Slimme controle over de productiviteit van werknemers

Eén programma voor volledige controle van het personeel op de werkplek. Een volledig verslag van de activiteiten van het team, de werktijd, het internetgebruik en meer is altijd binnen handbereik.
Compatibel met Windows OS vanaf XP en hoger en Mac OS vanaf 10.12 en hoger.
image

Toezicht op werknemers

CleverControl is gericht op het verzamelen van allesomvattende rapporten over de dagelijkse werkroutine van uw team. Door deze informatie te analyseren kunt u de gebruikelijke workflow op kantoor bekijken, succesvolle en ineffectieve patronen opsporen en manieren vinden om deze te verbeteren. Bovendien zijn functies zoals printercontrole nuttige hulpmiddelen om de bedrijfsmiddelen bij te houden. Een ander voordeel van personeelsmonitoring op de werkplek is dat u inefficiënte teamleden die hun werktijd verspillen aan onproductieve activiteiten kunt opsporen. Extreem hardwerkende werknemers verdienen ook bijzondere aandacht omdat een constante grote werkdruk leidt tot een hoog risico op burn-out. Met CleverControl kunt u uw team helpen het evenwicht tussen werk en privé te bewaren en uw team naar succes leiden.

Keylogging

Het meeste kantoorwerk vereist typewerk, zoals het invullen van financiële tabellen, het versturen van e-mails of het bespreken van het nieuwe project met het team in de groepschat. CleverControl registreert alle toetsaanslagen, zelfs de verwijderde. Detecteer degenen die de hele dag chatten zonder werk te doen. Het programma kan ook helpen om bedreigingen van binnenuit of informatielekken te voorkomen.

Screenshots

Als u de voorkeur geeft aan visuele rapporten, presenteert de functie Schermafbeeldingen de volledige samenvatting van de dag in beelden. Het programma maakt snapshots van het scherm wanneer de medewerker van actief venster wisselt, een website binnengaat of iets naar het klembord kopieert. Met behulp van deze schermafbeeldingen kunt u ervoor zorgen dat uw personeel altijd betrokken is bij het werkproces en onderzoeken hoe elk teamlid zijn werktijd gebruikt.

Volgen van internetgebruik

Monitoren hoe werknemers het internet gebruiken is misschien wel de meest waardevolle bron van informatie over hun werkdag. Kijk hoeveel ze werkgerelateerde websites gebruiken, naar welke informatie ze zoeken en hoe vaak ze worden afgeleid door sociale media, entertainment of shopping websites. Controleer afleidingen door onproductieve websites te blokkeren op categorieën, URL's of trefwoorden of door slechts een beperkt aantal goedgekeurde websites toe te staan. Ontdek of uw team extra training nodig heeft aan de hand van de informatie die ze zoeken.

image

Sociale media en boodschappers

Sociale media en chats kunnen meer dan 30% van de werktijd stelen. Hoewel ze een duidelijk teken van onproductiviteit zijn, kunnen ze ook een onopvallend teken van stress of burn-out zijn. Maak gedetailleerde verslagen en screenshots van inkomende en uitgaande berichten, posts, bezochte pagina's en communities. Beperk onproductieve activiteiten om tijd over te houden voor belangrijke taken en een meer betrokken en gezonde werkomgeving te creëren.

Toepassingen activiteit

Is er een toepassing waar uw team de meeste tijd aan zou moeten besteden? Met CleverControl kunt u controleren of dat inderdaad zo is. Bekijk alle geïnstalleerde programma's op computers en hoeveel tijd ze draaien tijdens de werktijd. Bespaar op licenties voor software die uw team niet gebruikt. Controleer nieuw geïnstalleerde toepassingen om ongewenste activiteiten te voorkomen.

Printertaken bijhouden

Het gebruik van bedrijfsmiddelen voor persoonlijke behoeften is vrij typisch voor werknemers. Terwijl sommigen persoonlijke documenten afdrukken om te besparen op betaalde printservices, doen anderen misschien iets ergers, zoals het afdrukken van vertrouwelijke informatie zonder toestemming. Ontvang een volledige lijst van gevallen van printergebruik met het tijdstip en de naam van de printeroperatie. Voorkom dat bedrijfsgegevens uitlekken en controleer het gebruik van bedrijfsmiddelen.

image

Bewaking van externe opslagapparaten

Toezicht op externe opslagapparaten is een andere manier om het lekken van bedrijfsinformatie of misbruik van middelen tegen te gaan. Clever Сontrol registreert welke apparaten verbinding maken met de computer en het tijdstip van de verbinding. In combinatie met schermafbeeldingen laat deze informatie u weten wie bestanden van de bedrijfscomputer kopieert of deze voor persoonlijke doeleinden gebruikt.

Live scherm en webcam uitzending

Realtime monitoring is perfect als u moet controleren wat uw team op dat moment doet. Vermijd onnodige spanning door achter de rug te staan en bekijk hun schermen live vanuit het comfort van uw eigen kantoor. Bekijk hoe goed en snel uw medewerkers hun taken uitvoeren en ondersteun eventuele nieuwe medewerkers die in het begin hulp en begeleiding nodig hebben. Ook biedt CleverControl een live uitzending van webcams die zijn aangesloten op bedrijfscomputers. Deze functie kan helpen om te besparen op videobewaking voor kleine kantoren.

Scherm-, webcam- en geluidsopname

De live feed bekijken kan tijdrovend en onhandig zijn, vooral als u niet op kantoor bent. Neem de schermen van de computers gedurende de hele dag op, en bekijk de opnames wanneer het u uitkomt. Selecteer de periodes waarvoor u de opnames moet zien en versnel het afspelen om tijd te besparen. Maak video- en geluidsopnamen van webcams die zijn aangesloten op de computers van het team om te zien wat er op kantoor gebeurt. Verkrijg het bewijs bij onderzoeken naar interne incidenten.

image

Werktijdregistratie

CleverControl kan dienen als een eenvoudige en handige werknemer aanwezigheid monitoring systeem. Het verzamelt automatisch rapporten over wanneer de teamleden hun werkdag beginnen en eindigen, hoeveel tijd ze werken of luieren op kantoor met een kopje koffie. Controleer de aanwezigheid en begrijp de werkgewoonten van uw personeel om een productievere en gelukkigere werkplek te creëren.

Uuropvolging

Handmatig in- en uitklokken kan onnauwkeurig en onbetrouwbaar zijn. In plaats daarvan houdt CleverControl de uren van werknemers bij door te registreren wanneer de persoon de computer aan- en uitzet. Ontdek wie altijd te laat is of het kantoor verlaat voordat de werkdag voorbij is. Zorg voor de gezondheid van uw team - onthul degenen die voortdurend overwerken en hun taken optimaliseren.

Registratie van inactiviteitstijd

Pauzes zijn essentieel omdat ze uw team in staat stellen zich op te frissen en eventueel met nieuwe ideeën te komen. Kijk wie zijn privilege te veel gebruikt en te veel koffie- of rookpauzes neemt. Het programma dient als productiviteitstracker en registreert perioden van inactiviteit die de toegestane limiet overschrijden. Krijg rapporten over de totale inactieve tijd gedurende de dag voor elk lid van het team.

Aanwezigheidscontrole

U weet misschien nooit dat uw werknemers herhaaldelijk de kantoordiscipline overtreden. Aan de andere kant zal een oververantwoordelijke werknemer u misschien nooit vertellen dat zijn werkdruk te hoog is. Dankzij de functies voor urenregistratie, opname en live toezicht kunt u altijd zien wie te laat of afwezig is op het werk of wie in het weekend werkt om te strakke deadlines te halen. Ontmasker de gebruikelijke slackers en teamleden die een overweldigende werkdruk ervaren, breng de taken in balans en zorg voor een stabiele en gezonde workflow.

image

Toegang op afstand tot statistieken van werknemersactiviteiten

Met Cloud Employee Monitoring kunt u de prestaties volgen, ongeacht waar u bent. Zolang u een mobiel apparaat of een computer bij de hand hebt, kunt u de workflow in één oogopslag controleren en beoordelen met behulp van informatieve statistische grafieken.

1

Algemene beoordeling van de actieve tijd

CleverControl analyseert automatisch de verzamelde informatie en creëert grafische weergaven van de totale actieve en inactieve tijd voor elk lid en het hele team per dag, week, maand of een aangepaste periode. Het signaleert ook dalingen en stijgingen in de activiteitstijd voor het team. Volg de productiviteit van werknemers, beoordeel de werkdiscipline in één oogopslag en neem stappen om deze te verbeteren.

2

Records van meest gebruikte toepassingen en websites

Als u geen tijd hebt om de verzamelde ruwe gegevens te onderzoeken, doen handige statistiekgrafieken dat voor u. Bekijk welke apps en categorieën websites de werknemers het vaakst gebruiken, hoeveel tijd ze eraan besteden en hoe deze waarde verandert in verschillende periodes. Krijg direct inzicht in het werkproces en identificeer aan de hand van de statistieken de behoefte aan training.

3

Spotlight op het gebruik van sociale netwerken en boodschappers

Merk onmiddellijk afleidingen op en neem maatregelen om ze te minimaliseren. De statistiek laat zien hoeveel tijd het team besteedt aan sociale netwerken en messengers en hoe dit tempo verandert. Het gebruik ervan beperken kan niet alleen de productiviteit maar ook de sfeer op kantoor verbeteren. De details van het project persoonlijk bespreken maakt het team meer verenigd. Het draagt ook bij tot een meer betrokken en inspirerende werkplek.

image

Gids voor werknemerscontrole

Wat is werknemerscontrole?

Werknemerscontrole betekent het verzamelen van informatie over de activiteiten van het personeel op de werkplek met behulp van verschillende methoden: van computercontrole tot videobewaking. De belangrijkste doelstellingen van dit toezicht zijn het verbeteren van de productiviteit, het controleren van de bedrijfsmiddelen en het voorkomen van gegevensverlies en onaanvaardbaar gedrag.

image

Uit onderzoek van International Data Corp (IDC) blijkt dat werknemers tot 40% van de internettoegangstijd op het werk besteden aan persoonlijke doeleinden. De grootste tijdgebruikers zijn sociale netwerken en shoppingwebsites. Ongeveer 60% van de online aankopen gebeurt tijdens de werkuren. Volgens onderzoek van Bambu door Sprout Social bekent ongeveer 70% van de werknemers dat ze regelmatig hun sociale media checken op het werk. In totaal kan het jaarlijkse productiviteitsverlies oplopen tot 40%.... Een ander punt van zorg is het lekken van bedrijfsgegevens. Volgens IDC heeft 20-30% van de werknemers e-mails met handelsgeheimen, intellectuele eigendom of andere gevoelige informatie naar buiten het bedrijf gestuurd.

Werknemerscontrole is een geweldige manier om het gebruik van bedrijfsmiddelen te controleren en te reorganiseren. Het komt vaak voor dat werknemers persoonlijke documenten afdrukken op kantoorprinters om te besparen op betaalde printdiensten. Een ander aandachtspunt is het gebruik van bedrijfssoftware. Jaarlijks verspillen Britse en Amerikaanse bedrijven 34 miljard dollar aan software die hun personeel niet gebruikt. Door het gebruik van apps te monitoren, kunt u zien of uw werknemers te veel of te weinig licenties gebruiken.

De beschreven problemen maken het moeilijk om het belang van toezicht op het personeel te onderschatten.

Wat zijn de soorten werknemerscontrole?

  • Volgen van webactiviteiten

    Het internet is een immense bron van waardevolle informatie op elk gebied - maar het is ook een grote bron van afleiding. Door bij te houden hoe uw team het internet gebruikt, kunt u deze afleiding beperken. Bovendien kunt u de behoefte aan opleiding vaststellen en besparen op dienstverleners door de efficiëntie van de bandbreedte te verbeteren.

    Het controleren van e-mails van werknemers is een van de manieren om potentiële gegevenslekken op te sporen en te voorkomen.

  • Controle van computeractiviteiten

    Computer activity monitoring is een brede term die betrekking heeft op het volgen van de handelingen van de gebruiker op de bedrijfscomputer. Het omvat keylogging, gebruik van toepassingen en websites, screenshots, printergebruik, actieve en inactieve tijd, registratie van zoekopdrachten en meer. Het bewakingsprogramma presenteert de verzamelde gegevens in gedetailleerde rapporten en statistische grafieken. Deze geven inzicht in het werkproces, dienen als productiviteitscontrole, helpen de discipline te handhaven en laten zien of het personeel de bedrijfsmiddelen op de juiste wijze gebruikt.

  • Plaatsbepaling

    Hoewel niet zo veel gebruikt als andere vormen van werknemerscontrole, is locatiebepaling een waardevolle manier om het personeel te controleren. Het is essentieel voor mensen die in het veld werken of vaak op zakenreis gaan. GPS-tracking helpt om apparaten van het bedrijf terug te vinden als ze worden gestolen of verloren gaan. U kunt ook de meest efficiënte routes controleren en vinden en de veiligheid verbeteren van werknemers die op afgelegen locaties werken.

  • Gesprekscontrole

    Gespreksmonitoring is gebruikelijk voor verkoopmanagers of medewerkers van klantenondersteuning. Speciale programma's nemen gesprekken op, en deze opnames stellen managers later in staat ervoor te zorgen dat werknemers de communicatienormen volgen, klachten van klanten te onderzoeken en nieuwe teamleden op te leiden.

  • Videobewaking

    Videobewakingssystemen zijn het meest effectief op plaatsen die zorgen baren over de veiligheid van de werknemers en de eigendommen van het bedrijf. Hier helpen ze diefstal of sabotage te voorkomen en zorgen ze ervoor dat de werkomstandigheden aan de veiligheidseisen voldoen. Hoewel videobewaking niet de beste manier is om de productiviteit te meten, kunnen de bewakingsgegevens waardevol zijn voor het bijhouden van aanwezigheid en het onderzoeken van interne incidenten.

Hoe controleer je de productiviteit op de werkplek?

  • Duidelijke verwachtingen en deadlines stellen

    Uw team zal nooit efficiënt zijn als ze niet weten wat en wanneer u van hen verwacht. Stel duidelijke en meetbare doelen, niet alleen voor het bedrijf als geheel, maar ook voor elk team en elk teamlid.

  • Gebruik projectbeheersoftware

    Er zijn tal van apps op de markt die projectbeheer moeiteloos en efficiënt maken. Ze laten je bijhouden wie verantwoordelijk is voor welk werk en hoeveel tijd ze eraan besteden. U kunt taken toewijzen aan medewerkers, deadlines stellen en het project bespreken - allemaal in één programma. Bespaar tijd op beheer en houd de inspanningen van uw team gecoördineerd.

  • Meet resultaten, niet de werktijd

    Uw team kan de meest punctuele ter wereld zijn en stipt op tijd komen en vertrekken. Toch kunnen ze het grootste deel van hun werktijd doorbrengen met het kijken naar grappige kattenvideo's op Youtube of het nonchalant kletsen met collega's bij een kopje koffie. Integendeel, iemand kan altijd een half uur te laat komen - en toch het meeste voordeel opleveren voor het bedrijf. Kijk naar het resultaat van het werk, niet naar hoeveel tijd werknemers op kantoor doorbrengen.

  • Kwaliteit boven kwantiteit

    Vijf goed uitgevoerde taken leveren meer winst op dan een dozijn slecht uitgevoerde. Let bij het beoordelen van de productiviteit meer op de kwaliteit van het werk dan op de kwantiteit. Dit is vooral belangrijk voor productiebedrijven.

  • Feedback geven

    Als u een weinig productieve werknemer opmerkt, haast u dan niet om hem lui te noemen en "vaarwel" te zeggen. Misschien hebben ze het moeilijk door een gebrek aan opleiding of onduidelijke taken. In dat geval zullen uw advies en feedback hun werkprestaties verbeteren. Communiceer met het team en creëer een efficiënte feedbackcultuur in uw bedrijf.

  • Volg de computeractiviteit

    Met behulp van werknemers monitoring software zoals CleverControl kunt u in de workflow kijken en zien hoe uw team hun taken uitvoeren. Detecteer onproductieve activiteiten, controleer aanwezigheid en werktijd en controleer het gebruik van middelen van het bedrijf.

Wat doet software voor toezicht op werknemers?

Tegenwoordig is software voor het monitoren van werknemers de meest gebruikte methode voor het volgen van de productiviteit in de meeste bedrijven, groot of klein. Het is eenvoudig en doeltreffend: de systeembeheerder installeert het monitoringprogramma op de computers van het bedrijf. Daarna doet het programma al het werk door automatisch de activiteit op deze computers te volgen en te interpreteren. Afhankelijk van de functionaliteit van de gekozen software kan het toetsaanslagen, actieve en inactieve tijd, aanwezigheid, voltooide taken, screenshots en nog veel meer registreren. De meest geavanceerde programma's hebben extra functies zoals het live uitzenden van schermen van de bewaakte computers, het maken van video-, audio- of gespreksopnamen, het berekenen van de loonlijst en andere.

U kunt verzamelde gegevens ontvangen via e-mail, cloudopslag of uw online dashboard en zowel op kantoor als op zakenreis op de hoogte blijven van het werkproces.

Wat zijn de voor- en nadelen van toezicht op werknemers?

Het belangrijkste voordeel van toezicht op het personeel is een hogere productiviteit. Als de personeelsleden weten dat ze onder toezicht staan, spannen ze zich meer in voor hun werk en raken ze meer betrokken. Er zijn echter meer voordelen aan het volgen van personeel dan dat. Het helpt om:

  • ineffectieve werkpatronen of onvoorziene moeilijkheden ontdekken, bijvoorbeeld wanneer werknemers meer tijd aan de taak besteden dan verwacht

  • werkprocessen analyseren en optimaliseren

  • de noodzaak van herverdeling van de werklast aantonen

  • de behoefte aan opleiding vaststellen

  • werktijd en aanwezigheid bijhouden

  • ervoor zorgen dat het personeel de bedrijfsmiddelen verstandig gebruikt

  • besparen op ongebruikte software of middelen en behoud van werknemers

  • erop toezien dat de teamleden altijd de gedragscode van de onderneming volgen, zowel in hun omgang met collega's als met klanten

  • lekken van gevoelige gegevens voorkomen

  • het nodige bewijs te leveren in interne onderzoeken

  • de arbeidsomstandigheden verbeteren

Klinkt dat uitstekend? Het monitoren van werknemers biedt inderdaad veel mogelijkheden voor de werkgever om het bedrijf te optimaliseren en betere resultaten te behalen. Het perspectief van gemonitord worden lijkt echter meestal niet zo zonnig voor de werknemers. Hier volgen enkele problemen:

  • Werknemers kunnen het gevoel hebben dat toezicht hun privacy schendt

  • Ze kunnen het opvatten als een gebrek aan vertrouwen

  • Als iemand weet van de software voor het bijhouden van de productiviteit, kan hij overwerken en zich zorgen maken over zijn prestaties, wat leidt tot een hoger stressniveau en het risico van een burn-out.

  • Veel mensen gebruiken dezelfde apparaten op het werk en thuis. Zij kunnen toezicht zien als een inbreuk op hun privéleven

  • Verzamelde gegevens kunnen worden misbruikt als verkeerde mensen er toegang toe krijgen

  • De werkgever moet de wettelijke voorschriften voor het toezicht op werknemers bestuderen en naleven. Als werkgever moet u transparant zijn tegenover uw personeel over welke gegevens u verzamelt en voor welke doeleinden. Maak duidelijk dat uw doel niet is om te spioneren, maar om een werkplek te creëren waar iedereen zijn taken optimaal kan uitvoeren en als team kan samenwerken.

Is het monitoren van werknemers legaal?

U weet dus hoe monitoring u kan helpen hogerop te komen met uw bedrijfsdoelstellingen. U hebt de voor- en nadelen afgewogen en het beste instrument voor uw doeleinden gekozen. Er is echter nog een cruciaal punt om rekening mee te houden - de wet op het monitoren van werknemers.

Hoewel werkgevers hun personeel al jaren volgen, zijn de wetten inzake het monitoren van werknemers nog steeds vaag en sterk afhankelijk van het land, de staat of zelfs de provincie. Als we het over de VS hebben, zijn de meeste controlemethodes hier legaal. Het staat de werkgever vrij het computer- en internetgebruik, privéberichten, e-mails en telefoongesprekken op de apparaten van het bedrijf te controleren. Hij kan video- en audiobewaking toepassen (met uitzondering van privéruimtes) en zelfs persoonlijke apparaten controleren (met enkele beperkingen) als de werknemer die voor zijn werk gebruikt. Bovendien is de werkgever in sommige staten niet verplicht het personeel op de hoogte te brengen van de meeste bewakingsactiviteiten.

Toch raden wij aan transparant te zijn over het bedrijfsbeleid en de redenen voor het toezicht. Zo verlicht u de stress van het gevolgd worden voor uw personeel en voorkomt u mogelijke geschillen in de toekomst.

In Europa zijn de meeste methoden voor het monitoren van werknemers legaal als ze zich houden aan de GDPR-wetgeving. De General Data Protection Regulation (GDPR), geïntroduceerd op 25 mei 2018, is erop gericht individuen controle te geven over hun gegevens. Het is van toepassing op elke organisatie en regelt hoe ze de persoonlijke gegevens van individuen moeten verwerken en bewaren. Volgens de GDPR moet u als werkgever het personeel op de hoogte stellen van de controlemethoden en hun toestemming krijgen voor het verzamelen van gegevens. U bent ook verantwoordelijk voor de bescherming van de verzamelde gegevens.

De GDPR geldt voor alle organisaties in de EU. Ook ondernemingen die daarbuiten zijn gevestigd maar werknemers in de EU hebben, vallen eronder.

GDPR heeft niet direct betrekking op veel aspecten van toezicht op de werkplek, zoals het volgen van computers, internetgebruik, e-mail en sociale media. Hier is de vuistregel om het personeel vooraf via een duidelijk intern beleid te informeren over het toezicht en hun toestemming te verkrijgen. De trackingmethoden die u gebruikt, mogen het fundamentele recht op privacy van de persoon niet schenden of beperken. GDPR verbiedt ten strengste het registreren van toetsaanslagen en schermactiviteiten op bedrijfs- en persoonlijke apparaten die de persoon mogelijk voor zijn werk gebruikt.

Er bestaan soortgelijke wetten in India, Canada, Nigeria, Maleisië en verscheidene andere landen. De werkgever moet een geldige reden hebben om het personeel te volgen, de werknemers informeren welke gegevens zij verzamelen en met welke middelen, en hun toestemming krijgen voor het toezicht. Er zijn echter nogal wat nuances, afhankelijk van het land. In Rusland bijvoorbeeld mogen werkgevers alleen de duur van telefoongesprekken en het aantal deelnemers controleren, maar niet de eigenlijke telefoongesprekken. In Finland, dat de strengste wetten inzake gegevensbescherming heeft, hebben werkgevers zeer weinig rechten om het computergebruik te controleren.

Om ervoor te zorgen dat het toezicht in uw bedrijf geen wetten schendt, raden wij u aan altijd uw lokale en staatswetgeving te raadplegen. Het is ook raadzaam om transparant te zijn met uw personeel over de redenen voor bewaking, welke gegevens u verzamelt en hoe u deze zult gebruiken.