¿Qué es la supervisión de los empleados?
La supervisión de los empleados consiste en recopilar información sobre las actividades del personal en el lugar de trabajo utilizando diversos métodos: desde la supervisión informática hasta la videovigilancia. Los principales objetivos de esta supervisión son mejorar la productividad, controlar los recursos de la empresa y evitar la pérdida de datos y comportamientos inaceptables.
Una investigación realizada por International Data Corp (IDC) muestra que los empleados dedican hasta un 40% del tiempo de acceso a Internet en el trabajo a fines personales. Los mayores consumidores de tiempo son las redes sociales y los sitios web de compras. Alrededor del 60% de las compras en línea se realizan durante las horas de trabajo. Según una investigación de Bambu by Sprout Social, cerca del 70% de los trabajadores confiesa que consulta regularmente sus redes sociales en el trabajo. En total, la pérdida anual de productividad puede llegar al 40%.
Otra preocupación son las fugas de datos corporativos. Según IDC, entre el 20 y el 30% de los empleados han enviado correos electrónicos con secretos comerciales, propiedad intelectual u otra información sensible fuera de su empresa.
La monitorización de los empleados es una buena forma de controlar y reorganizar el uso de los recursos corporativos. Es habitual que los empleados impriman documentos personales en las impresoras de la oficina para ahorrar en servicios de impresión de pago. Otro punto a tener en cuenta es el uso del software corporativo. Anualmente, las empresas británicas y estadounidenses desperdician 34.000 millones de dólares en software que su personal no utiliza. Supervisar el uso de las aplicaciones le permite ver si sus empleados tienen demasiadas o pocas licencias.
Las cuestiones descritas hacen que sea difícil subestimar la importancia de la supervisión del personal.
¿Cuáles son los tipos de control de los empleados?
Seguimiento de la actividad en la web
Internet es una inmensa fuente de información valiosa en cualquier área - pero también es una gran fuente de distracciones. El seguimiento de cómo su equipo utiliza Internet puede restringir estas distracciones. Además, puede identificar la necesidad de formación y ahorrar en los proveedores de servicios mejorando la eficiencia del ancho de banda.
La supervisión de los correos electrónicos de los empleados es una de las formas de comprobar y prevenir posibles fugas de datos.
Monitorización de la actividad del ordenador
La supervisión de la actividad del ordenador es un término amplio que abarca el seguimiento de las acciones del usuario en el ordenador corporativo. Incluye el registro de teclas, el uso de aplicaciones y sitios web, las capturas de pantalla, el uso de impresoras, el tiempo de actividad y de inactividad, el registro de consultas de búsqueda y mucho más. El programa de monitorización presenta los datos acumulados en informes detallados y tablas y gráficos estadísticos. Ofrecen una visión del proceso de trabajo, sirven como rastreadores de productividad, ayudan a mantener la disciplina y revelan si el personal utiliza los recursos corporativos de forma adecuada y sabia.
Seguimiento de la ubicación
Aunque no se utiliza tanto como otras formas de seguimiento de los empleados, el seguimiento de la ubicación es una forma valiosa de controlar al personal. Es esencial para las personas que trabajan sobre el terreno o que se desplazan con frecuencia en viajes de negocios. El seguimiento por GPS ayuda a encontrar los dispositivos de la empresa en caso de robo o pérdida. También puede supervisar y encontrar las rutas más eficientes y mejorar la seguridad de los empleados que trabajan en lugares remotos.
Monitorización de llamadas
La monitorización de llamadas es habitual para los responsables de ventas o los agentes de atención al cliente. Los programas especiales graban las llamadas, y estas grabaciones permiten posteriormente a los gerentes asegurarse de que los empleados siguen las normas de comunicación, investigar las quejas de los clientes y formar a los nuevos miembros del equipo.
Videovigilancia
Los sistemas de videovigilancia son más eficaces en lugares que suscitan preocupación por la seguridad de los empleados y los bienes de la empresa. Aquí ayudan a prevenir robos o sabotajes y a garantizar que las condiciones de trabajo cumplen los requisitos de seguridad. Aunque la videovigilancia no es la mejor manera de medir la productividad, los datos de la vigilancia pueden ser valiosos para el seguimiento de la asistencia y la investigación de incidentes internos.
¿Cómo controlar la productividad en el trabajo?
Establece expectativas y plazos claros
Su equipo nunca será eficiente si no sabe qué y cuándo espera de ellos. Establece objetivos claros y medibles no solo para la empresa en su conjunto, sino también para cada equipo y miembro del equipo.
Utilizar software de gestión de proyectos
Hay muchas aplicaciones en el mercado que hacen que la gestión de proyectos sea fácil y eficiente. Te permiten hacer un seguimiento de quién es responsable de qué trabajo y cuánto tiempo le dedican. Puedes asignar tareas a los empleados, establecer plazos y discutir el proyecto, todo en un solo programa. Ahorra tiempo en la gestión y mantén coordinados los esfuerzos de su equipo.
Mide los resultados, no el tiempo de trabajo
Su equipo puede ser el más puntual del mundo, llegando y saliendo de la oficina con total puntualidad. Sin embargo, puede que pasen la mayor parte de su tiempo de trabajo viendo vídeos divertidos de gatos en YouTube o charlando casualmente con sus colegas mientras toman una taza de café. Por el contrario, una persona puede llegar siempre con media hora de retraso y, sin embargo, aportar el mayor beneficio a la empresa. Considera el resultado del trabajo, no el tiempo que los trabajadores pasan en la oficina.
Calidad sobre cantidad
Cinco tareas bien hechas aportan más beneficios que una docena de ellas mal hechas. Al evaluar la productividad, preste más atención a la calidad del trabajo, no a la cantidad. Es especialmente significativo para las empresas de fabricación.
Dar retroalimentación
Si observas a un trabajador poco productivo, no te apresures a llamarle vago y a decirle "adiós". Puede que tengan problemas por la falta de formación o por la falta de claridad en las tareas. En este caso, tus consejos y comentarios mejorarán su rendimiento laboral. Interactúa con el equipo y crea una cultura de retroalimentación eficiente en tu empresa.
Controla la actividad del ordenador
El uso de un software de monitorización de empleados como Clever Control te permitirá observar el flujo de trabajo y ver cómo tu equipo realiza sus tareas. Detecte las actividades improductivas, supervise la asistencia y el tiempo de trabajo y controle el uso de los recursos de la empresa.
¿Qué hace el programa de control de empleados?
Hoy en día, el programa de monitorización de empleados es el método más extendido de seguimiento de la productividad en la mayoría de las empresas, grandes o pequeñas. Es fácil y eficaz: el administrador del sistema instala el programa de monitorización en los ordenadores de la empresa. Después, el programa hace todo el trabajo, rastreando automáticamente la actividad en estos ordenadores e interpretándola. Dependiendo de la funcionalidad del software elegido, puede registrar las pulsaciones de teclas, el tiempo activo e inactivo, la asistencia, la realización de tareas, hacer capturas de pantalla y mucho más. Los programas más avanzados tienen funciones adicionales como la transmisión de las pantallas de los ordenadores monitorizados en directo, la realización de grabaciones de vídeo, audio o llamadas, el cálculo de nóminas y otras.
Puede recibir los datos recopilados por correo electrónico, almacenamiento en la nube o su tablero de control en línea y estar al tanto del proceso de trabajo tanto en la oficina como en un viaje de negocios.
¿Cuáles son las ventajas e inconvenientes de la supervisión de los empleados?
descubrir patrones de trabajo ineficaces o dificultades imprevistas, por ejemplo, cuando los empleados dedican a la tarea más tiempo del previsto
analizar los procesos de trabajo y optimizarlos
revelar la necesidad de redistribuir la carga de trabajo
identificar la necesidad de formación
hacer un seguimiento del tiempo de trabajo y la asistencia
garantizar que el personal utilice los recursos de la empresa de forma inteligente
ahorrar en programas o recursos no utilizados y retener a los empleados
controlar que los miembros del equipo sigan siempre el código de conducta empresarial tanto en sus interacciones con los compañeros como con los clientes
evitar la fuga de datos sensibles
proporcionar las pruebas necesarias en las investigaciones internas
mejorar las condiciones de trabajo
Los empleados pueden sentir que la supervisión viola su privacidad
Pueden percibirlo como la falta de confianza
Al conocer el software de seguimiento de la productividad, una persona puede trabajar en exceso y preocuparse por su rendimiento, lo que conduce a un mayor nivel de estrés y el riesgo de agotamiento
Muchas personas utilizan los mismos dispositivos en el trabajo y en casa. Pueden ver el seguimiento como una intrusión en su vida personal
Los datos recogidos pueden ser mal utilizados si las personas equivocadas tienen acceso a ellos
El empleador debe estudiar y cumplir los requisitos legales para la monitorización de los empleados. Como empleador, debe ser transparente con su personal sobre qué datos recopila y con qué fines. Deje claro que su objetivo no es espiar, sino crear un lugar de trabajo en el que todos puedan desempeñar sus funciones de la mejor manera posible y trabajar juntos como un equipo.
¿Es legal el control de los empleados?
Así que ya sabe cómo la monitorización puede ayudarle a llegar más alto con sus objetivos empresariales. Ha sopesado las ventajas y los inconvenientes y ha elegido la mejor herramienta para sus fines. Sin embargo, hay un asunto más crucial a considerar: la ley que cubre el monitoreo de los empleados.
Aunque los empleadores llevan años rastreando a su personal, las leyes relativas a la supervisión de los empleados siguen siendo vagas y dependen en gran medida del país, el estado o incluso el condado. Hablando de los Estados Unidos, la mayoría de los métodos de vigilancia son legales aquí. El empresario es libre de vigilar el uso del ordenador y de Internet, los mensajes privados, los correos electrónicos y las llamadas telefónicas en los dispositivos propiedad de la empresa. Puede aplicar la vigilancia por vídeo y audio (excluyendo los espacios privados) e incluso controlar los dispositivos personales (con algunas limitaciones) si el trabajador los utiliza para trabajar. Además, en algunos estados, el empresario no está obligado a notificar al personal la mayoría de las actividades de vigilancia.
Sin embargo, seguimos recomendando ser transparentes con la política de la empresa y los motivos de la vigilancia. De este modo, se alivia el estrés de ser rastreado para el personal y se evitan posibles disputas en el futuro.
En Europa, la mayoría de los métodos de vigilancia de los empleados son legales si cumplen con las leyes del GDPR. Introducido el 25 de mayo de 2018, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) tiene como objetivo dar a los individuos el control sobre sus datos. Se aplica a cualquier organización y regula cómo deben procesar y conservar los datos personales de los individuos. Según el GDPR, usted, como empleador, debe notificar al personal sobre los métodos de control y recibir su consentimiento para la recopilación de datos. También es responsable de proteger los datos recogidos.
El GDPR se aplica a todas las organizaciones de la UE. También incluye a las empresas con sede fuera de ella pero que tienen empleados en la UE.
El RGPD no aborda directamente muchos aspectos de la vigilancia en el lugar de trabajo, como el seguimiento del ordenador, el uso de Internet, el correo electrónico y las redes sociales. Aquí la regla general es notificar al personal sobre la vigilancia por adelantado mediante una política interna clara y obtener su consentimiento. Los métodos de seguimiento que utilice no deben infringir ni restringir el derecho fundamental de la persona a la privacidad. El GDPR prohíbe estrictamente el registro de las pulsaciones del teclado y la actividad de la pantalla en los dispositivos personales y de propiedad de la empresa que la persona pueda utilizar para el trabajo.
Existen leyes similares en India, Canadá, Nigeria, Malasia y otros países. El empresario debe tener una razón válida para rastrear al personal, informar a los empleados de los datos que se recogen y por qué medios y obtener su permiso para la monitorización. Sin embargo, hay bastantes matices en este sentido, según el país. Por ejemplo, en Rusia, los empresarios sólo pueden controlar la duración de las llamadas telefónicas y el número de participantes, pero no las llamadas reales. En Finlandia, que tiene la legislación más estricta en materia de protección de datos, los empresarios tienen muy pocos derechos para controlar el uso de los ordenadores.
Para asegurarse de que la vigilancia en su empresa no infringe ninguna ley, recomendamos consultar siempre las leyes locales y estatales. También es aconsejable ser transparente con su personal sobre los motivos de la vigilancia, los datos que se recogen y cómo se van a utilizar.