Πώς να εξοικονομήσετε χρήματα αυτοματοποιώντας την παρακολούθηση του χρόνου εργασίας;

Περίπου το 5-15% του χρόνου εργασίας σπαταλιέται. Αλλά γνωρίζοντας ποιος και πώς σπαταλά πολύτιμα λεπτά μπορεί να μειώσει τις απώλειες. Το λογισμικό παρακολούθησης μπορεί να σας βοηθήσει να το πετύχετε αυτό.

Σε αυτούς τους δύσκολους οικονομικούς καιρούς το ζήτημα των υλικών κινήτρων μετατρέπεται σε ένα πιο κατανοητό: πόσο να πληρώσετε κάποιον; Το να δίνονται προνόμια σε άτομα που το αξίζουν περισσότερο είναι σημαντικό από την άποψη της κοινωνικής ευθύνης και είναι εξίσου σημαντικό για τις επιχειρήσεις, διότι διαφορετικά αυξάνεται το τίμημα των ανθρώπινων και διοικητικών λαθών. Είναι επικίνδυνο να υποαμείβετε τους επαγγελματίες-κλειδιά, διότι μπορεί να εγκαταλείψουν την εταιρεία. Και, φυσικά, δεν είναι σκόπιμο να υπεραμείβονται εργαζόμενοι που εργάζονται χωρίς δέσμευση πλήρους απασχόλησης.

Το πρόβλημα της αποτελεσματικής κατανομής των μισθολογικών πόρων συνδέεται στενά με πολλά άλλα που υπερβαίνουν τη διαχείριση του ανθρώπινου δυναμικού. Αλλά πριν από την εξαγωγή εκτεταμένων συμπερασμάτων είναι απαραίτητο να ληφθούν ολοκληρωμένα στοιχεία αναφοράς.

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

Λόγω της λεπτομερούς εικόνας του τρόπου με τον οποίο περνούν οι εργάσιμες ημέρες κάθε εργαζομένου σε όλα τα τμήματα και την εταιρεία στο σύνολό της, είναι δυνατόν να εξαχθούν συμπεράσματα σχετικά με το ποιος επεξεργάζεται και εκτελεί τις εργασίες κάποιου άλλου, ποιος δεν είναι απασχολημένος με την εργασία και ποιος σαμποτάρει τις επιχειρηματικές διαδικασίες.

Τα εργαλεία των λογιστών είναι συνήθως εργαλεία όπως το "FreshBooks" ή το "QuickBooks" και λογιστικά φύλλα όπως το Excel. Έτσι είναι εύκολο να υπολογιστούν οι παραγωγικές ώρες εργασίας ενός λογιστή. Αυτή είναι η απλούστερη μηχανική ανάλυση, αλλά ακόμη και σε αυτό το στάδιο μπορείτε να βρείτε πολλά ενδιαφέροντα πράγματα. Για παράδειγμα, μια εταιρεία βρήκε έναν υπάλληλο που περνούσε πέντε ή έξι ώρες την ημέρα (75% του χρόνου) παίζοντας διαδικτυακά παιχνίδια ή βλέποντας ταινίες.

Ο χαμένος χρόνος εργασίας συνήθως περιλαμβάνει το 5-15% του συνολικού χρόνου εργασίας. Οι λεπτομέρειες πρέπει να αξιολογούνται ξεχωριστά σε κάθε περίπτωση, διότι οι άνθρωποι δεν είναι ρομπότ και σε ορισμένες περιπτώσεις μικρά διαλείμματα είναι απαραίτητα για τη διατήρηση της προσοχής και της απόδοσης σε ένα ορισμένο επίπεδο. Αλλά αν μόνο το 60% του χρόνου εργασίας είναι παραγωγικό (και έχουμε πράγματι λάβει τέτοια στοιχεία από τους χρήστες μας), τότε αυτό σημαίνει ότι στην πραγματικότητα το 40% του μισθολογικού ταμείου μπορεί να θεωρηθεί ως άμεση απώλεια λόγω του ότι οι εργαζόμενοι δεν εκτελούν τα καθήκοντά τους.

Σύμφωνα με τα στοιχεία μας, σε κάθε τρίτη εταιρεία με προσωπικό 40 ή περισσότερων ατόμων θα υπάρχουν τουλάχιστον ένας ή δύο εργαζόμενοι που είναι μεν φυσικά παρόντες στο χώρο εργασίας, αλλά ουσιαστικά δεν εκτελούν κανένα χρήσιμο έργο.

Ένα τμήμα εφοδιαστικής μπορεί να φαίνεται υποδειγματικό, καθώς εισάγει νέα αντικείμενα στη βάση δεδομένων χωρίς σφάλματα και εγκαίρως. Τι γίνεται όμως αν το σύστημα παρακολούθησης του χρόνου εργασίας δείχνει ότι το 70% των εργασιών της βάσης δεδομένων εκτελείται από ένα μόνο άτομο; Ίσως χρειαστεί να αναθεωρήσετε τις κατευθυντήριες γραμμές για τους υπαλλήλους ή να σκεφτείτε τη συρρίκνωση του τμήματος.

Εάν έχετε αγοράσει 10 άδειες χρήσης του Adobe Photoshop για το διαφημιστικό σας τμήμα, αλλά χρησιμοποιείται μόνο σε επτά υπολογιστές, θα μπορέσετε να εξοικονομήσετε εκατοντάδες δολάρια από τη μη επέκταση των τριών πλεοναζουσών αδειών χρήσης. Τέτοιες διαφορές μεταξύ των σχεδίων προμήθειας και του πραγματικά χρησιμοποιούμενου υλικού και λογισμικού μπορεί να φτάσουν σε έναν εκπληκτικό αριθμό. Είναι πολύ πιο εύκολο και λογικό να βελτιστοποιήσετε τους υλικούς πόρους με βάση τον παραγωγικό φόρτο εργασίας του προσωπικού και όχι με βάση την απλή "καταμέτρηση των ατόμων".

Πολλές παραβιάσεις της εργασιακής πειθαρχίας δεν μπορούν να καταγραφούν με άλλο τρόπο παρά μόνο με αυτόματο εντοπισμό. Ας πούμε, ένας εργαζόμενος ήρθε στο γραφείο στις 9:00 π.μ., κάτι που μπορεί να φαίνεται καλό, καθώς δεν άργησε. Αλλά αν η πρώτη δραστηριότητα στον υπολογιστή ήταν μόλις στις 9:35 π.μ. αυτό σημαίνει ότι ο εν λόγω εργαζόμενος δεν άρχισε να εργάζεται αμέσως.

Ο χρόνος διακοπής λειτουργίας δεν πρέπει επίσης να καταχωρίζεται επιλεκτικά. Ίσως στην ατυχή στιγμή της επιθεώρησης έλαβε χώρα όταν ένας εργαζόμενος έκανε το απαραίτητο διάλειμμα μετά την ολοκλήρωση μιας νευραλγικής εργασίας έκτακτης ανάγκης και πριν ξεκινήσει μια νέα. Ή, αντίθετα, ένας εργαζόμενος πιάστηκε κατά λάθος σε μια σπάνια στιγμή που έκανε κάτι παραγωγικό.

Ένα πρόγραμμα παρακολουθεί συνεχώς. Παρέχει μια αξιόπιστη αριθμητική εκτίμηση χωρίς εικασίες και υποθέσεις. Ας υποθέσουμε λοιπόν ότι έχετε μια πλήρη εικόνα της αποτελεσματικής χρήσης και της απώλειας χρόνου εργασίας. Τι ακολουθεί;

Πολλές εταιρείες μετά από μεγάλο χρονικό διάστημα χρήσης του συστήματος παρακολούθησης (περισσότερο από ένα έτος) με βάση τον συνολικό χρονοπρογραμματισμό όλων των διαδικασιών δημιουργούν το δικό τους σύστημα διαχείρισης χρόνου το οποίο περιλαμβάνει ένα σύστημα βασικών δεικτών απόδοσης. Στη συνέχεια, με βάση αυτά τα πρότυπα και τους ΚΔΤ, λαμβάνονται όλες οι αποφάσεις σχετικά με την κατανομή των καθηκόντων, την αξιολόγηση των επιδόσεων και τελικά οι αποφάσεις σχετικά με την κατανομή του μισθολογικού κεφαλαίου, τις προσλήψεις και την εναλλαγή ή τη μείωση του προσωπικού.

Το πρώτο αποτέλεσμα της αυτοματοποίησης της παρακολούθησης των ωρών εργασίας σε κάθε εταιρεία είναι συνήθως η έγκριση του επιτρεπόμενου ποσοστού μη παραγωγικού χρόνου. Οι περισσότεροι διευθυντές πιστεύουν ότι το 10% είναι η μέγιστη τιμή για τον δείκτη αυτό, αν και ορισμένοι προσπαθούν να μειώσουν την απώλεια χρόνου στο απόλυτο μηδέν.

Οι "υπερωρίες", τα ρεπό, οι αργίες, η καθυστερημένη άφιξη και οι απουσίες των εργαζομένων μπορούν πλέον να επανεξεταστούν με το απλό πάτημα ενός κουμπιού: Οι διευθύνοντες σύμβουλοι βλέπουν τις πραγματικές ώρες εργασίας των εργαζομένων. Η πληρωμή για την αδράνεια δεν είναι πλέον απαραίτητη.

Επιπλέον, ορισμένα συστήματα παρακολούθησης του χρόνου εργασίας δίνουν στους εργαζόμενους ευκαιρίες αυτορρύθμισης. Για να επιτευχθεί αυτό, δημιουργείται ένας κατάλογος με τις τυπικές εργασίες κάθε εργαζομένου και οποιοσδήποτε από αυτούς μπορεί να ενημερώσει το σύστημα για το ποιες διεργασίες εκτελούνται στους υπολογιστές του. Οι πληροφορίες αυτές επιβάλλονται εύκολα στα στατιστικά στοιχεία χρήσης του υπολογιστή ενός εργαζομένου, ώστε να διαπιστωθεί αν αυτός ή αυτή καταχώρησε σωστά τις εργασίες στο σύστημα. Αυτές οι συνοπτικές αναφορές δίνουν μια ιδέα όχι μόνο για το φόρτο εργασίας του προσωπικού αλλά και για το πότε, ποιες και ποιων οι ενέργειες φέρνουν στην εταιρεία το μεγαλύτερο κέρδος. Με αυτόν τον τρόπο η απλή χρονομέτρηση της χρήσης λογισμικού σε ένα γραφείο γίνεται εργαλείο για την πολιτική ανθρώπινου δυναμικού και, όταν αντιμετωπίζεται με προσοχή, μπορεί επίσης να βοηθήσει στην εμπορική και οικονομική πολιτική.

Μετά την υιοθέτηση ενός αυτοματοποιημένου συστήματος παρακολούθησης του χρόνου εργασίας, οι οικονομικές απώλειες που οφείλονται στην κακή χρήση των ωρών εργασίας μπορούν κατά μέσο όρο να μειωθούν στο μισό. Σε ένα έτος είναι δυνατόν να αποκτηθούν πρόσθετα κέρδη από τη μείωση του κόστους του προσωπικού και των υποδομών γραφείου (για παράδειγμα, λόγω της μετάβασης ορισμένων εργαζομένων σε απομακρυσμένη εργασία), τη βελτιστοποίηση των φόρων και τη μείωση των απωλειών κερδών.

Η περίοδος απόσβεσης της επένδυσης σε ένα τέτοιο σύστημα, με βάση την εμπειρία μου, είναι περίπου έξι μήνες. Υπάρχουν δύο κύριες μεταβλητές:

1. Η τιμή του συστήματος. Οι φθηνότερες λύσεις επί του παρόντος είναι τα δωρεάν συστήματα, όπως το CleverControl Employee Monitoring που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε έως και 9 υπαλλήλους χωρίς κανένα κόστος. Αυτό είναι αρκετά αρκετό για μια μικρή εταιρεία ή μια μεσαία εταιρεία με λίγους βασικούς παίκτες. Για εταιρείες με περισσότερους υπαλλήλους υπάρχουν επί πληρωμή επιλογές, αλλά και πάλι με λογικές τιμές, όπως το Spyrix Employee Monitoring και άλλα παρόμοια. Οι πιο ακριβές από αυτές μπορεί να φτάσουν τα 90-100 δολάρια για έναν χρήστη. Παρόλο που τόσο οι φτηνές όσο και οι ακριβές έχουν περίπου τα ίδια χαρακτηριστικά.

2. Μεθοδολογία εφαρμογής. Εάν περιορίσετε την παρακολούθηση σε απλή παρακολούθηση του χρόνου εργασίας, τότε η περίοδος απόσβεσης αυξάνεται. Στην περίπτωση σύνθετης ανάλυσης και πολύπλευρης χρήσης των λαμβανόμενων δεδομένων η διαδικασία απόδοσης της επένδυσης μπορεί να επιταχυνθεί σημαντικά και είναι πιο εύστοχο να μιλάμε για βελτιστοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών παρά για απλή εξοικονόμηση.

Ο αλγόριθμος της μετάβασης από το παζλ του "Αναρωτιέμαι, τι κάνουν οι υπάλληλοί μου στη δουλειά" στην πλήρη ενημέρωση για τη λεπτομερή πρόοδο κάθε μεμονωμένου υπαλλήλου έχει ως εξής:

1. Επιλέξτε ένα σύστημα παρακολούθησης του χρόνου εργασίας με αρκετά ευέλικτη λειτουργικότητα.

2. Εγκαταστήστε το, φροντίστε να ενημερώσετε το προσωπικό για τους νέους κανόνες του παιχνιδιού (όχι μυστική επιτήρηση, είναι ένας άμεσος δρόμος προς την αντιπαράθεση αντί για την αύξηση της παραγωγικότητας).

3. Σταματήστε να πληρώνετε για τη σπατάλη του χρόνου εργασίας.

4. Σταματήστε να πληρώνετε για απουσίες και αργοπορίες.

5. Μειώστε τα έξοδα λογισμικού.

6. Αποκλείστε τις περιττές δαπάνες για περιττούς υπαλλήλους.

7. Εξαιρέστε το κόστος εκτέλεσης απλών εργασιών από "ακριβούς" υπαλλήλους.

8. Καθιέρωση εταιρικών διαγωνισμών KPI μεταξύ τμημάτων και εργαζομένων.

9. Συγχαρητήρια και επιβράβευση των νικητών.