التحكم الذكي في إنتاجية الموظفين

يشكل الإنترنت مصدراً مميزاً للمعلومات القيمة في أي مجال-وهو أيضاً مصدر تشتيت كبير في نفس الوقت. يمكن أن يؤدي تتبع كيفية استخدام فريقك للإنترنت إلى تقييد عوامل التشتيت هذه. إضافة لذلك، يمكنك معرفة وتحديد مدى الحاجة إلى التدريب والتوفير في مزودي الخدمة من خلال تحسين كفاءة عرض النطاق الترددي. ولذلك، فإن مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين تعد إحدى طرق التحقق من تسرب البيانات المحتملة والعمل على منعها.

تعد مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين إحدى طرق التحقق من تسرب البيانات المحتمل ومنعه.

يشمل مراقبة نشاط الكمبيوتر مصطلحاً واسعاً بضمه تتبع إجراءات المستخدم على كمبيوتر الشركة، ويضم أيضاً تسجيل المفاتيح، واستخدام التطبيقات ومواقع الويب، ولقطات الشاشة، واستخدام الطابعة، وأوقات العمل وعدم النشاط، وتسجيل استعلامات البحث والمزيد. ويعرض برنامج المراقبة أيضاً البيانات المتراكمة في تقارير مفصلة ومخططات ورسوم بيانية إحصائية. فقد يقدمون نظرة ثاقبة لآلية سير العمل، ويديرون كمتتبعين للعملية الإنتاجية، ويساعدون أيضاً في الحفاظ على عملية الانضباط ويكشفون ما إذا كان الموظفون يستخدمون موارد الشركة بشكل مناسب وحكيم.

على الرغم من قلة استخدامه على نطاق واسع مثل الأشكال الأخرى لمراقبة الموظفين، إلا أن تتبع الموقع يعد وسيلة قيمة لمراقبة الموظفين، خصوصاً للأشخاص الذين يعملون في الميدان أو كثيراً ما يذهبون في رحلات عمل. يساعد تتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) في العثور على الأجهزة المملوكة للشركة في حالة تعرضها للسرقة أو الضياع، كما يمكنها أيضًا مراقبة أكثر الطرق فعالية والعثور عليها وتحسين سلامة الموظفين العاملين في المواقع البعيدة.

تعد مراقبة المكالمات أمرًا معتادًا لمديري المبيعات أو وكلاء دعم العملاء، إذ أصبح بمقدور البرامج الخاصة تسجيل المكالمات، والتي تسمح هذه التسجيلات لاحقًا للمديرين بالتأكد من اتباع الموظفين لمعايير الاتصال والتحقيق في شكاوى العملاء وتدريب أعضاء الفريق الجدد.

تعتبر أنظمة المراقبة بالفيديو من أكثر النظم فاعلية في الأماكن التي تثير مخاوف بشأن أمن الموظفين وممتلكات الشركة كونها في تساعد في منع حدوث السرقة أو التخريب والتأكد من أن ظروف العمل تلبي متطلبات الأمن. قد لا تكون المراقبة عبر الفيديو أفضل الطرق لقياس الإنتاجية، إلا أن بيانات المراقبة قد تكون ذات قيمة في تتبع الحضور والتحقيق في الحوادث الداخلية.

لن يكون فريق العمل لديك ذو فعالية أبداً إن لم يعرفوا منك ماذا ومتى تتوقع منهم. ارسم لهم أهدافاً واضحة وقابلة للقياس والتحقيق-ضع أهدافاً لكل فريق وعضو في الفريق.

يزخر السوق بالكثير من التطبيقات التي تجعل من إدارة المشاريع سهلة وفعالة. سيسمحون لك بتتبع المسؤول عن العمل ومقدار الوقت الذي يقضونه فيه. سيكون أيضاً بمقدورك تعيين المهام للموظفين وتحديد المواعيد النهائية ومناقشة المشروع-كل ذلك سيكون في برنامج واحد. أصبح بمقدورك توفير الوقت الذي تقضيه في الإدارة والحفاظ على تنسيق جهود فريقك.

من الممكن أن يكون فريقك هو الفريق الأكثر التزاما في العالم-يأتي ويغادر المكتب في الوقت المحدد. برغم ذلك، قد يقضون معظم وقت عملهم في مشاهدة مقاطع فيديو مضحكة للقطط على يوتيوب او الدردشة مع زملاء المهنة أثناء تناول فنجان من القهوة. على الجانب الآخر، قد يتأخر شخص ما بشكل متكرر لمدة نصف ساعة، لكنه يحقق أكبر فائدة ممكنة للشركة. ضع في حسبانك نتائج العمل، لا مقدار الوقت الذي يقضيه العمال في الشركة.

خمس مهام يتم إجراؤها بشكل جيد أفضل من اثنتي عشر مهمة بأداء سيء. أثناء تقييم الإنتاجية، ركز على مفهوم جودة العمل وليس الكمية. هذا عنصر مهم بشكل خاص في شركات التصنيع.

إن لاحظت أن إنتاجية أحد العاملين منخفضة، فلا تتسرع بالحكم بالكسل عليه وطرده على الفور! قد يعاني بعض العمال بسبب نقص التدريب أو أن المهام لازالت غامضة له. يتوجب عليك في هذه الحالة العمل على نصيحته وإبداء الملاحظات للعمل على تحسين الأداء أثناء العمل. ركز على التفاعل مع الفريق وإنشاء ثقافة إبداء رأي فعالة في شركتك.

سيسمح لك استخدام برنامج مراقبة الموظفين مثل Clever Control بالنظر في سير العمل ومعرفة كيفية أداء فريقك لواجباتهم وكشف الأنشطة غير المنتجة ومراقبة الحضور ووقت العمل والتحكم في استخدام موارد الشركة.

اكتشاف أنماط العمل غير الفعالة أو الصعوبات غير المتوقعة، على سبيل المثال، عندما يقضي الموظفون وقتًا أطول في المهمة أكثر مما هو متوقع؛

تحليل إجراءات العمل وتحسينها؛

الكشف عن الحاجة إلى إعادة توزيع عبء العمل؛

معرفة مدى الحاجة إلى التدريب؛

تتبع وقت العمل والحضور

تأكد من أن الموظفين يستخدمون موارد الشركة بفعالية

التوفير في البرامج أو الموارد غير المستخدمة ومدى ضرورة الاحتفاظ بالموظفين؛

التحكم في أن أعضاء الفريق يتبعون دائمًا قواعد سلوك الشركة في تفاعلهم مع الزملاء والعملاء؛

منع تسرب البيانات الحساسة؛

تقديم الأدلة اللازمة في التحقيقات الداخلية؛

تحسين ظروف العمل.

قد يشعر الموظفون أن المراقبة تنتهك خصوصيتهم؛

أن ذلك يمثل انعدام للثقة؛

معرفة برنامج تتبع الإنتاجية، قد يفرط الشخص في العمل ويقلق بشأن أدائه مما يؤدي إلى ارتفاع مستوى التوتر وخطر الإرهاق؛

يستخدم العديد من الأشخاص نفس الأجهزة في العمل والمنزل. قد يرون في المراقبة تدخلاً في حياتهم الشخصية؛

قد يتم إساءة استخدام البيانات المجمعة إذا تمكن الأشخاص الخطأ من الوصول إليها؛

يجب على صاحب العمل دراسة المتطلبات القانونية لمراقبة الموظفين والامتثال لها .كونك صاحب العمل، فيتوجب عليك أن تتحلى بصفتك بالشفافية مع موظفيك بشأن البيانات التي تجمعها ولأي أغراض كانت. فهنا يتوجب عليك أن توضح أن هدفك ليس التجسس، بل إنشاء مكان عمل حيث يمكن للجميع أداء واجباتهم بشكل أفضل والعمل معًا كفريق واحد.