Η περισσότερη δουλειά γίνεται πλέον στον υπολογιστή, γι’ αυτό εκεί κοιτάζουν οι προϊστάμενοι όταν θέλουν να καταλάβουν πώς αξιοποιείται ο χρόνος, αν τα δεδομένα είναι ασφαλή ή γιατί ένα έργο καθυστερεί συνεχώς. Το λογισμικό παρακολούθησης μπορεί να απαντήσει σε αυτά τα ερωτήματα – ή να δημιουργήσει νέα προβλήματα, αν εφαρμοστεί χωρίς σαφή σκοπό, γραπτή πολιτική και ειλικρινή συζήτηση με την ομάδα.
Σε αυτόν τον οδηγό θα δείτε τι μπορείτε να παρακολουθείτε στους εταιρικούς υπολογιστές, τι προβλέπουν ο ΓΚΠΔ και το ελληνικό δίκαιο, και μια διαδικασία έξι βημάτων για να εισαγάγετε την παρακολούθηση με τρόπο που οι εργαζόμενοι κατανοούν και αποδέχονται.
Τι μπορείτε να παρακολουθείτε σε έναν υπολογιστή εργασίας
Τα εργαλεία παρακολούθησης συλλέγουν πολύ διαφορετικά είδη δεδομένων. Όσο πιο αναλυτικά είναι τα δεδομένα, τόσο ισχυρότερος πρέπει να είναι ο λόγος για τον οποίο τα συλλέγετε.
| Τι καταγράφεται | Τι δείχνει | Συνήθης χρήση | Επίπτωση στην ιδιωτικότητα |
|---|---|---|---|
| Ώρες εργασίας, ενεργός χρόνος και χρόνος αδράνειας | Πότε ξεκινούν και σταματούν οι εργαζόμενοι και πότε κάνουν διάλειμμα | Παρουσίες, φύλλα χρόνου, φόρτος εργασίας | Χαμηλή |
| Εφαρμογές και ιστότοποι | Ποια προγράμματα και ιστότοποι χρησιμοποιούνται και για πόσο | Τάσεις παραγωγικότητας, άδειες λογισμικού | Μέτρια |
| Στιγμιότυπα οθόνης | Εικόνες της οθόνης ανά τακτά διαστήματα | Έλεγχος της προόδου της εργασίας, επίλυση διαφωνιών | Υψηλή |
| Ζωντανή προβολή και εγγραφή οθόνης | Η οθόνη σε πραγματικό χρόνο ή σε βίντεο | Εκπαίδευση, υποστήριξη, διερευνήσεις | Υψηλή |
| Πληκτρολογήσεις | Ό,τι πληκτρολογείται, ακόμη και τα προσωπικά μηνύματα | Σπάνια δικαιολογείται εκτός διερευνήσεων ασφαλείας | Πολύ υψηλή |
| Αρχεία, USB και email (DLP) | Δεδομένα που φεύγουν από την εταιρεία | Προστασία εμπιστευτικών πληροφοριών | Μέτρια έως υψηλή |
Είναι νόμιμη η παρακολούθηση των υπολογιστών των εργαζομένων;
Στις περισσότερες χώρες ναι – σε εταιρικές συσκευές, για θεμιτό επιχειρηματικό σκοπό και με ενημερωμένη την ομάδα. Οι λεπτομέρειες διαφέρουν από χώρα σε χώρα.
- Παρακολούθηση προσωπικών συσκευών ή προσωπικών λογαριασμών των εργαζομένων χωρίς σαφή συμφωνία
- Κρυφή παρακολούθηση «για καλό και για κακό»
- Συλλογή περισσότερων δεδομένων από όσα απαιτεί ο δηλωμένος σκοπός, π.χ. καταγραφή πληκτρολογήσεων όταν ο στόχος είναι η μέτρηση του χρόνου εργασίας
- Διατήρηση των εγγραφών επ’ αόριστον ή πρόσβαση όλων σε αυτές
Η ενότητα αυτή αποτελεί γενική επισκόπηση και όχι νομική συμβουλή. Οι κανόνες αλλάζουν, γι’ αυτό ελέγξτε τις ισχύουσες απαιτήσεις με έναν εξειδικευμένο νομικό.
Πώς να παρακολουθείτε τους υπολογιστές των εργαζομένων: 6 βήματα
1. Αποφασίστε ποιο πρόβλημα θέλετε να λύσετε
Το «να βλέπω τι κάνουν όλη μέρα» δεν είναι στόχος. Το «να καταλάβω γιατί τα αιτήματα υποστήριξης αργούν περισσότερο το απόγευμα» ή το «να μη φεύγουν δεδομένα πελατών σε USB» είναι. Ένας σαφής στόχος σάς λέει τι να καταγράφετε – και τι να αφήσετε στην άκρη.
2. Ελέγξτε τους κανόνες εκεί όπου εργάζονται οι εργαζόμενοί σας
Ξεκινήστε από την παραπάνω επισκόπηση για την Ελλάδα. Αν υπάρχει συμβούλιο εργαζομένων, ο τρόπος ελέγχου αποφασίζεται μαζί του πριν από την εφαρμογή, ενώ για την τηλεργασία θυμηθείτε ότι ο έλεγχος της απόδοσης μέσω κάμερας απαγορεύεται. Όσοι εργάζονται από άλλη χώρα μπορεί να καλύπτονται από τους κανόνες του τόπου όπου εργάζονται, που μπορεί να διαφέρουν από εκείνους της έδρας σας.
3. Γράψτε πολιτική παρακολούθησης
Κρατήστε τη σύντομη και συγκεκριμένη:
4. Ενημερώστε την ομάδα πριν ξεκινήσετε
Μοιραστείτε την πολιτική γραπτώς, ώστε να τεκμηριώνεται η προηγούμενη ενημέρωση που απαιτεί ο ΓΚΠΔ, και εξηγήστε τους λόγους και από κοντά. Οι εργαζόμενοι αποδέχονται την παρακολούθηση πολύ πιο εύκολα όταν γνωρίζουν τα όριά της. Δείτε τον οδηγό μας για το πώς να ενημερώσετε τους εργαζομένους για την παρακολούθηση.
5. Ξεκινήστε με την πιο ήπια ρύθμιση
Ξεκινήστε με ώρες εργασίας, ενεργό χρόνο και κατηγορίες εφαρμογών και ιστότοπων. Προσθέστε στιγμιότυπα ή εγγραφή οθόνης μόνο για ρόλους ή περιστάσεις όπου μπορείτε να εξηγήσετε την ανάγκη. Κάντε μια σύντομη πιλοτική εφαρμογή με μία ομάδα και προσαρμόστε τις ρυθμίσεις πριν από την επέκταση σε όλη την εταιρεία.
6. Αξιοποιήστε τα δεδομένα για να βελτιώσετε διαδικασίες, όχι για να ελέγχετε ανθρώπους
Κοιτάξτε πρώτα τις τάσεις της ομάδας: υπερφορτωμένους ρόλους, εργαλεία που καθυστερούν τη δουλειά, συσκέψεις που «τρώνε» το απόγευμα. Συζητήστε τα ατομικά δεδομένα ιδιαιτέρως και δώστε στους εργαζομένους πρόσβαση στις δικές τους αναφορές. Η παρακολούθηση που οδηγεί σε καλύτερη κατανομή του φόρτου χτίζει εμπιστοσύνη· η παρακολούθηση που χρησιμοποιείται μόνο για να «πιάσει» κάποιον την καταστρέφει.
Πώς να επιλέξετε λογισμικό παρακολούθησης υπολογιστών
Αναζητήστε ένα εργαλείο που ταιριάζει στον στόχο σας, όχι αυτό με τη μεγαλύτερη λίστα λειτουργιών. Για τις περισσότερες μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις τα βασικά είναι:
CleverControl
Το δικό μας εργαλείο συνδυάζει την καταγραφή του χρόνου εργασίας και των παρουσιών με σαφή εικόνα της χρήσης των εταιρικών υπολογιστών –εφαρμογές, ιστότοποι, ενεργός χρόνος και χρόνος αδράνειας, στιγμιότυπα οθόνης και ζωντανή προβολή οθόνης– σε έναν διαδικτυακό πίνακα ελέγχου για ομάδες γραφείου, τηλεργασίας και υβριδικές.
- Παρακολούθηση της παραγωγικότητας και δραστηριότητα στον υπολογιστή σε ένα εργαλείο
- Αποκλεισμός ιστότοπων και κεντρικές αναφορές
- Τιμολόγηση ανά συσκευή – βολική για κοινόχρηστους υπολογιστές
- Δεν περιλαμβάνει ενσωματωμένη μισθοδοσία, τιμολόγηση ή χρέωση έργων
- Η ζωντανή παρακολούθηση και η εγγραφή οθόνης απαιτούν το πακέτο Pro
Τιμολόγηση: το πακέτο Standard ξεκινά από 5,30 $ ανά υπολογιστή τον μήνα με πρόγραμμα 12 μηνών για πέντε υπολογιστές· έκπτωση 20% από 30 υπολογιστές και 30% από 100. Δείτε τις τρέχουσες τιμές.
Άλλες επιλογές που αξίζει να γνωρίζετε
Για αναλυτικές συγκρίσεις, δείτε τον οδηγό για το καλύτερο λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων και τις επιλογές μας για μικρές επιχειρήσεις.
Συνηθισμένα λάθη που πρέπει να αποφύγετε
Συμπέρασμα
Ενημερώνετε γραπτώς τους εργαζομένους τι καταγράφεται, γιατί και ποιος το βλέπει.
Συλλέγετε τα ελάχιστα δεδομένα που απαντούν στο ερώτημά σας.
Αξιοποιείτε τα αποτελέσματα για να βελτιώσετε τον φόρτο εργασίας και τις διαδικασίες, όχι για μικροδιαχείριση.
Για το πού πρέπει να μπαίνουν τα όρια, διαβάστε για τα ηθικά όρια της παρακολούθησης εργαζομένων.
Έτοιμοι να το δοκιμάσετε; Κατεβάστε το CleverControl και κάντε μια πιλοτική εφαρμογή με μία ομάδα.
