O melhor software de monitorização dos funcionários e tudo o que precisa de saber sobre a monitorização dos funcionários

O software de monitorização dos empregados é um sistema que pode acompanhar e analisar a actividade dos empregados nos seus computadores. Tem vindo a aumentar desde o início dos anos 2000 devido ao desenvolvimento das tecnologias informáticas, e a pandemia de Covid-19 de 2020 enviou a sua popularidade em espiral. De acordo com o recente estudo do Instant Office, 78% dos actuais empregadores rastreiam o seu pessoal utilizando várias ferramentas.

O melhor software de monitorização dos funcionários e tudo o que precisa de saber sobre a monitorização dos funcionários

Normalmente, o software de monitorização dos empregados consiste no agente que os empregados instalam nos seus dispositivos e no painel de monitorização que permite aos gestores receberem registos e relatórios.

O software de monitorização dos empregados actua como um supervisor invisível que vê tudo. Desde toques nas teclas até aos sites visitados, reúne informação sobre praticamente tudo o que uma pessoa faz no computador durante as horas de trabalho. Os programas de monitorização de empregados mais avançados vão muito além da simples recolha de dados. Fornecem relatórios prontos a usar sobre a produtividade de cada empregado e cálculos da folha de pagamentos e basicamente poupam o tempo do gestor.

O objectivo mais evidente deste tipo de software é monitorizar a produtividade dos empregados. Quanto tempo passam eles no projecto, e quanto - em vídeos engraçados de gatos no Youtube? Estão envolvidos no processo de trabalho ou fazem pausas para café a cada 10 minutos? Pesquisam no Google informações relacionadas com o trabalho ou bilhetes baratos para Las Vegas durante o fim-de-semana? As aplicações de monitorização dos empregados são concebidas para responder exactamente a este tipo de perguntas.

Para além de descobrir os folgados, o software de monitorização dos empregados serve vários propósitos menos óbvios mas não menos críticos. Para começar, pode ajudar a revelar os trabalhadores em dificuldades. Quer estejam a suar por causa da sobrecarga de trabalho ou das tarefas com que não têm experiência suficiente como jovens especialistas, podem hesitar em contar ao gestor sobre as dificuldades. Revelar estas questões e trabalhar cuidadosamente para as eliminar fará mais do que aumentar a produtividade - melhorará o clima no escritório e a sua imagem como gestor.

Outro motivo não tão evidente para experimentar um software de monitorização de empregados é o controlo dos recursos da empresa. As suas despesas com papel de impressão cresceram recentemente? Está a desperdiçar dinheiro com o software que os seus empregados não utilizam? Descubra-o com a ajuda dos relatórios. Mostrarão com que frequência os empregados trabalham num determinado programa ou se utilizam impressoras de escritório para necessidades pessoais.

O software de monitorização de topo de gama para empregados está equipado com módulos de protecção de dados. Impedem o acesso, cópia ou envio de informações confidenciais e avisam o administrador caso surja alguma suspeita. Tendo este guarda omnisciente à sua mão, não precisa de se preocupar com fugas de dados ou acesso não autorizado a dados empresariais.

Estes são apenas alguns dos problemas que as ferramentas de monitorização dos empregados podem resolver. Vamos mergulhar mais fundo no tema e aprender sobre soluções de topo neste campo.

Tipos de software de monitorização dos empregados

O software de monitorização dos empregados divide-se em três tipos: controlo do tempo, monitorização da actividade e prevenção da perda de dados (ou DLP).

As aplicações de controlo de tempo são essenciais se se pretender automatizar processos de rotina, tais como assiduidade, controlo de tempo e cálculos da folha de pagamentos. Registam o tempo de login e logout, os períodos de inactividade do empregado e o tempo gasto em cada tarefa. É possível estimar quanto tempo os empregados gastam num projecto e quem e quando trabalharam numa tarefa específica. Dados de rastreio precisos são também vitais para a facturação dos clientes, se trabalharem com base num contrato ou numa base de pagamento por hora. A melhor parte é que os relatórios são gerados em tempo real automaticamente, eliminando o risco de batota ou erro humano. Os rastreadores de tempo têm outros benefícios: facilitam melhorias de produtividade, motivam os empregados e mostram onde o dinheiro é gasto.

O software de monitorização da actividade é semelhante aos seguidores do tempo, mas é muito mais poderoso. Pode-se legitimamente chamar-lhe o Big Brother da monitorização de empregados porque pode gravar quase tudo o que o empregado faz no computador do escritório. Normalmente, tais sistemas registam as teclas e os eventos da prancheta, captam ecrãs, registam a actividade do utilizador na Internet (incluindo visitas a redes sociais e chats) e o tempo activo/líquido. Podem também monitorizar dispositivos externos tais como impressoras e pen USB sticks. Os programas de monitorização de alto nível permitem observar os empregados em tempo real através da transmissão de vídeo a partir dos seus ecrãs e câmaras Web. Se for pressionado pelo tempo para verificar as transmissões durante o dia, o programa gravará vídeos para que possa assistir mais tarde. O software não só reunirá mas também processará os dados em bruto em gráficos e gráficos claros. No final do dia, receberá o relatório de actividades mais completo para cada funcionário, departamento ou para todo o escritório.

A gama de aplicação destes relatórios é imensa. Proporcionam valiosos conhecimentos sobre os níveis de produtividade e envolvimento, ajudam a descobrir padrões de trabalho ineficazes e trabalhadores com baixo desempenho, poupam recursos da empresa e muito mais. Se implementado cuidadosa e eticamente, o software de rastreio de actividades pode tornar-se um parceiro fiável no crescimento do seu negócio.

A prevenção da perda de dados é o tipo mais complexo de software de monitorização de empregados. Detecta potenciais violações de dados e outras ameaças através da monitorização, detecção e bloqueio de dados em uso, em movimento e em repouso. Por outras palavras, o programa realiza inspecção de conteúdo e análise contextual de dados enviados por correio electrónico ou mensageiros, em uso pelo funcionário no seu dispositivo ou armazenados num servidor da empresa. O software DLP incorpora várias técnicas analíticas elaboradas, por exemplo, correspondência exacta de dados, correspondência exacta ou parcial de ficheiros, análise baseada em regras e categoria. A correspondência exacta de dados significa que o programa procura correspondências exactas a partir da base de dados de despejo ou da base de dados em directo. No caso de correspondência de ficheiros, o software compara os hashes dos ficheiros com as impressões digitais exactas sem analisar o conteúdo destes ficheiros. A análise baseada em regras é a técnica mais comum. O programa analisa os dados com base nas regras pré-configuradas, tais como números de cartões ou de segurança. A análise de categorias pré-construídas é um método semelhante: o sistema DLP procura tipos comuns de dados sensíveis, por exemplo, detalhes bancários, números de segurança social, etc. Os métodos acima descritos dependem fortemente da categorização, mas e se a violação não se enquadrar nestas categorias? Os modernos sistemas de DLP empregam técnicas ainda mais intrincadas para detectar e prevenir tais violações, por exemplo, análise de léxico, aprendizagem de máquinas e análise estatística.

As empresas utilizam sistemas DLP para evitar violações de dados, exfiltração, perda, fuga ou destruição de informação sensível. O DLP também serve para assegurar que a empresa cumpre os regulamentos relevantes e protege a Informação Pessoal Identificável (IPI).

Neste artigo, centrar-nos-emos principalmente no software de localização de actividades.

Características do software de monitorização dos funcionários

Apesar da grande selecção de software de monitorização da actividade no mercado, muitas características são típicas para a maioria deles. Vejamos a funcionalidade que se pode esperar de uma aplicação de monitorização de empregados decente:

  • Keylogging. A gravação de teclas é uma das características mais controversas. Os relatórios de keylogging demonstrarão se o funcionário trabalha no projecto, conversas com um amigo no WhatsApp ou - pior ainda - dá segredos corporativos aos concorrentes. Por outro lado, o keylogger pode registar acidentalmente informações sensíveis tais como palavras-passe, dados bancários ou conversas pessoais. As soluções de monitorização flexíveis têm a opção de desactivar o keylogging.

  • Capturas de ecrã. A aplicação tira fotografias do ecrã do computador a intervalos regulares de tempo ou pelo gatilho. Esta funcionalidade é óptima se quiser saber o que o seu empregado faz em qualquer momento ou se tiver provas de que está envolvido em actividades indesejadas.

  • Monitorização da actividade Web. Implica rastrear os sítios Web visitados, as redes sociais e as consultas de pesquisa e quanto tempo o utilizador aí passa. A monitorização da actividade na Web é útil não só em termos de produtividade (taxa de sites produtivos/ não produtivos visitados), mas também em termos de formação. Se vir que um funcionário visita muitos sítios relacionados com o trabalho sobre um assunto/qualificação específica, pode necessitar de formação nessa competência ou área. Neste caso, a prestação de formação irá aumentar drasticamente a produtividade.

  • Monitorização de aplicações. Este kit de características mostrará que aplicações estão instaladas no dispositivo monitorizado, que aplicações estão em execução e quanto tempo o utilizador gasta a utilizá-las. Para além da avaliação da produtividade, as aplicações de monitorização podem servir como um meio para analisar se a sua equipa está sob ou sublicenciada. Além disso, saberá se o funcionário instala qualquer software indesejado no dispositivo da empresa.

  • Bloqueador de aplicação. Tal como o bloqueador de sítios, o bloqueador de aplicações elimina as distracções no local de trabalho. Pode bloquear aplicações de mensagens, jogos ou outras aplicações indesejadas, se sentir que afectam a produtividade da equipa.

  • Acompanhamento de operações de arquivo dá-lhe a lista completa de operações com ficheiros, tais como criação, cópia, envio por correio electrónico, impressão e eliminação. É uma forma eficaz de monitorizar a forma como a informação sensível é processada.

  • Rastreamento de dispositivos portáteis de armazenamento de dados. Os funcionários vazam frequentemente informação copiando-a para uma pen ou enviando-a por e-mail para fora da rede da empresa. É por isso que a monitorização de dispositivos externos de armazenamento de dados é uma óptima forma de assegurar que dados importantes não sejam transferidos para fora da empresa.

  • Monitorização de correio electrónico é outra ferramenta eficiente para minimizar o risco de fugas de dados. Também pode servir para a avaliação da qualidade, por exemplo, se monitorizar agentes de apoio ou outros empregados que trabalham com clientes.

  • Controlo da impressora serve dois propósitos. Primeiro, ajuda-o a calcular e optimizar as despesas com material de escritório e a descobrir empregados que podem utilizar equipamento de escritório para fins não laborais. Segundo, a impressão de informação confidencial é um método generalizado de fuga de dados. Com os registos de monitorização nas suas mãos, saberá sempre se há fugas de informação e quem é o culpado.

  • Transmissão em directo do ecrã permite ver o ecrã do funcionário como se se sentasse em frente dele. Desta forma, pode verificar o que qualquer trabalhador no seu escritório (ou todos ao mesmo tempo) faz no momento. Algumas aplicações podem gabar-se de funções de gravação no ecrã, pelo que pode voltar atrás e revê-lo a qualquer minuto do dia de trabalho.

  • Monitorização através de webcam e microfone. Se os computadores de escritório tiverem webcams e microfones, uma aplicação de monitorização de topo de gama de empregados pode transmitir vídeo e som a partir deles em tempo real ou fazer gravações. Estas características podem contribuir tanto para a produtividade como para a segurança geral do escritório, tais como evitar comportamentos inadequados, roubos ou acesso a informação confidencial.

  • Relatórios de produtividade. A recolha de dados de actividade é apenas metade da história - é preciso analisá-los para determinar o nível de produtividade e os passos para o melhorar. Felizmente, o sistema fará os cálculos por si, e terá nas suas mãos, num piscar de olhos, tabelas e gráficos limpos por empregado, departamento ou toda a equipa.

  • Monitorização e configuração à distância. Não é necessário aceder ao computador do funcionário para obter actualizações sobre a sua produtividade e acções ou ajustar as definições de monitorização. Os sistemas modernos podem entregar registos de várias formas. Por exemplo, pode obter relatórios regulares gerados automaticamente por correio electrónico, FTP ou plataformas de partilha de ficheiros (por exemplo, Google Drive ou Dropbox). Estas formas têm algumas limitações, no entanto, uma vez que não permitem a monitorização em tempo real do ecrã ou webcam. A maioria das aplicações modernas entregam dados a painéis de controlo online que oferecem muito mais do que a visualização de dados em bruto. Geram relatórios estatísticos, ecrãs de streaming ou webcams em tempo real e permitem ajustar as definições do programa remotamente.

Esta é uma visão geral das características mais populares que se podem obter numa solução de monitorização de empregados, mas a lista não está completa. Algumas aplicações podem ter calculadoras de folha de pagamento integradas, rastreio de geolocalização, módulos de análise de comportamento suspeito, modo oculto e muito mais. Por exemplo, os programas centrados na prevenção de fugas de dados incluirão mais funcionalidades para rastrear a actividade dos utilizadores e ficheiros e restrições de acesso. Os que se destinam à monitorização da produtividade oferecerão funcionalidades de monitorização do tempo e de gestão de projectos. Ao escolher uma solução para a sua empresa, recomendamos que primeiro determine o objectivo da monitorização e procure um programa que tenha as características necessárias para o alcançar.

Como escolher o melhor software de monitorização dos funcionários

Quando decidir acompanhar o desempenho do seu pessoal, começará por procurar um software de monitorização de funcionários. Um par de pesquisas no Google, e de repente encontra-se no meio de um mar interminável de ofertas onde é tão fácil perder-se. Cada solução tentará convencê-lo de que é a melhor, tem a funcionalidade mais rica e aumenta a produtividade da sua equipa em 10000%. Então, como navega por este mar e encontra a ferramenta mais eficiente para o seu negócio?

Abaixo estão alguns pontos a considerar antes de se comprometer com uma ou outra solução de monitorização de empregados.

  1. Objectivo da monitorização

    Pergunte a si mesmo o que pretende alcançar controlando os seus empregados. Deseja descobrir os processos de trabalho negligentes e ineficientes? Ou talvez, o seu objectivo seja substituir um sistema de folhas de pagamento desactualizado por um moderno sistema automatizado? Talvez, se esforce por minimizar os riscos de ameaças internas e de fugas de dados?

    Cada software de monitorização de empregados é concebido para uma finalidade fixa ou combina várias relacionadas: protecção contra fugas de dados, controlo de produtividade, controlo de assiduidade, etc. Assim, ao definir um objectivo claro de monitorização, descartará imediatamente soluções que não correspondam aos seus requisitos.

  2. Características

    O passo seguinte é olhar mais de perto para as características que as ferramentas oferecem. Algumas aplicações terão apenas um punhado de opções básicas, tais como capturas de ecrã, keylogging e monitorização da actividade da Internet. Outros sistemas de topo de gama parecem registar cada clique do rato e cada movimento que o empregado faz em torno do computador. É natural assumir que quanto mais - melhor, mas não se apressem para a aplicação mais completa que possam encontrar. Poderá acabar por pagar em excesso pela funcionalidade que nunca irá utilizar. Em vez de desperdiçar dinheiro e tempo, pense nas funcionalidades que lhe trarão a percepção mais valiosa e procure a ferramenta que lhe oferece o que precisa.

  3. Experiência e adaptabilidade de fácil utilização

    Quer esteja a gerir uma pequena start-up ou uma grande empresa, a última coisa que pretende é perder tempo num processo de instalação complicado e interfaces desconcertantes. Um bom sistema de monitorização de empregados deve ser fácil de implementar em todos os computadores de escritório - mesmo que não tenha conhecimentos técnicos e não tenha um especialista em TI.

    Além disso, os melhores programas de monitorização têm uma interface intuitiva e uma visualização clara dos dados, por exemplo, gráficos e quadros coloridos. Deve ser capaz de navegar rápida e eficientemente sem se intrigar com o significado desse gráfico e onde se encontra um relatório de produtividade.

    Finalmente, a monitorização dos empregados deve ser escalável e adaptável. A adição ou remoção de um empregado do sistema não deve ser penosa e demorada. As configurações flexíveis são também uma grande vantagem, uma vez que pode ajustá-las individualmente para cada funcionário, permitindo e desactivando as características de monitorização em qualquer altura.

    É difícil compreender se o sistema de monitorização é tão fácil de utilizar e adaptável como promete até que o experimente. Felizmente, muitos serviços oferecem testes gratuitos totalmente funcionais, para que possa testar como o programa funciona no seu ambiente. No caso de não querer perder tempo com testes, pode sempre reservar uma demonstração. Um representante experiente destacará as principais vantagens da sua solução e permitir-lhe-á ver como pode beneficiar o seu negócio na prática.

  4. Alto nível de segurança

    O software de monitorização dos empregados recolhe e armazena grandes quantidades de informação, incluindo dados confidenciais. Por exemplo, o keylogger pode capturar uma senha importante, ou um pedaço de informação sensível pode ser guardado numa captura de ecrã. Antes de se comprometer com qualquer software de monitorização de empregados, assegure-se de que este faz do armazenamento seguro dos dados recolhidos a prioridade máxima. Pode contactar um representante da empresa e perguntar se os dados são transferidos e armazenados de forma encriptada, quem tem acesso aos mesmos e outros assuntos que lhe preocupam.

  5. Compatibilidade multiplataforma

    Um dos seus empregados trabalha num Mac, outro - no Windows, e o terceiro utiliza o seu iPhone para trabalhar a maior parte do tempo. Escolha um software de monitorização de empregados que suporte múltiplas plataformas para poupar em licenças. Muitos sistemas oferecem subscrições multiplataforma, o que significa que uma subscrição é adequada para todas as plataformas suportadas. Ou pode verificar as ofertas de pacotes. Normalmente vêm a um preço mais baixo do que licenças separadas para cada sistema operativo.

  6. Apoio e assistência

    Por muito fiável, fácil de utilizar e fácil de usar o software que escolher, ninguém está a salvo de um ou dois solavancos pelo caminho. Assegure-se de que a empresa de desenvolvimento oferece assistência técnica e apoio por telefone ou correio electrónico. Verifique também se os termos da licença incluem assistência técnica gratuita. Por outro lado, poderá ter de pagar mais se precisar de ajuda com o programa ou, na pior das hipóteses, poderá não obter qualquer apoio.

    A monitorização do progresso e produtividade dos seus empregados é essencial para o crescimento da empresa. Um sistema de monitorização de empregados sabiamente escolhido irá ajudá-lo a tornar este processo simples e eficiente. Esperamos que os conselhos acima indicados o ajudem a seleccionar a ferramenta que mais beneficiará a sua empresa.

Software de monitorização de preços para funcionários

As estruturas de preços variáveis são geralmente prevalecentes com o objectivo principal de oferecer características de alta qualidade a um preço potencialmente mais baixo. Em termos de software, existe uma vasta gama de modelos de preços para as empresas escolherem. Essencialmente, a fixação de preços é baseada numa série de factores como:

  1. Plataforma: A solução é baseada na web, ou precisa de ser instalada num determinado dispositivo?

  2. Ciclo de pagamento: O software funciona com subscrições, ou a organização efectua uma transacção única?

  3. Sistema operativo: A solução suporta tanto sistemas operativos desktop (Windows, MacOS, Linux) como móveis (Android, iOS)?

  4. Características: O software vem com conjuntos de funcionalidades incorporadas, ou os clientes precisam de comprar suplementos/actualizações extra para expandir as suas capacidades de monitorização?

  5. Licenciamento de utilizadores: A solução suporta a funcionalidade de um ou vários utilizadores?

  6. Desconto: Como irá a organização beneficiar de quaisquer descontos existentes como parte de um pacote ou pacote?

Factores como estes normalmente determinam a estrutura de preços de cada pacote de software. Apenas para lhe dar um número, o custo médio de uma solução robusta de monitorização de empregados poderia ser de cerca de 90 dólares por ano para uma licença de utilizador único. Mas, como dissemos, este número pode ser influenciado por todo o tipo de factores.

Por exemplo, algumas soluções poderiam oferecer segurança no ponto final juntamente com a monitorização. Outras poderiam fornecer funcionalidades igualmente capazes, tanto no ambiente de trabalho como no telemóvel. No essencial, tudo isto aponta para o que a organização pretende alcançar com a monitorização dos funcionários. Um exemplo do mesmo seria uma organização que desejasse monitorizar as actividades dos seus empregados nos meios de comunicação social em canais específicos, com o objectivo de refrear o cyberbullying.

Ao contrário, outra organização pode precisar de monitorizar a actividade de correio electrónico dos funcionários em todas as redes, com um enfoque específico no correio electrónico empresarial. Assim, a utilização e o tipo de monitorização seria também um dos maiores influenciadores para a fixação de preços.

Software de Monitorização Top 20 para Escritórios e Empregados Remotos

1. CleverControl

A proeza de CleverControl na monitorização do local de trabalho é inigualável. A ferramenta é capaz de facilitar a monitorização em tempo real através de uma conta web segura, controlar o keylogging, tirar fotografias de ecrã, administrar actividades de impressão, monitorizar actividades relacionadas com IM, observar o uso da Internet, e empregar o controlo de áudio/vídeo para gravar chamadas.

O que se destaca em CleverControl é a facilitação da gravação sem falhas do ecrã dos computadores alvo. Os empregadores podem gravar convenientemente actividades ao vivo ao longo do dia e vê-las onde, quando e como quiserem. Podem também aproveitar a webcam para a gravação de áudio/vídeo e proteger as suas reivindicações com base em provas concretas, se a situação surgir. Além disso, devido à natureza em nuvem destes serviços, os empregadores podem realizar todos os benefícios acima mencionados remotamente sem gastar um cêntimo extra em equipamento.

Fixação de preços

Para Windows & MacOS - Começa a partir de $11/1PC/mês

2. Spyrix Employee Monitoring

Compatível tanto com Windows como com Mac, Spyrix é uma das soluções de monitorização de empregados mais abrangentes do mercado, baseada na nuvem. A ferramenta vem equipada com capacidades de gestão de tempo, gravação, operação furtiva, autenticação, e monitorização remota. As empresas podem usar o programa para monitorizar a actividade do ecrã, teclas, chamadas e conversas no Skype & Slack, actividade nas redes sociais, e muito mais.

Além destes, Spyrix ajuda a bloquear e filtrar URLs notificando os empregadores numa lista específica de "palavras-chave", e visualizar as horas de produtividade (dados) para melhor elucidar o desempenho. De facto, Spyrix oferece uma vasta gama de características de monitorização dos empregados, apoiando de forma excelente as actividades comerciais do dia-a-dia.

Fixação de preços

Para Windows - Arranca de $199 para 5 PCs

Para MacOS - Começa a partir de $179 para 5 PCs

3. Actual Keylogger

O Keylogger real é uma ferramenta fantástica para a vigilância de dispositivos. O programa funciona perfeitamente para uma vasta gama de fins, desde o controlo do keylogger até à monitorização da actividade nos meios de comunicação social. Isto inclui aplicações de monitorização que são abertas, websites visitados, teclas e palavras-passe digitadas, ligações à Internet efectuadas, etc.

A ferramenta vem equipada com fechaduras protegidas por senha e acelera as operações furtivas. As suas características holísticas fazem Keylogger real um ajuste perfeito para administradores de sistemas, utilizadores individuais, CEOs, e mesmo pais.

Fixação de preços

Para Windows - Arranca a partir de $69 por 1 PC

Para MacOS - Começa a partir de $79 por 1 PC

4. REFOG

Amplamente comercializado como um software de monitorização ideal tanto para empresas como para famílias, o REFOG é uma solução de fácil utilização que satisfaz as necessidades de 5 milhões de utilizadores em 201 países. O programa adapta-se aos profissionais de RH, que podem regular keyloggers automáticos ou manuais, espiar um único empregado, digitalizar toda a rede, e monitorizar as actividades de outros utilizadores.

Além de facilitar funções de monitorização padrão, a REFOG também proporciona a capacidade de fazer cumprir as políticas empresariais e verificar a actividade do funcionário na Internet contra elas. Como tal, habilita os administradores a estarem cientes de possíveis violações de segurança.

Fixação de preços

Para Windows - Inicia a partir de $240 para 6 PCs

5. Teramind

Talvez um dos mais poderosos softwares de monitorização disponíveis no mercado, Teramind facilita uma excelente vigilância e é altamente preferido nos sectores bancário, fintech, governo, saúde, educação, retalho, e serviços públicos.

O seu programa de monitorização dos funcionários é explicitamente dedicado a garantir a segurança e o cumprimento. Por exemplo, enriquece a telemetria e configura a detecção de ameaças, acompanhando activamente todas as alterações nos dispositivos conectados. Além disso, o programa ajuda a consolidar os modelos GDPR, PCI DSS, e HIPAA para monitorizar a aderência de conformidade nos dispositivos visados.

Fixação de preços

Começa a partir de $50 por 5 lugares por mês

6. Hubstaff

Os painéis de bordo intuitivos do Hubstaff, as características de monitorização da produtividade e as instalações de medição do desempenho, entre outras, são um prazer para o empregador. A aplicação fornece conhecimentos em tempo real sobre o fluxo de trabalho global e o desempenho, permitindo aos gestores e aos RH agir em conformidade.

Favoravelmente, Hubstaff valoriza a saúde mental e o bem-estar dos empregados, razão pela qual o software foi concebido de tal forma que as soluções de monitorização só se activam quando o empregado está a trabalhar. Além disso, coloca os empregados a cargo do controlo de dados, diminuindo assim a carga sobre os empregadores e mantendo um equilíbrio saudável entre trabalho e vida privada.

Fixação de preços

Começa a partir de $5.83/PC/mês

7. Insightful (Formerly Workpuls)

Insightful, como o nome sugere, oferece uma experiência de monitorização sem descontinuidades através do rastreio da produtividade, monitorização em tempo real, controlo do tempo e da presença, controlo do tempo, relatórios, etc. De facto, a ferramenta é considerada de topo por muitas empresas líderes, registando uma classificação de 4,8 na GetApp e na Capterra.

Compatível com Windows, MacOS, e Linux, Insightful pode ser comprado tanto como uma solução de nuvem como software no local. Com a solução de nuvem, as empresas podem utilizar a ferramenta para monitorizar e gerir remotamente os PCs dos empregados sem terem de instalar nada no dispositivo. Isto é ideal para PMEs que não queiram incorporar ou investir em equipamento técnico e instalações de armazenamento.

Fixação de preços

Começa a partir de $6,40/PC/mês

8. ActivTrak

Denominada como uma ferramenta de "análise da mão-de-obra", ActivTrak facilita uma infinidade de soluções de monitorização do local de trabalho. Estas incluem, e não estão limitadas a, gestão da produtividade, identificação de padrões de trabalho, conformidade e gestão de riscos, prevenção de queimaduras, gestão de SaaS, monitorização do tempo, monitorização e relatórios das actividades dos funcionários na web, etc.

Confiada por mais de 9000 organizações, a ActivTrak é uma das soluções de monitorização mais procuradas no mundo. Muito disso pode ser atribuído à base de conhecimentos para a qual contribui, identificando padrões que "alimentam o sucesso". Com este conhecimento, é relativamente simples para a ferramenta prever o comportamento dos funcionários e colaborar com os líderes de gestão de talentos para facilitar as intervenções.

Fixação de preços

Começa a partir de $9/PC/mês

9. CurrentWare

Uma ferramenta relativamente minimalista na lista, CurrentWare vem com um conjunto de monitorização de empregados - com cada módulo com um objectivo - que habilita os empregadores a monitorizar a actividade dos empregados e ajudá-los nas suas revisões de desempenho.

Por exemplo, a suite constitui BrowseReporter, BrowseControl, AccessPatrol e enPowerManager. O BrowseReporter acompanha o histórico de navegação do funcionário e fornece dados para uma análise de desempenho mais estruturada. BrowseControl, por outro lado, fornece um sistema centralizado de controlo de acesso que permite aos administradores regular a utilização da Internet. enPowerManager, em particular, é uma característica única que permite aos administradores do sistema "desligar" ou "arrancar" o dispositivo alvo a partir de um local remoto.

Fixação de preços

Começa a partir de $8.99/PC/mês

10. Veriato

"Productivity, Security, & Compliance Made Simple", lê o slogan da Veriato. E é precisamente isso que a ferramenta fornece - uma ferramenta de monitorização simples, fácil de usar e acessível que se concentra na avaliação da actividade das redes sociais, actividade IM, actividade de correio electrónico, downloads e movimento de ficheiros, actividade web, conexões de rede construídas, teclas digitadas, padrões de utilização de aplicações, e muito mais.

Ao relatar quanto tempo a aplicação esteve aberta, facilitando as revisões do ecrã de vídeo, permitindo o alerta de palavras-chave e eventos, e muito mais, a Veriato actua como um núcleo central de informação que organiza todos os dados dos utilizadores. Para os empregadores, isto significa uma redução na quantidade de documentação aborrecida e verificações de autorização.

Fixação de preços

Começa a partir de $15 por utilizador por mês

11. Interguard

Compatível com uma série de sistemas operativos (Windows, MacOS, Android, iOS, Chrome, etc.), Interguard é um software de monitorização remota especializado na avaliação da produtividade dos empregados, protecção contra ameaças internas, aderência a auditorias de conformidade e filtragem/bloqueio da web,

Como tal, a ferramenta permite gerar relatórios abrangentes que expõem de forma coerente o comportamento e o desempenho em linha do empregado. Tal como a Teramind, permite aos empregadores consolidar regulamentos como HIPAA e CIPA e monitorizar a adesão aos mesmos em tempo real. Aplicações tão diversas tornam a ferramenta num melhor amigo do empregador e certamente digno de prémios que recebeu de empresas como a PCMag e a Inc.

Fixação de preços

Começa a partir de $9.99/PC/mês para a sua versão "cloud-hosted".

12. Time Doctor

O Time Doctor permite aos gestores, empregados e organizações tirar o máximo partido dos cenários de trabalho a partir de casa e de mão-de-obra híbrida. Ajuda os gestores a acompanhar e monitorizar a produtividade dos empregados que trabalham à distância, permitindo-lhes tomar medidas correctivas com base nos padrões visíveis de produtividade.

De facto, a ferramenta abrange explicitamente medidas analíticas específicas para cenários de mão-de-obra remota, híbrida e subcontratada. Como resultado, é excepcionalmente útil para a gestão de projectos entre hierarquias e geografias.

Fixação de preços

Começa a partir de $7/PC/mês

13. Monday.com

Talvez o software de gestão de projectos mais popular na lista e no mercado, Monday.com oferece aos utilizadores todas as funcionalidades necessárias para organizar eficazmente o seu trabalho e colaborar com a equipa entre equipas e departamentos - especialmente num ambiente remoto.

Funciona como um CRM, permitindo aos utilizadores criar e gerir projectos, atribuir tarefas, e iniciar conversas com outras equipas através da configuração de funcionalidades. Tal controlo sobre a colaboração permite aos empregadores manter uma visão de 360 graus da sua organização, reconhecer padrões de produtividade, contratar talentos de topo, racionalizar os processos de onboarding e formação e tirar o máximo partido do cenário de trabalho remoto.

Fixação de preços

Começa a partir de $8/PC/mês

14. StaffCop

StaffCop é especializado na análise do comportamento dos utilizadores, cortesia da ênfase na detecção de anomalias nos padrões de utilização das aplicações, desvios nos padrões de comunicação e alterações nos padrões de computação. Com isto, os proprietários de empresas podem ter uma visão aérea da actividade do utilizador e detectar quaisquer riscos ou ameaças potenciais decorrentes da "mudança".

Ultimamente, o StaffCop tem vindo a criar uma administração remota que inclui controlo remoto do ambiente de trabalho, relatórios de instalação de software e monitorização abrangente da rede. Estas características tornam-no uma escolha ideal no "novo normal", onde as forças de trabalho híbridas e remotas são a norma.

Fixação de preços

Começa a partir de $490 por 5 PCs

15. DeskTime

Um rastreador de tempo com tudo incluído, e um conjunto de produtividade, o DeskTime ajuda a assegurar que os empregados estão a utilizar o seu tempo de forma eficaz. Monitoriza a utilização do software, a conclusão de tarefas e actividades relacionadas com a aplicação, o progresso do projecto, a actividade offline e a produtividade - uma combinação específica que cria uma visão holística do trabalho do empregado.

DeskTime é excepcionalmente produtivo e fácil de adoptar, considerando que se integra bem com ferramentas padrão como o Google Calendar, Trello, Gitlab, Asana, Basecamp, Jira, e Zapier. Esta integração uniforme faz do DeskTime o rastreador de tempo e produtividade de facto para qualquer organização que deseje sustentar a sua força de trabalho remota.

Fixação de preços

Começa a partir de $7/PC/mês

16. WebHR

WebHR é um software de RH baseado na nuvem que funciona para garantir a adesão a políticas rigorosas de segurança e conformidade. Especificamente, detecta potenciais ameaças ao identificar e agir sobre comportamentos anómalos nos padrões de utilização de TI do funcionário, determina o risco de queda de desempenho do funcionário, e ajuda a manter o controlo através de canais de comunicação simplificados.

WebHR, de facto, é um programa holístico que abrange também outros módulos, tais como gestão de salários, biometria, formação, etc. Isto permite que a organização crie uma gestão interna sistemática que permite ao empregador ter uma visão de 360 graus de toda a empresa.

Fixação de preços

Começa de tão pouco quanto $2/empregado/mês

17. SentryPC

Os painéis de bordo intuitivos da SentryPC, juntamente com as ferramentas analíticas, contribuem em muito para ajudar os empregadores a detectar quaisquer riscos e ameaças potenciais na actividade do empregado. Especificamente, SentryPC permite aos empregadores monitorizar aplicações, a teia escura, jogos, e-mail, pesquisa, sessões, e actividades de redes sociais.

Através da monitorização de teclas e de websites, alertas de notificação, e restrições de segurança às redes, ajuda as organizações a filtrar quaisquer riscos potenciais. O que mais se destaca na ferramenta é a sua característica de geofencing, através da qual os empregadores podem ser constantemente actualizados sobre a localização dos empregados e ser alertados sobre as suas entradas e saídas.

Fixação de preços

Começa a partir de $59.95/PC/ano

18. BambooHR

Tal como a WebHR, BambooHR incorpora uma multiplicidade de módulos de RH que incluem a elaboração de políticas, acompanhamento do tempo, gestão de salários e ferramentas de colaboração. Quanto à monitorização dos funcionários, o programa inclui um painel de dados e análises de pessoas dedicado que monitoriza os registos dos utilizadores, fluxos de trabalho e aprovações, relatórios de produtividade, análises de utilização, etc.

Uma vez que se trata de um programa de monitorização de funcionários centrado nos RH, BambooHR enfatiza a satisfação dos funcionários e uma gestão de desempenho sem descontinuidades. Grande parte do foco está na manutenção de uma cultura de confiança e transparência onde os empregados estão conscientes de como o seu trabalho é avaliado, que feedback recebem, e como o seu desempenho é medido.

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19. Connecteam

Connecteam traz a comunicação, gestão e formação dos empregados sob o mesmo tecto. O programa dá ênfase explícita à programação do trabalho dos empregados, ao seguimento e gestão do tempo, à gestão de RH e de pessoas, e à gestão de tarefas dos empregados.

É considerada uma das melhores ferramentas para modelos de trabalho híbridos e remotos, e compreensivelmente assim o é. O que melhor se adequa aos empregadores é a capacidade de configurar as características da ferramenta com base nas suas necessidades, definir o acesso administrativo, criar relatórios abrangentes, e visualizar tendências, dados e análises.

Fixação de preços

Começa a partir de $159/mês para 50 utilizadores

20. Monitask

Tal como Connecteam, Monitask comercializa ele próprio como um software "tudo-em-um de monitorização remota de empregados" devido ao seu conjunto completo de rastreio de tempo, monitorização de actividades, gestão de projectos, relatórios, filtragem da web, e características de colaboração.

Confiado por 1000 utilizadores de todo o mundo, Monitask é a escolha ideal para monitorização e gestão remota da força de trabalho. Isto pode ser atribuído ao facto de permitir aos empregadores criar relatórios de monitorização personalizados, colaborar e co-gerir com os empregados através de uma ferramenta de colaboração, encarregar-se do mapeamento da produtividade dos empregados, etc.

Fixação de preços

Começa a partir de $5.99/PC/mês

Nome Preço Período de teste gratuito Keylogging Modo Stealth
CleverControl 4.70$ 7 dias Sim Disponível em
Monitorização de funcionários Spyrix 149$ por ano 10 dias Sim Disponível em
Negócios reais de Keylogger Online 138$ por PC 7 dias Sim Não
DeskTime 7$ por utilizador 14 dias Não Não
Monitask 4,99$ por mês 10 dias Sim Disponível em
Hubstuff 7$ 14 dias Sim Não
Teramind 10$ 7-14 dias Sim Disponível em
ActivTrak 10$ 7 dias Não Não
Médico do Tempo 7$ 14 dias Não Não
Timely 29.99$ 14 dias Não Não

Monitorização dos empregados fora do trabalho

Discutindo a monitorização fora do trabalho, devemos separar a localização dos empregados fora do edifício de escritórios durante as horas de trabalho (tais como os trabalhadores de campo) e a sua monitorização durante o tempo sem trabalho. A primeira é perfeitamente aceitável - com algumas nuances que explicaremos nas partes seguintes deste artigo. O empregador pode monitorizar os trabalhadores de campo utilizando uma variedade de métodos que incluem mas não estão limitados a

  • localização.

  • controlo da actividade da empresa - dispositivos próprios

  • sistemas de gestão de projectos

  • software de seguimento do tempo

Se o funcionário utilizar dispositivos próprios da empresa, está no seu direito de instalar qualquer software de monitorização que considere necessário. Com o acompanhamento da localização, saberá sempre se o trabalhador de campo frequenta o local de trabalho ou se vai fazer o seu trabalho noutra parte da cidade. Não tem sequer de se sentar e vigiar de perto onde o trabalhador se encontra em qualquer momento. Muitas aplicações de localização incluem a funcionalidade de geofencing, o que significa que a aplicação lhe enviará uma notificação se a pessoa visitar uma área indesejada.

Quando um empregado trabalha fora do escritório, é difícil dizer quanto tempo passa a trabalhar e quanto está inactivo. Várias aplicações de gestão de projectos, acompanhamento do tempo e monitorização de actividades ajudá-lo-ão a ver se o funcionário cumpre o seu horário de trabalho, quanto tempo gasta numa tarefa e se está realmente a trabalhar quando é suposto estar a trabalhar.

A monitorização do pessoal fora do seu horário de trabalho é uma questão totalmente diferente. As leis de privacidade na maioria dos países restringem os empregadores de se intrometerem na vida fora do local de trabalho dos empregados. Estas restrições abrangem todos os aspectos - desde as crenças políticas e religiosas do trabalhador até ao seu estado civil e à luz da lua. Por outras palavras, é ilegal que o gerente rastreie e tome quaisquer acções relacionadas com o trabalho contra o trabalhador com base na sua conduta fora do trabalho ou crenças pessoais.

O problema é que a fronteira entre o trabalho e a vida privada tornou-se preocupantemente ténue e desfocada nos últimos anos. Não é fácil dizer quando termina o dia de trabalho porque muitos empregados continuam a trabalhar ou a discutir questões laborais com colegas mesmo depois de saírem do escritório à noite. Os empregados remotos, cujo número tem aumentado significativamente ao longo dos anos do Covid-19, desfrutam frequentemente do privilégio do horário flexível. Os horários de trabalho vagos tornam quase impossível para o gestor estabelecer prazos rigorosos para monitorizar o desempenho da equipa sem o risco de espiar acidentalmente as suas vidas.

Outro problema são os dispositivos. Idealmente, os empregados deveriam utilizar um computador ou telefone da empresa para actividades relacionadas com o trabalho. As leis na maioria das áreas não restringem os empregadores de controlar os aparelhos que pertencem à empresa. Assim, bastaria rastrear estes dispositivos para ter uma ideia sobre a produtividade do pessoal ou evitar fugas de dados. Voilá, problema resolvido. Na realidade, no entanto, os empregados podem levar para casa dispositivos próprios da empresa ou utilizá-los para fins pessoais no trabalho. Podem instalar aplicações de mensagens privadas registadas como o Whatsapp ou o Facebook e envolver-se em comunicações profissionais e fora do local de trabalho na mesma conta. Além disso, trazer dispositivos electrónicos próprios para o escritório e utilizá-los para se ligarem a redes empresariais, resolver tarefas de trabalho e conduzir negócios pessoais está a tornar-se cada vez mais popular.

O assunto torna-se ainda mais delicado se o seu software de monitorização de empregados estiver equipado com funcionalidades de gravação de vídeo ou áudio com webcam. Ou se puder recolher outras informações sensíveis como dados bancários ou senhas que possam cair nas mãos erradas e ser utilizadas para fins criminosos.

Então, onde traçar a linha na monitorização? Como acompanhar a produtividade e a presença do pessoal sem infringir a sua vida privada? Para começar, deve aprender todas as reviravoltas das leis que regulam o controlo do pessoal na sua área. Seja muito claro com a sua equipa sobre quais as informações que recolhe e para que fins. Deve respeitar os direitos constitucionais, estatutários e contratuais dos funcionários. Configure o seu sistema de monitorização de tal forma que recolha apenas as informações essenciais para aceder ao pessoal.

Se os seus empregados utilizarem dispositivos pessoais para o trabalho, deverá primeiro obter autorização para instalar qualquer aplicação de localização. Em segundo lugar, certifique-se de escolher um software de monitorização que lhes permita iniciar e parar a monitorização manualmente para que possam demarcar o seu trabalho e a sua vida privada. E lembre-se que nada do que possa aprender através da monitorização da vida fora do trabalho do seu pessoal pode servir-lhe de desculpa para tomar quaisquer acções relacionadas com o trabalho contra eles, excepto em casos extremos.

Vantagens da monitorização dos meios de comunicação social dos funcionários

Um estudo de 2021 estabelece como a "distracção social" e a "distracção relacionada com tarefas" são as duas principais razões pelas quais as pessoas passam tanto tempo nos canais dos meios de comunicação social. Os algoritmos dos meios de comunicação social não servem para isso, transformando actividades significativas como a navegação e mesmo a leitura em distracções quase de trabalho. Compreensivelmente, isto perturba a eficiência do trabalho dos empregados. Por essa razão, é vital para as empresas vigiarem a actividade dos seus empregados nos meios de comunicação social e controlarem a sua presença através de outras plataformas.

Aqui estão os principais benefícios de monitorizar os meios de comunicação social dos funcionários:

  1. Cyberbullying Ciberbullying

    Considerando a proliferação do cyberbullying nos dias de hoje, é vital para os empregadores monitorizar o comportamento em linha dos seus empregados, especialmente daqueles que invariavelmente trabalham em linha. Desta forma, poderiam ser impedidos de se entregarem à ciberperseguição ou de serem eles próprios intimidados.

  2. Aumentar o desempenho

    A monitorização das teclas, monitorização IM, etc., são as pedras angulares da monitorização dos meios de comunicação social. Através da monitorização remota da actividade online dos trabalhadores, os empregadores podem monitorizar o seu desempenho e detectar potenciais melhorias. Além disso, podem utilizar os mesmos dados para avaliar melhor o envolvimento global dos trabalhadores com os objectivos da empresa.

  3. Manter a Credibilidade

    Os empregados são a cara da empresa. Como tal, são eles que a representam quando estão lá fora na esfera social. É por isso que as organizações devem assegurar que estes empregados estão a construir uma reputação positiva noutros locais e não mancham, consciente ou inconscientemente, a marca da empresa.

  4. Reforço da segurança

    No final do dia, as empresas não querem ameaças internas nas suas mãos. Ao acompanharem de perto o comportamento em linha dos seus empregados, os empregadores podem impedir que estas ameaças surjam. Como tal, devem estar constantemente a monitorizar as contas dos meios de comunicação social dos empregados para garantir que, mesmo que haja uma quebra de segurança, são alertados a tempo.

Prós e contras da monitorização dos empregados

Com a questão predominante dos ciberataques e a crescente necessidade de responsabilização no local de trabalho, as organizações ponderam as vantagens que as ferramentas de monitorização dos funcionários acumulam. Para o efeito, eis um profundo resumo dos prós e contras da monitorização dos trabalhadores.

Aqui estão os principais benefícios de monitorizar os meios de comunicação social dos funcionários:

Prós

  1. Melhoramento da Produtividade

    Uma solução de monitorização dos empregados permite às organizações obterem conhecimentos em tempo real sobre os padrões de trabalho dos empregados. Estas percepções são, de facto, medidas quantificáveis que podem ser utilizadas para medir a produtividade. Com isto, os empregadores podem criar canais de feedback dedicados e medir o desempenho individual e de equipa.

  2. Fluxo de trabalho racionalizado

    Muitas vezes, muitos processos internos são interrompidos graças a necessidades de última hora. Por vezes, os recursos para os completar podem ser escassos. Muito disso tem a ver com a forma como o fluxo de trabalho do dia-a-dia dos funcionários é afectado. Se os funcionários em causa fossem acompanhados de perto, tudo isso poderia ser evitado, uma vez que seriam capazes de se manter no topo das suas tarefas e de as completar em tempo útil.

  3. Eficiência em termos de custos

    O velho ditado: "A prevenção é melhor do que a cura", é sempre verdadeiro. Quando se trata de monitorização de empregados, o custo de perder um negócio para uma ameaça cibernética é pelo menos dez vezes superior ao de impedir que uma aconteça. A capacitação dos empregados com software espião e dispositivos de monitorização pode impedir qualquer ameaça de acontecer em primeiro lugar. Além disso, estas soluções mantêm o controlo da utilização eficiente do tempo e dos recursos, poupando assim muito tempo a uma organização a longo prazo.

Contras

  1. O Factor de Desconfiança

    Por vezes, as organizações inclinam-se para medidas rigorosas para responsabilizar os empregados pelas suas acções. No entanto, estas medidas são frequentemente encontradas com suspeitas por parte da força de trabalho, especialmente no caso de preocupações com a privacidade. Como resultado, alguns empregados podem recusar ou desafiar o cumprimento das políticas e procedimentos escritos. Isto, por sua vez, prejudica a produtividade, causa atrasos e actua em detrimento da reputação da organização.

  2. O Factor Jurídico

    Alguns países e respectivos estados têm leis e regulamentos rigorosos que regulam o controlo dos empregados. Para esse efeito, qualquer acto de vigilância ilegal pode colocar uma organização em apuros. Isto implica que as organizações se mantenham a par das últimas regras e regulamentos do terreno em que operam e potencialmente procurem aconselhamento jurídico.

Ética de monitorização dos empregados

No cenário pré-pandémico, a monitorização dos empregados era largamente vista como uma prática intrusiva e predominantemente antiética. Mas isso mudou rapidamente no novo normal, uma vez que a prática se tornou uma precaução de segurança necessária e inócua para proteger os bens de uma organização. No entanto, ao emergir deste período angustiante, subsistem as questões sobre até onde uma empresa deve ir na sua busca de uma vigilância completa dos seus empregados e que limites morais devem ser respeitados no processo. Aqui está um resumo do mesmo:

  1. Adesão à Monitorização Consensual

    O controlo discreto dos empregados pode ser uma forma lógica de não perturbar o local de trabalho, mas também pode ser visto como uma invasão extrema da privacidade dos empregados. Por conseguinte, se uma empresa quiser manter um olho na sua força de trabalho, então deve mostrar que está interessada no bem-estar dos empregados através de uma supervisão mais estreita sobre o que eles fazem e como o fazem. Os empregados devem estar conscientes de que os seus computadores, os seus telemóveis, e a rede estão a ser monitorizados através de uma ferramenta de monitorização dos empregados.

  2. Avaliando Motivações de Monitorização

    Mesmo antes de implementar a monitorização dos empregados, uma empresa deve avaliar as suas razões e motivações. O foco deve ser nos benefícios tangíveis e não em ser intrometido. Na maioria das vezes, a monitorização é feita para apanhar empregados que estão deliberadamente a perder tempo no trabalho ou que são culpados de violação de direitos de autor ou de visualização de material impróprio.

    Ultimamente, no entanto, as motivações de vigilância foram além disso e envolveram questões como o cyberbullying, roubo de identidade, e mesmo o abuso de informação privilegiada. Assim, antes de as empresas se comprometerem com uma solução de vigilância de empregados, devem delinear o(s) motivo(s), como(s), e o(s) quê(s) das suas iniciativas de vigilância. Isto envolve a avaliação dos limites dos métodos de recolha de dados, as possíveis consequências para os empregados, e as utilizações aceitáveis dos dados.

    Por exemplo, não iriam querer investir na digitalização de chats de mensagens instantâneas nas redes sociais, se não é isso que preocupa a sua indústria. Eventualmente, tais motivações deveriam ser expostas à frente dos empregados para promover a transparência operacional.

  3. Tendo em conta a Privacidade

    Ao implementar a monitorização dos empregados, as empresas devem estar atentas à importância de manter um ambiente de trabalho privado e seguro para os seus empregados. Por exemplo, a monitorização após o horário de trabalho pode ser uma fonte de stress para alguns empregados e pode levá-los a abandonar o emprego. Além disso, os empregados devem ser autorizados a trabalhar sem receio de que a sua privacidade esteja a ser comprometida e de que a direcção aceda ilegalmente às suas informações pessoais.

  4. Optar pela ferramenta ideal

    Todas as considerações anteriores implicam o instrumento ideal para a implementação. Deve ter-se o cuidado de assegurar que a solução é compatível com os objectivos organizacionais e cumpre as suas normas de segurança. É aqui que o conselho de um consultor jurídico poderia ser útil para assegurar a conformidade com as leis e regulamentos específicos do Estado.

Monitorização dos funcionários e Direito

Cada país ou estado tem as suas próprias leis que regem o controlo dos empregados. Alguns estados adoptaram uma visão rigorosa sobre a monitorização dos empregados, enquanto outros têm uma abordagem mais liberal. Considere isto; as Leis de Emprego e Trabalho indianas permitem a noção de vigilância e controlo dos empregados no local de trabalho. Sim, a Secção 21 enfatiza o direito à privacidade, mas não há uma elucidação explícita da legalidade/illegalidade das práticas de monitorização dos empregados. é um resumo do mesmo:

Ao contrário, algumas das leis americanas são mais concretas. Por exemplo, a Lei de Privacidade das Comunicações Electrónicas de 1986 permite a monitorização do local de trabalho, considerando que as empresas têm uma razão legítima para o fazer. Além disso, cada estado dos EUA tem a sua própria quota-parte de regulamentos relativos à gravação de chamadas telefónicas. Depois há o Video Privacy Protection Act e regulamentos adicionais em torno da divulgação de "fitas de vídeo" para evitar a divulgação indevida.

No que diz respeito ao Reino Unido, o Regulatory of Investigatory Powers Act 2000 (RIPA) é frequentemente citado por seguir uma vigilância consensual. O Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR) também tem uma palavra a dizer na regulamentação do acesso a dados pessoais e da forma como esses dados estão a ser processados. Na Austrália, o Privacy Act 1988, Workplace Surveillance Act 2005, Surveillance Devices Act 1999, etc., permitem a vigilância mas de uma forma mais restrita.

Em suma, cada país e os estados correspondentes têm as suas próprias leis únicas que regem a utilização da vigilância dos empregados. A noção global, porém, é que um empregador pode controlar o seu empregado no local de trabalho, desde que esteja dentro dos limites das suas respectivas leis estatais.

Monitorização dos empregados GDPR

O Regulamento Geral de Protecção de Dados (GDPR) centra-se explicitamente nas políticas de privacidade de dados para pessoas residentes na União Europeia (UE). O artigo 6º do regulamento sublinha a legalidade do processamento e, na mesma linha, fornece uma orientação para o acompanhamento das melhores práticas por parte dos trabalhadores em toda a Europa. Por exemplo, o artigo 6 delineia que o tratamento de dados é "lícito":

  • Quando o funcionário tiver dado o seu consentimento para que os seus dados sejam recolhidos e tratados para um fim específico

  • Quando o tratamento de dados tem por objectivo o cumprimento da lei

  • Quando o tratamento de dados está a ser realizado no interesse público

  • Quando o tratamento de dados é realizado no interesse do empregado

Na mesma linha, a GDPR permite aos Estados Membros da UE avançar pontos (2) e (3) com base na legislação da União e do Estado Membro. No conjunto, a GDPR funciona como uma fonte de confiança para os empregadores em toda a União Europeia relativamente às suas políticas e práticas de monitorização dos empregados.

De facto, fornece-lhes instruções concretas a seguir quando há incerteza sobre se os dados recolhidos estão a ser utilizados para os fins a que se destinavam inicialmente. Tal incerteza pode surgir se houver o risco de que os dados pessoais recolhidos estejam a ser utilizados indevidamente.

Assim, a GDPR, com efeito, ajuda os empregadores a manter a integridade, confidencialidade, responsabilidade, exactidão, justiça e legalidade durante todo o seu esforço de processamento de dados.

O que esperar em 2022?

Quase 60% dos empregadores estavam a utilizar software de monitorização de empregados no início de 2022 para avaliar a produtividade dos empregados. À medida que a mudança de paradigma nos modelos de trabalho continua, espera-se que este número aumente significativamente ao longo da linha. Dito isto, estas quatro tendências estão a mudar o panorama da monitorização dos empregados em 2022.

O que esperar em 2022?
  1. Monitorização dos funcionários como ferramenta de gestão

    Num esforço para renovar a produtividade da sua força de trabalho, os empregadores estão cada vez mais a recorrer a soluções de monitorização dos empregados em vez de práticas de contratação e despedimento excessivas. A razão por detrás disto é que a monitorização dos empregados ajuda a identificar os hábitos de trabalho e os padrões de produtividade dos empregados, facilitando assim aos empregadores a condução de decisões orientadas por dados para a melhoria do desempenho global.

  2. A Natureza "Híbrida" do Trabalho

    Mais de 70% das empresas americanas adoptaram (ou estão em vias de adoptar) o modelo de trabalho híbrido, que está cada vez mais a surgir em todo o mundo. Uma vez que as empresas precisam de proporcionar uma combinação de apoio, flexibilidade e liberdade, mantendo simultaneamente um certo nível de responsabilização que se espera dos seus empregados, a monitorização dos empregados está a tornar-se a solução de ponta a ponta.

  3. Monitorização da Automatização e da IA na sua espessura

    As soluções de monitorização de funcionários baseadas na nuvem estão cada vez mais a ganhar força no mundo empresarial. Com o acompanhamento avançado do tempo, análise de comportamento, identificação e características de detecção de risco, estas soluções reduzem a necessidade de intervenção manual e, consequentemente, a carga de trabalho dos departamentos de RH.

  4. A Prioridade no Bem-estar dos Empregados

    Talvez uma das maiores razões pelas quais a monitorização dos empregados está a ganhar força de trabalho seja porque dá aos empregadores uma maior visibilidade na sua força de trabalho. Isto também os ajuda a mitigar e detectar os perigos que podem ter impacto no bem-estar dos empregados. Isto é especialmente importante porque as questões de saúde no local de trabalho podem drenar recursos e produtividade, especialmente quando a força de trabalho é remota e distribuída por todo o mundo.

FAQs

  1. Como é que os empregadores estão a controlar os seus empregados?

    Os empregadores estão na sua maioria a monitorizar o desempenho geral do trabalho ou a presença dos empregados através do software de monitorização dos empregados. Hoje em dia, os empregadores recorrem cada vez mais a estas soluções como um recurso para motivar e recompensar os seus empregados, aumentar a produtividade, e impulsionar a tomada de decisões.

  2. O que pode fazer o software de monitorização dos funcionários?

    O software de monitorização dos empregados evoluiu bastante e é agora utilizado para muito mais do que apenas o rastreio das horas de trabalho. Estas ferramentas podem ajudar as empresas a localizar os empregados nas redes sociais e na web, fornecer relatórios de avaliação de desempenho, detectar riscos e fraudes, etc., - tudo isto enquanto permite a monitorização remota.

  3. A monitorização dos empregados aumenta a produtividade?

    Ao fornecer uma visão dos hábitos de trabalho e produtividade dos empregados, o software de monitorização dos empregados ajuda as empresas a descobrir o que precisa de ser feito para aumentar a produtividade. O software de monitorização do empregado certo pode ajudar a identificar e quantificar factores que influenciam a produtividade de um empregado, como ambiente de trabalho, carga de trabalho, níveis de envolvimento, etc.

  4. Como é que os empregados se sentem em relação a serem monitorizados?

    Essa é uma questão subjectiva. Enquanto alguns empregados podem não se importar de ser monitorizados, outros podem sentir-se encurralados. Isto depende de vários factores, como o seu nível de confiança no seu empregador e gestão, a indústria em que trabalham, etc. É por isso que as empresas devem tomar as precauções necessárias (consentimento do empregado) e garantir que não estão a violar a privacidade dos seus empregados enquanto alcançam os seus objectivos.

  5. Qual é o nível de controlo das actividades dos trabalhadores no trabalho?

    Não há acordo universal sobre quando e quantas actividades devem ser monitorizadas. A forma como é gerida depende da cultura da empresa, da indústria do negócio, e de outros factores. Contudo, a maioria das indústrias que envolvem processamento e análise de dados pesados, tais como bancos, serviços financeiros, e cuidados de saúde, tendem a concentrar-se bastante na monitorização holística dos empregados.

  6. O controlo dos empregados é legal?

    Em geral, sim. No entanto, as organizações do sector público e dos serviços sociais têm frequentemente certas restrições à utilização de software de monitorização de empregados. Além disso, os estados podem ter diferentes leis e regulamentos que regem o empregado de, digamos, vigilância por vídeo, recolha de dados, etc. Por conseguinte, os empregadores devem estabelecer salvaguardas adequadas para proteger contra potenciais violações de dados e uso indevido de informação, aderindo às leis de privacidade do seu Estado.

  7. Os empregadores têm de notificar os empregados da monitorização?

    A melhor prática consiste em notificar os empregados assim que a solução de monitorização dos empregados tenha sido (ou venha a ser) implementada. Desta forma, os empregados estarão cientes do que os seus empregadores estão a monitorizar e em que capacidade. Também lhes permite dar voz a quaisquer preocupações que possam ter.

  8. É legal controlar os empregados sem o seu conhecimento?

    A legalidade disto depende das leis de privacidade do Estado. Alguns estados permitem isto, desde que sejam cumpridos requisitos específicos. Mesmo assim, os empregados devem consentir que os seus empregadores monitorizem as suas actividades, e o empregador deve declarar nas suas políticas de privacidade o que será monitorizado, como será utilizado, etc., para evitar qualquer utilização indevida dos dados.

  9. Pode a monitorização dos empregados ser feita de forma ética?

    A utilização ética do software de monitorização de empregados depende do facto de os bens digitais relevantes serem tratados como privados e confidenciais. Os empregadores devem seguir as leis aplicáveis em caso de violação de dados e ramificações legais. É também essencial que os empregadores indiquem claramente que partes dos bens digitais dos seus empregados serão monitorizadas na sua política de privacidade e permitam aos empregados dar o seu consentimento antes da monitorização. Para maior clareza sobre este assunto, é aconselhável que os empregadores consultem o aconselhamento jurídico antes de se comprometerem com o software de monitorização dos empregados.

  10. É legal monitorizar as mensagens de correio electrónico dos funcionários?

    Os e-mails são parte integrante do fluxo de trabalho diário e, como tal, são frequentemente monitorizados. Muitos empregadores utilizam software de monitorização de empregados para verificar mensagens que violam as suas políticas empresariais ou as que são críticas para o seu negócio. No entanto, é vital que o empregador tome as precauções legais necessárias e garanta que estão dentro dos seus direitos de monitorizar os e-mails dos empregados, especialmente dada a miríade de leis e regulamentos que regem a privacidade dos e-mails nos dias de hoje.

  11. Porque é importante a monitorização dos empregados?

    A monitorização dos empregados é necessária para que as empresas se mantenham competitivas no mundo digital de hoje. Ajuda os empregadores e empregados a monitorizar o seu desempenho e a melhorá-lo, identificando factores que contribuem para o aumento da produtividade, redução da rotatividade e do absentismo, etc. Também permite aos empregadores alimentar e fazer crescer o seu negócio através da recolha e análise dos dados dos seus empregados para os ajudar a compreender melhor as suas necessidades e a adaptarem-se ao ambiente em mudança.

  12. Porque é importante utilizar software de monitorização para todo o escritório?

    O software de monitorização dos empregados pode ser utilizado para acompanhar e compreender os padrões de comportamento dos empregados, que são críticos para qualquer empresa. Estes padrões podem informar futuras políticas de recursos humanos, alterar horários de trabalho, necessidades de formação, etc. Por exemplo, se uma empresa estiver a ver um número crescente de empregados a verificar as suas contas de correio electrónico pessoais ou sites de comércio electrónico durante o horário de trabalho e puder querer restringir a utilização de modo a aumentar a produtividade, as visualizações facilitadas pelo software de monitorização de empregados podem revelar-se excepcionalmente valiosas.