Hoe regelmatige vergaderingen de productiviteit kunnen beïnvloeden

Motivatie en verantwoordelijkheidsgevoel zijn niet de enige bepalende factoren voor de productiviteit van uw personeel. De organisatie van het werk, hoe gestructureerd en logisch ook, kan schadelijk zijn als geen rekening wordt gehouden met de persoonlijkheid van de werknemer.

Het webdesignbedrijf uit onze case van vandaag is onze jarenlange klant. Zij begonnen CleverControl te gebruiken in 2017 toen hun team uit slechts vijf personen bestond, inclusief de directeur. Sindsdien is hun startup uitgegroeid tot een klein bedrijf, net als hun klantenbestand, de complexiteit van de opdrachten en dus ook het personeel. Kon de werknemer voorheen het lopende project snel bespreken met de directeur of de collega bij de waterautomaat of tijdens de pauze, het grotere team vereiste andere organisatievormen. De directeur besloot tot verplichte dagelijkse briefings en maandelijkse vergaderingen; daarnaast organiseerden de medewerkers hun eigen vergaderingen wanneer zij de lopende taak moesten bespreken. Uiteindelijk kon de medewerker twee tot drie keer per dag vergaderen. Voor sommige werknemers was de kans om de resultaten van hun werk te presenteren, deel te nemen aan live discussies en zich een deel van het team te voelen een enorme motivatie en inspiratie. Anderen daarentegen waren niet blij met de nieuwe workflow.

De directeur merkte dat een van de senior medewerkers die er al vanaf de eerste dag bij was, een lagere productiviteit vertoonde dan normaal. De directeur inspecteerde de logboeken die CleverControl op de computer van de werknemer verzamelde en vond een frustrerend patroon. Aanzienlijke periodes van inactiviteit of onproductieve activiteit volgden op elke vergadering waaraan de werknemer moest deelnemen. De werknemer bladerde door nieuwswebsites en forums of speelde kleine spelletjes voordat hij ongeveer een uur na de vergadering weer aan het werk ging.

De werknemer was introvert, communiceerde weinig met zijn collega's over andere onderwerpen dan het werk en werkte liever alleen. Hij bekende dat elke vergadering, vooral een spontane, hem uitputte en ontspoorde en de werknemer had tijd nodig om zich weer te concentreren. Dit geval deed de directeur de workflow heroverwegen om rekening te houden met de persoonlijkheid van de werknemers. De introverte werknemer mocht alleen de verplichte vergaderingen bijwonen waar zijn aanwezigheid en deskundigheid absoluut noodzakelijk waren. Ook werkte de directeur aan een vermindering van het aantal opdrachten.

• Activiteitencontrole

  Lange perioden van inactiviteit trokken de aandacht van de directeur voor het gebrek aan concentratie van de werknemer tijdens de werkdag.
• Traceren van bezochte websites

  Onproductieve websites waren een ander zorgwekkend teken van het gebrek aan betrokkenheid van de werknemer.
• Gebeurtenissen logboek

  Een analyse van de activiteiten van de werknemer op de computer hielp om de reden voor zijn onproductiviteit aan het licht te brengen.