巧妙地控制员工的生产力

一个程序就能实现对工作区的全员监控。一份关于团队活动、工作时间、互联网使用情况等的完整报告总是在你的指尖上。
与XP及以上版本的Windows操作系统和10.12及以上版本的Mac操作系统兼容。
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雇员监测

CleverControl旨在收集关于你的团队的日常工作的全方位报告。通过对这些信息的分析,你可以了解办公室的通常工作流程,发现成功和无效的模式,并找到改善的方法。此外,像打印机控制这样的功能是跟踪公司资源的有用工具。在工作场所进行员工监控的另一个好处是,你可以发现那些把工作时间浪费在非生产性活动上的低效率团队成员。极其勤奋的员工也值得特别关注,因为持续的大工作量会导致很高的倦怠风险。通过CleverControl,你可以帮助你的团队保持工作和生活的平衡,带领你的团队走向成功。

键盘记录

大部分的办公室工作都需要打字,如填写财务表格、发送电子邮件或在群聊中与团队讨论新项目。CleverControl会记录所有的击键,甚至是被删除的击键。检测那些整天聊天而不做任何工作的人。该程序还可以帮助防止内部威胁或信息泄露。

屏幕截图

如果你喜欢直观的报告,屏幕截图功能会以图片的形式呈现当天的全部总结。当员工改变活动窗口、进入网站或复制东西到剪贴板时,该程序会对屏幕进行抓拍。使用这些屏幕截图,你可以确保你的员工始终参与到工作过程中,并检查每个团队成员如何使用他们的工作时间。

互联网使用跟踪

监测员工如何使用互联网可能是关于他们工作日最宝贵的信息来源。看看他们使用了多少与工作有关的网站,他们搜索了哪些信息,以及他们被社交媒体、娱乐或购物网站分散注意力的频率如何。通过按类别、URL或关键词阻止非生产性网站,或只允许有限数量的获准网站,来控制分心。通过他们搜索的信息了解你的团队是否需要额外的培训。

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社交媒体和信使

社交媒体和聊天可以偷走30%以上的工作时间。虽然它们是不生产的明显迹象,但也可能是压力或倦怠的不明显迹象。获取详细的记录和截图,包括进出的信息、帖子、访问的网页和社区。限制非生产性活动,为重要任务节省时间,创造一个更多参与和健康的工作环境。

应用活动

是否有一个应用程序是你的团队应该花最多时间在上面的?通过CleverControl,你可以检查是否确有其事。查看电脑上所有安装的程序以及它们在工作时间内运行的时间。节省你的团队不使用的软件的许可证。监控新安装的应用程序,以避免不必要的活动。

打印机任务跟踪

将公司资源用于个人需求在员工中是很典型的。虽然有些人打印个人文件是为了节省付费的打印服务,但其他人可能会做更糟糕的事情,如未经批准就打印机密信息。收到一份完整的打印机使用实例清单,并注明时间和打印机操作名称。防止公司数据的泄露,控制公司资源的使用。

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对外部存储设备的监控

监控外部存储设备是对抗企业信息泄露或滥用资源的另一种方式。Clever Сontrol会记录哪些设备连接到电脑以及连接的时间。结合屏幕截图,这些信息可以让你知道谁从公司的电脑上拷贝了文件,或者为了个人需要而使用电脑。

实时屏幕和网络摄像头广播

如果你需要检查你的团队此刻正在做什么,实时监控是完美的。避免因为站在背后而造成不必要的紧张,而是在你自己的办公室里舒适地查看他们的屏幕。看看你的员工是如何很好很迅速地完成他们的任务的,并支持任何在开始时可能需要帮助和指导的新员工。 另外,CleverControl还提供连接到公司电脑的网络摄像头的直播。这一功能可能有助于节省小型办公室的视频监控费用。

屏幕、网络摄像头和声音记录

观看现场直播可能很费时,而且不方便,尤其是当你不在办公室的时候。记录全天的计算机屏幕,只要你方便,就可以观看记录。选择你需要看记录的时段,并加快回放速度以节省时间。从连接到团队电脑的网络摄像头进行视频和声音记录,以查看办公室内发生的事情。在内部事件调查的情况下获取证据。

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工作时间跟踪

CleverControl可以作为一个简单而方便的员工考勤监控系统。它可以自动收集报告,了解团队成员何时开始和结束他们的工作日,他们花了多少时间工作或在办公室里喝着咖啡闲逛。控制考勤,了解员工的工作习惯,创造一个更有成效和更快乐的工作空间。

小时跟踪

人工打卡可能是不准确和不可靠的。相反,CleverControl通过记录员工打开和关闭电脑的时间来跟踪员工的工作时间。找出谁总是迟到或在工作日结束前偷偷溜出办公室。照顾好你的团队的健康--揭示那些不断过度工作的人,并优化他们的任务。

不活动时间的记录

休息时间是必不可少的,因为它们可以让你的团队养精蓄锐,并可能提出新的想法。看看谁过度使用了他们的特权,喝了太多的咖啡或抽烟时间。该程序作为生产力时间跟踪器,记录超过设定允许限度的不活动时间。获取团队中每个成员一天中总体闲置时间的报告。

考勤控制

你可能永远不知道你的员工屡次违反办公室纪律。另一方面,一个过度负责任的工人可能永远不会告诉你他们的工作量太大。由于有小时跟踪、记录和实时监控功能,你可以随时看到谁迟到或缺席,或者谁在周末工作以满足太紧的最后期限。揭示那些习惯性偷懒的人和可能出现工作量过大的团队成员,平衡任务,保持稳定和健康的工作流程。

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远程访问员工活动的统计数据

云端员工监控让你无论身在何处都能跟踪业绩。只要你手头有移动设备或电脑,你就可以通过信息量大的统计图表来控制和评估工作流程,一目了然。

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总体活动时间评估

CleverControl会自动分析收集到的信息,并按天、周、月或任何自定义时间段创建每个成员和整个团队的总体活动和非活动时间的图形表示。它还能发现团队活动时间的下降和上升。追踪员工的生产力,一目了然地评估工作纪律,并采取措施来改善它。

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最常用的应用程序和网站的记录

如果你没有时间检查收集到的原始数据,方便的统计图表会帮你做到这一点。看看员工最常使用哪些应用程序和网站类别,他们在这些应用程序和网站上花费了多少时间,以及这一数值在不同时期的变化。立即深入了解工作流程,并根据统计数据确定培训的需要。

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聚焦社交网络和信使的使用

立即注意到分心的问题,并采取措施将其降到最低。统计显示了团队花在社交网络和信使上的时间以及这一比率的变化。限制它们的使用,不仅可以提高生产力,还可以改善办公室的气氛。面对面地讨论项目的细节使团队更加团结。它也有助于创造一个更有参与性和激励性的工作场所。

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雇员监控指南

什么是员工监控?

员工监控是指使用各种方法收集有关员工在工作场所的活动信息:从计算机监控到视频监控。这种监控的主要目标是提高生产力,控制企业资源,防止数据丢失和不可接受的行为。

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国际数据公司(IDC)进行的研究表明,员工在工作中花在个人目的上的上网时间高达40%。最大的时间消耗者是社交网络和购物网站。大约60%的网上购物发生在工作时间。根据Sprout Social的Bambu的研究,大约70%的工人承认他们经常在工作中查看他们的社交媒体。总的来说,每年损失的生产力可能高达40%。 另一个问题是企业数据泄露。根据IDC的数据,20-30%的员工曾向公司外发送含有商业机密、知识产权或其他敏感信息的电子邮件。

员工监控是控制和重新组织企业资源使用的一个好方法。员工在办公室打印机上打印出个人文件以节省付费打印服务是很常见的。还有一点需要考虑的是企业软件的使用。每年,英国和美国公司在员工不使用的软件上浪费340亿美元。监测应用程序的使用情况可以让你看到你的员工是否过度授权或授权不足。

所描述的问题使人很难低估监测工作人员的重要性。

雇员监测的类型有哪些?

  • 网络活动追踪

    互联网在任何领域都是一个巨大的有价值的信息来源--但它也是分散注意力的一个重要来源。跟踪你的团队如何使用互联网可以限制这些分心。此外,你可以确定培训的需要,并通过提高带宽效率节省服务提供商的费用。

    监测员工的电子邮件是检查和防止潜在数据泄露的方法之一。

  • 计算机活动监控

    计算机活动监控是一个广泛的术语,包括跟踪用户在公司计算机上的行动。它包括键盘记录、应用程序和网站使用、屏幕截图、打印机使用、活动和闲置时间、搜索查询记录等等。监控程序以详细的报告和统计图表的形式呈现积累的数据。它们让人了解工作过程,作为生产力跟踪器,帮助维持纪律,并揭示员工是否适当和明智地使用公司资源。

  • 位置跟踪

    虽然不像其他形式的员工监控那样被广泛使用,但位置跟踪是监控员工的一种宝贵方式。对于在外地工作或经常出差的人来说,它是必不可少的。如果公司拥有的设备被盗或丢失,GPS跟踪有助于找到这些设备。你还可以监测并找到最有效的路线,提高在偏远地区工作的员工的安全。

  • 呼叫监控

    呼叫监控对销售经理或客户支持人员来说是很平常的。专门的程序会记录电话,这些记录以后可以让管理人员确保员工遵循沟通标准,调查客户投诉和培训新团队成员。

  • 视频监控

    视频监控系统在引起对员工和公司财产安全担忧的地方最为有效。在这里,它们有助于防止盗窃或破坏,确保工作条件符合安全要求。尽管视频监控不是衡量生产力的最佳方式,但监控数据在考勤跟踪和调查内部事件方面可能是有价值的。

如何监测工作场所的生产力?

  • 设定明确的期望和截止日期

    如果你的团队不知道你对他们的期望是什么和什么时候,他们将永远不会有效率。不仅要为整个企业,而且要为每个团队和团队成员制定明确和可衡量的目标。

  • 使用项目管理软件

    市场上有很多应用程序使项目管理毫不费力且高效。它们让你跟踪谁负责什么工作,以及他们花了多少时间在上面。你可以给员工分配任务,设定最后期限并讨论项目--所有这些都在一个程序中。节省管理时间,并保持你的团队的努力协调。

  • 衡量结果,而不是衡量工作时间

    你的团队可能是世界上最守时的团队,准时到达和离开办公室。然而,他们可能把大部分的工作时间花在看Youtube上有趣的猫咪视频上,或在喝咖啡时与同事随意聊天。相反,一个人可能总是迟到半小时--但却给公司带来最大的利益。考虑的是工作的结果,而不是工人在办公室花了多少时间。

  • 质量高于数量

    五个做得好的任务比一打做得不好的任务带来更多利润。在评估生产力的同时,更要注意工作的质量,而不是数量。这对制造业企业来说尤其重要。

  • 提供反馈

    如果你注意到一个生产力低下的工人,不要急着说他们懒惰和说 "再见"。他们可能是由于缺乏培训或任务不明确而陷入困境。在这种情况下,你的建议和反馈将改善他们的工作表现。与团队互动,在你的公司创造一个高效的反馈文化。

  • 追踪计算机活动

    使用像CleverControl这样的员工监控软件可以让你了解工作流程,看到你的团队如何履行他们的职责。检测非生产性活动,监控出勤和工作时间,控制公司资源的使用。

员工监控软件是做什么的?

现在,员工监控软件是大多数公司(无论大小)最广泛的生产力跟踪方法。它简单而有效:系统管理员将监控程序安装在公司的电脑上。之后,该程序做所有的工作,自动跟踪这些计算机上的活动,并对其进行解释。根据所选软件的功能,它可以记录击键、活动和非活动时间、考勤、任务完成情况、屏幕截图等内容。最先进的程序有这样的附加功能:实时播放被监控的计算机屏幕,进行视频、音频或通话记录,计算工资等。

你可以通过电子邮件、云存储或你的在线仪表板接收收集到的数据,在办公室和出差时都能了解工作进程。

员工监控的利弊是什么?

工作人员监控的主要好处是提高生产力。当工作人员知道他们处于监控之下时,他们会在工作职责上投入更多精力,变得更加投入。然而,员工追踪的好处还不止这些。它有助于。

  • 发现无效的工作模式或不可预见的困难,例如,当雇员在任务上花费的时间超过预期时

  • 分析工作流程,并对其进行优化

  • 揭示了重新分配工作量的必要性

  • 确定培训需求

  • 跟踪工作时间和考勤

  • 确保员工明智地使用公司资源

  • 节省未使用的软件或资源,并保留员工

  • 控制团队成员在与同事和客户的互动中始终遵循企业行为准则。

  • 防止敏感数据的泄漏

  • 在内部调查中提供必要的证据

  • 改善工作条件

听起来很好?雇员监测确实为雇主提供了许多机会,以优化业务并取得更好的结果。然而,对于工人来说,被监控的视角通常看起来并不那么阳光。以下是其中的一些问题。

  • 雇员可能觉得监控侵犯了他们的隐私

  • 他们可能认为这是缺乏信任的表现

  • 知道了生产力跟踪软件,一个人可能会过度工作,担心自己的表现,从而导致更高的压力水平和倦怠的风险。

  • 许多人在工作和家庭中使用相同的设备。他们可能认为监控是对其个人生活的侵犯

  • 如果错误的人获得数据,收集的数据可能被滥用。

  • 雇主必须研究并遵守对员工监控的法律要求。作为雇主,你必须对你的员工透明,让他们知道你收集了哪些数据,有哪些目的。清楚地表明,你的目标不是监视,而是创造一个每个人都能最好地履行其职责并作为一个团队一起工作的工作场所

雇员监控是否合法?

所以,你知道监测如何帮助你达到更高的业务目标。你已经权衡了利弊,并为你的目的选择了最佳工具。然而,还有一个关键问题需要考虑--涉及雇员监控的法律。

尽管雇主跟踪他们的员工已有多年,但有关员工监控的法律仍然模糊不清,而且在很大程度上取决于国家、州甚至县。谈到美国,大多数监控方法在这里是合法的。雇主可以自由地监控电脑和互联网的使用,私人信息,电子邮件,公司拥有的设备上的电话。他们可以实施视频和音频监控(不包括私人空间),甚至可以监控个人设备(有一些限制),如果工人将其用于工作。此外,在一些州,雇主没有义务通知员工关于大多数监控活动。

然而,我们仍然建议在公司政策和监视的原因方面保持透明。这样,你就可以减轻员工被跟踪的压力,避免将来可能出现的纠纷。

在欧洲,如果遵守GDPR法律,大多数员工监控方法是合法的。2018年5月25日出台的《通用数据保护条例》(GDPR)旨在让个人控制他们的数据。它适用于任何组织,并规定他们必须如何处理和保存个人的个人数据。根据GDPR,你作为雇主,必须通知员工有关监测方法,并获得他们对数据收集的同意。你也有责任保护收集的数据。

GDPR适用于欧盟的所有组织。它也包括总部在其之外但在欧盟有雇员的企业。

GDPR并不直接涉及工作场所监控的许多方面,如计算机、互联网使用、电子邮件和社交媒体跟踪。这里的经验法则是通过明确的内部政策提前通知员工关于监控的情况,并获得他们的同意。你所使用的跟踪方法不得侵犯或限制当事人的基本隐私权。GDPR严格禁止记录当事人可能用于工作的公司拥有的和个人设备上的击键和屏幕活动。

在印度、加拿大、尼日利亚、马来西亚和其他一些国家也有类似的法律。雇主必须有一个有效的理由来跟踪员工,告知员工他们收集了哪些数据,通过什么方式收集,并得到他们的许可进行监测。然而,这里有相当多的细微差别,取决于不同的国家。例如,在俄罗斯,雇主只能监测电话的持续时间和参与者的数量,但不能监测实际的电话。在拥有最严格的数据保护法的芬兰,雇主在监控电脑使用方面的权利非常少。

为了确保你公司的监控不违反任何法律,我们建议始终咨询你的地方和州法律。此外,还建议对你的员工透明地说明监控的原因,你收集哪些数据以及你将如何使用这些数据。