El mejor software de supervisión de empleados y todo lo que necesita saber sobre la supervisión de empleados

El software de monitorización de empleados es un sistema que permite seguir y analizar la actividad de los empleados en sus ordenadores. Está en auge desde principios de la década de 2000 debido al desarrollo de las tecnologías informáticas, y la pandemia de Covid-19 de 2020 ha disparado su popularidad. Según el reciente estudio Instant Office, el 78% de los empleadores actuales rastrean a su personal mediante diversas herramientas.

Por lo general, el software de supervisión de empleados consiste en el agente que los empleados instalan en sus dispositivos y el tablero de control que permite a los administradores recibir registros e informes.

El software de monitorización de empleados actúa como un supervisor invisible que todo lo ve. Desde las pulsaciones del teclado hasta los sitios web visitados, recopila información sobre prácticamente todo lo que una persona hace en el ordenador durante las horas de trabajo. Los programas de control de empleados más avanzados van mucho más allá de la simple recopilación de datos. Proporcionan informes listos para usar sobre la productividad de cada empleado y los cálculos de las nóminas y, básicamente, ahorran el tiempo del director.

El objetivo más evidente de este tipo de software es controlar la productividad de los empleados. ¿Cuánto tiempo dedican al proyecto y cuánto a vídeos divertidos de gatos en Youtube? ¿Se implican en el proceso de trabajo o se toman descansos para tomar café cada 10 minutos? ¿Buscan en Google información relacionada con el trabajo o billetes baratos a Las Vegas para el fin de semana? Las aplicaciones de control de empleados están diseñadas para responder exactamente a este tipo de preguntas.

Además de descubrir a los holgazanes, el software de supervisión de empleados sirve para varios propósitos menos obvios pero no menos críticos. Para empezar, puede ayudar a descubrir a los empleados con problemas. Ya sea que estén sudando por la abrumadora carga de trabajo o por las tareas en las que no tienen suficiente experiencia como jóvenes especialistas, pueden dudar en contarle al gerente sobre las dificultades. Revelar estos problemas y trabajar cuidadosamente para eliminarlos hará algo más que aumentar la productividad: mejorará el clima en la oficina y su imagen como directivo.

Otra razón no tan evidente para probar un software de supervisión de empleados es el control de los recursos de la empresa. ¿Han crecido sus gastos en papel de impresora recientemente? ¿Está desperdiciando dinero en el software que sus empleados no utilizan? Descúbralo con la ayuda de los informes. Le mostrarán con qué frecuencia trabajan los empleados en un programa concreto o si utilizan las impresoras de la oficina para necesidades personales.

El software de supervisión de empleados de primera categoría está equipado con módulos de protección de datos. Impiden el acceso, la copia o el envío de información confidencial y avisan al administrador si aparece algo sospechoso. Teniendo a mano este guardia omnisciente, no tendrá que preocuparse por la fuga de datos o el acceso no autorizado a los datos de la empresa.

Estos son sólo algunos de los problemas que pueden resolver las herramientas de supervisión de empleados. Profundicemos en el tema y conozcamos las mejores soluciones en este campo.

El software de supervisión de empleados se divide en tres tipos: seguimiento del tiempo, supervisión de la actividad y prevención de la pérdida de datos (o DLP).

Las aplicaciones de seguimiento del tiempo son esenciales si se busca automatizar procesos rutinarios como la asistencia, el seguimiento del tiempo y el cálculo de las nóminas. Registran el tiempo de entrada y salida, los periodos de inactividad del empleado y el tiempo dedicado a cada tarea. Puede estimar el tiempo que los empleados dedican a un proyecto y quién y cuándo ha trabajado en una tarea concreta. La precisión de los datos de seguimiento también es vital para facturar a los clientes si se trabaja con un contrato o con un pago por hora. Lo mejor es que los informes se generan en tiempo real de forma automática, eliminando el riesgo de trampas o errores humanos. Los contadores de tiempo tienen otras ventajas: facilitan la mejora de la productividad, motivan a los empleados y muestran en qué se gasta el dinero.

El software de monitorización de la actividad es similar a los rastreadores de tiempo, pero es mucho más potente. Se le puede llamar legítimamente el Gran Hermano de la monitorización de empleados, porque puede registrar casi todo lo que el empleado hace en el ordenador de la oficina. Por lo general, estos sistemas registran las pulsaciones del teclado y los eventos del portapapeles, hacen capturas de pantalla, rastrean la actividad del usuario en Internet (incluidas las visitas a las redes sociales y los chats) y el tiempo de actividad y de inactividad. También pueden supervisar dispositivos externos como impresoras y memorias USB. Los programas de supervisión de alto nivel le permiten observar a los empleados en tiempo real mediante la transmisión de vídeo de sus pantallas y cámaras web. Si le falta tiempo para comprobar las transmisiones durante el día, el programa grabará los vídeos para que los vea más tarde. El software no sólo recoge, sino que también procesa los datos en bruto en tablas y gráficos claros. Al final del día, recibirá el informe de actividad más completo para cada empleado, departamento o toda la oficina.

La gama de aplicaciones de estos informes es inmensa. Proporcionan información valiosa sobre los niveles de productividad e implicación, ayudan a descubrir patrones de trabajo ineficaces y empleados de bajo rendimiento, ahorran recursos de la empresa y mucho más. Si se aplica con cuidado y de forma ética, el software de seguimiento de la actividad puede convertirse en un socio fiable para el crecimiento de su empresa.

La prevención de la pérdida de datos es el tipo más complejo de software de supervisión de empleados. Detecta posibles violaciones de datos y otras amenazas mediante la supervisión, detección y bloqueo de datos en uso, en movimiento y en reposo. En otras palabras, el programa realiza una inspección del contenido y un análisis contextual de los datos enviados por correo electrónico o mensajería, en uso por el empleado en su dispositivo o almacenados en un servidor de la empresa. El software de DLP incorpora varias técnicas analíticas elaboradas, por ejemplo, la coincidencia exacta de datos, la coincidencia exacta o parcial de archivos, el análisis basado en reglas y en categorías. La coincidencia exacta de datos significa que el programa busca coincidencias exactas en el volcado de la base de datos o en la base de datos en vivo. En el caso del cotejo de archivos, el software compara los hashes de los archivos con las huellas digitales exactas sin analizar el contenido de estos archivos. El análisis basado en reglas es la técnica más común. El programa escanea los datos basándose en las reglas preconfiguradas, como los números de tarjeta o de seguridad. El análisis de categorías preconfiguradas es un método similar: el sistema de DLP busca tipos comunes de datos sensibles, por ejemplo, datos bancarios, números de la seguridad social, etc. Los métodos descritos anteriormente se basan en gran medida en la categorización, pero ¿qué ocurre si la violación no entra en estas categorías? Los sistemas de DLP modernos emplean técnicas aún más intrincadas para detectar y prevenir tales violaciones, por ejemplo, el análisis del léxico, el aprendizaje automático y el análisis estadístico.

Las empresas utilizan los sistemas de DLP para evitar las violaciones de datos, la exfiltración, la pérdida, la fuga o la destrucción de información sensible. La DLP también sirve para garantizar que la empresa cumple la normativa pertinente y protege la información de identificación personal (PII).

En este artículo, nos centraremos principalmente en el software de seguimiento de la actividad.

A pesar de la gran selección de software de monitorización de la actividad en el mercado, muchas características son típicas de la mayoría de ellos. Echemos un vistazo a la funcionalidad que se puede esperar de una aplicación de monitorización de empleados decente:

• Registro de teclas. El registro de las pulsaciones del teclado es una de las características más controvertidas. Los informes del keylogger demostrarán si el empleado trabaja en el proyecto, chatea con un amigo en WhatsApp o, lo que es peor, revela secretos corporativos a la competencia. Por otro lado, el keylogger puede registrar accidentalmente información sensible como contraseñas, datos bancarios o conversaciones personales. Las soluciones de supervisión flexibles tienen la opción de desactivar el keylogger.

• Capturas de pantalla. La aplicación toma instantáneas de la pantalla del ordenador a intervalos regulares de tiempo o por el disparador. Esta función es estupenda si quieres saber qué hace tu empleado en cada momento o tener pruebas de que está involucrado en una actividad no deseada.

• Seguimiento de la actividad en la web. Implica el seguimiento de los sitios web visitados, las redes sociales y las consultas de búsqueda, así como el tiempo que el usuario pasa en ellos. El seguimiento de la actividad web resulta útil no sólo en términos de productividad (tasa de sitios productivos/improductivos visitados), sino en términos de formación. Si ves que un empleado visita muchos sitios relacionados con el trabajo sobre un tema/una habilidad específica, es posible que necesite formación en esa habilidad o campo. En este caso, impartir formación aumentará la productividad de forma drástica.

• Seguimiento de las aplicaciones. Este kit de funciones mostrará qué aplicaciones están instaladas en el dispositivo supervisado, qué aplicaciones se están ejecutando y cuánto tiempo pasa el usuario utilizándolas. Además de la evaluación de la productividad, el seguimiento de las aplicaciones puede servir para analizar si su equipo tiene demasiadas o pocas licencias. Además, sabrá si el empleado instala algún software no deseado en el dispositivo propiedad de la empresa.

• Bloqueador de aplicaciones. Al igual que el bloqueador de sitios, el bloqueador de aplicaciones elimina las distracciones en el lugar de trabajo. Puedes bloquear aplicaciones de mensajería, juegos u otras aplicaciones no deseadas si crees que afectan a la productividad del equipo.

• Seguimiento de las operaciones de archivo le ofrece la lista completa de operaciones con archivos, como la creación, la copia, el envío por correo electrónico, la impresión y el borrado. Es una forma eficaz de controlar cómo se procesa la información sensible.

• Seguimiento de dispositivos portátiles de almacenamiento de datos. Los empleados suelen filtrar información copiándola en una memoria flash o enviándola por correo electrónico fuera de la red corporativa. Por ello, la supervisión de los dispositivos de almacenamiento de datos externos es una excelente manera de garantizar que los datos importantes no se transfieran fuera de la empresa.

• Control del correo electrónico es otra herramienta eficaz para minimizar el riesgo de fuga de datos. También puede servir para la evaluación de la calidad, por ejemplo, si se controla a los agentes de asistencia o a otros empleados que trabajan con los clientes.

• Control de la impresora sirve para dos propósitos. En primer lugar, le ayuda a calcular y optimizar los gastos en material de oficina y a descubrir a los empleados que puedan utilizar los equipos de oficina para fines no laborales. En segundo lugar, la impresión de información confidencial es un método muy extendido de fuga de datos. Con los registros de monitorización en sus manos, siempre sabrá si se produce alguna fuga y quién es el culpable.

• Transmisión en directo de la pantalla le permite ver la pantalla del empleado como si estuviera sentado frente a él. De este modo, puedes comprobar lo que hace cualquier trabajador de tu oficina (o todos a la vez) en ese momento. Algunas aplicaciones pueden presumir de tener funciones de grabación de pantalla, para que puedas volver a ver cualquier minuto de la jornada laboral.

• Monitorización mediante cámara web y micrófono. Si los ordenadores de la oficina tienen cámaras web y micrófonos, una aplicación de supervisión de empleados de primera categoría puede transmitir vídeo y sonido desde ellos en tiempo real o realizar grabaciones. Estas funciones pueden contribuir tanto a la productividad como a la seguridad general de la oficina, como evitar comportamientos inadecuados, robos o el acceso a información confidencial.

• Informes de productividad. Recoger los datos de actividad es sólo la mitad de la historia: hay que analizarlos para determinar el nivel de productividad y los pasos para mejorarla. Por suerte, el sistema hará los cálculos por ti, y tendrás en tus manos tablas y gráficos ordenados por empleado, departamento o todo el equipo en un abrir y cerrar de ojos.

• Supervisión y configuración remotas. No es necesario acceder al ordenador del empleado para obtener información actualizada sobre su productividad y sus acciones o ajustar la configuración de la supervisión. Los sistemas modernos pueden entregar los registros de varias maneras. Por ejemplo, puedes obtener informes regulares autogenerados por correo electrónico, FTP o plataformas de intercambio de archivos (por ejemplo, Google Drive o Dropbox). Sin embargo, estas formas tienen algunas limitaciones, ya que no permiten la supervisión en tiempo real de la pantalla o la cámara web. La mayoría de las aplicaciones modernas envían los datos a tableros en línea que ofrecen mucho más que la visualización de datos en bruto. Generan informes estadísticos, transmiten pantallas o cámaras web en tiempo real y permiten ajustar la configuración del programa de forma remota.

Esta es una visión general de las características más populares que puede obtener en una solución de supervisión de empleados, pero la lista no está completa. Algunas aplicaciones pueden llevar incorporadas calculadoras de nóminas, seguimiento de la geolocalización, módulos de análisis de comportamientos sospechosos, modo oculto y mucho más.La gama de características puede variar de un programa a otro dependiendo de los fines que persiga. Por ejemplo, los programas centrados en la prevención de la fuga de datos incluirán más funciones de seguimiento de la actividad de los usuarios y de los archivos, así como de las restricciones de acceso. Los destinados a la supervisión de la productividad ofrecerán funciones de seguimiento del tiempo y gestión de proyectos. A la hora de elegir una solución para su empresa, le recomendamos que determine primero el objetivo de la supervisión y busque un programa que tenga las características necesarias para lograrlo.

Cuando decidas hacer un seguimiento del rendimiento de tu personal, empezarás por buscar un software de control de empleados. Un par de búsquedas en Google, y de repente te encuentras en medio de un mar interminable de ofertas en el que es muy fácil perderse. Cada solución tratará de convencerte de que es la mejor, de que tiene la funcionalidad más rica y de que aumenta la productividad de tu equipo en un 10000%. Entonces, ¿cómo navegar por este mar y encontrar la herramienta más eficiente para su negocio?

A continuación se presentan algunos puntos que deben considerarse antes de comprometerse con una u otra solución de supervisión de empleados.

1. Objetivo del control

   Pregúntese qué quiere conseguir con la supervisión de sus empleados. ¿Quiere descubrir a los holgazanes y los procesos de trabajo ineficientes? ¿O quizás su objetivo es sustituir un sistema de nóminas anticuado por uno moderno y automatizado? ¿Quizás quiere minimizar los riesgos de las amenazas internas y las fugas de datos?

   Cada software de supervisión de empleados está diseñado para un objetivo fijo o combina varios relacionados: protección contra la fuga de datos, seguimiento de la productividad, control de asistencia, etc. Así, cuando defina un objetivo claro de supervisión, descartará inmediatamente las soluciones que no se ajusten a sus requisitos.

2. Características

   El siguiente paso es examinar las funciones que ofrecen las herramientas. Algunas aplicaciones sólo tendrán un puñado de opciones básicas, como capturas de pantalla, registro de teclas y supervisión de la actividad en Internet. Otros sistemas de primera categoría parecen registrar cada clic del ratón y cada movimiento del empleado en el ordenador. Es natural suponer que cuanto más, mejor, pero no se apresure a buscar la aplicación más completa que pueda encontrar. Puede acabar pagando de más por una funcionalidad que nunca utilizará. En lugar de perder dinero y tiempo, piense en qué funciones le aportarán la información más valiosa y opte por la herramienta que le ofrezca lo que necesita.

3. Experiencia y adaptabilidad fáciles de usar

   Tanto si dirige una pequeña empresa como una gran compañía, lo último que quiere es perder tiempo en complicados procesos de instalación e interfaces desconcertantes. Un buen sistema de control de los empleados debe ser fácil de desplegar en todos los ordenadores de la oficina, incluso si no tienes conocimientos de tecnología y no cuentas con un especialista en informática.

   Además, los mejores programas de monitorización tienen una interfaz intuitiva y una clara visualización de los datos, por ejemplo, cuadros y gráficos de colores. Deberías poder navegar de forma rápida y eficiente sin tener que desconcertarte sobre lo que significa ese gráfico y dónde encontrar un informe de productividad.

   Por último, el control de los empleados debe ser escalable y adaptable. Añadir o eliminar a un empleado del sistema no debe ser una tarea ardua y que requiera mucho tiempo. Las configuraciones flexibles son también una gran ventaja, ya que se pueden ajustar individualmente para cada empleado, activando y desactivando las funciones de supervisión en cualquier momento.

   Es difícil entender si el sistema de monitorización es tan fácil de usar y adaptable como promete hasta que lo pruebas. Por suerte, muchos servicios ofrecen pruebas gratuitas totalmente funcionales, para que pueda probar cómo funciona el programa en su entorno. En caso de que no quiera perder tiempo en las pruebas, siempre puede reservar una demostración. Un representante experimentado destacará las principales ventajas de su solución y le permitirá ver cómo puede beneficiar a su negocio en la práctica.

4. Alto nivel de seguridad

   Los programas de supervisión de empleados recogen y almacenan grandes cantidades de información, incluidos los datos confidenciales. Por ejemplo, el keylogger puede capturar una contraseña importante, o una pieza de información sensible puede ser guardada en una captura de pantalla. Antes de comprometerse con cualquier software de monitorización de empleados, asegúrese de que hace del almacenamiento seguro de los datos recogidos su máxima prioridad. Puede ponerse en contacto con un representante de la empresa y preguntar si los datos se transfieren y almacenan de forma encriptada, quién tiene acceso a ellos y otras cuestiones que le preocupan.

5. Compatibilidad multiplataforma

   Uno de sus empleados trabaja en un Mac, otro - en Windows, y el tercero utiliza su iPhone para trabajar la mayor parte del tiempo. Elija un software de supervisión de empleados que admita varias plataformas para ahorrar en licencias. Muchos sistemas ofrecen suscripciones multiplataforma, lo que significa que una sola suscripción sirve para todas las plataformas soportadas. También puedes consultar las ofertas de paquetes. Suelen tener un precio más bajo que las licencias por separado para cada sistema operativo.

6. Apoyo y asistencia

   Por muy fiable, fácil de usar y de utilizar que sea el software que elijas, nadie está a salvo de tener algún que otro tropiezo en el camino. Asegúrese de que la empresa desarrolladora ofrezca asistencia técnica y soporte por teléfono o correo electrónico. Comprueba también si los términos de la licencia incluyen asistencia técnica gratuita. De lo contrario, es posible que tenga que pagar un extra si necesita ayuda con el programa o, en el peor de los casos, que no reciba ningún tipo de asistencia.

   El seguimiento del progreso y la productividad de sus empleados es esencial para el crecimiento de la empresa. Un sistema de seguimiento de los empleados bien elegido le ayudará a que este proceso sea sencillo y eficaz. Esperamos que los consejos anteriores le ayuden a seleccionar la herramienta que más beneficie a su empresa.

Las estructuras de precios variables suelen prevalecer con el objetivo principal de ofrecer características de alta gama a un precio potencialmente más bajo. En términos de software, hay una amplia gama de modelos de precios entre los que las empresas pueden elegir. Básicamente, los precios se basan en una serie de factores como:

1. Plataforma: ¿La solución está basada en la web o debe instalarse en un dispositivo concreto?

2. Ciclo de pago: ¿El software funciona con suscripciones o la organización realiza una transacción única?

3. Sistema operativo: ¿Es la solución compatible con los sistemas operativos de escritorio (Windows, MacOS, Linux) y móviles (Android, iOS)?

4. Características: ¿Viene el software con un conjunto de funciones integradas, o los clientes tienen que comprar complementos/actualizaciones adicionales para ampliar sus capacidades de supervisión?

5. Licencia de uso: ¿Admite la solución la funcionalidad monopuesto o multipuesto?

6. Descuento: ¿Cómo se beneficiará la organización de los descuentos existentes como parte de un paquete o conjunto?

Factores como estos suelen determinar la estructura de precios de cada paquete de software. Por poner una cifra, el coste medio de una solución robusta de supervisión de empleados podría rondar los 90 dólares al año para una licencia de usuario único. Pero, como hemos dicho, esta cifra puede verse influida por todo tipo de factores.

Por ejemplo, algunas soluciones podrían ofrecer seguridad para los puntos finales junto con la supervisión. Otras podrían ofrecer funcionalidades de escritorio y móviles con la misma capacidad. En esencia, todo apunta a lo que la organización quiere conseguir con la supervisión de los empleados. Un ejemplo de ello sería una organización que desee supervisar las actividades de sus empleados en las redes sociales en canales específicos con el objetivo de frenar el ciberacoso.

Por el contrario, otra organización podría necesitar supervisar la actividad de correo electrónico de los empleados en todas las redes con un enfoque específico en los correos electrónicos de la empresa. Por lo tanto, el uso y el tipo de supervisión también serían uno de los principales factores que influyen en el precio.

La destreza de CleverControl en la supervisión del lugar de trabajo no tiene parangón. La herramienta es capaz de facilitar la supervisión en tiempo real a través de una cuenta web segura, controlar el registro de teclas, hacer capturas de pantalla, administrar las actividades de impresión, supervisar las actividades relacionadas con la mensajería instantánea, observar el uso de Internet y emplear el control de audio/vídeo para grabar las llamadas.

Lo que destaca de CleverControl es la facilitación de la grabación de la pantalla de los ordenadores de destino sin problemas. Los empleadores pueden grabar cómodamente las actividades de la pantalla en directo durante todo el día y verlas donde, cuando y como quieran. También pueden aprovechar la cámara web para la grabación de audio/vídeo y blindar sus reclamaciones basándose en pruebas concretas si se da la situación. Además, debido a la naturaleza de estos servicios en la nube, los empleadores pueden obtener todos los beneficios antes mencionados de forma remota sin gastar un centavo más en equipos.

Precios

Para Windows y MacOS - A partir de 11$/1PC/mes

Compatible con Windows y Mac, Spyrix es una de las soluciones de supervisión de empleados en la nube más completas del mercado. La herramienta viene equipada con funciones de gestión del tiempo, grabación, funcionamiento sigiloso, autenticación y supervisión remota. Las empresas pueden utilizar el programa para supervisar la actividad de la pantalla, las pulsaciones del teclado, las llamadas y los chats en Skype y Slack, la actividad en las redes sociales, etc.

Además de esto, Spyrix ayuda a bloquear y filtrar las URLs que notifican a los empresarios sobre una lista específica de "palabras clave", y a visualizar las horas de productividad (datos) para dilucidar mejor el rendimiento. De hecho, Spyrix ofrece una amplia gama de funciones de supervisión de los empleados que apoyan de forma excelente las actividades empresariales cotidianas.

Precios

Para Windows - A partir de 199 dólares para 5 PCs

Para MacOS - A partir de 179 dólares para 5 equipos

Actual Keylogger es una fantástica herramienta para la vigilancia de dispositivos. El programa funciona perfectamente para una amplia gama de propósitos, desde el control del keylogging hasta la supervisión de la actividad en las redes sociales. Esto incluye la supervisión de las aplicaciones que se abren, los sitios web que se visitan, las pulsaciones de teclas y las contraseñas que se escriben, las conexiones a Internet que se realizan, etc.

La herramienta viene equipada con bloqueos protegidos por contraseña y agiliza las operaciones furtivas. Sus características holísticas hacen que Registrador de teclas real un ajuste perfecto para los administradores de sistemas, los usuarios individuales, los directores generales e incluso los padres.

Precios

Para Windows - A partir de 69 dólares por 1 PC

Para MacOS - A partir de 79 dólares por 1 PC

Ampliamente comercializado como un software de supervisión ideal para empresas y familias, REFOG es una solución fácil de usar que satisface las necesidades de 5 millones de usuarios en 201 países. El programa es adecuado para los profesionales de recursos humanos, que pueden regular los keyloggers automáticos o manuales, espiar a un solo empleado, escanear toda la red y supervisar las actividades de otros usuarios.

Además de facilitar las funciones de supervisión estándar, REFOG también ofrece la posibilidad de aplicar las políticas corporativas y comprobar la actividad de los empleados en Internet con respecto a ellas. De este modo, permite a los administradores estar al tanto de posibles violaciones de la seguridad.

Precios

Para Windows - A partir de 240 dólares para 6 PCs

Teramind, quizás uno de los programas de monitorización más potentes del mercado, facilita una excelente vigilancia y es muy preferido en los sectores de la banca, las tecnologías financieras, la administración pública, la sanidad, la educación, el comercio minorista y los servicios públicos.

Su programa de supervisión de los empleados está explícitamente dedicado a garantizar la seguridad y el cumplimiento de las normas. Por ejemplo, enriquece la telemetría y configura la detección de amenazas, siguiendo activamente todos los cambios en los dispositivos conectados. Además, el programa ayuda a consolidar las plantillas de GDPR, PCI DSS e HIPAA para supervisar el cumplimiento de la normativa en los dispositivos seleccionados.

Precios

A partir de 50 dólares por 5 plazas al mes

Los intuitivos paneles de control de Hubstaff, las funciones de control de la productividad y las facilidades de medición del rendimiento, entre otras cosas, hacen las delicias de los empresarios. La aplicación proporciona información en tiempo real sobre el flujo de trabajo y el rendimiento general, lo que permite a los gestores y a RRHH actuar en consecuencia.

Favorablemente, Hubstaff valora la salud mental y el bienestar de los empleados, por lo que el software ha sido diseñado de forma que las soluciones de monitorización sólo se activan cuando el empleado está trabajando. Además, pone a los empleados a cargo del control de los datos, con lo que se reduce la carga de los empleadores y se mantiene un equilibrio saludable entre la vida laboral y la personal.

Precios

A partir de 5,83 $/PC/mes

Insightful, como su nombre indica, ofrece una experiencia de supervisión perfecta mediante el seguimiento de la productividad, la supervisión en tiempo real, el control de asistencia, el control de horarios, la elaboración de informes, etc. De hecho, la herramienta es considerada de primera categoría por muchas empresas líderes, registrando una calificación de 4,8 en GetApp y Capterra.

Compatible con Windows, MacOS y Linux, Insightful puede adquirirse como solución en la nube y como software in situ. Con la solución en la nube, las empresas pueden utilizar la herramienta para supervisar y gestionar a distancia los PC de los empleados sin tener que instalar nada en el dispositivo. Esto es ideal para las pymes que no quieren incorporar o invertir en equipos técnicos e instalaciones de almacenamiento.

Precios

A partir de 6,40 $/PC/mes

Calificada como una herramienta de "análisis de la fuerza de trabajo", ActivTrak facilita una plétora de soluciones de seguimiento del lugar de trabajo. Estas incluyen, entre otras, la gestión de la productividad, la identificación de patrones de trabajo, el cumplimiento y la gestión de riesgos, la prevención del agotamiento, la gestión de SaaS, el seguimiento del tiempo, el seguimiento de la actividad web de los empleados y la elaboración de informes, etc.

Con la confianza de más de 9000 organizaciones, ActivTrak es una de las soluciones de monitorización más demandadas del mundo. Gran parte de ello puede atribuirse a la base de conocimientos a la que contribuye al identificar patrones que "alimentan el éxito". Con este conocimiento, es relativamente sencillo para la herramienta predecir el comportamiento de los empleados y colaborar con los líderes de la gestión del talento para facilitar las intervenciones.

Precios

A partir de 9 $/PC/mes

Una herramienta relativamente minimalista en la lista, CurrentWare viene con una suite de monitoreo de empleados -con cada módulo con un objetivo- que permite a los empleadores monitorear la actividad de los empleados y ayudarlos con sus revisiones de desempeño.

Por ejemplo, la suite está formada por BrowseReporter, BrowseControl, AccessPatrol y enPowerManager. BrowseReporter hace un seguimiento del historial de navegación del empleado y proporciona datos para una revisión del rendimiento más estructurada. BrowseControl, por su parte, ofrece un sistema de control de acceso centralizado que permite a los administradores regular el uso de Internet. enPowerManager, en particular, es una función única que permite a los administradores del sistema "apagar" o "arrancar" el dispositivo en cuestión desde una ubicación remota.

Precios

A partir de 8,99 $/PC/mes

"Productividad, Seguridad y Cumplimiento de la Normativa de forma sencilla", reza el eslogan de Veriato. Y eso es precisamente lo que ofrece la herramienta: una herramienta de supervisión sencilla, fácil de usar y asequible que se centra en la evaluación de la actividad de las redes sociales, la actividad de la mensajería instantánea, la actividad del correo electrónico, las descargas y el movimiento de archivos, la actividad web, las conexiones de red realizadas, las pulsaciones de teclas escritas, los patrones de uso de las aplicaciones, etc.

Al informar sobre el tiempo que ha estado abierta la aplicación, facilitar las revisiones de pantalla en vídeo, habilitar las alertas de palabras clave y eventos, y mucho más, Veriato actúa como un eje central de información que organiza todos los datos de los usuarios. Para los empleadores, esto significa una reducción de la cantidad de tediosa documentación y comprobaciones de autorización.

Precios

A partir de 15 dólares por usuario y mes

Compatible con una gran cantidad de sistemas operativos (Windows, MacOS, Android, iOS, Chrome, etc.), Interguard es un software de supervisión remota especializado en la evaluación de la productividad de los empleados, la protección contra las amenazas internas, el cumplimiento de las auditorías y el filtrado/bloqueo de páginas web,

De este modo, la herramienta permite generar informes exhaustivos en los que se exponen de forma coherente el comportamiento y el rendimiento en línea de los empleados. Al igual que Teramind, permite a los empresarios consolidar normativas como la HIPAA y la CIPA y controlar su cumplimiento en tiempo real. Esta diversidad de aplicaciones hace que la herramienta sea la mejor amiga de los empresarios y, sin duda, es merecedora de los premios que ha recibido de empresas como PCMag e Inc.

Precios

A partir de 9,99 $/PC/mes para su versión alojada en la nube

Time Doctor permite a los gerentes, empleados y organizaciones por igual sacar el máximo provecho de los escenarios de trabajo desde casa y de la fuerza de trabajo híbrida. Ayuda a los gestores a hacer un seguimiento y monitorizar la productividad de los empleados que trabajan a distancia, permitiéndoles tomar medidas correctivas basadas en los patrones visibles de productividad.

De hecho, la herramienta cubre explícitamente medidas analíticas específicas para escenarios de personal remoto, híbrido y subcontratado. En consecuencia, resulta excepcionalmente útil para la gestión de proyectos a través de jerarquías y geografías.

Precios

A partir de 7 $/PC/mes

Quizás el software de gestión de proyectos más popular de la lista y del mercado, Monday.com ofrece a los usuarios todas las funciones necesarias para organizar eficazmente su trabajo y colaborar con el equipo entre equipos y departamentos, especialmente en un entorno remoto.

Funciona como un CRM, permitiendo a los usuarios crear y gestionar proyectos, asignar tareas e iniciar conversaciones con otros equipos mediante la configuración de funciones. Este control sobre la colaboración permite a los empleadores mantener una visión de 360 grados de su organización, reconocer patrones de productividad, contratar a los mejores talentos, agilizar los procesos de incorporación y formación y sacar el máximo partido al escenario de trabajo remoto.

Precios

A partir de 8 $/PC/mes

StaffCop se especializa en el análisis del comportamiento de los usuarios, haciendo hincapié en la detección de anomalías en los patrones de uso de las aplicaciones, desviaciones en los patrones de comunicación y cambios en los patrones informáticos. Con esto, los propietarios de empresas pueden tener una vista de pájaro de la actividad de los usuarios y detectar cualquier riesgo potencial o amenaza que emane del "cambio".

Últimamente, StaffCop ha presentado una administración remota que incluye el control de escritorios remotos, informes de instalación de software y una completa supervisión de la red. Estas características lo convierten en una opción ideal en la "nueva normalidad", donde las fuerzas de trabajo híbridas y remotas son la norma.

Precios

A partir de 490 dólares por 5 PC

DeskTime, un sistema de seguimiento del tiempo y una suite de productividad, ayuda a garantizar que los empleados utilicen su tiempo de forma eficaz. Supervisa el uso del software, la finalización de las tareas y las actividades relacionadas con la aplicación, el progreso del proyecto, la actividad fuera de línea y la productividad, una combinación específica que crea una visión holística del trabajo del empleado.

DeskTime es excepcionalmente productivo y fácil de adoptar, considerando que se integra bien con herramientas estándar como Google Calendar, Trello, Gitlab, Asana, Basecamp, Jira y Zapier. Esta integración uniforme hace que DeskTime sea el rastreador de tiempo y productividad de facto para toda organización que desee mantener su fuerza de trabajo remota.

Precios

A partir de 7 $/PC/mes

WebHR es un software de RRHH basado en la nube que trabaja para garantizar el cumplimiento de estrictas políticas de seguridad y conformidad. En concreto, detecta posibles amenazas identificando y actuando sobre comportamientos anómalos en los patrones de uso de las TI por parte del empleado, determina el riesgo de que el rendimiento del empleado baje y ayuda a mantener el control a través de canales de comunicación racionalizados.

WebHR, de hecho, es un programa holístico que abarca también otros módulos, como la gestión de nóminas, la biometría, la formación, etc. Esto permite a la organización crear una gestión interna sistemática que permite al empresario tener una visión de 360 grados de toda la empresa.

Precios

A partir de 2 $/empleado/mes

Los paneles intuitivos de SentryPC, junto con las herramientas de análisis, ayudan a los empleadores a detectar cualquier riesgo y amenaza potencial en la actividad de los empleados. En concreto, SentryPC permite a los empleadores supervisar las aplicaciones, la web oscura, los juegos, el correo electrónico, las búsquedas, las sesiones y las actividades en las redes sociales.

Mediante la supervisión de las pulsaciones del teclado y de los sitios web, las alertas de notificación y las restricciones de seguridad a las redes, ayuda a las organizaciones a filtrar cualquier riesgo potencial. Lo que más destaca de la herramienta es su función de geofencing, a través de la cual los empleadores pueden estar constantemente actualizados sobre la ubicación de los empleados y ser alertados de sus entradas y salidas.

Precios

A partir de 59,95 $/CP/año

Al igual que WebHR, BambooHR incorpora una multitud de módulos de RRHH que incluyen la redacción de políticas, el seguimiento del tiempo, la gestión de nóminas y las herramientas de colaboración. En cuanto al seguimiento de los empleados, el programa cuenta con un panel de datos y análisis de personas dedicado que supervisa los registros de los usuarios, los flujos de trabajo y las aprobaciones, los informes de productividad, los análisis de uso, etc.

Dado que se trata de un programa de seguimiento de empleados centrado en los recursos humanos, BambooHR hace hincapié en la satisfacción de los empleados y en la gestión del rendimiento sin fisuras. Gran parte de la atención se centra en mantener una cultura de confianza y transparencia en la que los empleados son conscientes de cómo se evalúa su trabajo, qué comentarios reciben y cómo se mide su rendimiento.

Precios

Necesidad de obtener un presupuesto

Connecteam reúne la comunicación, la gestión y la formación de los empleados bajo un mismo techo. El programa hace hincapié explícitamente en la programación del trabajo de los empleados, el seguimiento y la gestión del tiempo, la gestión de los recursos humanos y las personas, y la gestión de las tareas de los empleados.

Se considera una de las mejores herramientas para los modelos de trabajo híbrido y remoto, y es comprensible. Lo que más conviene a los empresarios es la posibilidad de configurar las funciones de la herramienta en función de sus necesidades, definir el acceso de los administradores, crear informes completos y visualizar tendencias, datos y análisis.

Precios

A partir de 159 $/mes para 50 usuarios

Al igual que Connecteam, Monitask se comercializa como un software de "monitorización remota de empleados todo en uno" debido a su completo conjunto de funciones de seguimiento del tiempo, control de la actividad, gestión de proyectos, elaboración de informes, filtrado web y colaboración.

Con la confianza de miles de usuarios en todo el mundo, Monitask es una opción ideal para el seguimiento y la gestión de los trabajadores a distancia. Esto puede atribuirse al hecho de que permite a los empleadores crear informes de seguimiento personalizados, colaborar y cogestionar con los empleados a través de una herramienta de colaboración, hacerse cargo de la cartografía de la productividad de los empleados, etc.

Precios

A partir de 5,99 $/PC/mes

Al hablar del seguimiento fuera del trabajo, debemos separar el seguimiento de los empleados fuera del edificio de la oficina durante las horas de trabajo (como los trabajadores de campo) y el seguimiento durante el tiempo no laboral. El primero es perfectamente aceptable, con algunos matices que explicaremos en las siguientes partes de este artículo. El empleador puede controlar a los trabajadores de campo utilizando una variedad de métodos que incluyen, pero no se limitan a:

• seguimiento de la ubicación.

• actividad de control de los dispositivos de propiedad de la empresa

• sistemas de gestión de proyectos

• software de seguimiento del tiempo

Si el empleado utiliza dispositivos propiedad de la empresa, usted está en su derecho de instalar cualquier software de supervisión que considere necesario. Con el seguimiento de la ubicación, siempre sabrá si el trabajador acude al lugar de trabajo o se dirige a otra parte de la ciudad. Ni siquiera tendrá que sentarse a observar de cerca dónde se encuentra el empleado en cada momento. Muchas aplicaciones de seguimiento de la ubicación incluyen la función de geofencing, lo que significa que la aplicación le enviará una notificación si la persona visita una zona no deseada.

Cuando un empleado trabaja fuera de la oficina, es difícil saber cuánto tiempo pasa trabajando y cuánto holgazaneando. Varias aplicaciones de gestión de proyectos, seguimiento del tiempo y control de la actividad te ayudarán a ver si el empleado cumple con su horario de trabajo, cuánto tiempo dedica a una tarea y si realmente está trabajando cuando se supone que debe hacerlo.

Vigilar al personal fuera de su horario de trabajo es una cuestión totalmente diferente. Las leyes de privacidad de la mayoría de los países impiden a los empresarios inmiscuirse en la vida de los empleados fuera del trabajo. Estas restricciones abarcan todos los aspectos, desde las creencias políticas y religiosas del trabajador hasta su estado civil y el pluriempleo. En otras palabras, es ilegal que el empresario rastree y tome cualquier medida relacionada con el trabajo contra el empleado basándose en su conducta fuera del trabajo o en sus creencias personales.

El problema es que la línea que separa el trabajo de la vida privada se ha vuelto preocupantemente fina y borrosa en los últimos años. No es fácil saber cuándo termina la jornada laboral porque muchos empleados siguen trabajando o discutiendo asuntos laborales con sus compañeros incluso después de salir de la oficina por la noche. Los empleados a distancia, cuyo número ha crecido significativamente en los años de Covid-19, suelen disfrutar del privilegio del horario flexible. Los horarios de trabajo imprecisos hacen casi imposible que el director establezca horarios estrictos para supervisar el rendimiento del equipo sin el riesgo de espiar accidentalmente sus vidas.

Otra cuestión son los dispositivos. Lo ideal es que los empleados utilicen un ordenador o un teléfono de la empresa para las actividades relacionadas con el trabajo. Las leyes de la mayoría de las zonas no restringen a los empleadores el control de los aparatos que pertenecen a la empresa. Por lo tanto, bastaría con rastrear estos dispositivos para hacerse una idea de la productividad del personal o evitar la fuga de datos. Voilà, problema resuelto. En realidad, sin embargo, los empleados pueden llevarse a casa dispositivos propiedad de la empresa o utilizarlos para fines personales en el trabajo. Pueden instalar aplicaciones de mensajería de registro privado, como Whatsapp o Facebook, y entablar comunicaciones profesionales y extraprofesionales en la misma cuenta. Además, llevar los propios dispositivos electrónicos a la oficina y utilizarlos para conectarse a las redes corporativas, resolver tareas de trabajo y llevar a cabo asuntos personales es cada vez más popular.

El asunto se vuelve aún más delicado si su software de supervisión de empleados está equipado con funciones de grabación de vídeo o audio por cámara web. O si puede recoger otra información sensible, como datos bancarios o contraseñas, que podría caer en manos equivocadas y ser utilizada con fines delictivos.

Entonces, ¿dónde trazar el límite en la supervisión? ¿Cómo hacer un seguimiento de la productividad y la asistencia del personal sin infringir su vida privada? Para empezar, debe conocer todos los vericuetos de las leyes que regulan la supervisión de los empleados en su zona. Sea muy claro con su equipo sobre qué información recoge y con qué fines. Debe respetar los derechos constitucionales, legales y contractuales de los empleados. Configure su sistema de vigilancia de forma que recoja sólo la información imprescindible para acceder al personal.

Si sus empleados utilizan dispositivos personales para trabajar, primero debe obtener el permiso para instalar cualquier aplicación de seguimiento. En segundo lugar, asegúrese de elegir un software de seguimiento que les permita iniciar y detener manualmente el seguimiento para que puedan delimitar su vida laboral y privada. Y recuerde que nada de lo que pueda averiguar a través de la monitorización sobre la vida extra-laboral de sus empleados puede servirle de excusa para tomar cualquier medida relacionada con el trabajo contra ellos, excepto en casos extremos.

Un estudio de 2021 establece cómo la "distracción social" y la "distracción relacionada con la tarea" son las dos principales razones por las que la gente pasa tanto tiempo en los canales de las redes sociales. Los algoritmos de las redes sociales no ayudan a esto, convirtiendo actividades que de otro modo tendrían sentido, como la navegación e incluso la lectura, en distracciones casi laborales. Es comprensible que esto perturbe la eficiencia laboral de los empleados. Por ello, es fundamental que las empresas vigilen la actividad de sus empleados en las redes sociales y que controlen su presencia a través de otras plataformas.

Estas son las principales ventajas de supervisar las redes sociales de los empleados:

1. Cómo frenar el ciberacoso

   Teniendo en cuenta la proliferación del ciberacoso en la actualidad, es vital que los empresarios supervisen el comportamiento en línea de sus empleados, especialmente de aquellos que trabajan invariablemente en línea. De este modo, se puede evitar que se presten al ciberacoso o que ellos mismos sufran acoso.

2. Aumentar el rendimiento

   La supervisión de las pulsaciones del teclado, la supervisión de la mensajería instantánea, etc., son las piedras angulares de la supervisión de las redes sociales. Al supervisar a distancia la actividad en línea de los trabajadores, los empresarios pueden controlar su rendimiento y detectar posibles mejoras. Además, pueden utilizar los mismos datos para medir mejor el compromiso general de los empleados con los objetivos de la empresa.

3. Mantener la credibilidad

   Los empleados son la cara de la empresa. Como tales, son los que la representan cuando están en la esfera social. Por ello, las organizaciones deben asegurarse de que estos empleados están construyendo una reputación positiva en otros lugares y no están manchando la marca de la empresa a sabiendas o sin saberlo.

4. Refuerzo de la seguridad

   Al fin y al cabo, las empresas no quieren tener amenazas internas en sus manos. Al vigilar de cerca el comportamiento en línea de sus empleados, los empresarios pueden evitar que surjan estas amenazas. Por ello, deben supervisar constantemente las cuentas de los empleados en las redes sociales para asegurarse de que, incluso si se produce un fallo de seguridad, se les avisa a tiempo.

Con el problema imperante de los ciberataques y la creciente necesidad de responsabilidad en el lugar de trabajo, las organizaciones sopesan las ventajas que aportan las herramientas de supervisión de los empleados. Para ello, a continuación se presenta un profundo resumen de los pros y los contras de la supervisión de los empleados.

Estas son las principales ventajas de supervisar las redes sociales de los empleados:

1. Mejora de la productividad

   Una solución de seguimiento de los empleados permite a las organizaciones obtener información en tiempo real sobre los patrones de trabajo de los empleados. Estos datos son, de hecho, medidas cuantificables que pueden utilizarse para medir la productividad. De este modo, los empresarios pueden crear canales de retroalimentación específicos y medir el rendimiento individual y del equipo.

2. Flujo de trabajo racionalizado

   A menudo, muchos procesos internos se paralizan por necesidades de última hora. A veces, los recursos para completarlos pueden ser escasos. Gran parte de esto tiene que ver con cómo se ve afectado el flujo de trabajo diario de los empleados. Si los empleados afectados fueran supervisados de cerca, todo esto podría evitarse, ya que podrían estar al tanto de sus tareas y completarlas a tiempo.

3. Rentabilidad

   El viejo adagio que dice: "Más vale prevenir que curar", es válido en todo momento. Cuando se trata de la supervisión de los empleados, el coste de perder una empresa por una amenaza cibernética es al menos diez veces mayor que el de evitar que se produzca. Dotar a los empleados de software de espionaje y dispositivos de supervisión puede evitar que se produzca cualquier amenaza en primer lugar. Además, estas soluciones controlan la utilización eficiente del tiempo y los recursos, lo que supone un gran ahorro para la organización a largo plazo.

1. El factor de desconfianza

   A veces, las organizaciones se inclinan por medidas estrictas para responsabilizar a los empleados de sus acciones. Sin embargo, estas medidas suelen ser recibidas con recelo por parte de los trabajadores, especialmente en el caso de la privacidad. Como resultado, algunos empleados pueden negarse o desafiar a seguir las políticas y procedimientos escritos. Esto, a su vez, obstaculiza la productividad, provoca retrasos y actúa en detrimento de la reputación de la organización.

2. El factor legal

   Algunos países y estados respectivos tienen leyes y reglamentos estrictos que regulan la vigilancia de los empleados. Por ello, cualquier acto de vigilancia ilegal puede meter a una organización en problemas. Por ello, las organizaciones deben estar al tanto de las últimas normas y reglamentos del país en el que operan y buscar asesoramiento jurídico.

En el escenario anterior a la pandemia, la vigilancia de los empleados se consideraba en gran medida una práctica intrusiva y predominantemente poco ética. Pero eso cambió rápidamente en la nueva normalidad, ya que la práctica se convirtió en una precaución de seguridad necesaria e inocua para proteger los activos de una organización. Sin embargo, a medida que salimos de esta época angustiosa, las preguntas siguen siendo hasta dónde debe llegar una empresa en su búsqueda de una vigilancia completa de sus empleados y qué límites morales deben respetarse en el proceso. He aquí un resumen de los mismos:

1. Adhesión a la supervisión consensuada

   Vigilar discretamente a los empleados puede ser una forma lógica de no perturbar el lugar de trabajo, pero también puede parecer una invasión extrema de la privacidad de los empleados. Por lo tanto, si una empresa quiere vigilar a su plantilla, debe demostrar que se interesa por el bienestar de los empleados mediante una supervisión más estrecha de lo que hacen y cómo lo hacen. Los empleados deben ser conscientes de que sus ordenadores, sus teléfonos móviles y la red están siendo vigilados mediante una herramienta de supervisión de empleados.

2. Evaluar las motivaciones de la supervisión

   Incluso antes de implantar la supervisión de los empleados, una empresa debe evaluar sus razones y motivaciones. Hay que centrarse en los beneficios tangibles y no en ser entrometido. La mayoría de las veces, la supervisión se realiza para atrapar a los empleados que pierden deliberadamente el tiempo en el trabajo o que son culpables de infringir los derechos de autor o de ver material inapropiado.

   Últimamente, sin embargo, las motivaciones de la vigilancia han ido más allá e implican cuestiones como el ciberacoso, el robo de identidad e incluso el uso de información privilegiada. Por lo tanto, antes de que las empresas se comprometan con una solución de vigilancia de los empleados, deben esbozar el (los) por qué, el (los) cómo y el (los) qué de sus iniciativas de vigilancia. Esto implica evaluar los límites de los métodos de recogida de datos, las posibles consecuencias para los empleados y los usos aceptables de los datos.

   Por ejemplo, no querrían invertir en el escaneo de los chats de mensajería instantánea en las redes sociales si no es eso lo que preocupa a su sector. En última instancia, estas motivaciones deberían exponerse ante los empleados para fomentar la transparencia operativa.

3. Tener en cuenta la privacidad

   A la hora de implantar la supervisión de los empleados, las empresas deben tener en cuenta la importancia de mantener un entorno de trabajo privado y seguro para sus empleados. Por ejemplo, la supervisión fuera del horario de trabajo puede ser una fuente de estrés para algunos empleados y puede llevarles a abandonar el trabajo. Además, los empleados deben poder trabajar sin temor a que su privacidad se vea comprometida y a que la dirección acceda ilegalmente a su información personal.

4. Optar por la herramienta ideal

   Todas las consideraciones anteriores implican la herramienta ideal para la implementación. Hay que asegurarse de que la solución es compatible con los objetivos de la organización y cumple sus normas de seguridad. Aquí es donde el consejo de un asesor legal podría ser útil para garantizar la conformidad con las leyes y reglamentos específicos del estado.

Cada país o estado tiene sus propias leyes que regulan la supervisión de los empleados. Algunos estados han adoptado un punto de vista estricto sobre la vigilancia de los empleados, mientras que otros tienen un enfoque más liberal. Considere lo siguiente: las leyes de empleo y trabajo de la India permiten la noción de vigilancia y control de los empleados en el lugar de trabajo. Sí, el artículo 21 hace hincapié en el derecho a la privacidad, pero no hay ninguna aclaración explícita sobre la legalidad/ilegalidad de las prácticas de vigilancia de los empleados:

Por el contrario, algunas de las leyes estadounidenses son más concretas. Por ejemplo, la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas de 1986 permite la vigilancia en el lugar de trabajo, considerando que las empresas tienen una razón legítima para hacerlo. Además, cada estado de EE.UU. tiene su propia normativa sobre la grabación de llamadas telefónicas. También está la Ley de Protección de la Privacidad del Vídeo y otras regulaciones adicionales en torno a la divulgación de las "cintas de vídeo" para evitar su divulgación indebida.

En lo que respecta al Reino Unido, la Ley de Regulación de los Poderes de Investigación de 2000 (RIPA) se cita a menudo para seguir la vigilancia consentida. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) también interviene en la regulación del acceso a los datos personales y el tratamiento de los mismos. En Australia, la Ley de Privacidad de 1988, la Ley de Vigilancia en el Lugar de Trabajo de 2005, la Ley de Dispositivos de Vigilancia de 1999, etc., permiten la vigilancia, pero de forma más restringida.

En general, cada país y los estados correspondientes tienen sus propias leyes que rigen el uso de la vigilancia de los empleados. Sin embargo, la noción general es que un empleador puede vigilar a sus empleados en el lugar de trabajo, siempre que lo haga dentro de los límites de sus respectivas leyes estatales.

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) se centra explícitamente en las políticas de privacidad de datos para las personas que residen en la Unión Europea (UE). El artículo 6 del Reglamento subraya la legalidad del tratamiento y, en la misma línea, proporciona una dirección para las mejores prácticas de supervisión de los empleados en toda Europa. Por ejemplo, el artículo 6 subraya que el tratamiento de datos es "lícito":

• Cuando el trabajador ha dado su consentimiento para que sus datos sean recogidos y tratados con una finalidad específica

• Cuando el tratamiento de datos tiene como objetivo el cumplimiento de la ley

• Cuando el tratamiento de datos se realiza en interés público

• Cuando el tratamiento de datos se realiza en interés del empleado

En la misma línea, el RGPD permite a los Estados miembros de la UE avanzar en los puntos (2) y (3) basándose en la legislación de la Unión y de los Estados miembros. En conjunto, el RGPD actúa como una fuente de confianza para los empleadores de toda la Unión Europea en lo que respecta a sus políticas y prácticas de seguimiento de los empleados.

De hecho, les proporciona direcciones concretas para seguir cuando hay incertidumbre acerca de si los datos recogidos se están utilizando para el propósito para el que fueron concebidos originalmente. Esta incertidumbre puede surgir si existe el riesgo de que los datos personales recogidos se utilicen de forma indebida.

Por lo tanto, el RGPD, en efecto, ayuda a los empresarios a mantener la integridad, la confidencialidad, la responsabilidad, la exactitud, la equidad y la legalidad en todas sus actividades de tratamiento de datos.

Casi el 60% de los empleadores utilizaban software de supervisión de empleados a principios de 2022 para evaluar la productividad de los empleados. A medida que continúe el cambio de paradigma en los modelos de trabajo, se espera que esta cifra aumente significativamente en el futuro. Dicho esto, estas cuatro tendencias están cambiando el panorama de la supervisión de los empleados en 2022.

1. La supervisión de los empleados como herramienta de gestión

   En un esfuerzo por renovar la productividad de su plantilla, los empresarios recurren cada vez más a soluciones de supervisión de empleados en lugar de prácticas de contratación y despido excesivas. El motivo es que la supervisión de los empleados ayuda a identificar los hábitos de trabajo y los patrones de productividad de los empleados, facilitando así a los empresarios la toma de decisiones basadas en datos para mejorar el rendimiento general.

2. La naturaleza "híbrida" del trabajo

   Más del 70% de las empresas estadounidenses han adoptado (o están en proceso de adoptar) el modelo de trabajo híbrido, que está apareciendo cada vez más en todo el mundo. Dado que las empresas necesitan ofrecer una combinación de apoyo, flexibilidad y libertad sin dejar de mantener un cierto nivel de responsabilidad que se espera de sus empleados, la supervisión de los empleados se está convirtiendo en la solución a seguir.

3. La supervisión de la automatización y la IA en el centro de todo

   Las soluciones de supervisión de empleados basadas en la nube están ganando cada vez más adeptos en el mundo empresarial. Con funciones avanzadas de seguimiento del tiempo, análisis del comportamiento, identificación y detección de riesgos, estas soluciones reducen la necesidad de intervención manual y, en consecuencia, la carga de trabajo de los departamentos de RRHH.

4. La prioridad del bienestar de los empleados

   Quizá una de las principales razones por las que la supervisión de los empleados está ganando adeptos es porque ofrece a los empresarios una mayor visibilidad de su plantilla. Esto también les ayuda a mitigar y detectar los peligros que pueden afectar al bienestar de los empleados. Esto es especialmente importante porque los problemas de salud en el lugar de trabajo pueden mermar los recursos y la productividad, sobre todo cuando la plantilla es remota y está distribuida por todo el mundo.

1. ¿Cómo controlan los empresarios a sus empleados?

   Los empresarios suelen controlar el rendimiento laboral general o la asistencia de los empleados mediante un software de control de empleados. En la actualidad, los empresarios recurren cada vez más a estas soluciones como recurso para motivar y recompensar a sus empleados, aumentar la productividad e impulsar la toma de decisiones.

2. ¿Qué puede hacer el software de supervisión de empleados?

   El software de seguimiento de empleados ha evolucionado mucho y ahora se utiliza para mucho más que el seguimiento de las horas de trabajo. Estas herramientas pueden ayudar a las empresas a hacer un seguimiento de los empleados en las redes sociales y en la web, proporcionar informes de evaluación del rendimiento, detectar riesgos y fraudes, etc., todo ello permitiendo la supervisión a distancia.

3. ¿La supervisión de los empleados aumenta la productividad?

   Al proporcionar información sobre los hábitos de trabajo y la productividad de los empleados, el software de control de empleados ayuda a las empresas a averiguar qué hay que hacer para aumentar la productividad. El software de supervisión de empleados adecuado puede ayudar a identificar y cuantificar los factores que influyen en la productividad de un empleado, como el entorno de trabajo, la carga de trabajo, los niveles de compromiso, etc.

4. ¿Cómo se sienten los empleados al ser controlados?

   Es una cuestión subjetiva. Mientras que a algunos empleados no les importa ser vigilados, otros pueden sentirse cercados. Esto depende de varios factores, como su nivel de confianza en el empleador y la dirección, el sector en el que trabajan, etc. Por ello, las empresas deben tomar las precauciones necesarias (consentimiento de los empleados) y asegurarse de que no están violando la privacidad de sus empleados mientras consiguen sus objetivos.

5. ¿Qué grado de supervisión de las actividades de los empleados es apropiado en el trabajo?

   No existe un acuerdo universal sobre cuándo y cuántas actividades deben supervisarse. La forma de gestionarlo depende de la cultura de la empresa, el sector de actividad y otros factores. Sin embargo, la mayoría de las industrias que implican un fuerte procesamiento y análisis de datos, como la banca, los servicios financieros y la atención sanitaria, tienden a centrarse bastante en la supervisión holística de los empleados.

6. ¿Es legal el control de los empleados?

   En general, sí. Sin embargo, las organizaciones del sector público y de servicios sociales suelen tener ciertas restricciones en el uso de software de vigilancia de empleados. Además, los estados pueden tener diferentes leyes y normativas que regulan el empleo de, por ejemplo, videovigilancia, recogida de datos, etc. Por lo tanto, los empleadores deben establecer las salvaguardias adecuadas para protegerse contra posibles violaciones de datos y el uso indebido de la información, adhiriéndose a las leyes de privacidad de su estado.

7. ¿Tienen los empresarios que notificar a los empleados el control?

   La mejor práctica es notificar a los empleados tan pronto como se haya desplegado (o se vaya a desplegar) la solución de supervisión de empleados. De esta manera, los empleados serán conscientes de lo que sus empleadores están monitoreando y en qué capacidad. También les permite expresar cualquier preocupación que puedan tener.

8. ¿Es legal vigilar a los empleados sin su conocimiento?

   La legalidad de esto depende de las leyes de privacidad del estado. Algunos estados lo permiten, siempre que se cumplan determinados requisitos. Incluso en ese caso, los empleados deben dar su consentimiento para que sus empleadores supervisen sus actividades, y el empleador debe indicar en sus políticas de privacidad qué se supervisará, cómo se utilizará, etc., para evitar cualquier uso indebido de los datos.

9. ¿Se puede hacer un seguimiento de los empleados de forma ética?

   El uso ético del software de monitorización de empleados depende de que los activos digitales relevantes sean tratados como privados y confidenciales. Los empleadores deben seguir las leyes aplicables en caso de violación de los datos y las ramificaciones legales. También es esencial que los empleadores indiquen claramente qué partes de los activos digitales de sus empleados serán supervisados en su política de privacidad y que permitan a los empleados dar su consentimiento antes de la supervisión. Para aclarar este tema, es aconsejable que los empresarios consulten a un asesor jurídico antes de comprometerse con un software de supervisión de empleados.

10. ¿Es legal vigilar los correos electrónicos de los empleados?

    Los mensajes de correo electrónico son una parte integral del flujo de trabajo diario y, como tal, a menudo se supervisan. Muchos empleadores utilizan software de supervisión de empleados para comprobar si hay mensajes que violan sus políticas corporativas o aquellos que son críticos para su negocio. Sin embargo, es vital que el empleador tome las precauciones legales necesarias y se asegure de que está en su derecho de supervisar los correos electrónicos de los empleados, especialmente teniendo en cuenta la miríada de leyes y reglamentos que rigen la privacidad del correo electrónico hoy en día.

11. ¿Por qué es importante la supervisión de los empleados?

    La supervisión de los empleados es necesaria para que las empresas sigan siendo competitivas en el mundo digital actual. Ayuda a los empresarios y a los empleados a controlar su rendimiento y a mejorarlo, identificando los factores que contribuyen a aumentar la productividad, reducir la rotación y el absentismo, etc. También permite a los empresarios cultivar y hacer crecer su negocio mediante la recopilación y el análisis de los datos de sus empleados para ayudarles a comprender mejor sus necesidades y adaptarse al entorno cambiante.

12. ¿Por qué es importante utilizar un software de supervisión para toda la oficina?

    El software de supervisión de empleados puede utilizarse para seguir y comprender los patrones de comportamiento de los empleados, que son fundamentales para cualquier empresa. Estos patrones podrían servir de base para futuras políticas de recursos humanos, para cambiar los horarios de trabajo, para las necesidades de formación, etc. Por ejemplo, si una empresa observa un número creciente de empleados que consultan sus cuentas de correo electrónico personales o sitios de comercio electrónico durante las horas de trabajo y podría querer restringir su uso para aumentar la productividad, las visualizaciones facilitadas por el software de supervisión de empleados pueden resultar excepcionalmente valiosas.