Розумний контроль продуктивності співробітників

Одна програма для повного моніторингу персоналу в робочому просторі. Повний звіт про діяльність команди, робочий час, використання Інтернету та багато іншого завжди у вас під рукою.
Сумісність з операційними системами Windows від XP і вище та Mac OS від 10.12 і вище.
image

Моніторинг персоналу

CleverControl націлений на збір всеосяжних звітів про повсякденну роботу вашої команди. Аналіз цієї інформації дозволяє зазирнути у звичний робочий процес в офісі, виявити успішні та неефективні шаблони та знайти шляхи їх покращення. Крім того, такі функції, як контроль принтерів, є корисними інструментами для відстеження ресурсів компанії. Ще одна перевага моніторингу персоналу на робочому місці полягає в тому, що можна виявити неефективних членів команди, які витрачають свій робочий час на непродуктивну діяльність. Надзвичайно працьовиті співробітники також заслуговують на особливу увагу, оскільки постійні великі робочі навантаження призводять до високого ризику вигорання. За допомогою CleverControl ви можете допомогти своїй команді підтримувати баланс між роботою та особистим життям і привести її до успіху.

Прослуховування клавіатури

Більшість офісної роботи вимагає набору тексту, наприклад, заповнення фінансових таблиць, відправлення електронних листів або обговорення нового проекту з командою в груповому чаті. CleverControl записує всі натискання клавіш, навіть видалені. Виявляйте тих, хто цілими днями спілкується в чаті, не виконуючи ніякої роботи. Програма також може допомогти запобігти інсайдерським загрозам або витоку інформації.

Скріншоти

Якщо ви віддаєте перевагу візуальним звітам, функція скріншотів представляє повний підсумок дня у вигляді зображень. Програма робить знімки екрану, коли співробітник змінює активні вікна, заходить на сайт або копіює щось в буфер обміну. За допомогою цих скріншотів ви можете переконатися, що ваші співробітники завжди залучені в робочий процес, і вивчити, як кожен член команди використовує свій робочий час.

Відстеження використання Інтернету

Моніторинг того, як співробітники використовують Інтернет, може бути найціннішим джерелом інформації про їхній робочий день. Подивіться, як часто вони використовують веб-сайти, пов'язані з роботою, яку інформацію вони шукають і як часто вони відволікаються на соціальні мережі, розважальні або торгові веб-сайти. Контролюйте відволікання, блокуючи непродуктивні веб-сайти за категоріями, URL-адресами або ключовими словами або дозволяючи лише обмежену кількість дозволених веб-сайтів. Дізнайтеся, чи потребує ваша команда додаткового навчання за інформацією, яку вони шукають.

image

Соціальні мережі та месенджери

Соціальні мережі та чати можуть красти більше 30% робочого часу. Хоча вони є явною ознакою непродуктивності, вони також можуть бути неочевидною ознакою стресу або вигорання. Отримуйте детальні записи та скріншоти вхідних та вихідних повідомлень, постів, відвіданих сторінок та спільнот. Обмежте непродуктивну діяльність, щоб заощадити час для важливих завдань і створити більш сприятливе та здорове робоче середовище.

Діяльність за заявками

Чи є додаток, на який ваша команда витрачає найбільше часу? За допомогою CleverControl ви можете перевірити, чи це дійсно так. Побачити всі встановлені програми на комп'ютерах і скільки часу вони працюють протягом робочого часу. Заощаджуйте на ліцензіях на програмне забезпечення, яке ваша команда не використовує. Контролюйте нещодавно встановлені програми, щоб уникнути небажаних дій.

Відстеження завдань принтера

Використання ресурсів компанії для особистих потреб є досить типовим явищем серед працівників. Одні роздруковують особисті документи, щоб заощадити на платних послугах друку, інші можуть робити щось гірше, наприклад, роздруковувати конфіденційну інформацію без дозволу керівництва. Отримуйте повний список випадків використання принтера із зазначенням часу та назви операції з принтером. Запобігати витоку корпоративних даних та контролювати використання ресурсів компанії.

image

Моніторинг зовнішніх носіїв інформації

Моніторинг зовнішніх пристроїв зберігання даних - ще один спосіб протидії витоку корпоративної інформації або нецільовому використанню ресурсів. Clever Сontrol фіксує, які пристрої підключаються до комп'ютера і час підключення. У поєднанні зі знімками екрану ця інформація дозволяє дізнатися, хто копіює файли з корпоративного комп'ютера або використовує його в особистих цілях.

Пряма трансляція з екрану та веб-камери

Моніторинг в режимі реального часу ідеально підходить, якщо вам потрібно перевірити, чим займається ваша команда в даний момент. Уникайте створення непотрібної напруги, стоячи за спинами співробітників, і замість цього переглядайте їх екрани в реальному часі, не виходячи з власного офісу. Подивіться, наскільки добре і швидко ваш персонал виконує свої завдання, і підтримайте будь-яких нових співробітників, яким може знадобитися допомога і керівництво на початку роботи. Також CleverControl пропонує пряму трансляцію з веб-камер, підключених до корпоративних комп'ютерів. Ця функція може допомогти заощадити на відеоспостереженні для невеликих офісів.

Екран, веб-камера та звукозапис

Перегляд прямої трансляції може забирати багато часу та бути незручним, особливо якщо ви перебуваєте поза офісом. Записуйте екрани комп'ютерів протягом усього дня, а записи переглядайте тоді, коли вам буде зручно. Для економії часу обирайте періоди, за які вам необхідно переглянути записи, та прискорюйте відтворення. Робіть відео- та звукозаписи з веб-камер, підключених до комп'ютерів колективу, щоб бачити, що відбувається у вашому офісі. Отримуйте докази у випадках розслідування внутрішніх інцидентів.

image

Облік робочого часу

CleverControl може слугувати простою та зручною системою контролю відвідуваності співробітників. Вона автоматично збирає звіти про те, коли члени команди починають і закінчують свій робочий день, скільки часу вони проводять за роботою або байдикують по офісу з чашкою кави. Контролюйте відвідуваність і розумійте робочі звички вашого персоналу, щоб створити більш продуктивний і щасливий робочий простір.

Облік робочого часу

Ручний облік робочого часу може бути неточним і ненадійним. Натомість CleverControl відстежує робочий час співробітників, записуючи, коли людина вмикає та вимикає комп'ютер. Дізнайтеся, хто постійно запізнюється або вислизає з офісу до закінчення робочого дня. Подбайте про здоров'я своєї команди - виявляйте тих, хто постійно перепрацьовує, та оптимізуйте їхні завдання.

Облік часу бездіяльності

Перерви дуже важливі, оскільки вони дозволяють вашій команді відпочити і, можливо, запропонувати нові ідеї. Подивіться, хто зловживає своїм привілеєм і робить занадто багато перерв на каву або перекурів. Програма служить трекером часу продуктивності, фіксуючи періоди бездіяльності, які перевищують встановлений допустимий ліміт. Отримуйте звіти про загальний час простою протягом дня по кожному члену команди.

Контроль відвідуваності

Ви можете ніколи не дізнатися, що ваші працівники постійно порушують службову дисципліну. З іншого боку, надмірно відповідальний працівник може ніколи не сказати вам, що його робоче навантаження занадто велике. Завдяки функціям обліку робочого часу, запису та моніторингу в реальному часі ви завжди зможете побачити, хто запізнюється або відсутній на роботі, а хто працює у вихідні, щоб вкластися в надто стислі терміни. Виявляйте звичних ледарів і членів команди, які можуть відчувати надмірне навантаження, збалансовуйте завдання і підтримуйте стабільний і здоровий робочий процес.

image

Віддалений доступ до статистики активності співробітників

Хмарний моніторинг співробітників дозволяє відстежувати ефективність роботи незалежно від того, де ви знаходитесь. Поки у вас під рукою мобільний пристрій або комп'ютер, ви можете контролювати і оцінювати робочий процес з одного погляду, використовуючи інформативні графіки статистики.

1

Загальна оцінка активного часу

CleverControl автоматично аналізує зібрану інформацію і створює графічні зображення загального активного і неактивного часу для кожного члена і всієї команди за день, тиждень, місяць або будь-який інший період. Він також висвітлює спади та підйоми в часі активності команди. Відстежуйте продуктивність співробітників, оцінюйте трудову дисципліну з першого погляду та вживайте заходів для її покращення.

2

Записи найбільш використовуваних додатків та веб-сайтів

Якщо у вас немає часу на вивчення зібраних первинних даних, за вас це зроблять зручні графіки статистики. Подивіться, якими додатками та категоріями сайтів співробітники користуються найчастіше, скільки часу витрачають на них і як це значення змінюється в різні періоди. Отримайте миттєве уявлення про робочий процес та визначте потребу в навчанні на основі статистики.

3

У центрі уваги - використання соціальних мереж та месенджерів

Одразу помічати відволікаючі фактори та вживати заходів для їх мінімізації. Статистика показує, скільки часу команда витрачає на соціальні мережі та месенджери і як цей показник змінюється. Обмеження їх використання може покращити не тільки продуктивність, але й атмосферу в офісі. Обговорення деталей проекту віч-на-віч робить команду більш згуртованою. Це також сприяє створенню більш залученого та надихаючого робочого місця.

image

Посібник з моніторингу працівників

Що таке моніторинг працівників?

Моніторинг співробітників - це збір інформації про діяльність персоналу на робочому місці за допомогою різних методів: від комп'ютерного моніторингу до відеоспостереження. Основними цілями такого моніторингу є підвищення продуктивності праці, контроль над корпоративними ресурсами та запобігання втраті даних і неприйнятній поведінці.

image

Дослідження, проведене компанією International Data Corp (IDC), показує, що працівники витрачають до 40% часу доступу до Інтернету на роботі в особистих цілях. Найбільше часу споживають соціальні мережі та інтернет-магазини. Близько 60% онлайн-покупок відбувається в робочий час. Згідно з дослідженням Bambu від Sprout Social, близько 70% працівників зізнаються, що регулярно перевіряють свої соціальні мережі на роботі. Загалом, щорічна втрата продуктивності може сягати 40%. Іншою проблемою є витік корпоративних даних. За даними IDC, 20-30% працівників надсилали електронні листи, що містять комерційну таємницю, інтелектуальну власність або іншу конфіденційну інформацію, за межі своєї компанії.

Моніторинг співробітників - відмінний спосіб контролювати і реорганізувати використання корпоративних ресурсів. Часто працівники роздруковують особисті документи на офісних принтерах, щоб заощадити на платних послугах друку. Ще один момент, на який варто звернути увагу - використання корпоративного програмного забезпечення. Щорічно британські та американські компанії витрачають 34 мільярди доларів на програмне забезпечення, яке не використовується їхніми співробітниками. Моніторинг використання додатків дає змогу побачити, чи є у ваших співробітників надмірна або недостатня кількість ліцензій.

Описані проблеми не дають можливості недооцінити важливість моніторингу персоналу.

Які існують види моніторингу працівників?

  • Відстеження веб-активності

    Інтернет є величезним джерелом цінної інформації в будь-якій сфері, але він також є великим джерелом відволікаючих чинників. Відстеження того, як ваша команда використовує Інтернет, може обмежити ці відволікаючі фактори. Крім того, ви можете визначити потребу в навчанні і заощадити на постачальниках послуг, підвищивши ефективність використання пропускної здатності.

    Моніторинг електронної пошти співробітників є одним із способів перевірки та запобігання потенційним витокам даних.

  • Моніторинг комп'ютерної активності

    Моніторинг комп'ютерної активності - це широке поняття, яке охоплює відстеження дій користувача на корпоративному комп'ютері. Він включає в себе реєстрацію клавіатурних натискань, використання додатків і веб-сайтів, скріншоти, використання принтерів, активний і простоюючий час, запис пошукових запитів і багато іншого. Накопичені дані програма моніторингу представляє у вигляді детальних звітів та статистичних діаграм і графіків. Вони дають уявлення про робочий процес, слугують трекерами продуктивності, допомагають підтримувати дисципліну та показують, наскільки доцільно та раціонально співробітники використовують корпоративні ресурси.

  • Відстеження місцезнаходження

    Хоча відстеження місцезнаходження не так широко використовується, як інші форми моніторингу працівників, воно є цінним способом контролю за персоналом. Це важливо для людей, які працюють у польових умовах або часто їздять у відрядження. GPS-відстеження допомагає знайти пристрої, що належать компанії, якщо вони були вкрадені або загублені. Також можна відстежувати і знаходити найбільш ефективні маршрути і підвищувати безпеку співробітників, що працюють у віддалених місцях.

  • Моніторинг дзвінків

    Моніторинг дзвінків є звичайною справою для менеджерів з продажу або агентів з підтримки клієнтів. Спеціальні програми записують дзвінки, і ці записи згодом дозволяють менеджерам стежити за дотриманням співробітниками стандартів спілкування, розслідувати скарги клієнтів і навчати нових членів команди.

  • Відеоспостереження

    Системи відеоспостереження найбільш ефективні в місцях, які викликають занепокоєння з приводу безпеки співробітників і майна компанії. Тут вони допомагають запобігти крадіжкам або саботажу і гарантують, що умови праці відповідають вимогам безпеки. Хоча відеоспостереження не є найкращим способом вимірювання продуктивності, дані спостереження можуть бути цінними для відстеження відвідуваності та розслідування внутрішніх інцидентів.

Як контролювати продуктивність на робочому місці?

  • Встановлення чітких очікувань і термінів

    Ваша команда ніколи не буде ефективною, якщо вона не знатиме, чого і коли ви від неї очікуєте. Ставте чіткі та вимірювані цілі не тільки для бізнесу в цілому, але й для кожної команди та її членів.

  • Використовувати програмне забезпечення для управління проектами

    На ринку існує безліч додатків, які роблять управління проектами легким та ефективним. Вони дозволяють відстежувати, хто за яку роботу відповідає і скільки часу на неї витрачає. Ви можете призначати завдання співробітникам, встановлювати дедлайни та обговорювати проект - і все це в одній програмі. Заощаджуйте час на управлінні та координуйте зусилля своєї команди.

  • Вимірювати результати, а не час роботи

    Ваша команда може бути найпунктуальнішою у світі, приходити і йти з офісу точно вчасно. Але при цьому вони можуть витрачати більшу частину робочого часу на перегляд кумедних котячих відео на Youtube або невимушену бесіду з колегами за чашкою кави. А людина, навпаки, може завжди запізнюватися на півгодини - і при цьому приносити найбільшу користь компанії. Зважайте на результат роботи, а не на те, скільки часу працівники проводять в офісі.

  • Якість над кількістю

    П'ять добре виконаних завдань приносять більше прибутку, ніж десяток погано виконаних. Оцінюючи продуктивність, більше уваги приділяйте якості роботи, а не кількості. Особливо це важливо для виробничих підприємств.

  • Дайте зворотній зв'язок

    Якщо ви помітили низькопродуктивного працівника, не поспішайте називати його ледарем і говорити "до побачення". Можливо, він не справляється через недостатню підготовку або нечіткі завдання. У такому випадку ваші поради та зворотній зв'язок покращать їхню роботу. Взаємодійте з командою та створюйте ефективну культуру зворотного зв'язку у вашій компанії.

  • Відстежуйте комп'ютерну активність

    Використання програмного забезпечення для моніторингу співробітників, такого як CleverControl, дозволить вам заглянути в робочий процес і побачити, як ваша команда виконує свої обов'язки. Виявляти непродуктивну діяльність, стежити за відвідуванням і робочим часом та контролювати використання ресурсів компанії.

Що робить програмне забезпечення для моніторингу співробітників?

На сьогоднішній день програмне забезпечення для моніторингу співробітників є найпоширенішим методом відстеження продуктивності в більшості компаній, як великих, так і малих. Це просто і ефективно: системний адміністратор встановлює програму моніторингу на комп'ютери компанії. Після цього програма виконує всю роботу, автоматично відстежуючи активність на цих комп'ютерах і інтерпретуючи її. Залежно від функціоналу обраного програмного забезпечення, воно може фіксувати натискання клавіш, активний і неактивний час, відвідуваність, виконання завдань, робити скріншоти і багато іншого. Найбільш просунуті програми мають такі додаткові можливості, як трансляція екранів комп'ютерів, що контролюються, у прямому ефірі, здійснення відео-, аудіо- або дзвінків, розрахунок заробітної плати та інші.

Ви можете отримувати зібрані дані на електронну пошту, хмарне сховище або на свою онлайн-панель і бути в курсі робочого процесу як в офісі, так і у відрядженні.

Які плюси і мінуси моніторингу працівників?

Основною перевагою моніторингу персоналу є підвищення продуктивності праці. Коли співробітники знають, що за ними стежать, вони докладають більше зусиль до виконання робочих обов'язків і стають більш залученими. Однак, переваг від стеження за працівниками набагато більше. Воно допомагає

  • виявити неефективні схеми роботи або непередбачувані труднощі, наприклад, коли співробітники витрачають на виконання завдання більше часу, ніж очікувалося

  • аналізувати робочі процеси та оптимізувати їх

  • виявити необхідність перерозподілу навантаження

  • визначити потребу в навчанні

  • відстежувати робочий час та відвідуваність

  • забезпечити, щоб персонал розумно використовував ресурси компанії

  • економія на невикористаному програмному забезпеченні або ресурсах та утриманні персоналу

  • контролювати, щоб члени команди завжди дотримувалися кодексу корпоративної поведінки як у взаємодії з колегами, так і з клієнтами

  • запобігання витоку конфіденційних даних

  • надавати необхідні докази у внутрішніх розслідуваннях

  • поліпшення умов праці

Звучить чудово? Моніторинг працівників дійсно надає роботодавцю багато можливостей для оптимізації бізнесу та досягнення кращих результатів. Однак перспектива моніторингу зазвичай не є такою безхмарною для самих працівників. Ось деякі з таких проблем:

  • Працівники можуть вважати, що моніторинг порушує їхнє приватне життя

  • Вони можуть сприймати це як відсутність довіри

  • Знаючи про програмне забезпечення для відстеження продуктивності, людина може перевтомлюватися і переживати за свою продуктивність, що призводить до підвищення рівня стресу і ризику вигорання

  • Багато людей використовують одні й ті ж пристрої на роботі та вдома. Вони можуть сприймати моніторинг як втручання в особисте життя

  • Зібрані дані можуть бути використані не за призначенням, якщо до них отримають доступ сторонні особи

  • Роботодавець повинен вивчити та дотримуватися вимог законодавства щодо моніторингу працівників. Як роботодавець, ви повинні бути прозорими зі своїм персоналом щодо того, які дані ви збираєте і з якою метою. Дайте зрозуміти, що ваша мета - не шпигувати, а створити робоче місце, де кожен може виконувати свої обов'язки найкращим чином і працювати разом як одна команда

Чи законний моніторинг працівників?

Отже, ви знаєте, як моніторинг може допомогти вам у досягненні ваших бізнес-цілей. Ви зважили всі "за" і "проти" та обрали найкращий інструмент для своїх цілей. Однак є ще одне важливе питання, яке слід розглянути - законодавство, що регулює моніторинг працівників.

Незважаючи на те, що роботодавці відстежують свій персонал протягом багатьох років, закони щодо моніторингу працівників все ще залишаються розпливчастими і значною мірою залежать від країни, штату або навіть округу. Якщо говорити про США, то тут більшість методів моніторингу є легальними. Роботодавець може вільно контролювати використання комп'ютера та Інтернету, приватні повідомлення, електронну пошту, телефонні дзвінки на пристроях, що належать компанії. Він може здійснювати відео- та аудіоспостереження (за винятком приватних приміщень) і навіть контролювати особисті пристрої (з деякими обмеженнями), якщо працівник використовує їх для роботи. Більше того, в деяких штатах роботодавець не зобов'язаний повідомляти працівників про більшість заходів спостереження.

Однак, ми все ж рекомендуємо бути прозорими щодо політики компанії та причин стеження. Таким чином, ви полегшите стрес, пов'язаний зі стеженням за вашими співробітниками, і уникнете будь-яких можливих суперечок у майбутньому.

В Європі більшість методів моніторингу працівників є законними, якщо вони відповідають вимогам GDPR. Запроваджений 25 травня 2018 року Загальний регламент про захист даних (GDPR) має на меті надати громадянам контроль над їхніми даними. Він застосовується до будь-якої організації та регулює, як вони повинні обробляти та зберігати персональні дані фізичних осіб. Відповідно до GDPR, ви, як роботодавець, повинні повідомити співробітників про методи моніторингу та отримати їхню згоду на збір даних. Ви також несете відповідальність за захист зібраних даних.

GDPR поширюється на всі організації в ЄС. Він також поширюється на підприємства, які базуються за його межами, але мають працівників в ЄС.

GDPR не розглядає безпосередньо багато аспектів спостереження на робочому місці, таких як відстеження комп'ютерів, використання Інтернету, електронної пошти та соціальних мереж. Тут основним правилом є завчасне повідомлення персоналу про моніторинг через чітку внутрішню політику та отримання їхньої згоди. Методи відстеження, які ви використовуєте, не повинні порушувати або обмежувати фундаментальне право особи на приватність. GDPR суворо забороняє записувати натискання клавіш та активність екрану на пристроях, що належать компанії та особистих пристроях, які особа може використовувати для роботи.

Аналогічні закони існують в Індії, Канаді, Нігерії, Малайзії та ряді інших країн. Роботодавець повинен мати поважну причину для стеження за персоналом, повідомити працівникам, які дані він збирає і якими засобами, та отримати їхній дозвіл на моніторинг. Однак тут є досить багато нюансів, в залежності від країни. Наприклад, в Росії роботодавці можуть відстежувати лише тривалість телефонних розмов і номери учасників, але не самі телефонні дзвінки. У Фінляндії, яка має найсуворіше законодавство щодо захисту даних, роботодавці мають дуже мало прав для моніторингу використання комп'ютерів.

Щоб переконатися, що спостереження у вашій компанії не порушує жодних законів, ми рекомендуємо завжди консультуватися з місцевими та державними законами. Також бажано бути прозорим зі своїм персоналом щодо причин моніторингу, того, які дані ви збираєте і як ви будете їх використовувати.