CleverControl της παραγωγικότητας των εργαζομένων

Τι είναι η παρακολούθηση των εργαζομένων;

Η παρακολούθηση εργαζομένων σημαίνει συλλογή πληροφοριών σχετικά με τις δραστηριότητες του προσωπικού στον χώρο εργασίας με διάφορες μεθόδους: από την παρακολούθηση υπολογιστών έως τη βιντεοεπιτήρηση. Οι κύριοι στόχοι είναι η βελτίωση της παραγωγικότητας, ο έλεγχος των εταιρικών πόρων και η αποτροπή απώλειας δεδομένων.

Έρευνα της International Data Corp (IDC) δείχνει ότι οι εργαζόμενοι ξοδεύουν έως και 40% του χρόνου πρόσβασης στο διαδίκτυο στην εργασία για προσωπικούς σκοπούς. Οι μεγαλύτεροι καταναλωτές χρόνου είναι τα κοινωνικά δίκτυα και οι ιστότοποι αγορών. Συνολικά, η ετήσια απώλεια παραγωγικότητας μπορεί να φτάσει έως και το 40%.

Ποιοι είναι οι τύποι παρακολούθησης των εργαζομένων;

• Παρακολούθηση δραστηριότητας Web

  Η παρακολούθηση του τρόπου με τον οποίο η ομάδα σας χρησιμοποιεί το διαδίκτυο μπορεί να περιορίσει τους περισπασμούς. Επιπλέον, μπορείτε να εντοπίσετε ανάγκες εκπαίδευσης και να εξοικονομήσετε χρήματα από παρόχους υπηρεσιών βελτιώνοντας την αποδοτικότητα του εύρους ζώνης.

• Παρακολούθηση δραστηριότητας υπολογιστή

  Καλύπτει την παρακολούθηση διαμορφωμένης δραστηριότητας σχετικής με την εργασία σε εταιρικές συσκευές. Μπορεί να περιλαμβάνει χρήση εφαρμογών και ιστότοπων, στιγμιότυπα οθόνης, δραστηριότητα εκτυπωτή, ενεργό και ανενεργό χρόνο και άλλες διαμορφωμένες λειτουργίες.

• Εντοπισμός θέσης

  Απαραίτητο για άτομα που εργάζονται εκτός γραφείου ή ταξιδεύουν συχνά για επαγγελματικούς λόγους. Η παρακολούθηση GPS βοηθά στον εντοπισμό εταιρικών συσκευών σε περίπτωση κλοπής ή απώλειας.

• Παρακολούθηση κλήσεων

  Συνηθισμένο για διευθυντές πωλήσεων ή υπαλλήλους υποστήριξης πελατών. Οι ηχογραφήσεις επιτρέπουν στους διαχειριστές να διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι ακολουθούν τα πρότυπα επικοινωνίας και να εκπαιδεύουν νέα μέλη της ομάδας.

• Επιτήρηση βίντεο

  Πιο αποτελεσματικό σε χώρους όπου υπάρχουν ανησυχίες για την ασφάλεια των εργαζομένων και της περιουσίας της εταιρείας. Βοηθά στην πρόληψη κλοπής ή δολιοφθοράς και διασφαλίζει ότι οι συνθήκες εργασίας πληρούν τις απαιτήσεις ασφαλείας.

Πώς να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας;

• Ορίστε σαφείς προσδοκίες και προθεσμίες

  Θέστε σαφείς και μετρήσιμους στόχους όχι μόνο για την επιχείρηση συνολικά, αλλά και για κάθε ομάδα και μέλος της ομάδας.

• Χρήση λογισμικού διαχείρισης έργων

  Αυτές οι εφαρμογές σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε ποιος είναι υπεύθυνος για ποια εργασία και πόσο χρόνο αφιερώνει σε αυτή. Αναθέστε εργασίες, ορίστε προθεσμίες και συζητήστε το έργο — όλα σε ένα πρόγραμμα.

• Μετρήστε τα αποτελέσματα, όχι τον χρόνο εργασίας

  Λάβετε υπόψη το αποτέλεσμα της εργασίας, όχι πόσο χρόνο περνούν οι εργαζόμενοι στο γραφείο. Η συνέπεια στην ώρα δεν ισοδυναμεί με παραγωγικότητα.

• Δώστε ανατροφοδότηση

  Αν παρατηρήσετε έναν εργαζόμενο με χαμηλή παραγωγικότητα, μπορεί να δυσκολεύεται λόγω έλλειψης εκπαίδευσης ή ασαφών καθηκόντων. Δημιουργήστε μια αποτελεσματική κουλτούρα ανατροφοδότησης στην εταιρεία σας.

• Παρακολούθηση δραστηριότητας υπολογιστή

  Λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων όπως το CleverControl σας επιτρέπει να εξετάσετε τη ροή εργασίας και να δείτε πώς η ομάδα σας εκτελεί τα καθήκοντά της.

Τι κάνει το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων;

Σήμερα, το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων είναι η πιο διαδεδομένη μέθοδος παρακολούθησης παραγωγικότητας. Ο διαχειριστής συστήματος εγκαθιστά το πρόγραμμα παρακολούθησης στους εταιρικούς υπολογιστές. Στη συνέχεια, το πρόγραμμα παρακολουθεί αυτόματα τη δραστηριότητα και την ερμηνεύει.

Μπορείτε να λαμβάνετε τα συγκεντρωμένα δεδομένα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποθήκευσης στο cloud ή μέσω του online πίνακα οργάνων σας και να είστε ενήμεροι για τη διαδικασία εργασίας τόσο στο γραφείο όσο και σε ένα επαγγελματικό ταξίδι.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της παρακολούθησης των εργαζομένων;

Το κύριο πλεονέκτημα της παρακολούθησης προσωπικού είναι η βελτιωμένη παραγωγικότητα. Βοηθά επίσης να:

• εντοπίσετε αναποτελεσματικά μοτίβα εργασίας ή απρόβλεπτες δυσκολίες
• ανάλυση των διαδικασιών εργασίας και βελτιστοποίησή τους
• αποκαλύπτουν την ανάγκη ανακατανομής του φόρτου εργασίας
• να προσδιορίσει την ανάγκη για κατάρτιση
• παρακολούθηση του χρόνου εργασίας και της παρουσίας
• να διασφαλίζει ότι το προσωπικό χρησιμοποιεί με σύνεση τους πόρους της εταιρείας
• πρόληψη διαρροών ευαίσθητων δεδομένων
• να παρέχει τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία σε εσωτερικές έρευνες

Ωστόσο, οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθανθούν ότι η παρακολούθηση παραβιάζει την ιδιωτικότητά τους, να τη θεωρήσουν έλλειψη εμπιστοσύνης ή να ανησυχούν για την απόδοσή τους. Ο εργοδότης πρέπει να είναι διαφανής σχετικά με την εταιρική πολιτική και τους λόγους της επιτήρησης.

Είναι νόμιμη η παρακολούθηση των εργαζομένων;

Στις ΗΠΑ, οι περισσότερες μέθοδοι παρακολούθησης είναι νόμιμες. Ο εργοδότης μπορεί να παρακολουθεί τη χρήση υπολογιστών και διαδικτύου, ιδιωτικά μηνύματα, email και τηλεφωνικές κλήσεις σε εταιρικές συσκευές.

Στην Ευρώπη, οι περισσότερες μέθοδοι παρακολούθησης εργαζομένων είναι νόμιμες εφόσον συμμορφώνονται με τον ΓΚΠΔ. Πρέπει να ενημερώνετε το προσωπικό για τις μεθόδους παρακολούθησης, να λαμβάνετε τη συγκατάθεσή του για τη συλλογή δεδομένων και να προστατεύετε τα συλλεγμένα δεδομένα.

Για να διασφαλίσετε ότι η επιτήρηση στην εταιρεία σας δεν παραβιάζει νόμους, συνιστούμε να συμβουλεύεστε πάντα την τοπική και πολιτειακή νομοθεσία. Είναι επίσης σκόπιμο να είστε διαφανείς με το προσωπικό σας σχετικά με τους λόγους της παρακολούθησης.