従業員の生産性をクレバーにコントロールする

従業員監視とは、コンピュータ監視からビデオ監視まで、さまざまな方法を用いて職場における従業員の行動に関する情報を収集することである。このような監視の主な目的は、生産性の向上、企業リソースの管理、データ損失や許容できない行動の防止です。

International Data Corp (IDC)が行った調査によると、従業員は職場でのインターネットアクセス時間のうち、最大で40％を個人的な目的に費やしていることが分かっています。最も時間を消費するのは、ソーシャルネットワークとショッピングサイトです。オンライン購入の約60％は勤務時間中に行われています。Bambu by Sprout Socialの調査によると、約70％の労働者が仕事中にソーシャルメディアを定期的にチェックしていると告白しています。合計すると、年間の生産性損失は40％にもなる可能性があります。 もう一つの懸念は、企業の情報漏えいです。IDCによると、20～30％の社員が企業秘密や知的財産などの機密情報を含むメールを社外に送信した経験があるという。

従業員モニタリングは、企業資源の利用を管理・再編成するのに最適な方法です。有料の印刷サービスを節約するために、社員が個人的な文書をオフィスのプリンターで印刷することはよくあることです。もう一つ考慮すべき点は、企業内ソフトウェアの使用です。英米の企業は毎年、社員が使わないソフトウェアに340億ドルを浪費しています。アプリの使用状況を監視することで、従業員のライセンスが過剰か不足しているかを確認することができます。

このような問題を考えると、スタッフの監視の重要性は軽視できない。

• Webアクティビティトラッキング

  インターネットは、あらゆる分野の貴重な情報を得ることができる膨大な情報源ですが、同時に、気が散ってしまう大きな原因でもあります。チームのインターネット利用状況を把握することで、このような気晴らしを制限することができます。さらに、トレーニングの必要性を確認したり、帯域幅の効率を高めてサービスプロバイダーを節約したりすることもできます。

  従業員のメールを監視することは、情報漏えいの可能性をチェックし、防止する方法の一つです。

• コンピューターアクティビティの監視

  Computer activity monitoring covers monitoring configured work-related activity on company-owned or otherwise authorized devices. It may include application and website usage, screenshots, printer activity, active and idle time, search query reports, and other configured features, where legally permitted and properly disclosed. The monitoring program presents the accumulated data in detailed reports, statistical charts, and graphs. They provide insights into the work process, serve as productivity trackers, help to maintain discipline, and reveal if the staff uses corporate resources appropriately and wisely.

• ロケーショントラッキング

  従業員監視の他の形態ほど広く使われてはいませんが、位置情報追跡はスタッフを監視するための貴重な方法です。現場で働く人や出張が多い人には欠かせないものです。GPS追跡は、会社所有のデバイスが盗まれたり紛失したりした場合に、それを見つけるのに役立ちます。また、最も効率的なルートを監視して見つけることができ、遠隔地で働く従業員の安全性を向上させることができます。

• 通話モニタリング

  通話モニタリングは、セールスマネージャーやカスタマーサポートのエージェントが行うのが一般的です。特別なプログラムで通話を録音し、この録音をもとに、管理者は後で従業員がコミュニケーション基準に従っているかどうかを確認し、顧客からの苦情を調査し、新しいチームメンバーを訓練することができます。

• ビデオ監視

  ビデオ監視システムは、従業員や会社の資産のセキュリティに懸念がある場所で最も効果的です。ここでは、盗難や妨害行為を防止し、作業環境がセキュリティ要件を満たしていることを確認するのに役立ちます。ビデオ監視は生産性を測定する最良の方法ではありませんが、監視データは勤怠の追跡や社内事故の調査に役立つ場合があります。

• 明確な期待値と期限を設定する

  いつ、何を、何を期待されているのかがわからなければ、チームの効率は上がりません。ビジネス全体だけでなく、各チームやチームメンバーに対しても、明確で測定可能な目標を設定しましょう。

• プロジェクトマネジメントソフトウェアの活用

  プロジェクト管理を楽に、そして効率的に行うためのアプリがたくさん販売されています。これらのアプリケーションを使えば、誰がどの作業を担当し、どれだけの時間を費やしたかを把握することができます。社員へのタスクの割り当て、締め切りの設定、プロジェクトについての話し合いなど、すべてを一つのプログラムで行うことができます。管理の時間を節約し、チームの努力を調整することができます。

• 作業時間ではなく、結果を測定する

  あなたのチームは、世界一時間に正確で、定刻に出勤・退社しているかもしれません。しかし、彼らは仕事時間のほとんどをYoutubeの面白い猫のビデオを見て過ごしたり、コーヒーを飲みながら同僚と何気なくおしゃべりしているかもしれません。逆に、いつも30分遅刻するような人でも、会社に最も利益をもたらしているかもしれません。オフィスにいる時間ではなく、仕事の成果を考えてください。

• 量より質

  よくできた5つの仕事は、出来の悪い12個の仕事より多くの利益をもたらす。生産性を評価する際には、仕事の量ではなく、質にもっと注意を払うこと。特に、製造業にとっては大きな意味を持つ。

• フィードバックをする

  生産性の低い労働者に気づいたら、あわてて怠け者呼ばわりして「さようなら」と言わないことです。彼らは、トレーニング不足、あるいは不明瞭なタスクのために苦労しているのかもしれません。この場合、あなたのアドバイスやフィードバックが、彼らの仕事ぶりを向上させるでしょう。チームと交流し、社内に効率的なフィードバック文化を作りましょう。

• コンピュータの動作を追跡する

  CleverControlのような従業員監視ソフトウェアを使用することで、ワークフローを調べ、チームがどのように職務を遂行しているかを確認することができます。非生産的な活動を検出し、出席と作業時間を監視し、会社のリソースの使用を制御します。

現在、従業員監視ソフトウェアは、規模の大小を問わず、ほとんどの企業で生産性追跡の方法として最も普及しています。システム管理者が会社のコンピュータに監視プログラムをインストールします。その後、プログラムがすべての作業を行い、自動的にこれらのコンピュータの活動を追跡し、それを解釈します。選択したソフトウェアの機能に応じて、キーストローク、稼働時間、非稼働時間、出勤時間、タスクの完了、スクリーンショットの取得などを記録することができます。最も高度なプログラムでは、監視しているコンピュータの画面をライブで放送したり、ビデオ、音声、通話を録音したり、給与を計算したりするなどの追加機能があります。

収集したデータは、メール、クラウドストレージ、オンラインダッシュボードで受け取ることができ、オフィスでも出張先でも作業プロセスを把握することができます。

スタッフ監視の最大のメリットは、生産性の向上です。スタッフは、自分が監視されていることを知ると、業務に力を入れ、より積極的に取り組むようになります。しかし、従業員追跡のメリットはそれだけではありません。それは、以下のようなことです。

• 従業員が予想以上に作業に時間を費やしている場合など、非効率的な作業パターンや予期せぬ困難を発見することができます。

• ワークプロセスを分析し、最適化する

• ワークロードを再分配する必要性が明らかになる

• トレーニングの必要性を認識する

• 出勤簿をつける

• 社員が会社の資源を賢く使うようにする

• 未使用のソフトウェアやリソースを節約し、従業員を維持することができます。

• 同僚や顧客との関係において、チームメンバーが常に企業行動規範に従うよう管理する。

• 機密情報漏えいを防ぐ

• 社内調査において必要な証拠を提供する

• 労働条件を改善する

素晴らしいことだと思いませんか？従業員の監視は、雇用主がビジネスを最適化し、より良い結果を得るための多くの機会を提供します。しかし、監視されるということは、通常、労働者にとってそれほど晴れやかなことではありません。ここでは、その問題点をいくつか紹介します。

• 従業員が、監視は自分のプライバシーを侵害すると感じる可能性がある

• 信頼の欠如として認識される可能性がある

• 生産性追跡ソフトウェアについて知っている、人はオーバーワークと高いストレスレベルと燃え尽きのリスクにつながる自分のパフォーマンスを心配することがあります。

• 多くの人が職場と家庭で同じデバイスを使っています。監視は私生活への侵入と考えるかもしれない

• 収集されたデータは、間違った人がアクセスすると悪用される可能性がある

• 雇用主は従業員の監視に関する法的要件を研究し、遵守しなければならない。雇用主としては、どのようなデータをどのような目的で収集するかについて、従業員に透明性を持たせなければならない。あなたの目的はスパイすることではなく、全員が最高の職務を遂行し、チームとして協力し合える職場を作ることであることを明確にすること

このように、モニタリングがビジネスの目標を達成するためにどのように役立つかはご理解いただけたと思います。長所と短所を比較検討し、目的に合った最適なツールを選択したことでしょう。しかし、もう一つ考慮すべき重要な事柄があります。それは、従業員の監視を対象とする法律です。

雇用主は何年も前から従業員を監視していますが、従業員の監視に関する法律はまだ曖昧で、国や州、あるいは郡に大きく依存します。米国では、ほとんどの監視方法が合法です。雇用主は、会社が所有するデバイスのコンピュータやインターネットの使用状況、プライベートメッセージ、電子メール、通話を自由に監視することができます。また、ビデオやオーディオの監視（プライベートな空間を除く）も可能で、労働者が業務で使用する場合は、個人所有のデバイスも監視できる（ただし、いくつかの制限がある）。さらに、一部の州では、ほとんどの監視活動について、雇用主は従業員に通知する義務がない。

しかし、会社の方針と監視の理由を明確にすることをお勧めします。そうすることで、監視されることへのストレスを軽減し、将来起こりうる紛争を回避することができます。

ヨーロッパでは、GDPRの法律を守れば、ほとんどの従業員監視方法は合法です。2018年5月25日に導入された一般データ保護規則（GDPR）は、個人が自分のデータを管理できるようにすることを目的としています。これはあらゆる組織に適用され、個人の個人データをどのように処理し、保管しなければならないかを規制しています。GDPRによると、雇用主であるあなたは、監視方法についてスタッフに通知し、データ収集について同意を得る必要があります。また、収集したデータを保護する責任もあります。

GDPRは、EU域内のすべての組織に適用されます。また、拠点は外部にあるが、EU域内に従業員がいる企業も含まれます。

GDPRは、コンピュータ、インターネット利用、電子メール、ソーシャルメディアの追跡など、職場における監視の多くの側面には直接対応していません。ここでは、明確な社内ポリシーによって監視について事前に通知し、同意を得ることが鉄則となります。使用するトラッキング方法は、本人のプライバシーに対する基本的な権利を侵害したり制限したりするものであってはなりません。GDPRでは、本人が業務で使用する可能性のある会社所有のデバイスや個人所有のデバイスのキーストロークや画面の動きを記録することを固く禁じています。

インド、カナダ、ナイジェリア、マレーシア、その他いくつかの国にも同様の法律があります。雇用主はスタッフを追跡する正当な理由があり、どのようなデータをどのような手段で収集するかを従業員に知らせ、監視の許可を得なければなりません。ただし、ここは国によってかなりニュアンスが異なる。例えばロシアでは、雇用主が監視できるのは電話の通話時間と参加者の数だけで、実際に電話をかけることはできない。データ保護法が最も厳しいフィンランドでは、雇用主はコンピュータの使用状況を監視する権利をほとんど持っていません。

企業における監視が法律に抵触しないようにするため、常に地域や州の法律を参照することをお勧めします。また、監視を行う理由、収集するデータ、その使用方法について、従業員に透明性を持たせることをお勧めします。