CleverControl της παραγωγικότητας των εργαζομένων
Παρακολούθηση εργαζομένων
Το CleverControl στοχεύει στη συλλογή ολοκληρωμένων αναφορών σχετικά με την καθημερινή εργασία της ομάδας σας. Η ανάλυση αυτών των πληροφοριών σας επιτρέπει να εξετάσετε τη συνήθη ροή εργασίας στο γραφείο, να εντοπίσετε επιτυχημένα και αναποτελεσματικά μοτίβα και να βρείτε τρόπους βελτίωσής τους. Εκτός αυτού, λειτουργίες όπως ο έλεγχος των εκτυπωτών αποτελούν χρήσιμα εργαλεία για την παρακολούθηση των πόρων της εταιρείας. Ένα άλλο πλεονέκτημα της παρακολούθησης του προσωπικού στο χώρο εργασίας είναι ότι μπορείτε να αποκαλύψετε τα αναποτελεσματικά μέλη της ομάδας που σπαταλούν τον χρόνο εργασίας τους σε μη παραγωγικές δραστηριότητες. Οι εξαιρετικά σκληρά εργαζόμενοι αξίζουν επίσης ιδιαίτερη προσοχή, καθώς ο συνεχής μεγάλος φόρτος εργασίας οδηγεί σε υψηλό κίνδυνο επαγγελματικής εξουθένωσης. Με το CleverControl, μπορείτε να βοηθήσετε την ομάδα σας να διατηρήσει την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής και να οδηγήσετε την ομάδα σας στην επιτυχία.
Αναγνώριση προσώπου
Το πρόγραμμα χρησιμοποιεί την κάμερα του υπολογιστή για να αναγνωρίζει και να συντάσσει μια αναφορά όλων των εργαζομένων που βρίσκονται μπροστά στον υπολογιστή. Χάρη στην αναγνώριση προσώπου, μπορείτε εύκολα να ελέγχετε την παρουσία κάθε εργαζομένου και να αποκαλύπτετε τους εργαζόμενους που μπορεί να καλύπτουν την απουσία των συναδέλφων τους μιμούμενοι τη δραστηριότητα στις συσκευές τους. Ένα άλλο πλεονέκτημα της αναγνώρισης προσώπου είναι ότι συμβάλλει στην ενίσχυση της ασφάλειας - γνωρίζετε πάντα ποιος έχει πρόσβαση στον υπολογιστή που αποθηκεύει ευαίσθητες πληροφορίες. Παρακολουθήστε την παρουσία του προσωπικού στο χώρο εργασίας και αποκαλύψτε τους εργαζόμενους που απέκτησαν μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στον υπολογιστή.
Keylogging
Οι περισσότερες εργασίες γραφείου απαιτούν δακτυλογράφηση, όπως η συμπλήρωση οικονομικών πινάκων, η αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή η συζήτηση του νέου έργου με την ομάδα στο ομαδικό chat. Το CleverControl καταγράφει όλες τις πληκτρολογήσεις, ακόμη και τις διαγραμμένες. Εντοπίστε εκείνους που συνομιλούν όλη την ημέρα χωρίς να κάνουν καμία εργασία. Το πρόγραμμα μπορεί επίσης να βοηθήσει στην πρόληψη εσωτερικών απειλών ή διαρροών πληροφοριών.
Στιγμιότυπα οθόνης
Αν προτιμάτε τις οπτικές αναφορές, η λειτουργία στιγμιότυπα οθόνης παρουσιάζει την πλήρη σύνοψη της ημέρας σε εικόνες. Το πρόγραμμα τραβά στιγμιότυπα της οθόνης όταν ο εργαζόμενος αλλάζει ενεργά παράθυρα, εισέρχεται σε έναν ιστότοπο ή αντιγράφει κάτι στο πρόχειρο. Χρησιμοποιώντας αυτά τα στιγμιότυπα οθόνης, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι το προσωπικό σας συμμετέχει πάντα στη διαδικασία εργασίας και να εξετάσετε τον τρόπο με τον οποίο κάθε μέλος της ομάδας χρησιμοποιεί το χρόνο εργασίας του.
Παρακολούθηση της χρήσης του Διαδικτύου
Η παρακολούθηση του τρόπου με τον οποίο οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν το Διαδίκτυο μπορεί να είναι η πιο πολύτιμη πηγή πληροφοριών σχετικά με την εργάσιμη ημέρα τους. Δείτε πόσο συχνά χρησιμοποιούν ιστότοπους που σχετίζονται με την εργασία, ποιες πληροφορίες αναζητούν και πόσο συχνά αποσπούν την προσοχή τους από τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τους ιστότοπους ψυχαγωγίας ή αγορών. Ελέγξτε την απόσπαση της προσοχής αποκλείοντας μη παραγωγικούς ιστότοπους με βάση κατηγορίες, διευθύνσεις URL ή λέξεις-κλειδιά ή επιτρέποντας μόνο έναν περιορισμένο αριθμό εγκεκριμένων ιστότοπων. Μάθετε αν η ομάδα σας χρειάζεται πρόσθετη εκπαίδευση με βάση τις πληροφορίες που αναζητούν.
Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και οι συνομιλίες μπορούν να κλέψουν περισσότερο από το 30% του χρόνου εργασίας. Αν και αποτελούν σαφές σημάδι αντιπαραγωγικότητας, μπορεί επίσης να είναι ένα αφανές σημάδι άγχους ή εξουθένωσης. Αποκτήστε λεπτομερή αρχεία και στιγμιότυπα οθόνης των εισερχόμενων και εξερχόμενων μηνυμάτων, των αναρτήσεων, των σελίδων που επισκέπτεστε και των κοινοτήτων. Περιορίστε τις μη παραγωγικές δραστηριότητες για να εξοικονομήσετε χρόνο για σημαντικές εργασίες και να δημιουργήσετε ένα πιο εμπλεκόμενο και υγιές εργασιακό περιβάλλον.
Δραστηριότητα εφαρμογών
Υπάρχει μια εφαρμογή στην οποία η ομάδα σας πρέπει να αφιερώνει τον περισσότερο χρόνο; Με το CleverControl, μπορείτε να ελέγξετε αν αυτό είναι όντως αλήθεια. Δείτε όλα τα εγκατεστημένα προγράμματα στους υπολογιστές και πόσο χρόνο εκτελούνται κατά τη διάρκεια του χρόνου εργασίας. Εξοικονομήστε άδειες χρήσης για λογισμικό που δεν χρησιμοποιεί η ομάδα σας. Παρακολουθήστε τις νεοεγκατεστημένες εφαρμογές για να αποφύγετε ανεπιθύμητες δραστηριότητες.
Παρακολούθηση εργασιών εκτυπωτή
Η χρήση των πόρων της εταιρείας για προσωπικές ανάγκες είναι αρκετά τυπική μεταξύ των εργαζομένων. Ενώ ορισμένοι εκτυπώνουν προσωπικά έγγραφα για να εξοικονομήσουν χρήματα από τις πληρωμένες υπηρεσίες εκτύπωσης, άλλοι μπορεί να κάνουν κάτι χειρότερο, όπως η εκτύπωση εμπιστευτικών πληροφοριών χωρίς έγκριση. Λάβετε έναν πλήρη κατάλογο των περιπτώσεων χρήσης εκτυπωτή με την ώρα και το όνομα της λειτουργίας του εκτυπωτή. Αποτρέψτε τη διαρροή εταιρικών δεδομένων και ελέγξτε τη χρήση των εταιρικών πόρων.
Παρακολούθηση εξωτερικών συσκευών αποθήκευσης
Η παρακολούθηση των εξωτερικών συσκευών αποθήκευσης είναι ένας άλλος τρόπος αντιμετώπισης της διαρροής εταιρικών πληροφοριών ή της κατάχρησης πόρων. Το Clever Сontrol καταγράφει ποιες συσκευές συνδέονται στον υπολογιστή και την ώρα της σύνδεσης. Σε συνδυασμό με στιγμιότυπα οθόνης, οι πληροφορίες αυτές σας επιτρέπουν να γνωρίζετε ποιος αντιγράφει αρχεία από τον εταιρικό υπολογιστή ή τον χρησιμοποιεί για προσωπικές ανάγκες.
Ζωντανή μετάδοση οθόνης και κάμερας web
Η παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο είναι ιδανική αν θέλετε να ελέγξετε τι κάνει η ομάδα σας αυτή τη στιγμή. Αποφύγετε τη δημιουργία περιττών εντάσεων με το να στέκεστε πίσω από τις πλάτες και αντ' αυτού δείτε τις οθόνες τους ζωντανά από την άνεση του γραφείου σας. Δείτε πόσο καλά και γρήγορα το προσωπικό σας εκτελεί τα καθήκοντά του και υποστηρίξτε τυχόν νέους υπαλλήλους που μπορεί να χρειάζονται βοήθεια και καθοδήγηση στην αρχή.Επίσης, το CleverControl προσφέρει ζωντανή μετάδοση των webcams που είναι συνδεδεμένες σε εταιρικούς υπολογιστές. Αυτό το χαρακτηριστικό μπορεί να βοηθήσει στην εξοικονόμηση πόρων για την παρακολούθηση βίντεο σε μικρά γραφεία.
Καταγραφή οθόνης, κάμερας και ήχου
Η παρακολούθηση της ζωντανής μετάδοσης μπορεί να είναι χρονοβόρα και άβολη, ειδικά αν βρίσκεστε εκτός γραφείου. Καταγράψτε τις οθόνες των υπολογιστών καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας και παρακολουθήστε τις εγγραφές όποτε σας βολεύει. Επιλέξτε τις περιόδους για τις οποίες πρέπει να δείτε τις εγγραφές και επιταχύνετε την αναπαραγωγή για να εξοικονομήσετε χρόνο. Πραγματοποιήστε καταγραφές βίντεο και ήχου από κάμερες web που είναι συνδεδεμένες στους υπολογιστές της ομάδας για να βλέπετε τι συμβαίνει στο γραφείο σας. Αποκτήστε τα αποδεικτικά στοιχεία σε περιπτώσεις διερεύνησης εσωτερικών συμβάντων.
Παρακολούθηση χρόνου εργασίας
Το CleverControl μπορεί να χρησιμεύσει ως ένα εύκολο και βολικό σύστημα παρακολούθησης της παρουσίας των εργαζομένων. Συλλέγει αυτόματα αναφορές σχετικά με το πότε τα μέλη της ομάδας ξεκινούν και τελειώνουν την εργάσιμη ημέρα τους, πόσο χρόνο περνούν δουλεύοντας ή αδρανώντας στο γραφείο με ένα φλιτζάνι καφέ. Ελέγξτε την παρουσία και κατανοήστε τις εργασιακές συνήθειες του προσωπικού σας για να δημιουργήσετε έναν πιο παραγωγικό και πιο ευτυχισμένο χώρο εργασίας.
Παρακολούθηση ωρών
Τα χειροκίνητα ρολόγια εισόδου και εξόδου μπορεί να είναι ανακριβή και αναξιόπιστα. Αντ' αυτού, το CleverControl παρακολουθεί τις ώρες των εργαζομένων καταγράφοντας πότε το άτομο ανοίγει και κλείνει τον υπολογιστή. Μάθετε ποιος αργεί πάντα ή φεύγει κρυφά από το γραφείο πριν τελειώσει η εργάσιμη ημέρα. Φροντίστε για την υγεία της ομάδας σας - αποκαλύψτε εκείνους που υπερβάλλουν συνεχώς και βελτιστοποιήστε τα καθήκοντά τους.
Καταγραφές του χρόνου αδράνειας
Τα διαλείμματα είναι απαραίτητα, καθώς επιτρέπουν στην ομάδα σας να ανανεωθεί και ενδεχομένως να βρει νέες ιδέες. Δείτε ποιοι κάνουν υπερβολική χρήση του προνομίου τους και κάνουν πολλά διαλείμματα για καφέ ή τσιγάρο. Το πρόγραμμα χρησιμεύει ως ανιχνευτής χρόνου παραγωγικότητας, καταγράφοντας τις περιόδους αδράνειας που υπερβαίνουν το καθορισμένο επιτρεπτό όριο. Λάβετε αναφορές σχετικά με το συνολικό χρόνο αδράνειας κατά τη διάρκεια της ημέρας για κάθε μέλος της ομάδας.
Έλεγχος παρουσίας
Μπορεί να μην γνωρίζετε ποτέ ότι οι υπάλληλοί σας παραβιάζουν επανειλημμένα την πειθαρχία του γραφείου. Από την άλλη πλευρά, ένας υπερβολικά υπεύθυνος εργαζόμενος μπορεί να μη σας πει ποτέ ότι ο φόρτος εργασίας του είναι υπερβολικά μεγάλος. Χάρη στις λειτουργίες παρακολούθησης ωρών, καταγραφής και ζωντανής παρακολούθησης, μπορείτε πάντα να βλέπετε ποιος αργεί ή απουσιάζει από την εργασία του ή ποιος εργάζεται τα Σαββατοκύριακα για να ανταποκριθεί σε πολύ στενές προθεσμίες. Αποκαλύψτε τους συνήθεις τεμπέληδες και τα μέλη της ομάδας που μπορεί να βιώνουν υπερβολικό φόρτο εργασίας, εξισορροπήστε τις εργασίες και διατηρήστε μια σταθερή και υγιή ροή εργασίας.
Απομακρυσμένη πρόσβαση σε στατιστικά στοιχεία της δραστηριότητας των εργαζομένων
Η παρακολούθηση των εργαζομένων στο cloud σας επιτρέπει να παρακολουθείτε τις επιδόσεις ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε. Εφόσον έχετε στη διάθεσή σας μια κινητή συσκευή ή έναν υπολογιστή, μπορείτε να ελέγχετε και να αξιολογείτε τη ροή εργασίας με μια ματιά χρησιμοποιώντας κατατοπιστικά στατιστικά διαγράμματα.
- 1
Συνολική αξιολόγηση του ενεργού χρόνου
Το CleverControl αναλύει αυτόματα τις πληροφορίες που συλλέγονται και δημιουργεί γραφικές αναπαραστάσεις του συνολικού ενεργού και ανενεργού χρόνου για κάθε μέλος και ολόκληρη την ομάδα ανά ημέρα, εβδομάδα, μήνα ή οποιαδήποτε προσαρμοσμένη περίοδο. Επισημαίνει επίσης τις πτώσεις και τις αυξήσεις του χρόνου δραστηριότητας για την ομάδα. Παρακολουθήστε την παραγωγικότητα των εργαζομένων, αξιολογήστε την εργασιακή πειθαρχία με μια ματιά και λάβετε μέτρα για τη βελτίωσή της.
- 2
Αρχεία των πιο συχνά χρησιμοποιούμενων εφαρμογών και ιστότοπων
Εάν δεν έχετε χρόνο να εξετάσετε τα συλλεχθέντα ακατέργαστα δεδομένα, θα το κάνουν για εσάς τα βολικά στατιστικά διαγράμματα. Δείτε ποιες εφαρμογές και κατηγορίες ιστότοπων χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι πιο συχνά, πόσο χρόνο ξοδεύουν σε αυτές και πώς μεταβάλλεται αυτή η τιμή σε διάφορες περιόδους. Αποκτήστε άμεση εικόνα της διαδικασίας εργασίας και εντοπίστε την ανάγκη για εκπαίδευση κρίνοντας από τα στατιστικά στοιχεία.
- 3
Προτεραιότητα στη χρήση κοινωνικών δικτύων και messengers
Παρατηρήστε αμέσως τους περισπασμούς και λάβετε μέτρα για την ελαχιστοποίησή τους. Η στατιστική δείχνει πόσο χρόνο ξοδεύει η ομάδα σε κοινωνικά δίκτυα και messengers και πώς μεταβάλλεται αυτό το ποσοστό. Ο περιορισμός της χρήσης τους μπορεί να βελτιώσει όχι μόνο την παραγωγικότητα αλλά και την ατμόσφαιρα στο γραφείο. Η συζήτηση των λεπτομερειών του έργου πρόσωπο με πρόσωπο κάνει την ομάδα πιο ενωμένη. Συμβάλλει επίσης στη δημιουργία ενός πιο συμμετοχικού και εμπνευσμένου εργασιακού περιβάλλοντος.
Οδηγός για την παρακολούθηση εργαζομένων
Τι είναι η παρακολούθηση των εργαζομένων;
Παρακολούθηση εργαζομένων σημαίνει συλλογή πληροφοριών σχετικά με τις δραστηριότητες του προσωπικού στο χώρο εργασίας με τη χρήση διαφόρων μεθόδων: από την παρακολούθηση μέσω υπολογιστή έως τη βιντεοεπιτήρηση. Οι κύριοι στόχοι αυτής της παρακολούθησης είναι η βελτίωση της παραγωγικότητας, ο έλεγχος των εταιρικών πόρων και η πρόληψη της απώλειας δεδομένων και της απαράδεκτης συμπεριφοράς.
Η έρευνα που διεξήχθη από την International Data Corp (IDC) δείχνει ότι οι εργαζόμενοι ξοδεύουν έως και το 40% του χρόνου πρόσβασης στο Διαδίκτυο στην εργασία τους για προσωπικούς σκοπούς. Οι μεγαλύτεροι καταναλωτές χρόνου είναι τα κοινωνικά δίκτυα και οι ιστοσελίδες αγορών. Περίπου το 60% των ηλεκτρονικών αγορών πραγματοποιείται κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας. Σύμφωνα με έρευνα της Bambu by Sprout Social, περίπου το 70% των εργαζομένων ομολογούν ότι ελέγχουν τακτικά τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης στη δουλειά τους. Συνολικά, η ετήσια απώλεια παραγωγικότητας μπορεί να φτάσει το 40% Μια άλλη ανησυχία είναι οι διαρροές εταιρικών δεδομένων. Σύμφωνα με την IDC, το 20-30% των εργαζομένων έχουν στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν εμπορικά μυστικά, πνευματική ιδιοκτησία ή άλλες ευαίσθητες πληροφορίες εκτός της εταιρείας τους.
Η παρακολούθηση των εργαζομένων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για τον έλεγχο και την αναδιοργάνωση της χρήσης των εταιρικών πόρων. Είναι σύνηθες οι εργαζόμενοι να εκτυπώνουν προσωπικά έγγραφα σε εκτυπωτές γραφείου για να εξοικονομήσουν χρήματα από τις πληρωμένες υπηρεσίες εκτύπωσης. Ένα ακόμη σημείο που πρέπει να εξετάσετε είναι η χρήση του εταιρικού λογισμικού. Ετησίως, οι βρετανικές και αμερικανικές εταιρείες σπαταλούν 34 δισεκατομμύρια δολάρια σε λογισμικό που το προσωπικό τους δεν χρησιμοποιεί. Η παρακολούθηση της χρήσης εφαρμογών σας επιτρέπει να δείτε αν οι υπάλληλοί σας έχουν υπερβολική ή υποαδειοδότηση.
Τα περιγραφόμενα ζητήματα καθιστούν δύσκολη την υποτίμηση της σημασίας της παρακολούθησης του προσωπικού.
Ποιοι είναι οι τύποι παρακολούθησης των εργαζομένων;
Παρακολούθηση δραστηριότητας Web
Το Διαδίκτυο είναι μια τεράστια πηγή πολύτιμων πληροφοριών σε κάθε τομέα - αλλά είναι επίσης μια μεγάλη πηγή περισπασμών. Η παρακολούθηση του τρόπου με τον οποίο η ομάδα σας χρησιμοποιεί το Διαδίκτυο μπορεί να περιορίσει αυτούς τους περισπασμούς. Εκτός αυτού, μπορείτε να εντοπίσετε την ανάγκη για εκπαίδευση και να εξοικονομήσετε χρήματα από τους παρόχους υπηρεσιών βελτιώνοντας την αποδοτικότητα του εύρους ζώνης.
Η παρακολούθηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου των εργαζομένων είναι ένας από τους τρόπους ελέγχου και πρόληψης πιθανών διαρροών δεδομένων.
Παρακολούθηση δραστηριότητας υπολογιστή
Η παρακολούθηση της δραστηριότητας του υπολογιστή είναι ένας ευρύς όρος που καλύπτει την παρακολούθηση των ενεργειών του χρήστη στον εταιρικό υπολογιστή. Περιλαμβάνει την καταγραφή των πληκτρολογίων, τη χρήση εφαρμογών και ιστότοπων, τα στιγμιότυπα οθόνης, τη χρήση εκτυπωτών, τον ενεργό και αδρανειακό χρόνο, την καταγραφή ερωτημάτων αναζήτησης και πολλά άλλα. Το πρόγραμμα παρακολούθησης παρουσιάζει τα συσσωρευμένα δεδομένα σε λεπτομερείς αναφορές και στατιστικά διαγράμματα και γραφήματα. Δίνουν μια εικόνα της διαδικασίας εργασίας, χρησιμεύουν ως ανιχνευτές παραγωγικότητας, βοηθούν στη διατήρηση της πειθαρχίας και αποκαλύπτουν αν το προσωπικό χρησιμοποιεί τους εταιρικούς πόρους κατάλληλα και με σύνεση.
Εντοπισμός θέσης
Αν και δεν χρησιμοποιείται τόσο ευρέως όσο άλλες μορφές παρακολούθησης των εργαζομένων, ο εντοπισμός θέσης είναι ένας πολύτιμος τρόπος παρακολούθησης του προσωπικού. Είναι απαραίτητο για τους ανθρώπους που εργάζονται στο πεδίο ή πηγαίνουν συχνά σε επαγγελματικά ταξίδια. Ο εντοπισμός GPS βοηθά στην εύρεση των συσκευών που ανήκουν στην εταιρεία, εάν κλαπούν ή χαθούν. Μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε και να βρίσκετε τις πιο αποτελεσματικές διαδρομές και να βελτιώνετε την ασφάλεια των εργαζομένων που εργάζονται σε απομακρυσμένες τοποθεσίες.
Παρακολούθηση κλήσεων
Η παρακολούθηση κλήσεων είναι συνηθισμένο φαινόμενο για τους διευθυντές πωλήσεων ή τους πράκτορες υποστήριξης πελατών. Ειδικά προγράμματα καταγράφουν τις κλήσεις, και αυτές οι καταγραφές επιτρέπουν αργότερα στους διευθυντές να διασφαλίζουν ότι οι υπάλληλοι ακολουθούν τα πρότυπα επικοινωνίας, να διερευνούν τα παράπονα των πελατών και να εκπαιδεύουν νέα μέλη της ομάδας.
Επιτήρηση βίντεο
Τα συστήματα βιντεοεπιτήρησης είναι πιο αποτελεσματικά σε χώρους που προκαλούν ανησυχίες για την ασφάλεια των εργαζομένων και της περιουσίας της εταιρείας. Εδώ συμβάλλουν στην πρόληψη κλοπών ή δολιοφθορών και διασφαλίζουν ότι οι συνθήκες εργασίας πληρούν τις απαιτήσεις ασφαλείας. Παρόλο που η βιντεοεπιτήρηση δεν είναι ο καλύτερος τρόπος μέτρησης της παραγωγικότητας, τα δεδομένα της επιτήρησης μπορεί να είναι πολύτιμα για την παρακολούθηση της παρουσίας και τη διερεύνηση εσωτερικών περιστατικών.
Πώς να παρακολουθείτε την παραγωγικότητα στο χώρο εργασίας;
Ορίστε σαφείς προσδοκίες και προθεσμίες
Η ομάδα σας δεν θα είναι ποτέ αποτελεσματική αν δεν γνωρίζει τι και πότε περιμένετε από αυτήν. Θέστε σαφείς και μετρήσιμους στόχους όχι μόνο για την επιχείρηση στο σύνολό της αλλά και για κάθε ομάδα και μέλος της.
Χρήση λογισμικού διαχείρισης έργων
Υπάρχουν πολλές εφαρμογές στην αγορά που κάνουν τη διαχείριση έργων εύκολη και αποτελεσματική. Σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε ποιος είναι υπεύθυνος για ποια εργασία και πόσο χρόνο ξοδεύει γι' αυτήν. Μπορείτε να αναθέσετε εργασίες σε υπαλλήλους, να ορίσετε προθεσμίες και να συζητήσετε το έργο - όλα σε ένα πρόγραμμα. Εξοικονομήστε χρόνο για τη διαχείριση και διατηρήστε τις προσπάθειες της ομάδας σας συντονισμένες.
Μετρήστε τα αποτελέσματα, όχι τον χρόνο εργασίας
Η ομάδα σας μπορεί να είναι η πιο συνεπής στον κόσμο, να έρχεται και να φεύγει από το γραφείο στην ώρα της. Ωστόσο, μπορεί να περνούν τον περισσότερο χρόνο εργασίας τους παρακολουθώντας αστεία βίντεο με γάτες στο Youtube ή συζητώντας χαλαρά με συναδέλφους πάνω από ένα φλιτζάνι καφέ. Αντίθετα, ένα άτομο μπορεί να αργεί πάντα μισή ώρα - και όμως να προσφέρει το μεγαλύτερο όφελος στην εταιρεία. Εξετάστε το αποτέλεσμα της εργασίας, όχι το πόσο χρόνο περνούν οι εργαζόμενοι στο γραφείο.
Ποιότητα έναντι ποσότητας
Πέντε καλά εκτελεσμένες εργασίες αποφέρουν περισσότερα κέρδη από δώδεκα κακώς εκτελεσμένες. Κατά την αξιολόγηση της παραγωγικότητας, δώστε μεγαλύτερη προσοχή στην ποιότητα της εργασίας και όχι στην ποσότητα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τις μεταποιητικές επιχειρήσεις.
Δώστε ανατροφοδότηση
Αν παρατηρήσετε έναν εργαζόμενο με χαμηλή παραγωγικότητα, μη βιαστείτε να τον αποκαλέσετε τεμπέλη και να του πείτε "αντίο". Μπορεί να δυσκολεύονται λόγω έλλειψης εκπαίδευσης ή ασαφών καθηκόντων. Σε αυτή την περίπτωση, οι συμβουλές και η ανατροφοδότησή σας θα βελτιώσουν την εργασιακή τους απόδοση. Αλληλεπιδράστε με την ομάδα και δημιουργήστε μια αποτελεσματική κουλτούρα ανατροφοδότησης στην εταιρεία σας.
Παρακολούθηση δραστηριότητας υπολογιστή
Η χρήση λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων όπως το CleverControl θα σας επιτρέψει να εξετάσετε τη ροή εργασιών και να δείτε πώς η ομάδα σας εκτελεί τα καθήκοντά της. Εντοπίστε μη παραγωγικές δραστηριότητες, παρακολουθήστε την παρουσία και τον χρόνο εργασίας και ελέγξτε τη χρήση των πόρων της εταιρείας.
Τι κάνει το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων;
Σήμερα, το λογισμικό παρακολούθησης των εργαζομένων είναι η πιο διαδεδομένη μέθοδος παρακολούθησης της παραγωγικότητας στις περισσότερες εταιρείες, μεγάλες ή μικρές. Είναι εύκολη και αποτελεσματική: ο διαχειριστής του συστήματος εγκαθιστά το πρόγραμμα παρακολούθησης στους υπολογιστές της εταιρείας. Στη συνέχεια, το πρόγραμμα κάνει όλη τη δουλειά, παρακολουθώντας αυτόματα τη δραστηριότητα σε αυτούς τους υπολογιστές και ερμηνεύοντάς την. Ανάλογα με τη λειτουργικότητα του επιλεγμένου λογισμικού, μπορεί να καταγράφει τις πληκτρολογήσεις, τον ενεργό και ανενεργό χρόνο, τη συμμετοχή, την ολοκλήρωση εργασιών, να λαμβάνει στιγμιότυπα οθόνης και πολλά άλλα. Τα πιο προηγμένα προγράμματα διαθέτουν πρόσθετες λειτουργίες όπως η ζωντανή μετάδοση των οθονών των παρακολουθούμενων υπολογιστών, η πραγματοποίηση εγγραφών βίντεο, ήχου ή κλήσεων, ο υπολογισμός της μισθοδοσίας και άλλα.
Μπορείτε να λαμβάνετε τα συγκεντρωμένα δεδομένα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αποθήκευσης στο cloud ή μέσω του online πίνακα οργάνων σας και να είστε ενήμεροι για τη διαδικασία εργασίας τόσο στο γραφείο όσο και σε ένα επαγγελματικό ταξίδι.
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της παρακολούθησης των εργαζομένων;
Το κύριο πλεονέκτημα της παρακολούθησης του προσωπικού είναι η βελτίωση της παραγωγικότητας. Όταν τα μέλη του προσωπικού γνωρίζουν ότι παρακολουθούνται, καταβάλλουν μεγαλύτερη προσπάθεια στα εργασιακά τους καθήκοντα και ασχολούνται περισσότερο. Ωστόσο, υπάρχουν περισσότερα οφέλη από την παρακολούθηση των εργαζομένων από αυτό. Βοηθά στην:
να ανακαλύψετε αναποτελεσματικά πρότυπα εργασίας ή απρόβλεπτες δυσκολίες, για παράδειγμα, όταν οι εργαζόμενοι αφιερώνουν περισσότερο χρόνο στην εργασία από τον αναμενόμενο
ανάλυση των διαδικασιών εργασίας και βελτιστοποίησή τους
αποκαλύπτουν την ανάγκη ανακατανομής του φόρτου εργασίας
να προσδιορίσει την ανάγκη για κατάρτιση
παρακολούθηση του χρόνου εργασίας και της παρουσίας
να διασφαλίζει ότι το προσωπικό χρησιμοποιεί με σύνεση τους πόρους της εταιρείας
εξοικονόμηση αχρησιμοποίητου λογισμικού ή πόρων και διατήρηση των εργαζομένων
έλεγχος ότι τα μέλη της ομάδας ακολουθούν πάντα τον κώδικα εταιρικής συμπεριφοράς τόσο στις επαφές τους με τους συναδέλφους όσο και με τους πελάτες
πρόληψη διαρροών ευαίσθητων δεδομένων
να παρέχει τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία σε εσωτερικές έρευνες
βελτίωση των συνθηκών εργασίας
Ακούγεται εξαιρετικό; Η παρακολούθηση των εργαζομένων παρουσιάζει πράγματι πολλές ευκαιρίες για τον εργοδότη να βελτιστοποιήσει την επιχείρηση και να επιτύχει καλύτερα αποτελέσματα. Ωστόσο, η προοπτική της παρακολούθησης δεν φαίνεται συνήθως τόσο ηλιόλουστη για τους εργαζόμενους. Ακολουθούν ορισμένα από τα ζητήματα:
Οι εργαζόμενοι μπορεί να αισθάνονται ότι η παρακολούθηση παραβιάζει την ιδιωτική τους ζωή
Μπορεί να το αντιλαμβάνονται ως έλλειψη εμπιστοσύνης
Γνωρίζοντας για το λογισμικό παρακολούθησης της παραγωγικότητας, ένα άτομο μπορεί να υπερβάλλει εαυτόν και να ανησυχεί για την απόδοσή του, γεγονός που οδηγεί σε υψηλότερο επίπεδο άγχους και τον κίνδυνο επαγγελματικής εξουθένωσης.
Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν τις ίδιες συσκευές στην εργασία και στο σπίτι. Μπορεί να βλέπουν την παρακολούθηση ως εισβολή στην προσωπική τους ζωή.
Τα δεδομένα που συλλέγονται μπορεί να χρησιμοποιηθούν καταχρηστικά εάν έχουν πρόσβαση σε αυτά λάθος άτομα.
Ο εργοδότης πρέπει να μελετήσει και να συμμορφωθεί με τις νομικές απαιτήσεις για την παρακολούθηση των εργαζομένων. Ως εργοδότης, πρέπει να είστε διαφανής με το προσωπικό σας σχετικά με το ποια δεδομένα συλλέγετε και για ποιους σκοπούς. Να καταστήσετε σαφές ότι στόχος σας δεν είναι η κατασκοπεία αλλά η δημιουργία ενός χώρου εργασίας όπου ο καθένας μπορεί να εκτελεί τα καθήκοντά του με τον καλύτερο δυνατό τρόπο και να συνεργάζεται ομαδικά
Είναι νόμιμη η παρακολούθηση των εργαζομένων;
Έτσι, γνωρίζετε πώς η παρακολούθηση μπορεί να σας βοηθήσει να επιτύχετε υψηλότερους επιχειρηματικούς στόχους. Έχετε ζυγίσει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα και έχετε επιλέξει το καλύτερο εργαλείο για τους σκοπούς σας. Ωστόσο, υπάρχει ένα ακόμη κρίσιμο θέμα που πρέπει να λάβετε υπόψη σας - η νομοθεσία που καλύπτει την παρακολούθηση των εργαζομένων.
Παρόλο που οι εργοδότες παρακολουθούν το προσωπικό τους εδώ και χρόνια, οι νόμοι σχετικά με την παρακολούθηση των εργαζομένων εξακολουθούν να είναι ασαφείς και εξαρτώνται σε μεγάλο βαθμό από τη χώρα, την πολιτεία ή ακόμη και την κομητεία. Μιλώντας για τις ΗΠΑ, οι περισσότερες μέθοδοι παρακολούθησης είναι νόμιμες εδώ. Ο εργοδότης είναι ελεύθερος να παρακολουθεί τον υπολογιστή και τη χρήση του Διαδικτύου, τα ιδιωτικά μηνύματα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τις τηλεφωνικές κλήσεις στις συσκευές που ανήκουν στην εταιρεία. Μπορεί να εφαρμόσει παρακολούθηση με βίντεο και ήχο (εξαιρουμένων των ιδιωτικών χώρων) και να παρακολουθεί ακόμη και προσωπικές συσκευές (με ορισμένους περιορισμούς), εάν ο εργαζόμενος τις χρησιμοποιεί για την εργασία του. Επιπλέον, σε ορισμένα κράτη, ο εργοδότης δεν υποχρεούται να ενημερώνει το προσωπικό για τις περισσότερες δραστηριότητες παρακολούθησης.
Ωστόσο, εξακολουθούμε να συνιστούμε να είστε διαφανείς όσον αφορά την πολιτική της εταιρείας και τους λόγους της επιτήρησης. Με αυτόν τον τρόπο, διευκολύνετε το άγχος της παρακολούθησης για το προσωπικό σας και αποφεύγετε τυχόν διαφωνίες στο μέλλον.
Στην Ευρώπη, οι περισσότερες μέθοδοι παρακολούθησης των εργαζομένων είναι νόμιμες εάν τηρούν τους νόμους του GDPR. Εισήχθη στις 25 Μαΐου 2018, ο Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (ΓΚΠΔ) έχει ως στόχο να δώσει στα άτομα τον έλεγχο των δεδομένων τους. Ισχύει για κάθε οργανισμό και ρυθμίζει τον τρόπο με τον οποίο πρέπει να επεξεργάζονται και να διατηρούν τα προσωπικά δεδομένα των ατόμων. Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ, εσείς, ως εργοδότης, πρέπει να ενημερώνετε το προσωπικό σχετικά με τις μεθόδους παρακολούθησης και να λαμβάνετε τη συγκατάθεσή του για τη συλλογή δεδομένων. Είστε επίσης υπεύθυνοι για την προστασία των δεδομένων που συλλέγονται.
Ο ΓΚΠΔ ισχύει για όλους τους οργανισμούς στην ΕΕ. Περιλαμβάνει επίσης επιχειρήσεις που εδρεύουν εκτός αυτής αλλά έχουν υπαλλήλους στην ΕΕ.
Ο ΓΚΠΔ δεν ασχολείται άμεσα με πολλές πτυχές της επιτήρησης στον χώρο εργασίας, όπως η παρακολούθηση του υπολογιστή, της χρήσης του Διαδικτύου, του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και των μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Εδώ ο κανόνας είναι να ενημερώνετε το προσωπικό για την παρακολούθηση εκ των προτέρων μέσω μιας σαφούς εσωτερικής πολιτικής και να λαμβάνετε τη συγκατάθεσή του. Οι μέθοδοι παρακολούθησης που χρησιμοποιείτε δεν πρέπει να παραβιάζουν ή να περιορίζουν το θεμελιώδες δικαίωμα του ατόμου στην ιδιωτική ζωή. Ο ΓΚΠΔ απαγορεύει αυστηρά την καταγραφή των πληκτρολογήσεων και της δραστηριότητας της οθόνης σε συσκευές που ανήκουν στην εταιρεία και σε προσωπικές συσκευές τις οποίες το άτομο μπορεί να χρησιμοποιεί για την εργασία του.
Υπάρχουν παρόμοιοι νόμοι στην Ινδία, τον Καναδά, τη Νιγηρία, τη Μαλαισία και πολλές άλλες χώρες. Ο εργοδότης πρέπει να έχει βάσιμο λόγο για την παρακολούθηση του προσωπικού, να ενημερώνει τους εργαζόμενους για το ποια δεδομένα συλλέγει και με ποια μέσα και να λαμβάνει την άδειά τους για την παρακολούθηση. Ωστόσο, υπάρχουν αρκετές αποχρώσεις εδώ, ανάλογα με τη χώρα. Για παράδειγμα, στη Ρωσία, οι εργοδότες μπορούν να παρακολουθούν μόνο τη διάρκεια των τηλεφωνικών κλήσεων και τον αριθμό των συμμετεχόντων, αλλά όχι τις πραγματικές τηλεφωνικές κλήσεις. Στη Φινλανδία, η οποία έχει τους αυστηρότερους νόμους περί προστασίας δεδομένων, οι εργοδότες έχουν πολύ λίγα δικαιώματα για την παρακολούθηση της χρήσης του υπολογιστή.
Για να διασφαλίσετε ότι η επιτήρηση στην εταιρεία σας δεν παραβιάζει κανέναν νόμο, συνιστούμε να συμβουλεύεστε πάντα τους τοπικούς και πολιτειακούς νόμους. Συνιστάται επίσης να είστε διαφανείς με το προσωπικό σας σχετικά με τους λόγους της παρακολούθησης, τα δεδομένα που συλλέγετε και τον τρόπο με τον οποίο θα τα χρησιμοποιήσετε.
Κοινωνικά μέσα και αγγελιοφόροι