4 sposoby legalnego i skutecznego monitorowania pracowników

4 sposoby legalnego i skutecznego monitorowania pracowników

Monitorowanie pracowników z pewnością ma kilka korzyści, jeśli jest prowadzone prawidłowo. Może pomóc Ci upewnić się, że ludzie nie obijają się, uczynić ich bardziej produktywnymi i zidentyfikować obszary, w których pracownicy marnują czas lub zasoby firmy na sprawy prywatne. W tym artykule przeanalizujemy szczegółowo 4 sposoby legalnego i skutecznego monitorowania pracowników. But before doing so there are some things to understand about the legality of monitoring. This will set the ground for you to decide the best method for monitoring your employees.

Czy monitoring pracowników jest legalny?

Whether or not it is legal for you to monitor your employees will entirely depend on which country you and your employees are located in. If you are located in the United States then chances are you are able to monitor your employee's activities on their workplace devices to control their effectiveness. Depending on the state you are in you may or may not have a legal requirement to inform your employees of the fact that you have been monitoring them. This is something that you will need to check within your individual state laws as it is not a federal requirement. The following is a list of the different types of communication methods, activities are devices that employers are legally able to monitor in the United States.

  1. Company computers

    Company monitors that remain under the ownership of the company are fully able to be monitored. This includes monitoring their usage, stored documents and files, web usage, history and the number of strokes, clicks, active and idle time. Whether or not the device is located within the company’s premises does not affect the extent to which an employer is able to legally monitor them. Normally work monitors and computers are the devices that can supply the most information about the effectiveness of an employee, this is why many companies will tend to add trackers to these devices but not to any other devices.

  2. Social Media

    Social media monitoring is legal in the U.S. as it can help employers ensure that their employee is not spending their time engaging in other activities outside of work during work hours. Monitoring social media usage can come in a few different ways. The most obvious of those is to set a restriction on accessing certain websites on company computers. This is both a monitoring and a preventative act, but it is not the only way in which this type of activity can be monitored. Employers are also able to check whether their employee is online and posting during work hours. If they find that they are then they are able to monitor those activities and let their employees know of their findings. Social Media accounts can also be monitored for content. This can be particularly true in industries where the employees act as the face of the company. When that is the case most companies will check whether there is anything offensive or inappropriate both on employee pages and on potential candidates pages during the hiring process.

  3. Email monitoring

    With emails, the whole monitoring abilities of a company can be limited. Companies in general are able to monitor all communications that come in through their company system. However, in some states, there is a consent requirement when employee emails are checked. This is something to note as it could cause trouble if certain emails are monitored without the employee being informed about them.

    It is also worth noting that private emails not going through the work server, but hosted externally are not usually subject to monitoring. This is because they are completely private communications that will often take place completely outside of the workplace.

  4. Phones and phone conversations

    This is where monitoring can get a bit complicated. Generally when an employee is using a company-owned phone, employers are usually able to monitor their business communications. However, in order for those conversations to be recorded each state’s laws need to be checked as in many states two-party consent is necessary. What that essentially means is that the person on the other side of the call will also need to agree to the call being recorded. Depending on the line of business you are in that may or may not be an easy ask.

  5. Personal Devices

    With personal devices, there are specific policies that will need to apply in order for it to be done legally. In general, a bring-your-own-device policy will need to be in place in the company. This would help explain why a certain employee may be using their personal device for business and it could potentially also allow their employee access for monitoring. With employee personal computers then there may need to be a court order or a very clear work policy that will allow a company to monitor the computer either during work hours or more commonly when the device is within company premises. As a general review employees cannot have their personal devices searched without the proper authorization.

This understanding of what the legalities regarding monitoring are can help you better choose which monitoring practices are going to be both effective and legal in your company.

Monitoruj aktywność komputerową swoich pracowników dzięki CleverControl

Najprostszą metodą kontroli aktywności online Twoich pracowników jest użycie specjalnego oprogramowania. CleverControl jest wiodącym oprogramowaniem szpiegowskim i najprostszym rozwiązaniem dla poprawy procesów biznesowych. Pomoże Ci zbadać bezprawne działania pracowników, zapobiec wyciekowi informacji, zwiększyć produktywność i wykryć obiboków. CleverControl umożliwia zdalne monitorowanie wszystkich pracowników za pośrednictwem dowolnego urządzenia podłączonego do Internetu. Wystarczy, że zalogujesz się na swoje konto w przeglądarce internetowej, a z każdego miejsca i o każdej porze będziesz miał wgląd w aktywność pracowników.

To wyjątkowe oprogramowanie szpiegowskie ma mnóstwo dodatkowych funkcji, w tym monitorowanie w czasie rzeczywistym na żywo, aktywność na stronie internetowej, aktywność w aplikacji, rejestrowanie naciśnięć klawiszy, przechwytywanie ekranu, migawki i nagrania dźwiękowe Mic.

4 sposoby legalnego i skutecznego monitorowania pracowników

Aby rozpocząć monitorowanie pracowników za pomocą CleverControl, należy zarejestrować się tutaj https://clevercontrol.com/ , pobrać CleverControl Agent ze swojego konta, zainstalować go na monitorowanych komputerach i rozpocząć pobieranie danych oraz Podgląd danych poprzez konto internetowe. Należy pamiętać, że przed użyciem programu należy odpowiednio poinformować wszystkich użytkowników urządzenia, na którym instalujemy takie oprogramowanie, że podlegają oni monitoringowi.

Monitoruj rozmowy telefoniczne swoich pracowników

4 sposoby legalnego i skutecznego monitorowania pracowników

Śledzenie i rejestrowanie interakcji i rozmów Twojego zespołu z klientami, klientami lub partnerami jest przydatne z różnych powodów. Wyobraź sobie, że sprawdzasz najnowsze statystyki obsługi klienta i widzisz, że jeden pracownik otrzymuje znacznie wyższe oceny niż wszyscy inni. W przypadku, gdy nagrywasz interakcje pracowników z klientami, możesz posłuchać rozmów telefonicznych tej osoby z ostatniego miesiąca i dowiedzieć się, co robią dobrze, dzięki czemu możesz poprosić swoich pracowników o to samo. A jeśli jakiś członek zespołu dostaje naprawdę złe recenzje, możesz dowiedzieć się, co robi źle i rozwiązać problem.

Istnieje wiele serwisów i aplikacji, które pozwolą Ci nagrywać rozmowy telefoniczne Twoich pracowników. Podsłuchiwanie rozmów pracowników na telefonach należących do pracodawcy nie jest zabronione. Jeśli jednak nie chcesz łamać prawa, powinieneś to robić tylko po to, aby kontrolować jakość ich pracy. Możesz na przykład upewnić się, czy Twoi klienci otrzymują pomocne wsparcie techniczne lub czy Twoi współpracownicy traktują klientów z szacunkiem.

Pomimo tego, że federalna ochrona rozmów telefonicznych nie istnieje, istnieją pewne prawa stanowe w różnych stanach. Na przykład w Kalifornii szef firmy ma obowiązek powiadomić pracowników, że ich rozmowy telefoniczne są nagrywane poprzez odtworzenie sygnału dźwiękowego. Oczywiste jest, że nie dotyczy to nie służbowych rozmów telefonicznych. Jeśli słuchasz rozmowy telefonicznej i zdajesz sobie sprawę, że jest ona osobista, musisz się rozłączyć.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat legalności stosowania oprogramowania do monitorowania pracowników w różnych krajach, można znaleźć dodatkowe informacje tutaj

Monitoruj lokalizację swoich pracowników

4 sposoby legalnego i skutecznego monitorowania pracowników

Śledzenie lokalizacji pracowników firmy (czy to za pomocą samochodu, telefonu komórkowego, czy obu) stało się ostatnio bardzo popularne. Jednak wciąż otwarte pozostaje pytanie: jak monitorować lokalizację pracowników bez łamania prawa? Monitorowanie lokalizacji pracowników jest dozwolone, niezależnie od tego, czy korzystasz z aplikacji mobilnej, z geofencingiem, czy z urządzenia GPS w samochodzie. Tak czy inaczej, powinieneś przestrzegać kilku zaleceń, aby być po bezpiecznej stronie.

Przede wszystkim zapewnij swoim pracownikom sprzęt, który umożliwi Ci monitorowanie ich lokalizacji. Zawsze jest mniejsze oczekiwanie prywatności, gdy pracownik korzysta z własności firmowej, a nie osobistej. Jeśli więc zamierzasz monitorować lokalizację pracodawcy za pomocą smartfona, powinieneś za to zapłacić.

Po drugie, powiadom pracowników, że zamierzasz ich śledzić. Jak tylko otrzymasz zgodę od osób, które zamierzasz monitorować, nie martw się o kwestie prawne: ich zgoda zastępuje inne obawy.

I wreszcie, co nie mniej ważne, nigdy nie należy śledzić aktywności niezwiązanej z działalnością firmy. Twoi pracownicy oczekują prywatności, gdy są poza biurem lub mają wolne dni. Oznacza to, że nie wolno Ci monitorować ich lokalizacji, gdy nie pracują.

Kontroluj aktywność swoich pracowników bez żadnego oprogramowania lub aplikacji

4 sposoby legalnego i skutecznego monitorowania pracowników

Nie ma wątpliwości, że ta metoda jest legalna, ale samodzielne monitorowanie i analizowanie wydajności pracowników może zająć Ci dużo czasu. Jeśli jednak chcesz mieć wszystko pod kontrolą, ten sposób jest zdecydowanie dla Ciebie.

Jeśli nie masz doświadczenia w osobistym kontrolowaniu aktywności swoich pracowników, możesz zacząć od codziennych check-inów. Ta metoda pokazuje Twoim pracownikom, że zależy Ci na produktywności i chcesz wiedzieć wszystko, jeśli chodzi o wyniki. Przede wszystkim powinieneś codziennie pytać swoich współpracowników: "Co udało się dzisiaj osiągnąć? Czy jesteśmy coraz bliżej osiągnięcia naszego celu? Jak mogę ci pomóc lub cię wesprzeć?". Z pomocą tej metody nie tylko będziesz śledzić produktywność swojego pracownika, ale także zwiększysz morale, pokazując swoje wsparcie współpracownikom.

Poza tym, powinieneś skupić się nie na ilości przepracowanych godzin, ale na wynikach swojego zespołu. Wiadomo, że koledzy mają tendencję do "zabijania czasu", jeśli czują, że nie mają innego celu niż włożenie X godzin dziennie. Produktywność wzrośnie, gdy zespół będzie zorientowany na cele i wysoką motywację, a nie na czas. Dzieje się tak dlatego, że otrzymają oni zachętę do wykonania zadań. Nie ma wątpliwości, że każdy chce iść do domu wcześniej po wykonaniu zadania. Więc można pozwolić im opuścić biuro, gdy dzień pracy jest zakończony, a nie gdy zegar osiągnie 5:00 pm.

What are the benefits of monitoring employees?

There are many opinions about the effectiveness of monitoring and the extent to which it can be a good practice in your office. Here are a few of the most important reasons why monitoring not only works but it is incredibly useful for both the employer and the employee.

  1. Recognition

    Employee monitoring means that day in and day out you are able to know exactly how your employees are performing. During review season and even before that having these monitoring statistics on hand could allow you to make your employees feel recognized for the good work that they are performing and it will give you clarity on which employees truly deserve to have a bonus or be given a better position.

  2. Employee retention

    Recognition is one of the key ways that you can make sure your employees are not constantly looking for new opportunities elsewhere. By having your employees be acknowledged and giving them rewards for good performance you can start building loyalty within your team. This can truly help you build up your company without having to worry all the time about your employees constantly handing in their resignations.

  3. Attentiveness

    Your employees when they know they are monitored are much more likely to become extremely attentive. This attentiveness will widely be the result of them knowing that any mistake that they make will be seen. This does not mean that monitoring should be used to blow out of proportion every mistake and to excessively punish your employees. Instead, it should be seen as part of your training and as a way to strengthen the quality of the work that your team produces.

  4. Fixing problems

    Whenever a problem is seen through monitoring it gives your team an opportunity to work together so as to fix it. By being able to fix problems as soon as they occur your clients or customers are going to be incredibly more satisfied with the work that you produce as they will easily be able to discern how much you care about your work. This will also breed a more collective atmosphere in which your team will always care about putting their best foot forward and will look for ways to collaborate and fix mistakes instead of just trying to hide them.

  5. Safety

    Finally, especially if you are working with sensitive data, monitoring employees and their devices could be the key to ensuring that that information does not fall in the wrong hands. Monitoring will allow you to always know who has access to your company’s private information. This will also be important in case of security breaches as it will allow you to react more swiftly.

What are some employee monitoring statistics you should know?

Many people assume that employees are generally unwilling to have their performance monitored. However, a survey by Accenture showed exactly the opposite to be true. In fact, 92% of the respondents said that they were open to having their data collected but only if the data was then used to improve their performance or bring their other personal benefits. But is this realistic?

Well, a Capterra survey showed that it is. According to the survey, 39% of employers said that they could have further insight into daily operations, while 38% said it helped their employees never be underpaid and these were only some of the benefits that monitoring brought. Greater team efficiency, problem-solving and employee recognition proved that these systems helped make employers better managers and thus increased satisfaction among their employees. A different Capterra survey also showed that while 65% of employees thought monitoring did not affect how hard they worked, 16% said that it made them work harder. This is definitive proof that there is no harm in monitoring, but rather only benefits for both the company and the employee.

Wnioski: Monitoring pracowników oznacza lepszą produktywność

Jak widać, można śledzić swoich pracowników na wiele różnych sposobów, a na rynku jest wiele programów do monitorowania pracowników i aplikacji mobilnych, które spełniają te potrzeby. Obowiązujące przepisy prawa dają prawo pracodawcom do monitorowania swoich pracowników. Zatem to od Ciebie zależy, z której metody skorzystasz: z oprogramowania szpiegowskiego, aplikacji monitorującej GPS, rejestratora rozmów czy śledzenia pracowników bez żadnego urządzenia. Polecamy Ci odbycie "jazdy próbnej" z CleverControl. Możesz pobrać bezpłatną wersję próbną i testować ją na nieograniczonej liczbie komputerów docelowych nawet przez 14 dni.