Εργατική νομοθεσία και λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων του Κονέκτικατ: Ένας ολοκληρωμένος οδηγός για εργοδότες

Στο Κονέκτικατ, η παρακολούθηση των εργαζομένων διαμορφώνεται από συγκεκριμένους κανόνες και ομοσπονδιακούς κανονισμούς. Δείτε πώς αυτοί οι κανονισμοί επηρεάζουν τις πρακτικές παρακολούθησης στην πραγματικότητα και τι πρέπει να κάνουν οι εργοδότες για να συμμορφωθούν.

*Αποποίηση ευθύνης:* Το παρόν άρθρο προορίζεται μόνο για ενημερωτικούς σκοπούς και δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Οι εργοδότες θα πρέπει να συμβουλεύονται εξειδικευμένο νομικό σύμβουλο πριν εφαρμόσουν ή αλλάξουν τις πρακτικές παρακολούθησης των εργαζομένων.

Το Κονέκτικατ είναι μία από τις λίγες πολιτείες που έχει θεσπίσει ειδικό νόμο που ρυθμίζει την ηλεκτρονική παρακολούθηση στον χώρο εργασίας. Το Γενικό Καταστατικό του Κονέκτικατ § 31-48d απαιτεί από τους εργοδότες να παρέχουν γενικά προηγούμενη γραπτή ειδοποίηση σχετικά με την ηλεκτρονική παρακολούθηση σε όλους τους επηρεαζόμενους εργαζομένους.

Αυτή η ειδοποίηση πρέπει να αναρτάται σε εμφανές σημείο και να είναι άμεσα διαθέσιμη. Θα πρέπει να ενημερώνει για τους τύπους παρακολούθησης που ενδέχεται να πραγματοποιηθούν. Πολλές εταιρείες επιλέγουν να συμπεριλάβουν αυτήν την ειδοποίηση στα εγχειρίδια των εργαζομένων, στα έγγραφα ένταξης, στις πολιτικές πληροφορικής και στις αναρτήσεις.

Το Κονέκτικατ ορίζει την ηλεκτρονική παρακολούθηση με ευρύ τρόπο. Περιλαμβάνει τη συλλογή πληροφοριών σχετικά με τις δραστηριότητες ή τις επικοινωνίες των εργαζομένων με μεθόδους διαφορετικές από την άμεση παρατήρηση: υπολογιστής, τηλέφωνο, καλώδιο, ραδιόφωνο, κάμερα, ηλεκτρομαγνητικά, φωτοηλεκτρονικά ή φωτοοπτικά συστήματα.

Πολλά κοινά εργαλεία στα σύγχρονα γραφεία εμπίπτουν σε αυτήν την κατηγορία, για παράδειγμα:

• παρακολούθηση δραστηριότητας υπολογιστή;
• αναφορές χρήσης διαδικτύου και εφαρμογών·
• παρακολούθηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή επιχειρηματικής επικοινωνίας·
• στιγμιότυπα οθόνης ή εγγραφή οθόνης·
• βιντεοεπιτήρηση;
• αρχεία καταγραφής χρήσης τηλεφώνου και συστήματος.

Συνοψίζοντας, εάν ένας εργοδότης χρησιμοποιεί λογισμικό παρακολούθησης, οι εργαζόμενοι θα πρέπει να ενημερωθούν σχετικά με αυτό πριν ξεκινήσει.

Η νομοθεσία του Κονέκτικατ επιτρέπει μια περιορισμένη εξαίρεση από τον κανόνα της προηγούμενης ειδοποίησης. Ένας εργοδότης μπορεί να διεξάγει παρακολούθηση χωρίς προηγούμενη ειδοποίηση εάν έχει βάσιμους λόγους να πιστεύει ότι οι εργαζόμενοι παραβιάζουν τον νόμο, παραβιάζουν τα νόμιμα δικαιώματα του εργοδότη ή άλλων εργαζομένων ή δημιουργούν ένα εχθρικό περιβάλλον εργασίας - και εάν η ηλεκτρονική παρακολούθηση μπορεί να προσκομίσει αποδεικτικά στοιχεία για αυτό το παράπτωμα.

Αυτή η εξαίρεση θα πρέπει να χρησιμοποιείται προσεκτικά. Δεν αποτελεί ευρεία άδεια για μυστική παρακολούθηση ή τακτική επιτήρηση χωρίς προειδοποίηση. Οι εργοδότες θα πρέπει να τεκμηριώνουν τον λόγο της έρευνας, να περιορίζουν το εύρος της παρακολούθησης και να συμβουλεύονται νομικό σύμβουλο πριν βασιστούν στην εξαίρεση.

Ο Νόμος περί Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων στις Ηλεκτρονικές Επικοινωνίες, ή ECPA, γενικά περιορίζει την παρακολούθηση ηλεκτρονικών, ενσύρματων και προφορικών επικοινωνιών. Οι εταιρείες μπορούν να παρακολουθούν τους υπαλλήλους τους υπό ορισμένες συνθήκες: σε συσκευές που ανήκουν στην εταιρεία, για νόμιμους επιχειρηματικούς σκοπούς και με τη συγκατάθεση των υπαλλήλων.

Ακόμα και σε αυτήν την περίπτωση, οι εργοδότες θα πρέπει να είναι προσεκτικοί σχετικά με το ποια δραστηριότητα παρακολουθείται, πότε και εάν ο εργαζόμενος έχει ειδοποιηθεί.

Ο Νόμος περί Αποθηκευμένων Επικοινωνιών ενδέχεται να είναι σχετικός όταν οι εργοδότες έχουν πρόσβαση σε αποθηκευμένα μηνύματα, ηλεκτρονικά μηνύματα ή άλλες ψηφιακές επικοινωνίες. Οι εταιρείες μπορούν να ελέγχουν τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις επιχειρηματικές τους πλατφόρμες. Ωστόσο, τα προσωπικά ηλεκτρονικά μηνύματα, οι ιδιωτικοί λογαριασμοί κοινωνικών μέσων ή οι messenger των εργαζομένων θα πρέπει να παραμένουν εκτός του πεδίου εφαρμογής της παρακολούθησης, εκτός εάν υπάρχει συγκεκριμένη νομική βάση και κατάλληλη καθοδήγηση.

Ο Εθνικός Νόμος περί Εργασιακών Σχέσεων προστατεύει τα δικαιώματα των εργαζομένων να συζητούν τις συνθήκες εργασίας, να οργανώνονται και να συμμετέχουν σε προστατευόμενες συντονισμένες δραστηριότητες. Οι πολιτικές παρακολούθησης δεν πρέπει να σχεδιάζονται ή να χρησιμοποιούνται με τρόπο που να παρεμβαίνει σε αυτά τα δικαιώματα.

Για παράδειγμα, οι εργοδότες θα πρέπει να είναι προσεκτικοί σχετικά με την παρακολούθηση που θα μπορούσε να φαίνεται ότι στοχεύει στη δραστηριότητα των συνδικάτων, στις συζητήσεις των εργαζομένων σχετικά με τις αμοιβές ή σε παράπονα σχετικά με τις συνθήκες στον χώρο εργασίας.

Τα δεδομένα παρακολούθησης μπορούν να επηρεάσουν τις αποφάσεις απασχόλησης: πειθαρχία, αξιολογήσεις απόδοσης, προαγωγές, προγραμματισμό ή απόλυση. Αυτό καθιστά σημαντική τη συνέπεια.

Εάν χρησιμοποιούνται βαθμολογίες παραγωγικότητας, αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων, στιγμιότυπα οθόνης ή άλλα δεδομένα για την αξιολόγηση των εργαζομένων, οι εργοδότες θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι εφαρμόζονται δίκαια και στο πλαίσιο που τα περιγράφουν. Τα εργαλεία παρακολούθησης δεν θα πρέπει να τιμωρούν τους εργαζομένους για νομικά προστατευόμενα χαρακτηριστικά, ανάγκες που σχετίζονται με αναπηρία, ιατρικά διαλείμματα ή εύλογες προσαρμογές.

Ένα πρόγραμμα παρακολούθησης που συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις ξεκινά πριν από την εγκατάσταση του λογισμικού. Ξεκινά με την πολιτική, την επικοινωνία και την εσωτερική πειθαρχία σχετικά με τον τρόπο χρήσης των δεδομένων παρακολούθησης.

Μια γραπτή πολιτική θα πρέπει να εξηγεί:

• τι είδους παρακολούθηση μπορεί να πραγματοποιηθεί·
• ποια συστήματα, συσκευές ή εφαρμογές καλύπτονται·
• ποια δεδομένα μπορούν να συλλεχθούν·
• γιατί η εταιρεία παρακολουθεί;
• πότε λαμβάνει χώρα η παρακολούθηση·
• ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση στα δεδομένα παρακολούθησης;
• για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούνται τα αρχεία.

Η πολιτική θα πρέπει να είναι αρκετά συγκεκριμένη ώστε να είναι χρήσιμη. Μια αόριστη πρόταση που να αναφέρει ότι τα συστήματα της εταιρείας ενδέχεται να παρακολουθούνται συχνά δεν επαρκεί για να οικοδομήσει την εμπιστοσύνη των εργαζομένων ή να υποστηρίξει συνεπείς εσωτερικές πρακτικές.

Επειδή η νομοθεσία του Κονέκτικατ δίνει έμφαση στην προηγούμενη γραπτή ειδοποίηση, οι εργοδότες θα πρέπει να την συμπεριλάβουν στις διαδικασίες ένταξης και στις συνεχιζόμενες διαδικασίες ανθρώπινου δυναμικού. Οι ειδοποιήσεις παρακολούθησης μπορούν να περιλαμβάνονται σε εγχειρίδια εργαζομένων, σε συμφωνίες εξ αποστάσεως εργασίας, σε πολιτικές πληροφορικής και σε υπογεγραμμένες επιβεβαιώσεις.

Η παρακολούθηση θα πρέπει να έχει σαφή επιχειρηματικό λόγο, για παράδειγμα, προστασία περιουσιακών στοιχείων, παρακολούθηση παρουσίας, ανάλυση παραγωγικότητας ή διερεύνηση εσωτερικών συμβάντων. Εάν η παρακολούθηση δεν εξυπηρετεί έναν σαφή σκοπό, ενδέχεται να μην είναι απαραίτητη.

Τα περισσότερα δεδομένα δεν είναι πάντα και καλύτερα. Η παρακολούθηση κάθε βήματος του εργαζομένου βλάπτει το ηθικό, δημιουργεί ανησυχίες για την προστασία της ιδιωτικής ζωής και μπορεί να οδηγήσει σε λανθασμένα συμπεράσματα. Οι εργοδότες θα πρέπει να χρησιμοποιούν τα δεδομένα παρακολούθησης ως μία πηγή πληροφόρησης και όχι ως υποκατάστατο της κρίσης της διοίκησης.

Τα δεδομένα παρακολούθησης των εργαζομένων θα πρέπει να αντιμετωπίζονται ως ευαίσθητες επιχειρηματικές πληροφορίες. Θα πρέπει να προστατεύονται και μόνο εξουσιοδοτημένοι διευθυντές και επικεφαλής ομάδων θα πρέπει να έχουν πρόσβαση σε αυτά. Τα δεδομένα παρακολούθησης δεν θα πρέπει να αποθηκεύονται επ' αόριστον - θα πρέπει να υπάρχουν καθορισμένες περίοδοι διατήρησης.

Οι διευθυντές που χρησιμοποιούν αναφορές παρακολούθησης θα πρέπει να κατανοούν ότι τα δεδομένα πρέπει να εξετάζονται στο συγκεκριμένο πλαίσιο. Θα πρέπει να είναι εκπαιδευμένοι ώστε να αποφεύγουν την επιλεκτικότητα, τα αντίποινα ή τις αποφάσεις που βασίζονται σε μεμονωμένες μετρήσεις. Η αναθεώρηση του ανθρώπινου δυναμικού μπορεί να είναι σκόπιμη πριν από τη χρήση των δεδομένων παρακολούθησης για πειθαρχικούς σκοπούς ή απόλυση.

Πριν από την εφαρμογή ή την επέκταση λογισμικού παρακολούθησης εργαζομένων, οι εργοδότες θα πρέπει να ρωτήσουν:

• Έχουμε εντοπίσει έναν νόμιμο επιχειρηματικό λόγο για την παρακολούθηση;
• Έχουμε ενημερώσει εκ των προτέρων γραπτώς τους επηρεαζόμενους εργαζομένους;
• Η ανακοίνωση είναι αναρτημένη σε εμφανές σημείο;
• Εξηγεί η πολιτική τους τύπους παρακολούθησης που χρησιμοποιούμε;
• Διακρίνονται σαφώς τα εταιρικά συστήματα από τους προσωπικούς λογαριασμούς;
• Έχουμε αντιμετωπίσει την εξ αποστάσεως και υβριδική εργασία;
• Είναι περιορισμένη η πρόσβαση στα δεδομένα παρακολούθησης;
• Έχουμε πρόγραμμα διατήρησης και διαγραφής;
• Έχουμε εξετάσει τις πρακτικές καταγραφής κλήσεων;
• Έχουν εκπαιδευτεί οι διευθυντές σχετικά με την κατάλληλη χρήση;
• Έχει εξετάσει ο νομικός σύμβουλος την πολιτική;

Το λογισμικό παρακολούθησης εργαζομένων δεν δημιουργεί από μόνο του συμμόρφωση. Η υπεύθυνη χρήση, οι πολιτικές και οι πρακτικές του το κάνουν.

Μια λύση όπως το CleverControl μπορεί να βοηθήσει τους εργοδότες να δημιουργήσουν μια δομημένη προσέγγιση στην παρακολούθηση. Συγκεντρώνει δεδομένα δραστηριότητας, αναφορές παραγωγικότητας, χρήση ιστοτόπων και εφαρμογών, στιγμιότυπα οθόνης και άλλες πληροφορίες που σχετίζονται με την εργασία. Χρησιμοποιούμενες σωστά, αυτές οι λειτουργίες μπορούν να υποστηρίξουν την κυβερνοασφάλεια, την λογοδοσία, τη διαχείριση εργατικού δυναμικού από απόσταση και τις εσωτερικές έρευνες.

Για να επιτύχουν τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα, οι εργοδότες θα πρέπει να διαμορφώνουν τις ρυθμίσεις παρακολούθησης γύρω από συγκεκριμένους επιχειρηματικούς στόχους. Θα πρέπει επίσης να συνδυάζουν το λογισμικό με σαφή ειδοποίηση, περιορισμένη πρόσβαση, ασφαλή αποθήκευση και μια συνεπή διαδικασία αξιολόγησης.

Αρκετά λάθη μπορούν να αυξήσουν τους νομικούς και εργασιακούς κινδύνους:

• έναρξη παρακολούθησης χωρίς προηγούμενη γραπτή ειδοποίηση·
• βασιζόμενοι σε ασαφή ή ξεπερασμένη γλώσσα εγχειριδίων·
• παρακολούθηση προσωπικών συσκευών χωρίς σαφή όρια·
• πρόσβαση σε προσωπικούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή κοινωνικής δικτύωσης·
• ηχογράφηση κλήσεων χωρίς την κατάλληλη συγκατάθεση ή ειδοποίηση·
• συλλογή περισσότερων δεδομένων από ό,τι είναι απαραίτητο·
• δίνοντας σε πάρα πολλούς ανθρώπους πρόσβαση σε αρχεία παρακολούθησης·
• χρήση δεδομένων παρακολούθησης με ασυνεπή τρόπο·
• λήψη αποφάσεων σε πειθαρχικό επίπεδο με βάση μόνο μεμονωμένες μετρήσεις.

Η παρακολούθηση των εργαζομένων μπορεί να αποτελέσει ένα πολύτιμο εργαλείο για τους εργοδότες του Κονέκτικατ όταν είναι διαφανής, αναλογική και υποστηρίζεται από μια σαφή γραπτή πολιτική. Πριν από την εφαρμογή ή την επέκταση του λογισμικού παρακολούθησης, οι εργοδότες θα πρέπει να εξετάσουν τις απαιτήσεις ειδοποίησης του Κονέκτικατ, τους σχετικούς ομοσπονδιακούς νόμους, τις εσωτερικές πρακτικές προστασίας δεδομένων τους και να λάβουν νομικές συμβουλές.