Le meilleur logiciel de surveillance des employés et tout ce que vous devez savoir sur la surveillance des employés

Un logiciel de surveillance des employés est un système qui permet de suivre et d'analyser l'activité des employés sur leurs ordinateurs. Il connaît un essor depuis le début des années 2000 grâce au développement des technologies informatiques, et la pandémie de Covid-19 des années 2020 a fait grimper sa popularité en flèche. Selon la récente étude d'Instant Office, 78 % des employeurs d'aujourd'hui suivent leur personnel à l'aide de divers outils.

Le meilleur logiciel de surveillance des employés et tout ce que vous devez savoir sur la surveillance des employés

En général, le logiciel de surveillance des employés se compose de l'agent que les employés installent sur leurs appareils et du tableau de bord de surveillance qui permet aux responsables de recevoir des journaux et des rapports.

Le logiciel de surveillance des employés agit comme un superviseur invisible qui voit tout. Des frappes au clavier aux sites Web visités, il recueille des informations sur à peu près tout ce qu'une personne fait sur son ordinateur pendant ses heures de travail. Les logiciels de surveillance des employés plus avancés vont bien au-delà de la simple collecte de données. Ils fournissent des rapports prêts à l'emploi sur la productivité de chaque employé et le calcul de la paie, ce qui permet au gestionnaire de gagner du temps.

L'objectif le plus évident de ce type de logiciel est de surveiller la productivité des employés. Combien de temps passent-ils sur le projet, et combien - sur des vidéos de chats amusantes sur Youtube ? Participent-ils au processus de travail ou font-ils des pauses café toutes les 10 minutes ? Cherchent-ils sur Google des informations liées au travail ou des billets bon marché pour Las Vegas pour le week-end ? Les applications de surveillance des employés sont conçues pour répondre exactement à ce genre de questions.

Outre le repérage des tire-au-flanc, les logiciels de surveillance des employés servent plusieurs objectifs moins évidents mais non moins essentiels. Pour commencer, il peut aider à révéler les employés en difficulté. Qu'ils transpirent à cause de la charge de travail écrasante ou des tâches qu'ils n'ont pas assez expérimentées en tant que jeunes spécialistes, ils peuvent hésiter à faire part de leurs difficultés à leur supérieur. Révéler ces problèmes et s'efforcer de les éliminer fera plus que stimuler la productivité - cela améliorera le climat au bureau et votre image en tant que manager.

Une autre raison pas si évidente d'essayer un logiciel de surveillance des employés est le contrôle des ressources de l'entreprise. Vos dépenses en papier d'imprimante ont-elles augmenté récemment ? Gaspillez-vous de l'argent sur les logiciels que vos employés n'utilisent pas ? Découvrez-le à l'aide des rapports. Ils montreront à quelle fréquence les employés travaillent dans un programme particulier ou s'ils utilisent les imprimantes de bureau pour des besoins personnels.

Ce logiciel de surveillance des employés de premier ordre est équipé de modules de protection des données. Ils empêchent l'accès, la copie ou l'envoi d'informations confidentielles et avertissent l'administrateur si quelque chose de suspect apparaît. Avec ce gardien omniscient à portée de main, vous n'avez plus à vous soucier des fuites de données ou de l'accès non autorisé aux données de l'entreprise.

Ce ne sont là que quelques-uns des problèmes que les outils de surveillance des employés peuvent résoudre. Approfondissons le sujet et découvrons les meilleures solutions dans ce domaine.

Types de logiciels de surveillance des employés

Les logiciels de contrôle des employés sont de trois types : le suivi du temps, le suivi des activités et la prévention des pertes de données (ou DLP).

Les applications de suivi du temps sont essentielles si vous cherchez à automatiser les processus de routine tels que la présence, le suivi du temps et le calcul de la paie. Elles enregistrent les temps de connexion et de déconnexion, les périodes d'inactivité de l'employé et le temps passé sur chaque tâche. Vous pouvez estimer le temps que les employés consacrent à un projet et savoir qui et quand a travaillé sur une tâche spécifique. Des données de suivi précises sont également essentielles pour la facturation des clients si vous travaillez sur la base d'un contrat ou d'une rémunération horaire. Le plus intéressant est que les rapports sont générés automatiquement en temps réel, ce qui élimine le risque de tricherie ou d'erreur humaine. Les systèmes de suivi du temps ont d'autres avantages : ils facilitent l'amélioration de la productivité, motivent les employés et vous montrent où l'argent est dépensé.

Les logiciels de surveillance des activités sont similaires aux enregistreurs de temps, mais sont beaucoup plus puissants. On peut légitimement l'appeler le Big Brother de la surveillance des employés car il peut enregistrer presque tout ce que l'employé fait sur l'ordinateur du bureau. En général, ces systèmes enregistrent les frappes au clavier et les événements du presse-papiers, font des captures d'écran, suivent l'activité Internet de l'utilisateur (y compris les visites sur les réseaux sociaux et les chats) et les temps d'activité et de repos. Ils peuvent également surveiller les périphériques externes tels que les imprimantes et les clés USB. Les programmes de surveillance de haut niveau vous permettent d'observer les employés en temps réel en diffusant des vidéos à partir de leurs écrans et de leurs webcams. Si vous êtes pressé par le temps pour vérifier les flux pendant la journée, le programme enregistrera les vidéos pour que vous puissiez les regarder plus tard. Le logiciel ne se contente pas de recueillir les données brutes, il les traite également pour en faire des diagrammes et des graphiques clairs. À la fin de la journée, vous recevez le rapport d'activité le plus complet possible pour chaque employé, chaque service ou l'ensemble du bureau.

Le champ d'application de ces rapports est immense. Ils fournissent des informations précieuses sur les niveaux de productivité et d'implication, aident à découvrir les modes de travail inefficaces et les employés peu performants, permettent d'économiser les ressources de l'entreprise, etc. S'il est mis en œuvre avec soin et de manière éthique, le logiciel de suivi des activités peut devenir un partenaire fiable pour la croissance de votre entreprise.

La prévention des pertes de données est le type le plus complexe de logiciel de surveillance des employés. Il détecte les violations potentielles de données et autres menaces en surveillant, détectant et bloquant les données en cours d'utilisation, en mouvement et au repos. En d'autres termes, le programme procède à l'inspection du contenu et à l'analyse contextuelle des données envoyées par courrier électronique ou par messageries, en cours d'utilisation par l'employé sur son appareil ou stockées sur un serveur de l'entreprise. Les logiciels DLP intègrent plusieurs techniques d'analyse élaborées, par exemple, la correspondance exacte des données, la correspondance exacte ou partielle des fichiers, l'analyse par règles et par catégories. La correspondance exacte des données signifie que le programme recherche des correspondances exactes à partir du vidage de la base de données ou de la base de données active. Dans le cas de la correspondance de fichiers, le logiciel compare les hachages des fichiers à des empreintes exactes sans analyser le contenu de ces fichiers. L'analyse basée sur des règles est la technique la plus courante. Le programme analyse les données en fonction des règles préconfigurées, comme les numéros de carte ou de sécurité. L'analyse par catégories préétablies est une méthode similaire : le système DLP recherche les types courants de données sensibles, par exemple les coordonnées bancaires, les numéros de sécurité sociale, etc. Les méthodes décrites ci-dessus reposent en grande partie sur la catégorisation, mais que se passe-t-il si la violation n'entre pas dans ces catégories ? Les systèmes DLP modernes utilisent des techniques encore plus complexes pour détecter et prévenir de telles violations, par exemple l'analyse du lexique, l'apprentissage automatique et l'analyse statistique.

Les entreprises utilisent des systèmes DLP pour prévenir les violations de données, l'exfiltration, la perte, la fuite ou la destruction d'informations sensibles. La DLP sert également à garantir que l'entreprise respecte les réglementations en vigueur et protège les informations personnellement identifiables (PII).

Dans cet article, nous nous concentrerons principalement sur les logiciels de suivi des activités.

Caractéristiques du logiciel de surveillance des employés

Malgré le large choix de logiciels de surveillance de l'activité sur le marché, de nombreuses fonctionnalités sont typiques de la plupart d'entre eux. Jetons un coup d'œil aux fonctionnalités que vous pouvez attendre d'une application décente de surveillance des employés :

  • Keylogging. L'enregistrement des frappes au clavier est l'une des fonctions les plus controversées. Les rapports d'enregistrement de frappe démontreront si l'employé travaille sur le projet, s'il discute avec un ami sur WhatsApp ou - pire - s'il divulgue des secrets d'entreprise à ses concurrents. D'autre part, le keylogger peut enregistrer accidentellement des informations sensibles telles que des mots de passe, des coordonnées bancaires ou des conversations personnelles. Les solutions de surveillance flexibles offrent la possibilité de désactiver le keylogging.

  • Captures d'écran. L'application prend des clichés de l'écran de l'ordinateur à intervalles réguliers ou en fonction du déclencheur. Cette fonction est idéale si vous voulez savoir ce que fait votre employé à tout moment ou avoir la preuve qu'il est impliqué dans une activité indésirable.

  • Surveillance de l'activité Web. Il implique de suivre les sites web visités, les réseaux sociaux et les requêtes de recherche et le temps que l'utilisateur y passe. Le suivi de l'activité web est utile non seulement en termes de productivité (taux de sites visités productifs/ improductifs) mais aussi en termes de formation. Si vous constatez qu'un employé visite beaucoup de sites liés au travail sur un sujet ou une compétence spécifique, il a peut-être besoin d'une formation sur cette compétence ou ce domaine. Dans ce cas, l'offre de formation augmentera considérablement la productivité.

  • Surveillance des applications. Ce kit de fonctionnalités montrera quelles applications sont installées sur l'appareil surveillé, quelles applications sont en cours d'exécution et combien de temps l'utilisateur passe à les utiliser. Outre l'évaluation de la productivité, le suivi des applications peut servir à analyser si votre équipe dispose de trop ou de pas assez de licences. En outre, vous saurez si l'employé installe un logiciel indésirable sur l'appareil appartenant à l'entreprise.

  • Bloqueur d'applications. Comme le bloqueur de sites, le bloqueur d'applications élimine les distractions sur le lieu de travail. Vous pouvez bloquer les applications de messagerie, les jeux ou d'autres applications indésirables si vous estimez qu'elles nuisent à la productivité de l'équipe.

  • Suivi des opérations sur les fichiers vous donne la liste complète des opérations effectuées sur les fichiers, telles que la création, la copie, l'envoi par courrier électronique, l'impression et la suppression. Il s'agit d'un moyen efficace de contrôler la manière dont les informations sensibles sont traitées.

  • Suivi des dispositifs de stockage de données portables. Il est fréquent que les employés fassent fuir des informations en les copiant sur une clé USB ou en les envoyant par courrier électronique en dehors du réseau de l'entreprise. C'est pourquoi la surveillance des périphériques de stockage de données externes est un excellent moyen de s'assurer que des données importantes ne sont pas transférées en dehors de l'entreprise.

  • Surveillance des e-mails est un autre outil efficace pour minimiser le risque de fuites de données. Il peut également servir à l'évaluation de la qualité, par exemple si vous surveillez les agents d'assistance ou d'autres employés travaillant avec les clients.

  • Contrôle de l'imprimante sert deux objectifs. Tout d'abord, il vous aide à calculer et à optimiser les dépenses en fournitures de bureau et à découvrir les employés qui utilisent des équipements de bureau en dehors du travail. Deuxièmement, l'impression d'informations confidentielles est une méthode très répandue de fuite de données. Avec des journaux de surveillance entre vos mains, vous saurez toujours si des fuites se produisent et qui est le coupable.

  • Diffusion en direct de l'écran vous permet de voir l'écran de l'employé comme si vous étiez assis en face de lui. Ainsi, vous pouvez vérifier ce que fait n'importe quel travailleur de votre bureau (ou tout le monde à la fois) à ce moment précis. Certaines applications peuvent se vanter d'avoir des fonctions d'enregistrement d'écran, ce qui vous permet de revenir en arrière et de revoir chaque minute de la journée de travail.

  • Surveillance par webcam et microphone. Si les ordinateurs du bureau sont équipés de webcams et de microphones, une application de surveillance des employés de premier ordre peut diffuser des vidéos et des sons en temps réel ou effectuer des enregistrements. Ces fonctionnalités peuvent contribuer à la fois à la productivité et à la sécurité globale du bureau, en empêchant par exemple les comportements inappropriés, les vols ou l'accès aux informations confidentielles.

  • Rapports de productivité. La collecte des données d'activité ne représente qu'une partie de l'histoire - vous devez les analyser pour déterminer le niveau de productivité et les mesures à prendre pour l'améliorer. Heureusement, le système fera les calculs pour vous, et vous disposerez en un clin d'œil de tableaux et de graphiques soignés par employé, par service ou pour l'ensemble de l'équipe.

  • Surveillance et configuration à distance. Vous n'avez pas besoin d'accéder à l'ordinateur de l'employé pour obtenir des mises à jour sur sa productivité et ses actions ou pour ajuster les paramètres de surveillance. Les systèmes modernes peuvent fournir des journaux de différentes manières. Par exemple, vous pouvez obtenir des rapports réguliers générés automatiquement par courrier électronique, par FTP ou par des plateformes de partage de fichiers (par exemple, Google Drive ou Dropbox). Ces moyens présentent toutefois certaines limites, car ils ne permettent pas de surveiller l'écran ou la webcam en temps réel. La plupart des applications modernes fournissent des données à des tableaux de bord en ligne qui offrent bien plus que la visualisation de données brutes. Elles génèrent des rapports statistiques, diffusent des écrans ou des webcams en temps réel et permettent de régler les paramètres du programme à distance.

Voici un aperçu des fonctionnalités les plus populaires que vous pouvez obtenir dans une solution de surveillance des employés, mais la liste n'est pas exhaustive. Certaines applications peuvent avoir des calculateurs de paie intégrés, un suivi de la géolocalisation, des modules d'analyse des comportements suspects, un mode caché et bien d'autres choses encore.L'éventail des fonctionnalités peut varier d'un programme à l'autre en fonction de ses objectifs. Par exemple, les programmes axés sur la prévention des fuites de données comprendront davantage de fonctionnalités de suivi de l'activité des utilisateurs et des fichiers et de restrictions d'accès. Ceux destinés au suivi de la productivité offriront des fonctionnalités de suivi du temps et de gestion de projet. Lorsque vous choisissez une solution pour votre entreprise, nous vous recommandons de déterminer d'abord l'objectif de la surveillance et de rechercher un programme qui dispose des fonctionnalités nécessaires pour l'atteindre.

Comment choisir le meilleur logiciel de surveillance des employés

Lorsque vous décidez de suivre les performances de votre personnel, vous commencez par chercher un logiciel de suivi des employés. Quelques recherches sur Google, et vous vous retrouvez soudain au milieu d'une mer infinie d'offres où il est si facile de se perdre. Chaque solution tentera de vous convaincre qu'elle est la meilleure, qu'elle possède les fonctionnalités les plus riches et qu'elle augmente la productivité de votre équipe de 10000%. Alors, comment naviguer dans cette mer et trouver l'outil le plus efficace pour votre entreprise ?

Vous trouverez ci-dessous quelques points à prendre en compte avant de vous engager dans l'une ou l'autre solution de surveillance des employés.

  1. Objectif du suivi

    Demandez-vous ce que vous voulez obtenir en surveillant vos employés. Voulez-vous découvrir les fainéants et les processus de travail inefficaces ? Ou peut-être votre objectif est-il de remplacer un système de paie obsolète par un système moderne et automatisé ? Peut-être cherchez-vous à minimiser les risques de menaces internes et de fuites de données ?

    Chaque logiciel de surveillance des employés est conçu pour un objectif précis ou en combine plusieurs : protection contre les fuites de données, suivi de la productivité, contrôle des présences, etc. Ainsi, lorsque vous définissez un objectif clair de surveillance, vous écartez immédiatement les solutions qui ne correspondent pas à vos besoins.

  2. Caractéristiques

    L'étape suivante consiste à examiner de plus près les fonctionnalités offertes par les outils. Certaines applications n'offrent qu'une poignée d'options de base, comme les captures d'écran, l'enregistrement des touches et la surveillance de l'activité Internet. D'autres systèmes de premier ordre semblent enregistrer chaque clic de souris et chaque mouvement de l'employé autour de l'ordinateur. Il est naturel de penser que plus il y en a, mieux c'est, mais ne vous précipitez pas sur l'application la plus complète que vous pouvez trouver. Vous pourriez finir par payer trop cher pour des fonctionnalités que vous n'utiliserez jamais. Au lieu de perdre de l'argent et du temps, réfléchissez aux fonctions qui vous apporteront les informations les plus précieuses et optez pour l'outil qui offre ce dont vous avez besoin.

  3. Expérience conviviale et adaptabilité

    Que vous soyez à la tête d'une petite start-up ou d'une grande entreprise, la dernière chose que vous souhaitez est de perdre du temps avec des processus d'installation compliqués et des interfaces déroutantes. Un bon système de surveillance des employés doit être facile à déployer sur tous les ordinateurs du bureau, même si vous n'êtes pas un expert en technologie et que vous ne disposez pas d'un spécialiste en informatique.

    En outre, les meilleurs programmes de suivi ont une interface intuitive et une visualisation claire des données, par exemple, des diagrammes et des graphiques colorés. Vous devez pouvoir naviguer rapidement et efficacement sans vous demander ce que signifie ce graphique et où se trouve le rapport de productivité.

    Enfin, le suivi des employés doit être évolutif et adaptable. L'ajout ou le retrait d'un employé du système ne doit pas être laborieux et prendre beaucoup de temps. La flexibilité des paramètres est également un grand avantage puisque vous pouvez les ajuster individuellement pour chaque employé, en activant ou désactivant les fonctions de surveillance à tout moment.

    Il est difficile de comprendre si le système de surveillance est aussi convivial et adaptable qu'il le promet avant de l'avoir essayé. Heureusement, de nombreux services proposent des essais gratuits et entièrement fonctionnels, afin que vous puissiez tester le fonctionnement du programme dans votre environnement. Si vous ne souhaitez pas perdre de temps en essais, vous pouvez toujours réserver une démonstration. Un représentant expérimenté mettra en évidence les principaux avantages de sa solution et vous permettra de voir comment elle peut profiter concrètement à votre entreprise.

  4. Haut niveau de sécurité

    Les logiciels de surveillance des employés collectent et stockent de grandes quantités d'informations, y compris des données confidentielles. Par exemple, le keylogger peut capturer un mot de passe important, ou un élément d'information sensible peut être sauvegardé dans une capture d'écran. Avant de vous engager dans un logiciel de surveillance des employés, assurez-vous qu'il fait du stockage sécurisé des données recueillies sa priorité absolue. Vous pouvez contacter un représentant de l'entreprise et demander si les données sont transférées et stockées sous forme cryptée, qui y a accès et d'autres questions qui vous préoccupent.

  5. Compatibilité multi-plateforme

    L'un de vos employés travaille sur un Mac, un autre - sur Windows, et le troisième utilise son iPhone pour le travail la plupart du temps. Choisissez un logiciel de surveillance des employés qui prend en charge plusieurs plateformes pour économiser sur les licences. De nombreux systèmes proposent des abonnements multiplateformes, ce qui signifie qu'un seul abonnement convient à toutes les plateformes prises en charge. Vous pouvez également consulter les offres groupées. Elles sont généralement moins chères que des licences séparées pour chaque système d'exploitation.

  6. Soutien et assistance

    Aussi fiable, convivial et facile à utiliser que soit le logiciel que vous choisissez, personne n'est à l'abri d'une bosse ou deux en cours de route. Assurez-vous que la société de développement propose une assistance technique et un support par téléphone ou par courrier électronique. Vérifiez également si les conditions de licence incluent une assistance technique gratuite. Sinon, vous risquez de devoir payer un supplément si vous avez besoin d'aide avec le programme ou, dans le pire des cas, de ne pas obtenir d'assistance du tout.

    Le suivi des progrès et de la productivité de vos employés est essentiel pour la croissance de l'entreprise. Un système de suivi des employés judicieusement choisi vous aidera à rendre ce processus simple et efficace. Nous espérons que les conseils ci-dessus vous aideront à sélectionner l'outil qui profitera le plus à votre entreprise.

Prix des logiciels de surveillance des employés

Les structures de prix variables sont généralement répandues dans le but principal d'offrir des fonctionnalités haut de gamme à un prix potentiellement plus bas. En ce qui concerne les logiciels, les entreprises disposent d'un large éventail de modèles de tarification. Essentiellement, la tarification est basée sur une multitude de facteurs tels que :

  1. Plate-forme : La solution est-elle basée sur le web, ou doit-elle être installée sur un appareil particulier ?

  2. Cycle de paiement : Le logiciel fonctionne-t-il sur abonnement, ou l'organisation effectue-t-elle une transaction unique ?

  3. Système d'exploitation : La solution prend-elle en charge les systèmes d'exploitation de bureau (Windows, MacOS, Linux) et mobiles (Android, iOS) ?

  4. Caractéristiques : Le logiciel est-il livré avec des fonctionnalités intégrées, ou les clients doivent-ils acheter des modules supplémentaires ou des mises à niveau pour étendre leurs capacités de surveillance ?

  5. Licence d'utilisation : La solution prend-elle en charge les fonctionnalités mono- ou multi-utilisateurs ?

  6. Remise : Comment l'organisation bénéficiera-t-elle des remises existantes dans le cadre d'un paquet ou d'une offre groupée ?

Ce sont ces facteurs qui déterminent généralement la structure tarifaire de chaque logiciel. Pour donner un chiffre, le coût moyen d'une solution robuste de surveillance des employés pourrait se situer autour de 90 dollars par an pour une licence mono-utilisateur. Mais, comme nous l'avons dit, ce chiffre peut être influencé par toutes sortes de facteurs.

Par exemple, certaines solutions peuvent offrir une sécurité des points de terminaison ainsi qu'une surveillance. D'autres pourraient fournir des fonctionnalités de bureau et mobiles tout aussi performantes. En fait, tout dépend de ce que l'entreprise souhaite réaliser avec la surveillance des employés. Par exemple, une organisation souhaitant surveiller les activités de ses employés sur les médias sociaux sur des canaux spécifiques dans le but de lutter contre la cyberintimidation.

À l'inverse, une autre organisation peut avoir besoin de surveiller l'activité de messagerie de ses employés sur tous les réseaux, en se concentrant sur les courriels professionnels. Par conséquent, l'utilisation et le type de surveillance seront également l'un des principaux facteurs influençant la tarification.

Les 20 meilleurs logiciels de surveillance pour les bureaux et les employés à distance

1. CleverControl

Les prouesses de CleverControl en matière de surveillance du lieu de travail sont inégalées. L'outil est capable de faciliter la surveillance en temps réel via un compte Web sécurisé, de contrôler l'enregistrement des touches, de faire des captures d'écran, de gérer les activités d'impression, de surveiller les activités liées à la messagerie instantanée, d'observer l'utilisation d'Internet et d'utiliser le contrôle audio/vidéo pour enregistrer les appels.

Ce qui ressort de CleverControl est la facilitation de l'enregistrement continu de l'écran des ordinateurs cibles. Les employeurs peuvent facilement enregistrer les activités de l'écran en direct tout au long de la journée et les regarder où, quand et comme ils le souhaitent. Ils peuvent également tirer parti de la webcam pour l'enregistrement audio/vidéo et protéger leurs revendications sur la base de preuves concrètes si la situation se présente. En outre, grâce à la nature "on-cloud" de ces services, les employeurs peuvent bénéficier de tous les avantages susmentionnés à distance sans avoir à dépenser un centime de plus en équipement.

Fixation des prix

Pour Windows et MacOS - À partir de 11 $/1PC/mois

2. Spyrix Employee Monitoring

Compatible avec Windows et Mac, Spyrix est l'une des solutions de surveillance des employés basée sur le cloud les plus complètes du marché. L'outil est équipé de fonctions de gestion du temps, d'enregistrement, de fonctionnement furtif, d'authentification et de surveillance à distance. Les entreprises peuvent utiliser le programme pour surveiller l'activité sur l'écran, les frappes au clavier, les appels et les discussions sur Skype et Slack, l'activité sur les médias sociaux, etc.

En outre, Spyrix permet de bloquer et de filtrer les URL qui notifient les employeurs sur une liste précise de "mots-clés", et de visualiser les heures de productivité (données) pour mieux comprendre les performances. En effet, Spyrix offre un large éventail de fonctions de surveillance des employés qui soutiennent parfaitement les activités professionnelles quotidiennes.

Fixation des prix

Pour Windows - A partir de 199 $ pour 5 PCs

Pour MacOS - A partir de 179$ pour 5 PCs

3. Actual Keylogger

Actual Keylogger est un outil fantastique pour la surveillance des appareils. Le programme fonctionne parfaitement pour un large éventail d'objectifs, du contrôle du keylogging à la surveillance de l'activité sur les médias sociaux. Cela inclut la surveillance des applications ouvertes, des sites Web visités, des frappes et des mots de passe tapés, des connexions Internet effectuées, etc.

L'outil est équipé de verrous protégés par mot de passe et accélère les opérations furtives. Ses caractéristiques globales rendent Keylogger réel une solution parfaite pour les administrateurs système, les utilisateurs individuels, les PDG et même les parents.

Fixation des prix

Pour Windows - A partir de 69 $ pour 1 PC

Pour MacOS - A partir de 79 $ pour 1 PC

4. REFOG

Largement commercialisé en tant que logiciel de surveillance idéal pour les entreprises et les familles, REFOG est une solution conviviale qui répond aux besoins de 5 millions d'utilisateurs dans 201 pays. Le programme convient aux professionnels des RH, qui peuvent réguler les enregistreurs de frappe automatiques ou manuels, espionner un seul employé, scanner l'ensemble du réseau et surveiller les activités des autres utilisateurs.

Outre les fonctions de surveillance standard, REFOG permet également d'appliquer les politiques de l'entreprise et de vérifier l'activité Internet de l'employé par rapport à ces politiques. Ainsi, il permet aux administrateurs d'être conscients des éventuelles violations de la sécurité.

Fixation des prix

Pour Windows - A partir de $240 pour 6 PCs

5. Teramind

Peut-être l'un des logiciels de surveillance les plus puissants disponibles sur le marché, Teramind facilite une excellente surveillance et est très apprécié dans les secteurs de la banque, de la fintech, du gouvernement, de la santé, de l'éducation, du commerce de détail et des services publics.

Son programme de surveillance des employés est explicitement dédié à la sécurité et à la conformité. Par exemple, il enrichit la télémétrie et configure la détection des menaces, en suivant activement tous les changements sur les appareils connectés. En outre, le programme aide à consolider les modèles GDPR, PCI DSS et HIPAA pour surveiller le respect de la conformité sur les appareils ciblés.

Fixation des prix

A partir de 50 $ par 5 sièges par mois

6. Hubstaff

Les tableaux de bord intuitifs de Hubstaff, ses fonctions de suivi de la productivité et ses outils de mesure des performances, entre autres, font le bonheur des employeurs. L'application fournit un aperçu en temps réel du flux de travail et des performances globales, permettant aux managers et aux RH d'agir en conséquence.

Hubstaff accorde une grande importance à la santé mentale et au bien-être des employés, c'est pourquoi le logiciel a été conçu de telle sorte que les solutions de surveillance ne s'activent que lorsque l'employé travaille. En outre, les employés sont responsables du contrôle des données, ce qui allège la charge des employeurs et favorise un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

Fixation des prix

A partir de $5.83/PC/mois

7. Insightful (Formerly Workpuls)

Insightful, comme son nom l'indique, offre une expérience de suivi sans faille via le suivi de la productivité, le suivi en temps réel, la gestion du temps et des présences, la comptabilisation des heures, les rapports, etc. En fait, l'outil est jugé excellent par de nombreuses entreprises de premier plan, avec une note de 4,8 sur GetApp et Capterra.

Compatible avec Windows, MacOS et Linux, Insightful peut être acheté à la fois comme solution en nuage et comme logiciel sur site. Avec la solution en nuage, les entreprises peuvent utiliser l'outil pour surveiller et gérer à distance les PC des employés sans avoir à installer quoi que ce soit sur l'appareil. Cette solution est idéale pour les PME qui ne souhaitent pas intégrer ou investir dans des équipements techniques et des installations de stockage.

Fixation des prix

A partir de $6.40/PC/mois

8. ActivTrak

Présenté comme un outil d'analyse de la main-d'œuvre, ActivTrak facilite une pléthore de solutions de surveillance du lieu de travail. Celles-ci comprennent, entre autres, la gestion de la productivité, l'identification des modèles de travail, la gestion de la conformité et des risques, la prévention de l'épuisement professionnel, la gestion du SaaS, le suivi du temps, le suivi de l'activité web des employés et les rapports, etc.

Reconnu par plus de 9000 organisations, ActivTrak est l'une des solutions de surveillance les plus demandées au monde. Cela peut être attribué en grande partie à la base de connaissances à laquelle il contribue en identifiant les modèles qui "alimentent le succès". Grâce à ces connaissances, il est relativement simple pour l'outil de prédire le comportement des employés et de collaborer avec les responsables de la gestion des talents pour faciliter les interventions.

Fixation des prix

À partir de 9 $/PC/mois

9. CurrentWare

Outil relativement minimaliste de la liste, CurrentWare est livré avec une suite de suivi des employés - dont chaque module porte un objectif - qui permet aux employeurs de surveiller l'activité des employés et de les aider dans leurs évaluations de performance.

Par exemple, la suite comprend BrowseReporter, BrowseControl, AccessPatrol et enPowerManager. BrowseReporter suit l'historique de navigation de l'employé et fournit des données pour un examen plus structuré des performances. BrowseControl, quant à lui, fournit un système de contrôle d'accès centralisé qui permet aux administrateurs de réguler l'utilisation d'Internet. enPowerManager, en particulier, est une fonctionnalité unique qui permet aux administrateurs système d'"éteindre" ou de "démarrer" l'appareil ciblé à distance.

Fixation des prix

À partir de 8,99 $/PC/mois

10. Veriato

"Productivité, sécurité et conformité en toute simplicité", peut-on lire dans le slogan de Veriato. Et c'est exactement ce que propose l'outil - un outil de surveillance simple, facile à utiliser et abordable qui se concentre sur l'évaluation de l'activité des médias sociaux, de la messagerie instantanée, de la messagerie électronique, des téléchargements et déplacements de fichiers, de l'activité sur le Web, des connexions réseau établies, des frappes au clavier, des modèles d'utilisation des applications, etc.

En indiquant combien de temps l'application est restée ouverte, en facilitant les examens d'écran vidéo, en permettant l'alerte par mot-clé et par événement, et bien plus encore, Veriato agit comme un centre d'information qui organise toutes les données des utilisateurs. Pour les employeurs, cela signifie une réduction de la quantité de documentation fastidieuse et des contrôles d'autorisation.

Fixation des prix

À partir de 15 dollars par utilisateur et par mois

11. Interguard

Compatible avec de nombreux systèmes d'exploitation (Windows, MacOS, Android, iOS, Chrome, etc.), Interguard est un logiciel de surveillance à distance spécialisé dans l'évaluation de la productivité des employés, la protection contre les menaces internes, le respect des audits de conformité et le filtrage/blocage du Web,

En tant que tel, l'outil permet de générer des rapports complets présentant de manière cohérente le comportement et les performances en ligne de l'employé. À l'instar de Teramind, il permet aux employeurs de consolider des réglementations telles que HIPAA et CIPA et d'en contrôler le respect en temps réel. Des applications aussi diverses font de cet outil le meilleur ami de l'employeur et méritent certainement les récompenses qu'il a reçues de la part de PCMag et Inc.

Fixation des prix

À partir de 9,99 $/PC/mois pour la version hébergée dans les nuages.

12. Time Doctor

Time Doctor permet aux responsables, aux employés et aux organisations de tirer le meilleur parti des scénarios de travail à domicile et de main-d'œuvre hybride. Il aide les managers à suivre et à surveiller la productivité des employés travaillant à distance, leur permettant ainsi de prendre des mesures correctives basées sur les modèles de productivité visibles.

En fait, l'outil couvre explicitement des mesures analytiques spécifiques pour les scénarios de main-d'œuvre à distance, hybride et externalisée. Par conséquent, il s'avère exceptionnellement pratique pour la gestion de projet à travers les hiérarchies et les géographies.

Fixation des prix

À partir de 7 $/PC/mois

13. Monday.com

Peut-être le logiciel de gestion de projet le plus populaire de la liste et du marché, Monday.com offre aux utilisateurs toutes les fonctionnalités nécessaires pour organiser efficacement leur travail et collaborer avec l'équipe à travers les équipes et les départements - en particulier dans un cadre distant.

Il fonctionne comme un CRM, permettant aux utilisateurs de créer et de gérer des projets, d'assigner des tâches et d'engager des conversations avec d'autres équipes via des fonctions de configuration. Un tel contrôle de la collaboration permet aux employeurs de conserver une vue à 360 degrés de leur organisation, de reconnaître les schémas de productivité, d'embaucher les meilleurs talents, de rationaliser les processus d'accueil et de formation et de tirer le meilleur parti du scénario de travail à distance.

Fixation des prix

À partir de 8 $/PC/mois

14. StaffCop

StaffCop est spécialisé dans l'analyse du comportement des utilisateurs, l'accent étant mis sur la détection des anomalies dans les schémas d'utilisation des applications, les écarts dans les schémas de communication et les changements dans les schémas informatiques. Grâce à cela, les propriétaires d'entreprises peuvent avoir une vue d'ensemble de l'activité des utilisateurs et détecter tout risque ou menace potentiel émanant du "changement".

Dernièrement, StaffCop a mis au point un système d'administration à distance qui permet de contrôler le bureau à distance, d'établir des rapports d'installation de logiciels et d'assurer une surveillance complète du réseau. Ces caractéristiques en font un choix idéal dans la "nouvelle normalité", où les effectifs hybrides et à distance sont la norme.

Fixation des prix

À partir de 490 $ pour 5 PC

15. DeskTime

DeskTime est un outil complet de suivi du temps et une suite de productivité qui permet de s'assurer que les employés utilisent leur temps efficacement. Il surveille l'utilisation du logiciel, l'achèvement des tâches et les activités liées à l'application, l'avancement du projet, l'activité hors ligne et la productivité - une combinaison spécifique qui crée une vision holistique du travail de l'employé.

DeskTime est exceptionnellement productif et facile à adopter, étant donné qu'il s'intègre bien avec des outils standards comme Google Calendar, Trello, Gitlab, Asana, Basecamp, Jira, et Zapier. Une telle intégration uniforme fait de DeskTime l'outil de suivi du temps et de la productivité de facto pour toute organisation qui souhaite soutenir sa main-d'œuvre à distance.

Fixation des prix

À partir de 7 $/PC/mois

16. WebHR

WebHR est un logiciel RH basé sur le cloud qui permet de garantir le respect de politiques strictes en matière de sécurité et de conformité. Plus précisément, il détecte les menaces potentielles en identifiant et en agissant sur les comportements anormaux dans les habitudes d'utilisation informatique de l'employé, détermine le risque de baisse de performance de l'employé et aide à maintenir le contrôle grâce à des canaux de communication rationalisés.

En fait, le WebHR est un programme holistique qui couvre également d'autres modules, tels que la gestion des salaires, la biométrie, la formation, etc. L'organisation peut ainsi créer une gestion interne systématique qui permet à l'employeur d'avoir une vue à 360 degrés de l'ensemble de l'entreprise.

Fixation des prix

À partir de 2 dollars par employé et par mois.

17. SentryPC

Les tableaux de bord intuitifs de SentryPC et les outils d'analyse aident considérablement les employeurs à repérer les risques et menaces potentiels dans l'activité des employés. Plus précisément, SentryPC permet aux employeurs de surveiller les applications, le dark web, les jeux, les e-mails, les recherches, les sessions et les activités de réseaux sociaux.

Grâce à la surveillance des frappes au clavier et des sites Web, aux alertes de notification et aux restrictions de sécurité imposées aux réseaux, il aide les organisations à éliminer tout risque potentiel. L'outil se distingue également par sa fonction de géofencing, qui permet aux employeurs d'être informés en permanence de l'emplacement des employés et d'être alertés de leurs entrées et sorties.

Fixation des prix

A partir de $59.95/PC/an

18. BambooHR

Tout comme WebHR, BambooHR intègre une multitude de modules RH qui incluent la rédaction de politiques, le suivi du temps, la gestion des salaires et des outils de collaboration. En ce qui concerne le suivi des employés, le programme dispose d'un tableau de bord dédié aux données et à l'analyse des personnes, qui permet de suivre les dossiers des utilisateurs, les flux de travail et les approbations, les rapports de productivité, les analyses d'utilisation, etc.

Étant donné qu'il s'agit d'un programme de suivi des employés axé sur les RH, BambooHR met l'accent sur la satisfaction des employés et la gestion transparente des performances. L'accent est mis en grande partie sur le maintien d'une culture de confiance et de transparence dans laquelle les employés savent comment leur travail est évalué, quel retour d'information ils reçoivent et comment leurs performances sont mesurées.

Fixation des prix

Besoin d'un devis

19. Connecteam

Connecteam regroupe sous un même toit la communication, la gestion et la formation des employés. Le programme met explicitement l'accent sur la planification du travail des employés, le suivi et la gestion du temps, la gestion des RH et du personnel, et la gestion des tâches des employés.

Il est considéré comme l'un des meilleurs outils pour les modèles de travail hybride et à distance, et cela se comprend. Ce qui convient le mieux aux employeurs, c'est la possibilité de configurer les fonctionnalités de l'outil en fonction de leurs besoins, de définir un accès administrateur, de créer des rapports complets et de visualiser les tendances, les données et les analyses.

Fixation des prix

À partir de 159 $/mois pour 50 utilisateurs.

20. Monitask

Tout comme Connecteam, Monitask se présente comme un logiciel "tout-en-un de surveillance à distance des employés" grâce à sa suite complète de fonctions de suivi du temps, de surveillance des activités, de gestion de projets, de rapports, de filtrage Web et de collaboration.

Reconnu par des milliers d'utilisateurs à travers le monde, Monitask est un choix idéal pour la surveillance et la gestion de la main-d'œuvre à distance. En effet, il permet aux employeurs de créer des rapports de suivi personnalisés, de collaborer et de cogérer avec les employés grâce à un outil collaboratif, de prendre en charge la cartographie de la productivité des employés, etc.

Fixation des prix

À partir de 5,99 $/PC/mois

Nom Prix Période d'essai gratuite Keylogging Mode furtif
CleverControl 4.70$ 7 jours Oui Disponible sur
Surveillance des employés par Spyrix 149$ par an 10 jours Oui Disponible sur
Le véritable business du Keylogger en ligne 138$ par PC 7 jours Oui Non
DeskTime 7$ par utilisateur 14 jours Non Non
Monitask 4,99$ par mois 10 jours Oui Disponible sur
Hubstuff 7$ 14 jours Oui Non
Teramind 10$ 7 à 14 jours Oui Disponible sur
ActivTrak 10$ 7 jours Non Non
Docteur du temps 7$ 14 jours Non Non
En temps utile 29.99$ 14 jours Non Non

Surveillance des employés en dehors du travail

En ce qui concerne la surveillance en dehors du travail, il faut distinguer la surveillance des employés en dehors du bâtiment du bureau pendant les heures de travail (comme les travailleurs sur le terrain) et la surveillance en dehors des heures de travail. Le premier cas est parfaitement acceptable - avec quelques nuances que nous expliquerons dans les parties suivantes de cet article. L'employeur peut surveiller les travailleurs sur le terrain à l'aide d'une variété de méthodes qui incluent, mais ne sont pas limitées à :

  • le suivi de la localisation.

  • contrôler l'activité des appareils appartenant à l'entreprise

  • systèmes de gestion de projets

  • logiciel de suivi du temps

Si l'employé utilise des appareils appartenant à l'entreprise, vous avez le droit d'installer tout logiciel de surveillance que vous jugez nécessaire. Grâce à la géolocalisation, vous saurez toujours si le travailleur sur le terrain se rend sur le lieu de travail ou s'il vaque à ses occupations dans un autre quartier de la ville. Vous n'avez même pas besoin de vous asseoir et de surveiller de près où se trouve l'employé à tout moment. De nombreuses applications de géolocalisation incluent la fonction de géofencing, ce qui signifie que l'application vous enverra une notification si la personne se rend dans une zone non souhaitée.

Lorsqu'un employé travaille en dehors du bureau, il est difficile de savoir combien de temps il passe à travailler et combien de temps il passe à tourner en rond. Diverses applications de gestion de projet, de suivi du temps et de suivi des activités vous aideront à voir si l'employé respecte son calendrier de travail, combien de temps il passe sur une tâche et s'il travaille réellement au moment où il est censé le faire.

La surveillance du personnel en dehors de ses heures de travail est une toute autre affaire. Dans la plupart des pays, les lois sur la protection de la vie privée interdisent aux employeurs de s'immiscer dans la vie privée de leurs employés. Ces restrictions couvrent tous les aspects - des convictions politiques et religieuses du travailleur à son statut marital et à son travail au noir. En d'autres termes, il est illégal pour le manager de suivre et de prendre des mesures liées au travail à l'encontre de l'employé sur la base de sa conduite en dehors du travail ou de ses convictions personnelles.

Le problème est que la frontière entre le travail et la vie privée est devenue étonnamment mince et floue ces dernières années. Il n'est pas facile de savoir quand la journée de travail est terminée, car de nombreux employés continuent à travailler ou à discuter de questions professionnelles avec leurs collègues même après avoir quitté le bureau le soir. Les employés à distance, dont le nombre a considérablement augmenté au cours des années de Covid-19, bénéficient souvent du privilège des horaires flexibles. En raison des horaires de travail vagues, il est pratiquement impossible pour le manager de fixer des délais stricts pour contrôler les performances de l'équipe sans risquer d'espionner accidentellement leur vie.

Les appareils constituent un autre problème. Idéalement, les employés devraient utiliser un ordinateur ou un téléphone appartenant à l'entreprise pour les activités liées au travail. Dans la plupart des régions, la législation n'interdit pas aux employeurs de surveiller les gadgets qui appartiennent à l'entreprise. Il suffirait donc de suivre ces appareils pour avoir une idée de la productivité du personnel ou prévenir les fuites de données. Voilà, le problème est résolu. En réalité, cependant, les employés peuvent emporter chez eux des appareils appartenant à l'entreprise ou les utiliser à des fins personnelles au travail. Ils peuvent installer des applications de messagerie enregistrées à titre privé, comme Whatsapp ou Facebook, et s'engager dans des communications professionnelles et non professionnelles sur le même compte. En outre, il est de plus en plus courant d'apporter ses propres appareils électroniques au bureau et de les utiliser pour se connecter aux réseaux de l'entreprise, résoudre des tâches professionnelles et mener des activités personnelles.

La question devient encore plus délicate si votre logiciel de surveillance des employés est équipé de fonctions d'enregistrement vidéo ou audio par webcam. Ou s'il peut recueillir d'autres informations sensibles, comme des coordonnées bancaires ou des mots de passe, qui pourraient tomber entre de mauvaises mains et être utilisées à des fins criminelles.

Alors, où fixer les limites de la surveillance ? Comment suivre la productivité et la présence du personnel sans empiéter sur sa vie privée ? Pour commencer, vous devez connaître tous les tenants et aboutissants des lois régissant le contrôle des employés dans votre région. Soyez très clair avec votre équipe sur les informations que vous recueillez et à quelles fins. Vous devez respecter les droits constitutionnels, statutaires et contractuels des employés. Configurez votre système de surveillance de manière à ce qu'il ne recueille que les informations indispensables pour accéder au personnel.

Si vos employés utilisent des appareils personnels pour le travail, vous devez d'abord obtenir la permission d'installer une application de suivi. Ensuite, veillez à choisir un logiciel de surveillance qui leur permette de démarrer et d'arrêter manuellement la surveillance afin qu'ils puissent distinguer leur travail de leur vie privée. Et n'oubliez pas que rien de ce que vous pourriez apprendre par le biais de la surveillance de la vie privée de votre personnel ne peut vous servir d'excuse pour prendre des mesures liées au travail à leur encontre, sauf dans des cas extrêmes.

Avantages de la surveillance des médias sociaux des employés

Une étude de 2021 établit comment la "distraction sociale" et la "distraction liée à la tâche" sont les deux principales raisons pour lesquelles les gens passent autant de temps sur les canaux de médias sociaux. Les algorithmes des médias sociaux n'y font rien, transformant des activités autrement significatives comme la navigation et même la lecture en distractions quasi professionnelles. Il est compréhensible que cela perturbe l'efficacité du travail des employés. C'est pourquoi il est vital pour les entreprises de garder un œil sur l'activité de leurs employés sur les médias sociaux et de surveiller leur présence sur d'autres plateformes.

Voici les principaux avantages de la surveillance des médias sociaux des employés :

  1. Lutter contre la cyberintimidation

    Compte tenu de la prolifération de la cyberintimidation de nos jours, il est vital pour les employeurs de surveiller le comportement en ligne de leurs employés, notamment ceux qui travaillent invariablement en ligne. De cette façon, ils peuvent être empêchés de se livrer à la cyberintimidation ou d'être eux-mêmes intimidés.

  2. Augmenter les performances

    La surveillance de la frappe au clavier, la surveillance de la messagerie instantanée, etc. sont les pierres angulaires de la surveillance des médias sociaux. En surveillant à distance l'activité en ligne des travailleurs, les employeurs peuvent contrôler leurs performances et repérer les améliorations potentielles. De plus, ils peuvent utiliser ces mêmes données pour mieux évaluer l'engagement général des employés vis-à-vis des objectifs de l'entreprise.

  3. Maintenir la crédibilité

    Les employés sont le visage de l'entreprise. En tant que tels, ce sont eux qui la représentent lorsqu'ils sont présents dans la sphère sociale. C'est pourquoi les organisations doivent s'assurer que ces employés se forgent une réputation positive ailleurs et qu'ils n'entachent pas, sciemment ou non, la marque de l'entreprise.

  4. Renforcer la sécurité

    En fin de compte, les entreprises ne veulent pas de menaces internes sur leurs mains. En surveillant de près le comportement en ligne de leurs employés, les employeurs peuvent prévenir ces menaces. Ils doivent donc surveiller en permanence les comptes de médias sociaux de leurs employés afin de s'assurer que, même en cas de violation de la sécurité, ils sont alertés à temps.

Avantages et inconvénients de la surveillance des employés

Face au problème des cyberattaques et au besoin croissant de responsabilisation sur le lieu de travail, les organisations s'interrogent sur les avantages des outils de surveillance des employés. À cette fin, voici un récapitulatif détaillé des avantages et des inconvénients de la surveillance des employés.

Voici les principaux avantages de la surveillance des médias sociaux des employés :

Pour

  1. Amélioration de la productivité

    Une solution de suivi des employés permet aux organisations d'obtenir des informations en temps réel sur les habitudes de travail des employés. Ces informations sont, en fait, des mesures quantifiables qui peuvent être utilisées pour mesurer la productivité. Grâce à cela, les employeurs peuvent créer des canaux de retour d'information dédiés et mesurer les performances individuelles et collectives.

  2. Flux de travail simplifié

    Souvent, de nombreux processus internes sont mis à l'arrêt en raison de besoins de dernière minute. Parfois, les ressources pour les mener à bien peuvent être rares. Cela est dû en grande partie à la façon dont le flux de travail quotidien des employés est affecté. Si les employés concernés faisaient l'objet d'un suivi étroit, tout cela pourrait être évité car ils seraient en mesure de rester maîtres de leurs tâches et de les accomplir en temps voulu.

  3. Rapport coût-efficacité

    Le vieil adage selon lequel "il vaut mieux prévenir que guérir" est toujours vrai. En ce qui concerne la surveillance des employés, le coût de la perte d'une entreprise en raison d'une cybermenace est au moins dix fois supérieur à celui de la prévention. En dotant les employés de logiciels espions et de dispositifs de surveillance, on peut empêcher toute menace de se produire. De plus, ces solutions permettent de contrôler l'utilisation efficace du temps et des ressources, ce qui permet à l'entreprise de réaliser des économies considérables à long terme.

Cons

  1. Le facteur de méfiance

    Les organisations ont parfois tendance à adopter des mesures strictes pour tenir leurs employés responsables de leurs actes. Cependant, ces mesures sont souvent accueillies avec méfiance par le personnel, notamment en cas de problèmes de confidentialité. En conséquence, certains employés peuvent refuser ou contester l'application des politiques et procédures écrites. Ce qui, à son tour, entrave la productivité, provoque des retards et nuit à la réputation de l'organisation.

  2. Le facteur juridique

    Certains pays et états respectifs ont des lois et des règlements stricts qui régissent la surveillance des employés. À cette fin, tout acte de surveillance illégale peut mettre une organisation en difficulté. Les organisations doivent donc se tenir au courant des dernières règles et réglementations en vigueur dans le pays où elles opèrent et, éventuellement, faire appel à un conseiller juridique.

Éthique de la surveillance des employés

Dans le contexte pré-pandémique, la surveillance des employés était largement considérée comme une pratique intrusive et essentiellement contraire à l'éthique. Mais cela a rapidement changé dans la nouvelle normalité, car cette pratique est devenue une précaution de sécurité nécessaire et inoffensive pour protéger les actifs d'une organisation. Cependant, alors que nous sortons de cette période pénible, des questions subsistent quant à savoir jusqu'où une entreprise doit aller dans sa quête d'une surveillance totale de ses employés et quelles sont les limites morales à respecter dans ce processus. Voici un récapitulatif de ces questions :

  1. Adhérer à un suivi consensuel

    Surveiller discrètement les employés peut être un moyen logique de ne pas perturber le lieu de travail, mais cela peut aussi être perçu comme une atteinte extrême à la vie privée des employés. Par conséquent, si une entreprise souhaite garder un œil sur sa main-d'œuvre, elle doit montrer qu'elle s'intéresse au bien-être de ses employés en surveillant de plus près ce qu'ils font et comment ils le font. Les employés doivent savoir que leurs ordinateurs, leurs téléphones portables et le réseau sont surveillés à l'aide d'un outil de surveillance des employés.

  2. Évaluer les motivations du suivi

    Avant même de mettre en place le contrôle des employés, une entreprise doit évaluer ses raisons et ses motivations. L'accent doit être mis sur les avantages tangibles et non sur la curiosité. Le plus souvent, le contrôle est effectué pour attraper les employés qui perdent délibérément du temps au travail ou qui se rendent coupables de violation des droits d'auteur ou de visionnage de matériel inapproprié.

    Récemment, cependant, les motivations de la surveillance sont allées au-delà et ont impliqué des problèmes tels que la cyberintimidation, le vol d'identité et même le délit d'initié. Par conséquent, avant de s'engager dans une solution de surveillance des employés, les entreprises doivent définir le(s) pourquoi, le(s) comment et le(s) quoi(s) de leurs initiatives de surveillance. Cela implique d'évaluer les limites des méthodes de collecte des données, les conséquences possibles pour les employés et les utilisations acceptables des données.

    Par exemple, ils ne voudraient pas investir dans l'analyse des discussions de messagerie instantanée sur les médias sociaux si ce n'est pas ce qui préoccupe leur secteur. En fin de compte, ces motivations devraient être exposées aux employés pour favoriser la transparence opérationnelle.

  3. Prise en compte de la vie privée

    Lorsqu'elles mettent en place une surveillance des employés, les entreprises doivent être conscientes de l'importance de maintenir un environnement de travail privé et sécurisé pour leurs employés. Par exemple, la surveillance en dehors des heures de travail peut être une source de stress pour certains employés et les inciter à quitter leur emploi. En outre, les employés doivent pouvoir travailler sans craindre que leur vie privée soit compromise et que la direction accède illégalement à leurs informations personnelles.

  4. Opter pour l'outil idéal

    Toutes les considérations ci-dessus impliquent l'outil idéal pour la mise en œuvre. Il convient de s'assurer que la solution est compatible avec les objectifs de l'organisation et répond à ses normes de sécurité. C'est là que l'avis d'un conseiller juridique peut s'avérer utile pour garantir la conformité aux lois et réglementations spécifiques à chaque État.

Surveillance des employés et droit

Chaque pays ou État a ses propres lois en matière de surveillance des employés. Certains États ont une vision stricte de la surveillance des employés, tandis que d'autres ont une approche plus libérale. Par exemple, les lois indiennes sur l'emploi et le travail autorisent la notion de surveillance et de contrôle des employés sur le lieu de travail. Oui, la section 21 met l'accent sur le droit à la vie privée, mais il n'y a pas d'élucidation explicite de la légalité ou de l'illégalité des pratiques de surveillance des employés. Voici un récapitulatif de ces pratiques :

En revanche, certaines des lois américaines sont plus concrètes. Par exemple, l'Electronic Communications Privacy Act de 1986 permet la surveillance du lieu de travail, en considérant que les entreprises ont une raison légitime de le faire. En outre, chaque État américain a sa propre réglementation en matière d'enregistrement des appels téléphoniques. Il y a aussi la loi sur la protection de la vie privée dans le domaine de la vidéo et les réglementations supplémentaires concernant la divulgation des "bandes vidéo" afin d'éviter toute divulgation injustifiée.

En ce qui concerne le Royaume-Uni, la loi sur la réglementation des pouvoirs d'investigation de 2000 (RIPA) est souvent citée pour suivre la surveillance consensuelle. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) a également son mot à dire pour réglementer l'accès aux données personnelles et la manière dont ces données sont traitées. En Australie, la loi sur la protection de la vie privée de 1988, la loi sur la surveillance du lieu de travail de 2005, la loi sur les dispositifs de surveillance de 1999, etc. permettent la surveillance, mais sous une forme plus restreinte.

Dans l'ensemble, chaque pays et les États correspondants ont leurs propres lois régissant l'utilisation de la surveillance des employés. L'idée générale, cependant, est qu'un employeur peut surveiller ses employés sur le lieu de travail, pour autant que cela reste dans les limites de la législation de l'État concerné.

Surveillance des employés GDPR

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) se concentre explicitement sur les politiques de confidentialité des données pour les personnes résidant dans l'Union européenne (UE). L'article 6 du règlement souligne la licéité du traitement et, dans le même ordre d'idées, donne une orientation aux bonnes pratiques de contrôle des employés dans toute l'Europe. Par exemple, l'article 6 souligne que le traitement des données est "licite" :

  • Lorsque l'employé a donné son consentement pour que ses données soient collectées et traitées dans un but précis.

  • Lorsque le traitement des données a pour but d'assurer le respect de la législation.

  • Lorsque le traitement des données est effectué dans l'intérêt public.

  • Lorsque le traitement des données est effectué dans l'intérêt de l'employé.

Dans le même ordre d'idées, le GDPR permet aux États membres de l'UE de faire progresser les points (2) et (3) en fonction du droit de l'Union et des États membres. Dans l'ensemble, le GDPR est une source de confiance pour les employeurs de l'Union européenne en ce qui concerne leurs politiques et pratiques de contrôle des employés.

En fait, elle leur fournit des orientations concrètes à suivre en cas d'incertitude quant à l'utilisation des données collectées aux fins pour lesquelles elles ont été initialement prévues. Cette incertitude peut survenir s'il existe un risque que les données personnelles collectées soient utilisées à mauvais escient.

Par conséquent, le GDPR aide les employeurs à maintenir l'intégrité, la confidentialité, la responsabilité, l'exactitude, la loyauté et la légalité tout au long de leurs activités de traitement des données.

À quoi faut-il s'attendre en 2022 ?

Au début de l'année 2022, près de 60 % des employeurs utilisaient un logiciel de surveillance des employés pour évaluer leur productivité. Comme le changement de paradigme dans les modèles de travail se poursuit, ce nombre devrait augmenter considérablement à terme. Cela dit, ces quatre tendances modifient le paysage de la surveillance des employés en 2022.

À quoi faut-il s'attendre en 2022 ?
  1. Le contrôle des employés comme outil de gestion

    Dans le but d'améliorer la productivité de leur personnel, les employeurs se tournent de plus en plus vers les solutions de surveillance des employés pour remplacer les pratiques excessives d'embauche et de licenciement. La raison en est que le suivi des employés permet d'identifier les habitudes de travail et les modèles de productivité des employés, ce qui permet aux employeurs de prendre des décisions fondées sur des données pour améliorer les performances globales.

  2. La nature "hybride" du travail

    Plus de 70 % des entreprises américaines ont adopté (ou sont en train d'adopter) le modèle de travail hybride, qui se répand de plus en plus dans le monde. Comme les entreprises doivent offrir une combinaison de soutien, de flexibilité et de liberté tout en maintenant un certain niveau de responsabilité attendu de leurs employés, le suivi des employés devient la solution à privilégier.

  3. Automatisation de la surveillance et IA au cœur de l'action

    Les solutions de suivi des employés basées sur le cloud gagnent de plus en plus de terrain dans le monde des affaires. Grâce à des fonctions avancées de suivi du temps, d'analyse du comportement, d'identification et de détection des risques, ces solutions réduisent le besoin d'intervention manuelle et, par conséquent, la charge de travail des départements RH.

  4. La priorité au bien-être des employés

    L'une des principales raisons pour lesquelles la surveillance des employés gagne du terrain est qu'elle offre aux employeurs une meilleure visibilité de leur personnel. Cela les aide également à atténuer et à détecter les dangers qui peuvent avoir un impact sur le bien-être des employés. C'est particulièrement important car les problèmes de santé au travail peuvent épuiser les ressources et la productivité, surtout lorsque la main-d'œuvre est éloignée et répartie dans le monde entier.

FAQs

  1. Comment les employeurs surveillent-ils leurs employés ?

    Les employeurs surveillent généralement les performances générales ou l'assiduité de leurs employés grâce à des logiciels de suivi des employés. De nos jours, les employeurs se tournent de plus en plus vers ces solutions pour motiver et récompenser leurs employés, augmenter la productivité et favoriser la prise de décision.

  2. Que peut faire un logiciel de surveillance des employés ?

    Les logiciels de surveillance des employés ont beaucoup évolué et sont désormais utilisés pour bien plus que le simple suivi des heures de travail. Ces outils peuvent aider les entreprises à suivre leurs employés sur les médias sociaux et sur le web, à fournir des rapports d'évaluation des performances, à détecter les risques et les fraudes, etc.

  3. Le contrôle des employés augmente-t-il la productivité ?

    En donnant un aperçu des habitudes de travail et de la productivité des employés, les logiciels de suivi des employés aident les entreprises à déterminer ce qui doit être fait pour augmenter la productivité. Le bon logiciel de suivi des employés peut aider à identifier et à quantifier les facteurs influençant la productivité d'un employé, comme l'environnement de travail, la charge de travail, les niveaux d'engagement, etc.

  4. Que pensent les employés du fait d'être surveillés ?

    C'est une question subjective. Si certains employés ne voient pas d'inconvénient à être surveillés, d'autres peuvent se sentir enfermés. Cela dépend de plusieurs facteurs, comme leur niveau de confiance dans leur employeur et leur direction, le secteur dans lequel ils travaillent, etc. C'est pourquoi les entreprises doivent prendre les précautions nécessaires (consentement des employés) et s'assurer qu'elles ne violent pas la vie privée de leurs employés tout en atteignant leurs objectifs.

  5. Dans quelle mesure la surveillance des activités des employés est-elle appropriée au travail ?

    Il n'existe pas d'accord universel sur le moment et le nombre d'activités à surveiller. La façon dont il est géré dépend de la culture de l'entreprise, du secteur d'activité de l'entreprise et d'autres facteurs. Cependant, la plupart des industries qui impliquent un traitement et une analyse de données lourds, comme les banques, les services financiers et les soins de santé, ont tendance à se concentrer assez fortement sur le suivi holistique des employés.

  6. La surveillance des employés est-elle légale ?

    En général, oui. Cependant, les organisations du secteur public et des services sociaux ont souvent certaines restrictions quant à l'utilisation des logiciels de surveillance des employés. En outre, les États peuvent avoir différentes lois et réglementations qui régissent l'employé de, disons, la surveillance vidéo, la collecte de données, etc. Par conséquent, les employeurs doivent mettre en place des garanties adéquates pour se protéger contre d'éventuelles violations de données et une mauvaise utilisation des informations en adhérant aux lois sur la protection de la vie privée de leur État.

  7. Les employeurs doivent-ils informer les employés de la surveillance ?

    La meilleure pratique consiste à informer les employés dès que la solution de surveillance des employés a été (ou va être) déployée. Ainsi, les employés sauront ce que leurs employeurs surveillent et à quel titre. Cela leur permet également d'exprimer leurs éventuelles préoccupations.

  8. Est-il légal de surveiller les employés à leur insu ?

    La légalité de cette pratique dépend de la législation de l'État en matière de protection de la vie privée. Certains États l'autorisent, à condition que des conditions spécifiques soient remplies. Même dans ce cas, les employés doivent consentir à ce que leur employeur surveille leurs activités, et l'employeur doit indiquer dans sa politique de confidentialité ce qui sera surveillé, comment cela sera utilisé, etc. afin d'éviter toute utilisation abusive des données.

  9. La surveillance des employés peut-elle être effectuée de manière éthique ?

    L'utilisation éthique d'un logiciel de surveillance des employés dépend du fait que les actifs numériques concernés soient traités comme privés et confidentiels. Les employeurs doivent respecter les lois applicables en cas de violation des données et de ramifications juridiques. Il est également essentiel que les employeurs indiquent clairement dans leur politique de confidentialité les parties des actifs numériques de leurs employés qui seront surveillées et qu'ils permettent aux employés de donner leur consentement avant la surveillance. Pour plus de clarté sur ce sujet, il est conseillé aux employeurs de consulter un conseiller juridique avant de s'engager dans un logiciel de surveillance des employés.

  10. Est-il légal de surveiller les courriels des employés ?

    Les courriels font partie intégrante du flux de travail quotidien et, à ce titre, sont souvent surveillés. De nombreux employeurs utilisent un logiciel de surveillance des employés pour repérer les messages qui violent leur politique d'entreprise ou ceux qui sont essentiels à leur activité. Toutefois, il est essentiel que l'employeur prenne les précautions juridiques nécessaires et s'assure qu'il est dans son droit de surveiller les courriels de ses employés, compte tenu notamment de la myriade de lois et de règlements qui régissent aujourd'hui la confidentialité des courriels.

  11. Pourquoi le contrôle des employés est-il important ?

    Le suivi des employés est nécessaire aux entreprises pour rester compétitives dans le monde numérique d'aujourd'hui. Il aide les employeurs et les employés à surveiller leurs performances et à les améliorer en identifiant les facteurs contribuant à l'augmentation de la productivité, à la réduction du turnover et de l'absentéisme, etc. Il permet également aux employeurs de nourrir et de développer leur activité en collectant et en analysant les données de leurs employés pour les aider à mieux comprendre leurs besoins et à s'adapter à l'évolution de l'environnement.

  12. Pourquoi il est important d'utiliser un logiciel de surveillance pour l'ensemble du bureau ?

    Le logiciel de surveillance des employés peut être utilisé pour suivre et comprendre les schémas de comportement des employés, qui sont essentiels pour toute entreprise. Ces schémas pourraient éclairer les futures politiques de ressources humaines, la modification des horaires de travail, les besoins en formation, etc. Par exemple, si une entreprise constate qu'un nombre croissant d'employés consultent leurs comptes de messagerie personnels ou des sites de commerce électronique pendant les heures de travail et qu'elle souhaite en limiter l'utilisation afin d'augmenter la productivité, les visualisations facilitées par le logiciel de surveillance des employés peuvent s'avérer exceptionnellement précieuses.