Monitorowanie pracowników jest generalnie legalne w Stanach Zjednoczonych, jeśli służy uzasadnionym celom biznesowym, takim jak ochrona danych firmowych, monitorowanie produktywności, zarządzanie zespołami zdalnymi lub wspieranie zgodności z przepisami. Jednak przepisy dotyczące monitorowania różnią się w zależności od stanu.
W zależności od lokalizacji i metody monitorowania, pracodawcy mogą musieć wziąć pod uwagę wymagania dotyczące powiadomienia, zasady dotyczące zgody, przepisy dotyczące nagrywania dźwięku i rozmów, ograniczenia dotyczące nadzoru wideo, śledzenie GPS, dane biometryczne, urządzenia osobiste i oczekiwania pracowników dotyczące prywatności.
W tym przewodniku znajdziesz przegląd przepisów dotyczących monitorowania komputerów pracowników oraz odnośniki do szczegółowych przewodników dla poszczególnych stanów.
Monitorowanie pracowników w Stanach Zjednoczonych jest regulowane przez szereg przepisów federalnych, stanowych, wymogów branżowych i polityk firmowych. Nie ma jednej ogólnokrajowej regulacji, która obejmowałaby wszystkie metody monitorowania. Pracodawcy powinni rozważyć, co monitorują, gdzie pracują pracownicy, jakich urządzeń używają i czy pracownicy zostali o tym powiadomieni.
Na szczeblu federalnym, ustawa o ochronie prywatności w komunikacji elektronicznej (Electronic Communications Privacy Act, ECPA) jest jednym z kluczowych aktów prawnych dotyczących komunikacji elektronicznej. Zasadniczo ogranicza ona nieautoryzowane przechwytywanie komunikacji przewodowej, ustnej i elektronicznej, ale dopuszcza pewne wyjątki, w tym nagrywanie za zgodą i konteksty biznesowe. Ponieważ przepisy stanowe mogą być bardziej rygorystyczne, pracodawcy powinni zapoznać się zarówno z wymogami federalnymi, jak i stanowymi przed monitorowaniem komunikacji lub nagrywaniem rozmów.
Przepisy stanowe mogą nakładać określone obowiązki dotyczące powiadomienia lub uzyskania zgody. Na przykład, niektóre stany wymagają od pracodawców powiadomienia pracowników przed rozpoczęciem monitoringu elektronicznego, podczas gdy inne mają bardziej rygorystyczne przepisy dotyczące nagrywania dźwięku, danych biometrycznych lub prywatności w miejscu pracy.
Pracodawcy powinni również brać pod uwagę prawa pracownicze, bezpieczeństwo danych i obowiązki antydyskryminacyjne. Monitoring nie powinien być wykorzystywany do ingerowania w chronione działania w miejscu pracy, gromadzenia niepotrzebnych danych osobowych ani podejmowania niesprawiedliwych decyzji pracowniczych.
Zasadniczo zgodny z przepisami program monitorowania powinien być przejrzysty, ograniczony do uzasadnionych celów biznesowych, udokumentowany w formie pisemnej polityki i skonfigurowany zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Użyj tej tabeli jako punktu wyjścia do badań w poszczególnych stanach. Podsumowuje ona wytyczne dotyczące polityki, zasady rejestrowania, zagrożenia dla prywatności, pełne przewodniki i przydatne źródła prawne.
| Państwo | Powiadomienie / Wskazówki dotyczące polityki | Zasady zgody/nagrywania | Kluczowe zagrożenia prywatności | Pełny przewodnik | Przydatne źródła prawne |
|---|---|---|---|---|---|
| Alabama | Pracodawcy powinni sporządzić czytelną notatkę pisemną przed rozpoczęciem monitorowania urządzeń firmowych, komunikacji w miejscu pracy, korzystania z Internetu lub prowadzenia monitoringu wideo. | W Alabamie nagrywanie jest zazwyczaj dozwolone, jeżeli przynajmniej jedna ze stron komunikacji wyrazi na to zgodę. | Nagrywanie dźwięku, ukryte kamery, obszary prywatne, urządzenia osobiste, zbyt szeroki monitoring | Już wkrótce | |
| Alaska | Pracodawcy powinni przedstawić pisemne wyjaśnienie zasad monitorowania, zwłaszcza w przypadku monitorowania komunikacji, urządzeń służbowych lub pracowników pracujących zdalnie. | Na Alasce nagrywanie rozmów ustnych jest zazwyczaj dozwolone za zgodą jednej ze stron. | Nagrywanie dźwięku, prywatne rozmowy, granice pracy zdalnej, urządzenia osobiste, monitorowanie dostępu do danych | Już wkrótce | |
| Arizona | Pracodawca powinien wyraźnie poinformować o tym fakcie swoich pracodawców przed rozpoczęciem monitorowania urządzeń firmowych, systemów zakładowych, środków komunikacji lub danych o lokalizacji. | W stanie Arizona nagrywanie i podsłuchiwanie jest zazwyczaj dozwolone za zgodą jednej ze stron komunikacji. | Nagrywanie dźwięku, monitoring wideo w miejscach prywatnych, śledzenie lokalizacji za pomocą GPS, urządzenia osobiste, granice systemów firmowych | Już wkrótce | |
| Arkansas | Pracodawcy powinni jasno poinformować o tym fakcie na piśmie przed monitorowaniem urządzeń firmowych, systemów w miejscu pracy, komunikacji, monitoringu wideo lub danych o lokalizacji. Arkansas chroni również dostęp pracowników do kont w mediach społecznościowych. | Arkansas generalnie zezwala na nagrywanie lub podsłuchiwanie, jeśli osoba nagrywająca jest stroną komunikacji lub jedna ze stron wyraziła na to uprzednią zgodę. | Nagrywanie dźwięku, monitoring wideo w miejscach prywatnych, dostęp do kont w mediach społecznościowych, urządzenia osobiste, śledzenie lokalizacji za pomocą GPS bez jasnej polityki | Już wkrótce | |
| California | Przed rozpoczęciem monitorowania należy jasno poinformować o tym fakcie na piśmie i oświadczyć o ochronie prywatności. Pracodawcy w Kalifornii powinni wyjaśnić, jakie dane są gromadzone, dlaczego są gromadzone i jak będą wykorzystywane. | W Kalifornii na ogół wymagana jest zgoda wszystkich stron przed nagraniem poufnej komunikacji. | Prawa pracowników CCPA/CPRA dotyczące danych, poufna komunikacja, urządzenia osobiste, uzasadnione oczekiwanie prywatności. | Oprogramowanie do monitorowania pracowników w Kalifornii: wymagania prawne i najlepsze praktyki | |
| Colorado | Stosuj jasną politykę monitorowania w formie pisemnej, zwłaszcza w przypadku zespołów pracujących zdalnie, wdrażania, dokumentacji kadrowej i systemów firmowych. | W stanie Kolorado na ogół wymagana jest zgoda co najmniej jednej ze stron na rejestrowanie lub przechwytywanie rozmów telefonicznych lub komunikacji elektronicznej. | Zespoły pracujące zdalnie; dokumentacja HR; dane dotyczące produktywności; ochrona aktywności w miejscu pracy; dostęp pracowników do akt osobowych. | Oprogramowanie do monitorowania pracowników w Kolorado: ułatwianie pracy działowi HR i zarządzanie zespołami pracującymi zdalnie |
Przed skorzystaniem z oprogramowania do monitorowania pracowników pracodawcy powinni zapoznać się z wymogami prawnymi i kwestiami zaufania w miejscu pracy.
Pracodawcy powinni określić, dlaczego monitorowanie jest potrzebne: śledzenie produktywności, zarządzanie obecnością, cyberbezpieczeństwo, zapobieganie utracie danych, raportowanie zgodności, kontrola jakości obsługi klienta i zarządzanie zespołem pracującym zdalnie.
Niektóre stany wymagają od pracodawców powiadomienia pracowników przed rozpoczęciem monitoringu elektronicznego. Nawet jeśli powiadomienie nie jest wyraźnie wymagane, pisemna informacja jest najlepszą praktyką. Pomaga ona pracownikom zrozumieć, co jest monitorowane, kiedy monitoring jest przeprowadzany i jak mogą być wykorzystywane zebrane dane.
Zgoda może być wymagana lub zalecana w przypadku nagrywania dźwięku, nagrywania rozmów, gromadzenia danych biometrycznych, śledzenia GPS i monitorowania urządzeń osobistych. Pracodawcy działający w wielu stanach powinni zachować szczególną ostrożność, ponieważ przepisy dotyczące zgody mogą się znacznie różnić.
Pracodawcy zazwyczaj mają większą kontrolę nad firmowymi komputerami, telefonami, sieciami i kontami firmowymi. Urządzenia osobiste stwarzają większe zagrożenie dla prywatności i powinny być objęte jasną polityką BYOD.
Rejestry monitorowania pracowników mogą zawierać poufne informacje. Pracodawcy powinni ograniczać dostęp do nich, zabezpieczać przechowywane dane, określać okresy przechowywania i usuwać informacje, gdy nie są już potrzebne.
Przeglądaj krótkie podsumowania stanów lub przejdź bezpośrednio do tabeli szybkiego przewodnika.
Pracodawcy w Alabamie powinni opierać się na jasnych, pisemnych zasadach monitorowania przed analizą aktywności pracowników na urządzeniach firmowych, w systemach firmowych, w poczcie elektronicznej, w internecie lub w komunikacji biznesowej. Prawo federalne, w tym ustawa ECPA, może zezwalać na pewien rodzaj monitorowania w miejscu pracy w celach biznesowych lub w kontekście zgody, ale stanowe przepisy dotyczące prywatności i podsłuchu nadal mają znaczenie.
Prawo stanu Alabama dotyczące podsłuchu zabrania celowego używania urządzeń do podsłuchiwania. Zgodnie z prawem stanu Alabama, podsłuch definiuje się jako przechwytywanie prywatnej komunikacji bez zgody co najmniej jednej osoby zaangażowanej. Pracodawcy powinni zachować szczególną ostrożność w przypadku nagrywania dźwięku, ukrytych kamer, nadzoru w przestrzeniach prywatnych oraz wszelkich narzędzi, które mogą przechwytywać prywatne rozmowy. Monitoring jest bezpieczniejszy, gdy ogranicza się do systemów należących do firmy, jest wcześniej ujawniany i powiązany z uzasadnionymi celami biznesowymi. Prawo stanu Alabama obejmuje również przestępstwa związane z nadzorem, dlatego pracodawcy powinni unikać wszelkich działań związanych z nadzorem, które mogłyby zostać uznane za tajną obserwację w przestrzeniach prywatnych.
Pracodawcy na Alasce powinni jasno wyjaśnić zasady monitorowania miejsca pracy przed użyciem narzędzi śledzących urządzenia firmowe, komunikację służbową, produktywność, zrzuty ekranu, lokalizację lub aktywność pracowników zdalnych. Pisemna polityka powinna określać, co jest monitorowane, kiedy odbywa się monitorowanie, jakie dane są gromadzone, kto ma do nich dostęp oraz jak długo przechowywane są dane.
Prawo Alaski zabrania używania urządzeń podsłuchowych do podsłuchiwania lub nagrywania rozmów ustnych bez zgody strony w nich uczestniczącej. W praktyce Alaska jest traktowana jako stan, w którym zgoda jednej strony jest wymagana, jednak pracodawcy powinni nadal unikać nagrywania prywatnych rozmów bez wyraźnego uzasadnienia biznesowego i odpowiedniego powiadomienia. Monitorowanie urządzeń osobistych, kont osobistych, aktywności poza godzinami pracy lub przestrzeni prywatnych stwarza większe ryzyko naruszenia prywatności. Prawo federalne, w tym ustawa ECPA, ma również zastosowanie w przypadku monitorowania lub przechwytywania komunikacji elektronicznej.
Pracodawcy w Arizonie mogą korzystać z oprogramowania do monitorowania pracowników, aby zwiększyć produktywność, bezpieczeństwo, frekwencję i zgodność z przepisami, zwłaszcza na urządzeniach firmowych i w systemach biznesowych. Jasna, pisemna polityka powinna wyjaśniać, co jest monitorowane, dlaczego jest stosowane, czy obejmuje ono komunikację lub dane o lokalizacji oraz kto ma dostęp do zebranych danych.
Arizona jest stanem, w którym na nagrywanie i przechwytywanie komunikacji zazwyczaj wymagana jest zgoda jednej strony. Pracodawcy powinni jednak zachować ostrożność w przypadku nagrywania dźwięku, monitoringu wideo, urządzeń osobistych i obszarów, w których pracownicy mają uzasadnione oczekiwania dotyczące prywatności. Tajne nagrywanie lub przeglądanie w miejscach prywatnych może stwarzać poważne ryzyko prawne, dlatego nadzór w miejscu pracy powinien być ograniczony do uzasadnionych celów biznesowych i ujawniany z wyprzedzeniem.
Pracodawcy w Arkansas mogą zasadniczo monitorować firmowe komputery, systemy biznesowe, służbową pocztę e-mail, korzystanie z internetu i inne działania związane z pracą, o ile monitorowanie jest związane z uzasadnionym celem biznesowym i jasno określone w regulaminie. Prawo stanu Arkansas dotyczące mediów społecznościowych pracowników jest szczególnie istotne w kontekście monitorowania cyfrowego: pracodawcy zasadniczo nie mogą wymagać, żądać, sugerować ani nakłaniać pracownika lub kandydata do ujawnienia nazw użytkowników, haseł ani innych metod dostępu do osobistych kont w mediach społecznościowych. Prawo nie zabrania pracodawcom monitorowania firmowego sprzętu elektronicznego ani kont udostępnianych przez pracodawcę i przewiduje wyjątki w przypadku niektórych formalnych dochodzeń.
Arkansas jest stanem, w którym na nagrywanie lub przechwytywanie komunikacji przewodowej, stacjonarnej, ustnej, telefonicznej lub bezprzewodowej wymagana jest jednostronna zgoda. Pracodawcy powinni zachować ostrożność w przypadku nagrywania rozmów, monitorowania dźwięku i korzystania z narzędzi, które mogą przechwytywać prywatne rozmowy. Monitoring wizyjny powinien również unikać obszarów prywatnych: prawo stanu Arkansas zabrania potajemnego obserwowania, fotografowania, filmowania lub nagrywania wideo osób w obszarach prywatnych, w których osoby te mają uzasadnione oczekiwania prywatności i nie wyraziły na to zgody. Jeśli pracodawca musi śledzić lokalizację, powinien to zrobić poprzez wyraźne powiadomienie, przestrzegając limitów czasu pracy, granic urządzeń firmowych i uzasadnionego celu biznesowego.
Kalifornia ma jedne z najsurowszych ram ochrony prywatności w Stanach Zjednoczonych, dlatego pracodawcy powinni zachować szczególną ostrożność, korzystając z oprogramowania do monitorowania pracowników. Monitorowanie może być dozwolone w uzasadnionych celach biznesowych, zwłaszcza na urządzeniach i systemach firmowych należących do firmy, ale pracodawcy powinni jasno wyjaśnić, jakie dane są gromadzone, dlaczego są gromadzone i jak będą wykorzystywane.
Pracodawcy w Kalifornii powinni zwrócić szczególną uwagę na poufną komunikację, oczekiwania dotyczące prywatności pracowników, urządzenia osobiste oraz prawa pracowników do danych zgodnie z ustawami CCPA/CPRA. Nagrywanie dźwięku lub rozmów telefonicznych wymaga szczególnej ostrożności, ponieważ Kalifornia generalnie ogranicza nagrywanie poufnej komunikacji bez zgody wszystkich stron.
Pracodawcy w Kolorado często korzystają z oprogramowania do monitorowania pracowników, aby zarządzać zespołami zdalnymi lub hybrydowymi, zmniejszać obciążenie działów HR, wspierać wdrażanie, monitorować obecność i zapewniać bardziej spójny wgląd w rozproszone biura. Monitorowanie może pomóc działowi HR i menedżerom identyfikować problemy z przepływem pracy, wspierać nowych pracowników i porównywać zespoły, wykorzystując bardziej obiektywne dane operacyjne.
W Kolorado obowiązuje generalnie jednostronna zgoda na komunikację telefoniczną i elektroniczną, jednak pracodawcy powinni nadal stosować przejrzyste zasady pisemne i unikać inwazyjnego monitoringu. Pracodawcy powinni również brać pod uwagę prawa pracowników, gdy dane z monitoringu są wykorzystywane do podejmowania decyzji kadrowych: prawo stanu Kolorado daje pracownikom prawo do wglądu i uzyskania kopii swoich akt osobowych co najmniej raz w roku na żądanie, a byli pracownicy mają prawo do jednorazowego wglądu po zwolnieniu.
Monitorowanie pracowników może przybierać różne formy. Każda metoda wiąże się z innymi konsekwencjami prawnymi i dotyczącymi prywatności, dlatego pracodawcy powinni starannie dobierać narzędzia i jasno je wyjaśniać w wewnętrznych regulaminach.
Monitorowanie aktywności komputera może obejmować śledzenie czasu aktywności i bezczynności, korzystania z aplikacji, odwiedzanych stron internetowych, aktywności na plikach i wzorców produktywności.
Pracodawcy mogą monitorować służbową pocztę e-mail i korzystanie z Internetu w systemach firmowych w celu ochrony danych, badania naruszeń polityki lub zapewnienia właściwego korzystania z zasobów firmy.
Zrzuty ekranu i nagrywanie ekranu mogą być pomocne w analizie wydajności, kontroli jakości i dochodzeniach w sprawie bezpieczeństwa. Ponieważ metody te mogą gromadzić poufne informacje, należy je uwzględnić w polityce monitorowania.
Rejestrowanie naciśnięć klawiszy jest bardziej inwazyjne niż wiele innych metod monitorowania. Jeśli jest stosowane, powinno być wyraźnie ujawnione i ograniczone do uzasadnionych celów biznesowych.
Śledzenie lokalizacji GPS jest często wykorzystywane przez zespoły terenowe, logistykę, dostawy, sprzedaż i pojazdy firmowe. Pracodawcy powinni wyjaśnić, kiedy lokalizacja jest śledzona, czy śledzenie jest kontynuowane poza godzinami pracy oraz w jaki sposób wykorzystywane są dane o lokalizacji.
Monitoring wizyjny może być stosowany w celach bezpieczeństwa i zapobiegania stratom. Pracodawcy powinni unikać stref prywatnych i stosować się do państwowych wymogów dotyczących powiadamiania.
Nagrywanie dźwięku i rozmów telefonicznych wymaga szczególnej ostrożności, ponieważ przepisy dotyczące zgody różnią się w zależności od stanu. Niektóre stany zezwalają na zgodę jednej strony, podczas gdy inne wymagają zgody wszystkich stron.
Monitorowanie biometryczne może obejmować rejestrowanie czasu pracy na podstawie odcisków palców, rozpoznawanie twarzy lub rozpoznawanie głosu. Niektóre stany regulują dane biometryczne bezpośrednio, dlatego pracodawcy powinni zapoznać się z obowiązującymi przepisami stanowymi przed ich gromadzeniem.
Zgodny z przepisami program monitorowania pracowników powinien być przejrzysty, proporcjonalny i ukierunkowany na uzasadnione potrzeby biznesowe.
Pracodawcy powinni:
Pracodawcy powinni skonfigurować ustawienia monitorowania zgodnie ze swoją wewnętrzną polityką i obowiązującymi wymogami prawnymi.
Przejrzysta polityka monitorowania pracowników pozwala pracownikom zrozumieć, jak działa monitorowanie, a pracodawcom pomaga dokumentować podejście do przestrzegania przepisów.
Polityka monitorowania powinna zazwyczaj wyjaśniać:
Polityka powinna być napisana jasnym językiem i łatwo dostępna dla pracowników.
Monitorowanie pracowników jest generalnie legalne w Stanach Zjednoczonych, o ile służy uzasadnionym celom biznesowym. Wymagania różnią się jednak w zależności od stanu, metody monitorowania, rodzaju urządzenia oraz tego, czy komunikacja jest rejestrowana.
W Connecticut, Delaware, Nowym Jorku, Kalifornii i Teksasie – tak. W tych stanach obowiązują szczegółowe wymogi dotyczące powiadamiania o monitoringu elektronicznym. Nawet jeśli powiadomienie nie jest wyraźnie wymagane, zalecaną najlepszą praktyką jest pisemne powiadomienie.
Zależy to od rodzaju monitoringu i państwa. Zgoda jest szczególnie ważna w przypadku nagrywania dźwięku, nagrywania rozmów, danych biometrycznych, śledzenia GPS i monitorowania urządzeń osobistych.
Pracodawcy często mają większe uprawnienia do monitorowania komputerów firmowych, kont firmowych i sieci firmowych, zwłaszcza po powiadomieniu pracowników. Monitorowanie powinno być nadal ograniczone do uzasadnionych celów biznesowych.
Urządzenia osobiste są prawnie bardziej wrażliwe. Pracodawcy powinni stosować jasne zasady BYOD, unikać dostępu do danych osobowych i uzyskać odpowiednią zgodę przed monitorowaniem aktywności służbowej na urządzeniach osobistych.
Pracodawcy mogą nagrywać rozmowy służbowe, jednak przepisy dotyczące nagrywania rozmów różnią się w zależności od stanu. Niektóre stany zezwalają na zgodę jednej strony, podczas gdy inne wymagają zgody wszystkich stron. Pracodawcy powinni zapoznać się z obowiązującymi przepisami stanowymi przed nagrywaniem rozmów.
Monitoring wizyjny może być dozwolony ze względów bezpieczeństwa i zapobiegania stratom, jednak pracodawcy powinni unikać stosowania monitoringu w miejscach prywatnych i brać pod uwagę państwowe wymogi dotyczące powiadamiania o tym fakcie.
Praca zdalna może stwarzać dodatkowe problemy z prywatnością, ponieważ monitoring może być prowadzony w domu pracownika lub na urządzeniu o mieszanym przeznaczeniu. Pracodawcy powinni jasno określić godziny pracy, monitorowane systemy, objęte nim urządzenia oraz rodzaj gromadzonych informacji.
CleverControl pomaga pracodawcom śledzić aktywność zawodową, korzystanie z aplikacji i stron internetowych, zrzuty ekranu, czas pracy i trendy produktywności z jednego pulpitu. Skonfiguruj monitorowanie zgodnie z wewnętrznymi zasadami i obowiązującymi wymogami prawnymi.