Hoe CleverControl implementeren in overeenstemming met GDPR

Disclaimer

Houd er rekening mee dat dit artikel een aanbeveling is en niet bedoeld ter vervanging van juridisch advies. GDPR-compliance is een complex rechtsgebied en de informatie die hier wordt gegeven, is alleen bedoeld als algemene richtlijn. Het is essentieel om een gekwalificeerde advocaat in uw omgeving te raadplegen die gespecialiseerd is in gegevensbescherming en privacywetgeving om ervoor te zorgen dat uw organisatie volledig voldoet aan de GDPR. Dit artikel moet worden beschouwd als een startpunt voor uw onderzoek en is geen vervanging voor professioneel juridisch advies.

Wat is GDPR?

De General Data Protection Regulation (GDPR) is een uitgebreide wet op de privacy en bescherming van gegevens die in 2018 door de Europese Unie (EU) is aangenomen. Het belangrijkste doel is om individuen meer controle te geven over persoonlijke gegevens die zijn verzameld door "voor de verwerking verantwoordelijken" en om de regelgeving voor gegevensbescherming in alle EU-lidstaten te harmoniseren. "Verantwoordelijken voor de verwerking" zijn personen, bedrijven, organisaties of andere instanties die informatie verzamelen.

De GDPR is gebaseerd op verschillende fundamentele principes:

  • Doelbeperkingen: gegevens mogen alleen worden verzameld en verwerkt voor het doel waarvoor ze zijn bedoeld;
  • transparantie en informatie over gegevensverwerking;
  • rechtmatige en eerlijke gegevensverwerking: de verwerkingsverantwoordelijke moet een rechtsgrondslag hebben en werken in het belang van de persoon;
  • minimalisatie van gegevensverzameling: alleen de strikt noodzakelijke hoeveelheid gegevens mag worden verzameld en verwerkt;
  • nauwkeurigheid van de verzamelde gegevens: de voor de verwerking verantwoordelijke moet redelijke maatregelen nemen om zo nauwkeurig mogelijke gegevens te verkrijgen;
  • beperkte opslagduur: de voor de verwerking verantwoordelijke moet persoonsgegevens wissen die niet meer nodig zijn;
  • garanties voor gegevensbeveiliging en vertrouwelijkheid: alleen bevoegd personeel van de verwerkingsverantwoordelijke heeft toegang tot de verzamelde gegevens;
  • Verantwoordelijkheid: de verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de GDPR.

Daarnaast geeft GDPR individuen rechten zoals het recht op toegang, rectificatie en uitwissing van hun gegevens, evenals het recht op gegevensportabiliteit. Organisaties moeten zich aan deze principes houden en de privacyrechten van individuen beschermen als ze gegevens verzamelen van individuen in de Europese Unie.

Hoe CleverControl implementeren in overeenstemming met GDPR?

GDPR-vereisten begrijpen

Bestudeer de GDPR om de belangrijkste principes, vereisten en verplichtingen te begrijpen, vooral hoe deze van toepassing zijn op het monitoren en verwerken van werknemersgegevens. Vraag in geval van twijfel juridisch advies aan experts die goed op de hoogte zijn van de GDPR en de wetgeving op het gebied van gegevensprivacy om er zeker van te zijn dat je controlepraktijken in overeenstemming zijn met de wettelijke vereisten.

Be transparent

Eerlijkheid is altijd het beste beleid, en als het gaat om het verzamelen van persoonlijke gegevens is dat van het grootste belang. Volgens de GDPR heeft de persoon het recht om te weten dat je zijn persoonlijke gegevens verzamelt, dus moet je het monitoren van werknemers openlijk implementeren. Voordat je CleverControl installeert, moet je je werknemers informeren dat je hun activiteiten op werkcomputers wilt monitoren en dus hun gegevens wilt verzamelen.

Leg uit welke gegevens je precies gaat verzamelen en hoe je ze gaat verwerken en gebruiken.

Leg het doel uit

GDPR vereist dat je persoonlijke gegevens alleen verzamelt voor gespecificeerde, expliciete en legitieme doeleinden en deze niet verwerkt op een manier die onverenigbaar is met deze doeleinden. Definieer redenen en duidelijke doelen voor het gebruik van CleverControl en leg deze uit aan de medewerkers. Als deze doelen veranderen, zorg er dan voor dat u de medewerkers informeert over deze wijzigingen.

Toestemming krijgen om gegevens te verzamelen

Zorg ervoor dat uw werknemers geïnformeerde toestemming hebben gegeven voor monitoring. We raden aan om dit schriftelijk te doen. Het document moet heel duidelijk zijn over waar werknemers mee akkoord gaan. Werknemers hebben het recht om hun toestemming op elk moment in te trekken.

Gegevens minimaliseren

GDPR moedigt je aan om alleen die gegevens te verzamelen die strikt noodzakelijk zijn voor legitieme zakelijke doeleinden en je doelen voor monitoring. Vermijd het verzamelen van overmatige of irrelevante informatie over uw werknemers.

Afhankelijk van uw doelstellingen wilt u misschien uiteenlopende informatie verzamelen en deze informatie kan variëren van team tot team of zelfs van medewerker tot medewerker. CleverControl wordt geleverd met flexibele controle-instellingen, zodat u eenvoudig kunt configureren welke informatie het programma over elke medewerker verzamelt.

Respecteer de toegangsrechten tot gegevens

Onder GDPR hebben personen het recht om toegang te krijgen tot hun gegevens, bezwaar te maken, onjuistheden te corrigeren en te verzoeken om gegevensverwijdering. Zorg voor een proces om snel op deze verzoeken te reageren.

Dit is hoe CleverControl u kan helpen om in lijn te blijven met de rechten van werknemers:

  • Met de functie Rapporten kun je werknemers toegang geven tot verzamelde gegevens. Rapporten bevatten alle verzamelde gegevens voor elke periode en gebruiker in een handig formaat. Je kunt ze op elk gewenst moment downloaden en naar werknemers sturen.
  • Medewerkers kunnen CleverControl op hun computer installeren door een speciale link te volgen of het installatiebestand te gebruiken dat u beschikbaar stelt. Dit is een van de manieren waarop ze expliciet hun toestemming kunnen geven voor monitoring.
  • CleverControl slaat alle verzamelde gegevens op de bewaakte computer op voordat deze worden geleverd aan het bewakingsdashboard. U kunt alle of een specifiek type gegevens onmiddellijk wissen van die computer via het dashboard.
  • CleverControl Cloud bewaart verzamelde gegevens op het online dashboard gedurende 1 tot 12 maanden, afhankelijk van het type gegevens. Daarna worden ze automatisch permanent verwijderd zonder mogelijkheid tot herstel. Op dit moment is er geen optie om de gegevens handmatig te wissen. Je kunt de computer echter van je dashboard verwijderen, waarna alle gegevens die ermee zijn geassocieerd ook worden verwijderd.
  • CleverControl On-Premise en CleverControl Local voor kleine bedrijven geven u volledige controle over de verzamelde gegevens omdat de gegevens binnen uw bedrijf blijven. Definieer en houd u aan specifieke bewaarperioden voor gegevens over het monitoren van werknemers. Zodra de gegevens niet langer nodig zijn voor het beoogde doel, moeten ze veilig worden verwijderd.

Vertrouwelijkheid behouden

GDPR vereist dat alleen het personeel dat de gegevens verwerkt toegang heeft tot de gegevens.

Bij CleverControl hebben we geen toegang tot de verzamelde monitoringlogs - alle gegevens worden automatisch verwerkt en versleuteld opgeslagen. Alleen de CleverControl accounteigenaar heeft toegang tot de verzamelde informatie. Om in overeenstemming te blijven met de GDPR, deelt u deze toegang alleen met managers die werknemersbeoordelingen uitvoeren op basis van de verzamelde gegevens. Zorg ervoor dat alleen geautoriseerd personeel de monitoringlogs kan bekijken.

CleverControl On-Premise en CleverControl Local voor kleine bedrijven zijn speciaal ontworpen om het bedrijf volledige controle te geven over hoe de gegevens worden opgeslagen en verwerkt - en wie er toegang toe heeft.

Train je werknemers over GDPR-compliance en het gegevensbeschermingsbeleid van je bedrijf, vooral degenen die betrokken zijn bij het monitoren en verwerken van gegevens.

Conclusie

Het implementeren van CleverControl en tegelijkertijd voldoen aan de GDPR is essentieel voor organisaties die de activiteiten van hun werknemers in de EU willen monitoren en tegelijkertijd hun rechten op het gebied van gegevensprivacy willen respecteren. Door de richtlijnen te volgen die in dit artikel worden beschreven, zoals dataminimalisatie, transparantie, toestemming en robuuste beveiligingsmaatregelen, kunt u een balans vinden tussen het effectief monitoren van werknemers en GDPR-compliance.

Vergeet niet dat GDPR een dynamische regelgeving is en dat het van cruciaal belang is om op de hoogte te blijven van alle wijzigingen in de wet. Regelmatige audits, opleiding van medewerkers en juridisch advies indien nodig maken allemaal deel uit van het voortdurende proces om ervoor te zorgen dat uw CleverControl-implementatie in overeenstemming is met de GDPR-principes.

Door deze praktijken op te nemen in de aanpak van CleverControl binnen uw organisatie, kunt u niet alleen de privacy van gegevens handhaven, maar ook het vertrouwen en de transparantie van uw medewerkers bevorderen. Het vinden van dit evenwicht is niet alleen een wettelijke vereiste; het is een bewijs van uw inzet om de rechten van individuen te respecteren en hun persoonlijke gegevens te beschermen. Vergeet niet dat gegevensbescherming en compliance voortdurende verantwoordelijkheden zijn en essentiële elementen van verantwoordelijke en ethische bedrijfspraktijken in de hedendaagse datagestuurde wereld.