如何实施 CleverControl 以遵守 GDPR

免责声明

请注意,本文仅为建议,无意取代法律顾问。遵守 GDPR 是一个复杂的法律领域,此处提供的信息仅供一般指导之用。请咨询您所在地区的数据保护和隐私法专业律师,以确保贵组织完全符合 GDPR 的要求。本文应被视为您研究的起点,而不能取代专业的法律建议。

什么是 GDPR?

通用数据保护条例》(GDPR)是欧盟(EU)于 2018 年颁布的一项综合性数据隐私和保护法律。其主要目的是让个人对 "控制者 "收集的个人数据拥有更多控制权,并统一欧盟各成员国的数据保护法规。"控制者 "是指收集信息的个人、企业、组织或其他机构。

GDPR 基于几项基本原则:

  • 目的限制:数据的收集和处理只能用于其预期目的;
  • 数据处理的透明度和信息;
  • 合法公正的数据处理:控制者应有法律依据,并以当事人的最佳利益为出发点;
  • 尽量减少数据收集:只收集和处理绝对必要的数据量;
  • 收集数据的准确性:控制者应采取合理措施,尽可能获得最准确的数据;
  • 有限的存储期限:控制者应删除不再需要的个人数据;
  • 数据安全性和保密性保障:只有控制者授权的人员才能访问所收集的数据;
  • 责任:控制者有责任遵守 GDPR。

此外,GDPR 还赋予个人访问、更正和删除其数据的权利以及数据可移植性的权利。如果组织向欧盟境内的个人收集数据,则必须遵守这些原则并保护个人的隐私权。

如何根据 GDPR 实施 CleverControl?

了解 GDPR 要求

研究 GDPR,了解其主要原则、要求和义务,尤其是它们如何适用于员工数据的监控和处理。如有疑问,可向精通 GDPR 和数据隐私法的专家寻求法律咨询,以确保您的监控实践符合法律要求。

Be transparent

诚实永远是最好的政策,而在收集个人数据时,诚实更是重中之重。根据 GDPR,个人有权知道你收集了他们的个人数据,因此你必须公开实施员工监控。在安装CleverControl之前,告知你的员工你要监控他们在工作电脑上的活动,并因此收集他们的数据。

解释您到底要收集哪些数据,以及如何处理和使用这些数据。

解释目的

GDPR 要求你只为指定的、明确的和合法的目的收集个人数据,并且不以不符合这些目的的方式处理数据。定义使用CleverControl的原因和明确的目标,并向员工解释。如果这些目标发生变化,一定要通知员工。

获得收集数据的许可

确保员工在知情的情况下同意接受监控。我们建议采用书面形式。文件应非常清楚地说明员工同意的内容。员工有权随时撤销同意。

尽量减少数据

GDPR 鼓励您只收集合法商业目的和监控目标所严格需要的数据。避免收集过多或不相关的员工信息。

根据你的目标,你可能希望收集不同的信息,而这些信息可能因团队而异,甚至因员工而异。CleverControl具有灵活的监控设置,可以让你轻松配置程序收集每个员工的信息。

尊重数据访问权

根据 GDPR,个人有权访问自己的数据、提出异议、纠正错误和要求删除数据。请制定流程,及时回应这些请求。

以下是 CleverControl 如何帮助你维护雇员的权利:

  • 您可以利用报告功能让员工访问收集到的数据。报告以方便的格式包含任何时间段和用户的所有收集数据。您可以随时下载并发送给员工。
  • 员工可以通过一个特殊的链接或者使用你提供的安装文件在他们的电脑上安装CleverControl。这是他们明确表示同意监控的方法之一。
  • CleverControl 会将所有收集到的数据存储在被监控的计算机上,然后再传送到监控仪表板。您可以使用仪表板立即删除该计算机上的所有数据或特定类型的数据。
  • 根据数据类型的不同,CleverControl Cloud会将收集到的数据保存在在线仪表板上1到12个月。之后,数据会被自动永久删除,且无法恢复。目前,还没有手动删除数据的选项。不过,您可以从控制面板上删除计算机,与之相关的所有数据也将被删除。
  • CleverControl On-Premise和CleverControl Local for Small Business可以让你完全控制收集到的数据,因为数据仍然在你的公司内部。为员工监控数据定义并遵守特定的数据保留期限。一旦数据不再需要用于预期目的,就应该安全地删除。

保持机密性

GDPR 要求只有处理数据的人员才能访问这些数据。

在CleverControl,我们无法访问收集到的监控日志--所有数据都是自动处理并加密存储的。只有CleverControl账户所有者可以访问收集到的信息。为了遵守GDPR,只有根据收集到的数据对员工进行评估的管理人员才可以访问这些信息。确保只有授权人员才能查看监控日志。

CleverControl On-Premise和CleverControl Local for Small Business专门设计用于让公司完全控制如何存储和处理数据,以及谁可以访问这些数据。

对员工进行有关 GDPR 合规性和公司数据保护政策的培训,尤其是涉及数据监控和处理的员工。

结论

实施CleverControl,同时保持与GDPR的一致性,对于旨在监控员工在欧盟的活动,同时尊重他们的数据隐私权的企业来说是至关重要的。通过遵循本文概述的指导方针,如数据最小化、透明度、同意和强大的安全措施,你可以在有效监控员工和遵守GDPR之间取得平衡。

请记住,GDPR是一个动态的法规,与法律的任何变化保持更新是至关重要的。定期审核、员工培训和必要时的法律咨询都是确保你的CleverControl实施符合GDPR原则的持续过程的一部分。

将这些实践融入到你的组织的CleverControl方法中,不仅能帮助你维护数据隐私,还能促进员工之间的信任和透明度。取得这种平衡不仅仅是法律上的要求,也证明了你对尊重个人权利和保护个人数据的承诺。请记住,在当今数据驱动的世界中,数据保护和合规是持续的责任,也是负责任和合乎道德的商业行为的基本要素。