Hoe geld besparen door arbeidstijdregistratie te automatiseren?

Ongeveer 5-15% van de werktijd wordt verspild. Maar weten wie en hoe kostbare minuten verspilt, kan de verliezen beperken. Bewakingssoftware kan u daarbij helpen.

In deze moeilijke economische tijden verandert de vraag naar materiële prikkels in een meer begrijpelijke vraag: hoeveel moet je iemand betalen? Voorrechten geven aan personen die meer verdienen is belangrijk vanuit het oogpunt van sociale verantwoordelijkheid en het is even belangrijk voor het bedrijfsleven omdat anders de prijs van menselijke en administratieve fouten stijgt. Het is gevaarlijk om belangrijke professionals te weinig te betalen omdat zij het bedrijf kunnen verlaten. En het is natuurlijk ondoelmatig om werknemers die zonder fulltime inzet werken te veel te betalen.

Het probleem van de doeltreffende verdeling van de lonen hangt nauw samen met verschillende andere problemen die verder gaan dan het personeelsbeheer. Maar alvorens vergaande conclusies te trekken is het noodzakelijk om uitgebreide benchmarkgegevens te verkrijgen.

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

Door het gedetailleerde beeld van hoe de werkdagen van elke werknemer in alle afdelingen en het bedrijf als geheel verlopen, is het mogelijk conclusies te trekken over wie de taken van een ander verwerkt en uitvoert, wie niet aan het werk is en wie bedrijfsprocessen saboteert.

Hulpmiddelen voor accountants zijn meestal hulpmiddelen als "FreshBooks" of "QuickBooks" en spreadsheets als Excel. Het is dus gemakkelijk om de productieve werktijd van een accountant te berekenen. Dit is de eenvoudigste mechanische analyse, maar zelfs in dit stadium kun je veel interessante dingen vinden. Een bedrijf vond bijvoorbeeld een werknemer die vijf of zes uur per dag (75% van de tijd) online games speelde of films keek.

Verspilde arbeidstijd omvat gewoonlijk 5-15% van alle arbeidstijd. De details moeten voor elk geval apart worden beoordeeld, want mensen zijn geen robots en in sommige gevallen zijn kleine pauzes nodig om de aandacht en de prestaties op een bepaald niveau te houden. Maar als slechts 60% van de werktijd productief is (en wij hebben inderdaad dergelijke gegevens van onze gebruikers ontvangen) dan betekent dit dat in feite 40% van het loonfonds kan worden beschouwd als direct verlies doordat werknemers hun taken niet uitvoeren.

Volgens onze gegevens zijn er in elk derde bedrijf met 40 of meer werknemers ten minste één of twee werknemers die fysiek aanwezig zijn op de werkplek maar vrijwel geen nuttige taken uitvoeren.

Een logistieke afdeling lijkt misschien voorbeeldig door nieuwe artikelen foutloos en op tijd in de database in te voeren. Maar wat als uit het werktijdregistratiesysteem blijkt dat 70% van de databasetaken door slechts één persoon wordt uitgevoerd? Misschien moet u de richtlijnen voor medewerkers herzien of overwegen de afdeling in te krimpen.

Als u 10 licenties van Adobe Photoshop hebt gekocht voor uw reclameafdeling, maar het wordt slechts op zeven computers gebruikt, kunt u honderden dollars besparen door de drie overtollige licenties niet te verlengen. Dergelijke verschillen tussen aankoopplannen en werkelijk gebruikte hardware en software kunnen tot een verrassend aantal oplopen. Het is veel gemakkelijker en logischer om de materiële middelen te optimaliseren op basis van de werklast van het productieve personeel en niet op basis van een simpele "head count".

Veel overtredingen van de arbeidsdiscipline kunnen niet anders worden geregistreerd dan door automatische tracering. Stel, een werknemer kwam om 9.00 uur naar kantoor, wat goed lijkt omdat hij of zij niet te laat was. Maar als de eerste computeractiviteit pas om 9.35 uur plaatsvond, betekent dit dat deze werknemer niet onmiddellijk aan het werk ging.

Stilstand mag ook niet selectief worden geregistreerd. Misschien vond het onfortuinlijke moment van controle plaats toen een werknemer een noodzakelijke pauze nam na het beëindigen van een zenuwslopende noodtaak en voordat hij aan een nieuwe begon. Of, integendeel, een werknemer werd per ongeluk betrapt op een zeldzaam moment waarop hij iets productiefs aan het doen was.

Een programma houdt voortdurend bij. Het geeft een betrouwbare numerieke schatting zonder speculaties en veronderstellingen. Dus, laten we zeggen dat u een volledig beeld hebt van het effectieve gebruik en verlies van werktijd. Wat nu?

Veel bedrijven creëren na lange tijd (meer dan een jaar) een eigen systeem van tijdbeheer op basis van de totale timing van alle processen, dat een systeem van sleutelprestatie-indicatoren omvat. Vervolgens worden op basis van deze normen en de KPI alle beslissingen genomen betreffende de verdeling van taken, de beoordeling van prestaties en uiteindelijk beslissingen over de verdeling van salarissen, aanwerving en roulatie of personeelsinkrimping.

Het eerste resultaat van de automatisering van de werktijdregistratie in een bedrijf is meestal de goedkeuring van het toegestane percentage niet-productieve tijd. De meeste managers menen dat 10% de maximumwaarde is voor deze indicator, hoewel sommigen proberen het tijdverlies te beperken tot het absolute nulpunt.

"Overuren", vrije dagen, vakanties, te laat komen en absenteïsme van werknemers kunnen nu worden bekeken door gewoon op een knop te drukken: CEO's zien de werkelijke werktijden van de werknemers. Betalen voor luiheid is niet meer nodig.

Bovendien bieden sommige systemen voor werktijdregistratie de werknemers de mogelijkheid tot zelfafstemming. Daartoe wordt een lijst van typische taken van elke werknemer aangemaakt en kan elk van hen het systeem meedelen welke processen op zijn of haar computer draaien. Deze informatie wordt eenvoudig opgelegd aan de computergebruiksstatistieken van een werknemer om te zien of hij of zij de taken correct in het systeem heeft genoteerd. Deze overzichtsrapporten geven niet alleen een beeld van de werklast van het personeel, maar ook van wanneer, welke en wiens acties het bedrijf de meeste winst opleveren. Op deze manier wordt eenvoudige tijdregistratie van softwaregebruik in een kantoor een instrument voor HR-beleid en kan, wanneer er goed mee wordt omgegaan, ook helpen bij marketing en financieel beleid.

Na invoering van een geautomatiseerd systeem voor het bijhouden van werktijden kunnen financiële verliezen als gevolg van verkeerd gebruik van werktijden gemiddeld met de helft worden verminderd. In een jaar kan extra winst worden gemaakt door de kosten van personeel en kantoorinfrastructuur te verlagen (bijvoorbeeld door sommige werknemers op afstand te laten werken), de belastingen te optimaliseren en de winstderving te beperken.

De terugverdientijd van een investering in een dergelijk systeem, gebaseerd op mijn ervaring, is ongeveer zes maanden. Er zijn twee belangrijke variabelen:

1. De prijs van het systeem. De goedkoopste oplossingen zijn momenteel de gratis systemen, zoals CleverControl Employee Monitoring waarmee u zonder kosten tot 9 werknemers kunt controleren. Dit is ruim voldoende voor een klein bedrijf of een middelgroot bedrijf met enkele sleutelfiguren. Voor bedrijven met meer werknemers zijn er betaalde opties, maar nog steeds met een redelijke prijs, zoals Spyrix Employee Monitoring en dergelijke. De duurste kunnen oplopen tot 90-100 dollar per gebruiker. Hoewel de goedkope en de dure opties ongeveer dezelfde functies hebben.

2. Methodologie van de toepassing. Als men het toezicht beperkt tot het eenvoudig bijhouden van de werktijd, neemt de terugverdientijd toe. In het geval van complexe analyse en veelzijdig gebruik van de verkregen gegevens kan het terugverdienproces van de investering sterk worden versneld en is het beter te spreken over de optimalisering van bedrijfsprocessen dan over eenvoudige besparingen.

Het algoritme van de overgang van de puzzel "Ik vraag me af wat mijn werknemers op het werk doen" naar volledige informatie over de gedetailleerde vooruitgang van elke individuele werknemer ziet er als volgt uit:

1. Kies een systeem voor werktijdregistratie met voldoende flexibele functionaliteit.

2. Installeer het, zorg ervoor dat u het personeel informeert over de nieuwe spelregels (geen geheime bewaking, dat is een directe weg naar confrontatie in plaats van productiviteitsverhoging).

3. Stop met betalen voor het verspillen van werktijd.

4. Stop met betalen voor absenteïsme en te laat komen.

5. De software-uitgaven verminderen.

6. Sluit onnodige uitgaven voor overbodige werknemers uit.

7. Sluit de kosten van het uitvoeren van eenvoudige taken door "dure" werknemers uit.

8. Opzetten van bedrijfs-KPI-wedstrijden tussen afdelingen en werknemers.

9. Feliciteer en beloon de winnaars.