Verantwoord gebruik van CleverControl

Onze principes

Transparantie. Monitoring mag nooit als een verrassing komen. CleverControl is ontworpen voor het monitoren waar medewerkers over worden geïnformeerd. De software ondersteunt geen verborgen of geheime monitoring.

Proportionaliteit. Organisaties mogen alleen verzamelen wat ze nodig hebben. Met CleverControl kunnen beheerders kiezen welke functies ze willen inschakelen, voor welke gebruikers en volgens welk schema, zodat de monitoring kan worden beperkt tot legitieme zakelijke behoeften.

Doelbeperking. Gegevens verzameld met CleverControl moeten worden gebruikt voor de doeleinden waarover medewerkers zijn geïnformeerd, zoals urenregistratie, projectrapportage, werklastplanning en beveiliging.

Beveiliging. Personeelsgegevens zijn gevoelig. We beschermen het met encryptie tijdens de verzending, toegangscontroles en veilige verwerking van inloggegevens.

Klantcontrole. Klanten bepalen hoe lang gegevens worden bewaard en kunnen deze verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn.

Verantwoordelijkheden van klanten

CleverControl biedt de hulpmiddelen; klanten bepalen hoe zij deze gebruiken. Elke klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hij met CleverControl verzamelt en is verantwoordelijk voor het rechtmatige gebruik ervan. Vóór en tijdens het gebruik van CleverControl moeten klanten:

• een wettelijke basis hebben voor toezicht op grond van de wetten die op hen en hun werknemers van toepassing zijn;
• informeer medewerkers en andere gebruikers vooraf over wat er wordt gemonitord, waarom, wie de gegevens kan zien en hoe lang deze worden bewaard;
• toestemming verkrijgen wanneer de wet, arbeidsovereenkomsten of collectieve overeenkomsten dit vereisen;
• indien nodig werknemersvertegenwoordigers of ondernemingsraden raadplegen;
• waar nodig een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitvoeren;
• beperk de toegang tot monitoringgegevens tot geautoriseerd personeel;
• verwijder gegevens die niet langer nodig zijn.

Vereisten verschillen per land en per sector. We raden u aan een juridisch adviseur te raadplegen voordat u CleverControl implementeert.

Wat wij niet toestaan

CleverControl mag niet worden gebruikt om mensen zonder hun medeweten in de gaten te houden, om zonder toestemming persoonlijke apparaten te monitoren, voor persoonlijke of familiale surveillance, of om iemand te stalken, lastig te vallen of te discrimineren. De volledige lijst staat in onze Beleid voor acceptabel gebruik. We kunnen accounts die deze regels schenden, opschorten of beëindigen.

Integraties

CleverControl kan worden geïntegreerd met zakelijke tools zoals Atlassian Jira om tijdregistratie te koppelen aan de taken waar mensen daadwerkelijk aan werken.

• Gebouwd voor tijdregistratie. De Jira-integratie importeert de taken die aan een gebruiker zijn toegewezen en registreert de tijd die eraan wordt besteed als werklogboeken in Jira. Het is ontworpen voor tijdregistratie, rapportage en werklastplanning.
• Elke gebruiker koppelt zijn eigen account. Een beheerder maakt de integratie voor de organisatie mogelijk en elke medewerker autoriseert toegang tot zijn of haar eigen Atlassian-account. Er is geen account gekoppeld zonder toestemming van de eigenaar.
• Minimale gegevens. We importeren alleen de gegevens die nodig zijn voor de integratie, zoals gebruikersnaam, functietitel, avatar, projecten en taaktitels en statussen. Wij importeren geen e-mailadressen, taakomschrijvingen, opmerkingen of bijlagen.
• Monitoringgegevens blijven in CleverControl. Schermafbeeldingen, toetsaanslagen, browsegeschiedenis, audio en video worden nooit naar Jira verzonden. Werklogboeken bevatten alleen de starttijd en duur van het werk.
• Geen profilering. Integratiegegevens mogen niet worden gebruikt om individuen te profileren of gevoelige kenmerken over hen af te leiden.
• De toegang kan worden ingetrokken. Beheerders kunnen de integratie op elk moment verbreken en gebruikers kunnen de toegang tot CleverControl intrekken in hun Atlassian-accountinstellingen.

CleverControl is een onafhankelijk product van derden en is niet aangesloten bij, onderschreven of gesponsord door Atlassian. Atlassian en Jira zijn handelsmerken van Atlassian.

Voor medewerkers

Als uw werkgever CleverControl gebruikt, bepaalt uw werkgever wat er wordt gemonitord en is hij verantwoordelijk om u hierover te informeren. Voor vragen over uw gegevens, waaronder inzage- of verwijderingsverzoeken, kunt u eerst contact opnemen met uw werkgever. U kunt ook contact met ons opnemen via privacy@clevercontrol.com, dan helpen wij uw werkgever met reageren.

Misbruik melden

Als u van mening bent dat CleverControl onrechtmatig of in strijd met ons beleid wordt gebruikt, neem dan contact met ons op via support@clevercontrol.com. Wij beoordelen elke melding.