كيفية تنفيذ CleverControl بما يتوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات

تنصل

يرجى ملاحظة أن هذه المقالة عبارة عن توصية وليس المقصود منها أن تحل محل المستشار القانوني. يعد الامتثال للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) مجالًا قانونيًا معقدًا، والمعلومات المقدمة هنا هي لأغراض التوجيه العام فقط. من الضروري استشارة محامٍ مؤهل في منطقتك ومتخصص في حماية البيانات وقوانين الخصوصية لضمان امتثال مؤسستك الكامل للقانون العام لحماية البيانات. ينبغي اعتبار هذه المقالة نقطة انطلاق لبحثك، وليست بديلاً عن الاستشارة القانونية المهنية.

ما هو القانون العام لحماية البيانات؟

اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) هي قانون شامل لخصوصية البيانات وحمايتها سنه الاتحاد الأوروبي (EU) في عام 2018. هدفه الأساسي هو منح الأفراد مزيدًا من التحكم في البيانات الشخصية التي يجمعها "المراقبون" ومواءمة البيانات لوائح الحماية في جميع الدول الأعضاء في الاتحاد الأوروبي. "المتحكمون" هم أفراد أو شركات أو مؤسسات أو هيئات أخرى تقوم بجمع المعلومات.

تعتمد اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) على عدة مبادئ أساسية:

  • قيود الغرض: يجب جمع البيانات ومعالجتها فقط للغرض المقصود منها؛
  • الشفافية والمعلومات حول معالجة البيانات؛
  • معالجة البيانات بشكل قانوني وعادل: يجب أن يكون لدى المراقب أساس قانوني وأن يعمل لصالح الشخص؛
  • التقليل من جمع البيانات: يجب جمع ومعالجة الكمية الضرورية فقط من البيانات؛
  • دقة البيانات التي تم جمعها: يجب على المراقب اتخاذ تدابير معقولة للحصول على أدق البيانات الممكنة؛
  • مدة تخزين محدودة: يجب على وحدة التحكم مسح البيانات الشخصية التي لم تعد هناك حاجة إليها؛
  • ضمانات أمن البيانات وسريتها: يجب فقط على الموظفين المصرح لهم من قبل المراقب الوصول إلى البيانات المجمعة؛
  • المساءلة: المراقب مسؤول عن الامتثال للقانون العام لحماية البيانات.

بالإضافة إلى ذلك، يمنح القانون العام لحماية البيانات (GDPR) الأفراد حقوقًا مثل الحق في الوصول إلى بياناتهم وتصحيحها ومحوها، فضلاً عن الحق في إمكانية نقل البيانات. يجب على المؤسسات الالتزام بهذه المبادئ وحماية حقوق خصوصية الأفراد إذا قاموا بجمع البيانات من أفراد في الاتحاد الأوروبي.

كيفية تنفيذ CleverControl بما يتوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات؟

فهم متطلبات اللائحة العامة لحماية البيانات

ادرس اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) لفهم مبادئها ومتطلباتها والتزاماتها الأساسية، وخاصة كيفية تطبيقها على مراقبة ومعالجة بيانات الموظفين. عندما تكون في شك، اطلب المشورة القانونية من خبراء على دراية جيدة باللوائح العامة لحماية البيانات (GDPR) وقوانين خصوصية البيانات لضمان توافق ممارسات المراقبة الخاصة بك مع المتطلبات القانونية.

Be transparent

الصدق هو دائمًا أفضل سياسة، وعندما يتعلق الأمر بجمع البيانات الشخصية، فهو ذو أهمية قصوى. وفقًا للقانون العام لحماية البيانات، يحق للشخص أن يعرف أنك تقوم بجمع بياناته الشخصية، لذلك يجب عليك تنفيذ مراقبة الموظفين بشكل علني. قبل تثبيت CleverControl، أخبر موظفيك برغبتك في مراقبة نشاطهم على أجهزة كمبيوتر العمل، وبالتالي جمع بياناتهم.

اشرح ما هي البيانات التي ستجمعها بالضبط وكيف ستعالجها وتستخدمها.

اشرح الغرض

يتطلب القانون العام لحماية البيانات (GDPR) أن تقوم بجمع البيانات الشخصية فقط لأغراض محددة وصريحة ومشروعة وعدم معالجتها بطريقة لا تتوافق مع هذه الأغراض. تحديد الأسباب والأهداف الواضحة لاستخدام CleverControl وشرحها للموظفين. إذا تغيرت هذه الأهداف، تأكد من إبلاغ الموظفين بهذه التغييرات.

الحصول على إذن لجمع البيانات

تأكد من أن موظفيك قد قدموا موافقة مستنيرة للمراقبة. نوصي بالقيام بذلك بشكل مكتوب. يجب أن تكون الوثيقة واضحة جدًا بشأن ما يوافق عليه الموظفون. يحق للموظفين سحب موافقتهم في أي وقت.

تصغير البيانات

يشجعك القانون العام لحماية البيانات (GDPR) على جمع البيانات الضرورية فقط لأغراض العمل المشروعة وأهدافك للمراقبة. تجنب جمع معلومات زائدة أو غير ذات صلة عن موظفيك.

اعتمادًا على أهدافك، قد ترغب في جمع معلومات متنوعة، وقد تختلف هذه المعلومات من فريق لآخر أو حتى من موظف لآخر. يأتي CleverControl مزودًا بإعدادات مراقبة مرنة، مما يسمح لك بتكوين المعلومات التي يجمعها البرنامج عن كل موظف بسهولة.

احترام حقوق الوصول إلى البيانات

بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، يحق للأفراد الوصول إلى بياناتهم، والاعتراض، وتصحيح الأخطاء، وطلب حذف البيانات. يجب أن يكون لديك عملية للرد على هذه الطلبات على الفور.

إليك كيف يمكن أن يساعدك CleverControl في البقاء متماشيًا مع حقوق الموظفين:

  • يمكنك تزويد الموظفين بإمكانية الوصول إلى البيانات المجمعة باستخدام ميزة التقارير. تحتوي التقارير على جميع البيانات التي تم جمعها لأي فترة وللمستخدم بتنسيق مناسب. ويمكنك تنزيلها وإرسالها إلى الموظفين في أي وقت.
  • يمكن للموظفين تثبيت CleverControl على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم عن طريق اتباع رابط خاص أو استخدام ملف التثبيت الذي تقدمه. وهذه إحدى الطرق التي يمكنهم من خلالها التعبير صراحةً عن موافقتهم على المراقبة.
  • يقوم CleverControl بتخزين جميع البيانات المجمعة على الكمبيوتر المراقب قبل تسليمها إلى لوحة معلومات المراقبة. يمكنك مسح جميع البيانات أو نوع معين منها على الفور من هذا الكمبيوتر باستخدام لوحة المعلومات.
  • تقوم CleverControl Cloud بتخزين البيانات المجمعة على لوحة المعلومات عبر الإنترنت لمدة تتراوح من شهر إلى 12 شهرًا، اعتمادًا على نوع البيانات. وبعد ذلك يتم حذفه تلقائياً نهائياً دون إمكانية إسترجاعه. في الوقت الحالي، لا يوجد خيار لمسح البيانات يدويًا. ومع ذلك، يمكنك إزالة الكمبيوتر من لوحة المعلومات الخاصة بك، وستتم إزالة جميع البيانات المرتبطة به أيضًا.
  • يمنحك CleverControl On-Premise وCleverControl Local for Small Business التحكم الكامل في البيانات المجمعة حيث تظل البيانات داخل مقر شركتك. تحديد فترات محددة للاحتفاظ بالبيانات والالتزام بها لبيانات مراقبة الموظفين. بمجرد عدم الحاجة إلى البيانات للغرض المقصود منها، يجب حذفها بشكل آمن.

الحفاظ على السرية

يتطلب القانون العام لحماية البيانات (GDPR) أن الموظفين الذين يقومون بمعالجة البيانات فقط هم الذين يجب أن يكونوا قادرين على الوصول إليها.

في CleverControl، ليس لدينا أي إمكانية الوصول إلى سجلات المراقبة المجمعة - تتم معالجة جميع البيانات تلقائيًا وتخزينها بطريقة مشفرة. فقط مالك حساب CleverControl لديه حق الوصول إلى المعلومات المجمعة. للبقاء متوافقًا مع القانون العام لحماية البيانات (GDPR)، قم بمشاركة هذا الوصول فقط مع المديرين الذين يقومون بإجراء تقييمات الموظفين بناءً على البيانات المجمعة. تأكد من أن الموظفين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم عرض سجلات المراقبة.

تم تصميم CleverControl On-Premise وCleverControl Local for Small Business خصيصًا لمنح الشركة التحكم الكامل في كيفية تخزين البيانات ومعالجتها - ومن يمكنه الوصول إليها.

قم بتدريب موظفيك على الامتثال للقانون العام لحماية البيانات (GDPR) وسياسات حماية البيانات الخاصة بشركتك، وخاصة أولئك المشاركين في مراقبة البيانات ومعالجتها.

خاتمة

يعد تنفيذ CleverControl مع الحفاظ على الامتثال للقانون العام لحماية البيانات أمرًا ضروريًا للمؤسسات التي تهدف إلى مراقبة أنشطة الموظفين في الاتحاد الأوروبي مع احترام حقوق خصوصية البيانات الخاصة بهم. من خلال اتباع الإرشادات الموضحة في هذه المقالة، مثل تقليل البيانات والشفافية والموافقة وإجراءات الأمان القوية، يمكنك تحقيق التوازن بين المراقبة الفعالة للموظفين والامتثال للقانون العام لحماية البيانات.

تذكر أن اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) هي لائحة ديناميكية، وأن البقاء على اطلاع بأي تغييرات في القانون أمر بالغ الأهمية. تعد عمليات التدقيق المنتظمة وتدريب الموظفين والاستشارات القانونية عند الحاجة جزءًا من العملية المستمرة لضمان توافق تنفيذ CleverControl مع مبادئ القانون العام لحماية البيانات.

لن يساعدك دمج هذه الممارسات في نهج مؤسستك تجاه CleverControl في الحفاظ على خصوصية البيانات فحسب، بل سيعزز أيضًا الثقة والشفافية بين موظفيك. إن تحقيق هذا التوازن ليس مجرد مطلب قانوني؛ إنها شهادة على التزامك باحترام حقوق الأفراد وحماية بياناتهم الشخصية. تذكر أن حماية البيانات والامتثال هي مسؤوليات مستمرة وعناصر أساسية لممارسات الأعمال المسؤولة والأخلاقية في عالم اليوم القائم على البيانات.