Comment mettre en œuvre CleverControl en conformité avec le GDPR ?

Avis de non-responsabilité

Veuillez noter que cet article est une recommandation et n'est pas destiné à remplacer un conseil juridique. La conformité au GDPR est un domaine juridique complexe, et les informations fournies ici ne le sont qu'à titre d'orientation générale. Il est essentiel de consulter un avocat qualifié dans votre région, spécialisé dans les lois sur la protection des données et de la vie privée, afin de garantir la pleine conformité de votre organisation avec le GDPR. Cet article doit être considéré comme un point de départ pour vos recherches et ne doit pas se substituer à un avis juridique professionnel.

Qu'est-ce que le GDPR ?

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est une loi complète sur la confidentialité et la protection des données promulguée par l'Union européenne (UE) en 2018. Son objectif principal est de donner aux individus plus de contrôle sur les données personnelles collectées par les "responsables du traitement" et d'harmoniser les réglementations en matière de protection des données dans les États membres de l'UE. Les "responsables du traitement" sont des personnes, des entreprises, des organisations ou d'autres organismes qui collectent des informations.

Le GDPR s'appuie sur plusieurs principes fondamentaux :

  • limitation de la finalité : les données ne doivent être collectées et traitées que pour la finalité pour laquelle elles ont été prévues ;
  • la transparence et l'information sur le traitement des données ;
  • traitement licite et loyal des données : le responsable du traitement doit disposer d'une base juridique et agir dans l'intérêt supérieur de la personne ;
  • minimisation de la collecte des données : seule la quantité strictement nécessaire de données doit être collectée et traitée ;
  • l'exactitude des données collectées : le responsable du traitement doit prendre des mesures raisonnables pour disposer des données les plus exactes possibles ;
  • durée de conservation limitée : le responsable du traitement doit effacer les données à caractère personnel qui ne sont plus nécessaires ;
  • garanties de sécurité et de confidentialité des données : seul le personnel autorisé du responsable du traitement peut accéder aux données collectées ;
  • responsabilité : le responsable du traitement est responsable du respect du GDPR.

En outre, le GDPR accorde aux individus des droits tels que le droit d'accès, de rectification et d'effacement de leurs données, ainsi que le droit à la portabilité des données. Les organisations doivent adhérer à ces principes et protéger le droit à la vie privée des individus si elles collectent des données auprès d'individus dans l'Union européenne.

Comment mettre en œuvre CleverControl en conformité avec le GDPR ?

Comprendre les exigences du GDPR

Étudiez le GDPR pour comprendre ses principes clés, ses exigences et ses obligations, en particulier la manière dont ils s'appliquent au contrôle et au traitement des données des employés. En cas de doute, demandez conseil à des experts connaissant bien le GDPR et les lois sur la confidentialité des données pour vous assurer que vos pratiques de surveillance sont conformes aux exigences légales.

Be transparent

L'honnêteté est toujours la meilleure des politiques, et lorsqu'il s'agit de collecter des données personnelles, elle est d'une importance capitale. Selon le GDPR, la personne a le droit de savoir que vous collectez ses données personnelles, vous devez donc mettre en œuvre la surveillance des employés ouvertement. Avant d'installer CleverControl, informez vos employés que vous souhaitez surveiller leur activité sur les ordinateurs de travail et, par conséquent, collecter leurs données.

Expliquez exactement quelles données vous allez collecter et comment vous allez les traiter et les utiliser.

Expliquer l'objectif

Le GDPR exige que vous ne collectiez des données personnelles que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et que vous ne les traitiez pas d'une manière incompatible avec ces finalités. Définissez des raisons et des objectifs clairs pour l'utilisation de CleverControl et expliquez-les aux employés. Si ces objectifs changent, veillez à en informer le personnel.

Obtenir l'autorisation de collecter des données

Assurez-vous que vos employés ont donné leur consentement éclairé à la surveillance. Nous vous recommandons de le faire par écrit. Le document doit être très clair sur ce que les employés acceptent. Les employés ont le droit de retirer leur consentement à tout moment.

Minimiser les données

Le GDPR vous encourage à ne collecter que les données strictement nécessaires à des fins professionnelles légitimes et à vos objectifs de contrôle. Évitez de recueillir des informations excessives ou non pertinentes sur vos employés.

En fonction de vos objectifs, vous pouvez vouloir collecter diverses informations, qui peuvent varier d'une équipe à l'autre, voire d'un employé à l'autre. CleverControl est doté de paramètres de surveillance flexibles, qui vous permettent de configurer facilement les informations que le programme recueille sur chaque employé.

Respecter les droits d'accès aux données

En vertu du GDPR, les individus ont le droit d'accéder à leurs données, de s'opposer, de rectifier les inexactitudes et de demander la suppression des données. Mettez en place un processus pour répondre rapidement à ces demandes.

Voici comment CleverControl peut vous aider à respecter les droits des employés :

  • vous pouvez permettre aux employés d'accéder aux données collectées grâce à la fonction Rapports. Les rapports contiennent toutes les données collectées pour une période et un utilisateur donnés dans un format pratique. Vous pouvez les télécharger et les envoyer aux employés à tout moment.
  • Les employés peuvent installer CleverControl sur leur ordinateur en suivant un lien spécial ou en utilisant le fichier d'installation que vous leur fournissez. C'est l'une des façons dont ils peuvent explicitement exprimer leur consentement à la surveillance.
  • CleverControl stocke toutes les données collectées sur l'ordinateur surveillé avant de les transmettre au tableau de bord de surveillance. Vous pouvez effacer immédiatement toutes les données ou un type spécifique de données de cet ordinateur à l'aide du tableau de bord.
  • CleverControl Cloud stocke les données collectées sur le tableau de bord en ligne pendant 1 à 12 mois, selon le type de données. Ensuite, elles sont automatiquement supprimées de façon permanente, sans possibilité de récupération. Pour l'instant, il n'y a pas d'option pour effacer les données manuellement. Toutefois, vous pouvez supprimer l'ordinateur de votre tableau de bord, et toutes les données qui y sont associées seront également supprimées.
  • CleverControl On-Premise et CleverControl Local for Small Business vous donnent un contrôle total sur les données collectées qui restent dans les locaux de votre entreprise. Définissez et respectez des périodes de conservation spécifiques pour les données de surveillance des employés. Une fois que les données ne sont plus nécessaires pour l'objectif visé, elles doivent être supprimées en toute sécurité.

Maintenir la confidentialité

Le GDPR exige que seul le personnel qui traite les données y ait accès.

Chez CleverControl, nous n'avons pas accès aux journaux de surveillance collectés - toutes les données sont traitées automatiquement et stockées de manière cryptée. Seul le propriétaire du compte CleverControl a accès aux informations recueillies. Pour rester en conformité avec le GDPR, ne partagez cet accès qu'avec les responsables qui effectuent des évaluations des employés sur la base des données collectées. Veillez à ce que seul le personnel autorisé puisse consulter les journaux de surveillance.

CleverControl On-Premise et CleverControl Local for Small Business ont été spécialement conçus pour donner à l'entreprise un contrôle total sur la manière dont les données sont stockées et traitées - et sur les personnes qui peuvent y accéder.

Formez vos employés à la conformité au GDPR et aux politiques de protection des données de votre entreprise, en particulier ceux qui sont impliqués dans le contrôle et le traitement des données.

Conclusion

La mise en œuvre de CleverControl tout en maintenant la conformité avec le GDPR est essentielle pour les organisations visant à surveiller les activités des employés dans l'UE tout en respectant leurs droits en matière de confidentialité des données. En suivant les lignes directrices décrites dans cet article, telles que la minimisation des données, la transparence, le consentement et des mesures de sécurité solides, vous pouvez trouver un équilibre entre un contrôle efficace des employés et la conformité au GDPR.

N'oubliez pas que le GDPR est une réglementation dynamique et qu'il est essentiel de se tenir au courant de toute modification de la loi. Des audits réguliers, la formation des employés et une consultation juridique si nécessaire font tous partie du processus continu visant à garantir que votre mise en œuvre de CleverControl s'aligne sur les principes du GDPR.

L'intégration de ces pratiques dans l'approche de CleverControl de votre organisation vous aidera non seulement à préserver la confidentialité des données, mais aussi à favoriser la confiance et la transparence parmi vos employés. Trouver cet équilibre n'est pas seulement une exigence légale ; c'est un témoignage de votre engagement à respecter les droits des personnes et à protéger leurs données personnelles. N'oubliez pas que la protection des données et la conformité sont des responsabilités permanentes et des éléments essentiels de pratiques commerciales responsables et éthiques dans le monde d'aujourd'hui, dominé par les données.