De workflow verbeteren

Aan het begin van 2020, toen de Covid-19 pandemie op gang kwam, zag een marketingbureau uit Leeds zich, net als veel andere bedrijven, genoodzaakt om over te schakelen op het model van werken op afstand.

Nadat de beperkingen waren opgeheven, vroegen sommige werknemers of zij op afstand konden blijven werken. De directie stemde ermee in een model van werken op afstand toe te staan na de installatie van software voor toezicht op de werknemers. De directeur legde dit uit als een maatregel om de betrokkenheid van werknemers op afstand te waarborgen. De directeur legde ook uit welke gegevens mogen worden verzameld en hoe deze zullen worden gebruikt.

Het bedrijf koos voor CleverControl vanwege de flexibiliteit en beheersbaarheid. De werknemers zouden hun persoonlijke computers gebruiken voor hun werk, dus ze moesten de mogelijkheid hebben om het toezicht aan het einde van de werkdag uit te schakelen. De veiligheid van de verzamelde gegevens was om dezelfde reden ook een topprioriteit aangezien het programma af en toe persoonlijke gegevens zou kunnen vastleggen. Het bedrijf wilde ook de mogelijkheid hebben om het werk van het personeel in real time te zien om de betrokkenheid te waarborgen.

De werknemers installeerden CleverControl zelf, waardoor ze meer controle kregen over het onboardingproces. Dankzij de gebruiksvriendelijkheid en de eenvoud vereiste de installatie geen IT-kennis en kon deze worden uitgevoerd door minder technisch onderlegde medewerkers. Slechts een handvol leidinggevenden had toegang tot de verzamelde logboeken om de privacy van het personeel te beschermen.

Uit de monitoring bleek dat de actieve tijd van de werknemers op afstand op hun computer minder dan acht werkuren bedroeg. Toch haalden ze alle deadlines en werden ze zeer gewaardeerd door hun collega's en het management. Tijdens het gesprek met het hoofd van de afdeling bekende een van de telewerkers dat zijn werkdruk laag was en hij veel vrije tijd op kantoor had. Hij had gevraagd om op afstand te werken om die vrije tijd stiekem met zijn gezin of aan zijn hobby's te kunnen besteden.

Het management analyseerde het werk van andere werknemers en stelde vast dat de werklast ongelijk verdeeld was. Door extra opleiding aan te bieden en sommige werknemers te herplaatsen, slaagde het bedrijf erin een hogere mate van betrokkenheid en productiviteit te bereiken. Deze stappen hielpen ook om het enthousiasme van de werknemers te vergroten door hen nieuwe interessante taken aan te bieden.

• Actieve tijdsregistratie

  Door bij te houden hoeveel tijd de werknemer actief aan zijn computer werkt, kunnen slapers en problemen en de toewijzing van verantwoordelijkheden aan het licht komen.
• Controleerbaarheid

  Werknemers die persoonlijke apparaten voor hun werk gebruiken, kunnen na afloop van de werkdag het toezicht uitschakelen en zich geen zorgen maken over de beveiliging van hun privégegevens.
• Controle in real time

  Door werknemers in real time te volgen, kunnen managers zien waar ze aan werken en productiviteitsdalingen opsporen.