Werkprocessen transparanter en efficiënter maken

Deze case is gedeeld door een IT-bedrijf uit Canada. Het bedrijf levert softwareontwikkelingsdiensten op aanvraag, zoals QA-testen, bedrijfsoplossingen, migratie, applicatieontwikkeling en applicatieonderhoud. De klanten worden gefactureerd op uurbasis, dus het nauwkeurig bijhouden van de werktijd is van cruciaal belang. Het bedrijf heeft een multinationaal team, waarvan een deel op afstand werkt vanuit andere landen. Aangezien deze werknemers in verschillende tijdzones wonen en het rooster voor alle werknemers flexibel is, was het handmatig bijhouden van werkuren een uitdaging voor managers. Bovendien moeten ze de activiteit van de werknemers op het werk in de gaten houden om ervoor te zorgen dat de actieve tijd ook productief is.

Met deze uitdagingen in het achterhoofd nam het bedrijf contact op met CleverControl met de volgende eisen. De monitoring tool moet de mogelijkheid hebben om de monitoring in en uit te schakelen zodat elke werknemer deze aan het begin van de werkdag kan activeren en tijdens de lunchpauzes kan uitschakelen. De managers hadden ook behoefte aan nauwkeurige rapporten over de actieve tijd, logboeken van de activiteiten van de werknemers gedurende de dag en productiviteitsbeoordelingen.

Het bedrijf besloot CleverControl gedurende zes maanden te implementeren en te zien hoe het bedrijf er baat bij zou hebben.

De teamleiders zagen de voordelen van het controlesysteem al in de eerste week. CleverControl bevrijdde hen van de routinetaken om de werktijd van elke medewerker bij te houden. Zij konden ook de activiteitenlogboeken bekijken en zien of de specialist aan het project werkte of door de sociale media scrolde. Het live bekijken van de schermen van de medewerkers maakte niet alleen retrospectief toezicht mogelijk, maar ook het real-time volgen van het werkproces. Dankzij de logboeken werd het tellen van de aan het project bestede tijd en het factureren aan de klant een eenvoudigere taak. Bovendien bespaarde de geautomatiseerde monitoring dagelijks 30-60 minuten tijd van de teamleiders.

Door een paar weken lang voortdurend toezicht te houden, kon een waardevolle technische specialist in het bedrijf worden gehouden. De teamleider merkte dat de specialist op het werk op vacaturesites rondkeek. De leider besprak het met hem en vernam dat de specialist op zoek was naar een nieuwe, beter betaalde baan. De specialist voelde zich beledigd dat zijn nieuwe collega, die onlangs in een soortgelijke functie was aangenomen, een hoger salaris kreeg maar een lagere kwalificatie had. Dat geval deed de directie het loon- en bonussysteem in het bedrijf heroverwegen.

Als samenvatting van hun zes maanden durende ervaring met CleverControl gaf de directie toe dat de werkprocessen transparanter en efficiënter waren geworden. Het bedrijf heeft het contract met CleverControl met een jaar verlengd.

Essentiële kenmerken:

  • Controleerbaarheid
    De werknemer kan het toezicht handmatig starten en stoppen, waardoor de actieve werktijd nauwkeuriger kan worden bijgehouden.
  • Tijdregistratie
    Het automatisch bijhouden van de actieve tijd van werknemers vereenvoudigt het factureren van klanten op uurbasis.
  • Activiteiten volgen
    Toezicht op wat een werknemer onder werktijd doet, helpt ervoor te zorgen dat zijn actieve tijd ook productief is.