كيفية تنفيذ CleverControl بما يتوافق مع اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)

يُرجى ملاحظة أن هذه المقالة عبارة عن توصية وليس الغرض منها أن تحل محل المستشار القانوني. الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات هو مجال معقد من مجالات القانون، والمعلومات المقدمة هنا هي لأغراض إرشادية عامة فقط. من الضروري التشاور مع محامٍ مؤهل في منطقتك متخصص في قوانين حماية البيانات والخصوصية لضمان امتثال مؤسستك الكامل للائحة العامة لحماية البيانات. يجب اعتبار هذه المقالة نقطة بداية لبحثك، وليست بديلاً عن المشورة القانونية المتخصصة.

إن اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) هي قانون شامل لخصوصية البيانات وحمايتها أصدره الاتحاد الأوروبي (EU) في عام 2018. والهدف الأساسي منه هو منح الأفراد مزيدًا من التحكم في البيانات الشخصية التي يجمعها "المتحكمون" ومواءمة لوائح حماية البيانات في جميع الدول الأعضاء في الاتحاد الأوروبي. "المتحكمون" هم الأفراد أو الشركات أو المنظمات أو الهيئات الأخرى التي تجمع المعلومات.

تعتمد اللائحة العامة لحماية البيانات على عدة مبادئ أساسية:

• قيود الغرض: يجب أن يتم جمع البيانات ومعالجتها فقط للغرض المقصود منها;
• الشفافية والمعلومات حول معالجة البيانات;
• المعالجة القانونية والعادلة للبيانات: يجب أن يكون للمراقب أساس قانوني وأن يعمل لمصلحة الشخص الفضلى;
• التقليل من جمع البيانات إلى الحد الأدنى: يجب جمع ومعالجة الكمية الضرورية فقط من البيانات;
• دقة البيانات التي تم جمعها: يجب على المراقب اتخاذ تدابير معقولة للحصول على أدق البيانات الممكنة;
• مدة التخزين المحدودة: يجب على وحدة التحكم محو البيانات الشخصية التي لم تعد هناك حاجة إليها;
• ضمانات أمن البيانات وسريتها: يجب ألا يصل إلى البيانات التي تم جمعها سوى موظفي وحدة التحكم المصرح لهم فقط;
• المساءلة: المراقب مسؤول عن الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات.

بالإضافة إلى ذلك، يمنح النظام الأوروبي العام لحماية البيانات الأفراد حقوقًا مثل الحق في الوصول إلى بياناتهم وتصحيحها ومحوها، بالإضافة إلى الحق في إمكانية نقل البيانات. يجب على المؤسسات الالتزام بهذه المبادئ وحماية حقوق خصوصية الأفراد إذا كانت تجمع البيانات من الأفراد في الاتحاد الأوروبي.

ادرس اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) لفهم مبادئها ومتطلباتها والتزاماتها الرئيسية، خاصةً كيفية تطبيقها على مراقبة بيانات الموظفين ومعالجتها. عند الشك، اطلب المشورة القانونية من خبراء على دراية جيدة باللائحة العامة لحماية البيانات وقوانين خصوصية البيانات لضمان توافق ممارسات المراقبة الخاصة بك مع المتطلبات القانونية.

الصدق هو دائمًا أفضل السياسات، وعندما يتعلق الأمر بجمع البيانات الشخصية، فإن ذلك له أهمية قصوى. وفقًا للائحة العامة لحماية البيانات، يحق للشخص أن يعرف أنك تجمع بياناته الشخصية، لذلك يجب عليك تنفيذ مراقبة الموظفين بشكل علني. قبل تثبيت CleverControl، أبلغ موظفيك أنك تريد مراقبة نشاطهم على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالعمل، وبالتالي جمع بياناتهم.

اشرح البيانات التي ستجمعها بالضبط وكيف ستقوم بمعالجتها واستخدامها.

تتطلب اللائحة العامة لحماية البيانات أن تجمع البيانات الشخصية لأغراض محددة وصريحة ومشروعة فقط ولا تعالجها بطريقة لا تتوافق مع هذه الأغراض. تحديد الأسباب والأهداف الواضحة لاستخدام CleverControl وشرحها للموظفين. إذا تغيرت هذه الأهداف، تأكد من إبلاغ الموظفين بهذه التغييرات.

تأكد من أن موظفيك قد قدموا موافقة مستنيرة على المراقبة. نوصي بالقيام بذلك في شكل مكتوب. يجب أن تكون الوثيقة واضحة جدًا بشأن ما يوافق عليه الموظفون. يحق للموظفين سحب موافقتهم في أي وقت.

يشجعك النظام الأوروبي العام لحماية البيانات على جمع البيانات الضرورية فقط لأغراض العمل المشروعة وأهدافك للمراقبة. تجنب جمع معلومات مفرطة أو غير ذات صلة عن موظفيك.

اعتماداً على أهدافك، قد ترغب في جمع معلومات متنوعة، وقد تختلف هذه المعلومات من فريق إلى آخر أو حتى من موظف إلى آخر. يأتي CleverControl مزوداً بإعدادات مراقبة مرنة، مما يسمح لك بتهيئة المعلومات التي يجمعها البرنامج عن كل موظف بسهولة.

بموجب اللائحة العامة لحماية البيانات، يحق للأفراد الوصول إلى بياناتهم والاعتراض عليها وتصحيح الأخطاء وطلب حذف البيانات. ضع عملية للرد على هذه الطلبات على الفور.

إليك كيف يمكن أن تساعدك CleverControl في الحفاظ على حقوق الموظفين:

• يمكنك تزويد الموظفين بإمكانية الوصول إلى البيانات المجمعة باستخدام ميزة التقارير. تحتوي التقارير على جميع البيانات المجمعة لأي فترة ومستخدم بتنسيق مناسب. يمكنك تنزيلها وإرسالها إلى الموظفين في أي وقت.
• يمكن للموظفين تثبيت CleverControl على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم من خلال اتباع رابط خاص أو باستخدام ملف المثبت الذي توفره. هذه إحدى الطرق التي يمكنهم من خلالها التعبير صراحةً عن موافقتهم على المراقبة.
• يقوم CleverControl بتخزين جميع البيانات التي تم جمعها على الكمبيوتر المراقب قبل تسليمها إلى لوحة تحكم المراقبة. يمكنك مسح جميع البيانات أو نوع معين منها على الفور من هذا الكمبيوتر باستخدام لوحة التحكم.
• تقوم CleverControl Cloud بتخزين البيانات التي تم جمعها على لوحة التحكم عبر الإنترنت لمدة تتراوح بين شهر واحد و 12 شهرًا، اعتمادًا على نوع البيانات. بعد ذلك، يتم حذفها تلقائيًا بشكل دائم دون إمكانية استعادتها. في الوقت الحالي، لا يوجد خيار لحذف البيانات يدويًا. ومع ذلك، يمكنك إزالة الكمبيوتر من لوحة التحكم، وستتم إزالة جميع البيانات المرتبطة به أيضًا.
• يمنحك كل من CleverControl On-Premise و CleverControl Local للشركات الصغيرة تحكمًا كاملاً في البيانات التي تم جمعها حيث تظل البيانات داخل مقر شركتك. تحديد فترات محددة للاحتفاظ بالبيانات والالتزام بها بالنسبة لبيانات مراقبة الموظفين. بمجرد عدم الحاجة إلى البيانات للغرض المقصود منها، يجب حذفها بشكل آمن.

يتطلب النظام الأوروبي العام لحماية البيانات (GDPR) أن يكون الوصول إلى البيانات متاحًا فقط للموظفين الذين يعالجون البيانات.

في CleverControl، ليس لدينا أي وصول إلى سجلات المراقبة المجمعة - تتم معالجة جميع البيانات تلقائيًا وتخزينها بطريقة مشفرة. فقط مالك حساب CleverControl لديه حق الوصول إلى المعلومات التي تم جمعها. للبقاء متوافقًا مع اللائحة العامة لحماية البيانات، شارك هذا الوصول فقط مع المديرين الذين يجرون تقييمات الموظفين بناءً على البيانات التي تم جمعها. تأكد من أن الموظفين المصرح لهم فقط يمكنهم عرض سجلات المراقبة.

تم تصميم CleverControl On-Premise و CleverControl Local للشركات الصغيرة خصيصاً لمنح الشركة تحكماً كاملاً في كيفية تخزين البيانات ومعالجتها - ومن يمكنه الوصول إليها.

قم بتدريب موظفيك على الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات وسياسات حماية البيانات الخاصة بشركتك، وخاصةً أولئك المشاركين في مراقبة البيانات ومعالجتها.

يعد تطبيق CleverControl مع الحفاظ على الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات أمرًا ضروريًا للمؤسسات التي تهدف إلى مراقبة أنشطة الموظفين في الاتحاد الأوروبي مع احترام حقوق خصوصية بياناتهم. باتباع الإرشادات الموضحة في هذه المقالة، مثل تقليل البيانات، والشفافية، والموافقة، والتدابير الأمنية القوية، يمكنك تحقيق التوازن بين المراقبة الفعالة للموظفين والامتثال للائحة العامة لحماية البيانات.

تذكّر أن اللائحة العامة لحماية البيانات هي لائحة ديناميكية، والبقاء على اطلاع دائم بأي تغييرات في القانون أمر بالغ الأهمية. إن عمليات التدقيق المنتظمة، وتدريب الموظفين، والاستشارات القانونية عند الحاجة، كلها جزء من العملية المستمرة لضمان توافق تطبيق CleverControl الخاص بك مع مبادئ اللائحة العامة لحماية البيانات.

لن يساعدك دمج هذه الممارسات في نهج مؤسستك في CleverControl في الحفاظ على خصوصية البيانات فحسب، بل سيساعدك أيضًا على تعزيز الثقة والشفافية بين موظفيك. إن تحقيق هذا التوازن ليس مجرد مطلب قانوني، بل هو شهادة على التزامك باحترام حقوق الأفراد وحماية بياناتهم الشخصية. تذكّر أن حماية البيانات والامتثال هي مسؤوليات مستمرة وعناصر أساسية للممارسات التجارية المسؤولة والأخلاقية في عالم اليوم الذي يعتمد على البيانات.