Fraude op de werkplek

Fraude met magazijnactiviteiten, de boekhouding van goederen of logistiek behoren tot de populairste in de detailhandel en de dienstensector. Zij kosten bedrijven meer dan een derde van alle verloren transacties, maar blijven heel vaak onopgemerkt. Enkele van de meest voorkomende fraudeconstructies zijn de volgende:

• Een werknemer in het magazijn registreert minder goederen dan ze accepteren en steekt het verschil in zijn zak.

• Een magazijnmedewerker schrijft een deel van de kwaliteitsproducten af als defect en steelt ze.

• Een magazijnmedewerker schrijft een deel van de kwaliteitsproducten af als defect en steelt ze.

  Zij delen het verschil tussen de echte en de opgeblazen prijs.

We nodigden Katherine, de eigenaar van een schoonheidssalonketen, uit om onze oplossing te proberen en te zien hoe deze haar groeiende bedrijf ten goede kan komen. Zoals de meeste bedrijfseigenaren gebruikte Katherine videobewakingssystemen in haar salons. Maar ze was op zoek naar manieren om haar medewerkers beter te controleren, met name administrateurs, accountants en salonmanagers.

Het bedrijf gebruikte CleverControl al een jaar om de kwaliteit van de klantenservice te beoordelen en de werkdiscipline te handhaven. De managers gebruikten de verzamelde rapporten vooral om het begin en het einde van de werkdag bij te houden en schermbeelden te bekijken om te zien hoe medewerkers werken en hoe zij met klanten communiceren.

Met CleverControl kon Katherine de kwaliteit van de klantenservice controleren. Ze kon e-mails en chatlogs van websites met klanten lezen. "Ik ontdekte een eigenaardige gewoonte van een van de beheerders," zegt Katherine. Toen de beheerder te maken kreeg met de negatieve houding van een klant in de chat en haar geduld begon te verliezen, typte ze een zeer emotioneel en zelfs onbeleefd antwoord, maar verzond het niet. Daarna verwijderde ze het eerste antwoord en schreef een beleefd en professioneel antwoord. "Ik denk dat het haar helpt om haar emoties te luchten," geeft Katherine toe. "Maar een toevallige vingerwijzing kan onze reputatie ruïneren, dus heb ik de beheerder gewaarschuwd voor de onaanvaardbaarheid van dergelijk gedrag."

De monitoring met CleverControl bracht ook een veel ernstiger probleem aan het licht. Katherine had een vaag vermoeden dat de uitbater van één van de salons verzorgingsproducten stal. Bij de inventarisatie waren de documenten en de voorraad altijd in orde en de saloneigenaar had geen bewijs van diefstal.

CleverControl hielp Katherine om de volgende fraudezaak te onthullen. Zo stuurde de leverancier de factuur voor tien potten vochtinbrengende crème naar de boekhouder van Katherine. Na ontvangst van de betaling leverde de leverancier de bestelling aan het salon, maar de salonverantwoordelijke registreerde slechts negen potten in het boekhoudprogramma en stal de tiende. Ze pleegde deze fraude regelmatig met andere premium verzorgingsproducten. De oplichting kwam aan het licht toen Katherine screenshots en keylogs van de computer van de manager vergeleek met de facturen van de leverancier. De manager pochte ook in chats met haar vrienden dat ze nooit één fles shampoo had gekocht sinds ze in de salon werkte. Schermafbeeldingen van deze chats werden door CleverControl ook op haar werkcomputer vastgelegd. Katherine ontsloeg de manager en bestrafte de boekhouder wegens nalatigheid. De accountant was verantwoordelijk voor het vergelijken van het aantal bestelde, geleverde en geregistreerde benodigdheden, maar ze deed het nooit.

CleverControl overtrof mijn verwachtingen," geeft Katherine toe. "Het is zeer gebruiksvriendelijk en registreert werkelijk alles wat mijn werknemers op hun computers doen. Zonder dat zou ik misschien nooit bewijs krijgen van de fraude van de manager. Het gaf ook enkele zwakke punten in het werk aan die verbeterd moesten worden.

• Keylogging

  Deze functie toonde de gevallen van ongepaste communicatie met klanten en leverde het bewijs van de fraude van de manager.
• Screenshots en schermopname

  Deze logboeken dienden als aanvullend bewijs voor de fraude van de manager.
• Live bekijken

  Dankzij de live stream van de schermen van de werknemers had Katherine meer controle over het werkproces.