التحكم الذكي في إنتاجية الموظفين

تعني مراقبة الموظف جمع المعلومات حول أنشطة الموظفين في مكان العمل باستخدام طرق مختلفة مثل مراقبة الكمبيوتر والمراقبة بالفيديو. حيث تتمثل الأهداف الرئيسية لهذه المراقبة في تحسين الإنتاجية والتحكم في موارد الشركة ومنع فقدان البيانات والسلوك غير المقبول.

أظهرت الأبحاث التي أجرتها شركة البيانات الدولية (IDC) أن الموظفين يقضون أوقاتاً ما يصل إلى 40٪ من وقتت الوصول إلى الإنترنت في العمل للأغراض الشخصية وتصفح الشبكات الاجتماعية ومواقع التسوق، وأن حوالي 60٪ من عمليات الشراء عبر الإنترنت تتم خلال ساعات العمل. فوفقاً لدراسة أجراها بامبيو عبر Sprout Social أكد فيها أن حوالي 70 ٪ من العمال يتفقدون بانتظام وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم في العمل، مما يؤدي في دوره بالمحصلة أن الخسارة السنوية تصل إلى 40% من الإنتاجية. يشكل خطر تسرب البيانات مصدر قلق آخر. فوفقاً ل IDC، أن نسبة 20-30% من الموظفين قد أرسلوا رسائل بريد إلكتروني تحتوي على أسرار تجارية أو ملكية فكرية أو معلومات حساسة أخرى لخارج شركاتهم.

تعد مراقبة الموظفين طريقة رائعة للتحكم في استخدام موارد الشركة وإعادة تنظيمها. من الشائع أن يقوم الموظفون بطباعة المستندات الشخصية على طابعات المكتب ليوفروا على أنفسهم تكاليف الطباعة المطبوعة. أمر آخر يجب مراعاته وهو استخدام برامج الشركات. على سبيل المثال، تهدر الشركات البريطانية والأمريكية سنويًا 34 مليار دولار على برامج لا يستخدمها موظفوها. لذلك، تتيح لك مراقبة استخدام التطبيقات معرفة ما إذا كان موظفوك مؤهلين ومخولين بشكل كافٍ أو لا.

تنقل لك القضايا الموصوفة أهمية وحساسية مراقبة الموظفين.

• تتبع نشاط الويب

  يشكل الإنترنت مصدراً مميزاً للمعلومات القيمة في أي مجال-وهو أيضاً مصدر تشتيت كبير في نفس الوقت. يمكن أن يؤدي تتبع كيفية استخدام فريقك للإنترنت إلى تقييد عوامل التشتيت هذه. إضافة لذلك، يمكنك معرفة وتحديد مدى الحاجة إلى التدريب والتوفير في مزودي الخدمة من خلال تحسين كفاءة عرض النطاق الترددي. ولذلك، فإن مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين تعد إحدى طرق التحقق من تسرب البيانات المحتملة والعمل على منعها.

  تعد مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين إحدى طرق التحقق من تسرب البيانات المحتمل ومنعه.

• مراقبة نشاط الكمبيوتر

  يشمل مراقبة نشاط الكمبيوتر مصطلحاً واسعاً بضمه تتبع إجراءات المستخدم على كمبيوتر الشركة، ويضم أيضاً تسجيل المفاتيح، واستخدام التطبيقات ومواقع الويب، ولقطات الشاشة، واستخدام الطابعة، وأوقات العمل وعدم النشاط، وتسجيل استعلامات البحث والمزيد. ويعرض برنامج المراقبة أيضاً البيانات المتراكمة في تقارير مفصلة ومخططات ورسوم بيانية إحصائية. فقد يقدمون نظرة ثاقبة لآلية سير العمل، ويديرون كمتتبعين للعملية الإنتاجية، ويساعدون أيضاً في الحفاظ على عملية الانضباط ويكشفون ما إذا كان الموظفون يستخدمون موارد الشركة بشكل مناسب وحكيم.

• تتبع الموقع

  على الرغم من قلة استخدامه على نطاق واسع مثل الأشكال الأخرى لمراقبة الموظفين، إلا أن تتبع الموقع يعد وسيلة قيمة لمراقبة الموظفين، خصوصاً للأشخاص الذين يعملون في الميدان أو كثيراً ما يذهبون في رحلات عمل. يساعد تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) في العثور على الأجهزة المملوكة للشركة في حالة تعرضها للسرقة أو الضياع، كما يمكنها أيضًا مراقبة أكثر الطرق فعالية والعثور عليها وتحسين سلامة الموظفين العاملين في المواقع البعيدة.

• مراقبة المكالمات

  تعد مراقبة المكالمات أمرًا معتادًا لمديري المبيعات أو وكلاء دعم العملاء، إذ أصبح بمقدور البرامج الخاصة تسجيل المكالمات، والتي تسمح هذه التسجيلات لاحقًا للمديرين بالتأكد من اتباع الموظفين لمعايير الاتصال والتحقيق في شكاوى العملاء وتدريب أعضاء الفريق الجدد.

• المراقبة بالفيديو

  تعتبر أنظمة المراقبة بالفيديو من أكثر النظم فاعلية في الأماكن التي تثير مخاوف بشأن أمن الموظفين وممتلكات الشركة كونها في تساعد في منع حدوث السرقة أو التخريب والتأكد من أن ظروف العمل تلبي متطلبات الأمن. قد لا تكون المراقبة عبر الفيديو أفضل الطرق لقياس الإنتاجية، إلا أن بيانات المراقبة قد تكون ذات قيمة في تتبع الحضور والتحقيق في الحوادث الداخلية.

• ضع توقعات واضحة ومواعيد نهائية

  لن يكون فريق العمل لديك ذو فعالية أبداً إن لم يعرفوا منك ماذا ومتى تتوقع منهم. ارسم لهم أهدافاً واضحة وقابلة للقياس والتحقيق-ضع أهدافاً لكل فريق وعضو في الفريق.

• استخدام برامج إدارة المشروع

  يزخر السوق بالكثير من التطبيقات التي تجعل من إدارة المشاريع سهلة وفعالة. سيسمحون لك بتتبع المسؤول عن العمل ومقدار الوقت الذي يقضونه فيه. سيكون أيضاً بمقدورك تعيين المهام للموظفين وتحديد المواعيد النهائية ومناقشة المشروع-كل ذلك سيكون في برنامج واحد. أصبح بمقدورك توفير الوقت الذي تقضيه في الإدارة والحفاظ على تنسيق جهود فريقك.

• قياس النتائج وليس وقت العمل

  من الممكن أن يكون فريقك هو الفريق الأكثر التزاما في العالم-يأتي ويغادر المكتب في الوقت المحدد. برغم ذلك، قد يقضون معظم وقت عملهم في مشاهدة مقاطع فيديو مضحكة للقطط على يوتيوب او الدردشة مع زملاء المهنة أثناء تناول فنجان من القهوة. على الجانب الآخر، قد يتأخر شخص ما بشكل متكرر لمدة نصف ساعة، لكنه يحقق أكبر فائدة ممكنة للشركة. ضع في حسبانك نتائج العمل، لا مقدار الوقت الذي يقضيه العمال في الشركة.

• مقاييس الجودة تفوق مقاييس الكمية

  خمس مهام يتم إجراؤها بشكل جيد أفضل من اثنتي عشر مهمة بأداء سيء. أثناء تقييم الإنتاجية، ركز على مفهوم جودة العمل وليس الكمية. هذا عنصر مهم بشكل خاص في شركات التصنيع.

• إبداء الرأي

  إن لاحظت أن إنتاجية أحد العاملين منخفضة، فلا تتسرع بالحكم بالكسل عليه وطرده على الفور! قد يعاني بعض العمال بسبب نقص التدريب أو أن المهام لازالت غامضة له. يتوجب عليك في هذه الحالة العمل على نصيحته وإبداء الملاحظات للعمل على تحسين الأداء أثناء العمل. ركز على التفاعل مع الفريق وإنشاء ثقافة إبداء رأي فعالة في شركتك.

• تتبع نشاط الكمبيوتر

  سيسمح لك استخدام برنامج مراقبة الموظفين مثل CleverControl بالنظر في سير العمل ومعرفة كيفية أداء فريقك لواجباتهم وكشف الأنشطة غير المنتجة ومراقبة الحضور ووقت العمل والتحكم في استخدام موارد الشركة.

يعد برنامج مراقبة الموظفين في الوقت الحالي إحدى أكثر الطرق واسعة الانتشار لتتبع الإنتاجية في معظم الشركات، بغض النظر عن حجمها. فهو سهل الاستعمال وذو فعالية كبيرة. سيكون لدى مسؤول النظام بتثبيت القدرة على تثبيت برنامج المراقبة على أجهزة الكمبيوتر للشركة. يلي ذلك أن البرنامج يتولى المهمة كاملة ويتتبع تلقائياً النشاط على هذه الحواسيب ويترجمها. من الممكن اعتماداً على وظائف هذا البرنامج تسجيل ضغطات المفاتيح والوقت النشط وغير النشط والحضور وإكمال المهام والتقاط لقطات شاشة وغير ذلك الكثير. تحتوي البرامج الأكثر تقدماً على ميزات إضافية مثل شاشات البث المباشر لأجهزة الكمبيوتر المراقبة، وإجراء تسجيلات الفيديو أو الصوت أو المكالمات، وحساب كشوفات المرتبات وغيرها.

يمكنك تلقي البيانات المجمعة عن طريق البريد الإلكتروني أو خدمات التخزين السحابي أو لوحة القيادة عبر الإنترنت والبقاء على دراية بآلية سير العمل سواء في المكتب أو في رحلة عمل.

تتمحور الميزة الرئيسية لرصد الموظفين حول تحسين الإنتاجية، فعندما يعلم الموظفون أنهم تحت المراقبة، فإنهم سيبذلون المزيد من الجهد في واجبات العمل ويصبحون أكثر انخراطاً في أجواء العمل. ومع ذلك، فهناك فوائد أكثر لتتبع الموظف أكثر من ذلك. فهي تساعد على:

• اكتشاف أنماط العمل غير الفعالة أو الصعوبات غير المتوقعة، على سبيل المثال، عندما يقضي الموظفون وقتًا أطول في المهمة أكثر مما هو متوقع؛

• تحليل إجراءات العمل وتحسينها؛

• الكشف عن الحاجة إلى إعادة توزيع عبء العمل؛

• معرفة مدى الحاجة إلى التدريب؛

• تتبع وقت العمل والحضور

• تأكد من أن الموظفين يستخدمون موارد الشركة بفعالية

• التوفير في البرامج أو الموارد غير المستخدمة ومدى ضرورة الاحتفاظ بالموظفين؛

• التحكم في أن أعضاء الفريق يتبعون دائمًا قواعد سلوك الشركة في تفاعلهم مع الزملاء والعملاء؛

• منع تسرب البيانات الحساسة؛

• تقديم الأدلة اللازمة في التحقيقات الداخلية؛

• تحسين ظروف العمل.

يبدو ذلك مميزاً؟ تقدم مراقبة الموظفين بالفعل العديد من الفرص لصاحب العمل لتحسين الأعمال وتحقيق نتائج أفضل. ومع ذلك، فإن منظور المراقبة لا يبدو أمراً يبعث على السرور للعمال. فيما يلي بعض المشكلات:

• قد يشعر الموظفون أن المراقبة تنتهك خصوصيتهم؛

• أن ذلك يمثل انعدام للثقة؛

• معرفة برنامج تتبع الإنتاجية، قد يفرط الشخص في العمل ويقلق بشأن أدائه مما يؤدي إلى ارتفاع مستوى التوتر وخطر الإرهاق؛

• يستخدم العديد من الأشخاص نفس الأجهزة في العمل والمنزل. قد يرون في المراقبة تدخلاً في حياتهم الشخصية؛

• قد يتم إساءة استخدام البيانات المجمعة إذا تمكن الأشخاص الخطأ من الوصول إليها؛

• يجب على صاحب العمل دراسة المتطلبات القانونية لمراقبة الموظفين والامتثال لها .كونك صاحب العمل، فيتوجب عليك أن تتحلى بصفتك بالشفافية مع موظفيك بشأن البيانات التي تجمعها ولأي أغراض كانت. فهنا يتوجب عليك أن توضح أن هدفك ليس التجسس، بل إنشاء مكان عمل حيث يمكن للجميع أداء واجباتهم بشكل أفضل والعمل معًا كفريق واحد.

على الرغم من أن أصحاب العمل يتتبعون موظفيهم منذ سنوات، إلا أن القوانين المتعلقة بمراقبة الموظفين لا تزال غامضة وتعتمد بشكل كبير على الدولة أو الولاية أو حتى المقاطعة.

فمثلاً عند الحديث عن الولايات المتحدة الأمريكية، فإن معظم طرق المراقبة هناك قانونية. لدى صاحب العمل الحرية في مراقبة استخدام الكمبيوتر والإنترنت والرسائل الخاصة ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية على الأجهزة المملوكة للشركة. بل ويمكنهم تنفيذ المراقبة بالفيديو والصوت (باستثناء المساحات الخاصة) وحتى مراقبة الأجهزة الشخصية (مع بعض القيود) إذا كان العامل يستخدمها للعمل. علاوة على ذلك، في بعض الولايات، لا يكون صاحب العمل ملزمًا بإخطار الموظفين بشأن معظم أنشطة المراقبة.

ومع ذلك، ما زلنا نوصي بالشفافية في سياسة الشركة وأسباب المراقبة. إذ يمكنك بهذه الطريقة تخفيف الضغط الناتج عن تعقب موظفيك وتجنب أي نزاعات محتملة في المستقبل.

في أوروبا، تعتبر معظم أساليب مراقبة الموظفين قانونية إذا كانت تلتزم بقوانين الناتج المحلي الإجمالي. تم تقديم اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في 25 مايو 2018، والتي تهدف إلى منح الأفراد القدرة على التحكم في بياناتهم. تنطبق هذه اللائحة على أي منظمة وينظم كيفية معالجة البيانات الشخصية للأفراد والاحتفاظ بها. وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، يجب عليك، بصفتك صاحب عمل، إخطار الموظفين بأساليب المراقبة والحصول على موافقتهم على جمع البيانات. كما أنك مسؤول أيضاً عن حماية البيانات التي تم جمعها.

ينطبق القانون العام لحماية البيانات (GDPR) على جميع المنظمات في الاتحاد الأوروبي، ويشمل أيضًا الشركات التي يوجد مقرها خارجها ولكن لديها موظفين في الاتحاد الأوروبي.

لكن اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) لا تتناول بشكل مباشر العديد من جوانب المراقبة في مكان العمل، مثل الكمبيوتر واستخدام الإنترنت والبريد الإلكتروني وتتبع الوسائط الاجتماعية. هنا القاعدة العامة هي إخطار الموظفين بشأن المراقبة مقدمًا من خلال سياسة داخلية واضحة والحصول على موافقتهم. يجب أيضاً ألا تنتهك طرق التتبع التي تستخدمها أو تقيد حق الشخص الأساسي في الخصوصية. يحظر القانون العام لحماية البيانات (GDPR) بشكل صارم تسجيل ضغطات المفاتيح ونشاط الشاشة على الأجهزة المملوكة للشركة والشخصية التي قد يستخدمها الشخص في العمل.

هناك قوانين مماثلة في الهند وكندا ونيجيريا وماليزيا والعديد من البلدان الأخرى. يجب أن يكون لدى صاحب العمل سبب وجيه لتتبع الموظفين، وإبلاغ الموظفين بالبيانات التي يجمعونها وبأي وسيلة والحصول على إذنهم للمراقبة. ومع ذلك، هناك عدد غير قليل من الفروق الدقيقة هنا، وفقاً للبلد الذي يكون خلالها العمل. على سبيل المثال، في روسيا، يمكن لأصحاب العمل فقط مراقبة مدة المكالمات الهاتفية وأرقام المشاركين، ولكن ليس المكالمات الهاتفية الفعلية. في حين في فنلندا، التي لديها قوانين حماية البيانات الأكثر صرامة، أصحاب العمل لديهم حقوق قليلة جدًا لمراقبة استخدام الكمبيوتر.

للتأكد من أن المراقبة في شركتك لا تنتهك أي قوانين، نوصي دائمًا بالتشاور مع القوانين المحلية وقوانين الولاية. من المستحسن أيضًا أن تكون شفافًا مع موظفيك حول أسباب المراقبة، والبيانات التي تجمعها وكيف ستستخدمها.