audio/video controle toe te passen om gesprekken op te nemen.

Wat opvalt aan CleverControl is het faciliteren van naadloze schermopname van de doelcomputers. Werkgevers kunnen gemakkelijk live schermactiviteiten opnemen gedurende de dag en deze bekijken waar, wanneer en hoe ze maar willen. Ze kunnen de webcam ook gebruiken voor audio/video-opnamen en hun claims afschermen op basis van concreet bewijs als de situatie zich voordoet. Dankzij het on-cloud karakter van deze diensten kunnen werkgevers alle bovengenoemde voordelen op afstand realiseren zonder een extra dubbeltje uit te geven aan apparatuur.

Prijzen

Voor Windows & MacOS - Vanaf $11/1PC/maand

2. Spyrix Employee Monitoring

Compatibel met zowel Windows als Mac, Spyrix is een van de meest uitgebreide cloud-gebaseerde oplossingen voor toezicht op werknemers. De tool is uitgerust met mogelijkheden voor tijdbeheer, opname, stille werking, verificatie en controle op afstand. Bedrijven kunnen het programma gebruiken om schermactiviteit, toetsaanslagen, gesprekken en chats op Skype & Slack, sociale media-activiteit en meer te controleren.

Daarnaast helpt Spyrix bij het blokkeren en filteren van URL's die werkgevers op de hoogte brengen van een gespecificeerde lijst van "sleutelwoorden", en bij het visualiseren van de productiviteitsuren (data) om de prestaties beter op te helderen. Inderdaad, Spyrix biedt een breed scala aan functies voor het monitoren van werknemers die de dagelijkse bedrijfsactiviteiten uitstekend ondersteunen.

Prijzen

Voor Windows - Vanaf $199 voor 5 pc's

Voor MacOS - Vanaf 179 dollar voor 5 pc's

3. Actual Keylogger

Actual Keylogger is een fantastisch hulpmiddel voor apparaatbewaking. Het programma werkt perfect voor een breed scala aan doeleinden, van het controleren van keylogging tot het monitoren van activiteit op sociale media. Dit omvat het monitoren van applicaties die worden geopend, websites die worden bezocht, toetsaanslagen en wachtwoorden die worden getypt, internetverbindingen die worden gemaakt, enz.

De tool is uitgerust met wachtwoordbeveiligde sloten en versnelt heimelijke operaties. De holistische functies maken Werkelijke Keylogger een perfecte pasvorm voor systeembeheerders, individuele gebruikers, CEO's en zelfs ouders.

Prijzen

Voor Windows - Vanaf $69 voor 1 PC

Voor MacOS - Vanaf $79 voor 1 pc

4. REFOG

REFOG, dat op grote schaal op de markt wordt gebracht als ideale bewakingssoftware voor zowel bedrijven als gezinnen, is een gebruiksvriendelijke oplossing die voldoet aan de behoeften van 5 miljoen gebruikers in 201 landen. Het programma is geschikt voor HR-professionals, die automatische of handmatige keyloggers kunnen regelen, een enkele werknemer kunnen bespioneren, het hele netwerk kunnen scannen en de activiteiten van andere gebruikers kunnen controleren.

Naast de standaard bewakingsfuncties biedt REFOG ook de mogelijkheid om bedrijfsbeleid af te dwingen en de internetactiviteiten van de werknemer daaraan te toetsen. Als zodanig stelt het beheerders in staat zich bewust te zijn van mogelijke inbreuken op de beveiliging.

Prijzen

Voor Windows - Vanaf $240 voor 6 pc's

5. Teramind

Teramind is misschien wel een van de krachtigste bewakingssoftware die op de markt verkrijgbaar is. Het maakt een uitstekende bewaking mogelijk en geniet de voorkeur van banken, financiële instellingen, de overheid, de gezondheidszorg, het onderwijs, de detailhandel en nutsbedrijven.

Het monitoringprogramma voor werknemers is expliciet gericht op beveiliging en compliance. Zo verrijkt het telemetrie en configureert het dreigingsdetectie, waarbij het actief alle veranderingen op de aangesloten apparaten volgt. Bovendien helpt het programma bij het consolideren van GDPR-, PCI DSS- en HIPAA-sjablonen om de naleving op de beoogde apparaten te controleren.

Prijzen

Vanaf $50 per 5 plaatsen per maand

6. Hubstaff

Hubstaff's intuïtieve dashboards, functies voor productiviteitscontrole en faciliteiten voor prestatiemeting zijn onder andere een genot voor de werkgever. De app biedt real-time inzicht in de algehele workflow en prestaties, waardoor managers en HR dienovereenkomstig kunnen handelen.

Hubstaff hecht veel waarde aan de mentale gezondheid en het welzijn van werknemers. Daarom is de software zo ontworpen dat de monitoring oplossingen alleen geactiveerd worden wanneer de werknemer aan het werk is. Het geeft werknemers verder de controle over de gegevens, waardoor de last voor werkgevers wordt verminderd en een gezonde balans tussen werk en privéleven wordt ondersteund.

Prijzen

Vanaf $5,83/PC/maand

7. Insightful (Formerly Workpuls)

Insightful biedt, zoals de naam al aangeeft, een naadloze controle-ervaring via productiviteitstracering, real-time monitoring, tijd en aanwezigheid, tijdregistratie, rapportage, enz. In feite wordt de tool door veel toonaangevende ondernemingen als top-notch beschouwd, met een beoordeling van 4,8 op GetApp en Capterra.

Insightful is compatibel met Windows, MacOS en Linux en kan zowel als cloudoplossing en als software op locatie worden gekocht. Met de cloudoplossing kunnen bedrijven de tool gebruiken om de pc's van werknemers op afstand te controleren en te beheren zonder iets op het apparaat te hoeven installeren. Dit is ideaal voor kmo's die geen technische apparatuur en opslagfaciliteiten willen inbouwen of erin willen investeren.

Prijzen

Vanaf $6,40/PC/maand

8. ActivTrak

ActivTrak, gebrandmerkt als een "workforce analytics" tool, faciliteert een overvloed aan oplossingen voor werkplekmonitoring. Deze omvatten, maar zijn niet beperkt tot, productiviteitsbeheer, identificatie van werkpatronen, compliance en risicobeheer, preventie van burn-out, SaaS-beheer, tijdregistratie, volgen en rapporteren van webactiviteiten van werknemers, enz.

ActivTrak wordt vertrouwd door meer dan 9000 organisaties en is een van de meest gevraagde bewakingsoplossingen ter wereld. Veel daarvan kan worden toegeschreven aan de kennisbasis waaraan het bijdraagt door patronen te identificeren die "succes aanwakkeren". Met deze kennis is het relatief eenvoudig voor de tool om gedrag van werknemers te voorspellen en samen te werken met leiders van talentmanagement om interventies te vergemakkelijken.

Prijzen

Vanaf $9/PC/maand

9. CurrentWare

Een relatief minimalistische tool op de lijst, CurrentWare komt met een werknemer monitoring suite - met elke module een doelstelling - die werkgevers in staat stelt om de activiteiten van de werknemers te controleren en hen te helpen met hun prestatiebeoordelingen.

De suite bestaat bijvoorbeeld uit BrowseReporter, BrowseControl, AccessPatrol en enPowerManager. BrowseReporter houdt de browsegeschiedenis van de werknemer bij en levert gegevens voor een meer gestructureerde prestatiebeoordeling. BrowseControl, aan de andere kant, biedt een gecentraliseerd toegangscontrolesysteem waarmee beheerders het internetgebruik kunnen reguleren. enPowerManager, in het bijzonder, is een unieke functie waarmee systeembeheerders het betreffende apparaat kunnen "afsluiten" of "opstarten" vanaf een externe locatie.

Prijzen

Vanaf $8,99/PC/maand

10. Veriato

"Productiviteit, beveiliging en compliance eenvoudig gemaakt", luidt de slogan van Veriato. En dat is precies wat de tool biedt - een eenvoudige, gebruiksvriendelijke en betaalbare monitoringtool die zich richt op de beoordeling van sociale media-activiteit, IM-activiteit, e-mailactiviteit, downloads en verplaatsing van bestanden, webactiviteit, gemaakte netwerkverbindingen, getypte toetsaanslagen, gebruikspatronen van applicaties en meer.

Door te rapporteren hoe lang de applicatie geopend was, video-schermen te bekijken, trefwoord- en gebeurteniswaarschuwingen mogelijk te maken en nog veel meer, fungeert Veriato als een centraal informatiepunt dat alle gegevens van de gebruikers organiseert. Voor werkgevers betekent dit een vermindering van de hoeveelheid vervelende documentatie en autorisatiecontroles.

Prijzen

Vanaf $15 per gebruiker per maand

11. Interguard

Interguard is compatibel met een groot aantal besturingssystemen (Windows, MacOS, Android, iOS, Chrome, enz.) en is een software voor bewaking op afstand die gespecialiseerd is in de evaluatie van de productiviteit van werknemers, bescherming tegen insider threat, naleving van compliance-audits en webfiltering/blokkering,

Met deze tool kunnen uitgebreide rapporten worden gegenereerd waarin het online gedrag en de prestaties van de werknemer op coherente wijze worden weergegeven. Net als Teramind kunnen werkgevers hiermee regelgeving zoals HIPAA en CIPA consolideren en de naleving ervan in realtime controleren. Dergelijke uiteenlopende toepassingen maken de tool tot de beste vriend van de werkgever en zeker de prijzen waard die het heeft ontvangen van onder meer PCMag en Inc.

Prijzen

Vanaf $9,99/PC/maand voor de cloud-hosted versie

12. Time Doctor

Time Doctor stelt managers, werknemers en organisaties in staat om het beste te halen uit de work-from-home en hybrid workforce scenario's. Het helpt managers de productiviteit van werknemers die op afstand werken te volgen en te controleren, zodat ze corrigerende maatregelen kunnen nemen op basis van de zichtbare productiviteitspatronen.

De tool dekt zelfs expliciet specifieke analysemaatregelen voor externe, hybride en uitbestede personeelsbestanden. Bijgevolg is het bijzonder handig voor projectbeheer over hiërarchieën en geografische gebieden heen.

Prijzen

Vanaf $7/PC/maand

13. Monday.com

Misschien wel de populairste projectmanagementsoftware op de lijst en in de markt, Monday.com biedt gebruikers alle noodzakelijke functies om hun werk effectief te organiseren en samen te werken met het team over teams en afdelingen heen - vooral in een externe setting.

Het functioneert als een CRM, waarbij gebruikers projecten kunnen aanmaken en beheren, taken kunnen toewijzen en gesprekken kunnen aangaan met andere teams via configureerbare functies. Deze controle over de samenwerking stelt werkgevers in staat een 360-graden overzicht van hun organisatie te behouden, productiviteitspatronen te herkennen, toptalent aan te werven, de onboarding- en opleidingsprocessen te stroomlijnen en optimaal gebruik te maken van het scenario van werken op afstand.

Prijzen

Vanaf $8/PC/maand

14. StaffCop

StaffCop is gespecialiseerd in het analyseren van gebruikersgedrag, met de nadruk op het opsporen van anomalieën in gebruikspatronen van applicaties, afwijkingen in communicatiepatronen en veranderingen in computerpatronen. Hiermee kunnen bedrijfseigenaren een overzicht krijgen van de gebruikersactiviteiten en potentiële risico's of bedreigingen opsporen die voortkomen uit "verandering".

StaffCop is de laatste tijd gekomen met beheer op afstand met desktopcontrole op afstand, rapporten over software-installaties en uitgebreide netwerkbewaking. Deze functies maken het een ideale keuze in het "nieuwe normaal", waar hybride en remote workforces de norm zijn.

Prijzen

Vanaf $490 voor 5 pc's

15. DeskTime

DeskTime, een allesomvattende time tracker en een productiviteitssuite, helpt ervoor te zorgen dat werknemers hun tijd effectief gebruiken. Het controleert het softwaregebruik, het voltooien van taken en app-gerelateerde activiteiten, projectvoortgang, offline activiteit en productiviteit - een specifieke combinatie daarvan creëert een holistisch beeld van het werk van de werknemer.

DeskTime is uitzonderlijk productief en gemakkelijk te gebruiken, aangezien het goed integreert met standaard tools zoals Google Calendar, Trello, Gitlab, Asana, Basecamp, Jira en Zapier. Die uniforme integratie maakt van DeskTime de de facto tijds- en productiviteitstracker voor elke organisatie die zijn personeel op afstand wil ondersteunen.

Prijzen

Vanaf $7/PC/maand

16. WebHR

WebHR is een cloud-gebaseerde HR-software die ervoor zorgt dat het strikte beveiligings- en nalevingsbeleid wordt nageleefd. Het detecteert met name potentiële bedreigingen door afwijkend gedrag in de IT-gebruikspatronen van de werknemer vast te stellen en daarnaar te handelen, bepaalt het risico dat de prestaties van de werknemer dalen en helpt de controle te behouden via gestroomlijnde communicatiekanalen.

WebHR is in feite een holistisch programma dat ook andere modules omvat, zoals loonlijstbeheer, biometrie, opleiding, enz. Dit stelt de organisatie in staat om een systematisch intern beheer te creëren dat de werkgever een 360-graden overzicht geeft van het hele bedrijf.

Prijzen

Vanaf slechts $2/werknemer/maand

17. SentryPC

De intuïtieve dashboards en analysetools van SentryPC helpen werkgevers om potentiële risico's en bedreigingen in de activiteiten van hun werknemers op te sporen. Met SentryPC kunnen werkgevers met name toepassingen, het dark web, games, e-mail, zoekopdrachten, sessies en sociale netwerkactiviteiten controleren.

Door toetsaanslagen en websites te controleren, waarschuwingen te geven en de beveiliging van netwerken te beperken, helpt het organisaties potentiële risico's uit te filteren. Wat verder opvalt aan de tool is de geofencingfunctie waarmee werkgevers voortdurend op de hoogte kunnen blijven van de locatie van werknemers en gewaarschuwd kunnen worden over hun in- en uitgaan.

Prijzen

Vanaf $59,95/PC/jaar

18. BambooHR

Net als WebHR bevat BambooHR een groot aantal HR-modules, waaronder beleidsvorming, tijdregistratie, salarisbeheer en samenwerkingstools. Het programma beschikt over een speciaal dashboard voor personeelsgegevens en -analyse waarmee de gegevens van gebruikers, workflows en goedkeuringen, productiviteitsrapporten, gebruiksanalyses, enz. kunnen worden gevolgd.

Aangezien het een HR-georiënteerd werknemerscontroleprogramma is, legt BambooHR de nadruk op medewerkerstevredenheid en naadloos prestatiebeheer. Veel van de nadruk ligt op het handhaven van een cultuur van vertrouwen en transparantie waarin werknemers weten hoe hun werk wordt geëvalueerd, welke feedback ze krijgen en hoe hun prestaties worden gemeten.

Prijzen

Ik wil een prijsopgave.

19. Connecteam

Connecteam brengt communicatie, management en training van werknemers onder één dak. Het programma legt expliciet de nadruk op werkplanning voor werknemers, tijdregistratie en -beheer, HR en people management, en taakbeheer voor werknemers.

Het wordt beschouwd als een van de beste tools voor hybride en externe werkmodellen, en dat is begrijpelijk. Wat werkgevers het beste uitkomt, is de mogelijkheid om de functies van de tool te configureren op basis van hun behoeften, beheerderstoegang te definiëren, uitgebreide rapporten te maken en trends, gegevens en analyses te visualiseren.

Prijzen

Vanaf $159/maand voor 50 gebruikers

20. Monitask

Net als Connecteam, verkoopt Monitask zichzelf als een "alles-in-één remote employee monitoring" software vanwege het volledige pakket van tijdregistratie, activiteitenbewaking, projectbeheer, rapportage, webfiltering en samenwerkingsfuncties.

Monitask wordt vertrouwd door duizenden gebruikers over de hele wereld en is een ideale keuze voor het monitoren en beheren van werknemers op afstand. Dit kan worden toegeschreven aan het feit dat het werkgevers in staat stelt om aangepaste monitoringrapporten te maken, samen te werken met werknemers via een samenwerkingstool, de productiviteit van werknemers in kaart te brengen, enz.

Prijzen

Vanaf $5,99/PC/maand

Naam Prijs Gratis proefperiode Keylogging Stealth modus
CleverControl 4.70$ 7 dagen Ja Beschikbaar
Spyrix werknemerscontrole 149$ per jaar 10 dagen Ja Beschikbaar
Werkelijke Keylogger Business Online 138$ per PC 7 dagen Ja Geen
DeskTime 7$ per gebruiker 14 dagen Geen Geen
Monitask 4.99$ per maand 10 dagen Ja Beschikbaar
Hubstuff 7$ 14 dagen Ja Geen
Teramind 10$ 7-14 dagen Ja Beschikbaar
ActivTrak 10$ 7 dagen Geen Geen
Tijd Dokter 7$ 14 dagen Geen Geen
Tijdig 29.99$ 14 dagen Geen Geen

Werknemerscontrole buiten het werk

Als we het hebben over toezicht buiten het werk, moeten we een onderscheid maken tussen het volgen van werknemers buiten het kantoorgebouw tijdens werktijd (zoals veldwerkers) en het volgen van werknemers buiten werktijd. Het eerste is volkomen aanvaardbaar - met enkele nuances die we in de volgende delen van dit artikel zullen toelichten. De werkgever kan veldwerkers controleren met verschillende methoden, waaronder, maar niet beperkt tot:

  • locatiebepaling.

  • controleactiviteit van de apparaten die eigendom zijn van de onderneming

  • projectmanagementsystemen

  • software voor tijdregistratie

Als de werknemer apparaten van het bedrijf gebruikt, staat u in uw recht om toezichtsoftware te installeren die u nodig acht. Met location tracking weet u altijd of de buitendienstmedewerker naar de werklocatie gaat of in een ander deel van de stad zijn gang gaat. U hoeft niet eens goed in de gaten te houden waar de werknemer zich op elk moment bevindt. Veel location tracking apps bevatten de functie geofencing, wat betekent dat de app u een melding stuurt als de persoon een ongewenst gebied bezoekt.

Als een werknemer niet op kantoor werkt, is het moeilijk te zeggen hoeveel tijd hij of zij werkt en hoeveel hij of zij rondhangt. Met verschillende apps voor projectbeheer, tijdregistratie en activiteitenbewaking kunt u zien of de werknemer zich aan zijn werkschema houdt, hoeveel tijd hij aan een taak besteedt en of hij daadwerkelijk werkt wanneer dat de bedoeling is.

Het controleren van personeel buiten hun werktijd is een heel andere zaak. In de meeste landen verbiedt de privacywetgeving werkgevers in te grijpen in het leven van werknemers buiten hun werktijd. Deze beperkingen betreffen alle aspecten - van de politieke en religieuze overtuigingen van de werknemer tot zijn burgerlijke staat en zwartwerk. Met andere woorden, het is illegaal voor de manager om werkgerelateerde acties tegen de werknemer te volgen en te ondernemen op basis van zijn gedrag of persoonlijke overtuigingen buiten het werk.

Het probleem is dat de grens tussen werk en privéleven de laatste jaren verontrustend dun en vaag is geworden. Het is niet gemakkelijk om aan te geven wanneer de werkdag voorbij is, omdat veel werknemers zelfs na het verlaten van het kantoor 's avonds doorwerken of werkproblemen met collega's bespreken. Werknemers op afstand, waarvan het aantal aanzienlijk is toegenomen in de jaren van Covid-19, genieten vaak het voorrecht van flextime. Vage werkschema's maken het voor de manager bijna onmogelijk om strikte tijdschema's vast te stellen voor het toezicht op de prestaties van het team zonder het risico te lopen per ongeluk hun leven te bespioneren.

Een andere kwestie is apparatuur. Idealiter gebruiken werknemers een computer of telefoon van het bedrijf voor werkgerelateerde activiteiten. Wetten in de meeste gebieden verbieden werkgevers niet om gadgets die eigendom zijn van het bedrijf te controleren. Het zou dus voldoende zijn om deze apparaten te volgen om een idee te krijgen van de productiviteit van het personeel of om datalekken te voorkomen. Voila, probleem opgelost. In werkelijkheid kunnen werknemers echter apparaten van het bedrijf mee naar huis nemen of ze voor persoonlijke doeleinden op het werk gebruiken. Ze kunnen privé-geregistreerde berichtentoepassingen zoals Whatsapp of Facebook installeren en op dezelfde account professionele en niet-werkgerelateerde communicatie voeren. Bovendien wordt het meenemen van eigen elektronische apparaten naar kantoor en het gebruik ervan om verbinding te maken met bedrijfsnetwerken, werktaken op te lossen en persoonlijke zaken te doen steeds populairder.

De zaak wordt nog delicater als uw software voor toezicht op werknemers is uitgerust met functies voor video- of audio-opname via webcam. Of als het andere gevoelige informatie kan verzamelen, zoals bankgegevens of wachtwoorden die in verkeerde handen kunnen vallen en voor criminele doeleinden kunnen worden gebruikt.

Waar ligt de grens bij het toezicht? Hoe kunt u de productiviteit en aanwezigheid van het personeel volgen zonder inbreuk te maken op hun privéleven? Om te beginnen moet u alle wendingen van de wetgeving inzake het toezicht op werknemers in uw regio leren kennen. Wees heel duidelijk met uw team over welke informatie u verzamelt en voor welke doeleinden. U moet de grondwettelijke, wettelijke en contractuele rechten van de werknemers respecteren. Configureer uw bewakingssysteem zodanig dat het alleen de informatie verzamelt die essentieel is om toegang te krijgen tot het personeel.

Als uw werknemers persoonlijke apparaten voor hun werk gebruiken, moet u eerst toestemming krijgen om een tracking-app te installeren. Ten tweede moet u bewakingssoftware kiezen waarmee ze handmatig de bewaking kunnen starten en stoppen, zodat ze hun werk en privéleven kunnen scheiden. En vergeet niet dat niets wat u via monitoring over het privéleven van uw personeel te weten komt, voor u als excuus kan dienen om werkgerelateerde acties tegen hen te ondernemen, behalve in extreme gevallen.

Voordelen van het monitoren van sociale media van werknemers

Een studie uit 2021 stelt vast dat "sociale afleiding" en "taakgerelateerde afleiding" de twee belangrijkste redenen zijn waarom mensen zoveel tijd doorbrengen op sociale mediakanalen. De sociale media-algoritmen doen hier geen goed aan en veranderen anders zinvolle activiteiten zoals browsen en zelfs lezen in quasi-werkafleidingen. Het is begrijpelijk dat dit de werkefficiëntie van werknemers verstoort. Daarom is het voor bedrijven van vitaal belang om de sociale media-activiteiten van hun werknemers in de gaten te houden en hun aanwezigheid via andere platforms te monitoren.

Dit zijn de belangrijkste voordelen van het monitoren van sociale media van werknemers:

  1. Cyberpesten tegengaan

    Gezien de toename van cyberpesten tegenwoordig, is het voor werkgevers van vitaal belang om het online gedrag van hun werknemers in de gaten te houden, vooral van degenen die steevast online werken. Zo kan worden voorkomen dat zij zich overgeven aan cyberpesten of zelf worden gepest.

  2. De prestaties verhogen

    Monitoring van toetsaanslagen, monitoring van IM, enz. zijn de hoekstenen van social media monitoring. Door de online activiteiten van werknemers op afstand te volgen, kunnen werkgevers hun prestaties in de gaten houden en potentiële verbeteringen signaleren. Bovendien kunnen ze dezelfde gegevens gebruiken om de algemene betrokkenheid van de werknemers bij de doelstellingen van het bedrijf beter te meten.

  3. Behoud van geloofwaardigheid

    Werknemers zijn het gezicht van het bedrijf. Als zodanig zijn zij degenen die het bedrijf vertegenwoordigen wanneer zij zich in de sociale sfeer begeven. Daarom moeten organisaties ervoor zorgen dat deze werknemers elders een positieve reputatie opbouwen en niet bewust of onbewust het merk van het bedrijf bezoedelen.

  4. Versterking van de veiligheid

    Uiteindelijk willen bedrijven geen bedreigingen van binnenuit. Door het online gedrag van hun werknemers goed in de gaten te houden, kunnen werkgevers deze bedreigingen voorkomen. Zo moeten ze de sociale media-accounts van hun werknemers voortdurend in de gaten houden om ervoor te zorgen dat ze op tijd gewaarschuwd worden als er een beveiligingslek is.

Voordelen en nadelen van werknemerscontrole

Met de heersende kwestie van cyberaanvallen en de toenemende behoefte aan verantwoordelijkheid op de werkplek, wegen organisaties mee over de voordelen van tools voor het monitoren van werknemers. Hier volgt een uitgebreid overzicht van de voor- en nadelen van het monitoren van werknemers.

Dit zijn de belangrijkste voordelen van het monitoren van sociale media van werknemers:

Voors

  1. Verbetering van de productiviteit

    Een oplossing voor het monitoren van werknemers stelt organisaties in staat om real-time inzichten te krijgen in de werkpatronen van werknemers. Deze inzichten zijn in feite kwantificeerbare maatstaven die kunnen worden gebruikt om de productiviteit te meten. Hiermee kunnen werkgevers speciale feedbackkanalen creëren en individuele en teamprestaties meten.

  2. Gestroomlijnde workflow

    Vaak komen veel interne processen tot stilstand door behoeften op het laatste moment. Soms zijn de middelen om ze te voltooien schaars. Veel daarvan heeft te maken met de manier waarop de dagelijkse workflow van werknemers wordt beïnvloed. Als de betrokken werknemers nauwlettend in de gaten worden gehouden, kan dat allemaal worden voorkomen, omdat ze dan in staat zijn hun taken bij te houden en tijdig af te ronden.

  3. Kostenefficiëntie

    Het oude adagium "Voorkomen is beter dan genezen" is altijd van toepassing. Als het gaat om het monitoren van werknemers, zijn de kosten van het verlies van een bedrijf door een cyberdreiging minstens het tienvoudige van het voorkomen ervan. Door werknemers te voorzien van spionagesoftware en bewakingsapparatuur kunnen bedreigingen worden voorkomen. Bovendien houden deze oplossingen een efficiënt gebruik van tijd en middelen in de gaten, waardoor een organisatie op de lange termijn veel kan besparen.

Nadelen

  1. De factor wantrouwen

    Soms neigen organisaties naar strenge maatregelen om werknemers verantwoordelijk te houden voor hun daden. Deze maatregelen worden echter vaak met argwaan bekeken door de werknemers, vooral als het gaat om privacyproblemen. Het gevolg is dat sommige werknemers weigeren of het niet eens zijn met het beleid en de procedures. Dat belemmert dan weer de productiviteit, veroorzaakt vertragingen en is schadelijk voor de reputatie van de organisatie.

  2. De juridische factor

    Sommige landen en staten hebben strenge wetten en voorschriften die het toezicht op werknemers regelen. Daarom kan elke onwettige controle een organisatie in de problemen brengen. Dit brengt organisaties ertoe zich op de hoogte te stellen van de laatste regels en voorschriften van het land waarin zij actief zijn en eventueel juridisch advies in te winnen.

Ethisch toezicht op werknemers

In het pre-pandemische tijdperk werd het monitoren van werknemers grotendeels gezien als een opdringerige en overwegend onethische praktijk. Maar dat veranderde snel in het nieuwe normaal, aangezien de praktijk een noodzakelijke en onschuldige veiligheidsmaatregel werd om de activa van een organisatie te beschermen. Nu we deze verontrustende tijd achter ons laten, blijven er echter vragen bestaan over hoe ver een bedrijf moet gaan in zijn streven naar volledige bewaking van zijn werknemers en welke morele grenzen daarbij in acht moeten worden genomen. Hier volgt een overzicht:

  1. Zich houden aan consensueel toezicht

    Onopvallend toezicht houden op werknemers kan een logische manier zijn om de werkplek niet te verstoren, maar het kan ook overkomen als een extreme inbreuk op de privacy van werknemers. Als een bedrijf zijn personeel in de gaten wil houden, moet het dus laten zien dat het geïnteresseerd is in het welzijn van de werknemers door strenger toe te zien op wat ze doen en hoe ze het doen. De werknemers moeten zich ervan bewust zijn dat hun computers, hun mobiele telefoons en het netwerk in de gaten worden gehouden met behulp van een tool voor werknemersbewaking.

  2. Evaluatie van de controlemotieven

    Zelfs voordat een bedrijf werknemerscontrole invoert, moet het zijn redenen en motivaties evalueren. De nadruk moet liggen op de tastbare voordelen en niet op nieuwsgierigheid. Meestal wordt toezicht gehouden om werknemers te betrappen die opzettelijk tijd verspillen op het werk of die zich schuldig maken aan schending van het auteursrecht of het bekijken van ongepast materiaal.

    De laatste tijd zijn de motieven voor toezicht echter verder gegaan en hebben ze betrekking op zaken als cyberpesten, identiteitsdiefstal en zelfs handel met voorkennis. Voordat bedrijven zich vastleggen op een oplossing voor het monitoren van werknemers, moeten zij het waarom, hoe en wat van hun surveillance-initiatieven in kaart brengen. Hierbij moeten de grenzen van de methoden voor gegevensverzameling, de mogelijke gevolgen voor werknemers en het aanvaardbare gebruik van gegevens worden geëvalueerd.

    Ze zouden bijvoorbeeld niet willen investeren in het scannen van IM-chats op sociale media als hun sector zich daar niet mee bezighoudt. Uiteindelijk moeten dergelijke motivaties aan de werknemers worden voorgelegd om operationele transparantie te bevorderen.

  3. Rekening houden met privacy

    Bij de implementatie van werknemerscontrole moeten bedrijven rekening houden met het belang van het behoud van een persoonlijke en veilige werkomgeving voor hun werknemers. Zo kan controle na sluitingstijd voor sommige werknemers een bron van stress zijn en ertoe leiden dat zij hun baan opzeggen. Ook moeten werknemers kunnen werken zonder bang te hoeven zijn dat hun privacy wordt aangetast en het management illegaal toegang krijgt tot hun persoonlijke informatie.

  4. Kiezen voor het ideale gereedschap

    Alle bovenstaande overwegingen brengen het ideale instrument voor de implementatie met zich mee. Er moet voor worden gezorgd dat de oplossing verenigbaar is met de doelstellingen van de organisatie en voldoet aan haar beveiligingsnormen. Dit is waar het advies van een juridisch adviseur van pas kan komen om ervoor te zorgen dat de oplossing voldoet aan de specifieke wetten en voorschriften van de staat.

Werknemerscontrole en wetgeving

Elk land of elke staat heeft zijn eigen wetten inzake het toezicht op werknemers. Sommige staten hebben een streng standpunt ingenomen over het toezicht op werknemers, terwijl andere een meer liberale benadering hebben. Neem dit: de Indiase arbeidswetgeving staat toezicht op en controle van werknemers op de werkplek toe. Ja, sectie 21 benadrukt het recht op privacy, maar er is geen expliciete uitleg over de (on)wettigheid van het monitoren van werknemers:

Sommige Amerikaanse wetten zijn daarentegen concreter. Zo maakt de Electronic Communications Privacy Act van 1986 toezicht op de werkplek mogelijk, omdat bedrijven daarvoor een legitieme reden hebben. Verder heeft elke Amerikaanse staat zijn eigen regelgeving inzake het opnemen van telefoongesprekken. Dan is er nog de Video Privacy Protection Act en aanvullende regelgeving rond de openbaarmaking van "videobanden" om onrechtmatige openbaarmaking te voorkomen.

Wat het Verenigd Koninkrijk betreft, wordt de Regulatory of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA) vaak aangehaald voor het volgen van consensuele surveillance. Ook de General Data Protection Regulation (GDPR) regelt de toegang tot persoonsgegevens en de verwerking ervan. In Australië maken de Privacy Act 1988, de Workplace Surveillance Act 2005, de Surveillance Devices Act 1999, enz. toezicht mogelijk, maar in een meer beperkte vorm.

Al met al heeft elk land en de bijbehorende staten hun eigen unieke wetten voor het gebruik van werknemerscontrole. Het overkoepelende idee is echter dat een werkgever zijn werknemer op de werkplek kan controleren, zolang het binnen de grenzen van de wetgeving van de betreffende staat blijft.

Toezicht op werknemers GDPR

De General Data Protection Regulation (GDPR) richt zich expliciet op het privacybeleid voor mensen die in de Europese Unie (EU) wonen. Artikel 6 van de verordening benadrukt de rechtmatigheid van de verwerking en geeft, in dezelfde geest, een richting aan voor best practices op het gebied van werknemerscontrole in heel Europa. Artikel 6 bepaalt bijvoorbeeld dat gegevensverwerking "rechtmatig" is:

  • Wanneer de werknemer toestemming heeft gegeven om zijn gegevens voor een specifiek doel te verzamelen en te verwerken

  • Wanneer de gegevensverwerking tot doel heeft te voldoen aan de wettelijke voorschriften

  • Wanneer de gegevensverwerking wordt uitgevoerd in het algemeen belang

  • Wanneer de gegevensverwerking plaatsvindt in het belang van de werknemer

In dezelfde zin staat de GDPR de lidstaten binnen de EU toe de punten (2) en (3) te vervroegen op basis van het recht van de Unie en de lidstaten. Al met al is de GDPR een bron van vertrouwen voor werkgevers in de hele Europese Unie met betrekking tot hun beleid en praktijken op het gebied van werknemerscontrole.

In feite geeft het hen concrete aanwijzingen die zij kunnen volgen wanneer er onzekerheid bestaat over de vraag of de verzamelde gegevens worden gebruikt voor het doel waarvoor zij oorspronkelijk waren bestemd. Die onzekerheid kan ontstaan als het risico bestaat dat de verzamelde persoonsgegevens worden misbruikt.

Daarom helpt de GDPR werkgevers in feite de integriteit, vertrouwelijkheid, verantwoordingsplicht, nauwkeurigheid, billijkheid en rechtmatigheid van hun gegevensverwerking te handhaven.

Wat kunnen we verwachten in 2022?

Bijna 60% van de werkgevers maakte begin 2022 gebruik van software voor werknemersmonitoring om de productiviteit van werknemers te beoordelen. Naarmate de paradigmaverschuiving in de werkmodellen doorzet, zal dit aantal naar verwachting in de loop van de tijd aanzienlijk toenemen. Dat gezegd hebbende, veranderen deze vier trends het landschap van werknemersmonitoring in 2022.

Wat kunnen we verwachten in 2022?
  1. Personeelstoezicht als beheersinstrument

    In een poging om de productiviteit van hun personeel te verbeteren, wenden werkgevers zich steeds vaker tot oplossingen voor werknemersmonitoring in plaats van buitensporige aanwervings- en ontslagpraktijken. De achterliggende gedachte is dat werknemersmonitoring de werkgewoonten en productiviteitspatronen van werknemers in kaart helpt brengen, waardoor werkgevers gemakkelijker gegevensgestuurde beslissingen kunnen nemen om de algemene prestaties te verbeteren.

  2. De "hybride" aard van werk

    Meer dan 70% van de Amerikaanse bedrijven heeft het hybride werkmodel ingevoerd (of is daarmee bezig), dat wereldwijd steeds vaker opduikt. Omdat bedrijven een combinatie van ondersteuning, flexibiliteit en vrijheid moeten bieden en toch een bepaald niveau van verantwoordelijkheid van hun werknemers moeten handhaven, wordt het monitoren van werknemers de oplossing bij uitstek.

  3. Automatisering en AI in het oog houden

    Cloud-gebaseerde oplossingen voor werknemerscontrole winnen steeds meer terrein in het bedrijfsleven. Met geavanceerde functies voor tijdregistratie, gedragsanalyse, identificatie en risicodetectie verminderen deze oplossingen de behoefte aan handmatige interventie en daarmee de werklast van de HR-afdelingen.

  4. De prioriteit voor het welzijn van werknemers

    Een van de belangrijkste redenen waarom het monitoren van werknemers steeds meer ingang vindt, is misschien wel dat het werkgevers meer zicht geeft op hun personeel. Dit helpt hen ook bij het beperken en opsporen van gevaren die het welzijn van de werknemers kunnen beïnvloeden. Dit is vooral belangrijk omdat gezondheidsproblemen op de werkplek middelen en productiviteit kunnen aantasten, vooral wanneer het personeel afgelegen en over de hele wereld verspreid is.

FAQ's

  1. Hoe controleren werkgevers hun werknemers?

    Werkgevers controleren meestal de algemene werkprestaties of de aanwezigheid van de werknemers via software voor werknemersmonitoring. Tegenwoordig maken werkgevers steeds meer gebruik van deze oplossingen om hun werknemers te motiveren en te belonen, de productiviteit te verhogen en de besluitvorming te sturen.

  2. Wat kan software voor toezicht op werknemers doen?

    Software voor werknemerscontrole is sterk geëvolueerd en wordt nu voor veel meer gebruikt dan alleen het bijhouden van werkuren. Deze tools kunnen bedrijven helpen bij het volgen van werknemers op sociale media en het web, prestatiebeoordelingsrapporten verstrekken, risico's en fraude opsporen, enz.

  3. Verhoogt het toezicht op de werknemers de productiviteit?

    Door inzicht te geven in de werkgewoonten en de productiviteit van de werknemers, helpt software voor werknemersmonitoring bedrijven te bepalen wat er moet gebeuren om de productiviteit te verhogen. De juiste software voor werknemersmonitoring kan helpen bij het identificeren en kwantificeren van factoren die de productiviteit van een werknemer beïnvloeden, zoals werkomgeving, werklast, mate van betrokkenheid, enz.

  4. Hoe vinden werknemers het om gecontroleerd te worden?

    Dat is een subjectieve vraag. Sommige werknemers vinden het misschien niet erg om in de gaten te worden gehouden, maar anderen voelen zich misschien afgeschermd. Dit hangt af van verschillende factoren, zoals hun mate van vertrouwen in hun werkgever en het management, de bedrijfstak waarin zij werken, enz. Daarom moeten bedrijven de nodige voorzorgsmaatregelen nemen (toestemming van de werknemers) en ervoor zorgen dat ze de privacy van hun werknemers niet schenden terwijl ze hun doelen bereiken.

  5. Hoeveel toezicht op de activiteiten van werknemers is gepast op het werk?

    Er bestaat geen universele overeenstemming over wanneer en hoeveel activiteiten moeten worden gecontroleerd. De manier waarop dat gebeurt, hangt af van de bedrijfscultuur, de bedrijfstak van het bedrijf en andere factoren. De meeste bedrijfstakken die veel gegevens verwerken en analyseren, zoals het bankwezen, financiële diensten en de gezondheidszorg, richten zich echter vrij sterk op holistische controle van werknemers.

  6. Is het monitoren van werknemers legaal?

    In het algemeen wel. Maar organisaties in de publieke sector en de sociale dienstverlening hebben vaak bepaalde beperkingen op het gebruik van software voor het monitoren van werknemers. Bovendien kunnen staten verschillende wetten en voorschriften hebben die de werknemer van, laten we zeggen, videobewaking, gegevensverzameling, enz. regelen. Daarom moeten werkgevers voldoende waarborgen inbouwen om zich te beschermen tegen mogelijke inbreuken op gegevens en misbruik van informatie door zich te houden aan de privacywetgeving van hun staat.

  7. Moeten werkgevers hun werknemers op de hoogte brengen van de controle?

    De beste praktijk is om de werknemers op de hoogte te brengen zodra de oplossing voor werknemersmonitoring is (of wordt) ingezet. Zo weten werknemers wat hun werkgever controleert en in welke hoedanigheid. Het stelt hen ook in staat hun eventuele bezorgdheid te uiten.

  8. Is het legaal om werknemers te controleren zonder hun medeweten?

    Of dit legaal is, hangt af van de privacywetgeving van de staat. Sommige staten staan dit toe, mits aan specifieke eisen wordt voldaan. Zelfs dan moeten de werknemers ermee instemmen dat hun werkgever hun activiteiten controleert, en moet de werkgever in zijn privacybeleid aangeven wat zal worden gecontroleerd, hoe het zal worden gebruikt, enz. om misbruik van gegevens te voorkomen.

  9. Kan het monitoren van werknemers ethisch verantwoord gebeuren?

    Het ethisch gebruik van software voor het monitoren van werknemers is afhankelijk van het feit of de relevante digitale activa als privé en vertrouwelijk worden behandeld. Werkgevers moeten zich houden aan de geldende wetgeving in geval van gegevensinbreuk en juridische gevolgen. Het is ook essentieel dat werkgevers in hun privacybeleid duidelijk aangeven welke delen van de digitale activa van hun werknemers zullen worden gemonitord en werknemers toestemming laten geven voordat ze worden gemonitord. Voor duidelijkheid over dit onderwerp is het raadzaam dat werkgevers juridisch advies inwinnen voordat ze zich verbinden aan software voor het monitoren van werknemers.

  10. Is het legaal om e-mails van werknemers te controleren?

    E-mails vormen een integraal onderdeel van de dagelijkse workflow en worden daarom vaak gecontroleerd. Veel werkgevers gebruiken software om te controleren op berichten die hun bedrijfsbeleid schenden of die kritiek zijn voor hun bedrijf. Het is echter essentieel dat de werkgever de nodige wettelijke voorzorgsmaatregelen neemt en zich ervan vergewist dat hij in zijn recht staat om e-mails van werknemers te controleren, vooral gezien de talloze wetten en voorschriften die tegenwoordig de privacy van e-mails regelen.

  11. Waarom is het monitoren van werknemers belangrijk?

    Werknemersmonitoring is noodzakelijk voor bedrijven om concurrerend te blijven in de huidige digitale wereld. Het helpt werkgevers en werknemers hun prestaties te monitoren en te verbeteren door factoren te identificeren die bijdragen aan een hogere productiviteit, minder verloop en verzuim, enz. Het stelt werkgevers ook in staat om hun bedrijf te voeden en te laten groeien door het verzamelen en analyseren van de gegevens van hun werknemers om hen te helpen hun behoeften beter te begrijpen en zich aan te passen aan de veranderende omgeving.

  12. Waarom is het belangrijk om bewakingssoftware voor het hele kantoor te gebruiken?

    Software voor toezicht op werknemers kan worden gebruikt om de gedragspatronen van werknemers, die voor elk bedrijf van cruciaal belang zijn, te volgen en te begrijpen. Deze patronen kunnen informatie opleveren voor toekomstig personeelsbeleid, wijziging van werktijden, opleidingsbehoeften, enz. Als een bedrijf bijvoorbeeld ziet dat een groeiend aantal werknemers tijdens werktijd hun persoonlijke e-mailaccounts of e-commercesites bekijkt en het gebruik ervan wil beperken om de productiviteit te verhogen, kunnen visualisaties met behulp van software voor personeelsmonitoring bijzonder waardevol zijn.