従業員の生産性を巧みにコントロール

ワークスペースにおけるスタッフの完全な監視を1つのプログラムで実現します。チームの活動、作業時間、インターネットの使用状況などの完全なレポートが常に手元に届きます。
WindowsはXP以上、Macは10.12以上に対応。
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従業員モニタリング

クレバーコントロールは、チームの日常業務に関する包括的なレポートを収集することを目的としています。この情報を分析することで、オフィスでの通常のワークフローを調べ、成功パターンと非効率的なパターンを検出し、改善策を見つけることができます。さらに、プリンターコントロールなどの機能は、会社のリソースを追跡するのに役立つツールです。職場のスタッフモニタリングのもう一つの利点は、非生産的な活動で作業時間を浪費している非効率的なチームメンバーを明らかにできることです。また、非常に勤勉な従業員は、常に大きな仕事量を抱えているため、燃え尽き症候群のリスクが高くなるため、特に注意が必要です。クレバーコントロールで、ワークライフバランスを維持し、チームを成功に導くことができます。

キーロギング

財務表の記入、メールの送信、グループチャットでチームと新しいプロジェクトについて話し合うなど、オフィスワークのほとんどはタイピングを必要とします。クレバーコントロールは、削除されたものも含め、すべてのキー入力を記録します。一日中、何もせずにチャットをしている人を検出します。このプログラムは、内部脅威や情報漏洩の防止にも役立つ可能性があります。

スクリーンショット

視覚的なレポートをお望みなら、スクリーンショット機能でその日の全サマリーを画像で表示します。社員がアクティブなウィンドウを変更したとき、ウェブサイトに入ったとき、クリップボードに何かをコピーしたときに、プログラムが画面のスナップを撮ります。これらのスクリーンショットを使用することで、スタッフが常に作業プロセスに関与していることを確認し、各チームメンバーが作業時間をどのように使用しているかを調べることができます。

インターネット利用状況の把握

従業員がどのようにインターネットを使用しているかを監視することは、従業員の勤務時間に関する最も貴重な情報源になるかもしれません。仕事関連のウェブサイトをどれくらい利用しているか、どんな情報を検索しているか、ソーシャルメディアやエンターテイメント、ショッピングサイトに気を取られている頻度などを確認します。非生産的なウェブサイトをカテゴリー、URL、キーワードでブロックしたり、承認された限られた数のウェブサイトのみを許可することで、注意散漫をコントロールします。検索した情報によって、チームに追加トレーニングが必要かどうかを判断します。

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ソーシャルメディアとメッセンジャー

ソーシャルメディアやチャットは、仕事時間の30%以上を奪うと言われています。これらは明らかに非生産的な兆候ですが、ストレスや燃え尽き症候群の兆候である可能性もあります。メッセージの送受信、投稿、訪問したページ、コミュニティの詳細な記録とスクリーンショットを取得します。非生産的な活動を制限することで、重要なタスクのための時間を節約し、より関与しやすく健康的な職場環境を作りましょう。

アプリケーション活動

あなたのチームが最も時間を費やすと思われるアプリケーションはありますか?クレバーコントロールを使えば、それが本当に正しいかどうかを確認することができます。コンピュータにインストールされたすべてのプログラムと、作業時間中の実行時間を確認できます。チームが使用していないソフトウェアのライセンスを節約することができます。新しくインストールされたアプリケーションを監視し、不要な動作を回避する。

プリンタータスクのトラッキング

会社のリソースを個人的な目的のために使用することは、従業員の間ではよくあることです。有料の印刷サービスを節約するために個人的な文書を印刷する人もいれば、機密情報を無断で印刷するなどの悪質な行為をする人もいます。プリンターの使用時間、使用したプリンター名など、プリンター使用に関するすべてのリストを受け取ることができます。会社の情報漏えいを防ぎ、会社のリソースの利用を管理することができます。

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外部記憶装置の監視

外部記憶装置の監視も、企業の情報漏えいや資源の不正利用への対策の一つです。Clever Сontrolは、どのデバイスがコンピュータに接続されたか、また接続された時間を記録します。スクリーンショットと組み合わせることで、誰が会社のコンピュータからファイルをコピーしたか、または個人的な必要性からコンピュータを使用したかを把握することができます。

ライブ画面とウェブカメラ中継

リアルタイムモニターは、チームが今何をしているかをチェックする必要がある場合に最適です。背後からの監視で不要な緊張を強いられることなく、快適なオフィスからスタッフの画面をライブで確認できます。スタッフがどのようにタスクをこなすか、また、新入社員が仕事を始める際に手助けや指導が必要な場合は、それをサポートします。 また、CleverControlは、企業のコンピュータに接続されたウェブカムのライブ中継を提供します。この機能は、小規模なオフィスのビデオ監視の節約に役立つかもしれません。

画面、ウェブカメラ、音声の記録

ライブ配信を見るには、特にオフィスを離れている場合、時間がかかり、不便に感じるかもしれません。一日中パソコンの画面を録画しておき、都合の良い時に録画を見る。記録を見る必要がある期間を選択し、時間を節約するために再生を高速化します。チームのコンピュータに接続されたウェブカメラからビデオとサウンドの記録を作成し、オフィスで何が起こっているかを確認します。社内のインシデント調査の場合に、証拠を入手する。

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ワークタイムトラッキング

クレバーコントロールは、簡単で便利な従業員の勤怠監視システムとして機能することがあります。このシステムは、チームメンバーがいつ仕事を始め、いつ終わるか、どれだけの時間を仕事に費やすか、あるいはコーヒーを飲みながらオフィスの周りをぶらぶらするかなどのレポートを自動的に収集します。出退勤を管理し、スタッフの労働習慣を把握することで、より生産的で幸せなワークスペースを作ることができます。

アワートラッキング

手動での出勤・退勤は、不正確で信頼性に欠ける可能性があります。クレバーコントロールは、コンピュータの電源を入れたり切ったりした時間を記録することで、従業員の勤務時間を追跡します。いつも遅刻する人、終業時間前にこっそり退社する人を見つけることができます。チームの健康に気を配る - 常にオーバーワークしている人を明らかにし、タスクを最適化する。

非稼働時間の記録

休憩は、チームがリフレッシュし、新しいアイデアを生み出すために必要不可欠なものです。コーヒー休憩やタバコ休憩など、休憩時間の取り過ぎに注意しましょう。このプログラムは、生産性向上のための時間トラッカーとして機能し、設定された許容限度を超える非アクティブな時間を記録します。チームの各メンバーの一日の全体的なアイドル時間に関するレポートを取得します。

出欠席管理

社員が何度も職場の規律を破っていることに、あなたは気づかないかもしれません。一方、責任感の強い社員は、自分の仕事量が多すぎることを決して教えてくれないかもしれません。時間記録や録画、ライブモニタリングの機能により、誰が遅刻や欠勤をしたか、誰が週末に仕事をし、厳しい締め切りに間に合わせたかを常に確認することができます。怠け癖のある人や、仕事量が多すぎるチームメンバーを明らかにし、タスクのバランスを取り、安定した健全なワークフローを維持することができます。

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従業員の行動統計にリモートアクセス

クラウド従業員監視では、場所に関係なくパフォーマンスを把握することができます。モバイルデバイスやコンピュータが手元にある限り、情報量の多い統計チャートを使ってワークフローを一目で管理・評価することができます。

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総合的なアクティブタイムアセスメント

クレバーコントロールは、収集した情報を自動的に分析し、日、週、月、または任意のカスタム期間ごとに、各メンバーとチーム全体の全体的なアクティブおよび非アクティブ時間をグラフで表示します。また、チームの活動時間の低下と上昇にスポットライトを当てます。従業員の生産性を追跡し、作業規律を一目で評価し、改善のための措置を講じることができます。

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よく使うアプリケーションやWebサイトの記録

収集した生データを調べる時間がない場合は、便利な統計グラフを利用するとよいでしょう。従業員が最もよく使うアプリやウェブサイトのカテゴリ、それらに費やした時間、この値が異なる期間でどのように変化しているかを確認できます。業務プロセスを即座に把握し、統計から判断してトレーニングの必要性を見極めることができます。

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ソーシャルネットワークとメッセンジャーの利用状況にスポットライトを当てる

気が散ることに即座に気づき、それを最小限にするための対策を講じる。この統計は、チームがソーシャルネットワークやメッセンジャーに費やす時間と、この割合がどのように変化するかを示しています。それらの使用を制限することで、生産性だけでなく、オフィスの雰囲気も改善されるかもしれません。プロジェクトの詳細について直接話し合うことで、チームの団結力が高まります。また、より参加しやすく、刺激的な職場作りに貢献します。

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従業員監視の手引き

従業員モニタリングとは?

従業員監視とは、コンピュータ監視からビデオ監視まで、さまざまな方法を用いて職場における従業員の行動に関する情報を収集することである。このような監視の主な目的は、生産性の向上、企業リソースの管理、データ損失や許容できない行動の防止です。

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International Data Corp (IDC)が行った調査によると、従業員は職場でのインターネットアクセス時間のうち、最大で40%を個人的な目的に費やしていることが分かっています。最も時間を消費するのは、ソーシャルネットワークとショッピングサイトです。オンライン購入の約60%は勤務時間中に行われています。Bambu by Sprout Socialの調査によると、約70%の労働者が仕事中にソーシャルメディアを定期的にチェックしていると告白しています。合計すると、年間の生産性損失は40%にもなる可能性があります。 もう一つの懸念は、企業の情報漏えいです。IDCによると、20~30%の社員が企業秘密や知的財産などの機密情報を含むメールを社外に送信した経験があるという。

従業員モニタリングは、企業資源の利用を管理・再編成するのに最適な方法です。有料の印刷サービスを節約するために、社員が個人的な文書をオフィスのプリンターで印刷することはよくあることです。もう一つ考慮すべき点は、企業内ソフトウェアの使用です。英米の企業は毎年、社員が使わないソフトウェアに340億ドルを浪費しています。アプリの使用状況を監視することで、従業員のライセンスが過多か過少かを確認することができます。

このような問題を考えると、スタッフの監視の重要性は軽視できない。

従業員モニタリングの種類は?

  • Webアクティビティトラッキング

    インターネットは、あらゆる分野の貴重な情報を得ることができる膨大な情報源ですが、同時に、気が散ってしまう大きな原因でもあります。チームのインターネット利用状況を把握することで、このような気晴らしを制限することができます。さらに、トレーニングの必要性を確認したり、帯域幅の効率を高めてサービスプロバイダーを節約したりすることもできます。

    従業員のメールを監視することは、情報漏えいの可能性をチェックし、防止する方法の一つです。

  • コンピューターアクティビティの監視

    コンピュータ・アクティビティ・モニタリングは、企業のコンピュータ上でのユーザーの行動を追跡する広範な用語です。キーロギング、アプリケーションやウェブサイトの使用、スクリーンショット、プリンタの使用、アクティブおよびアイドル時間、検索クエリの記録などが含まれます。監視プログラムは、蓄積されたデータを詳細なレポートや統計図表で提示します。これらは、作業プロセスへの洞察を与え、生産性トラッカーとして機能し、規律を維持するのに役立ち、スタッフが会社のリソースを適切かつ賢明に使用しているかどうかを明らかにすることができます。

  • ロケーショントラッキング

    従業員監視の他の形態ほど広く使われてはいませんが、位置情報追跡はスタッフを監視するための貴重な方法です。現場で働く人や出張が多い人には欠かせないものです。GPS追跡は、会社所有のデバイスが盗まれたり紛失したりした場合に、それを見つけるのに役立ちます。また、最も効率的なルートを監視して見つけることができ、遠隔地で働く従業員の安全性を向上させることができます。

  • 通話モニタリング

    通話モニタリングは、セールスマネージャーやカスタマーサポートのエージェントが行うのが一般的です。特別なプログラムで通話を録音し、この録音をもとに、管理者は後で従業員がコミュニケーション基準に従っているかどうかを確認し、顧客からの苦情を調査し、新しいチームメンバーを訓練することができます。

  • ビデオ監視

    ビデオ監視システムは、従業員や会社の資産のセキュリティに懸念がある場所で最も効果的です。ここでは、盗難や妨害行為を防止し、作業環境がセキュリティ要件を満たしていることを確認するのに役立ちます。ビデオ監視は生産性を測定する最良の方法ではありませんが、監視データは勤怠の追跡や社内事故の調査に役立つ場合があります。

職場の生産性をどのように把握するか?

  • 明確な期待値と期限を設定する

    いつ、何を、何を期待されているのかがわからなければ、チームの効率は上がりません。ビジネス全体だけでなく、各チームやチームメンバーに対しても、明確で測定可能な目標を設定しましょう。

  • プロジェクトマネジメントソフトウェアの活用

    プロジェクト管理を楽に、そして効率的に行うためのアプリがたくさん販売されています。これらのアプリケーションを使えば、誰がどの作業を担当し、どれだけの時間を費やしたかを把握することができます。社員へのタスクの割り当て、締め切りの設定、プロジェクトについての話し合いなど、すべてを一つのプログラムで行うことができます。管理の時間を節約し、チームの努力を調整することができます。

  • 作業時間ではなく、結果を測定する

    あなたのチームは、世界一時間に正確で、定刻に出勤・退社しているかもしれません。しかし、彼らは仕事時間のほとんどをYoutubeで猫の動画を見たり、コーヒーを飲みながら同僚と何気なくおしゃべりして過ごすかもしれません。逆に、いつも30分遅刻するような人でも、会社に最も利益をもたらしているかもしれません。オフィスにいる時間ではなく、仕事の成果を考えてください。

  • 量より質

    よくできた5つの仕事は、出来の悪い12個の仕事より多くの利益をもたらす。生産性を評価する際には、仕事の量ではなく、質にもっと注意を払うこと。特に、製造業にとっては大きな意味を持つ。

  • フィードバックをする

    生産性の低い労働者に気づいたら、あわてて怠け者呼ばわりして「さようなら」と言わないことです。彼らは、トレーニング不足、あるいは不明瞭なタスクのために苦労しているのかもしれません。この場合、あなたのアドバイスやフィードバックが、彼らの仕事ぶりを向上させるでしょう。チームと交流し、社内に効率的なフィードバック文化を作りましょう。

  • コンピュータの動作を追跡する

    クレバーコントロールのような従業員監視ソフトウェアを使用することで、ワークフローを調べ、チームがどのように職務を遂行しているかを確認することができます。非生産的な活動を検出し、出席と作業時間を監視し、会社のリソースの使用を制御することができます。

従業員監視ソフトは何をするものですか?

現在、従業員監視ソフトウェアは、規模の大小を問わず、ほとんどの企業で生産性追跡の方法として最も普及しています。システム管理者が会社のコンピュータに監視プログラムをインストールします。その後、プログラムがすべての作業を行い、自動的にこれらのコンピュータの活動を追跡し、それを解釈します。選択したソフトウェアの機能に応じて、キーストローク、稼働時間、非稼働時間、出勤時間、タスクの完了、スクリーンショットの取得などを記録することができます。最も高度なプログラムでは、監視しているコンピュータの画面をライブで放送したり、ビデオ、音声、通話を録音したり、給与を計算したりするなどの追加機能があります。

収集したデータは、メール、クラウドストレージ、オンラインダッシュボードで受け取ることができ、オフィスでも出張先でも作業プロセスを把握することができます。

従業員監視のメリットとデメリットは?

スタッフ監視の最大のメリットは、生産性の向上です。スタッフは、自分が監視されていることを知ると、業務に力を入れ、より積極的に取り組むようになります。しかし、従業員追跡のメリットはそれだけではありません。それは、以下のようなことです。

  • 従業員が予想以上に作業に時間を費やしている場合など、非効率的な作業パターンや予期せぬ困難を発見することができます。

  • ワークプロセスを分析し、最適化する

  • ワークロードを再分配する必要性が明らかになる

  • トレーニングの必要性を認識する

  • 出勤簿をつける

  • 社員が会社の資源を賢く使うようにする

  • 未使用のソフトウェアやリソースを節約し、従業員を維持することができます。

  • 同僚や顧客との関係において、チームメンバーが常に企業行動規範に従うよう管理する。

  • 機密情報漏えいを防ぐ

  • 社内調査において必要な証拠を提供する

  • 労働条件を改善する

素晴らしいことだと思いませんか?従業員の監視は、雇用主にとってビジネスを最適化し、より良い結果を得るための多くの機会を提供します。しかし、監視されるということは、通常、労働者にとってそれほど晴れやかなことではありません。ここでは、その問題点をいくつか紹介します。

  • 従業員が、監視は自分のプライバシーを侵害すると感じる可能性がある

  • 信頼の欠如として認識される可能性がある

  • 生産性追跡ソフトウェアについて知っている、人はオーバーワークと高いストレスレベルと燃え尽きのリスクにつながる自分のパフォーマンスを心配することがあります。

  • 多くの人が職場と家庭で同じデバイスを使用しています。監視は私生活への侵入ととらえるかもしれない

  • 収集されたデータは、間違った人がアクセスすると悪用される可能性がある

  • 雇用主は従業員の監視に関する法的要件を研究し、遵守しなければならない。雇用主としては、どのようなデータをどのような目的で収集するかについて、従業員に透明性を持たせなければならない。あなたの目的はスパイすることではなく、全員が最高の職務を遂行し、チームとして協力し合える職場を作ることであることを明確にすること

従業員の監視は合法か?

このように、モニタリングがビジネス目標の達成にどのように役立つかはお分かりいただけたと思います。長所と短所を比較検討し、目的に合った最適なツールを選択したことでしょう。しかし、もう一つ考慮すべき重要な事柄があります。それは、従業員の監視を対象とする法律です。

雇用主は何年も前から従業員を監視していますが、従業員の監視に関する法律はまだ曖昧で、国や州、あるいは郡に大きく依存します。米国では、ほとんどの監視方法が合法です。雇用主は、会社が所有するデバイスのコンピュータやインターネットの使用状況、プライベートメッセージ、電子メール、通話を自由に監視することができます。また、ビデオやオーディオの監視(プライベートな空間を除く)も可能で、労働者が業務で使用する場合は、個人所有のデバイスも監視できる(ただし、いくつかの制限がある)。さらに、一部の州では、ほとんどの監視活動について、雇用主は従業員に通知する義務を負いません。

しかし、会社の方針と監視の理由を明確にすることをお勧めします。そうすることで、監視されることへのストレスを軽減し、将来起こりうる紛争を回避することができます。

ヨーロッパでは、GDPRの法律を守れば、ほとんどの従業員監視方法は合法です。2018年5月25日に導入された一般データ保護規則(GDPR)は、個人が自分のデータを管理できるようにすることを目的としています。これはあらゆる組織に適用され、個人の個人データをどのように処理し、保管しなければならないかを規制しています。GDPRによると、雇用主であるあなたは、監視方法についてスタッフに通知し、データ収集について同意を得る必要があります。また、収集したデータを保護する責任もあります。

GDPRは、EU域内のすべての組織に適用されます。また、拠点は外部にあるが、EU域内に従業員がいる企業も含まれます。

GDPRは、コンピュータ、インターネット利用、電子メール、ソーシャルメディアの追跡など、職場における監視の多くの側面には直接対応していません。ここでは、明確な社内ポリシーによって監視について事前に通知し、同意を得ることが鉄則となります。使用するトラッキング方法は、本人のプライバシーに対する基本的な権利を侵害したり制限したりするものであってはなりません。GDPRでは、本人が業務で使用する可能性のある会社所有のデバイスや個人所有のデバイスのキーストロークや画面の動きを記録することを固く禁じています。

インド、カナダ、ナイジェリア、マレーシア、その他いくつかの国にも同様の法律があります。雇用主はスタッフを追跡する正当な理由があり、どのようなデータをどのような手段で収集するかを従業員に知らせ、監視の許可を得なければなりません。ただし、ここは国によってかなりニュアンスが異なる。例えばロシアでは、雇用主が監視できるのは電話の通話時間と参加者の数だけで、実際に電話をかけることはできない。データ保護法が最も厳しいフィンランドでは、雇用主はコンピュータの使用状況を監視する権利をほとんど持っていません。

企業における監視が法律に抵触しないようにするため、常に地域や州の法律を参照することをお勧めします。また、監視の理由、収集するデータ、その使用方法について、従業員に透明性を持たせることをお勧めします。