Control inteligente de la productividad de los empleados
Un programa para la supervisión completa del personal en el espacio de trabajo. Un informe completo de las actividades del equipo, el tiempo de trabajo, el uso de Internet y mucho más está siempre a su alcance.
Compatible con los sistemas operativos Windows a partir de XP y Mac OS a partir de 10.12.
Control de los empleados
Registro de teclas
*a petición
La mayor parte del trabajo de oficina requiere teclear, como rellenar tablas financieras, enviar correos electrónicos o discutir el nuevo proyecto con el equipo en el chat de grupo. Clever Control registra todas las pulsaciones, incluso las borradas. Detecta a los que chatean todo el día sin hacer ningún trabajo. El programa también puede ayudar a prevenir amenazas internas o fugas de información.
Capturas de pantalla
Si prefieres los informes visuales, la función de capturas de pantalla presenta el resumen completo del día en imágenes. El programa toma instantáneas de la pantalla cuando el empleado cambia de ventana activa, entra en un sitio web o copia algo en el portapapeles. Gracias a estas capturas de pantalla, puedes asegurarte de que tu personal está siempre involucrado en el proceso de trabajo y examinar cómo cada miembro del equipo utiliza su tiempo de trabajo.
Seguimiento del uso de Internet
El seguimiento de cómo los empleados utilizan Internet puede ser la fuente de información más valiosa sobre su jornada laboral. Comprueba cuánto utilizan los sitios web relacionados con el trabajo, qué información buscan y con qué frecuencia se distraen con las redes sociales, los sitios web de entretenimiento o de compras. Controle las distracciones bloqueando los sitios web improductivos por categorías, enlaces o palabras clave o permitiendo sólo un número limitado de sitios web aprobados. Conozca si su equipo necesita formación adicional por la información que buscan.
Medios sociales y mensajeros
Las redes sociales y los chats pueden robar más del 30% del tiempo de trabajo. Aunque son una clara señal de improductividad, también pueden ser un signo no evidente de estrés o agotamiento. Obtén registros detallados y capturas de pantalla de los mensajes entrantes y salientes, las publicaciones, las páginas visitadas y las comunidades. Limita las actividades improductivas para ahorrar tiempo para las tareas importantes y crear un entorno de trabajo más envolvente y saludable.
Actividad de las aplicaciones
¿Hay alguna aplicación a la que tu equipo deba dedicar más tiempo? Con Clever Control, puede comprobar si efectivamente es así. Vea todos los programas instalados en los ordenadores y cuánto tiempo se ejecutan durante el tiempo de trabajo. Ahorre en licencias de software que su equipo no utiliza. Supervise las aplicaciones recién instaladas para evitar actividades no deseadas.
Seguimiento de las tareas de impresión
El uso de los recursos de la empresa para necesidades personales es bastante típico entre los empleados. Mientras que algunos imprimen documentos personales para ahorrar en servicios de impresión de pago, otros podrían hacer algo peor, como imprimir información confidencial sin aprobación. Reciba una lista completa de los casos de uso de la impresora con la hora y el nombre de la operación de impresión. Evite la fuga de datos corporativos y controle el uso de los recursos de la empresa.
Supervisión de los dispositivos de almacenamiento externo
La supervisión de los dispositivos de almacenamiento externos es otra forma de contrarrestar la fuga de información corporativa o el uso indebido de los recursos. Clever Сontrol registra qué dispositivos se conectan al ordenador y la hora de la conexión. En combinación con las capturas de pantalla, esta información permite saber quién copia archivos del ordenador corporativo o lo utiliza para necesidades personales.
Transmisión de pantalla y cámara web en directo
La monitorización en tiempo real es perfecta si necesitas comprobar qué está haciendo tu equipo en ese momento. Evita crear tensiones innecesarias situándote a las espaldas y, en su lugar, visualiza sus pantallas en directo desde la comodidad de tu propia oficina. Vea lo bien y rápido que su personal realiza sus tareas y apoye a los nuevos empleados que puedan necesitar ayuda y orientación al principio.
Además, Clever Control ofrece una transmisión en directo de las cámaras web conectadas a los ordenadores de la empresa. Esta función puede ayudar a ahorrar en la videovigilancia de las oficinas pequeñas.
Grabación de pantalla, cámara web y sonido
Mirar la transmisión en directo puede llevar mucho tiempo y ser un inconveniente, sobre todo si se está fuera de la oficina. Grabe las pantallas de los ordenadores durante todo el día y vea las grabaciones cuando le convenga. Selecciona los periodos en los que necesitas ver las grabaciones y acelera la reproducción para ahorrar tiempo. Realice grabaciones de vídeo y sonido desde las cámaras web conectadas a los ordenadores del equipo para ver lo que ocurre en su oficina. Obtenga las pruebas en casos de investigación de incidentes internos.
Seguimiento del tiempo de trabajo
Seguimiento de horas
Las entradas y salidas manuales pueden ser inexactas y poco fiables. En su lugar, Clever Control realiza un seguimiento de las horas de los empleados registrando cuándo la persona enciende y apaga el ordenador. Descubra quién llega siempre tarde o se escapa de la oficina antes de que termine la jornada laboral. Cuida la salud de tu equipo: revela a los que constantemente trabajan en exceso y optimiza sus tareas.
Registros del tiempo de inactividad
Los descansos son esenciales, ya que permiten a tu equipo refrescarse y, posiblemente, aportar nuevas ideas. Vea quiénes abusan de sus privilegios y se toman demasiadas pausas para tomar café o fumar. El programa sirve como rastreador del tiempo de productividad, registrando los períodos de inactividad que exceden el límite permitido establecido. Obtenga informes sobre el tiempo total de inactividad durante el día para cada miembro del equipo.
Control de asistencia
Es posible que nunca sepa que sus empleados incumplen repetidamente la disciplina de la oficina. Por otro lado, es posible que un trabajador excesivamente responsable nunca le diga que su carga de trabajo es demasiado alta. Gracias a las funciones de seguimiento de horas, grabación y control en directo, siempre podrá ver quién llega tarde o se ausenta del trabajo o quién trabaja los fines de semana para cumplir con unos plazos demasiado ajustados. Descubra a los holgazanes habituales y a los miembros del equipo que pueden experimentar una carga de trabajo abrumadora, equilibre las tareas y mantenga un flujo de trabajo estable y saludable.
Acceso remoto a las estadísticas de la actividad de los empleados
Evaluación global del tiempo activo
Clever Control analiza automáticamente la información recogida y crea representaciones gráficas del tiempo global activo e inactivo de cada miembro y de todo el equipo por día, semana, mes o cualquier periodo personalizado. También destaca los descensos y aumentos en el tiempo de actividad del equipo. Haga un seguimiento de la productividad de los empleados, evalúe la disciplina de trabajo de un vistazo y tome medidas para mejorarla.
Registro de las aplicaciones y sitios web más utilizados
Si no tienes tiempo para examinar los datos brutos recogidos, unos prácticos gráficos estadísticos lo harán por ti. Vea qué aplicaciones y categorías de sitios web utilizan los empleados con mayor frecuencia, cuánto tiempo les dedican y cómo cambia este valor en diferentes períodos. Obtenga una visión inmediata del proceso de trabajo e identifique la necesidad de formación a juzgar por las estadísticas.
Detectar el uso de las redes sociales y los mensajeros
Perciba inmediatamente las distracciones y tome medidas para minimizarlas. La estadística muestra cuánto tiempo pasa el equipo en las redes sociales y los mensajeros y cómo cambia este índice. Limitar su uso puede mejorar no sólo la productividad sino también el ambiente en la oficina. Discutir los detalles del proyecto cara a cara hace que el equipo esté más unido. También contribuye a crear un lugar de trabajo más envolvente e inspirador.
Guía para la supervisión de los empleados
¿Qué es la supervisión de los empleados?
La supervisión de los empleados consiste en recopilar información sobre las actividades del personal en el lugar de trabajo utilizando diversos métodos: desde la supervisión informática hasta la videovigilancia. Los principales objetivos de esta supervisión son mejorar la productividad, controlar los recursos de la empresa y evitar la pérdida de datos y comportamientos inaceptables.
Una investigación realizada por International Data Corp (IDC) muestra que los empleados dedican hasta un 40% del tiempo de acceso a Internet en el trabajo a fines personales. Los mayores consumidores de tiempo son las redes sociales y los sitios web de compras. Alrededor del 60% de las compras en línea se realizan durante las horas de trabajo. Según una investigación de Bambu by Sprout Social, cerca del 70% de los trabajadores confiesa que consulta regularmente sus redes sociales en el trabajo. En total, la pérdida anual de productividad puede llegar al 40%.
Otra preocupación son las fugas de datos corporativos. Según IDC, entre el 20 y el 30% de los empleados han enviado correos electrónicos con secretos comerciales, propiedad intelectual u otra información sensible fuera de su empresa.
La monitorización de los empleados es una buena forma de controlar y reorganizar el uso de los recursos corporativos. Es habitual que los empleados impriman documentos personales en las impresoras de la oficina para ahorrar en servicios de impresión de pago. Otro punto a tener en cuenta es el uso del software corporativo. Anualmente, las empresas británicas y estadounidenses desperdician 34.000 millones de dólares en software que su personal no utiliza. Supervisar el uso de las aplicaciones le permite ver si sus empleados tienen demasiadas o pocas licencias.
Las cuestiones descritas hacen que sea difícil subestimar la importancia de la supervisión del personal.
¿Cuáles son los tipos de control de los empleados?
Seguimiento de la actividad en la web
Internet es una inmensa fuente de información valiosa en cualquier área - pero también es una gran fuente de distracciones. El seguimiento de cómo su equipo utiliza Internet puede restringir estas distracciones. Además, puede identificar la necesidad de formación y ahorrar en los proveedores de servicios mejorando la eficiencia del ancho de banda.
La supervisión de los correos electrónicos de los empleados es una de las formas de comprobar y prevenir posibles fugas de datos.
Monitorización de la actividad del ordenador
La supervisión de la actividad del ordenador es un término amplio que abarca el seguimiento de las acciones del usuario en el ordenador corporativo. Incluye el registro de teclas, el uso de aplicaciones y sitios web, las capturas de pantalla, el uso de impresoras, el tiempo de actividad y de inactividad, el registro de consultas de búsqueda y mucho más. El programa de monitorización presenta los datos acumulados en informes detallados y tablas y gráficos estadísticos. Ofrecen una visión del proceso de trabajo, sirven como rastreadores de productividad, ayudan a mantener la disciplina y revelan si el personal utiliza los recursos corporativos de forma adecuada y sabia.
Seguimiento de la ubicación
Aunque no se utiliza tanto como otras formas de seguimiento de los empleados, el seguimiento de la ubicación es una forma valiosa de controlar al personal. Es esencial para las personas que trabajan sobre el terreno o que se desplazan con frecuencia en viajes de negocios. El seguimiento por GPS ayuda a encontrar los dispositivos de la empresa en caso de robo o pérdida. También puede supervisar y encontrar las rutas más eficientes y mejorar la seguridad de los empleados que trabajan en lugares remotos.
Monitorización de llamadas
La monitorización de llamadas es habitual para los responsables de ventas o los agentes de atención al cliente. Los programas especiales graban las llamadas, y estas grabaciones permiten posteriormente a los gerentes asegurarse de que los empleados siguen las normas de comunicación, investigar las quejas de los clientes y formar a los nuevos miembros del equipo.
Videovigilancia
Los sistemas de videovigilancia son más eficaces en lugares que suscitan preocupación por la seguridad de los empleados y los bienes de la empresa. Aquí ayudan a prevenir robos o sabotajes y a garantizar que las condiciones de trabajo cumplen los requisitos de seguridad. Aunque la videovigilancia no es la mejor manera de medir la productividad, los datos de la vigilancia pueden ser valiosos para el seguimiento de la asistencia y la investigación de incidentes internos.
¿Cómo controlar la productividad en el trabajo?
Establece expectativas y plazos claros
Su equipo nunca será eficiente si no sabe qué y cuándo espera de ellos. Establece objetivos claros y medibles no solo para la empresa en su conjunto, sino también para cada equipo y miembro del equipo.
Utilizar software de gestión de proyectos
Hay muchas aplicaciones en el mercado que hacen que la gestión de proyectos sea fácil y eficiente. Te permiten hacer un seguimiento de quién es responsable de qué trabajo y cuánto tiempo le dedican. Puedes asignar tareas a los empleados, establecer plazos y discutir el proyecto, todo en un solo programa. Ahorra tiempo en la gestión y mantén coordinados los esfuerzos de su equipo.
Mide los resultados, no el tiempo de trabajo
Su equipo puede ser el más puntual del mundo, llegando y saliendo de la oficina con total puntualidad. Sin embargo, puede que pasen la mayor parte de su tiempo de trabajo viendo vídeos divertidos de gatos en YouTube o charlando casualmente con sus colegas mientras toman una taza de café. Por el contrario, una persona puede llegar siempre con media hora de retraso y, sin embargo, aportar el mayor beneficio a la empresa. Considera el resultado del trabajo, no el tiempo que los trabajadores pasan en la oficina.
Calidad sobre cantidad
Cinco tareas bien hechas aportan más beneficios que una docena de ellas mal hechas. Al evaluar la productividad, preste más atención a la calidad del trabajo, no a la cantidad. Es especialmente significativo para las empresas de fabricación.
Dar retroalimentación
Si observas a un trabajador poco productivo, no te apresures a llamarle vago y a decirle "adiós". Puede que tengan problemas por la falta de formación o por la falta de claridad en las tareas. En este caso, tus consejos y comentarios mejorarán su rendimiento laboral. Interactúa con el equipo y crea una cultura de retroalimentación eficiente en tu empresa.
Controla la actividad del ordenador
El uso de un software de monitorización de empleados como Clever Control te permitirá observar el flujo de trabajo y ver cómo tu equipo realiza sus tareas. Detecte las actividades improductivas, supervise la asistencia y el tiempo de trabajo y controle el uso de los recursos de la empresa.
¿Qué hace el programa de control de empleados?
Hoy en día, el programa de monitorización de empleados es el método más extendido de seguimiento de la productividad en la mayoría de las empresas, grandes o pequeñas. Es fácil y eficaz: el administrador del sistema instala el programa de monitorización en los ordenadores de la empresa. Después, el programa hace todo el trabajo, rastreando automáticamente la actividad en estos ordenadores e interpretándola. Dependiendo de la funcionalidad del software elegido, puede registrar las pulsaciones de teclas, el tiempo activo e inactivo, la asistencia, la realización de tareas, hacer capturas de pantalla y mucho más. Los programas más avanzados tienen funciones adicionales como la transmisión de las pantallas de los ordenadores monitorizados en directo, la realización de grabaciones de vídeo, audio o llamadas, el cálculo de nóminas y otras.
Puede recibir los datos recopilados por correo electrónico, almacenamiento en la nube o su tablero de control en línea y estar al tanto del proceso de trabajo tanto en la oficina como en un viaje de negocios.
¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes de la supervisión de los empleados?
descubrir patrones de trabajo ineficaces o dificultades imprevistas, por ejemplo, cuando los empleados dedican a la tarea más tiempo del previsto
analizar los procesos de trabajo y optimizarlos
revelar la necesidad de redistribuir la carga de trabajo
identificar la necesidad de formación
hacer un seguimiento del tiempo de trabajo y la asistencia
garantizar que el personal utilice los recursos de la empresa de forma inteligente
ahorrar en programas o recursos no utilizados y retener a los empleados
controlar que los miembros del equipo sigan siempre el código de conducta empresarial tanto en sus interacciones con los compañeros como con los clientes
evitar la fuga de datos sensibles
proporcionar las pruebas necesarias en las investigaciones internas
mejorar las condiciones de trabajo
Los empleados pueden sentir que la supervisión viola su privacidad
Pueden percibirlo como la falta de confianza
Al conocer el software de seguimiento de la productividad, una persona puede trabajar en exceso y preocuparse por su rendimiento, lo que conduce a un mayor nivel de estrés y el riesgo de agotamiento
Muchas personas utilizan los mismos dispositivos en el trabajo y en casa. Pueden ver el seguimiento como una intrusión en su vida personal
Los datos recogidos pueden ser mal utilizados si las personas equivocadas tienen acceso a ellos
El empleador debe estudiar y cumplir los requisitos legales para la monitorización de los empleados. Como empleador, debe ser transparente con su personal sobre qué datos recopila y con qué fines. Deje claro que su objetivo no es espiar, sino crear un lugar de trabajo en el que todos puedan desempeñar sus funciones de la mejor manera posible y trabajar juntos como un equipo.
¿Es legal el control de los empleados?
Así que ya sabe cómo la monitorización puede ayudarle a llegar más alto con sus objetivos empresariales. Ha sopesado las ventajas y los inconvenientes y ha elegido la mejor herramienta para sus fines. Sin embargo, hay un asunto más crucial a considerar: la ley que cubre el monitoreo de los empleados.
Aunque los empleadores llevan años rastreando a su personal, las leyes relativas a la supervisión de los empleados siguen siendo vagas y dependen en gran medida del país, el estado o incluso el condado. Hablando de los Estados Unidos, la mayoría de los métodos de vigilancia son legales aquí. El empresario es libre de vigilar el uso del ordenador y de Internet, los mensajes privados, los correos electrónicos y las llamadas telefónicas en los dispositivos propiedad de la empresa. Puede aplicar la vigilancia por vídeo y audio (excluyendo los espacios privados) e incluso controlar los dispositivos personales (con algunas limitaciones) si el trabajador los utiliza para trabajar. Además, en algunos estados, el empresario no está obligado a notificar al personal la mayoría de las actividades de vigilancia.
Sin embargo, seguimos recomendando ser transparentes con la política de la empresa y los motivos de la vigilancia. De este modo, se alivia el estrés de ser rastreado para el personal y se evitan posibles disputas en el futuro.
En Europa, la mayoría de los métodos de vigilancia de los empleados son legales si cumplen con las leyes del GDPR. Introducido el 25 de mayo de 2018, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) tiene como objetivo dar a los individuos el control sobre sus datos. Se aplica a cualquier organización y regula cómo deben procesar y conservar los datos personales de los individuos. Según el GDPR, usted, como empleador, debe notificar al personal sobre los métodos de control y recibir su consentimiento para la recopilación de datos. También es responsable de proteger los datos recogidos.
El GDPR se aplica a todas las organizaciones de la UE. También incluye a las empresas con sede fuera de ella pero que tienen empleados en la UE.
El RGPD no aborda directamente muchos aspectos de la vigilancia en el lugar de trabajo, como el seguimiento del ordenador, el uso de Internet, el correo electrónico y las redes sociales. Aquí la regla general es notificar al personal sobre la vigilancia por adelantado mediante una política interna clara y obtener su consentimiento. Los métodos de seguimiento que utilice no deben infringir ni restringir el derecho fundamental de la persona a la privacidad. El GDPR prohíbe estrictamente el registro de las pulsaciones del teclado y la actividad de la pantalla en los dispositivos personales y de propiedad de la empresa que la persona pueda utilizar para el trabajo.
Existen leyes similares en India, Canadá, Nigeria, Malasia y otros países. El empresario debe tener una razón válida para rastrear al personal, informar a los empleados de los datos que se recogen y por qué medios y obtener su permiso para la monitorización. Sin embargo, hay bastantes matices en este sentido, según el país. Por ejemplo, en Rusia, los empresarios sólo pueden controlar la duración de las llamadas telefónicas y el número de participantes, pero no las llamadas reales. En Finlandia, que tiene la legislación más estricta en materia de protección de datos, los empresarios tienen muy pocos derechos para controlar el uso de los ordenadores.
Para asegurarse de que la vigilancia en su empresa no infringe ninguna ley, recomendamos consultar siempre las leyes locales y estatales. También es aconsejable ser transparente con su personal sobre los motivos de la vigilancia, los datos que se recogen y cómo se van a utilizar.