Kickback

De accountant is een van de meest invloedrijke functies waarvan het werk veel bijdraagt aan het succes van de onderneming. Helaas zijn accountants ook de werknemers die het vaakst worden betrapt op oplichting en fraude.

Smeergeld is een van de populairste boekhoudfraudes. In veel bedrijven ligt de verantwoordelijkheid voor het bestellen van bepaalde goederen en diensten voor het kantoor bij de boekhouder. De gewetenloze accountant gebruikt zijn positie om minder gunstige voorwaarden voor het bedrijf te kiezen in ruil voor een beloning van de aannemer voor zichzelf. Helaas is een van onze cliënten in een dergelijke fraude getrapt.

De kleine verzekeringsmaatschappij van de cliënt voorzag haar werknemers van koffie, thee en gebak op kantoor. De taak om deze goederen in te kopen was toevertrouwd aan de boekhoudster van het bedrijf en zij deed dat werk jarenlang perfect. Niemand zou iets vermoeden als de directeur van het bedrijf CleverControl niet op de computers van het kantoor zou installeren. Het uiteindelijke doel van het toezicht was het opsporen van luilakken - de directeur vermoedde dat sommige werknemers niet zo druk en hardwerkend waren als ze probeerden te lijken. Hij had zeker niet verwacht dat hij in zijn kantoor een smeergeldregeling zou ontdekken.

Toen de directeur de dagelijkse rapporten bekeek, trok een e-mail van de computer van de boekhouder zijn aandacht. In de e-mail vroeg de accountant om het prijskaartje van de koffie meer te verhogen en verzekerde de ontvanger dat de baas het niet zou merken. De directeur controleerde de schermopname van de accountant voor die periode en zag dat de e-mail ging naar de manager van het bedrijf dat hen thee en koffie leverde. Nader discreet onderzoek wees uit dat de manager de vriend van de accountant was en eigenaar van het toeleveringsbedrijf. De manager had negentien maanden lang thee en koffie tegen te hoge prijzen verkocht en deelde de verhoging met de accountant. De directeur vertrouwde zijn accountant en controleerde de inkoopprijzen niet dubbel, en zijn vertrouwen keerde zich tegen hem. Als CleverControl die e-mail niet vastlegde, kon het smeergeld nog jaren doorgaan.

De monitoring met CleverControl bracht ook enkele productiviteitsproblemen aan het licht. De vermoedens van de directeur werden bevestigd - twee medewerkers verspilden dagelijks enkele uren aan Tiktok of shopping websites in plaats van te werken. De directeur schakelde de site-blokkering van CleverControl in om de afleiding op het werk te beperken.

Essentiële kenmerken:

  • E-mail monitoring
    Het programma logt uitgaande e-mails, dankzij welke de directeur te weten kwam over de lopende smeergeldregeling.
  • Traceren van bezochte websites
    Aan de hand van de geschiedenis van de bezochte websites kon de directeur de productiviteitsproblemen van sommige werknemers aan het licht brengen.
  • Site blokkeren
    Het blokkeren van afleidingen zoals shopping- en entertainmentwebsites hielp de werknemers om zich op hun werk te concentreren.