Το καλύτερο λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων και όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για την παρακολούθηση εργαζομένων

Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων είναι ένα σύστημα που μπορεί να παρακολουθεί και να αναλύει τη δραστηριότητα των εργαζομένων στους υπολογιστές τους. Βρίσκεται σε έξαρση από τις αρχές της δεκαετίας του 2000 λόγω της ανάπτυξης των τεχνολογιών των υπολογιστών, ενώ η πανδημία του Covid-19 του 2020 εκτόξευσε τη δημοτικότητά του στα ύψη. Σύμφωνα με την πρόσφατη μελέτη Instant Office, το 78% των σημερινών εργοδοτών παρακολουθούν το προσωπικό τους χρησιμοποιώντας διάφορα εργαλεία.

Το καλύτερο λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων και όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για την παρακολούθηση εργαζομένων

Συνήθως, το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων αποτελείται από τον πράκτορα που εγκαθιστούν οι εργαζόμενοι στις συσκευές τους και τον πίνακα ελέγχου που επιτρέπει στους διαχειριστές να λαμβάνουν αρχεία καταγραφής και αναφορές.

Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων λειτουργεί ως αόρατος επόπτης που βλέπει τα πάντα. Από τις πληκτρολογήσεις μέχρι τους ιστότοπους που επισκέπτεται, συλλέγει πληροφορίες για σχεδόν όλα όσα κάνει ένα άτομο στον υπολογιστή κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. Τα πιο προηγμένα λογισμικά παρακολούθησης εργαζομένων υπερβαίνουν κατά πολύ την απλή συλλογή δεδομένων. Παρέχουν έτοιμες αναφορές σχετικά με την παραγωγικότητα κάθε εργαζομένου και τους υπολογισμούς μισθοδοσίας και ουσιαστικά εξοικονομούν το χρόνο του διευθυντή.

Ο πιο προφανής σκοπός αυτού του είδους λογισμικού είναι η παρακολούθηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων. Πόσο χρόνο αφιερώνουν στο έργο και πόσο - σε αστεία βίντεο με γάτες στο Youtube; Συμμετέχουν στη διαδικασία εργασίας ή κάνουν διάλειμμα για καφέ κάθε 10 λεπτά; Γκουγκλάρουν πληροφορίες που σχετίζονται με την εργασία ή φθηνά εισιτήρια για το Λας Βέγκας για το Σαββατοκύριακο; Οι εφαρμογές παρακολούθησης εργαζομένων έχουν σχεδιαστεί για να απαντούν ακριβώς σε τέτοιου είδους ερωτήσεις.

Εκτός από την ανακάλυψη των τεμπέληδων, το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων εξυπηρετεί διάφορους λιγότερο προφανείς αλλά όχι λιγότερο κρίσιμους σκοπούς. Αρχικά, μπορεί να βοηθήσει στην αποκάλυψη εργαζομένων που αγωνίζονται. Είτε ιδρώνουν από τον υπερβολικό φόρτο εργασίας είτε από εργασίες με τις οποίες δεν έχουν αρκετή εμπειρία ως νέοι ειδικοί, μπορεί να διστάζουν να μιλήσουν στον διευθυντή για τις δυσκολίες. Η αποκάλυψη αυτών των προβλημάτων και η προσεκτική προσπάθεια για την εξάλειψή τους θα κάνει περισσότερα από το να ενισχύσει την παραγωγικότητα - θα βελτιώσει το κλίμα στο γραφείο και την εικόνα σας ως διευθυντή.

Ένας άλλος όχι και τόσο προφανής λόγος για να δοκιμάσετε ένα λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων είναι ο έλεγχος των πόρων της εταιρείας. Μήπως τα έξοδά σας για χαρτί εκτυπωτή αυξήθηκαν πρόσφατα; Σπαταλάτε χρήματα για το λογισμικό που δεν χρησιμοποιούν οι υπάλληλοί σας; Βρείτε το με τη βοήθεια των αναφορών. Θα δείξουν πόσο συχνά οι εργαζόμενοι εργάζονται σε ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα ή αν χρησιμοποιούν τους εκτυπωτές γραφείου για προσωπικές ανάγκες.

Το κορυφαίο λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων είναι εξοπλισμένο με ενότητες προστασίας δεδομένων. Αποτρέπουν την πρόσβαση, την αντιγραφή ή την αποστολή εμπιστευτικών πληροφοριών και προειδοποιούν τον διαχειριστή εάν εμφανιστεί κάτι ύποπτο. Έχοντας αυτόν τον παντογνώστη φρουρό στο χέρι σας, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για διαρροή δεδομένων ή μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε εταιρικά δεδομένα.

Αυτά είναι μόνο μερικά από τα προβλήματα που μπορούν να λύσουν τα εργαλεία παρακολούθησης των εργαζομένων. Ας βουτήξουμε βαθύτερα στο θέμα και ας μάθουμε για τις κορυφαίες λύσεις σε αυτόν τον τομέα.

Τύποι λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων

Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων διακρίνεται σε τρεις τύπους: παρακολούθηση χρόνου, παρακολούθηση δραστηριοτήτων και πρόληψη απώλειας δεδομένων (ή DLP).

Οι εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου είναι απαραίτητες αν θέλετε να αυτοματοποιήσετε διαδικασίες ρουτίνας, όπως η παρουσία, η παρακολούθηση χρόνου και οι υπολογισμοί μισθοδοσίας. Καταγράφουν τον χρόνο σύνδεσης και εξόδου, τις περιόδους αδράνειας του εργαζομένου και τον χρόνο που δαπανάται για κάθε εργασία. Μπορείτε να εκτιμήσετε πόσο χρόνο ξοδεύουν οι εργαζόμενοι σε ένα έργο και ποιος και πότε εργάστηκε σε μια συγκεκριμένη εργασία. Τα ακριβή δεδομένα παρακολούθησης είναι επίσης ζωτικής σημασίας για την τιμολόγηση των πελατών εάν εργάζεστε με σύμβαση ή με ωριαία αμοιβή. Το καλύτερο είναι ότι οι αναφορές δημιουργούνται αυτόματα σε πραγματικό χρόνο, εξαλείφοντας τον κίνδυνο εξαπάτησης ή ανθρώπινου λάθους. Τα προγράμματα παρακολούθησης χρόνου έχουν και άλλα οφέλη: διευκολύνουν τη βελτίωση της παραγωγικότητας, δίνουν κίνητρα στους υπαλλήλους και σας δείχνουν πού ξοδεύονται τα χρήματα.

Το λογισμικό παρακολούθησης δραστηριοτήτων είναι παρόμοιο με τα προγράμματα παρακολούθησης χρόνου, αλλά είναι πολύ πιο ισχυρό. Μπορεί κανείς να το αποκαλέσει δικαιολογημένα τον Μεγάλο Αδελφό της παρακολούθησης των εργαζομένων, επειδή μπορεί να καταγράφει σχεδόν τα πάντα που κάνει ο εργαζόμενος στον υπολογιστή του γραφείου. Συνήθως, τέτοια συστήματα καταγράφουν τις πληκτρολογήσεις και τα συμβάντα στο πρόχειρο, λαμβάνουν στιγμιότυπα οθόνης, παρακολουθούν τη δραστηριότητα του χρήστη στο Διαδίκτυο (συμπεριλαμβανομένων των επισκέψεων και των συνομιλιών στα κοινωνικά δίκτυα) και τον ενεργό/αδρανή χρόνο. Μπορούν επίσης να παρακολουθούν εξωτερικές συσκευές, όπως εκτυπωτές και στικάκια USB. Τα προγράμματα παρακολούθησης κορυφαίου επιπέδου σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε τους υπαλλήλους σε πραγματικό χρόνο με τη ροή βίντεο από τις οθόνες και τις κάμερες ιστού τους. Εάν δεν έχετε αρκετό χρόνο για να ελέγξετε τις ροές κατά τη διάρκεια της ημέρας, το πρόγραμμα θα καταγράφει βίντεο για να τα παρακολουθήσετε αργότερα. Το λογισμικό όχι μόνο θα συγκεντρώνει αλλά και θα επεξεργάζεται τα ακατέργαστα δεδομένα σε σαφή διαγράμματα και γραφήματα. Στο τέλος της ημέρας, λαμβάνετε την πιο περιεκτική έκθεση δραστηριότητας για κάθε εργαζόμενο, τμήμα ή ολόκληρο το γραφείο.

Το εύρος εφαρμογής αυτών των εκθέσεων είναι τεράστιο. Παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με τα επίπεδα παραγωγικότητας και συμμετοχής, βοηθούν στην ανακάλυψη αναποτελεσματικών προτύπων εργασίας και εργαζομένων με χαμηλές επιδόσεις, εξοικονομούν πόρους της εταιρείας και πολλά άλλα. Εάν εφαρμοστεί προσεκτικά και ηθικά, το λογισμικό παρακολούθησης δραστηριοτήτων μπορεί να γίνει ένας αξιόπιστος συνεργάτης στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας.

Η πρόληψη απώλειας δεδομένων είναι ο πιο σύνθετος τύπος λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων. Εντοπίζει πιθανές παραβιάσεις δεδομένων και άλλες απειλές παρακολουθώντας, ανιχνεύοντας και μπλοκάροντας δεδομένα σε χρήση, σε κίνηση και σε ηρεμία. Με άλλα λόγια, το πρόγραμμα εκτελεί έλεγχο περιεχομένου και ανάλυση συμφραζομένων των δεδομένων που αποστέλλονται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή messengers, είναι σε χρήση από τον εργαζόμενο στη συσκευή του ή αποθηκεύονται σε διακομιστή της εταιρείας. Το λογισμικό DLP ενσωματώνει διάφορες εξελιγμένες τεχνικές ανάλυσης, για παράδειγμα, ακριβές ταίριασμα δεδομένων, ακριβές ή μερικό ταίριασμα αρχείων, ανάλυση βάσει κανόνων και κατηγοριών. Ακριβής αντιστοίχιση δεδομένων σημαίνει ότι το πρόγραμμα αναζητά ακριβείς αντιστοιχίες από την απόρριψη δεδομένων ή τη ζωντανή βάση δεδομένων. Στην περίπτωση της αντιστοίχισης αρχείων, το λογισμικό συγκρίνει τους κατακερματισμούς των αρχείων με ακριβή δακτυλικά αποτυπώματα χωρίς να αναλύει τα περιεχόμενα αυτών των αρχείων. Η ανάλυση βάσει κανόνων είναι η πιο συνηθισμένη τεχνική. Το πρόγραμμα σαρώνει τα δεδομένα με βάση τους προκαθορισμένους κανόνες, όπως οι αριθμοί καρτών ή ασφάλειας. Η ανάλυση βάσει προκαθορισμένων κατηγοριών είναι μια παρόμοια μέθοδος: το σύστημα DLP αναζητά κοινούς τύπους ευαίσθητων δεδομένων, για παράδειγμα, τραπεζικά στοιχεία, αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης κ.λπ. Οι προαναφερθείσες μέθοδοι βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στην κατηγοριοποίηση, αλλά τι γίνεται αν η παραβίαση δεν εμπίπτει σε αυτές τις κατηγορίες; Τα σύγχρονα συστήματα DLP χρησιμοποιούν ακόμη πιο περίπλοκες τεχνικές για τον εντοπισμό και την πρόληψη τέτοιων παραβιάσεων, για παράδειγμα, ανάλυση λεξικού, μηχανική μάθηση και στατιστική ανάλυση.

Οι εταιρείες χρησιμοποιούν συστήματα DLP για να αποτρέψουν παραβιάσεις δεδομένων, διαρροή, απώλεια, διαρροή ή καταστροφή ευαίσθητων πληροφοριών. Τα DLP χρησιμεύουν επίσης για να διασφαλίσουν ότι η εταιρεία συμμορφώνεται με τους σχετικούς κανονισμούς και προστατεύει τις πληροφορίες που μπορούν να αναγνωριστούν προσωπικά (PII).

Σε αυτό το άρθρο, θα επικεντρωθούμε κυρίως στο λογισμικό παρακολούθησης δραστηριοτήτων.

Χαρακτηριστικά του λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων

Παρά τη μεγάλη ποικιλία λογισμικού παρακολούθησης δραστηριότητας στην αγορά, πολλά χαρακτηριστικά είναι τυπικά για τα περισσότερα από αυτά. Ας ρίξουμε μια ματιά στη λειτουργικότητα που μπορείτε να περιμένετε από μια αξιοπρεπή εφαρμογή παρακολούθησης εργαζομένων:

  • Keylogging. Η καταγραφή των πληκτρολογήσεων είναι ένα από τα πιο αμφιλεγόμενα χαρακτηριστικά. Οι αναφορές καταγραφής πληκτρολόγησης θα καταδείξουν αν ο εργαζόμενος εργάζεται στο έργο, συνομιλεί με έναν φίλο στο WhatsApp ή - χειρότερα - προδίδει εταιρικά μυστικά σε ανταγωνιστές. Από την άλλη πλευρά, το keylogger μπορεί να καταγράψει κατά λάθος ευαίσθητες πληροφορίες, όπως κωδικούς πρόσβασης, τραπεζικά στοιχεία ή προσωπικές συνομιλίες. Οι ευέλικτες λύσεις παρακολούθησης διαθέτουν τη δυνατότητα απενεργοποίησης του keylogging.

  • Στιγμιότυπα. Η εφαρμογή τραβάει στιγμιότυπα της οθόνης του υπολογιστή σε τακτά χρονικά διαστήματα ή με το έναυσμα. Αυτή η λειτουργία είναι εξαιρετική αν θέλετε να γνωρίζετε τι κάνει ο υπάλληλός σας ανά πάσα στιγμή ή να έχετε αποδείξεις ότι εμπλέκεται σε ανεπιθύμητη δραστηριότητα.

  • Παρακολούθηση δραστηριότητας στο διαδίκτυο. Αυτό συνεπάγεται την παρακολούθηση των ιστοτόπων που επισκέπτεται ο χρήστης, των κοινωνικών δικτύων και των ερωτημάτων αναζήτησης και του χρόνου που περνάει εκεί. Η παρακολούθηση της διαδικτυακής δραστηριότητας είναι χρήσιμη όχι μόνο όσον αφορά την παραγωγικότητα (ποσοστό επισκέψεων σε παραγωγικούς/μη παραγωγικούς ιστότοπους) αλλά και όσον αφορά την εκπαίδευση. Αν δείτε ότι ένας εργαζόμενος επισκέπτεται πολλούς ιστότοπους που σχετίζονται με την εργασία του και αφορούν ένα συγκεκριμένο θέμα/δεξιότητα, μπορεί να χρειάζεται εκπαίδευση σε αυτή τη δεξιότητα ή τον τομέα. Σε αυτή την περίπτωση, η παροχή κατάρτισης θα αυξήσει δραστικά την παραγωγικότητα.

  • Παρακολούθηση εφαρμογών. Αυτό το σετ λειτουργιών θα δείξει ποιες εφαρμογές είναι εγκατεστημένες στη συσκευή που παρακολουθείται, ποιες εφαρμογές εκτελούνται και πόσο χρόνο ξοδεύει ο χρήστης για να τις χρησιμοποιήσει. Εκτός από την αξιολόγηση της παραγωγικότητας, η παρακολούθηση των εφαρμογών μπορεί να χρησιμεύσει ως μέσο ανάλυσης του κατά πόσον η ομάδα σας διαθέτει υπερβολική ή υποαδειοδότηση. Εκτός αυτού, θα γνωρίζετε εάν ο εργαζόμενος εγκαθιστά οποιοδήποτε ανεπιθύμητο λογισμικό στη συσκευή που ανήκει στην εταιρεία.

  • Μπλοκάρισμα εφαρμογών. Όπως και ο αποκλεισμός ιστότοπων, ο αποκλεισμός εφαρμογών εξαλείφει τους περισπασμούς στον χώρο εργασίας. Μπορείτε να μπλοκάρετε εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων, παιχνίδια ή άλλες ανεπιθύμητες εφαρμογές, αν θεωρείτε ότι επηρεάζουν την παραγωγικότητα της ομάδας.

  • Παρακολούθηση λειτουργιών αρχείων σας παρέχει τον πλήρη κατάλογο των λειτουργιών με αρχεία, όπως δημιουργία, αντιγραφή, αποστολή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτύπωση και διαγραφή. Είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος παρακολούθησης του τρόπου επεξεργασίας ευαίσθητων πληροφοριών.

  • Εντοπισμός φορητών συσκευών αποθήκευσης δεδομένων. Οι εργαζόμενοι συχνά διαρρέουν πληροφορίες αντιγράφοντάς τες σε μια μονάδα flash ή στέλνοντάς τες μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός του εταιρικού δικτύου. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η παρακολούθηση των εξωτερικών συσκευών αποθήκευσης δεδομένων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι τα σημαντικά δεδομένα δεν μεταφέρονται εκτός της εταιρείας.

  • Παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα άλλο αποτελεσματικό εργαλείο για την ελαχιστοποίηση του κινδύνου διαρροής δεδομένων. Μπορεί επίσης να χρησιμεύσει για την αξιολόγηση της ποιότητας, για παράδειγμα, εάν παρακολουθείτε τους πράκτορες υποστήριξης ή άλλους υπαλλήλους που εργάζονται με πελάτες.

  • Έλεγχος εκτυπωτή εξυπηρετεί δύο σκοπούς. Πρώτον, σας βοηθά να υπολογίσετε και να βελτιστοποιήσετε τις δαπάνες για προμήθειες γραφείου και να ανακαλύψετε τους υπαλλήλους που ενδέχεται να χρησιμοποιούν εξοπλισμό γραφείου για σκοπούς εκτός εργασίας. Δεύτερον, η εκτύπωση εμπιστευτικών πληροφοριών είναι μια ευρέως διαδεδομένη μέθοδος διαρροής δεδομένων. Με τα αρχεία καταγραφής παρακολούθησης στα χέρια σας, θα γνωρίζετε πάντα αν συμβαίνουν διαρροές και ποιος είναι ο ένοχος.

  • Ζωντανή μετάδοση της οθόνης σας επιτρέπει να βλέπετε την οθόνη του υπαλλήλου σαν να κάθεστε μπροστά του. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να ελέγξετε τι κάνει κάθε εργαζόμενος στο γραφείο σας (ή όλοι μαζί) αυτή τη στιγμή. Ορισμένες εφαρμογές μπορούν να υπερηφανεύονται για τις λειτουργίες καταγραφής οθόνης, ώστε να μπορείτε να επιστρέψετε και να ξαναδείτε οποιοδήποτε λεπτό της εργάσιμης ημέρας.

  • Παρακολούθηση μέσω κάμερας και μικροφώνου. Εάν οι υπολογιστές του γραφείου διαθέτουν κάμερες web και μικρόφωνα, μια κορυφαία εφαρμογή παρακολούθησης εργαζομένων μπορεί να μεταδίδει βίντεο και ήχο από αυτούς σε πραγματικό χρόνο ή να πραγματοποιεί εγγραφές. Αυτές οι λειτουργίες μπορούν να συμβάλουν τόσο στην παραγωγικότητα όσο και στη συνολική ασφάλεια του γραφείου, όπως η αποτροπή ανάρμοστης συμπεριφοράς, κλοπών ή πρόσβασης σε εμπιστευτικές πληροφορίες.

  • Αναφορές παραγωγικότητας. Η συλλογή δεδομένων δραστηριότητας είναι μόνο το ήμισυ της ιστορίας - πρέπει να τα αναλύσετε για να προσδιορίσετε το επίπεδο παραγωγικότητας και τα βήματα για τη βελτίωσή του. Ευτυχώς, το σύστημα θα κάνει τους υπολογισμούς για εσάς, και θα έχετε στα χέρια σας τακτοποιημένα διαγράμματα και γραφήματα ανά εργαζόμενο, τμήμα ή ολόκληρη την ομάδα σε μια στιγμή.

  • Απομακρυσμένη παρακολούθηση και διαμόρφωση. Δεν χρειάζεται να έχετε πρόσβαση στον υπολογιστή του εργαζομένου για να λαμβάνετε ενημερώσεις σχετικά με την παραγωγικότητα και τις ενέργειές του ή να προσαρμόζετε τις ρυθμίσεις παρακολούθησης. Τα σύγχρονα συστήματα μπορούν να παραδίδουν τα αρχεία καταγραφής με διάφορους τρόπους. Για παράδειγμα, μπορείτε να λαμβάνετε τακτικές αναφορές που δημιουργούνται αυτόματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, FTP ή πλατφορμών κοινής χρήσης αρχείων (π.χ. Google Drive ή Dropbox). Αυτοί οι τρόποι έχουν όμως κάποιους περιορισμούς, καθώς δεν επιτρέπουν την παρακολούθηση της οθόνης ή της κάμερας web σε πραγματικό χρόνο. Οι περισσότερες σύγχρονες εφαρμογές παραδίδουν δεδομένα σε διαδικτυακά ταμπλό που προσφέρουν πολύ περισσότερα από την προβολή ακατέργαστων δεδομένων. Δημιουργούν στατιστικές αναφορές, μεταδίδουν οθόνες ή webcams σε πραγματικό χρόνο και επιτρέπουν την προσαρμογή των ρυθμίσεων του προγράμματος από απόσταση.

Αυτή είναι μια επισκόπηση των πιο δημοφιλών χαρακτηριστικών που μπορείτε να αποκτήσετε σε μια λύση παρακολούθησης εργαζομένων, αλλά ο κατάλογος δεν είναι πλήρης. Ορισμένες εφαρμογές μπορεί να διαθέτουν ενσωματωμένους υπολογιστές μισθοδοσίας, εντοπισμό γεωγραφικής θέσης, μονάδες ανάλυσης ύποπτης συμπεριφοράς, κρυφή λειτουργία κ.ά. Το εύρος των χαρακτηριστικών μπορεί να διαφέρει από το ένα πρόγραμμα στο άλλο ανάλογα με τους σκοπούς που εξυπηρετεί. Για παράδειγμα, τα προγράμματα που εστιάζουν στην πρόληψη της διαρροής δεδομένων θα περιλαμβάνουν περισσότερες λειτουργίες για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των χρηστών και των αρχείων και των περιορισμών πρόσβασης. Εκείνα που προορίζονται για την παρακολούθηση της παραγωγικότητας θα προσφέρουν λειτουργίες παρακολούθησης του χρόνου και διαχείρισης έργων. Όταν επιλέγετε μια λύση για την εταιρεία σας, συνιστούμε να καθορίσετε πρώτα τον στόχο της παρακολούθησης και να αναζητήσετε ένα πρόγραμμα που διαθέτει τα απαιτούμενα χαρακτηριστικά για την επίτευξή του.

Πώς να επιλέξετε το καλύτερο λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων

Όταν αποφασίσετε να παρακολουθείτε την απόδοση του προσωπικού σας, θα ξεκινήσετε με την αναζήτηση λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων. Μια-δυο αναζητήσεις στο Google και ξαφνικά βρίσκεστε μέσα σε μια ατελείωτη θάλασσα προσφορών, όπου είναι πολύ εύκολο να χαθείτε. Κάθε λύση θα προσπαθήσει να σας πείσει ότι είναι η καλύτερη, έχει την πλουσιότερη λειτουργικότητα και αυξάνει την παραγωγικότητα της ομάδας σας κατά 10000%. Πώς, λοιπόν, μπορείτε να πλοηγηθείτε μέσα σε αυτή τη θάλασσα και να βρείτε το πιο αποτελεσματικό εργαλείο για την επιχείρησή σας;

Παρακάτω παρατίθενται ορισμένα σημεία που πρέπει να λάβετε υπόψη πριν δεσμευτείτε για τη μία ή την άλλη λύση παρακολούθησης εργαζομένων.

  1. Σκοπός της παρακολούθησης

    Αναρωτηθείτε τι θέλετε να επιτύχετε με την παρακολούθηση των υπαλλήλων σας. Θέλετε να ανακαλύψετε τεμπέληδες και αναποτελεσματικές διαδικασίες εργασίας; Ή μήπως, ο στόχος σας είναι να αντικαταστήσετε ένα ξεπερασμένο σύστημα μισθοδοσίας με ένα σύγχρονο αυτοματοποιημένο; Ίσως, επιδιώκετε να ελαχιστοποιήσετε τους κινδύνους από εσωτερικές απειλές και διαρροές δεδομένων;

    Κάθε λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων έχει σχεδιαστεί για έναν σταθερό σκοπό ή συνδυάζει διάφορους συναφείς σκοπούς: προστασία από διαρροή δεδομένων, παρακολούθηση της παραγωγικότητας, έλεγχος παρουσίας κ.λπ. Έτσι, όταν ορίσετε έναν σαφή στόχο παρακολούθησης, θα απορρίψετε αμέσως λύσεις που δεν ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις σας.

  2. Χαρακτηριστικά

    Το επόμενο βήμα είναι να εξετάσουμε πιο προσεκτικά τα χαρακτηριστικά που προσφέρουν τα εργαλεία. Ορισμένες εφαρμογές θα διαθέτουν μόνο μια χούφτα βασικές επιλογές, όπως στιγμιότυπα οθόνης, καταγραφή πληκτρολογίου και παρακολούθηση της δραστηριότητας στο διαδίκτυο. Άλλα κορυφαία συστήματα φαίνεται ότι θα καταγράφουν κάθε κλικ του ποντικιού και κάθε κίνηση που κάνει ο εργαζόμενος στον υπολογιστή. Είναι φυσικό να υποθέσουμε ότι όσο περισσότερα - τόσο το καλύτερο, αλλά μην βιαστείτε να επιλέξετε την πιο πλήρως εξοπλισμένη εφαρμογή που μπορείτε να βρείτε. Μπορεί να καταλήξετε να πληρώνετε υπερβολικά για τη λειτουργικότητα που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ. Αντί να σπαταλάτε χρήματα και χρόνο, σκεφτείτε ποιες λειτουργίες θα σας προσφέρουν την πιο πολύτιμη εικόνα και επιλέξτε το εργαλείο που προσφέρει αυτό που χρειάζεστε.

  3. Φιλική προς το χρήστη εμπειρία και προσαρμοστικότητα

    Είτε διευθύνετε μια μικρή νεοσύστατη επιχείρηση είτε μια μεγάλη εταιρεία, το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι να χάνετε χρόνο σε περίπλοκες διαδικασίες εγκατάστασης και δυσνόητες διεπαφές. Ένα καλό σύστημα παρακολούθησης των εργαζομένων θα πρέπει να είναι εύκολο να αναπτυχθεί σε όλους τους υπολογιστές του γραφείου - ακόμη και αν δεν έχετε τεχνολογικές γνώσεις και δεν διαθέτετε κάποιον ειδικό πληροφορικής στο προσωπικό σας.

    Επιπλέον, τα καλύτερα προγράμματα παρακολούθησης διαθέτουν διαισθητικό περιβάλλον εργασίας και σαφή απεικόνιση των δεδομένων, για παράδειγμα, πολύχρωμα διαγράμματα και γραφήματα. Θα πρέπει να μπορείτε να πλοηγείστε γρήγορα και αποτελεσματικά χωρίς να προβληματίζεστε για το τι σημαίνει αυτό το διάγραμμα και πού βρίσκετε μια έκθεση παραγωγικότητας.

    Τέλος, η παρακολούθηση των εργαζομένων πρέπει να είναι επεκτάσιμη και προσαρμόσιμη. Η προσθήκη ή η αφαίρεση ενός εργαζομένου από το σύστημα δεν πρέπει να είναι επίπονη και χρονοβόρα. Οι ευέλικτες ρυθμίσεις αποτελούν επίσης μεγάλο πλεονέκτημα, καθώς μπορείτε να τις προσαρμόσετε ξεχωριστά για κάθε εργαζόμενο, ενεργοποιώντας και απενεργοποιώντας τις λειτουργίες παρακολούθησης ανά πάσα στιγμή.

    Είναι δύσκολο να καταλάβετε αν το σύστημα παρακολούθησης είναι τόσο φιλικό προς το χρήστη και προσαρμόσιμο όσο υπόσχεται μέχρι να το δοκιμάσετε. Ευτυχώς, πολλές υπηρεσίες προσφέρουν δωρεάν πλήρως λειτουργικές δοκιμές, ώστε να μπορείτε να δοκιμάσετε πώς λειτουργεί το πρόγραμμα στο περιβάλλον σας. Σε περίπτωση που δεν θέλετε να σπαταλήσετε χρόνο για δοκιμές, μπορείτε πάντα να κλείσετε ένα demo. Ένας έμπειρος εκπρόσωπος θα σας επισημάνει τα κύρια πλεονεκτήματα της λύσης τους και θα σας αφήσει να δείτε πώς μπορεί να ωφελήσει την επιχείρησή σας στην πράξη.

  4. Υψηλό επίπεδο ασφάλειας

    Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων συλλέγει και αποθηκεύει μεγάλες ποσότητες πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένων εμπιστευτικών δεδομένων. Για παράδειγμα, το keylogger μπορεί να καταγράψει έναν σημαντικό κωδικό πρόσβασης ή ένα κομμάτι ευαίσθητων πληροφοριών μπορεί να αποθηκευτεί σε ένα στιγμιότυπο οθόνης. Πριν δεσμευτείτε για οποιοδήποτε λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων, βεβαιωθείτε ότι αυτό θέτει ως βασική προτεραιότητα την ασφαλή αποθήκευση των δεδομένων που συλλέγονται. Μπορείτε να επικοινωνήσετε με έναν εκπρόσωπο της εταιρείας και να ρωτήσετε αν τα δεδομένα μεταφέρονται και αποθηκεύονται σε κρυπτογραφημένη μορφή, ποιος έχει πρόσβαση σε αυτά και άλλα θέματα που σας απασχολούν.

  5. Συμβατότητα πολλαπλών πλατφορμών

    Ένας από τους υπαλλήλους σας εργάζεται σε Mac, ένας άλλος σε Windows και ο τρίτος χρησιμοποιεί το iPhone για την εργασία του τον περισσότερο χρόνο. Επιλέξτε ένα λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων που υποστηρίζει πολλαπλές πλατφόρμες για να εξοικονομήσετε άδειες χρήσης. Πολλά συστήματα προσφέρουν συνδρομές πολλαπλών πλατφορμών, πράγμα που σημαίνει ότι μία συνδρομή είναι κατάλληλη για όλες τις υποστηριζόμενες πλατφόρμες. Ή μπορείτε να ελέγξετε τις προσφορές πακέτων. Συνήθως διατίθενται σε χαμηλότερη τιμή από τις ξεχωριστές άδειες χρήσης για κάθε λειτουργικό σύστημα.

  6. Υποστήριξη και βοήθεια

    Όσο αξιόπιστο, φιλικό προς το χρήστη και εύχρηστο και αν είναι το λογισμικό που επιλέγετε, κανείς δεν είναι ασφαλής από ένα ή δύο χτυπήματα στην πορεία. Βεβαιωθείτε ότι η εταιρεία ανάπτυξης προσφέρει τεχνική βοήθεια και υποστήριξη μέσω τηλεφώνου ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επίσης, ελέγξτε αν οι όροι της άδειας χρήσης περιλαμβάνουν δωρεάν τεχνική βοήθεια. Διαφορετικά, μπορεί να χρειαστεί να πληρώσετε επιπλέον αν χρειαστείτε βοήθεια με το πρόγραμμα ή, στη χειρότερη περίπτωση, μπορεί να μην έχετε καθόλου υποστήριξη.

    Η παρακολούθηση της προόδου και της παραγωγικότητας των υπαλλήλων σας είναι απαραίτητη για την ανάπτυξη της εταιρείας. Ένα σοφά επιλεγμένο σύστημα παρακολούθησης των εργαζομένων θα σας βοηθήσει να κάνετε αυτή τη διαδικασία απλή και αποτελεσματική. Ελπίζουμε ότι οι παραπάνω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να επιλέξετε το εργαλείο που θα ωφελήσει περισσότερο την επιχείρησή σας.

Τιμολόγηση λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων

Οι μεταβλητές δομές τιμολόγησης είναι συνήθως διαδεδομένες με κύριο στόχο την προσφορά χαρακτηριστικών υψηλών προδιαγραφών σε δυνητικά χαμηλότερη τιμή. Όσον αφορά το λογισμικό, υπάρχει ένα ευρύ φάσμα μοντέλων τιμολόγησης από τα οποία μπορούν να επιλέξουν οι εταιρείες. Ουσιαστικά, η τιμολόγηση βασίζεται σε πλήθος παραγόντων όπως:

  1. Πλατφόρμα: Είναι η λύση βασισμένη στο διαδίκτυο ή πρέπει να εγκατασταθεί σε μια συγκεκριμένη συσκευή;

  2. Κύκλος πληρωμών: Το λογισμικό λειτουργεί με συνδρομές ή ο οργανισμός πραγματοποιεί μια εφάπαξ συναλλαγή;

  3. Λειτουργικό σύστημα: Υποστηρίζει η λύση τόσο τα λειτουργικά συστήματα επιτραπέζιων υπολογιστών (Windows, MacOS, Linux) όσο και τα λειτουργικά συστήματα κινητών συσκευών (Android, iOS);

  4. Χαρακτηριστικά: Διαθέτει το λογισμικό ενσωματωμένα σύνολα χαρακτηριστικών ή οι πελάτες πρέπει να αγοράσουν πρόσθετα πρόσθετα/αναβαθμίσεις για να επεκτείνουν τις δυνατότητες παρακολούθησης;

  5. Αδειοδότηση χρηστών: Υποστηρίζει η λύση λειτουργίες ενός ή πολλών χρηστών;

  6. Έκπτωση: Πώς θα επωφεληθεί ο οργανισμός από τυχόν υπάρχουσες εκπτώσεις ως μέρος ενός πακέτου ή δέσμης;

Παράγοντες όπως αυτοί καθορίζουν συνήθως τη δομή τιμολόγησης κάθε πακέτου λογισμικού. Απλώς για να βάλουμε έναν αριθμό, το μέσο κόστος μιας ισχυρής λύσης παρακολούθησης εργαζομένων θα μπορούσε να είναι κάπου γύρω στα 90 δολάρια ΗΠΑ ετησίως για μια άδεια χρήσης ενός χρήστη. Αλλά, όπως είπαμε, ο αριθμός αυτός μπορεί να επηρεαστεί από κάθε είδους παράγοντες.

Για παράδειγμα, ορισμένες λύσεις θα μπορούσαν να προσφέρουν ασφάλεια τελικών σημείων μαζί με παρακολούθηση. Άλλες θα μπορούσαν να παρέχουν εξίσου ικανές λειτουργίες για επιτραπέζιους υπολογιστές και κινητά. Στην ουσία, όλα δείχνουν τι θέλει να επιτύχει ο οργανισμός με την παρακολούθηση των εργαζομένων. Ένα παράδειγμα θα μπορούσε να είναι ένας οργανισμός που επιθυμεί να παρακολουθεί τις δραστηριότητες των υπαλλήλων του στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης σε συγκεκριμένα κανάλια με στόχο τον περιορισμό του διαδικτυακού εκφοβισμού.

Αντίθετα, ένας άλλος οργανισμός μπορεί να χρειάζεται να παρακολουθεί τη δραστηριότητα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των εργαζομένων σε όλα τα δίκτυα με ιδιαίτερη έμφαση στα επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ως εκ τούτου, η χρήση και ο τύπος παρακολούθησης θα είναι επίσης ένας από τους μεγαλύτερους παράγοντες που επηρεάζουν την τιμολόγηση.

Top 20 Λογισμικό παρακολούθησης για γραφεία και απομακρυσμένους υπαλλήλους

1. CleverControl

Η ικανότητα της CleverControl στην παρακολούθηση του χώρου εργασίας είναι απαράμιλλη. Το εργαλείο είναι ικανό να διευκολύνει την παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο μέσω ενός ασφαλούς λογαριασμού στο διαδίκτυο, να ελέγχει την καταγραφή πληκτρολογίου, να λαμβάνει στιγμιότυπα οθόνης, να διαχειρίζεται δραστηριότητες εκτύπωσης, να παρακολουθεί δραστηριότητες που σχετίζονται με IM, να παρατηρεί τη χρήση του διαδικτύου και να χρησιμοποιεί έλεγχο ήχου/βίντεο για την καταγραφή κλήσεων.

Τι ξεχωρίζει για CleverControl είναι η διευκόλυνση της απρόσκοπτης καταγραφής της οθόνης των υπολογιστών-στόχων. Οι εργοδότες μπορούν άνετα να καταγράφουν ζωντανές δραστηριότητες οθόνης καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας και να τις παρακολουθούν όπου, όποτε και όπως θέλουν. Μπορούν επίσης να αξιοποιήσουν την κάμερα για καταγραφή ήχου/βίντεο και να θωρακίσουν τις αξιώσεις τους με βάση συγκεκριμένα αποδεικτικά στοιχεία, εάν προκύψει η κατάσταση. Εκτός αυτού, λόγω της φύσης των υπηρεσιών αυτών στο νέφος, οι εργοδότες μπορούν να πραγματοποιήσουν όλα τα προαναφερθέντα οφέλη εξ αποστάσεως χωρίς να ξοδέψουν ούτε μία επιπλέον δεκάρα για εξοπλισμό.

Τιμολόγηση

Για Windows & MacOS - Ξεκινά από $11/1PC/μήνα

2. Spyrix Employee Monitoring

Συμβατό τόσο με Windows όσο και με Mac, Spyrix είναι μία από τις πιο ολοκληρωμένες λύσεις παρακολούθησης εργαζομένων μέσω cloud στην αγορά. Το εργαλείο είναι εξοπλισμένο με δυνατότητες διαχείρισης χρόνου, καταγραφής, μυστικής λειτουργίας, ελέγχου ταυτότητας και απομακρυσμένης παρακολούθησης. Οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιούν το πρόγραμμα για την παρακολούθηση της δραστηριότητας οθόνης, των πληκτρολογήσεων, των κλήσεων και των συνομιλιών στο Skype & Slack, της δραστηριότητας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και πολλά άλλα.

Εκτός από αυτά, το Spyrix βοηθά να μπλοκάρει και να φιλτράρει τις διευθύνσεις URL που ειδοποιούν τους εργοδότες σε έναν καθορισμένο κατάλογο "λέξεων-κλειδιών" και να απεικονίσει τις ώρες παραγωγικότητας (δεδομένα) για να διαφωτίσει καλύτερα την απόδοση. Πράγματι, το Spyrix προσφέρει ένα ευρύ φάσμα λειτουργιών παρακολούθησης των εργαζομένων που υποστηρίζουν άριστα τις καθημερινές επιχειρηματικές δραστηριότητες.

Τιμολόγηση

Για Windows - Ξεκινά από $199 για 5 υπολογιστές

Για MacOS - Ξεκινά από $179 για 5 υπολογιστές

3. Actual Keylogger

Το Actual Keylogger είναι ένα φανταστικό εργαλείο για την επιτήρηση της συσκευής. Το πρόγραμμα λειτουργεί τέλεια για ένα ευρύ φάσμα σκοπών, από τον έλεγχο της καταγραφής πληκτρολογίου έως την παρακολούθηση της δραστηριότητας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Αυτό περιλαμβάνει την παρακολούθηση των εφαρμογών που ανοίγουν, των ιστότοπων που επισκέπτονται, των πληκτρολογήσεων και των κωδικών πρόσβασης που πληκτρολογούνται, των συνδέσεων στο διαδίκτυο που πραγματοποιούνται κ.λπ.

Το εργαλείο είναι εξοπλισμένο με κλειδαριές που προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης και επιταχύνει τις μυστικές λειτουργίες. Τα ολιστικά χαρακτηριστικά του καθιστούν Πραγματικό Keylogger ιδανική επιλογή για διαχειριστές συστημάτων, μεμονωμένους χρήστες, διευθύνοντες συμβούλους, ακόμη και για γονείς.

Τιμολόγηση

Για Windows - Ξεκινά από $69 για 1 PC

Για MacOS - Ξεκινά από $79 για 1 PC

4. REFOG

Το REFOG, που διατίθεται ευρέως στην αγορά ως ιδανικό λογισμικό παρακολούθησης για επιχειρήσεις και οικογένειες, είναι μια φιλική προς το χρήστη λύση που καλύπτει τις ανάγκες 5 εκατομμυρίων χρηστών σε 201 χώρες. Το πρόγραμμα ταιριάζει στους επαγγελματίες του τομέα Ανθρώπινου Δυναμικού, οι οποίοι μπορούν να ρυθμίζουν τα αυτόματα ή χειροκίνητα keyloggers, να κατασκοπεύουν έναν και μόνο εργαζόμενο, να σαρώνουν ολόκληρο το δίκτυο και να παρακολουθούν τις δραστηριότητες άλλων χρηστών.

Εκτός από τη διευκόλυνση των τυπικών λειτουργιών παρακολούθησης, το REFOG παρέχει επίσης τη δυνατότητα επιβολής εταιρικών πολιτικών και ελέγχου της δραστηριότητας του εργαζομένου στο διαδίκτυο σε σχέση με αυτές. Ως εκ τούτου, δίνει τη δυνατότητα στους διαχειριστές να είναι ενήμεροι για πιθανές παραβιάσεις της ασφάλειας.

Τιμολόγηση

Για Windows - Ξεκινά από $240 για 6 υπολογιστές

5. Teramind

Ίσως ένα από τα πιο ισχυρά λογισμικά παρακολούθησης που διατίθενται στην αγορά, το Teramind διευκολύνει την άριστη επιτήρηση και προτιμάται ιδιαίτερα στις βιομηχανίες τραπεζών, fintech, κυβέρνησης, υγειονομικής περίθαλψης, εκπαίδευσης, λιανικού εμπορίου και κοινής ωφέλειας.

Το πρόγραμμα παρακολούθησης των υπαλλήλων της είναι ρητά αφιερωμένο στη διασφάλιση της ασφάλειας και της συμμόρφωσης. Για παράδειγμα, εμπλουτίζει την τηλεμετρία και ρυθμίζει την ανίχνευση απειλών, παρακολουθώντας ενεργά όλες τις αλλαγές στις συνδεδεμένες συσκευές. Εκτός αυτού, το πρόγραμμα βοηθά στην ενοποίηση προτύπων GDPR, PCI DSS και HIPAA για την παρακολούθηση της τήρησης της συμμόρφωσης στις στοχευμένες συσκευές.

Τιμολόγηση

Ξεκινά από $50 ανά 5 θέσεις ανά μήνα

6. Hubstaff

Οι διαισθητικοί πίνακες οργάνων της Hubstaff, οι δυνατότητες παρακολούθησης της παραγωγικότητας και οι εγκαταστάσεις μέτρησης των επιδόσεων, μεταξύ άλλων, αποτελούν απόλαυση για τον εργοδότη. Η εφαρμογή παρέχει πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο σχετικά με τη συνολική ροή εργασίας και την απόδοση, επιτρέποντας στους διευθυντές και το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού να ενεργούν αναλόγως.

Η Hubstaff εκτιμά την ψυχική υγεία και ευημερία των εργαζομένων, γι' αυτό και το λογισμικό έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε οι λύσεις παρακολούθησης να ενεργοποιούνται μόνο όταν ο εργαζόμενος εργάζεται. Επιπλέον, θέτει τους εργαζόμενους επικεφαλής του ελέγχου των δεδομένων, μειώνοντας έτσι την επιβάρυνση των εργοδοτών και διατηρώντας μια υγιή ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.

Τιμολόγηση

Ξεκινά από $5.83/PC/μήνα

7. Insightful (Formerly Workpuls)

Το Insightful, όπως υποδηλώνει το όνομα, προσφέρει μια απρόσκοπτη εμπειρία παρακολούθησης μέσω της παρακολούθησης της παραγωγικότητας, της παρακολούθησης σε πραγματικό χρόνο, του χρόνου και της παρουσίας, της χρονομέτρησης, της υποβολής εκθέσεων κ.λπ. Στην πραγματικότητα, το εργαλείο θεωρείται κορυφαίο από πολλές κορυφαίες επιχειρήσεις, καταγράφοντας βαθμολογία 4,8 στο GetApp και στο Capterra.

Συμβατό με Windows, MacOS και Linux, το Insightful μπορεί να αγοραστεί τόσο ως λύση cloud όσο και ως λογισμικό on-premise. Με τη λύση cloud, οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιούν το εργαλείο για την απομακρυσμένη παρακολούθηση και διαχείριση των υπολογιστών των εργαζομένων χωρίς να χρειάζεται να εγκαταστήσουν τίποτα στη συσκευή. Αυτό είναι ιδανικό για τις μικρομεσαίες επιχειρήσεις που δεν θέλουν να ενσωματώσουν ή να επενδύσουν σε τεχνικό εξοπλισμό και εγκαταστάσεις αποθήκευσης.

Τιμολόγηση

Ξεκινά από $6.40/PC/μήνα

8. ActivTrak

Το ActivTrak, το οποίο χαρακτηρίζεται ως εργαλείο "ανάλυσης εργατικού δυναμικού", διευκολύνει μια πληθώρα λύσεων παρακολούθησης του χώρου εργασίας. Αυτές περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, τη διαχείριση της παραγωγικότητας, τον εντοπισμό προτύπων εργασίας, τη συμμόρφωση και τη διαχείριση κινδύνων, την πρόληψη της επαγγελματικής εξουθένωσης, τη διαχείριση SaaS, την παρακολούθηση του χρόνου, την παρακολούθηση της διαδικτυακής δραστηριότητας των εργαζομένων και την υποβολή εκθέσεων κ.λπ.

Το ActivTrak, το οποίο εμπιστεύονται 9000+ οργανισμοί, είναι μία από τις πιο απαιτητικές λύσεις παρακολούθησης στον κόσμο. Μεγάλο μέρος αυτού μπορεί να αποδοθεί στη βάση γνώσεων στην οποία συμβάλλει με τον εντοπισμό μοτίβων που "τροφοδοτούν την επιτυχία". Με αυτή τη γνώση, είναι σχετικά απλό για το εργαλείο να προβλέπει τη συμπεριφορά των εργαζομένων και να συνεργάζεται με τους επικεφαλής της διαχείρισης ταλέντων για να διευκολύνει τις παρεμβάσεις.

Τιμολόγηση

Ξεκινά από $9/PC/μήνα

9. CurrentWare

Ένα σχετικά μινιμαλιστικό εργαλείο στον κατάλογο, το CurrentWare διαθέτει μια σουίτα παρακολούθησης εργαζομένων - με κάθε ενότητα να φέρει έναν στόχο - που δίνει τη δυνατότητα στους εργοδότες να παρακολουθούν τη δραστηριότητα των εργαζομένων και να τους βοηθούν στις αξιολογήσεις των επιδόσεών τους.

Για παράδειγμα, η σουίτα αποτελείται από τα BrowseReporter, BrowseControl, AccessPatrol και enPowerManager. Το BrowseReporter παρακολουθεί το ιστορικό περιήγησης του εργαζομένου και παρέχει δεδομένα για μια πιο δομημένη αξιολόγηση της απόδοσης. Το BrowseControl, από την άλλη πλευρά, παρέχει ένα κεντρικό σύστημα ελέγχου πρόσβασης που επιτρέπει στους διαχειριστές να ρυθμίζουν τη χρήση του Διαδικτύου. Το enPowerManager, ειδικότερα, είναι ένα μοναδικό χαρακτηριστικό που επιτρέπει στους διαχειριστές του συστήματος να "κλείνουν" ή να "εκκινούν" τη στοχευόμενη συσκευή από μια απομακρυσμένη τοποθεσία.

Τιμολόγηση

Ξεκινά από $8.99/PC/μήνα

10. Veriato

"Productivity, Security, & Compliance Made Simple", αναφέρει το σλόγκαν της Veriato. Και αυτό ακριβώς παρέχει το εργαλείο - ένα απλό, εύχρηστο και προσιτό εργαλείο παρακολούθησης που επικεντρώνεται στην αξιολόγηση της δραστηριότητας των μέσων κοινωνικής δικτύωσης, της δραστηριότητας IM, της δραστηριότητας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των λήψεων και της μετακίνησης αρχείων, της δραστηριότητας στο διαδίκτυο, των συνδέσεων δικτύου που δημιουργούνται, των πληκτρολογήσεων που πληκτρολογούνται, των μοτίβων χρήσης εφαρμογών και πολλά άλλα.

Αναφέροντας πόση ώρα ήταν ανοιχτή η εφαρμογή, διευκολύνοντας την επισκόπηση της οθόνης βίντεο, επιτρέποντας την ειδοποίηση με λέξεις-κλειδιά και συμβάντα και πολλά άλλα, το Veriato λειτουργεί ως κεντρικός κόμβος πληροφοριών που οργανώνει όλα τα δεδομένα των χρηστών. Για τους εργοδότες, αυτό σημαίνει μείωση του όγκου των κουραστικών ελέγχων τεκμηρίωσης και εξουσιοδότησης.

Τιμολόγηση

Ξεκινά από $15 ανά χρήστη ανά μήνα

11. Interguard

Συμβατό με πλήθος λειτουργικών συστημάτων (Windows, MacOS, Android, iOS, Chrome κ.λπ.), το Interguard είναι ένα λογισμικό απομακρυσμένης παρακολούθησης που ειδικεύεται στην αξιολόγηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων, στην προστασία από εσωτερικές απειλές, στην τήρηση των ελέγχων συμμόρφωσης και στο φιλτράρισμα/μπλοκάρισμα του διαδικτύου,

Ως εκ τούτου, το εργαλείο επιτρέπει τη δημιουργία ολοκληρωμένων αναφορών που παρουσιάζουν με συνοχή τη διαδικτυακή συμπεριφορά και τις επιδόσεις του εργαζομένου. Όπως και η Teramind, επιτρέπει στους εργοδότες να ενοποιούν κανονισμούς όπως το HIPAA και το CIPA και να παρακολουθούν την τήρησή τους σε πραγματικό χρόνο. Τέτοιες ποικίλες εφαρμογές καθιστούν το εργαλείο τον καλύτερο φίλο του εργοδότη και σίγουρα αξίζει τα βραβεία που έχει λάβει από τα περιοδικά PCMag και Inc.

Τιμολόγηση

Ξεκινά από $9,99/PC/μήνα για την έκδοση που φιλοξενείται στο cloud

12. Time Doctor

Το Time Doctor δίνει τη δυνατότητα στους διευθυντές, τους υπαλλήλους και τους οργανισμούς να αξιοποιήσουν στο έπακρο τα σενάρια εργασίας από το σπίτι και το υβριδικό εργατικό δυναμικό. Βοηθά τους διευθυντές να παρακολουθούν και να ελέγχουν την παραγωγικότητα των εργαζομένων που εργάζονται εξ αποστάσεως, δίνοντάς τους τη δυνατότητα να λαμβάνουν διορθωτικά μέτρα με βάση τα ορατά μοτίβα παραγωγικότητας.

Στην πραγματικότητα, το εργαλείο καλύπτει ρητά συγκεκριμένα μέτρα ανάλυσης για σενάρια απομακρυσμένου, υβριδικού και εξωτερικού εργατικού δυναμικού. Ως αποτέλεσμα, είναι εξαιρετικά χρήσιμο για τη διαχείριση έργων σε όλες τις ιεραρχίες και γεωγραφικές περιοχές.

Τιμολόγηση

Ξεκινά από $7/PC/μήνα

13. Monday.com

Ίσως το πιο δημοφιλές λογισμικό διαχείρισης έργων στη λίστα και στην αγορά, το Monday.com προσφέρει στους χρήστες όλα τα απαραίτητα χαρακτηριστικά για να οργανώσουν αποτελεσματικά την εργασία τους και να συνεργαστούν με την ομάδα σε διάφορες ομάδες και τμήματα - ειδικά σε απομακρυσμένο περιβάλλον.

Λειτουργεί ως CRM, επιτρέποντας στους χρήστες να δημιουργούν και να διαχειρίζονται έργα, να αναθέτουν εργασίες και να ξεκινούν συνομιλίες με άλλες ομάδες μέσω της διαμόρφωσης των χαρακτηριστικών. Ένας τέτοιος έλεγχος της συνεργασίας επιτρέπει στους εργοδότες να διατηρούν μια άποψη 360 μοιρών του οργανισμού τους, να αναγνωρίζουν μοτίβα παραγωγικότητας, να προσλαμβάνουν κορυφαία ταλέντα, να εξορθολογίζουν τις διαδικασίες εισαγωγής και εκπαίδευσης και να αξιοποιούν στο έπακρο το σενάριο της απομακρυσμένης εργασίας.

Τιμολόγηση

Ξεκινά από $8/PC/μήνα

14. StaffCop

Η StaffCop ειδικεύεται στην ανάλυση της συμπεριφοράς των χρηστών, χάρη στην έμφαση που δίνει στην ανίχνευση ανωμαλιών στα πρότυπα χρήσης εφαρμογών, στις αποκλίσεις στα πρότυπα επικοινωνίας και στις αλλαγές στα πρότυπα υπολογισμού. Με αυτόν τον τρόπο, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν να έχουν μια άποψη από το μάτι του πουλιού για τη δραστηριότητα των χρηστών και να εντοπίζουν τυχόν πιθανούς κινδύνους ή απειλές που προέρχονται από την "αλλαγή".

Τελευταία, η StaffCop έχει δημιουργήσει μια απομακρυσμένη διαχείριση που διαθέτει απομακρυσμένο έλεγχο επιφάνειας εργασίας, αναφορές εγκατάστασης λογισμικού και ολοκληρωμένη παρακολούθηση δικτύου. Αυτά τα χαρακτηριστικά το καθιστούν ιδανική επιλογή στη "νέα κανονικότητα", όπου τα υβριδικά και απομακρυσμένα εργατικά δυναμικά αποτελούν τον κανόνα.

Τιμολόγηση

Ξεκινά από $490 για 5 PCs

15. DeskTime

Το DeskTime, ένα ολοκληρωμένο σύστημα παρακολούθησης χρόνου και μια σουίτα παραγωγικότητας, βοηθά να διασφαλιστεί ότι οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν αποτελεσματικά το χρόνο τους. Παρακολουθεί τη χρήση του λογισμικού, την ολοκλήρωση εργασιών και τις δραστηριότητες που σχετίζονται με την εφαρμογή, την πρόοδο του έργου, τη δραστηριότητα εκτός σύνδεσης και την παραγωγικότητα - ένας συγκεκριμένος συνδυασμός των οποίων δημιουργεί μια ολιστική εικόνα της εργασίας του εργαζομένου.

Το DeskTime είναι εξαιρετικά παραγωγικό και εύκολο στην υιοθέτηση, δεδομένου ότι ενσωματώνεται καλά με τυποποιημένα εργαλεία όπως το Google Calendar, το Trello, το Gitlab, το Asana, το Basecamp, το Jira και το Zapier. Αυτή η ομοιόμορφη ενσωμάτωση καθιστά το DeskTime τον de facto ανιχνευτή χρόνου και παραγωγικότητας για κάθε οργανισμό που επιθυμεί να στηρίξει το απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό του.

Τιμολόγηση

Ξεκινά από $7/PC/μήνα

16. WebHR

Το WebHR είναι ένα λογισμικό ανθρώπινου δυναμικού βασισμένο στο cloud, το οποίο διασφαλίζει την τήρηση αυστηρών πολιτικών ασφάλειας και συμμόρφωσης. Συγκεκριμένα, εντοπίζει πιθανές απειλές, εντοπίζοντας και ενεργώντας βάσει της ανώμαλης συμπεριφοράς στα πρότυπα χρήσης των ΤΠ του εργαζομένου, προσδιορίζει τον κίνδυνο πτώσης της απόδοσης του εργαζομένου και συμβάλλει στη διατήρηση του ελέγχου μέσω βελτιωμένων καναλιών επικοινωνίας.

Το WebHR, στην πραγματικότητα, είναι ένα ολιστικό πρόγραμμα που καλύπτει και άλλες ενότητες, όπως η διαχείριση μισθοδοσίας, η βιομετρία, η κατάρτιση κ.λπ. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στον οργανισμό να δημιουργήσει συστηματική εσωτερική διαχείριση που επιτρέπει στον εργοδότη να έχει μια άποψη 360 μοιρών για ολόκληρη την εταιρεία.

Τιμολόγηση

Ξεκινάει από μόλις $2/εργαζόμενο/μήνα

17. SentryPC

Οι διαισθητικοί πίνακες ελέγχου της SentryPC μαζί με τα εργαλεία ανάλυσης βοηθούν τους εργοδότες να εντοπίσουν τυχόν κινδύνους και απειλές στη δραστηριότητα των εργαζομένων. Συγκεκριμένα, το SentryPC δίνει τη δυνατότητα στους εργοδότες να παρακολουθούν τις εφαρμογές, τον σκοτεινό ιστό, τα παιχνίδια, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, την αναζήτηση, τις συνεδρίες και τις δραστηριότητες κοινωνικής δικτύωσης.

Μέσω της παρακολούθησης πληκτρολόγησης και ιστοτόπων, ειδοποιήσεων και περιορισμών ασφαλείας στα δίκτυα, βοηθά τους οργανισμούς να φιλτράρουν τυχόν πιθανούς κινδύνους. Αυτό που ξεχωρίζει περαιτέρω στο εργαλείο είναι η λειτουργία geofencing μέσω της οποίας οι εργοδότες μπορούν να ενημερώνονται συνεχώς για τη θέση των εργαζομένων και να ειδοποιούνται για την είσοδο και την έξοδό τους.

Τιμολόγηση

Ξεκινά από $59.95/PC/έτος

18. BambooHR

Όπως και το WebHR, το BambooHR ενσωματώνει ένα πλήθος ενοτήτων ανθρώπινου δυναμικού που περιλαμβάνουν τη σύνταξη πολιτικών, την παρακολούθηση χρόνου, τη διαχείριση μισθοδοσίας και εργαλεία συνεργασίας. Όσον αφορά την παρακολούθηση των εργαζομένων, το πρόγραμμα διαθέτει ένα ειδικό ταμπλό δεδομένων και ανάλυσης ανθρώπων που παρακολουθεί τα αρχεία των χρηστών, τις ροές εργασίας και τις εγκρίσεις, τις αναφορές παραγωγικότητας, τα αναλυτικά στοιχεία χρήσης κ.λπ.

Δεδομένου ότι πρόκειται για ένα πρόγραμμα παρακολούθησης των εργαζομένων που εστιάζει στο ανθρώπινο δυναμικό, το BambooHR δίνει έμφαση στην ικανοποίηση των εργαζομένων και στην απρόσκοπτη διαχείριση των επιδόσεων. Μεγάλο μέρος της εστίασης είναι η διατήρηση μιας κουλτούρας εμπιστοσύνης και διαφάνειας, όπου οι εργαζόμενοι γνωρίζουν πώς αξιολογείται η εργασία τους, τι ανατροφοδότηση λαμβάνουν και πώς μετράται η απόδοσή τους.

Τιμολόγηση

Πρέπει να λάβετε μια προσφορά τιμής

19. Connecteam

Το Connecteam φέρνει την επικοινωνία, τη διαχείριση και την εκπαίδευση των εργαζομένων κάτω από μία στέγη. Το πρόγραμμα δίνει ρητή έμφαση στον προγραμματισμό της εργασίας των εργαζομένων, την παρακολούθηση και διαχείριση του χρόνου, τη διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού και ανθρώπων και τη διαχείριση των καθηκόντων των εργαζομένων.

Θεωρείται ένα από τα καλύτερα εργαλεία για υβριδικά και απομακρυσμένα μοντέλα εργασίας, και αυτό είναι κατανοητό. Αυτό που ταιριάζει καλύτερα στους εργοδότες είναι η δυνατότητα διαμόρφωσης των χαρακτηριστικών του εργαλείου με βάση τις ανάγκες τους, ο καθορισμός της πρόσβασης του διαχειριστή, η δημιουργία ολοκληρωμένων αναφορών και η οπτικοποίηση των τάσεων, των δεδομένων και των αναλύσεων.

Τιμολόγηση

Ξεκινά από $159/μήνα για 50 χρήστες

20. Monitask

Όπως και η Connecteam, το Monitask αυτοαγορεύεται ως ένα λογισμικό "όλα-σε-ένα απομακρυσμένης παρακολούθησης υπαλλήλων" λόγω της πλήρους σουίτας παρακολούθησης χρόνου, παρακολούθησης δραστηριοτήτων, διαχείρισης έργων, υποβολής εκθέσεων, φιλτραρίσματος ιστού και δυνατοτήτων συνεργασίας.

Το Monitask, το οποίο εμπιστεύονται 1.000 χρήστες σε όλο τον κόσμο, αποτελεί ιδανική επιλογή για την παρακολούθηση και τη διαχείριση απομακρυσμένου εργατικού δυναμικού. Αυτό μπορεί να αποδοθεί στο γεγονός ότι επιτρέπει στους εργοδότες να δημιουργούν προσαρμοσμένες αναφορές παρακολούθησης, να συνεργάζονται και να συνδιαχειρίζονται με τους εργαζόμενους μέσω ενός συνεργατικού εργαλείου, να αναλαμβάνουν τη χαρτογράφηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων κ.λπ.

Τιμολόγηση

Ξεκινά από $5.99/PC/μήνα

Όνομα Τιμή Δωρεάν δοκιμαστική περίοδος Keylogging Λειτουργία Stealth
CleverControl 4.70$ 7 ημέρες Ναι Διαθέσιμο
Παρακολούθηση εργαζομένων Spyrix 149$ ανά έτος 10 ημέρες Ναι Διαθέσιμο
Πραγματική επιχείρηση Keylogger σε απευθείας σύνδεση 138$ ανά υπολογιστή 7 ημέρες Ναι Όχι
DeskTime 7$ ανά χρήστη 14 ημέρες Όχι Όχι
Monitask 4.99$ ανά μήνα 10 ημέρες Ναι Διαθέσιμο
Hubstuff 7$ 14 ημέρες Ναι Όχι
Teramind 10$ 7-14 ημέρες Ναι Διαθέσιμο
ActivTrak 10$ 7 ημέρες Όχι Όχι
Γιατρός του χρόνου 7$ 14 ημέρες Όχι Όχι
Έγκαιρη 29.99$ 14 ημέρες Όχι Όχι

Παρακολούθηση εργαζομένων εκτός εργασίας

Συζητώντας για την παρακολούθηση εκτός εργασίας, πρέπει να διαχωρίσουμε την παρακολούθηση των εργαζομένων εκτός του κτιρίου του γραφείου κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας (όπως οι εργαζόμενοι σε εξωτερικούς χώρους) και την παρακολούθησή τους κατά τη διάρκεια του μη εργάσιμου χρόνου. Η πρώτη είναι απολύτως αποδεκτή - με ορισμένες αποχρώσεις που θα εξηγήσουμε στα επόμενα μέρη αυτού του άρθρου. Ο εργοδότης μπορεί να παρακολουθεί τους εργαζόμενους στο πεδίο χρησιμοποιώντας διάφορες μεθόδους που περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, τα εξής

  • εντοπισμός θέσης.

  • δραστηριότητα ελέγχου των συσκευών που ανήκουν στην εταιρεία

  • συστήματα διαχείρισης έργων

  • λογισμικό παρακολούθησης χρόνου

Εάν ο εργαζόμενος χρησιμοποιεί συσκευές που ανήκουν στην εταιρεία, έχετε το δικαίωμα να εγκαταστήσετε οποιοδήποτε λογισμικό παρακολούθησης θεωρείτε απαραίτητο. Με τον εντοπισμό θέσης, θα γνωρίζετε πάντα αν ο εργαζόμενος στο πεδίο εργασίας παρευρίσκεται στον τόπο που σχετίζεται με την εργασία του ή αν πηγαίνει για τις δουλειές του σε άλλο μέρος της πόλης. Δεν χρειάζεται καν να κάθεστε και να παρακολουθείτε στενά πού βρίσκεται ο εργαζόμενος κάθε στιγμή. Πολλές εφαρμογές εντοπισμού τοποθεσίας περιλαμβάνουν τη λειτουργία geofencing, που σημαίνει ότι η εφαρμογή θα σας στείλει ειδοποίηση εάν το άτομο επισκεφθεί μια ανεπιθύμητη περιοχή.

Όταν ένας εργαζόμενος εργάζεται εκτός γραφείου, είναι δύσκολο να πούμε πόσο χρόνο περνάει δουλεύοντας και πόσο χρόνο χαζεύοντας. Διάφορες εφαρμογές διαχείρισης έργων, παρακολούθησης χρόνου και παρακολούθησης δραστηριοτήτων θα σας βοηθήσουν να δείτε αν ο εργαζόμενος τηρεί το πρόγραμμα εργασίας του, πόσο χρόνο ξοδεύει σε μια εργασία και αν εργάζεται πραγματικά όταν υποτίθεται ότι εργάζεται.

Η παρακολούθηση του προσωπικού εκτός του ωραρίου εργασίας του είναι ένα εντελώς διαφορετικό θέμα. Οι νόμοι περί απορρήτου στις περισσότερες χώρες περιορίζουν τους εργοδότες από το να εισβάλλουν στη ζωή των εργαζομένων εκτός εργασίας. Οι περιορισμοί αυτοί καλύπτουν όλες τις πτυχές - από τις πολιτικές και θρησκευτικές πεποιθήσεις του εργαζομένου μέχρι την οικογενειακή του κατάσταση και τη μαύρη εργασία. Με άλλα λόγια, είναι παράνομο για τον διευθυντή να παρακολουθεί και να λαμβάνει οποιεσδήποτε ενέργειες που σχετίζονται με την εργασία του εργαζομένου με βάση τη συμπεριφορά του εκτός εργασίας ή τις προσωπικές του πεποιθήσεις.

Το πρόβλημα είναι ότι η γραμμή μεταξύ εργασίας και ιδιωτικής ζωής έχει γίνει ανησυχητικά λεπτή και ασαφής τα τελευταία χρόνια. Δεν είναι εύκολο να καταλάβει κανείς πότε τελειώνει η εργάσιμη ημέρα, επειδή πολλοί εργαζόμενοι συνεχίζουν να εργάζονται ή να συζητούν εργασιακά θέματα με συναδέλφους ακόμη και μετά την αποχώρηση από το γραφείο το βράδυ. Οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι, ο αριθμός των οποίων έχει αυξηθεί σημαντικά με τα χρόνια του Covid-19, απολαμβάνουν συχνά το προνόμιο του ευέλικτου χρόνου εργασίας. Τα ασαφή ωράρια εργασίας καθιστούν σχεδόν αδύνατο για τον διευθυντή να θέσει αυστηρά χρονικά πλαίσια για την παρακολούθηση της απόδοσης της ομάδας χωρίς τον κίνδυνο να κατασκοπεύσει κατά λάθος τη ζωή τους.

Ένα άλλο θέμα είναι οι συσκευές. Ιδανικά, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να χρησιμοποιούν έναν υπολογιστή ή ένα τηλέφωνο που ανήκει στην εταιρεία για δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία. Οι νόμοι στις περισσότερες περιοχές δεν περιορίζουν τους εργοδότες από την παρακολούθηση των συσκευών που ανήκουν στην εταιρεία. Έτσι, θα ήταν αρκετό να παρακολουθείτε αυτές τις συσκευές για να έχετε μια ιδέα σχετικά με την παραγωγικότητα του προσωπικού ή να αποτρέψετε τη διαρροή δεδομένων. Ορίστε, το πρόβλημα λύθηκε. Στην πραγματικότητα, ωστόσο, οι εργαζόμενοι μπορεί να παίρνουν στο σπίτι τους συσκευές που ανήκουν στην εταιρεία ή να τις χρησιμοποιούν για προσωπικούς σκοπούς στην εργασία. Μπορεί να εγκαταστήσουν ιδιωτικές εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων, όπως το Whatsapp ή το Facebook, και να συμμετέχουν σε επαγγελματικές και μη επαγγελματικές επικοινωνίες στον ίδιο λογαριασμό. Άλλωστε, το να φέρνουν δικές τους ηλεκτρονικές συσκευές στο γραφείο και να τις χρησιμοποιούν για να συνδέονται σε εταιρικά δίκτυα, να επιλύουν εργασιακές εργασίες και να διεκπεραιώνουν προσωπικές υποθέσεις γίνεται όλο και πιο δημοφιλές.

Το θέμα γίνεται ακόμη πιο λεπτό εάν το λογισμικό παρακολούθησης των υπαλλήλων σας είναι εξοπλισμένο με λειτουργίες καταγραφής βίντεο ή ήχου μέσω κάμερας. Ή αν μπορεί να συλλέξει άλλες ευαίσθητες πληροφορίες, όπως τραπεζικά στοιχεία ή κωδικούς πρόσβασης, που μπορεί να περιέλθουν σε λάθος χέρια και να χρησιμοποιηθούν για εγκληματικούς σκοπούς.

Πού πρέπει να τραβήξετε τη γραμμή της παρακολούθησης; Πώς να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα και τη συμμετοχή του προσωπικού χωρίς να παραβιάζετε την ιδιωτική του ζωή; Αρχικά, θα πρέπει να μάθετε όλες τις ανατροπές των νόμων που ρυθμίζουν την παρακολούθηση των εργαζομένων στην περιοχή σας. Να είστε πολύ ξεκάθαροι με την ομάδα σας σχετικά με το ποιες πληροφορίες συλλέγετε και για ποιους σκοπούς. Θα πρέπει να σέβεστε τα συνταγματικά, θεσμοθετημένα και συμβατικά δικαιώματα των εργαζομένων. Διαμορφώστε το σύστημα παρακολούθησης με τέτοιο τρόπο ώστε να συλλέγει μόνο τις πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την πρόσβαση στο προσωπικό.

Εάν οι υπάλληλοί σας χρησιμοποιούν προσωπικές συσκευές για την εργασία τους, πρέπει πρώτα να λάβετε άδεια για την εγκατάσταση οποιασδήποτε εφαρμογής παρακολούθησης. Δεύτερον, φροντίστε να επιλέξετε λογισμικό παρακολούθησης που τους επιτρέπει να ξεκινούν και να σταματούν χειροκίνητα την παρακολούθηση, ώστε να μπορούν να διαχωρίζουν την επαγγελματική και την ιδιωτική τους ζωή. Και να θυμάστε ότι τίποτα από όσα μπορεί να μάθετε μέσω της παρακολούθησης για την εκτός εργασίας ζωή του προσωπικού σας δεν μπορεί να χρησιμεύσει ως δικαιολογία για να λάβετε οποιαδήποτε μέτρα που σχετίζονται με την εργασία εναντίον τους, εκτός από ακραίες περιπτώσεις.

Πλεονεκτήματα της παρακολούθησης των μέσων κοινωνικής δικτύωσης των εργαζομένων

Μια μελέτη του 2021 διαπιστώνει πώς η "κοινωνική απόσπαση της προσοχής" και η "απόσπαση της προσοχής που σχετίζεται με τα καθήκοντα" είναι οι δύο κύριοι λόγοι για τους οποίους οι άνθρωποι ξοδεύουν τόσο πολύ χρόνο στα κανάλια κοινωνικής δικτύωσης. Οι αλγόριθμοι των μέσων κοινωνικής δικτύωσης δεν κάνουν καλό σε αυτό, μετατρέποντας τις κατά τα άλλα ουσιαστικές δραστηριότητες όπως η περιήγηση ή ακόμη και η ανάγνωση σε οιονεί εργασιακή απόσπαση της προσοχής. Όπως είναι λογικό, αυτό διαταράσσει την εργασιακή αποδοτικότητα των εργαζομένων. Για το λόγο αυτό, είναι ζωτικής σημασίας για τις επιχειρήσεις να παρακολουθούν τη δραστηριότητα των υπαλλήλων τους στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και να παρακολουθούν την παρουσία τους μέσω άλλων πλατφορμών.

Ακολουθούν τα κύρια οφέλη από την παρακολούθηση των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης των εργαζομένων:

  1. Περιορισμός του διαδικτυακού εκφοβισμού

    Λαμβάνοντας υπόψη την εξάπλωση του διαδικτυακού εκφοβισμού στις μέρες μας, είναι ζωτικής σημασίας για τους εργοδότες να παρακολουθούν τη διαδικτυακή συμπεριφορά των υπαλλήλων τους, ιδίως εκείνων που εργάζονται πάντα στο διαδίκτυο. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορούσαν να αποτραπούν από το να επιδίδονται σε διαδικτυακό εκφοβισμό ή να εκφοβίζονται οι ίδιοι.

  2. Αύξηση της απόδοσης

    Η παρακολούθηση πληκτρολόγησης, η παρακολούθηση IM κ.λπ. είναι οι ακρογωνιαίοι λίθοι της παρακολούθησης των κοινωνικών μέσων. Με την εξ αποστάσεως παρακολούθηση της διαδικτυακής δραστηριότητας των εργαζομένων, οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν την απόδοσή τους και να εντοπίζουν πιθανές βελτιώσεις. Επιπλέον, μπορούν να χρησιμοποιήσουν τα ίδια δεδομένα για να μετρήσουν καλύτερα τη συνολική δέσμευση των εργαζομένων με τους στόχους της εταιρείας.

  3. Διατήρηση της αξιοπιστίας

    Οι εργαζόμενοι είναι το πρόσωπο της εταιρείας. Ως εκ τούτου, είναι αυτοί που την εκπροσωπούν όταν βρίσκονται στην κοινωνική σφαίρα. Γι' αυτό οι οργανισμοί θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι οι εν λόγω εργαζόμενοι χτίζουν αλλού μια θετική φήμη και δεν αμαυρώνουν συνειδητά ή εν αγνοία τους το εμπορικό σήμα της εταιρείας.

  4. Ενίσχυση της ασφάλειας

    Στο τέλος της ημέρας, οι επιχειρήσεις δεν επιθυμούν εσωτερικές απειλές στα χέρια τους. Παρακολουθώντας στενά τη διαδικτυακή συμπεριφορά των υπαλλήλων τους, οι εργοδότες μπορούν να αποτρέψουν την εμφάνιση αυτών των απειλών. Ως εκ τούτου, θα πρέπει να παρακολουθούν συνεχώς τους λογαριασμούς των εργαζομένων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, ώστε να διασφαλίζουν ότι ακόμη και αν υπάρξει παραβίαση της ασφάλειας, θα ειδοποιηθούν εγκαίρως.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της παρακολούθησης εργαζομένων

Με το κυρίαρχο ζήτημα των κυβερνοεπιθέσεων και την αυξανόμενη ανάγκη για λογοδοσία στο χώρο εργασίας, οι οργανισμοί σταθμίζουν τα πλεονεκτήματα που αποφέρουν τα εργαλεία παρακολούθησης των εργαζομένων. Για το σκοπό αυτό, ακολουθεί μια βαθιά αναδρομή στα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της παρακολούθησης των εργαζομένων.

Ακολουθούν τα κύρια οφέλη από την παρακολούθηση των κοινωνικών μέσων ενημέρωσης των εργαζομένων:

Πλεονεκτήματα

  1. Βελτίωση της παραγωγικότητας

    Μια λύση παρακολούθησης των εργαζομένων επιτρέπει στους οργανισμούς να λαμβάνουν πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο για τις συνήθειες εργασίας των εργαζομένων. Αυτές οι γνώσεις είναι, στην πραγματικότητα, μετρήσιμα μέτρα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη μέτρηση της παραγωγικότητας. Με αυτό, οι εργοδότες μπορούν να δημιουργήσουν ειδικά κανάλια ανατροφοδότησης και να μετρήσουν την ατομική και ομαδική απόδοση.

  2. Εξορθολογισμένη ροή εργασιών

    Συχνά, πολλές εσωτερικές διαδικασίες σταματούν χάρη στις ανάγκες της τελευταίας στιγμής. Ενίοτε, οι πόροι για την ολοκλήρωσή τους μπορεί να είναι ελάχιστοι. Μεγάλο μέρος αυτού έχει να κάνει με τον τρόπο με τον οποίο επηρεάζεται η καθημερινή ροή εργασίας των εργαζομένων. Εάν οι ενδιαφερόμενοι εργαζόμενοι παρακολουθούνταν στενά, όλα αυτά θα μπορούσαν να αποφευχθούν, καθώς θα ήταν σε θέση να παραμείνουν σε εγρήγορση με τις τρέχουσες εργασίες τους και να τις ολοκληρώσουν εγκαίρως.

  3. Αποδοτικότητα κόστους

    Η παλιά παροιμία που λέει "Η πρόληψη είναι καλύτερη από τη θεραπεία" ισχύει ανά πάσα στιγμή. Όσον αφορά την παρακολούθηση των εργαζομένων, το κόστος της απώλειας μιας επιχείρησης από μια απειλή στον κυβερνοχώρο είναι τουλάχιστον δεκαπλάσιο σε σχέση με την αποτροπή της. Η ενδυνάμωση των εργαζομένων με λογισμικό κατασκοπείας και συσκευές παρακολούθησης μπορεί να αποτρέψει οποιαδήποτε απειλή από το να συμβεί εξαρχής. Επιπλέον, αυτές οι λύσεις παρακολουθούν την αποτελεσματική χρήση του χρόνου και των πόρων, εξοικονομώντας έτσι πολλά χρήματα σε έναν οργανισμό μακροπρόθεσμα.

Μειονεκτήματα

  1. Ο παράγοντας δυσπιστία

    Κατά καιρούς, οι οργανισμοί τείνουν προς αυστηρά μέτρα για να καταστήσουν τους υπαλλήλους υπόλογους για τις πράξεις τους. Ωστόσο, τα μέτρα αυτά συχνά αντιμετωπίζονται με καχυποψία από το εργατικό δυναμικό, ιδίως στην περίπτωση ανησυχιών για την προστασία της ιδιωτικής ζωής. Ως αποτέλεσμα, ορισμένοι εργαζόμενοι μπορεί να αρνηθούν ή να αμφισβητήσουν την τήρηση των πολιτικών και διαδικασιών που έχουν γραφτεί. Αυτό, με τη σειρά του, παρεμποδίζει την παραγωγικότητα, προκαλεί καθυστερήσεις και δρα επιζήμια για τη φήμη του οργανισμού.

  2. Ο νομικός παράγοντας

    Ορισμένες χώρες και αντίστοιχα κράτη έχουν αυστηρούς νόμους και κανονισμούς που ρυθμίζουν την παρακολούθηση των εργαζομένων. Για το σκοπό αυτό, οποιαδήποτε πράξη παράνομης παρακολούθησης μπορεί να προκαλέσει προβλήματα σε έναν οργανισμό. Αυτό συνεπάγεται ότι οι οργανισμοί πρέπει να ενημερώνονται για τους πιο πρόσφατους κανόνες και κανονισμούς της χώρας στην οποία δραστηριοποιούνται και ενδεχομένως να ζητούν νομική συμβουλή.

Δεοντολογία παρακολούθησης εργαζομένων

Στην προ της πανδημίας σκηνή, η παρακολούθηση των εργαζομένων θεωρούνταν σε μεγάλο βαθμό ως μια παρεμβατική και κυρίως ανήθικη πρακτική. Αυτό όμως άλλαξε γρήγορα στη νέα κανονικότητα, καθώς η πρακτική αυτή μετατράπηκε σε μια αναγκαία και αθώα προφύλαξη ασφαλείας για την προστασία των περιουσιακών στοιχείων ενός οργανισμού. Ωστόσο, καθώς βγαίνουμε από αυτή την οδυνηρή εποχή, τα ερωτήματα παραμένουν σχετικά με το πόσο μακριά πρέπει να φτάσει μια επιχείρηση στην προσπάθειά της για πλήρη επιτήρηση των υπαλλήλων της και ποια ηθικά όρια πρέπει να τηρούνται κατά τη διαδικασία. Ακολουθεί μια συνοπτική παρουσίαση των ίδιων ζητημάτων:

  1. Τήρηση της συναινετικής παρακολούθησης

    Η διακριτική παρακολούθηση των εργαζομένων μπορεί να είναι ένας λογικός τρόπος για να μην διαταράσσεται ο χώρος εργασίας, αλλά μπορεί επίσης να φανεί ως ακραία παραβίαση της ιδιωτικής ζωής των εργαζομένων. Επομένως, αν μια εταιρεία θέλει να παρακολουθεί το εργατικό δυναμικό της, τότε πρέπει να δείξει ότι ενδιαφέρεται για την ευημερία των εργαζομένων μέσω στενότερης εποπτείας του τι κάνουν και πώς το κάνουν. Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν ότι οι υπολογιστές τους, τα κινητά τους τηλέφωνα και το δίκτυο παρακολουθούνται με τη χρήση ενός εργαλείου παρακολούθησης εργαζομένων.

  2. Αξιολόγηση των κινήτρων παρακολούθησης

    Ακόμη και πριν από την εφαρμογή της παρακολούθησης των εργαζομένων, μια εταιρεία θα πρέπει να αξιολογήσει τους λόγους και τα κίνητρά της. Η εστίαση θα πρέπει να είναι στα απτά οφέλη και όχι στην περιέργεια. Τις περισσότερες φορές, η παρακολούθηση γίνεται για να συλληφθούν οι εργαζόμενοι που σπαταλούν σκόπιμα χρόνο στην εργασία ή που είναι ένοχοι για παραβίαση πνευματικών δικαιωμάτων ή προβολή ακατάλληλου υλικού.

    Τελευταία, ωστόσο, τα κίνητρα επιτήρησης έχουν ξεφύγει από αυτό και αφορούν θέματα όπως ο διαδικτυακός εκφοβισμός, η κλοπή ταυτότητας, ακόμη και οι εσωτερικές συναλλαγές. Ως εκ τούτου, προτού οι επιχειρήσεις δεσμευτούν σε μια λύση παρακολούθησης εργαζομένων, πρέπει να περιγράψουν το γιατί, το πώς και το τι των πρωτοβουλιών επιτήρησης. Αυτό περιλαμβάνει την αξιολόγηση των ορίων για τις μεθόδους συλλογής δεδομένων, τις πιθανές συνέπειες για τους εργαζόμενους και τις αποδεκτές χρήσεις των δεδομένων.

    Για παράδειγμα, δεν θα ήθελαν να επενδύσουν στη σάρωση των συνομιλιών IM στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, αν δεν είναι αυτό που απασχολεί τον κλάδο τους. Τελικά, τέτοια κίνητρα θα πρέπει να εκτίθενται μπροστά στους υπαλλήλους για να προωθηθεί η επιχειρησιακή διαφάνεια.

  3. Λαμβάνοντας υπόψη το απόρρητο

    Κατά την εφαρμογή της παρακολούθησης των εργαζομένων, οι εταιρείες πρέπει να έχουν υπόψη τους τη σημασία της διατήρησης ενός ιδιωτικού και ασφαλούς εργασιακού περιβάλλοντος για τους υπαλλήλους τους. Για παράδειγμα, η παρακολούθηση μετά το πέρας του ωραρίου μπορεί να αποτελέσει πηγή άγχους για ορισμένους υπαλλήλους και να τους οδηγήσει στην παραίτηση από την εργασία. Επίσης, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να μπορούν να εργάζονται χωρίς να φοβούνται ότι διακυβεύεται η ιδιωτική τους ζωή και ότι η διοίκηση αποκτά παράνομη πρόσβαση στις προσωπικές τους πληροφορίες.

  4. Επιλέγοντας το ιδανικό εργαλείο

    Όλες οι παραπάνω εκτιμήσεις συνεπάγονται το ιδανικό εργαλείο για την εφαρμογή. Θα πρέπει να ληφθεί μέριμνα ώστε η λύση να είναι συμβατή με τους στόχους του οργανισμού και να ανταποκρίνεται στα πρότυπα ασφαλείας του. Σε αυτό το σημείο θα μπορούσε να φανεί χρήσιμη η συμβουλή ενός νομικού συμβούλου, ώστε να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με τους νόμους και τους κανονισμούς που αφορούν το εκάστοτε κράτος.

Παρακολούθηση εργαζομένων και νόμος

Κάθε χώρα ή κράτος έχει τους δικούς του νόμους που διέπουν την παρακολούθηση των εργαζομένων. Ορισμένα κράτη έχουν υιοθετήσει μια αυστηρή άποψη για την παρακολούθηση των εργαζομένων, ενώ άλλα έχουν μια πιο φιλελεύθερη προσέγγιση. Σκεφτείτε το εξής: οι ινδικοί νόμοι περί απασχόλησης και εργασίας επιτρέπουν την έννοια της επιτήρησης και της παρακολούθησης των εργαζομένων στο χώρο εργασίας. Ναι, το άρθρο 21 τονίζει το δικαίωμα στην ιδιωτική ζωή, αλλά δεν υπάρχει ρητή διευκρίνιση της νομιμότητας/παρανομίας των πρακτικών παρακολούθησης των εργαζομένων. είναι μια συνοπτική παρουσίαση του ίδιου:

Αντίθετα, ορισμένοι από τους νόμους των ΗΠΑ είναι πιο συγκεκριμένοι. Για παράδειγμα, ο νόμος του 1986 για το απόρρητο των ηλεκτρονικών επικοινωνιών επιτρέπει την παρακολούθηση στο χώρο εργασίας, θεωρώντας ότι οι επιχειρήσεις έχουν νόμιμο λόγο να το πράξουν. Επιπλέον, κάθε πολιτεία των ΗΠΑ έχει το δικό της μερίδιο κανονισμών σχετικά με την καταγραφή τηλεφωνικών κλήσεων. Στη συνέχεια, υπάρχει ο νόμος για την προστασία της ιδιωτικής ζωής σε βίντεο και πρόσθετοι κανονισμοί γύρω από την αποκάλυψη "βιντεοκασετών" για την αποτροπή της αθέμιτης αποκάλυψης.

Όσον αφορά το Ηνωμένο Βασίλειο, ο νόμος του 2000 για τη ρύθμιση των ερευνητικών εξουσιών (RIPA) αναφέρεται συχνά για την παρακολούθηση με συναίνεση. Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) έχει επίσης λόγο για τη ρύθμιση της πρόσβασης σε προσωπικά δεδομένα και τον τρόπο επεξεργασίας των δεδομένων αυτών. Στην Αυστραλία, ο νόμος περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής του 1988, ο νόμος του 2005 για την παρακολούθηση του χώρου εργασίας, ο νόμος του 1999 για τις συσκευές παρακολούθησης κ.λπ. επιτρέπουν την παρακολούθηση, αλλά σε πιο περιορισμένη μορφή.

Συνολικά, κάθε χώρα και τα αντίστοιχα κράτη έχουν τους δικούς τους μοναδικούς νόμους που διέπουν τη χρήση της παρακολούθησης των εργαζομένων. Η γενική ιδέα, ωστόσο, είναι ότι ένας εργοδότης μπορεί να παρακολουθεί τον υπάλληλό του στον χώρο εργασίας, εφόσον αυτό γίνεται εντός των ορίων των αντίστοιχων νόμων της πολιτείας του.

Παρακολούθηση εργαζομένων GDPR

Ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) επικεντρώνεται ρητά στις πολιτικές προστασίας των δεδομένων για τα άτομα που διαμένουν στην Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ). Το άρθρο 6 του κανονισμού τονίζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας και, στην ίδια κατεύθυνση, παρέχει μια κατεύθυνση για τις βέλτιστες πρακτικές παρακολούθησης των εργαζομένων σε ολόκληρη την Ευρώπη. Για παράδειγμα, το άρθρο 6 περιγράφει ότι η επεξεργασία δεδομένων είναι "νόμιμη":

  • Όταν ο εργαζόμενος έχει δώσει τη συγκατάθεσή του για τη συλλογή και επεξεργασία των δεδομένων του για συγκεκριμένο σκοπό

  • Όταν η επεξεργασία δεδομένων αποσκοπεί στην τήρηση της νομικής συμμόρφωσης

  • Όταν η επεξεργασία των δεδομένων γίνεται για λόγους δημοσίου συμφέροντος

  • Όταν η επεξεργασία των δεδομένων πραγματοποιείται προς το συμφέρον του εργαζομένου

Στην ίδια κατεύθυνση, ο ΓΚΠΔ επιτρέπει στα κράτη μέλη της ΕΕ να προωθήσουν τα σημεία 2 και 3 με βάση το δίκαιο της Ένωσης και του κράτους μέλους. Συνολικά, ο ΓΚΠΔ λειτουργεί ως πηγή εμπιστοσύνης για τους εργοδότες σε ολόκληρη την Ευρωπαϊκή Ένωση όσον αφορά τις πολιτικές και τις πρακτικές παρακολούθησης των εργαζομένων τους.

Στην πραγματικότητα, τους παρέχει συγκεκριμένες κατευθύνσεις που πρέπει να ακολουθήσουν όταν υπάρχει αβεβαιότητα σχετικά με το αν τα δεδομένα που συλλέγονται χρησιμοποιούνται για τον σκοπό για τον οποίο προορίζονταν αρχικά. Η αβεβαιότητα αυτή μπορεί να προκύψει εάν υπάρχει κίνδυνος να γίνεται κατάχρηση των προσωπικών δεδομένων που συλλέγονται.

Ως εκ τούτου, ο ΓΚΠΔ, στην πραγματικότητα, βοηθά τους εργοδότες να διατηρούν την ακεραιότητα, την εμπιστευτικότητα, την υπευθυνότητα, την ακρίβεια, τη δικαιοσύνη και τη νομιμότητα σε όλες τις προσπάθειες επεξεργασίας δεδομένων.

Τι να περιμένουμε το 2022;

Σχεδόν το 60% των εργοδοτών χρησιμοποιούσαν λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων στις αρχές του 2022 για την αξιολόγηση της παραγωγικότητας των εργαζομένων. Καθώς συνεχίζεται η αλλαγή παραδείγματος στα μοντέλα εργασίας, ο αριθμός αυτός αναμένεται να αυξηθεί σημαντικά στην πορεία. Τούτου λεχθέντος, αυτές οι τέσσερις τάσεις αλλάζουν το τοπίο της παρακολούθησης των εργαζομένων το 2022.

Τι να περιμένουμε το 2022;
  1. Παρακολούθηση εργαζομένων ως εργαλείο διαχείρισης

    Σε μια προσπάθεια να αναβαθμίσουν την παραγωγικότητα του εργατικού δυναμικού τους, οι εργοδότες στρέφονται όλο και περισσότερο σε λύσεις παρακολούθησης των εργαζομένων αντί για υπερβολικές πρακτικές πρόσληψης και απόλυσης. Το σκεπτικό πίσω από αυτό είναι ότι η παρακολούθηση των εργαζομένων βοηθά στον εντοπισμό των εργασιακών συνηθειών και των προτύπων παραγωγικότητας των εργαζομένων, διευκολύνοντας έτσι τους εργοδότες να λαμβάνουν αποφάσεις βάσει δεδομένων για τη βελτίωση της συνολικής απόδοσης.

  2. Η "υβριδική" φύση της εργασίας

    Πάνω από το 70% των αμερικανικών εταιρειών έχουν υιοθετήσει (ή βρίσκονται στη διαδικασία υιοθέτησης) το υβριδικό μοντέλο εργασίας, το οποίο εμφανίζεται όλο και περισσότερο σε όλο τον κόσμο. Δεδομένου ότι οι εταιρείες πρέπει να παρέχουν έναν συνδυασμό υποστήριξης, ευελιξίας και ελευθερίας, διατηρώντας παράλληλα ένα ορισμένο επίπεδο υπευθυνότητας που αναμένεται από τους υπαλλήλους τους, η παρακολούθηση των εργαζομένων γίνεται η λύση που πρέπει να επιλέξουν.

  3. Παρακολούθηση του αυτοματισμού και της τεχνητής νοημοσύνης στο επίκεντρο του ενδιαφέροντος

    Οι λύσεις παρακολούθησης εργαζομένων που βασίζονται στο cloud κερδίζουν ολοένα και περισσότερο έδαφος στον κόσμο των επιχειρήσεων. Με προηγμένα χαρακτηριστικά παρακολούθησης χρόνου, ανάλυσης συμπεριφοράς, αναγνώρισης και εντοπισμού κινδύνων, οι λύσεις αυτές μειώνουν την ανάγκη για χειροκίνητη παρέμβαση και, κατά συνέπεια, τον φόρτο εργασίας των τμημάτων ανθρώπινου δυναμικού.

  4. Η προτεραιότητα στην ευημερία των εργαζομένων

    Ίσως ένας από τους σημαντικότερους λόγους για τους οποίους η παρακολούθηση των εργαζομένων κερδίζει έδαφος είναι επειδή δίνει στους εργοδότες μεγαλύτερη ορατότητα στο εργατικό δυναμικό τους. Αυτό τους βοηθά επίσης να μετριάσουν και να εντοπίσουν κινδύνους που μπορούν να επηρεάσουν την ευημερία των εργαζομένων. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό επειδή τα προβλήματα υγείας στον χώρο εργασίας μπορούν να απορροφήσουν πόρους και παραγωγικότητα, ειδικά όταν το εργατικό δυναμικό είναι απομακρυσμένο και κατανεμημένο σε όλο τον κόσμο.

Συχνές ερωτήσεις

  1. Πώς παρακολουθούν οι εργοδότες τους υπαλλήλους τους;

    Οι εργοδότες παρακολουθούν ως επί το πλείστον τη γενική απόδοση εργασίας ή τη συμμετοχή των εργαζομένων μέσω του λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων. Αυτές τις μέρες, οι εργοδότες στρέφονται όλο και περισσότερο σε αυτές τις λύσεις ως πηγή για την παρακίνηση και την ανταμοιβή των εργαζομένων τους, την αύξηση της παραγωγικότητας και την προώθηση της λήψης αποφάσεων.

  2. Τι μπορεί να κάνει το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων;

    Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων έχει εξελιχθεί αρκετά και χρησιμοποιείται πλέον για πολύ περισσότερα από την παρακολούθηση των ωρών εργασίας. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να παρακολουθούν τους υπαλλήλους στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και στον ιστό, να παρέχουν εκθέσεις αξιολόγησης της απόδοσης, να εντοπίζουν κινδύνους και απάτες κ.λπ., - και όλα αυτά επιτρέποντας την απομακρυσμένη παρακολούθηση.

  3. Η παρακολούθηση των εργαζομένων αυξάνει την παραγωγικότητα;

    Παρέχοντας εικόνα των εργασιακών συνηθειών και της παραγωγικότητας των εργαζομένων, το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων βοηθά τις επιχειρήσεις να καταλάβουν τι πρέπει να γίνει για να αυξηθεί η παραγωγικότητα. Το κατάλληλο λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων μπορεί να βοηθήσει στον εντοπισμό και την ποσοτικοποίηση των παραγόντων που επηρεάζουν την παραγωγικότητα ενός εργαζομένου, όπως το περιβάλλον εργασίας, ο φόρτος εργασίας, τα επίπεδα δέσμευσης κ.λπ.

  4. Πώς αισθάνονται οι εργαζόμενοι ότι παρακολουθούνται;

    Αυτή είναι μια υποκειμενική ερώτηση. Ενώ ορισμένοι εργαζόμενοι μπορεί να μην ενοχλούνται από την παρακολούθηση, άλλοι μπορεί να αισθάνονται ότι είναι αποκλεισμένοι. Αυτό εξαρτάται από διάφορους παράγοντες, όπως ο βαθμός εμπιστοσύνης τους στον εργοδότη και τη διοίκηση, ο κλάδος στον οποίο εργάζονται κ.λπ. Γι' αυτό οι επιχειρήσεις πρέπει να λαμβάνουν τις απαραίτητες προφυλάξεις (συγκατάθεση των εργαζομένων) και να διασφαλίζουν ότι δεν παραβιάζουν την ιδιωτική ζωή των εργαζομένων τους, ενώ παράλληλα επιτυγχάνουν τους στόχους τους.

  5. Πόση παρακολούθηση των δραστηριοτήτων των εργαζομένων είναι κατάλληλη στην εργασία;

    Δεν υπάρχει καθολική συμφωνία σχετικά με το πότε και πόσες δραστηριότητες πρέπει να παρακολουθούνται. Ο τρόπος διαχείρισης εξαρτάται από την εταιρική κουλτούρα, τον κλάδο της επιχείρησης και άλλους παράγοντες. Ωστόσο, οι περισσότεροι κλάδοι που περιλαμβάνουν βαριά επεξεργασία και ανάλυση δεδομένων, όπως ο τραπεζικός τομέας, οι χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες και η υγειονομική περίθαλψη, τείνουν να εστιάζουν σε αρκετά μεγάλο βαθμό στην ολιστική παρακολούθηση των εργαζομένων.

  6. Είναι νόμιμη η παρακολούθηση των εργαζομένων;

    Σε γενικές γραμμές, ναι. Ωστόσο, οι οργανισμοί του δημόσιου τομέα και των κοινωνικών υπηρεσιών έχουν συχνά ορισμένους περιορισμούς όσον αφορά τη χρήση λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων. Εξάλλου, τα κράτη μπορεί να έχουν διαφορετικούς νόμους και κανονισμούς που διέπουν τους υπαλλήλους, ας πούμε, της βιντεοεπιτήρησης, της συλλογής δεδομένων κ.λπ. Ως εκ τούτου, οι εργοδότες πρέπει να θέσουν σε εφαρμογή κατάλληλες διασφαλίσεις για την προστασία από πιθανές παραβιάσεις δεδομένων και κατάχρηση πληροφοριών, τηρώντας τους νόμους περί απορρήτου του κράτους τους.

  7. Πρέπει οι εργοδότες να ενημερώνουν τους εργαζομένους για την παρακολούθηση;

    Η βέλτιστη πρακτική είναι να ενημερώνετε τους υπαλλήλους αμέσως μόλις η λύση παρακολούθησης των εργαζομένων έχει αναπτυχθεί (ή πρόκειται να αναπτυχθεί). Με αυτόν τον τρόπο, οι εργαζόμενοι θα γνωρίζουν τι παρακολουθούν οι εργοδότες τους και με ποια ιδιότητα. Τους επιτρέπει επίσης να εκφράσουν τυχόν ανησυχίες που μπορεί να έχουν.

  8. Είναι νόμιμη η παρακολούθηση των εργαζομένων χωρίς τη γνώση τους;

    Η νομιμότητα αυτού εξαρτάται από τους νόμους περί προστασίας της ιδιωτικής ζωής της εκάστοτε πολιτείας. Ορισμένες πολιτείες το επιτρέπουν, εφόσον πληρούνται συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Ακόμα και τότε, οι εργαζόμενοι πρέπει να συναινούν στην παρακολούθηση των δραστηριοτήτων τους από τους εργοδότες τους και ο εργοδότης πρέπει να αναφέρει στις πολιτικές του για την προστασία της ιδιωτικής ζωής τι θα παρακολουθείται, πώς θα χρησιμοποιείται κ.λπ. για να αποτρέψει οποιαδήποτε κατάχρηση δεδομένων.

  9. Μπορεί η παρακολούθηση των εργαζομένων να γίνει με ηθικό τρόπο;

    Η δεοντολογική χρήση του λογισμικού παρακολούθησης των εργαζομένων εξαρτάται από την αντιμετώπιση των σχετικών ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων ως ιδιωτικών και εμπιστευτικών. Οι εργοδότες πρέπει να ακολουθούν τους ισχύοντες νόμους σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων και νομικών συνεπειών. Είναι επίσης σημαντικό οι εργοδότες να δηλώνουν με σαφήνεια ποια μέρη των ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων των εργαζομένων τους θα παρακολουθούνται στην πολιτική απορρήτου τους και να επιτρέπουν στους εργαζομένους να δίνουν τη συγκατάθεσή τους πριν από την παρακολούθηση. Για σαφήνεια σε αυτό το θέμα, καλό είναι οι εργοδότες να συμβουλεύονται νομικό σύμβουλο πριν δεσμευτούν για λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων.

  10. Είναι νόμιμη η παρακολούθηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των εργαζομένων;

    Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της καθημερινής ροής εργασίας και, ως εκ τούτου, παρακολουθούνται συχνά. Πολλοί εργοδότες χρησιμοποιούν λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων για να ελέγχουν για μηνύματα που παραβιάζουν τις εταιρικές πολιτικές τους ή για μηνύματα που είναι κρίσιμα για την επιχείρησή τους. Ωστόσο, είναι ζωτικής σημασίας ο εργοδότης να λαμβάνει τις απαραίτητες νομικές προφυλάξεις και να διασφαλίζει ότι είναι εντός των δικαιωμάτων του να παρακολουθεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των εργαζομένων, ιδίως με δεδομένη την πληθώρα νόμων και κανονισμών που διέπουν το απόρρητο του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σήμερα.

  11. Γιατί είναι σημαντική η παρακολούθηση των εργαζομένων;

    Η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι απαραίτητη για τις επιχειρήσεις προκειμένου να παραμείνουν ανταγωνιστικές στον σημερινό ψηφιακό κόσμο. Βοηθά τους εργοδότες και τους εργαζόμενους να παρακολουθούν την απόδοσή τους και να τη βελτιώνουν εντοπίζοντας παράγοντες που συμβάλλουν στην αύξηση της παραγωγικότητας, στη μείωση του κύκλου εργασιών και των απουσιών κ.λπ. Επιτρέπει επίσης στους εργοδότες να καλλιεργούν και να αναπτύσσουν την επιχείρησή τους συλλέγοντας και αναλύοντας τα δεδομένα των εργαζομένων τους, ώστε να τους βοηθήσει να κατανοήσουν καλύτερα τις ανάγκες τους και να προσαρμοστούν στο μεταβαλλόμενο περιβάλλον.

  12. Γιατί είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε λογισμικό παρακολούθησης για όλο το γραφείο;

    Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση και την κατανόηση των προτύπων συμπεριφοράς των εργαζομένων, τα οποία είναι ζωτικής σημασίας για κάθε επιχείρηση. Τα πρότυπα αυτά θα μπορούσαν να ενημερώσουν για μελλοντικές πολιτικές ανθρώπινου δυναμικού, αλλαγή ωραρίου εργασίας, ανάγκες κατάρτισης κ.λπ. Για παράδειγμα, εάν μια επιχείρηση βλέπει έναν αυξανόμενο αριθμό υπαλλήλων να ελέγχουν τους προσωπικούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους ή τους ιστότοπους ηλεκτρονικού εμπορίου κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας και ίσως θελήσει να περιορίσει τη χρήση προκειμένου να αυξήσει την παραγωγικότητα, οι απεικονίσεις που διευκολύνονται από το λογισμικό παρακολούθησης υπαλλήλων μπορούν να αποδειχθούν εξαιρετικά πολύτιμες.